Opis przedmiotu zamówienia

Załącznik 9 do SIWZ

(Załącznik nr 1 do umowy)

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usług organizacyjnych oraz promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach i misjach na terenie Niemiec/Chin/Francji/USA w ramach projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020.

Zamawiający w ramach realizacji zamówienia nie widzi potrzeby wymogu od Wykonawcy przedłożenia poświadczenia o zawartej umowie o pracę z osobami realizującymi zadania w ramach przedmiotowego zamówienia z uwagi na charakter wykonywanych czynności (zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu Pracy)

Nazwa osi priorytetowej i działania

II Oś priorytetowa: Innowacyjna i konkurencyjna gospodarka, Działanie: II.2: Internacjonalizacja przedsiębiorstw, Poddziałanie: II.2.2: Promocja gospodarcza regionu.

Przedmiot zamówienia:

W ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2014-2020 Zamawiający planuje realizację następującego zamówienia

Kompleksowe świadczenie usług organizacyjnych oraz promocyjnych wraz z przekazaniem autorskich praw majątkowych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach i misjach na terenie Niemiec, Chin, Francji i USA.

Charakterystyka projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”:

Zjawisko wzmożonej konkurencji, nie tylko pomiędzy przedsiębiorstwami ale także między regionami i państwami, przybiera coraz bardziej wyspecjalizowane i wyrafinowane formy, dlatego też prowadzenie profesjonalnego marketingu regionalnego stało się koniecznością. Istotne jest nie tylko promowanie zasobów i walorów województwa łódzkiego,

ale także prowadzenie działań na rzecz zwiększania atrakcyjności oraz rozpoznawalności przedsiębiorstw z regionu na rynkach światowych. Jak wynika z badań przeprowadzonych na potrzeby opracowania Kompleksowej Strategii Rozwoju Współpracy Zagranicznej Województwa Łódzkiego jedną z kluczowych potrzeb przedsiębiorców MŚP regionu łódzkiego jest promocja na arenie międzynarodowej, która w znacznym stopniu przyczynia się do podniesienia konkurencyjności przedsiębiorstw.

Najlepsze efekty (rozumiane jako nawiązanie kontaktów handlowych i podpisanie umów handlowych) przynoszą działania polegające na bezpośredniej prezentacji podczas misji gospodarczych oraz targów o charakterze branżowym. W rezultacie dochodzi do zwiększenia potencjału eksportowego firm. Tego typu działania przyczyniają się ponadto do rozszerzania rynków eksportowych i do pozyskania partnerów zagranicznych, a realizacja założonych wytycznych przyczynia się do zwiększenia wartości dodanej dla gospodarki regionu łódzkiego, a tym samym jego promocji, reklamy i utrwalania pozytywnego wizerunku.

Przedsiębiorstwa z województwa łódzkiego, aby skutecznie konkurować muszą być firmami innowacyjnymi, wchodzącymi ze swoimi produktami/usługami na rynki międzynarodowe. Udział regionalnych MŚP w misjach i targach przyczyni się do nawiązywania kontaktów handlowych na poziomie międzynarodowym (ze specjalnym uwzględnieniem firm z kraju będącego organizatorem ww. wydarzeń) i tym samym do wzrostu poziomu internacjonalizacji na zagranicznych rynkach.

Cele projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”

Celem projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych” jest zwiększenie wartości eksportu firm z branż posiadających strategiczne znaczenie dla gospodarki województwa łódzkiego. Prezentacja oferty inwestycyjnej i eksportowej ma na celu stały i długotrwały rozwój przedsiębiorstw w szczególności z sektora MŚP. Projekt ma przyczynić się do wzrostu konkurencyjności firm z województwa łódzkiego poprzez stworzenie przez Wnioskodawcę warunków sprzyjających ich internacjonalizacji. Cel ten zostanie osiągnięty poprzez organizację misji i targów zagranicznych, opracowanie Zintegrowanej Oferty Inwestycyjnej Województwa Łódzkiego, a także szereg działań marketingowych wspierających promocję gospodarczą regionu.

Celami szczegółowymi przyczyniającymi się do osiągnięcia celu głównego są:

1) Zwiększenie poziomu handlu zagranicznego przedsiębiorstw, w szczególności z sektora MŚP, pozyskanie nowych rynków zbytu oraz nawiązywanie kontaktów i współpracy z partnerami zagranicznymi. Ważnym elementem tych działań jest również pozyskiwanie

informacji na temat rynków zagranicznych, w tym na temat komercjalizacji i promocji na światowych rynkach.

2) Promocja atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej województwa łódzkiego ze szczególnym uwzględnieniem specjalizacji regionalnych (x.xx. poprzez opracowanie Zintegrowanej Oferty Inwestycyjnej Województwa Łódzkiego) a co za tym idzie nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu.

3) Promowanie województwa łódzkiego jako regionu innowacyjnego i nowych technologii. Przedsiębiorstwa z województwa łódzkiego, aby skutecznie konkurować muszą być przedsiębiorstwami innowacyjnymi, wychodzącymi ze swoimi produktami/usługami na rynki międzynarodowe. Dlatego można założyć, że obecny i przyszły poziom innowacyjności regionu łódzkiego może w istotny sposób wpłynąć na rozwój i zwiększenie wartości eksportu.

4) Podniesienie konkurencyjności MŚP poprzez zapewnienie dostępu do nowych technologii.

Zakładanym wskaźnikiem rezultatu bezpośredniego ma być w ramach wszystkich targów i misji podpisanie trzech kontraktów handlowych zagranicznych, przez przedsiębiorstwa wsparte w zakresie internacjonalizacji.

Realizacja projektu ma przynieść korzyści w postaci umocnienia zagranicznego wizerunku województwa jako regionu innowacyjnego, atrakcyjnego gospodarczo, a także poprzez zagraniczną promocję oferty regionalnych przedsiębiorstw, zwiększenia eksportu i pozyskania nowych rynków zbytu dla tutejszych MŚP oraz nawiązania kontaktów z partnerami zagranicznymi. W efekcie realizacji projektu nastąpi zwiększenie międzynarodowej rangi gospodarczej regionu.

Grupy docelowe:

Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia wyodrębnił grupy docelowe:

• grupą docelową/ostatecznymi odbiorcami wsparcia są przedsiębiorstwa sektora MŚP z województwa łódzkiego prowadzące działalność gospodarcza w obrębie regionalnych specjalizacji wskazanych w Regionalnej Strategii Innowacji (RSI) LORIS 2030 (klient wewnętrzny),

• zagraniczni: inwestorzy, przedsiębiorcy, przedstawiciele izb przemysłowo-handlowych, izb gospodarczych, przedstawiciele jednostek rządowych, przedstawiciele agencji rozwoju regionalnego, przedstawiciele stref ekonomicznych, firm pośredniczących

w obrocie nieruchomościami itp. zainteresowani nawiązaniem kontaktów z przedstawicielami przedsiębiorstw sektora MŚP województwa łódzkiego prezentującymi ofertę inwestycyjną/gospodarczą z kluczowych branż dla rozwoju województwa łódzkiego jak i regionalnych specjalizacji wskazanych w RSI LORIS 2030: zaawansowane materiały budowlane, innowacyjne rolnictwo i przetwórstwo rolno – spożywcze, nowoczesny przemysł włókienniczy i mody, medycyna, farmacja oraz kosmetyki, energetyka i odnawialne źródła energii oraz informatyka i telekomunikacja i inne (klient zewnętrzny). Zamawiający wymaga aby powyższa grupa docelowa została doprecyzowana każdorazowo przez Wykonawcę na etapie realizacji poszczególnych działań ujętych w opisie przedmiotu zamówienia oraz dopasowana do specyfiki targów jak i potrzeb przedsiębiorców/podmiotów uczestniczących w misjach i targach. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

ZAMÓWIENIE ZOSTAŁO PODZIELONE NA 6 CZĘŚCI:

Zamawiający w poniższym opisie dokonał charakterystyki poszczególnych misji i targów jak i wskazał elementy istotne oraz wymagane w ramach realizacji poszczególnych działań.

Targi i misje na terenie Niemiec

CZEŚĆ 1

Misja gospodarcza branży rolniczej, owocowo-warzywnej i przetwórczej połączona z udziałem w targach rolno-spożywczych Anuga.

Targi Anuga to jedne z największych targów przemysłu spożywczego na świecie, które odbywają się co dwa lata w Kolonii w Niemczech. Podczas tego wydarzenia spotykają się jednocześnie przedstawiciele świata gospodarki żywieniowej z całego świata - czołowi gracze branży produkcji żywności, napojów, handlu i gastronomii oraz odbiorcy. W targach uczestniczy ponad 6000 wystawców z niemal stu krajów. Z edycji na edycję (targi odbywają się w odstępach dwuletnich), liczba wystawców wzrasta, co wskazuje na pomyślny rozwój branży spożywczej i gastronomicznej. Targi odwiedza ponad 150 000 zwiedzających, w tym specjaliści z branży. Prezentacja jest możliwa w Kolońskim Centrum Handlowym na 280.000 mkw powierzchni wystawienniczej. Targi skierowane są do specjalistów z branży spożywczej i właśnie oni

stanowią główną grupę odwiedzających. Są to typowe targi branżowe, na których dochodzi niejednokrotnie do nawiązywania kontaktów i zawierania umów handlowych.

Minimalny zakres realizacji:

• Termin odbywania się targów to 7-11.10.2017 r.,

• powierzchnia stoiska na targach 40 m2,

• udział maksymalnie 7 osób,

Etap I: Przygotowanie i realizacja działań promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w misji gospodarczej branży rolniczej, owocowo-warzywnej i przetwórczej połączona z udziałem w targach Anuga .

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, opracowanie koncepcji strategicznej kampanii promocyjnej dla wydarzenia, z terminem realizacji 7 dni od dnia podpisania umowy oraz przeprowadzenie kampanii promocyjnej zgodnie z zaproponowaną koncepcją w terminie 14 dni przed misją, w jej trakcie oraz 7 dni po terminie misji.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Koncepcja strategiczna kampanii promocyjnej będzie uszczegółowieniem złożonej przez Wykonawcę wraz z ofertą wstępnej koncepcji przeprowadzenia kampanii i musi być z nią zgodna, a jej ostateczna wersja będzie opracowana przy ścisłej współpracy z Zamawiającym.

2) Po opracowaniu ostatecznej wersji kampanii promocyjnej, zaakceptowanej przez Zamawiającego, Wykonawca przeprowadzi kampanię promocyjną udziału Województwa Łódzkiego w targach. Kampania promocyjna będzie przeprowadzona za pośrednictwem kanałów promocyjnych zagranicznych w Niemczech.

3) Przekaz kampanii powinien być: atrakcyjny, nieszablonowy, intrygujący, zaskakujący przez kontekst, wzbudzający zainteresowanie. Każde z powyższych określeń musi być dopasowane do kultury Niemiec i zwyczajów tam panujących.

4) Przekaz kampanii powinien:

a) wykorzystywać standardowe i niestandardowe formy komunikacji,

b) angażować grupy docelowe do wzięcia udziału w targach oraz do nawiązania współpracy międzynarodowej,

c) być spójny i adekwatny do grup docelowych w kontekście przedmiotowych targów i ich specjalizacji regionalnych,

d) proponować różnorodne dziania reklamowe w mediach.

5) Wszystkie elementy składające się na kampanię powinny być ze sobą spójne na każdym etapie realizacji usługi.

6) Zamawiający wymaga, aby wszystkie zaproponowane layouty były zgodne z księgą identyfikacji wizualnej Województwa Łódzkiego (załącznik nr 1 do opisu przedmiotu zamówienia) oraz kv projektu (załącznik nr 3 do opisu przedmiotu zamówienia).

7) Zamawiający wymaga aby w ramach podanej koncepcji, jako podstawowe narzędzie prowadzonej komunikacji marketingowej, wykorzystać reklamę cyfrową, w tym x.xx. e- mailing, strony internetowe, reklamy typu display, reklamy video, mobile, reklamy natywne, reklamy w wyszukiwarkach internetowych targetowane do zdefiniowanych grup docelowych oraz kampanie display (audience buying, RTB), wykorzystanie formatów rich media, kampania linków sponsorowanych w wyszukiwarce, kampania video, kampania e-mail marketingowa, contnet marketing (poradniki, raporty, case study, informacje, reklama kontekstowa), reklama natywna, remarketing, wykorzystanie strony www Zamawiającego. Pozostałe kanały komunikacji, które powinien uwzględnić Wykonawca w projekcie to: media lokalne (prasa branżowa, a ponadto radio i telewizja), reklama outdoorowa, druki reklamowe.

8) Wykonawca przedstawi szczegółowy harmonogram realizacji kampanii dla wydarzenia z uwzględnieniem planu mediowego w kontekście rekomendowanych kanałów komunikacji. Przy opracowywaniu harmonogramu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności oraz umiejętności dotarcia do wskazanych powyżej grup docelowych oraz zorganizowania z nimi spotkań. Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania od przedsiębiorstw/podmiotów uczestniczących w targach sugestii dotyczących przedstawicieli grup docelowych, z którymi powinni się spotkać oraz tematyki, którą są zainteresowani. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić projekt harmonogramu w oparciu o ww. sugestie. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

9) Działania marketingowe zorientowane powinny być na grupy docelowe także poprzez nastawienie na budowanie relacji bezpośrednich i tworzenie ambasadorów marki wśród przedstawicieli beneficjentów projektu (działania z obszaru B2B). Relacje te Zamawiający chce budować poprzez rekrutację jak i spotkanie z przedsiębiorcami z województwa łódzkiego. Spotkanie powinno być realizowane na terenie centrum miasta Łodzi. W wyniku spotkania, do wyjazdu na targi powinno zostać wyłonionych 5 firm (o danej specjalizacji regionalnej), z każdej po 1 przedstawicielu.

a) Celem tego spotkania będzie:

na celu wzrost konkurencyjności na rynku międzynarodowym w kontekście udziału w planowanych wydarzeniach.

ii) Przekazanie wiedzy na temat potencjalnych rynków docelowych, w tym analiza aktów prawnych, procedur, zwyczajów, praktyk handlowych i innych zasad warunkujących dostęp do poszczególnych rynków zbytu. Analiza poszczególnych rynków i wiedza dotycząca zasad, reguł, procedur, zwyczajów przyjętych za normy może w znacznym stopniu przyczynić się do wzrostu pozycji rynkowej w międzynarodowym środowisku gospodarczym (w odniesieniu do planowanych przedsięwzięć).

iii) Dostarczenie praktycznej wiedzy przedsiębiorcom w zakresie projektowania produktów i usług w celu wzmocnienia innowacyjność i konkurencyjności produktów, w tym przeznaczonych na rynki międzynarodowe, ze szczególnym uwzględnieniem metodologii „myślenia projektowego”. Myślenie projektowe to metodologia, która w centrum zainteresowania stawia człowieka i jego potrzeby, łącząc je z tym, co jest technologicznie wykonalne. Główne cechy tej metodologii to innowacyjność oraz myślenie rozwiązaniami. Jest to nauka projektowania innowacyjnych produktów usług ułatwiających życie i wspomagających rozwój.

iv) Zbudowanie w świadomości uczestników misji pożądanego wizerunku marki

„Łódzkie Promuje”.

c) Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi spotkanie w terminie co najmniej 30 dni przed datą misji. Czas trwania spotkania: min. 4 godziny maks. 6 godzin. Konkretne ramy czasowe będą ustalane w porozumieniu z Zamawiającym. Propozycja terminu Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii Zamawiającego.

d) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę prowadzących posiadających odpowiednie kwalifikacje, którzy zrealizują zakładane cele spotkania. Spotkanie będzie podzielone na dwie części.

możliwości nawiązania przez uczestników spotkania owocnych międzynarodowych kontaktów handlowych. Ta część spotkania będzie zawierała prezentację przedstawiona uczestnikom przez prowadzącego oraz sesję pytań i odpowiedzi. Stosunek czasu trwania prezentacji do czasu trwania sesji pytań i odpowiedzi będzie wynosił 50%:50%.

ii) Warsztatową ze szczególnym uwzględnieniem metodologii „myślenia projektowego; ta część spotkania będzie poświęcona przekazaniu wiedzy i praktycznych narzędzi dotyczących możliwości wsparcia innowacyjności i przewagi konkurencyjnej uczestników spotkania. Treść materiałów dla uczestników będzie zawierała zagadnienia związane z rozpoznaniem potencjału uczestników, określeniem ich pozycji rynkowej, celów strategicznych w kontekście możliwości nawiązania i utrzymania kontaktów międzynarodowych.

