Archiwizacja dokumentów Przykładowe klauzule

Archiwizacja dokumentów. 1. Grantobiorca zobowiązuje się do przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Projektu w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu. 2. Określony w ust. 1 obowiązek Grantobiorcy rozpoczyna się z chwilą rozpoczęcia realizowania Projektu (z datą zawarcia niniejszej Umowy) i trwa do 31 grudnia 2028 roku. Ponadto dla celów potwierdzenia braku podwójnego finansowania wydatków w ramach Projektu Grantobiorca powinien dysponować dowodami potwierdzającymi, że przedstawiony do rozliczenia wydatek nie był współfinansowany ze środków publicznych w ciągu 7 (siedmiu) poprzednich lat. 3. Niezależnie od terminów określonych w ust. 2 Grantodawca może poinformować Grantobiorcę o przedłużeniu terminu, co nie będzie uważane za zmianę Umowy i nie będzie wymagało aneksu. 4. Grantobiorca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji, pomieszczeń i zasad archiwizowania. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji, jak również w przypadku zawieszenia, zaprzestania bądź likwidacji przez Grantobiorcę działalności przed upływem wskazanego terminu archiwizacji, Grantobiorca zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego poinformowania Grantodawcy o aktualnym miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Projektu. 5. Do dokumentacji związanej z Projektem, która powinna być bezwzględnie przechowywana w terminach określonych w ust. 2, zaliczają się następujące grupy dokumentów: 1) dokumentacja ogólna Projektu, w szczególności wniosek o udzielenie grantu, umowa o powierzenie grantu wraz z ewentualnymi aneksami, wnioski o płatność, informacje 2) dokumentacja finansowo-księgowa Projektu; 3) dokumentacja merytoryczna Projektu, x.xx. dokumenty potwierdzające przeprowadzenie działań o charakterze promocyjno-informacyjnym, dokumenty dotyczące zakupu sprzętu i wyposażenia; 4) dokumentacja dotycząca zamówień udzielonych w Projekcie; 5) inne dokumenty dotyczące Projektu, w szczególności informacje z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty, raporty o nieprawidłowościach, sprawozdania sporządzone w okresie trwałości Projektu. 6. Grantobiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w przypadku dokumentów istniejących wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Za niedopuszczalne uznaje się działanie polegające na skanowaniu przez Grantobiorcę dok...
Archiwizacja dokumentów. 1. Wniosek o dofinansowanie składany i wygenerowany w systemie e-RPO na etapie umowy/aneksu/zmian w projekcie, jest przechowywany i archiwizowany przez IP RPO WM. Dokumentacja związana z realizacją Projektu zamieszczona w ramach systemu SL2014, podlegać będzie ogólnym zasadom archiwizacji. 2. Beneficjent oraz Partner/Partnerzy mają obowiązek przechowywania i archiwizowania pozostałej dokumentacji związanej z realizacją Projektu, w tym w szczególności załączników przesyłanych w systemie e-RPO. 3. Beneficjent oraz Partner/Partnerzy mają obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji ogólnej Projektu (x.xx. oryginałów umowy o dofinansowanie, aneksów), dokumentacji finansowo-księgowej (x.xx. oryginałów dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku, dokumentów potwierdzających zastosowany sposób księgowania operacji Projektu), dokumentacji merytorycznej (x.xx. oryginałów dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej – kosztorysów, dziennika budowy, protokołów odbioru, oryginałów dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia – certyfikatów, gwarancji, licencji, oryginałów aktów notarialnych, umów zawieranych w związku z realizowanym Projektem, oryginałów dokumentów potwierdzających przeprowadzenie działań o charakterze promocyjnym, oryginałów raportów z przeprowadzonych badań), dokumentacji przetargowej, oryginałów informacji z kontroli przeprowadzanych przez uprawnione do tego podmioty. 4. Beneficjent oraz Partner/Partnerzy zobowiązują się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres dwóch lat od dnia 31 grudnia następującego po złożeniu zestawienia wydatków do Komisji Europejskiej, w którym ujęto ostateczne wydatki dotyczące zakończonej operacji. IP RPO WM informuje Beneficjenta o powyżej wskazanym terminie. Niniejszy zapis nie narusza postanowień ust. 6. 5. IP RPO WM może przedłużyć termin, o którym mowa w ust. 4, informując o tym Beneficjenta przed upływem tego terminu. 6. Beneficjent oraz Partner/Partnerzy którzy otrzymali dofinansowanie stanowiące pomoc publiczną, są zobowiązani do przechowywania dokumentów przez okres 10 lat od dnia zawarcia niniejszej Umowy lub od dnia przyznania ostatniej pomocy w ramach Programu. lecz nie krócej niż w terminie wskazanym w ust. 4.
Archiwizacja dokumentów. Wszelkie dokumenty i informacje będące podstawą wpisu do Rejestru przechowywane są w wersji papierowej lub elektronicznej. Dokumenty i informacje, o których mowa w §30 ust. 1 przechowywane są przez okres 6 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym dokumenty lub nośniki zostały sporządzone lub otrzymane przez Xxx Xxxxxxxxx.
