Contract



OGÓLNE WARUNKI ZAMÓWIENIA, SPRZEDAŻY I DOSTAWY WYROBÓW I TOWARÓW ARC BUTTONS SP. Z O.O.

GENERAL TERMS AND CONDITIONS OF ORDER, SALE AND DELIVERY OF PRODUCTS AND GOODS OF ARC BUTTONS SP. Z O.O.

§ 1

Zasady ogólne

  1. Przedstawione poniżej Ogólne Warunki Zamówień, Sprzedaży i Dostawy Wyrobów i Towarów (zwane dalej: OWS) ARC Buttons Sp. z o.o. (zwana dalej: ARC) mają zastosowanie do umów sprzedaży wyrobów i towarów przez ARC i o ile między ARC a Klientem nie zostaną uzgodnione pisemnie inne postanowienia.

  2. OWS stanowią integralną część pierwszej umowy sprzedaży zawieranej z ARC i obowiązują przez cały okres trwania współpracy handlowej.

  3. Sprzedaż wyrobów i towarów ARC prowadzą wyłącznie Dział Sprzedaży lub Reprezentanci Działu Sprzedaży.

  4. Warunkiem podjęcia współpracy handlowej jest przedłożenie przez Klienta następujących dokumentów:

- Kopia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub aktualny (nie starszy niż 3 miesiące) odpis KRS


- Kopia decyzji o nadaniu numerów REGON i NIP


- Oświadczenie o numerze konta bankowego

dla realizacji płatności bezgotówkowych.

§ 1

General rules

  1. The following General Terms and Conditions of Order, Sale and Delivery of Products and Goods (further referred to as: the GTCS) of ARC Buttons Sp. z o.o. (further referred to as: ARC) govern the contracts of sale of products and goods by ARC unless otherwise agreed by ARC and the Client in writing.

  2. The GTCS form an integral part of the first sales contract executed with ARC and apply during the entire period of trade cooperation.


  1. The ARC products and goods are sold exclusively by the Sales Department or the Sales Department Representatives.

  2. A precondition for the Client to start a trade cooperation is to submit the following documents:

- a copy of the certificate of entry in the register of business activity or a current (not older than 3 months) excerpt from the Polish Court Register

- a copy of the decision to assign the statistical number (REGON) and the tax identification number (NIP)

- a document stating the bank account number

for non-cash transaction processing.

§ 2

Zamówienia

  1. Sprzedaż wyrobów i towarów następuje na podstawie zamówienia Klienta złożonego w formie pisemnej, mailowej, bądź faksowej, które powinno zawierać: ilość, asortyment określony kodem artykułu  ARC, aktualny adres wysyłki oraz adres e-mail do korespondencji. Wszelkie zmiany adresu wysyłki lub miejsca przeznaczenia mogą skutkować zmianą ceny i koniecznością doliczenia należnych obciążeń publicznoprawnych. 

  2. ARC potwierdza przyjęcie zamówienia w ciągu 3 dni roboczych od daty jego otrzymania określając jednocześnie w tym potwierdzeniu tydzień realizacji dostawy (zamówienia). Potwierdzenie wystawiane przez ARC jest niezwłocznie dostarczane do Klienta w formie pisemnej, mailowej, bądź faksowej.

  3. Wszelkiego rodzaju ustalenia ustne lub telefoniczne dokonane przez Klienta lub pracowników ARC, a także uzupełnienia i zmiany są dla obu stron obowiązujące, jeżeli zostały potwierdzone w formie pisemnej, mailowej, bądź faksowej przez uprawnione osoby. W przeciwnym razie uważa się je za nieobowiązujące.

  4. Jeżeli zamówienie nie zostanie odwołane przez Klienta w ciągu 3 dni roboczych od dnia jego złożenia, ARC ma prawo domagać się zapłaty uzgodnionej kwoty za dostarczone wyroby bądź towary. Odwołanie zamówienia, zarówno częściowe jak i całkowite, może nastąpić w formie pisemnej, mailowej, bądź faksowej i tylko przez upoważnione osoby.