Prezentacja, materiały dla uczestników i narzędzia wykorzystane podczas spotkania będą uwzględniały specyfikę branż reprezentowanych przez uczestników spotkania. Prezentacja, materiały dla uczestników spotkania oraz opis wykorzystanych metod pracy i treści przedstawionych podczas spotkania zostanie przekazany do akceptacji Zamawiającego najpóźniej na 7 przed planowanym terminem spotkania. Po zapoznaniu się z prezentacją i materiałami, Zamawiający będzie uprawniony do zgłoszenia uwag, które Wykonawca uwzględni w ostatecznej wersjach.

e) Wykonawca zapewni salę szkoleniową/konferencyjną dostosowaną do ilości uczestników w centrum miasta Łodzi (obszar określony w uchwale Nr LVI/1069/05 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 26.10.2005 r. w sprawie Systemu Informacji Miejskiej w Łodzi – dokument dostępny pod adresem xxxx://xxx.xxxx.xxx.xxxx.xx/_xxxx.xxx?xxx0000) wraz z wyposażeniem, tj. rzutnikiem multimedialnym, ekranem, przenośnym komputerem, pilotem do prezentacji, flipchartem wraz kartonami i flamastrami (4 kolory), nagłośnieniem dostosowanym do powierzchni i planowanej ilości uczestników, bezprzewodowym dostępem do Internetu; miejscami parkingowymi dla wszystkich uczestników spotkania (parking bezpłatny dla uczestników); szatnią dla uczestników spotkania.

f) Wykonawca będzie zobowiązany do rozstawienia nośników promocyjnych Zamawiającego w miejscu odbywania się spotkania. Nośniki zostaną odebrane przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego lub miejsca przez niego wskazanego najpóźniej 1 dzień przed spotkaniem oraz zwrócone najpóźniej 1 dzień po skończonym spotkaniu.

przerwy kawowej podczas spotkania zostanie ustalona na podstawie liczby uczestników z uwzględnieniem przedstawicieli (maks.3 osoby) Zamawiającego.

h) Wykonawca przygotuje materiały szkoleniowe dla każdego z uczestników spotkania (minimum: prezentacja, z miejscem przewidzianym na notatki). Materiały zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej do 3 dni przed planowanym terminem spotkania.

i) Wykonawca przygotuje certyfikaty dla każdego z uczestników spotkania poświadczające udział w spotkaniu. Certyfikaty zostaną wręczone uczestnikom na zakończenie spotkania.

j) Wykonawca przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego do materiałów przygotowanych na potrzeby spotkania zgodnie z § 6 umowy.

k) Wykonawca zapewni wszelkie dodatkowe materiały wizualne, audio, papiernicze i inne niezbędne do przeprowadzenia obydwu części spotkania.

10) Planowany zakres promocji (kierowanej do klientów wewnętrznych i zewnętrznych) uzupełniony powinien zostać także o inne tradycyjne oraz niestandardowe narzędzia komunikacji marketingowej z zakresu marketingu bezpośredniego, w kontekście zapewnienia kompleksowości i osiągnięcia wymaganych polityk horyzontalnych (polityki równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami, polityki zrównoważonego rozwoju, polityki równych szans kobiet i mężczyzn).

11) Zamawiający wymaga aby Wykonawca prowadził badania skuteczności podejmowanych działań reklamowych w formie raportów.

12) Wykonawca spełni obowiązek informowania opinii publicznej poprzez oznaczenie znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich oraz herbem województwa łódzkiego lub jego oficjalnym logo promocyjnym wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu np. publikacji, notatek prasowych, stron internetowych, e-mailingu, materiałów filmowych, materiałów promocyjnych, spotkań.

13) Zadaniem Wykonawcy będzie zakup/wykonanie materiałów promocyjnych jako elementu wspierającego organizację udziału w targach. Zamawiający zaplanował, iż poniższe materiały promocyjne stanowić będą element wyposażenia stoiska na targach mający za zadanie zachęcić klienta zewnętrznego do nawiązania kontaktów z przedsiębiorcami z regionu łódzkiego. Ponadto każdy materiał poza jego funkcją reprezentacyjną pełni także rolę praktyczną co w połączeniu z oznaczeniami graficznymi UE sprzyja interakcji uczestników targów i staje się czynnikiem wspierającym kooperację międzynarodową. Zakres obowiązków Wykonawcy:

a) Wykonawca zakupi/wykona materiały promocyjne zgodnie z poniższymi wytycznymi Zamawiającego:

i) Drażetki miętowe w okrągłym metalowym pudełku. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 3000 sztuk.

Drażetki: miętowe

Kolor pudełka: do wyboru przez Zamawiającego

Wymiar puszki: ø45x15 mm (+/- 5mm)

Ilość drażetek: 12 g (+/- 5g)

Nadruk na spodzie puszki: 1 kolor Pantone

Nadruk na wieczku puszki: 1 kolor Pantone

Opakowanie: jednostkowo foliowane folią termokurczliwą na gorąco, pakowane zbiorczo

w pudełko kartonowe,

Otwieranie: poprzez naciśnięcie wieczka, przy otwieraniu i zamykaniu wieczka wymagany charakterystyczny „klik”.

Ilość: 3000 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

ii) Notes w okładce z imitacji skóry; zamykany na gumkę w kolorze okładki notatnika; z wewnętrzną kieszenią na dodatkowe notatki, przymocowaną na tylnej okładce; z materiałową zakładką. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 300 sztuk.

Materiał: bezkwasowy papier

Wymiar: 9x14cm

Ilość kartek: 192 strony

Oprawa: o zaokrąglonych rogach minimalnie wystających poza grzbiet kartek

Zamykanie: na gumkę w kolorze oprawy notatnika

Znakowanie: tłoczenie na okładkach do 70% powierzchni

Xxxxxx notesu: cztery różne kolory do wyboru przez Zamawiającego

Ilość: 300 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Znakowanie wykonane na produktach musi być zgodne z księgą identyfikacji wizualnej Województwa Łódzkiego (Załącznik nr 1) oraz oznaczone ciągiem znaków (logo) informujących o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2.

Etap II: Organizacja udziału Województwa Łódzkiego w misji gospodarczej branży rolniczej, owocowo-warzywnej i przetwórczej połączona z udziałem w targach Anuga.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, organizacja udziału Województwa Łódzkiego w misji.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Opracowanie wstępnego, szczegółowego programu uczestnictwa Województwa Łódzkiego w misji pod względem merytorycznym i logistycznym dla wydarzenia. Przy opracowywaniu programu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności oraz umiejętności dotarcia do wskazanych powyżej grup docelowych oraz zorganizowania z nimi spotkań. Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania od przedsiębiorstw/podmiotów uczestniczących w misji sugestii dotyczących przedstawicieli grup docelowych, z którymi powinni się spotkać oraz tematyki, którą są zainteresowani. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić projekt programu w oparciu o ww. sugestie, który musi zyskać akceptację Zamawiającego. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

2) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności związanych z organizacją uczestnictwa Województwa Łódzkiego w misji w tym pokrycia wszelkich niezbędnych kosztów z tym związanych uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia.

3) Wykonawca zobowiązany jest do zorganizowania co najmniej trzech spotkań/rozmów Business to Business (b2b) zagranicznych odbiorców z przedstawicielami województwa łódzkiego (dla każdego z przedsiębiorstw sektora MŚP), prezentującymi ofertę gospodarczą regionu. Celem rozmów ma być x.xx.: nawiązanie kontaktów z parterami zagranicznymi, wzrost inwestycji zagranicznych czy też zwiększenie potencjału eksportowego firm z regionu łódzkiego. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przetłumaczonych na język polski materiałów zawierających charakter działalności jak i opis zagranicznych odbiorców oferty WŁ, z którymi spotkają się przedstawiciele WŁ podczas planowanego wydarzenia. Ponadto Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia przedsiębiorcom/uczestnikom misji/ targów minimalnego zakresu informacji: o specyfice firmy, specyfice oferowanych usług/produktów, zdolności produkcyjnej/zapotrzebowaniu, ilości nawiązanych kontaktów z partnerami zagranicznymi w ciągu ostatnich 5 lat, przedstawieniu kluczowych aspektów nawiązania współpracy (warunków, wymagań, rozwiązań formalnych). Zamawiający dopuszcza możliwość przekazania ww. informacji przedstawicielom WŁ za pośrednictwem poczty elektronicznej – korespondencja będzie również przekazywana do wiadomości Zamawiającego.

z identyfikacją wizualną Województwa Łódzkiego) i przedstawić Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. Zaproszenie zostanie przygotowane w odpowiedniej wersji językowej wynikającej z potrzeb zapraszanego odbiorcy. Zobowiązany jest również do wysyłki zaproszeń, jednak w liczbie nie większej niż 300 zaproszeń. System Identyfikacji Wizualnej WŁ stanowi załącznik nr 1, kv projektu stanowi załącznik nr 3.

5) Wykonawca zaproponuje dodatkowe wydarzenie w ramach organizacji udziału Województwa Łódzkiego w misji, którego celem będzie promocja atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej WŁ ze szczególnym uwzględnieniem specjalizacji regionalnych jak również nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

6) Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z uczestnictwem osób biorących udział w misji w tym x.xx.: transport, ubezpieczenie, koszty uzyskania dokumentów umożliwiających pobyt na terytorium innego państwa (np wizy) .

7) Wykonawca w ramach organizacji udziału w misji zobowiązany jest do zapewnienia obsługi minimum 1 tłumacza trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka niemieckiego oraz angielskiego.

Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy tłumacza, jednakże czas obsługi tłumaczeniowej nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Wykonawca gwarantuje, że zlecone tłumaczenia będą wykonywane z należytą starannością, zasadami sztuki, etyką zawodową, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych czy nazewnictwa. Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w trakcie wykonywania umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie do celów związanych z realizacją umowy.

8) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wejściówek dla wszystkich osób uczestniczących w prezentacji WŁ podczas targów. Wykonawca zapewni:

a) wejściówki na okres koordynacji zabudowy na potrzeby Zamawiającego,

b) maksimum 7 wejściówek dla „wystawcy” na potrzeby Zamawiającego,

9) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczania na: materiałach, tablicach informacyjnych, ulotkach, broszurach, ogłoszeniach, zaproszeniach, programach, listach uczestników, ankietach, elementach stoiska, materiałach elektronicznych (e-mail) itp. ciągu znaków (logo), informującego o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2

10) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich niezbędnych formalności w ramach realizacji zamówienia dotyczących gromadzenia danych osobowych oraz postępowania

zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych bądź też innym prawem obowiązującym terenie Unii Europejskiej w ścisłej współpracy z Zamawiającym. Pełną odpowiedzialność za zarządzanie i ochronę danych osobowych w ramach realizacji zamówienia ponosi Wykonawca.

11) Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z realizacją etapu I – V w tym:

a) koszty transportu i ubezpieczenia (OC i NNW) wszelkich materiałów i zasobów ludzkich,

b) transportu oraz wejścia na teren targów osób oddelegowanych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji Etapu I - V.

12) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania dokumentu zawierającego informację o poniesionych kosztach udziału przedsiębiorców w targach, gdyż będzie on podstawą do wystawienia zaświadczeń dla przedsiębiorców o udzielonej pomocy de minimis w ramach projektu.

13) Wykonawca będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia.

14) Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną z przebiegu wydarzenia.

15) Wykonawca przygotuje oraz zbierze ankiety ewaluacyjne od wszystkich uczestników wyjazdu, prezentujące potencjał gospodarczy oraz inwestycyjny województwa łódzkiego. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej, spotkań, ocenę spełnienia oczekiwań .

16) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania z każdego dnia udziału w misji „wiadomości” wraz z dokumentacją zdjęciową z odbywających się wydarzeń i przesyłanie ich tego samego dnia do Departamentu Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego na adres e-mail ustalony na etapie realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego i Wykonawcę.

17) Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego podmiotami wykonującymi inne działania w ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”.

Etap III: Usługi transportowe.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego realizacja usług transportowych.

1) Transport:

a) materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu,

b) innych rzeczy niezbędnych do udziału w targach,

dostarczone przez Wykonawcę do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Po zakończeniu wydarzenia pozostałe materiały/ rzeczy wskazane powyżej, zostaną przez Wykonawcę przetransportowane z miejsca, w którym będzie odbywało się wydarzenie do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (xx. Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxx). Dostawa i odbiór materiałów nastąpi w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.

2) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu autokarem/busem/samolotem dla wszystkich osób uczestniczących w misji - przez cały okres jej trwania. Przy czym Zamawiający wymaga zapewnienia transportu maksymalnie w okresie dwóch dni przed i jednego po wydarzeniu. Transport swym zakresem będzie obejmował:

a) przewóz max 7 osób na trasie Łódź - hotel, w którym zostaną zapewnione noclegi.

Zamawiający przekaże informację Wykonawcy o lokalizacji hotelu

b) przewóz max 7 osób na trasie: hotel, w którym zostaną zapewnione noclegi – Łódź

c) dojazd z hotelu na miejsce odbywania się targów jak i powrót do hotelu z miejsca odbywania się targów,

d) dojazd z hotelu/miejsca odbywania się targów lub innych wydarzeń do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego, jednakże z zastrzeżeniem odległości nie przekraczającej 30 km w promieniu hotelu/miejsca odbywania się targów lub innych wydarzeń.

W przypadku transportu autokarem/busem przewoźnik powinien posiadać wymagane przepisami dokumenty x.xx. licencje przewoźnika oraz pełną dokumentację gwarantującą jego przejazd na trasie określonej w umowie zgodnie z obowiązującymi przepisami (x.xx. aktualne badanie techniczne pojazdu, którym będą podróżować uczestnicy, aktualną licencję na wykonywanie transportu drogowego osób - dla przewoźnika, odpowiednie kwalifikacje zawodowe kierowcy/kierowców), a także posiadać odpowiednie ubezpieczenie. Przy czym w przypadku transportu samolotem Zamawiający wymaga aby lotnisko znajdowało się w odległości nie większej niż 250 km od Łodzi.

3) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie OC i NNW wszystkim uczestnikom misji.

Etap IV: Kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługa, montaż i demontaż.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, obsługa, wykonanie, montaż i demontaż.

Rezerwacja powierzchni oraz pokrycie kosztów wynajmu powierzchni leży po stronie Zamawiającego.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Uszczegółowienie projektu stoiska, który uwzględniał będzie następujące elementy:

a) wielkość wynajmowanej powierzchni wystawienniczej na targach,

b) użycie do zabudowy stoiska materiałów dobrej jakości tj.: płyty kartonowo-gipsowej, PCV, MDF z połyskiem, pleksi, szkła, poliwęglanu komórkowego, stali, blachy perforowanej, wykładziny podłogowej, panele itp.

c) miejsca na ekspozycję materiałów informacyjno – promocyjnych,

d) miejsce do przeprowadzenia rozmów (co najmniej 6 - 8 miejsc siedzących),

e) zaplecze stoiska (minimum 3 m2), którego wyposażenie stanowić będą co najmniej następujące elementy:

i) lodówka 135 l (wys. od 80 do 110 cm, pozostałe wymiary to ok. 50cm x 64cm),

ii) zlewozmywak z odpływem wodno-kanalizacyjnym oraz kranem z doprowadzoną ciepłą i zimną wodą,

iii) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

iv) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l,

v) regał z minimum 3 półkami,

vi) szafka zamykana na klucz (do przechowywania rzeczy),

f) miejsce na prezentację oferty 5 przedstawicieli przedsiębiorstw MŚP/jednostek prezentujących swój potencjał gospodarczy/inwestycyjny.

2) Projekt stoiska musi być zgodny z poniższymi sugestiami Zamawiającego:

a) w pełni autorski oraz zgodny z wytycznymi organizatora targów,

b) stoisko musi być funkcjonalne, spójne i utrzymane w stylu nowoczesnym oraz być jednym z narzędzi budowania przewagi konkurencyjnej marki „Łódzkie Promuje”, której: idea brzmi: „pionier rozwiązań, które czynią życie przyjemniejszym, łatwiejszym i prostszym”, misją jest: „poprawiać jakość życia dzięki myśleniu projektowemu, które ma stać się zasadą działania”, wizja brzmi: „nowa Ziemia Obiecana dla kreatorów myślenia projektowego, nowoczesna reinterpretacja dziedzictwa historycznego regionu, które łączy z przeszłością, jednocześnie rysując nowe wektory rozwojowe marki województwa w przyszłości”.

c) wizualizacja graficzna musi być zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego stanowiącym Załącznik nr 1 oraz kv projektu stanowiącym Załącznik nr 3,

d) powinien zostać opracowany w sposób otwarty, dopasowany do specyfiki targów, ich odbiorców, przy czym Zamawiający wymaga x.xx. właściwego wyeksponowania części, w której prowadzone będą rozmowy biznesowe oraz zapewnienia miejsca na prezentację oferty jednostek oraz przedsiębiorstw MŚP z województwa łódzkiego.

e) Wszystkie elementy zaproponowane w projekcie powinny być ciekawe, innowacyjne, oraz budować wizerunek województwa łódzkiego jako regionu ludzi otwartych, odważnych, kreatywnych, w którym klimat sprzyja twórczemu rozwijaniu pomysłów i postaw oraz wdrażaniu rozwiązań innowacyjnych i poprawiających jakość życia oraz którego istotnym elementami jest łączenie współczesności z tradycją, różnorodność, awangardowość oraz oryginalność rozwiązań.

f) projekt musi uwzględniać zamieszczenie na elementach stoiska oraz innych materiałach będących częścią stoiska ciągu znaków (logo) lub ciągu znaków (logo) wraz z opisem, informujący o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2.

3) Wykonawca wykonując stoisko zgodnie z projektem, zobowiązany jest uwzględnić wszelkie wymagania organizacyjno-techniczne organizatora targów lub przedstawicielstwa targów w Polsce, w tym wymagania w zakresie instalacji wodno- kanalizacyjnej i elektrycznej,

4) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostęp do bezprzewodowego Internetu przez cały czas trwania targów. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia:

• osobnego SSID,

• możliwości podłączenia minimum 50 użytkowników jednocześnie do punktu dostępowego,

• minimum 3 Mb download i 1 Mb upload/na jednego użytkownika

• dostępu do sieci zabezpieczony kluczem co najmniej WPA2,

5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyposażenia zaplecza stoiska – zgodnie z projektem oraz wytycznymi Zamawiającego, na które składać się będą co najmniej następujące elementy:

a) lodówka 135 l (wys. od 80 do 110 cm, pozostałe wymiary to ok. 50cm x 64cm),

b) nowy/sprawny czajnik elektryczny,

c) sprawny ekspres do kawy,

d) zlewozmywak z odpływem wodno-kanalizacyjnym oraz kranem z doprowadzoną ciepłą i zimną wodą,

e) płyn do zmywania (1 l) i gąbki do mycia (max. 5 sztuk),

f) 8 rolek papierowych ręczników,

g) komplet naczyń do kawy i herbaty wielokrotnego użytku (zestaw na 24 osoby). W zestawie powinno znajdować się: dwadzieścia cztery identyczne filiżanki, dwadzieścia cztery identyczne podstawki, dwadzieścia cztery identyczne łyżeczki, wykonane z dowolnego materiału z wyłączeniem papieru, tworzyw sztucznych oraz aluminium, w kolorze dowolnym pasującym do wystroju stoiska;

h) komplet 24 szklanek do napojów bez uchwytów; wykonane ze szkła bez naniesionych znaków reklamowych, towarowych itp.; minimalna dopuszczalna pojemność szklanki to 0,33l.; wszystkie szklanki powinny zostać dostarczone w stanie nadającym się do użytkowania, tj. umyte, niezakurzone, niewyszczerbione, niepopękane, nieporysowane;

i) 150 plastikowych, jednorazowych kubków do wody o pojemności min. 0,33 l,

j) 3 jednakowe talerze na ciastka suche, w kolorze dowolnym pasującym do wystroju stoiska i pozostałych elementów wyposażenia; wykonane z dowolnego materiału z wyłączeniem papieru oraz tworzyw sztucznych; wszystkie talerze powinny zostać dostarczone w stanie nadającym się do użytkowania, tj. umyte, niewyszczerbione, niepopękane, nieporysowane;

k) 2 identyczne cukiernice, w kolorze dowolnym, pasującym do wystroju stoiska i pozostałych elementów wyposażenia, wykonane z dowolnego materiału z wyłączeniem papieru oraz tworzyw sztucznych; cukiernice powinny zostać dostarczone w stanie nadającym się do użytkowania, tj. umyte, niewyszczerbione, niepopękane, niezakurzone, nieporysowane;

l) 2 identyczne mleczniki, w kolorze dowolnym, pasującym do wystroju stoiska i pozostałych elementów wyposażenia, wykonane z dowolnego materiału z wyłączeniem papieru oraz tworzyw sztucznych; mleczniki powinny zostać dostarczone w stanie nadającym się do użytkowania, tj. umyte, niewyszczerbione, niepopękane, niezakurzone, nieporysowane

m) 2 noże; dostarczone w stanie nadającym się do użytkowania, tj. umyte, naostrzone, niezardzewiałe/niezaśniedziałe;

n) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

o) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l wraz z workami na śmieci, minimum 20 szt.,

p) regał z minimum 3 półkami,

q) szafka zamykana na klucz (do przechowywania rzeczy).

6) Wszystkie wykorzystane do aranżacji nowe, nieużywane lub nie noszące śladów użytkowania meble oraz urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej oraz spełniać zasady BHP, w szczególności nie mogą narażać na niebezpieczeństwo upadków, skaleczeń i innych obrażeń. Wykonawca przedstawi na żądanie Zamawiającego niezbędne dokumenty poświadczające spełnienie tego wymogu.

7) Wykonawca do obsługi stoiska Województwa Łódzkiego w trakcie prezentacji oferty regionu łódzkiego na targach zobowiązany jest zapewnić minimum 1 hostessę trzyjęzyczną ze znajomością języka niemieckiego oraz angielskiego (w tym język polski), Zamawiający w porozumieniu z wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy

pracy hostess przed rozpoczęciem prezentacji na targach, jednakże czas obsługi nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Do zadań hostess należało będzie x.xx. informowanie o prezentowanej ofercie, udzielanie informacji na temat samego województwa oraz zapraszanie do odwiedzania stoiska lub na wydarzenia towarzyszące.

8) Wykonawca w ramach organizacji udziału w targach zobowiązany jest zapewnić minimum 1 eksperta trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka niemieckiego oraz angielskiego. Zadaniem eksperta będzie udzielanie informacji z zakresu czynności prawno-finansowych dla potencjalnych, zainteresowanych nawiązaniem współpracy z przedstawicielami województwa łódzkiego w trakcie prezentacji oferty regionu łódzkiego na targach. Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy eksperta, jednakże czas obsługi nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę.

9) Wykonawca zaproponuje min. 3 działania zachęcające do odwiedzenia stoiska województwa łódzkiego podczas targów, z czego Zamawiający oczekuje, iż:

a) jednym z działań będzie degustacja produktu spożywczego z regionu województwa łódzkiego,

b) dwa działania będą działaniami typu: trendsettering, aktywna akwizycja itp.

Celem powyższych działań będzie zwiększenie możliwości nawiązania kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu. Zaproponowane działania zwiększą zainteresowanie prezentowanej oferty inwestycyjnej, uatrakcyjnią formułę prezentacji oraz wpłyną na pozytywny jej odbiór przez uczestników imprezy targowej. Zaproponowane działania powinny cechować się unikalnością oraz budować zaangażowanie wśród potencjalnych odbiorców oferty.

10) Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę techniczną składającą się z co najmniej jednej osoby będącej do dyspozycji Zamawiającego w trakcie targów. Zamawiający wymaga aby osoba do obsługi technicznej posiadała umiejętność obsługi co najmniej: przyłączy: elektrycznych, wod- kan, internetowych oraz urządzeń multimedialnych itd. Wykonawca pokryje koszty związane z zapewnieniem obsługi w tym: koszty transportu, ubezpieczenia oraz wejścia na teren targów.

11) Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.

12) Montaż zabudowy stoiska, w tym podłączenie prądu i montaż oświetlenia zakończy się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów, natomiast demontaż zabudowy stoiska rozpocznie się po zakończeniu targów.

13) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu wykonanie zabudowy powierzchni (opisanej w punkcie 1), bieżącą obsługę, naprawy, montaż i demontaż stoiska, jego transport oraz usługi sprzątania stoiska i wywozu śmieci.

14) Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia kosztów związanych z udziałem w targach ( bez pokrycia kosztów wynikających z rezerwacji powierzchni dokonanej przez Zamawiającego) dokonania czynności formalnych związanych z techniczno- organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem lub przedstawicielstwem w Polsce) oraz inne niezbędne do prezentacji na targach. Wykonawca w ofercie uwzględni różnice w przyłączach prądowych.

15) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprawność wszystkich przyłączy i urządzeń, znajdujących się na wyposażeniu stoiska oraz kompletność elementów wyposażenia stoiska przez cały okres trwania targów.

16) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania informacji i pomocy w zakresie obsługi technicznej stoiska, w szczególności obsługi wyposażenia zapewnianego przez Wykonawcę oraz do niezwłocznego usuwania wszelkich awarii i usterek, zgłoszonych przez Zamawiającego powstałych w obrębie stoiska (włącznie z wymianą wadliwych lub uszkodzonych elementów) - niezależnie od przyczyny powstałej awarii/usterki.

17) Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie korzystania ze stoiska przez Zamawiającego.

18) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie estetycznego wystroju stoiska i jego bieżące sprzątanie.

19) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska ani jego elementów do promowania innych wydarzeń, firm lub osób nie związanych z celami i wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia w sposób umożliwiający identyfikację co do wykonania niniejszego zamówienia.

Etap V: Organizacja udziału uczestników misji w programie konferencyjnym targów Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego rezerwacja terminu w programie konferencyjnym targów oraz zapewnienie sali konferencyjnej z zapleczem technicznym u organizatora targów. Udział w programie konferencyjnym ma na celu prezentację atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej województwa łódzkiego oraz nawiązanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Wykonawca przygotuje projekt udziału w programie konferencyjnym targów. Minimalny zakres projektu:

a) opis/założenia oraz metoda zorganizowania,

b) propozycja konferansjera,

c) propozycja specjalisty posiadającego wiedzę na temat możliwości nawiązania współpracy MŚP z regionu łódzkiego z zagranicznym inwestorem na terenie województwa łódzkiego oraz znającego przepisy prawno-finansowe nawiązywania współpracy,

d) agenda (na etapie realizacji zamówienia zgodna z koncepcją merytoryczną zaakceptowaną przez Zamawiającego oraz bieżące jej aktualizowanie),

e) Projekt musi uwzględniać poniższe sugestie Zamawiającego:

i) Wykonawca zobowiązany jest zorganizować udział w programie w pierwszym dniu targów,

ii) projekt będzie zakładał wystąpienia max 5 przedstawicieli przedsiębiorstw sektora MŚP z województwa łódzkiego prezentujących ofertę gospodarczą regionu podczas targów,

iii) zakres merytoryczny powinien być dopasowany zarówno do grup docelowych, charakteru targów jak również obejmować ofertę Województwa Łódzkiego,

2) Wykonawca zapewni salę konferencyjną u organizatorów targów w pobliżu hali, w której znajdować się będzie stoisko Województwa Łódzkiego. Sala konferencyjna musi posiadać zaplecze techniczne, na które składać się będzie co najmniej: podest, mównica, stół prezydialny pokryty suknem, dekoracja kwiatowa stołów (jeden bukiet na stół), krzesła, rzutnik multimedialny, ekran, przenośny komputer, pilot do prezentacji, 1 mikrofon bezprzewodowy, nagłośnienie dostosowane do powierzchni i planowanej ilości gości, dostęp do Internetu umożliwiający wyświetlanie podczas prezentacji materiałów on-line, obsługa techniczna, krzesła dla gości. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu lokalizacji Sali konferencyjnej celem uzyskania akceptacji.

3) Zapewnienie obecności konferansjera oraz dokonanie wszelkich formalności związanych z jego obecnością (w tym: zapewnienie miejsca noclegowego, transportu na miejsce odbywania się targów i inne niezbędne do udziału w seminarium). Powyższe umiejętności zostaną potwierdzone w portfolio i dostarczone Zamawiającemu na etapie realizacji zamówienia. Portfolio będzie zawierało co najmniej udokumentowane informacje nt. doświadczenia zawodowego (min. 3-letniego).