Archiwizacja dokumentów. 1. Wnioskodawca zobowiązuje się do przechowywania i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją Umowy w celu zapewnienia właściwej ścieżki audytu. 2. Określony w ust. 1 obowiązek Wnioskodawcy rozpoczyna się z chwilą rozpoczęcia realizacji Umowy (z datą jej zawarcia) i trwa do 31 grudnia 2028 roku. 3. Niezależnie od terminów określonych w ust. 2 ARP może poinformować Wnioskodawcę o przedłużeniu terminu, co nie będzie uważane za zmianę Umowy i nie będzie wymagało aneksu. 4. Wnioskodawca jest zobowiązany do zapewnienia odpowiednich warunków przechowywania dokumentacji, pomieszczeń i zasad archiwizowania. W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji, jak również w przypadku zawieszenia, zaprzestania bądź likwidacji 5 Tekst jedn. w Dz. U. z 2019 r. poz. 869, ze zm. przez Wnioskodawcę działalności przed upływem wskazanego terminu archiwizacji, Wnioskodawca zobowiązuje się do niezwłocznego pisemnego poinformowania ARP o aktualnym miejscu przechowywania dokumentów związanych z realizacją Umowy. 5. Wnioskodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów w formie oryginałów albo ich uwierzytelnionych odpisów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych, w przypadku dokumentów istniejących wyłącznie w wersji elektronicznej, właściwie zabezpieczonych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem. Za niedopuszczalne uznaje się działanie polegające na skanowaniu dokumentacji przez Wnioskodawcę w celu dalszego przechowywania jej w formie elektronicznej z jednoczesnym niszczeniem oryginałów dokumentów istniejących w formie papierowej.
Archiwizacja dokumentów. 1. Dokumentacja konkursowa związana z naborem wniosków, oceną i wyborem operacji, zawieraniem umów, rozliczaniem, monitoringiem i kontrolą Grantobiorców przechowywana jest w Biurze LGD. 2. Jeśli dokumenty określone w pkt. XV. 1. wymagały formy papierowej archiwizowane są w takiej formie. Jeśli nie wymagały formy papierowej archiwizowane są w wersji elektronicznej z możliwością wydruku na żądanie.
Archiwizacja dokumentów. Grantobiorca jest zobowiązany do przechowywania w sposób gwarantujący należyte bezpieczeństwo informacji, wszelkich danych oraz dokumentacji związanej z realizacją Projektu przez okres co najmniej 10 lat od dnia zawarcia Umowy.
Archiwizacja dokumentówWykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji dotyczącej wykonania Umowy związanej z wykonywaniem Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Umowy.
Archiwizacja dokumentów. Beneficjenci PO PT mają obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu (w tym również dokumentacji postępowania o udzielenie zamówień publicznych oraz dokumentacji księgowej) przez okres 3 lat od daty zamknięcia programu. Ten obowiązek dotyczy bezpośrednio DIP MRR jako beneficjenta POPT, ponieważ jednak projekt opiera się na współpracy w ramach porozumień lub umów, jednostki otrzymujące dotacje również zobowiązane są do przechowywania dokumentów w celu zachowania tzw. ścieżki audytu. Jeżeli dotacja na prowadzenie punktów jest przekazywana dalej do podmiotów prowadzących LPI, przechowywane powinny być dokumenty, na podstawie których została rozliczona ta dotacja. W tym przypadku dopuszcza się przechowywanie kopii dokumentów źródłowych poświadczonych za zgodność z oryginałem.
Archiwizacja dokumentów. 1. Dokumentacja związana z realizacją projektu zamieszczona w CST2021 podlegać będzie ogólnym zasadom archiwizacji. 2. Beneficjent ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym w szczególności załączników przesyłanych w systemie CST2021. 3. Beneficjent ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentacji ogólnej projektu (x.xx. oryginałów Umowy, aneksów), dokumentacji finansowo-księgowej (x.xx. oryginałów dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku, dokumentów potwierdzających zastosowany sposób księgowania operacji projektu), dokumentacji merytorycznej (x.xx. oryginałów dokumentów dotyczących realizowanego wsparcia, zatrudnienia personelu projektu, zakupów sprzętu i wyposażenia – certyfikatów, gwarancji, licencji, aktów notarialnych, umów zawieranych w związku z realizowanym projektem, oryginałów dokumentów potwierdzających przeprowadzenie działań o charakterze promocyjnym), dokumentacji przetargowej, oryginałów informacji z kontroli przeprowadzanych przez uprawnione do tego podmioty. 4. Beneficjent zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu przez okres pięciu lat od dnia 31 grudnia roku, w którym został zatwierdzony końcowy wniosek o płatność w ramach projektu. Bieg terminu, o którym mowa w zdaniu pierwszym, zostaje przerwany w przypadku wszczęcia postępowania administracyjnego lub sądowego dotyczącego wydatków rozliczonych w projekcie albo na należycie uzasadniony wniosek Komisji Europejskiej. IP informuje Beneficjenta o wyżej wskazanym terminie. 5. IP może przedłużyć termin, o którym mowa w ust. 4, informując o tym Beneficjenta przed upływem tego terminu. 6. Dokumenty dotyczące pomocy de minimis udzielanej uczestnikom projektu Beneficjent zobowiązuje się przechowywać przez 10 lat, licząc od dnia jej przyznania, o ile projekt dotyczy pomocy de minimis.
Archiwizacja dokumentów. Archiwizację dokumentów dotyczącą Projektu prowadzi Beneficjent przechowuje dane statystyczne w formie elektronicznej i papierowej. Dokumentacje medyczną osób biorących udział w projekcie prowadzi Uczestnik i przechowuje zgodnie z obowiązującym prawem.