  5. Potwierdzenie przez ARC przyjęcia zamówienia, jeżeli zamówienie nie zostanie odwołane na podstawie § 2 pkt 4 stanowi w rozumieniu art. 70 Ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny, zawarcie umowy dostawy, do której na mocy art. 612 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny, stosuje się odpowiednio przepisy o umowie sprzedaży.

  6. ARC zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zamówienia w przypadku, gdy Zamawiający nie wypełnił warunków zapisanych w § 1 lub, gdy w przeszłości naruszył zasady określone w OWS.

  7. W związku ze specyfiką produkcji, ARC zastrzega sobie prawo dostawy w ilościach +/- 5% zależnych od wielkości zamówienia, związanych z nadwyżkami lub niedoróbkami produkcyjnymi. Dostarczona ilość +5 % zostanie zafakturowana. Braki w ilości -5% zmniejszą wartość zamówienia.


§ 2

Orders

1. The products and goods are sold under an order placed by the Client in writing, by e-mail or fax. The order should specify the quantity, the product type specified with ARC article code, the current shipping address and email address for correspondence purposes. All changes related to delivery address or place of destination may result price amendments and necessity of adding applicable public law charges.


  1. ARC confirms that the order has been accepted within 3 business days of its receipt and specifies in such confirmation the week when the delivery (order) is to be performed. The confirmation issued by ARC is immediately served on the Client in writing, by e-mail or fax.


  1. Any oral or telephone arrangements made by the Client or the ARC employees, as well as supplements and changes are binding upon the parties only if confirmed in writing, by e-mail or fax by the authorised persons. Otherwise they are deemed non-applicable.



  1. If the order has not been cancelled by the Client within 3 business days of being placed, ARC may claim the payment of the agreed amount for the supplied products or goods. The cancellation of the order, partial or complete, can be made in writing, by e-mail or fax and only by the authorised persons.


  1. Once ARC has confirmed that the order is accepted, unless it is cancelled under § 2.4, a supply contract is deemed executed within the meaning of article 70 of the Polish Civil Code dated 23 April 1964. Such contract is governed by the relevant provisions on the sales contract under article 612 of the Polish Civil Code dated 23 April 1964.

  2. ARC reserves the right to refuse the acceptance of an order if the Ordering Party has not met the conditions set in § 1 or has previously violated the rules set out in the GTCS.

  3. In connection with the specificity of production, ARC reserves the right to delivery in quantities +/-5% depending on the size of the order, related to production surpluses or deficiencies. The delivered amount +5% will be invoiced. Deficiencies in the amount of -5% will reduce the value of order.

§ 3

Ceny i Warunki płatności

  1. Uzgodnione warunki płatności są podawane każdorazowo na potwierdzeniu zamówienia oraz na rachunkach za dostarczone wyroby i towary.

  2. Klient jest zobowiązany do dokonywania płatności na wskazane konto bankowe w terminie oznaczonym na rachunku. O dotrzymaniu terminu zapłaty decyduje zawsze data wpływu pieniędzy na rachunek bankowy ARC określony w rachunku za dostarczone wyroby lub towary.

  3. W przypadku niedotrzymania terminu płatności ARC może zawiesić ważność uzgodnionych warunków płatności i realizować późniejsze zamówienia po uprzednim dokonaniu przedpłaty.

  4. W przypadku Klientów rozpoczynających współpracę ARC może uzależnić realizację zamówienia od dokonania przedpłaty w wysokości wartości zamówienia lub mniejszej, co zostanie zawarte w wystawianym przez ARC potwierdzeniu zamówienia.

  5. Uzgodnione ceny zawsze są podawane na potwierdzeniu zamówienia wystawianym przez ARC. Jeżeli zostały uzgodnione upusty uzależnione od dotrzymania wcześniejszego terminu płatności, tracą one ważność w momencie przekroczenia ustalonego terminu. Jeżeli zostały udzielone przez ARC inne upusty i rabaty tracą one ważność w momencie wystawienia przez ARC pierwszego monitu. Pierwszy monit zawsze jest wystawiany 14 dnia po upływie terminu płatności i wysyłany na wskazany do korespondencji w zamówieniu e-mail Klienta.