4) Zapewnienie obecności specjalisty oraz dokonanie wszelkich formalności związanych z jego obecnością (w tym: zapewnienie miejsca noclegowego, transportu na miejsce odbywania się targów i inne niezbędne do udziału w seminarium). Powyższe umiejętności zostaną potwierdzone w portfolio dostarczone Zamawiającemu na etapie realizacji zamówienia. Portfolio będzie zawierało co najmniej udokumentowane informacje nt.

wykształcenia, oraz doświadczenia zawodowego (min. 3-letniego) w zakresie tematyki poruszanej podczas seminarium.

5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia udziału w seminarium zagranicznych odbiorców oferty województwa łódzkiego prezentowanej podczas targów tj.: kontrahentów, inwestorów, przedstawicieli izb przemysłowych, przedstawiciele jednostek rządowych itp., potencjalnie zainteresowanych nawiązaniem współpracy z przedstawicielami województwa łódzkiego, prezentującymi ofertę inwestycyjną regionu.

CZĘŚĆ 2

Udział w targach Expo Real w Monachium

To największe targi inwestycyjne w Europie. Ostatnia edycja potwierdziła wiodące znaczenie targów w światowej branży nieruchomości. Na podkreślenie zasługuje fakt, że niemal wszyscy odwiedzający to profesjonaliści bezpośrednio związani z rynkiem inwestycji i nieruchomości. Organizowane od 1998 roku stały się najważniejszą platformą biznesu dla międzynarodowego sektora nieruchomości i inwestycji. Na targach wystawiają się firmy, samorządy, organizacje i dostawcy usług zajmujący się rozwojem, finansowaniem, realizacją, marketingiem i użytkowaniem wszelkiego rodzaju nieruchomości. Odwiedzający dowiedzą się o korzyściach wynikających z lokaty kapitału w województwie łódzkim. W ofercie na targi EXPO REAL podkreślony zostanie potencjał gospodarczy regionu: partnerstwo poważnych inwestorów z branży logistycznej, przemysłowej czy rolno-spożywczej. Udział w targach ma na celu prezentację atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej województwa łódzkiego ze szczególnym uwzględnieniem specjalizacji regionalnych oraz nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu. Obecność na targach ma umożliwić przedstawicielom regionu łódzkiego nawiązanie współpracy gospodarczej z międzynarodowym inwestorami z kluczowych branż dla rozwoju województwa łódzkiego. Oferta będzie prezentowana w celu pozyskania partnerów z branż: budowlanej, innowacyjnego rolnictwa i przetwórstwa, logistyki, energetyki i odnawialnych źródeł energii oraz informatyki i telekomunikacji. Targi Expo Real dają możliwość dotarcia do szerokiego grona potencjalnych inwestorów i partnerów, którzy gwarantują współpracę na wysokim, zaawansowanym poziomie technologicznym oraz umożliwią bezpośredni wpływ na wzrost konkurencyjności i rozwój przedsiębiorstw z województwa łódzkiego. To z powodu wyselekcjonowanego grona odbiorców oferty prezentowanej przez wystawców na targi Expo Real przyciągają tłumy - w ostatnich edycjach wzięło udział prawie 2 tys. wystawców i 40 tys. odwiedzających z ponad 70 krajów świata. Od kilku lat w każdej edycji bierze udział kilkudziesięciu polskich wystawców, plasując nasz kraj w czołówce wystawców spoza Niemiec. Relacje z wydarzenia przekazuje ponad 1000 dziennikarzy akredytowanych z całego świata.

Minimalny zakres realizacji:

• Termin odbywania się targów to 4 - 6.10.2017 r.,

• powierzchnia stoiska na targach 30 m2,

• udział maksymalnie 7 osób,

Etap I: Przygotowanie i realizacja działań promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach Expo Real w Monachium.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, opracowanie koncepcji strategicznej kampanii promocyjnej dla każdego z wydarzeń, z terminem realizacji 7 dni od dnia podpisania umowy oraz przeprowadzenie kampanii promocyjnej zgodnie z zaproponowaną koncepcją w terminie 14 dni przed targami, w ich trakcie oraz 7 dni po terminie danych targów. Zakres obowiązków Wykonawcy:

4) Przekaz kampanii powinien:

a) wykorzystywać standardowe i niestandardowe formy komunikacji,

b) angażować grupy docelowe do wzięcia udziału w targach oraz do nawiązania współpracy międzynarodowej

c) być spójny i adekwatny do grup docelowych w kontekście poszczególnych targów i ich specjalizacji regionalnych

d) proponować różnorodne dziania reklamowe w mediach.

5) Wszystkie elementy składające się na kampanię powinny być ze sobą spójne na każdym etapie realizacji usługi.

9) Działania marketingowe zorientowane powinny być na grupy docelowe także poprzez nastawienie na budowanie relacji bezpośrednich i tworzenie ambasadorów marki wśród przedstawicieli beneficjentów projektu (działania z obszaru B2B). Relacje te Zamawiający chce budować poprzez rekrutację jak i spotkanie z przedsiębiorcami z województwa łódzkiego. Spotkanie powinno być realizowane w centrum Łodzi. W wyniku spotkania, do wyjazdu na targi powinno zostać wyłonionych 5 firm (o danej specjalizacji regionalnej), z każdej po 1 przedstawicielu.

a) Celem tego spotkania będzie:

i) Wyposażenie przedsiębiorców w wiedzę i praktyczne narzędzia mające na celu analizę i diagnozę ich potencjału wewnętrznego, zewnętrznego, określenie ich pozycji rynkowej oraz wsparcie w zakresie określenia celów strategicznych mających na celu wzrost konkurencyjności na rynku międzynarodowym w kontekście udziału w planowanych wydarzeniach.

ii) Przekazanie wiedzy na temat potencjalnych rynków docelowych, w tym analiza aktów prawnych, procedur, zwyczajów, praktyk handlowych i innych zasad

warunkujących dostęp do poszczególnych rynków zbytu. Analiza poszczególnych rynków i wiedza dotycząca zasad, reguł, procedur, zwyczajów przyjętych za normy może w znacznym stopniu przyczynić się do wzrostu pozycji rynkowej w międzynarodowym środowisku gospodarczym (w odniesieniu do planowanych przedsięwzięć).

iv) Zbudowanie w świadomości uczestników misji i targów pożądanego wizerunku marki „Łódzkie Promuje”.

b) Zamawiający zapewnieni na spotkaniu obecność min. 15 maks 30 przedsiębiorców MŚP z województwa łódzkiego zainteresowanych udziałem w misji. Wszelkie obowiązki związane z rekrutacją uczestników należą do Zamawiającego. Jako dokumentację z przeprowadzonego spotkania Wykonawca dostarczy imienną listę obecności przedsiębiorców oraz przygotuje dokumentację fotograficzną (min 10 zdjęć) ze spotkania. Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi spotkanie w terminie co najmniej 30 dni przed datą misji. Czas trwania spotkania: min. 4 godziny maks. 6 godzin. Konkretne ramy czasowe będą ustalane w porozumieniu z Zamawiającym. Propozycja terminu Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii Zamawiającego.

c) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę prowadzących posiadających odpowiednie kwalifikacje, którzy zrealizują zakładane cele spotkania. Spotkanie będzie podzielone na dwie części.

i) wykładowo-konwersacyjną; w tej części uczestnicy zostaną wyposażeni w konkretną wiedzę dotyczącą rynku docelowego. Prowadzący przedstawi uwarunkowania historyczne, prawne, podatkowe, gospodarcze, handlowe, zwyczaje, i inne kwestie organizacyjne dotyczące operowania na danym rynku, a które mogą mieć wpływ na możliwości nawiązania przez uczestników spotkania owocnych międzynarodowych kontaktów handlowych. Ta część spotkania będzie zawierała prezentację przedstawiona uczestnikom przez prowadzącego oraz

sesję pytań i odpowiedzi. Stosunek czasu trwania prezentacji do czasu trwania sesji pytań i odpowiedzi będzie wynosił 50%:50%.

d) Wykonawca zapewni salę szkoleniową/konferencyjną dostosowaną do ilości uczestników w centrum miasta Łodzi (obszar określony w uchwale Nr LVI/1069/05 Rady Miejskiej w Łodzi z dnia 26.10.2005 r. w sprawie Systemu Informacji Miejskiej w Łodzi – dokument dostępny pod adresem xxxx://xxx.xxxx.xxx.xxxx.xx/_xxxx.xxx?xxx0000) wraz z wyposażeniem, tj. rzutnikiem multimedialnym, ekranem, przenośnym komputerem, pilotem do prezentacji, flipchartem wraz kartonami i flamastrami (4 kolory), nagłośnieniem dostosowanym do powierzchni i planowanej ilości uczestników, bezprzewodowym dostępem do Internetu; miejscami parkingowymi dla wszystkich uczestników spotkania (parking bezpłatny dla uczestników); szatnią dla uczestników spotkania.

e) Wykonawca będzie zobowiązany do rozstawienia nośników promocyjnych Zamawiającego w miejscu odbywania się spotkania. Nośniki zostaną odebrane przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego lub miejsca przez niego wskazanego najpóźniej 1 dzień przed spotkaniem oraz zwrócone najpóźniej 1 dzień po skończonym spotkaniu.

f) Wykonawca zapewnieni ciągłą przerwę kawową: świeżo parzona, gorąca kawa i herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna, kruche ciastka - min. 2 rodzaje, ok. 100 g/os, ciasta - min. 2 rodzaje, ok.150 g/os, woda mineralna niegazowana i gazowana, soki owocowe -min. 2 smaki, drobne kanapki - 4 szt./osoba. Liczba osób korzystających z przerwy kawowej podczas spotkania zostanie ustalona na

podstawie liczby uczestników z uwzględnieniem przedstawicieli (maks.3 osoby) Zamawiającego.

g) Wykonawca przygotuje materiały szkoleniowe dla każdego z uczestników spotkania (minimum: prezentacja, z miejscem przewidzianym na notatki). Materiały zostaną przedstawione Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej do 3 dni przed planowanym terminem spotkania.

h) Wykonawca przygotuje certyfikaty dla każdego z uczestników spotkania poświadczające udział w spotkaniu. Certyfikaty zostaną wręczone uczestnikom na zakończenie spotkania.

i) Wykonawca przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego do materiałów przygotowanych na potrzeby spotkania zgodnie z § 6 umowy.

j) Wykonawca zapewni wszelkie dodatkowe materiały wizualne, audio, papiernicze i inne niezbędne do przeprowadzenia obydwu części spotkania.

11) Zamawiający wymaga aby Wykonawca prowadził badania skuteczności podejmowanych działań reklamowych w formie raportów.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

a) Wykonawca zakupi/wykona materiały promocyjne zgodnie z poniższymi wytycznymi Zamawiającego:

i) Drażetki miętowe w okrągłym metalowym pudełku. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 3000 sztuk.

Drażetki: miętowe

Kolor pudełka: do wyboru przez Zamawiającego

Wymiar puszki: ø45x15 mm (+/- 5mm)

Ilość drażetek: 12 g (+/- 5g)

Nadruk na spodzie puszki: 1 kolor Pantone

Nadruk na wieczku puszki: 1 kolor Pantone

Opakowanie: jednostkowo foliowane folią termokurczliwą na gorąco, pakowane zbiorczo

w pudełko kartonowe,

Otwieranie: poprzez naciśnięcie wieczka, przy otwieraniu i zamykaniu wieczka wymagany charakterystyczny „klik”.

Ilość: 3000 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Materiał: bezkwasowy papier

Wymiar: 9x14cm

Ilość kartek: 192 strony

Oprawa: o zaokrąglonych rogach minimalnie wystających poza grzbiet kartek

Zamykanie: na gumkę w kolorze oprawy notatnika

Znakowanie: tłoczenie na okładkach do 70% powierzchni

Xxxxxx notesu: cztery różne kolory do wyboru przez Zamawiającego

Ilość: 300 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Etap II: Organizacja udziału Województwa Łódzkiego w targach Expo Real.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Opracowanie wstępnego, szczegółowego programu uczestnictwa Województwa Łódzkiego w targach pod względem merytorycznym i logistycznym dla wydarzenia. Przy opracowywaniu programu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności oraz umiejętności dotarcia do wskazanych powyżej grup docelowych oraz zorganizowania z nimi spotkań. Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania od przedsiębiorstw/podmiotów uczestniczących w targach sugestii dotyczących przedstawicieli grup docelowych, z którymi powinni się spotkać oraz tematyki, którą są zainteresowani. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić projekt programu w oparciu o ww. sugestie, który musi zyskać akceptację Zamawiającego. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

2) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności związanych z organizacją uczestnictwa Województwa Łódzkiego w targach w tym pokrycia wszelkich niezbędnych kosztów z tym związanych uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia.

w targów. Celem rozmów ma być x.xx.: nawiązanie kontaktów z parterami zagranicznymi, wzrost inwestycji zagranicznych czy też zwiększenie potencjału eksportowego firm z regionu łódzkiego. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przetłumaczonych na język polski materiałów zawierających charakter działalności jak i opis zagranicznych odbiorców oferty WŁ, z którymi spotkają się przedstawiciele WŁ podczas planowanego wydarzenia. Ponadto Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia przedsiębiorcom/uczestnikom targów minimalnego zakresu informacji: o specyfice firmy, specyfice oferowanych usług/produktów, zdolności produkcyjnej/zapotrzebowaniu, ilości nawiązanych kontaktów z partnerami zagranicznymi w ciągu ostatnich 5 lat, przedstawieniu kluczowych aspektów nawiązania współpracy (warunków, wymagań, rozwiązań formalnych). Zamawiający dopuszcza możliwość przekazania ww. informacji przedstawicielom WŁ za pośrednictwem poczty elektronicznej – korespondencja będzie również przekazywana do wiadomości Zamawiającego.

zobowiązany jest przygotować projekt zaproszenia (zgodnie z identyfikacją wizualną Województwa Łódzkiego) i przedstawić Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. Zaproszenie zostanie przygotowane w odpowiedniej wersji językowej wynikającej z potrzeb zapraszanego odbiorcy. Zobowiązany jest również do wysyłki zaproszeń, jednak w liczbie nie większej niż 300 zaproszeń. System Identyfikacji Wizualnej WŁ stanowi załącznik nr 1, kv projektu stanowi załącznik nr 3.

5) Wykonawca zaproponuje dodatkowe wydarzenie w ramach organizacji udziału Województwa Łódzkiego w targach, którego celem będzie promocja atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej WŁ ze szczególnym uwzględnieniem specjalizacji regionalnych jak również nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

6) Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z uczestnictwem osób biorących udział w targach w tym x.xx.: transport, ubezpieczenie, koszty uzyskania dokumentów umożliwiających pobyt na terytorium innego państwa (np wizy).

7) Wykonawca w ramach organizacji udziału w targach zobowiązany jest do zapewnienia obsługi minimum 1 tłumacza trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka niemieckiego oraz angielskiego.

8) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wejściówek dla wszystkich osób uczestniczących w prezentacji WŁ podczas targów. Wykonawca zapewni:

a) wejściówki na okres koordynacji zabudowy na potrzeby Zamawiającego,

b) maksimum 7 wejściówek dla „wystawcy” na potrzeby Zamawiającego,

10) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich niezbędnych formalności w ramach realizacji zamówienia dotyczących gromadzenia danych osobowych oraz postępowania zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych bądź też innym prawem obowiązującym na terenie Unii Europejskiej w ścisłej współpracy z Zamawiającym. Pełną odpowiedzialność za zarządzanie i ochronę danych osobowych w ramach realizacji zamówienia ponosi Wykonawca.

11) Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z realizacją etapu I – V w tym:

a) koszty transportu i ubezpieczenia (OC i NNW) wszelkich materiałów i zasobów ludzkich,

b) transportu oraz wejścia na teren targów osób oddelegowanych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji Etapu I - V.

13) Wykonawca będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia.

14) Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną z przebiegu wydarzenia.

16) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania z każdego dnia udziału w targach

„wiadomości” wraz z dokumentacją zdjęciową z odbywających się wydarzeń i przesyłanie ich tego samego dnia do Departamentu Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego na adres e-mail ustalony na etapie realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego i Wykonawcę.

17) Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego podmiotami wykonującymi inne działania w ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”.

Etap III: Usługi transportowe.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego realizacja usług transportowych

1) Transport:

a) materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu,

b) innych rzeczy niezbędnych do udziału w targach,

(przewóz lub wysyłka materiałów promocyjnych/rzeczy wszystkich uczestników wg. potrzeb (max 100 kg/uczestnika)) wraz z pokryciem kosztów ubezpieczenia oraz innych formalności. Materiały promocyjne/rzeczy wszystkich uczestników wg. potrzeb zostaną dostarczone przez Wykonawcę do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Po zakończeniu wydarzenia pozostałe materiały/ rzeczy wskazane powyżej, zostaną przez Wykonawcę przetransportowane z miejsca, w którym będzie odbywało się wydarzenie do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (xx. Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxx). Dostawa i odbiór materiałów nastąpi w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.

2) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu autokarem/busem/samolotem dla wszystkich osób uczestniczących w targach - przez cały okres ich trwania. Przy czym Zamawiający wymaga zapewnienia transportu maksymalnie w okresie dwóch dni przed i jednego po wydarzeniu. Transport swym zakresem będzie obejmował:

a) przewóz max 7 osób na trasie Łódź - hotel, w którym zostaną zapewnione noclegi.

Zamawiający przekaże informację Wykonawcy o lokalizacji hotelu

b) przewóz max 7 osób na trasie: hotel, w którym zostaną zapewnione noclegi – Łódź

c) dojazd z hotelu na miejsce odbywania się targów jak i powrót do hotelu z miejsca odbywania się targów,

3) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie OC i NNW wszystkim uczestnikom misji.

Etap IV: Kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługa, montaż i demontaż.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, obsługa, wykonanie, montaż i demontaż.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Wykonawca dokona rezerwacji powierzchni wystawienniczej w wielkości 30 m2 oraz pokryje koszty wynajmu powierzchni pod stoisko na terenie targów.

2) uszczegółowienie projektu stoiska, który uwzględniał będzie następujące elementy:

a) wielkość wynajmowanej powierzchni wystawienniczej na targach,

c) miejsca na ekspozycję materiałów informacyjno – promocyjnych,

d) miejsce do przeprowadzenia rozmów (co najmniej 6 - 8 miejsc siedzących),

e) zaplecze stoiska (minimum 3 m2), którego wyposażenie stanowić będą co najmniej następujące elementy:

i) lodówka 135 l (wys. od 80 do 110 cm, pozostałe wymiary to ok. 50cm x 64cm),

ii) zlewozmywak z odpływem wodno-kanalizacyjnym oraz kranem z doprowadzoną ciepłą i zimną wodą,

iii) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

iv) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l,

v) regał z minimum 3 półkami,

vi) szafka zamykana na klucz (do przechowywania rzeczy),

f) miejsce na prezentację oferty 5 przedstawicieli przedsiębiorstw MŚP/jednostek prezentujących swój potencjał gospodarczy/inwestycyjny.

3) Projekt stoiska musi być zgodny z poniższymi sugestiami Zamawiającego:

a) w pełni autorski oraz zgodny z wytycznymi organizatora targów,

c) wizualizacja graficzna musi być zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego stanowiącym Załącznik nr 1 oraz kv projektu stanowiącym Załącznik nr 3,

4) Wykonawca wykonując stoisko zgodnie z projektem, zobowiązany jest uwzględnić wszelkie wymagania organizacyjno-techniczne organizatora targów lub przedstawicielstwa targów w Polsce, w tym wymagania w zakresie instalacji wodno- kanalizacyjnej i elektrycznej,

5) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostęp do bezprzewodowego Internetu przez cały czas trwania targów. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia:

• osobnego SSID,

• możliwości podłączenia minimum 50 użytkowników jednocześnie do punktu dostępowego,

• minimum 3 Mb download i 1 Mb upload/na jednego użytkownika

• dostępu do sieci zabezpieczony kluczem co najmniej WPA2,

6) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyposażenia zaplecza stoiska – zgodnie z projektem oraz wytycznymi Zamawiającego, na które składać się będą co najmniej następujące elementy:

a) lodówka 135 l (wys. od 80 do 110 cm, pozostałe wymiary to ok. 50cm x 64cm),

b) nowy/sprawny czajnik elektryczny,

c) sprawny ekspres do kawy,

d) zlewozmywak z odpływem wodno-kanalizacyjnym oraz kranem z doprowadzoną ciepłą i zimną wodą,

e) płyn do zmywania (1 l) i gąbki do mycia (max. 5 sztuk),

f) 8 rolek papierowych ręczników,

g) komplet naczyń do kawy i herbaty wielokrotnego użytku (zestaw na 24 osoby). W zestawie powinno znajdować się: dwadzieścia cztery identyczne filiżanki,

dwadzieścia cztery identyczne podstawki, dwadzieścia cztery identyczne łyżeczki, wykonane z dowolnego materiału z wyłączeniem papieru, tworzyw sztucznych oraz aluminium, w kolorze dowolnym pasującym do wystroju stoiska;

i) 150 plastikowych, jednorazowych kubków do wody o pojemności min. 0,33 l,

m) 2 noże; dostarczone w stanie nadającym się do użytkowania, tj. umyte, naostrzone, niezardzewiałe/niezaśniedziałe;

n) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

o) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l wraz z workami na śmieci, minimum 20 szt.,

p) regał z minimum 3 półkami,

q) szafka zamykana na klucz (do przechowywania rzeczy).

7) Wszystkie wykorzystane do aranżacji nowe, nieużywane lub nie noszące śladów użytkowania meble oraz urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej oraz spełniać zasady BHP, w szczególności nie mogą narażać na niebezpieczeństwo upadków, skaleczeń i innych obrażeń. Wykonawca przedstawi na żądanie Zamawiającego niezbędne dokumenty poświadczające spełnienie tego wymogu.

8) Wykonawca do obsługi stoiska Województwa Łódzkiego w trakcie prezentacji oferty regionu łódzkiego na targach zobowiązany jest zapewnić minimum hostessę trzyjęzyczną ze znajomością języka niemieckiego oraz angielskiego (w tym język polski), Zamawiający w porozumieniu z wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy hostess przed rozpoczęciem prezentacji na targach, jednakże czas obsługi nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Do zadań hostess należało będzie x.xx. informowanie o prezentowanej ofercie, udzielanie informacji na temat samego województwa oraz zapraszanie do odwiedzania stoiska lub na wydarzenia towarzyszące.

9) Wykonawca w ramach organizacji udziału w targach zobowiązany jest zapewnić minimum 1 eksperta trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka niemieckiego oraz angielskiego. Zadaniem eksperta będzie udzielanie informacji z zakresu czynności prawno-finansowych dla potencjalnych, zainteresowanych nawiązaniem współpracy z przedstawicielami województwa łódzkiego w trakcie prezentacji oferty regionu łódzkiego na targach. Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy eksperta, jednakże czas obsługi nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę.

10) Wykonawca zaproponuje min. 3 działania zachęcające do odwiedzenia stoiska województwa łódzkiego podczas targów, z czego Zamawiający oczekuje, iż:

a) jednym z działań będzie degustacja produktu spożywczego z regionu województwa łódzkiego,

b) dwa działania będą działaniami typu: trendsettering, aktywna akwizycja itp.

11) Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę techniczną składającą się z co najmniej jednej osoby będącej do dyspozycji Zamawiającego w trakcie targów. Zamawiający wymaga aby osoba do obsługi technicznej posiadała umiejętność obsługi co najmniej: przyłączy: elektrycznych, wod- kan, internetowych oraz urządzeń multimedialnych itd. Wykonawca pokryje koszty związane z zapewnieniem obsługi w tym: koszty transportu, ubezpieczenia oraz wejścia na teren targów.

12) Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.

13) Montaż zabudowy stoiska, w tym podłączenie prądu i montaż oświetlenia zakończy się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów, natomiast demontaż zabudowy stoiska rozpocznie się po zakończeniu targów.

14) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu wykonanie zabudowy powierzchni (opisanej w punkcie 1), bieżącą obsługę, naprawy, montaż i demontaż stoiska, jego transport oraz usługi sprzątania stoiska i wywozu śmieci.

15) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem lub przedstawicielstwem w Polsce) w tym x.xx. zgłoszenie na targi (w tym każdego z przedsiębiorstw), rezerwacja powierzchni, wpis do katalogu ( w tym: województwa i każdego z przedsiębiorstw) oraz inne niezbędne do prezentacji na targach. Wykonawca w ofercie uwzględni różnice w przyłączach prądowych.

16) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprawność wszystkich przyłączy i urządzeń, znajdujących się na wyposażeniu stoiska oraz kompletność elementów wyposażenia stoiska przez cały okres trwania targów.

17) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania informacji i pomocy w zakresie obsługi technicznej stoiska, w szczególności obsługi wyposażenia zapewnianego przez Wykonawcę oraz do niezwłocznego usuwania wszelkich awarii i usterek, zgłoszonych przez Zamawiającego powstałych w obrębie stoiska (włącznie z wymianą wadliwych lub uszkodzonych elementów) - niezależnie od przyczyny powstałej awarii/usterki.

18) Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie korzystania ze stoiska przez Xxxxxxxxxxxxx.

19) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie estetycznego wystroju stoiska i jego bieżące sprzątanie.

20) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska ani jego elementów do promowania innych wydarzeń, firm lub osób nie związanych z celami i wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia w sposób umożliwiający identyfikację co do wykonania niniejszego zamówienia.

Etap V: Organizacja udziału uczestników targów w programie konferencyjnym targów. Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego rezerwacja terminu w programie konferencyjnym targów oraz zapewnienie sali konferencyjnej z zapleczem technicznym u organizatora targów. Udział w programie konferencyjnym ma na celu prezentację atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej województwa łódzkiego oraz nawiązanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Wykonawca przygotuje projekt udziału w programie konferencyjnym targów. Minimalny zakres projektu:

a) opis/założenia oraz metoda zorganizowania,

b) propozycja konferansjera,

d) agenda (na etapie realizacji zamówienia zgodna z koncepcją merytoryczną zaakceptowaną przez Zamawiającego oraz bieżące jej aktualizowanie),

e) Projekt musi uwzględniać poniższe sugestie Zamawiającego:

i) Wykonawca zobowiązany jest zorganizować udział w programie w pierwszym dniu targów,

ii) projekt będzie zakładał wystąpienia max 5 przedstawicieli przedsiębiorstw sektora MŚP z województwa łódzkiego prezentujących ofertę gospodarczą regionu podczas targów,

iii) zakres merytoryczny powinien być dopasowany zarówno do grup docelowych, charakteru targów jak również obejmować ofertę Województwa Łódzkiego,

2) Wykonawca zapewni salę konferencyjną u organizatorów targów w hali, w której znajdować się będzie stoisko Województwa Łódzkiego. Sala konferencyjna musi posiadać zaplecze techniczne, na które składać się będzie co najmniej: podest, mównica, stół prezydialny pokryty suknem, dekoracja kwiatowa stołów (jeden bukiet na stół), krzesła, rzutnik multimedialny, ekran, przenośny komputer, pilot do prezentacji, 1 mikrofon bezprzewodowy, nagłośnienie dostosowane do powierzchni i planowanej ilości gości, dostęp do Internetu umożliwiający wyświetlanie podczas prezentacji materiałów on-line, obsługa techniczna, krzesła dla gości. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu lokalizacji Sali konferencyjnej celem uzyskania akceptacji.

zamówienia. Portfolio będzie zawierało co najmniej udokumentowane informacje nt. wykształcenia, oraz doświadczenia zawodowego (min. 3-letniego) w zakresie tematyki poruszanej podczas seminarium.

Targi i misje na terenie Chin

CZEŚĆ 3

Misja gospodarcza Województwa Łódzkiego do Chin na Forum Biznesu i Współpracy Technologicznej UE – Chiny – Chengdu.

Forum Biznesu i Współpracy technologicznej UE – Chiny – Chengdu jest wydarzeniem corocznym, po raz pierwszy zorganizowanym w 2005 r. Stanowi platformę współpracy między Chinami a krajami Unii Europejskiej. Głównymi adresatami wydarzenia są przedsiębiorcy reprezentujący następujące branże: biofarmaceutyka, ochrona środowiska, IT i transfer technologii, motoryzacja i lotnictwo. Międzynarodowy zasięg Forum oraz jego prestiż w Chinach umożliwiają nawiązanie szerokich kontaktów, co sprzyja budowaniu sieci międzynarodowej współpracy gospodarczej. Chengdu, zgodnie z decyzją Chińskiego Rządu Centralnego, staje się kolebką innowacji w rejonie Chin Zachodnich, pozwala to na postawienie tezy, iż dzięki udziałowi w Forum innowacyjne firmy z regionu łódzkiego znajdą zaawansowanych technologicznie partnerów, co dodatkowo przyczyni się do rozwoju przedsiębiorstw.

Minimalny zakres realizacji:

• Termin odbywania się Forum to IV kwartał 2017 roku, przy czym Zamawiający zobowiązuje się do poinformowania Wykonawcy o terminie odbywania się Forum najpóźniej na 3 miesiące przed jego rozpoczęciem,

• powierzchnia stoiska na targach 9 m2,

• zakup wiz,

• udział maksymalnie 7 osób,

• zapewnienie transportu samolotem dla wszystkich uczestników misji,

• transport materiałów promocyjnych,

Etap I: Przygotowanie i realizacja działań promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w misji gospodarczej Województwa Łódzkiego do Chin na Forum Biznesu i Współpracy Technologicznej UE – Chiny – Chengdu.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

4) Przekaz kampanii powinien:

a) wykorzystywać standardowe i niestandardowe formy komunikacji,

b) angażować grupy docelowe do wzięcia udziału w targach oraz do nawiązania współpracy międzynarodowej,

c) być spójny i adekwatny do grup docelowych w kontekście przedmiotowych targów i ich specjalizacji regionalnych,

d) proponować różnorodne dziania reklamowe w mediach.

5) Wszystkie elementy składające się na kampanię powinny być ze sobą spójne na każdym etapie realizacji usługi.

media lokalne (prasa branżowa, a ponadto radio i telewizja), reklama outdoorowa, druki reklamowe.