  6. Za przekroczenie terminu płatności ARC jest każdorazowo uprawniona do naliczenia odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych, które reguluje przepis art.4 pkt.3 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, według aktualnie obowiązującej stawki.

  7. Spółka za pomocą środków porozumiewania się na odległość będzie rozsyłać upomnienia w związku z opóźnieniem w płatności. W przypadku niedostosowania się do upomnienia spółka ma prawo wysłać przedsądowe wezwanie do zapłaty oraz obciążyć dodatkowo kwotą 40€ za windykację należności.

§ 3

Prices and payment terms

  1. The agreed payment terms are each time specified in the order confirmation and on the invoices for the products and goods supplied.


  1. The Client must make payments to indicated bank account by the date set in the invoice. The date when ARC's bank account specified on the invoice for the products or goods supplied is credited with the relevant amount determines whether the agreed payment date is deemed kept or not.

  2. If the agreed payment date has not been kept, ARC may suspend the validity of the agreed payment terms and perform the subsequent orders only against prepayment.

  3. In the case of the Clients who start their cooperation with ARC, ARC can make the order performance conditional upon the full or partial prepayment of the amount due for the order, which will be specified in the order confirmation issued by ARC.



  1. The agreed prices are always specified in the order confirmation issued by ARC. If any discounts have been granted upon the condition that the payment is made at an earlier date, they are no longer valid after the agreed deadline has been exceeded. Any other discounts and rebates possibly granted by ARC become invalid upon the first reminder being issued by ARC. The first reminder is issued on the 14th day upon the lapse of the agreed payment date and is being shipped to the address given on the customer’s order sent per email.

  2. If the agreed payment date has not been kept, ARC may each time charge interest for delay in commercial transactions, which are regulated by regulation of Art.4.3 of the Act of payments periods in commercial transactions at the applicable rate.


7.The company will be send reminder in connection with delayed payments by means of distance communication. In case of failure to comply the warning , the company has the right to send demand for payment and charge an additional € 40 for debt collection.

§ 4

Dostawy towaru

  1. Uzgodniony tydzień dostawy oznaczony jest w potwierdzeniu zamówienia wystawianym przez ARC zgodnie z § 2. Jednakże jest on wiążący tylko pod warunkiem spełnienia przez Klienta wszystkich uzgodnionych wymogów określonych w § 1 i wszystkich uzgodnień dotyczących warunków płatności.

  2. Uzgodniony z Klientem adres wysyłki wyrobów jest podawany na potwierdzeniu zamówienia wystawianym przez ARC zgodnie z § 2. Jeżeli adres wysyłki wyrobów ma być inny od podanego w potwierdzeniu zamówienia, musi on być przekazany przez Klienta najpóźniej 2 dni przed planowanym terminem wysyłki w formie pisemnej, mailowej, bądź faksowej, podpisanej przez upoważnione osoby, pod rygorem niedostarczenia wyrobów na nowy adres.

  3. Wyroby są dostarczane na bazie warunków EXW Turek według INCOTERMS 2000 na ustalony adres, chyba że zostały ustalone w toku negocjacji inne postanowienia, które dla swojej ważności muszą być podane na potwierdzeniu zamówienia wystawianym przez ARC zgodnie z § 2 OWS.

  4. ARC nie ponosi odpowiedzialności za niedotrzymanie terminu dostawy wynikające z przyczyn nie leżących po stronie ARC lub z działania siły wyższej. ARC jest zobowiązana do bezzwłocznego poinformowania Klienta o wystąpieniu tych okoliczności i uzgodnienia z Klientem zastępczego terminu dostawy.

§ 4

Goods delivery

  1. The agreed week of delivery is specified in the order confirmation issued by ARC under § 2. However, such delivery week is valid upon the condition of the Client having met all agreed requirements set in § 1 and observed all arrangements on the payment terms.


  1. The shipping address agreed with the Client for the products to be supplied is given in the order confirmation issued by ARC under § 2. If the shipping address set for the products to be supplied is other than the one given in the order confirmation, it must be indicated by the Client in writing, by e-mail or fax, with the authorised persons’ signatures, no later than 2 days before the planned dispatch date; otherwise the products will not be supplied to the new address.

  2. The products are supplied EXW Turek under the INCOTERMS 2000, to the specified address unless it has been agreed otherwise by way of negotiations. To be valid, such other arrangements must be included in the order confirmation issued by ARC under § 2 of the GTCS.

  3. ARC is not held liable for any failure to observe the delivery date due to the reasons not attributable to ARC or to an event of force majeure. ARC must immediately notify the Client of the occurrence of such circumstances and agree with the Client upon an alternative delivery date.

§ 5

Zastrzeżenia prawa własności

  1. ARC zastrzega sobie prawo własności dostarczonych wyrobów lub towarów będących przedmiotem umowy sprzedaży do czasu uiszczenia za te wyroby lub towary całkowitej zapłaty.

§ 5

Reservation of ownership right

  1. ARC reserves the ownership right in the supplied products or goods being subject to the sales contract until the price due for such products or goods has been paid in full.

§ 6

Gwarancje i Reklamacje

  1. Odbiorca jest zobowiązany przy odbiorze do sprawdzenia towaru pod względem asortymentowym, ilościowym oraz, o ile to możliwe, również pod względem jakościowym. Jeżeli sprawdzenie pod względem jakościowym nie jest możliwe przy odbiorze, Odbiorca jest zobowiązany sprawdzić towar w możliwie jak najkrótszym czasie.

  2. Odbiór asortymentowy, ilościowy i jakościowy towaru dokonywany jest przez upoważnionego przedstawiciela Klienta według dowodu dostawy pod wskazanym wcześniej adresem wysyłki.

  3. W przypadku wystąpienia szkody podczas transportu, warunkiem możliwości uznania reklamacji przez ARC jest złożenie wraz z reklamacją kopii listu przewozowego zawierającego adnotację o rodzaju szkody. Adnotacja ta winna zostać podpisana przez Przewoźnika. Stosowne dokumenty, wraz ze zgłoszeniem reklamacyjnym, Klient powinien bezzwłocznie przesłać do ARC.

  4. Klient zobowiązany jest do zgłoszenia reklamacji wad widocznych niezwłocznie po ich wykryciu, jednak nie później niż w ciągu 7 dni od daty odbioru wyrobów.

  5. W przypadku wad ukrytych Klient zobowiązany jest do niezwłocznego (nie później niż w 3 dni robocze po wykryciu) zgłoszenia reklamacji, pod rygorem utraty uprawnień związanych z reklamacją.

  6. Reklamacja dla swej ważności wymaga formy pisemnej. W reklamacji Klient wskazuje: numer zamówienia, numer faktury, datę dostawy, ilość i rodzaj reklamowanego towaru oraz rodzaj wad, wraz z przykładami (wzorami) reklamowanych wyrobów lub towarów.

  7. W przypadku wykorzystania wadliwego towaru bądź poddania go dalszej obróbce Klient traci prawo do reklamowania towaru.

  8. Uznane reklamacje zobowiązują ARC jedynie do możliwie jak najszybszego usunięcia wady lub, jeżeli to niemożliwe, do wymiany towaru na nowy.

  9. ARC nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane niewłaściwym przechowywaniem, stosowaniem lub użytkowaniem towaru, za błędy wykonawcze i projektowe osób trzecich, także w przypadku, gdy Klient lub osoba trzecia dokonali zmian w towarze.

  10. Wszczęcie postępowania reklamacyjnego nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty ceny za wydany towar.

§ 6

Warranties and complaints

  1. When accepting the goods, the Recipient must inspect them as to their type, quantity and, if possible, also as to their quality. If it is impossible to inspect the quality of the goods upon their acceptance, the Recipient must check the goods at the earliest date possible.




  1. The goods are accepted in terms of their type, quantity and quality by the Client's authorised representative based on the delivery note, under the previously indicated shipping address.