9) Działania marketingowe zorientowane powinny być na grupy docelowe także poprzez nastawienie na budowanie relacji bezpośrednich i tworzenie ambasadorów marki wśród przedstawicieli beneficjentów projektu (działania z obszaru B2B). Relacje te Zamawiający chce budować poprzez rekrutację jak i spotkanie z przedsiębiorcami z województwa łódzkiego. Spotkanie powinno być realizowane w centrum Łodzi. W wyniku spotkania, do wyjazdu na targi powinno zostać wyłonionych 5 firm (o danej specjalizacji regionalnej), z każdej po 1 przedstawicielu.

a) Celem tego spotkania będzie:

centrum zainteresowania stawia człowieka i jego potrzeby, łącząc je z tym, co jest technologicznie wykonalne. Główne cechy tej metodologii to innowacyjność oraz myślenie rozwiązaniami. Jest to nauka projektowania innowacyjnych produktów usług ułatwiających życie i wspomagających rozwój.

iv) Zbudowanie w świadomości uczestników misji i targów pożądanego wizerunku marki

„Łódzkie Promuje”.

d) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę prowadzących posiadających odpowiednie kwalifikacje, którzy zrealizują zakładane cele spotkania. Spotkanie będzie podzielone na dwie części.

g) Wykonawca zapewnieni ciągłą przerwę kawową: świeżo parzona, gorąca kawa i herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna, kruche ciastka - min. 2 rodzaje, ok. 100 g/os, ciasta - min. 2 rodzaje, ok.150 g/os, woda mineralna niegazowana i gazowana, soki owocowe -min. 2 smaki, drobne kanapki - 4 szt./osoba. Liczba osób korzystających z przerwy kawowej podczas spotkania zostanie ustalona na podstawie liczby uczestników z uwzględnieniem przedstawicieli (maks.3 osoby) Zamawiającego.

i) Wykonawca przygotuje certyfikaty dla każdego z uczestników spotkania poświadczające udział w spotkaniu. Certyfikaty zostaną wręczone uczestnikom na zakończenie spotkania.

j) Wykonawca udzieli przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego do materiałów przygotowanych na potrzeby spotkania zgodnie z § 6 umowy.

k) Wykonawca zapewni wszelkie dodatkowe materiały wizualne, audio, papiernicze i inne niezbędne do przeprowadzenia obydwu części spotkania.

11) Zamawiający wymaga aby Wykonawca prowadził badania skuteczności podejmowanych działań reklamowych w formie raportów.

a) Wykonawca zakupi/wykona materiały promocyjne zgodnie z poniższymi wytycznymi Zamawiającego:

i) Drażetki miętowe w okrągłym metalowym pudełku. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 3000 sztuk.

Drażetki: miętowe

Kolor pudełka: do wyboru przez Zamawiającego

Wymiar puszki: ø45x15 mm (+/- 5mm)

Ilość drażetek: 12 g (+/- 5g)

Nadruk na spodzie puszki: 1 kolor Pantone

Nadruk na wieczku puszki: 1 kolor Pantone

Opakowanie: jednostkowo foliowane folią termokurczliwą na gorąco, pakowane zbiorczo

w pudełko kartonowe,

Otwieranie: poprzez naciśnięcie wieczka, przy otwieraniu i zamykaniu wieczka wymagany charakterystyczny „klik”.

Ilość: 3000 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt

spełniający wymogi

Materiał: bezkwasowy papier

Wymiar: 9x14cm

Ilość kartek: 192 strony

Oprawa: o zaokrąglonych rogach minimalnie wystających poza grzbiet kartek

Zamykanie: na gumkę w kolorze oprawy notatnika

Znakowanie: tłoczenie na okładkach do 70% powierzchni

Xxxxxx notesu: cztery różne kolory do wyboru przez Zamawiającego

Ilość: 300 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Etap II: Organizacja udziału Województwa Łódzkiego w misji.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, organizacja udziału Województwa Łódzkiego w misji.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

2) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności związanych z organizacją uczestnictwa Województwa Łódzkiego w misji w tym pokrycia

wszelkich niezbędnych kosztów z tym związanych, uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia.

3) Wykonawca zobowiązany jest do przesłania zaproszenia do potencjalnych odbiorców zainteresowanych ofertą gospodarczą województwa łódzkiego. W przygotowanym zaproszeniu Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć informacje o organizowanej misji, uczestnictwie w targach jak i ofercie przedsiębiorstw z sektora MŚP biorących udział w wydarzeniu. Wykonawca zobowiązany jest przygotować projekt zaproszenia (zgodnie z identyfikacją wizualną Województwa Łódzkiego) i przedstawić Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. Zaproszenie zostanie przygotowane w odpowiedniej wersji językowej wynikającej z potrzeb zapraszanego odbiorcy. Zobowiązany jest również do wysyłki zaproszeń, jednak w liczbie nie większej niż 300 zaproszeń. System Identyfikacji Wizualnej WŁ stanowi załącznik nr 1, kv projektu stanowi załącznik nr 3.

4) Wykonawca zaproponuje dodatkowe wydarzenie w ramach organizacji udziału Województwa Łódzkiego w misji, którego celem będzie promocja atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej WŁ ze szczególnym uwzględnieniem specjalizacji regionalnych jak również nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

5) Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z uczestnictwem osób biorących udział w misji w tym x.xx.: transport, ubezpieczenie, koszty uzyskania dokumentów umożliwiających pobyt na terytorium innego państwa (np wizy).

6) Wykonawca w ramach organizacji udziału w misji zobowiązany jest do zapewnienia obsługi minimum 1 tłumacza trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka chińskiego oraz angielskiego. Zamawiający w porozumieniu z Wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy tłumacza, jednakże czas obsługi tłumaczeniowej nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Wykonawca gwarantuje, że zlecone tłumaczenia będą wykonywane z należytą starannością, zasadami sztuki, etyką zawodową, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych czy nazewnictwa. Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w trakcie wykonywania umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie do celów związanych z realizacją umowy.

7) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wejściówek dla wszystkich osób uczestniczących w prezentacji WŁ podczas targów tj. do zapewnienia maksimum 7 wejściówek na potrzeby Zamawiającego.

8) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczania na: materiałach, tablicach informacyjnych, ulotkach, broszurach, ogłoszeniach, zaproszeniach, programach, listach uczestników,

ankietach, elementach stoiska, materiałach elektronicznych (e-mail) itp. ciągu znaków (logo), informującego o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2

9) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich niezbędnych formalności w ramach realizacji zamówienia dotyczących gromadzenia danych osobowych oraz postępowania zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych bądź też innym prawem obowiązującym zarówno na terenie Chin jak i Unii Europejskiej w ścisłej współpracy z Zamawiającym. Pełną odpowiedzialność za zarządzanie i ochronę danych osobowych w ramach realizacji zamówienia ponosi Wykonawca.

10) Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z realizacją etapu I – IV w tym:

a) koszty transportu i ubezpieczenia ( OC i NNW) wszelkich materiałów i zasobów ludzkich,

b) transportu oraz wejścia na teren targów osób oddelegowanych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji Etapu I - IV.

11) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania dokumentu zawierającego informację o poniesionych kosztach udziału przedsiębiorców w targach, gdyż będzie on podstawą do wystawienia zaświadczeń dla przedsiębiorców o udzielonej pomocy de minimis w ramach projektu.

12) Wykonawca będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia.

13) Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną z przebiegu wydarzenia.

14) Wykonawca przygotuje oraz zbierze ankiety ewaluacyjne od wszystkich uczestników wyjazdu, prezentujące potencjał gospodarczy oraz inwestycyjny województwa łódzkiego. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej, spotkań, ocenę spełnienia oczekiwań .

15) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania z każdego dnia udziału w misji „newsów” wraz z dokumentacją zdjęciową z odbywających się wydarzeń i przesyłanie ich tego samego dnia do Departamentu Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego na adres e-mail ustalony na etapie realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego i Wykonawcę.

16) Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego podmiotami wykonującymi inne działania w ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”.

Etap III: Usługi transportowe.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego realizacja usług transportowych..

1) Transport:

a) materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu,

b) innych rzeczy niezbędnych do udziału misjach i targach,

a) transport max 7 osób na trasie lotnisko Chopin w Warszawie - lotnisko w Chengdu przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 30 godzin

b) transport max 7 osób na trasie lotnisko w Chengdu - lotnisko Chopin w Warszawie przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 30 godzin

c) przewóz max 7 osób na trasie: lotnisko w Chengdu – hotel w Chengdu, w którym zostaną zapewnione noclegi - Zamawiający przekaże informację Wykonawcy o lokalizacji hotelu

d) przewóz max 7 osób na trasie: hotel w Chengdu w którym zostaną zapewnione noclegi

– lotnisko w Chengdu,

e) dojazd z hotelu na miejsce odbywania się promocji jak i powrót do hotelu z miejsca odbywania się promocji,

f) dojazd z hotelu/miejsca odbywania się promocji lub innych wydarzeń do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego, jednakże z zastrzeżeniem odległości nie przekraczającej 30 km w promieniu hotelu/miejsca odbywania się prezentacji lub innych wydarzeń – przejazdy nie przekroczą łącznie odległości 200 km,

Przy czym w przypadku transportu samolotem Zamawiający wymaga aby lotnisko znajdowało się w odległości nie większej niż 250 km od Łodzi.

3) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie OC i NNW wszystkim uczestnikom targów.

Etap IV: Kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługa, montaż i demontaż.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, obsługa, wykonanie, montaż i demontaż.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Wykonawca dokona rezerwacji powierzchni wystawienniczej w wielkości 9 m2 oraz pokryje koszty wynajmu powierzchni pod stoisko na terenie targów.

2) Uszczegółowienie projektu stoiska, który uwzględniał będzie następujące elementy:

a) wielkość wynajmowanej powierzchni wystawienniczej na targach 9 m2,

c) miejsca na ekspozycję materiałów informacyjno – promocyjnych,

d) miejsce do przeprowadzenia rozmów (co najmniej 6 - 8 miejsc siedzących),

e) miejsce na prezentację oferty 5 przedstawicieli przedsiębiorstw MŚP/jednostek prezentujących swój potencjał gospodarczy/inwestycyjny.

3) Projekt stoiska musi być zgodny z poniższymi sugestiami Zamawiającego:

a) w pełni autorski oraz zgodny z wytycznymi organizatora targów,

c) wizualizacja graficzna musi być zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego stanowiącym Załącznik nr 1 oraz kv projektu stanowiącym Załącznik nr 3 ,

d) powinien zostać opracowany w sposób otwarty, dopasowany do specyfiki targów, ich odbiorców, przy czym Zamawiający wymaga x.xx. właściwego wyeksponowania

części, w której prowadzone będą rozmowy biznesowe oraz zapewnienia miejsca na prezentację oferty jednostek oraz przedsiębiorstw MŚP z województwa łódzkiego.

e) Wszystkie elementy zaproponowane w projekcie powinny być ciekawe, innowacyjne, wpisywać się w założenia strategiczne marki województwa łódzkiego oraz budować wizerunek województwa łódzkiego jako regionu ludzi otwartych, odważnych, kreatywnych, w którym klimat sprzyja twórczemu rozwijaniu pomysłów i postaw oraz wdrażaniu rozwiązań innowacyjnych i poprawiających jakość życia oraz którego istotnym elementami jest łączenie współczesności z tradycją, różnorodność, awangardowość oraz oryginalność rozwiązań.

5) Wykonawca zaproponuje min. 3 działania zachęcające do odwiedzenia stoiska województwa łódzkiego podczas targów, z czego Zamawiający oczekuje, iż:

a) jednym z działań będzie degustacja produktu spożywczego z regionu województwa łódzkiego,

b) dwa działania będą działaniami typu: trendsettering, aktywna akwizycja itp.

6) Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę techniczną składającą się z co najmniej jednej osoby będącej do dyspozycji Zamawiającego w trakcie targów. Zamawiający wymaga aby osoba do obsługi technicznej posiadała umiejętność obsługi co najmniej: przyłączy: elektrycznych, wod- kan, internetowych oraz urządzeń multimedialnych itd. Wykonawca pokryje koszty związane z zapewnieniem obsługi w tym: koszty transportu, ubezpieczenia oraz wejścia na teren targów.

7) Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.

8) Montaż zabudowy stoiska, w tym podłączenie prądu i montaż oświetlenia zakończy się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów, natomiast demontaż zabudowy stoiska rozpocznie się po zakończeniu targów.

9) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu wykonanie zabudowy powierzchni (opisanej w punkcie 1), bieżącą obsługę, naprawy, montaż i demontaż stoiska, jego transport oraz usługi sprzątania stoiska i wywozu śmieci.

10) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem lub przedstawicielstwem w Polsce) w tym x.xx. zgłoszenie na targi ( w tym każdego z przedsiębiorstw), rezerwacja powierzchni, wpis do katalogu ( w tym: województwa i każdego z przedsiębiorstw) oraz inne niezbędne do prezentacji na targach. Wykonawca w ofercie uwzględni różnice w przyłączach prądowych na terenie Chin.

11) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprawność wszystkich przyłączy i urządzeń, znajdujących się na wyposażeniu stoiska oraz kompletność elementów wyposażenia stoiska przez cały okres trwania targów.

12) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania informacji i pomocy w zakresie obsługi technicznej stoiska, w szczególności obsługi wyposażenia zapewnianego przez Wykonawcę oraz do niezwłocznego usuwania wszelkich awarii i usterek, zgłoszonych przez Zamawiającego powstałych w obrębie stoiska (włącznie z wymianą wadliwych lub uszkodzonych elementów) - niezależnie od przyczyny powstałej awarii/usterki.

13) Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie korzystania ze stoiska przez Xxxxxxxxxxxxx.

14) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie estetycznego wystroju stoiska i jego bieżące sprzątanie.

15) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska ani jego elementów do promowania innych wydarzeń, firm lub osób nie związanych z celami i wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia w sposób umożliwiający identyfikację co do wykonania niniejszego zamówienia.

CZĘŚĆ 4

Misja polegająca na promocji produktów spożywczych z województwa łódzkiego w Chinach Zachodnich – Chengdu.

Poprzez promocję produktów spożywczych z województwa łódzkiego w Chengdu Zamawiający

zamierza zwiększyć rozpoznawalność tych produktów wśród potencjalnych nabywców co w krótko i długofalowej perspektywie ma na celu zwiększenie poziomu eksportu przedsiębiorstw z

województwa łódzkiego. Jako nabywców traktować należy wszystkich przedstawicieli branży gastronomiczno-spożywczej, w tym: dystrybutorów i producentów produktów spożywczych, przedstawicieli sieci handlowych, detalistów, restauratorów i pracowników branży hotelarskiej, a także ostatecznych konsumentów. Ze względu na skomplikowane procedury fito-sanitarne należy skoncentrować się na produktach, które uzyskały dostęp do chińskiego rynku.

Minimalny zakres realizacji:

• Termin misji to czerwiec-lipiec 2017 roku,.