  2. If any damage occurs during transport, the condition for the complaint to be recognised by ARC is that the complaint is filed along with a copy of the waybill including a note on the type of damage. The note should be signed by the Carrier. The relevant documents, along with the notice of complaint, should be immediately sent by the Client to ARC.


  1. The Client must file the complaint about visible defects as soon as they have been detected, though no later than within 7 days of the product acceptance.

  2. In the case of hidden defects, the Client must immediately (though no later than within 3 business days upon their detection) make the complaint; otherwise they will lose the rights related to the complaint.

  3. To be valid, the complaint must be made in writing. In the complaint, the Client specifies the order number, invoice number, delivery date, quantity and type of the goods being subject of the complaint, as well as the type of defects, providing examples (models) of the relevant products or goods.

  4. If any defective goods have been used or processed, the Client loses the right to make a complaint about such goods.

  5. Having recognised any complaints, ARC is merely obliged to remove the defect as soon as possible or, if it turns out impossible, to replace the goods with the new ones.

  6. ARC is not held liable for any damage arising as a result of the goods being improperly stored, applied or used, for any errors in the workmanship and design made by third parties, and if the goods have been altered by the Client or a third party.


  1. The Client is not released from the obligation to pay the price for the goods provided, even if a complaint procedure has been launched.

§ 7

Postanowienia końcowe

  1. Strony umowy zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji związanych z transakcjami, które będą zawierane pomiędzy Stronami.

  2. Nie wywiązanie się przez Klienta z postanowień zawartej umowy i/lub związanych z nimi postanowień OWS oraz prawo dochodzenia przez ARC odsetek, nie wyłączają możliwości dochodzenia przez ARC roszczeń z tytułu poniesionych strat i utraconych korzyści.

  3. Jeżeli w postanowieniach umownych nie ustalono inaczej, zastosowanie mają niniejsze OWS.

  4. Klient wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych i innych danych przez ARC Buttons Polska Sp. z o.o. za pomocą urządzeń elektronicznych lub w innej formie. Będąc świadomym ryzyka towarzyszącego korespondencji elektronicznej, zwłaszcza związanego z możliwością utraty danych, Klient oświadcza, że zgadza się na wymianę informacji także za pośrednictwem poczty elektronicznej.

  5. W sprawach nienormowanych postanowieniami umowy oraz OWS zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.

  6. Spory, które powstaną w wyniku realizacji umowy będą rozstrzygane przez sąd właściwy  według siedziby Sprzedawcy tj. przez Sąd Rejonowy w Koninie V Wydział Gospodarczy lub przez Sąd Okręgowy w Poznaniu IX Wydział Gospodarczy w zależności od wartości przedmiotu sporu. 

§ 7

Final provisions

  1. The contractual parties agree to keep confidential any information related to the transactions to be concluded between them.


  1. The Client's failure to observe the provisions of the contract executed and/or the provisions of the GTCS related thereto and ARC's right to claim the payment of interest do not exclude the possibility of ARC claiming compensation of incurred losses and lost profits.


  1. Unless the contract provides otherwise, the provisions of these GTCS will apply.


  1. The Client consents to their personal data and other data being processed by ARC Buttons Sp. z o.o. with electronic devices or in another form. Being aware of the risk related to the electronic correspondence, specifically the possible loss of data, the Client represents that it agrees to the information being exchanged also by e-mail.



  1. Issues not regulated by the contractual provisions and the GTCS are governed by the provisions of the Polish Civil Code.


  1. Disputes that arise as a result of performance of the contract will be settled by the court having jurisdiction over the registered office of the Seller, i.e. by the District Court in Konin, V Commercial Division or by the District Court in Poznań, IX Commercial Division depending on the value of the subject of the dispute.




Siedziba: Telefon: x00 00 0000000 Regon: 528999041

ul. Xxxxxxxxxxxxx 0 xxx.xxxxxxxxxx.xxx NIP: 668 20 15 188

62-700 Turek xxxx@xxxxxxxxxx.xxx KRS 0001113143

Document Metadata

Filed: September 24th, 2024