• czas trwania misji to 5 dni,

• udział maksymalnie 7 osób,

• zakup wiz,

• zapewnienie transportu samolotem dla uczestników misji,

• przygotowanie stoiska promocyjnego województwa łódzkiego,

• rekomendowane miejsce organizacji działań promocyjnych – centrum handlowe w Chengdu

• zapewnienie hostess z Chin,

• transport materiałów promocyjnych ( w tym artykułów spożywczych) do Chin oraz ich magazynowanie,

Etap I: Przygotowanie i realizacja działań promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w misji polegającej na promocji produktów spożywczych z województwa łódzkiego w Chinach Zachodnich – Chengdu .

Zakres obowiązków Wykonawcy:

2) Po opracowaniu ostatecznej wersji kampanii promocyjnej, zaakceptowanej przez Zamawiającego, Wykonawca przeprowadzi kampanię promocyjną Województwa Łódzkiego. Kampania promocyjna będzie przeprowadzona za pośrednictwem kanałów promocyjnych zagranicznych w Chinach.

4) Przekaz kampanii powinien:

a) wykorzystywać standardowe i niestandardowe formy komunikacji,

b) angażować grupy docelowe do nawiązania współpracy międzynarodowej,

c) być spójny i adekwatny do grup docelowych w kontekście wydarzenia i jego specjalizacji regionalnych,

d) proponować różnorodne dziania reklamowe w mediach.

5) Wszystkie elementy składające się na kampanię powinny być ze sobą spójne na każdym etapie realizacji usługi.

8) Wykonawca przedstawi szczegółowy harmonogram realizacji kampanii dla wydarzenia z uwzględnieniem planu mediowego w kontekście rekomendowanych kanałów komunikacji. Przy opracowywaniu harmonogramu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności oraz umiejętności dotarcia do wskazanych powyżej grup docelowych oraz zorganizowania z nimi spotkań. Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania od przedsiębiorstw/podmiotów uczestniczących w prezentacji sugestii dotyczących przedstawicieli grup docelowych, z którymi powinni się spotkać oraz tematyki, którą są zainteresowani. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić projekt harmonogramu w oparciu o ww. sugestie. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

9) Działania marketingowe zorientowane powinny być na grupy docelowe także poprzez nastawienie na budowanie relacji bezpośrednich i tworzenie ambasadorów marki wśród przedstawicieli beneficjentów projektu (działania z obszaru B2B). Relacje te Zamawiający chce budować poprzez rekrutację jak i spotkanie z przedsiębiorcami z województwa łódzkiego. Spotkanie powinno być realizowane w centrum Łodzi. W wyniku spotkania, do wyjazdu powinno zostać wyłonionych 5 firm (o danej specjalizacji regionalnej), z każdej 1 przedstawiciel.

a) Celem tego spotkania będzie:

iv) Zbudowanie w świadomości uczestników misji i targów pożądanego wizerunku marki

„Łódzkie Promuje”.

d) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę prowadzących posiadających odpowiednie kwalifikacje, którzy zrealizują zakładane cele spotkania. Spotkanie będzie podzielone na dwie części.

nagłośnieniem dostosowanym do powierzchni i planowanej ilości uczestników, bezprzewodowym dostępem do Internetu; miejscami parkingowymi dla wszystkich uczestników spotkania (parking bezpłatny dla uczestników); szatnią dla uczestników spotkania.

i) Wykonawca przygotuje certyfikaty dla każdego z uczestników spotkania poświadczające udział w spotkaniu. Certyfikaty zostaną wręczone uczestnikom na zakończenie spotkania.

j) Wykonawca przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego do materiałów przygotowanych na potrzeby spotkania zgodnie z § 6 umowy.

k) Wykonawca zapewni wszelkie dodatkowe materiały wizualne, audio, papiernicze i inne niezbędne do przeprowadzenia obydwu części spotkania.

11) Zamawiający wymaga aby Wykonawca prowadził badania skuteczności podejmowanych działań reklamowych w formie raportów.

dotyczących projektu np. publikacji, notatek prasowych, stron internetowych, e-mailingu, materiałów filmowych, materiałów promocyjnych, spotkań.

13) Zadaniem Wykonawcy będzie zakup/wykonanie materiałów promocyjnych jako elementu wspierającego organizację udziału w prezentacji. Zamawiający zaplanował, iż poniższe materiały promocyjne stanowić będą element wyposażenia stoiska na targach mający za zadanie zachęcić klienta zewnętrznego do nawiązania kontaktów z przedsiębiorcami z regionu łódzkiego. Ponadto każdy materiał poza jego funkcją reprezentacyjną pełni także rolę praktyczną co w połączeniu z oznaczeniami graficznymi UE sprzyja interakcji uczestników targów i staje się czynnikiem wspierającym kooperację międzynarodową. Zakres obowiązków Wykonawcy:

a) Wykonawca zakupi/wykona materiały promocyjne zgodnie z poniższymi wytycznymi Zamawiającego:

i) Drażetki miętowe w okrągłym metalowym pudełku. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 3000 sztuk.

Drażetki: miętowe

Kolor pudełka: do wyboru przez Zamawiającego

Wymiar puszki: ø45x15 mm (+/- 5mm)

Ilość drażetek: 12 g (+/- 5g)

Nadruk na spodzie puszki: 1 kolor Pantone

Nadruk na wieczku puszki: 1 kolor Pantone

Opakowanie: jednostkowo foliowane folią termokurczliwą na gorąco, pakowane zbiorczo

w pudełko kartonowe,

Otwieranie: poprzez naciśnięcie wieczka, przy otwieraniu i zamykaniu wieczka wymagany charakterystyczny „klik”.

Ilość: 3000 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Materiał: bezkwasowy papier

Wymiar: 9x14cm

Ilość kartek: 192 strony

Oprawa: o zaokrąglonych rogach minimalnie wystających poza grzbiet kartek

Zamykanie: na gumkę w kolorze oprawy notatnika

Znakowanie: tłoczenie na okładkach do 70% powierzchni

Xxxxxx notesu: cztery różne kolory do wyboru przez Zamawiającego

Ilość: 300 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Etap II: Organizacja udziału Województwa Łódzkiego w misji polegającej na promocji produktów spożywczych z województwa łódzkiego w Chinach Zachodnich – Chengdu .

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, organizacja udziału Województwa Łódzkiego w misji polegającej na promocji produktów spożywczych z województwa łódzkiego w Chinach Zachodnich – Chengdu.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Opracowanie wstępnego, szczegółowego programu uczestnictwa Województwa Łódzkiego w misji pod względem merytorycznym i logistycznym. Przy opracowywaniu programu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności oraz umiejętności dotarcia do wskazanych powyżej grup docelowych oraz zorganizowania z nimi spotkań. Wykonawca zobowiązany będzie do uzyskania od przedsiębiorstw/podmiotów uczestniczących w misji sugestii dotyczących przedstawicieli grup docelowych, z którymi powinni się spotkać oraz tematyki, którą są zainteresowani. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić projekt programu w oparciu o ww. sugestie, który musi zyskać akceptację Zamawiającego. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

2) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności związanych z organizacją misji Województwa Łódzkiego w tym pokrycia wszelkich niezbędnych kosztów z tym związanych uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia.

w ramach targów. Celem rozmów ma być x.xx.: nawiązanie kontaktów z parterami zagranicznymi, wzrost inwestycji zagranicznych czy też zwiększenie potencjału eksportowego firm z regionu łódzkiego. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia przetłumaczonych na język polski materiałów zawierających charakter działalności jak i opis zagranicznych odbiorców oferty WŁ, z którymi spotkają się przedstawiciele WŁ podczas

planowanego wydarzenia. Ponadto Zamawiający wymaga od Wykonawcy dostarczenia przedsiębiorcom/uczestnikom misji minimalnego zakresu informacji: o specyfice firmy, specyfice oferowanych usług/produktów, zdolności produkcyjnej/zapotrzebowaniu, ilości nawiązanych kontaktów z partnerami zagranicznymi w ciągu ostatnich 5 lat, przedstawieniu kluczowych aspektów nawiązania współpracy (warunków, wymagań, rozwiązań formalnych). Zamawiający dopuszcza możliwość przekazania ww. informacji przedstawicielom WŁ za pośrednictwem poczty elektronicznej – korespondencja będzie również przekazywana do wiadomości Zamawiającego.

4) Wykonawca zobowiązany jest do przesłania zaproszenia do potencjalnych odbiorców zainteresowanych ofertą gospodarczą województwa łódzkiego. W przygotowanym zaproszeniu Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć informacje o organizowanej misji jak i ofercie przedsiębiorstw z sektora MŚP biorących udział w wydarzeniu. Wykonawca zobowiązany jest przygotować projekt zaproszenia (zgodnie z identyfikacją wizualną Województwa Łódzkiego) i przedstawić Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. Zaproszenie zostanie przygotowane w odpowiedniej wersji językowej wynikającej z potrzeb zapraszanego odbiorcy. Zobowiązany jest również do wysyłki zaproszeń, jednak w liczbie nie mniejszej niż 150 i nie większej niż 300 zaproszeń. System Identyfikacji Wizualnej WŁ stanowi załącznik nr 1, kv projektu stanowi załącznik nr 3.

5) Wykonawca zaproponuje dodatkowe wydarzenie w ramach organizacji misji Województwa Łódzkiego, którego celem będzie promocja atrakcyjności gospodarczej i inwestycyjnej WŁ ze szczególnym uwzględnieniem specjalizacji regionalnych, jak również nawiązywanie kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

7) Wykonawca w ramach organizacji misji zobowiązany jest do zapewnienia obsługi minimum

1 tłumacza trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka chińskiego oraz angielskiego. Zamawiający w porozumieniu z wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy tłumacza, jednakże czas obsługi tłumaczeniowej nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Wykonawca gwarantuje, że zlecone tłumaczenia będą wykonywane z należytą starannością, zasadami sztuki, etyką zawodową, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych czy nazewnictwa. W przypadku, gdy Zamawiający będzie niezadowolony z wykonania usługi przez konkretnego tłumacza zapewnionego przez Wykonawcę, ma prawo odmówić w przyszłości korzystania z

usług przez niego świadczonych. Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w trakcie wykonywania umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie do celów związanych z realizacją umowy.

8) Wykonawca do obsługi stoiska promocyjnego Województwa Łódzkiego w trakcie prezentacji oferty regionu łódzkiego zobowiązany jest zapewnić minimum 3 hostessy ze znajomością języka chińskiego oraz angielskiego. Zamawiający w porozumieniu z wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy hostess, jednakże czas obsługi nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Do zadań hostess należało będzie x.xx. informowanie o prezentowanej ofercie, udzielanie informacji na temat samego województwa oraz zapraszanie do odwiedzania stoiska lub na wydarzenia towarzyszące.

9) Wykonawca w ramach organizacji misji zobowiązany jest zapewnić minimum 1 spotkanie z ekspertem z zakresu branży spożywczej (posiadający minimum trzyletnie doświadczenie biznesowe na rynku chińskim poświadczone odpowiednimi dokumentami). Zadaniem eksperta będzie udzielanie informacji z zakresu zagadnień: prawno-finansowych, fito- sanitarnych, praktycznych aspektów prowadzenia działalności na rynku chińskim (zagrożeń oraz zalet). W ramach organizacji spotkania Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali szkoleniowej/konferencyjnej w mieście Chengdu dostosowanej do ilości uczestników wraz z wyposażeniem, tj. rzutnikiem multimedialnym, ekranem, przenośnym komputerem, pilotem do prezentacji, flipchartem wraz kartonami i flamastrami (4 kolory), nagłośnieniem dostosowanym do powierzchni i planowanej ilości uczestników, bezprzewodowym dostępem do Internetu;

10) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczania na: materiałach, tablicach informacyjnych, ulotkach, broszurach, ogłoszeniach, zaproszeniach, programach, listach uczestników, ankietach, elementach stoiska, materiałach elektronicznych (e-mail) itp. ciągu znaków (logo), informującego o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2

11) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich niezbędnych formalności w ramach realizacji zamówienia dotyczących gromadzenia danych osobowych oraz postępowania zgodnie z Ustawą o Ochronie Danych Osobowych bądź też innym prawem obowiązującym na terenie Chin w ścisłej współpracy z Zamawiającym. Pełną odpowiedzialność za zarządzanie i ochronę danych osobowych w ramach realizacji zamówienia ponosi Wykonawca.

12) Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z realizacją etapu I – IV w tym:

a) koszty transportu i ubezpieczenia (OC i NNW) wszelkich materiałów i zasobów ludzkich,

b) transportu osób oddelegowanych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji Etapu I

- IV.

13) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania dokumentu zawierającego informację o poniesionych kosztach udziału przedsiębiorców w misji gdyż będzie on podstawą do wystawienia zaświadczeń dla przedsiębiorców o udzielonej pomocy de minimis w ramach projektu.

14) Wykonawca będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia.

15) Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną z przebiegu wydarzenia.

16) Wykonawca przygotuje oraz zbierze ankiety ewaluacyjne od wszystkich uczestników wyjazdu, prezentujące potencjał gospodarczy oraz inwestycyjny województwa łódzkiego. Ankiety muszą zawierać informacje dotyczące oceny organizacji wyjazdu, ocenę przydatności praktycznej, spotkań, ocenę spełnienia oczekiwań .

17) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania z każdego dnia udziału w misji „wiadomości” wraz z dokumentacją zdjęciową z odbywających się wydarzeń i przesyłanie ich tego samego dnia do Departamentu Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego na adres e-mail ustalony na etapie realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego i Wykonawcę.

18) Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego podmiotami wykonującymi inne działania w ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”.

Etap III: Usługi transportowe i magazynowania.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego realizacja usług transportowych, w ramach udziału Województwa Łódzkiego w misji.

1) Transport:

a) materiałów promocyjnych (w tym artykułów spożywczych) na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu,

b) innych rzeczy niezbędnych do udziału misji,

(przewóz lub wysyłka materiałów promocyjnych/rzeczy wszystkich uczestników wg. potrzeb (max 100 kg/uczestnika)) wraz z pokryciem kosztów ubezpieczenia oraz innych formalności. Materiałypromocyjne/rzeczy wszystkich uczestników wg. potrzeb zostaną dostarczone przez Wykonawcę do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Po zakończeniu wydarzenia pozostałe materiały/ rzeczy wskazane powyżej, zostaną przez Wykonawcę przetransportowane z miejsca, w którym będzie odbywało się wydarzenie do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (xx. Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxx). Dostawa i odbiór materiałów nastąpi w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.

2) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia powierzchni magazynowej dla transportowanych materiałów promocyjnych oraz innych rzeczy niezbędnych do udziału misji w tym: świeżych produktów spożywczych (wymagających zapewnienia odpowiednich warunków termicznych) o maksymalnej powierzchni 100 m2. Przy czym Zamawiający na etapie realizacji zamówienia określi czas, jednakże nie będzie on dłuższy niż 20 dni.

3) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu autokarem/busem/samolotem dla wszystkich osób uczestniczących w misji - przez cały okres jej trwania. Przy czym Zamawiający wymaga zapewnienia transportu maksymalnie w okresie dwóch dni przed i jednego po wydarzeniu. Transport swym zakresem będzie obejmował:

a) transport max 7 osób na trasie lotnisko Chopin w Warszawie - lotnisko w Chengdu przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 30 godzin

b) transport max 7 osób na trasie lotnisko w Chengdu - lotnisko Chopin w Warszawie przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 30 godzin

c) przewóz max 7 osób na trasie: lotnisko w Chengdu – hotel w Chengdu, w którym zostaną zapewnione noclegi Zamawiający przekaże informację Wykonawcy o lokalizacji hotelu

d) przewóz max 7 osób na trasie: hotel w Chengdu w którym zostaną zapewnione noclegi

– lotnisko w Chengdu,

e) dojazd z hotelu na miejsce odbywania się promocji jak i powrót do hotelu z miejsca odbywania się promocji,

4) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie OC i NNW wszystkim uczestnikom misji.

Etap IV: Kompleksowa organizacja stoiska promocyjnego w tym: projekt, wykonanie, obsługa, montaż i demontaż.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego kompleksowa organizacja stoiska promocyjnego województwa łódzkiego w tym: projekt, obsługa, wykonanie, montaż i demontaż.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Wykonawca złoży wniosek o uzyskanie pozwolenia na ekspozycję produktów prezentowanych na stoisku w hali przeznaczonej do ekspozycji produktów pochodzenia zagranicznego. Stoisko będzie usytuowane na początku lub po środku hali wystawienniczej o wielkości co najmniej 20 m2 jednak nie więcej niż 40 m2.

2) uszczegółowienie projektu stoiska, który uwzględniał będzie następujące elementy:

a) wielkość wynajmowanej powierzchni wystawienniczej to minimum 20 m2 a max 40 m2,

c) miejsca na ekspozycję materiałów informacyjno – promocyjnych,

d) miejsce do przeprowadzenia rozmów (co najmniej 6 - 8 miejsc siedzących),

e) zaplecze stoiska (minimum 3 m2), którego wyposażenie stanowić będą co najmniej następujące elementy:

i) lodówka 135 l (wys. od 80 do 110 cm, pozostałe wymiary to ok. 50cm x 64cm),

ii) zlewozmywak z odpływem wodno-kanalizacyjnym oraz kranem z doprowadzoną ciepłą i zimną wodą,

iii) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

iv) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l,

v) regał z minimum 3 półkami,

vi) szafka zamykana na klucz (do przechowywania rzeczy),

f) miejsce na prezentację oferty 5 przedstawicieli przedsiębiorstw MŚP/jednostek prezentujących swój potencjał gospodarczy/inwestycyjny.

3) Projekt stoiska musi być zgodny z poniższymi sugestiami Zamawiającego:

a) w pełni autorski oraz zgodny z wytycznymi organizatora targów,

b) stoisko musi być funkcjonalne, spójne i utrzymane w stylu nowoczesnym oraz być jednym z narzędzi budowania przewagi konkurencyjnej marki „Łódzkie Promuje”, której: idea brzmi: „pionier rozwiązań, które czynią życie przyjemniejszym, łatwiejszym i prostszym”, misją jest: „poprawiać jakość życia dzięki myśleniu projektowemu, które ma stać się zasadą działania”, wizja brzmi: „nowa Ziemia Obiecana dla kreatorów myślenia projektowego, nowoczesna reinterpretacja dziedzictwa historycznego regionu, które

łączy z przeszłością, jednocześnie rysując nowe wektory rozwojowe marki województwa w przyszłości”.

c) wizualizacja graficzna musi być zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego stanowiącym Załącznik nr 1 oraz kv projektu stanowiącym Załącznik nr 3,

d) powinien zostać opracowany w sposób otwarty, dopasowany do specyfiki wydarzenia, ich odbiorców, przy czym Zamawiający wymaga x.xx. właściwego wyeksponowania części, w której prowadzone będą rozmowy biznesowe oraz zapewnienia miejsca na prezentację oferty jednostek oraz przedsiębiorstw MŚP z województwa łódzkiego.

4) Wykonawca wykonując stoisko zgodnie z projektem, zobowiązany jest uwzględnić wszelkie wymagania organizacyjno-techniczne w tym wymagania w zakresie instalacji wodno-kanalizacyjnej i elektrycznej,

5) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dostęp do bezprzewodowego Internetu przez cały czas trwania wydarzenia. Wykonawca zobligowany jest do zapewnienia:

• osobnego SSID,

• możliwości podłączenia minimum 50 użytkowników jednocześnie do punktu dostępowego,

• minimum 3 Mb download i 1 Mb upload/na jednego użytkownika

• dostępu do sieci zabezpieczony kluczem co najmniej WPA2,

6) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyposażenia zaplecza stoiska – zgodnie z projektem oraz wytycznymi Zamawiającego, na które składać się będą co najmniej następujące elementy:

a) lodówka 135 l (wys. od 80 do 110 cm, pozostałe wymiary to ok. 50cm x 64cm),

b) nowy/sprawny czajnik elektryczny,

c) sprawny ekspres do kawy,

d) zlewozmywak z odpływem wodno-kanalizacyjnym oraz kranem z doprowadzoną ciepłą i zimną wodą,

e) płyn do zmywania (1 l) i gąbki do mycia (max. 5 sztuk),

f) 8 rolek papierowych ręczników,

i) 150 plastikowych, jednorazowych kubków do wody o pojemności min. 0,33 l,

m) 2 noże; dostarczone w stanie nadającym się do użytkowania, tj. umyte, naostrzone, niezardzewiałe/niezaśniedziałe;

n) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

o) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l wraz z workami na śmieci, minimum 20 szt.,

p) regał z minimum 3 półkami,

q) szafka zamykana na klucz (do przechowywania rzeczy).

7) Wszystkie wykorzystane do aranżacji nowe, nieużywane lub nie noszące śladów użytkowania meble oraz urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Chin oraz spełniać zasady BHP, w szczególności nie mogą narażać na niebezpieczeństwo upadków, skaleczeń i innych obrażeń. Wykonawca przedstawi na żądanie Zamawiającego niezbędne dokumenty poświadczające spełnienie tego wymogu.

8) Wykonawca zaproponuje min. 3 działania zachęcające do odwiedzenia stoiska województwa łódzkiego podczas targów, z czego Zamawiający oczekuje, iż:

a) jednym z działań będzie degustacja produktu spożywczego z regionu województwa łódzkiego,

b) dwa działania będą działaniami typu: trendsettering, aktywna akwizycja itp.

Celem powyższych działań będzie zwiększenie możliwości nawiązania kontaktów z partnerami zagranicznymi zainteresowanymi ofertą inwestycyjną i gospodarczą regionu. Zaproponowane działania zwiększą zainteresowanie prezentowanej oferty, uatrakcyjnią formułę prezentacji oraz wpłyną na pozytywny jej odbiór przez uczestników. Zaproponowane działania powinny cechować się unikalnością oraz budować zaangażowanie wśród potencjalnych odbiorców oferty.

9) Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę techniczną składającą się z co najmniej jednej osoby będącej do dyspozycji Zamawiającego w trakcie prezentacji. Zamawiający wymaga aby osoba do obsługi technicznej posiadała umiejętność obsługi co najmniej: przyłączy: elektrycznych, wod- kan, internetowych oraz urządzeń multimedialnych itd. Wykonawca pokryje koszty związane z zapewnieniem obsługi w tym: koszty transportu, ubezpieczenia.

10) Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.

11) Montaż zabudowy stoiska, w tym podłączenie prądu i montaż oświetlenia zakończy się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie prezentacji województwa łódzkiego, natomiast demontaż zabudowy stoiska rozpocznie się po zakończeniu działań promocyjnych.

12) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu wykonanie stoiska, bieżącą obsługę, naprawy, montaż i demontaż stoiska, jego transport oraz usługi sprzątania stoiska i wywozu śmieci.

13) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w tym x.xx. pozwolenie na przeprowadzenie działań promocyjnych, zgłoszenie do właściwych instytucji / organów, rezerwacja powierzchni, oraz inne niezbędne do prezentacji. Wykonawca w ofercie uwzględni różnice w przyłączach prądowych na terenie Chin.

14) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprawność wszystkich przyłączy i urządzeń, znajdujących się na wyposażeniu stoiska oraz kompletność elementów wyposażenia stoiska przez cały okres trwania promocji.

15) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania informacji i pomocy w zakresie obsługi technicznej stoiska, w szczególności obsługi wyposażenia zapewnianego przez Wykonawcę oraz do niezwłocznego usuwania wszelkich awarii i usterek, zgłoszonych przez Zamawiającego powstałych w obrębie stoiska (włącznie z wymianą wadliwych lub uszkodzonych elementów) - niezależnie od przyczyny powstałej awarii/usterki.

16) Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie korzystania ze stoiska przez Zamawiającego.

17) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie estetycznego wystroju stoiska i jego bieżące sprzątanie.

18) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska ani jego elementów do promowania innych wydarzeń, firm lub osób nie związanych z celami i wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia w sposób umożliwiający identyfikację co do wykonania niniejszego zamówienia.

Udział w zagranicznych targach innowacyjności i wynalazczości

CZĘŚĆ 5

Udział Województwa Łódzkiego w Targach Concours Lepine.

Na organizowanych od 1901 roku targach Concours Lépine poświęconych transferowi technologii i wdrażaniu postępu technicznego ocenia się poziom nowatorstwa, techniki i technologii, zapotrzebowanie społeczne, możliwości wdrażania i sprzedaży oraz potwierdzenie skuteczności rozwiązań stosownymi wynikami badań.

Celem targów jest m. in: promocja wynalazku, wsparcie i obrony praw i interesów twórców, pomoc i wsparcie dla wynalazców z firm i agencji rządowych, udzielanie porad wynalazcom oraz centralizacja i rozpowszechnianie wynalazków.

Targi Concours Lépine adresowane są do wynalazców, twórców, innowatorów, licealistów, studentów prezentujących innowacyjne projekty, wynalazców zatrudnionych w firmach, przemysłowców i producentów starających się wprowadzać innowacje, organizacji lub zrzeszeń, które promując wynalazczość. Xxxxx, dzięki swojej formule, powalają wynalazcom: promować i rozwijać kontakty, przedstawić swoje wynalazki pod kątem zdobycia patentu, wykonać badania rynku, sprzedawać swoje wynalazki na stoiskach, jak i otrzymać nagrodę w Concours Lépine. Pawilon Polski organizowany jest od 2003 roku i prezentuje wynalazki z polskich instytutów naukowych, wyższych uczelni, przedsiębiorstw, szkół średnich, technicznych

oraz twórców indywidualnych. W 2015 roku targi zgromadziły ponad 550 rozwiązań innowacyjnych prezentowanych przez wystawców z 13 krajów świata, między innymi x Xxxxxxx, Hiszpanii, Wielkiej Brytanii, Belgii, Rosji, Iranu, Maroka, Tajwanu i Chin. Wynalazki prezentowane były w czterech głównych sektorach branżowych (poprawa jakości życia; medycyna i technologie medyczne; transport, przemysł) oraz narodowych. W 2015 roku polscy wystawcy przedstawili 26 wynalazków. Rozwiązania te obejmowały zagadnienia z dziedzin takich jak: ekologia, medycyna, bezpieczeństwo, metalurgia, włókiennictwo, maszyny i urządzenia, chemia, mechanika, inżynieria, elektronika, energetyka, informatyka i inne.

Minimalny zakres realizacji:

• Termin odbywania się targów to 27.04 – 8.05.2017 roku,

• powierzchnia stoiska na targach to min.17 m2,

• udział maksymalnie 2 osób,

• transport materiałów promocyjnych oraz max. 5 wynalazków/eksponatów,

• zapewnienie transportu samolotem dla uczestników targów,

• zgłoszenie wynalazku / innowacyjnego rozwiązania do konkursu - tłumaczenie na język francuski i angielski zgłoszeń firm, opisów wynalazków, tekstów na plakaty i do katalogu

• opracowanie graficzne, tlumaczenie oraz druk plakatu promującego każdy ze zgłoszonych innowacyjnych rozwiązań/ wynalazków

Etap I: Przygotowanie i realizacja działań promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, opracowanie koncepcji strategicznej kampanii promocyjnej dla wydarzenia, z terminem realizacji do 7 dni od dnia podpisania umowy oraz przeprowadzenie kampanii promocyjnej zgodnie z zaproponowaną koncepcją w terminie 14 dni przed targami, w ich trakcie oraz 7 dni po terminie targów. Założenia Wykonawcy powinny opierać się na wykorzystaniu kanałów mediowych Zamawiającego. Wszelkie zaproponowane działania powinny mieć charakter niskokosztowy.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Działania marketingowe zorientowane powinny być na grupy docelowe także poprzez nastawienie na budowanie relacji bezpośrednich i tworzenie ambasadorów marki wśród przedstawicieli beneficjentów projektu (działania z obszaru B2B). Relacje te Zamawiający chce budować poprzez rekrutację jak i spotkanie z przedsiębiorcami z województwa łódzkiego. Spotkanie to powinno być zrealizowane w centrum Łodzi przed planowanym wydarzeniem, w które zaangażowani zostaną klienci wewnętrzni projektu.

a) Celem spotkania będzie:

i) Wyposażenie przedsiębiorców w wiedzę i praktyczne narzędzia mające na celu analizę i diagnozę ich potencjału wewnętrznego, zewnętrznego, określenie ich

pozycji rynkowej oraz wsparcie w zakresie określenia celów strategicznych mających na celu wzrost konkurencyjności na rynku międzynarodowym w kontekście udziału w planowanych wydarzeniach.

iv) Zbudowanie w świadomości uczestników targów pożądanego wizerunku marki

„Łódzkie Promuje”.

b) Zamawiający zapewnieni na spotkaniu obecność min. 5 maks 15 przedsiębiorców MŚP z województwa łódzkiego zainteresowanych udziałem w targach. Wszelkie obowiązki związane z rekrutacją uczestników należą do Zamawiającego. Jako dokumentację z przeprowadzonych spotkań Wykonawca dostarczy imienną listę obecności przedsiębiorców oraz przygotuje dokumentację fotograficzną (min 10 zdjęć) ze spotkania.

c) Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi spotkanie w terminie co najmniej na 14 dni (z pominięciem sobót i niedziel) przed data odbywania się targów. Czas trwania każdego spotkania: min. 2 godziny maks. 4 godzin. Konkretne ramy czasowe będą ustalane w porozumieniu z Zamawiającym. Propozycja terminu Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii Zamawiającego.

d) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę prowadzących posiadających odpowiednie kwalifikacje, którzy zrealizują zakładane cele spotkania. Spotkanie będzie podzielone na dwie części.

i) wykładowo-konwersacyjną; w tej części uczestnicy zostaną wyposażeni w konkretną wiedzę dotyczącą rynku docelowego. Prowadzący przedstawi uwarunkowania

historyczne, prawne, podatkowe, gospodarcze, handlowe, zwyczaje, i inne kwestie organizacyjne dotyczące operowania na danym rynku, a które mogą mieć wpływ na możliwości nawiązania przez uczestników spotkania owocnych międzynarodowych kontaktów handlowych. Ta część spotkania będzie zawierała prezentację przedstawiona uczestnikom przez prowadzącego oraz sesję pytań i odpowiedzi. Stosunek czasu trwania prezentacji do czasu trwania sesji pytań i odpowiedzi będzie wynosił 50%:50%.

ii) Warsztatową ze szczególnym uwzględnieniem metodologii „myślenia projektowego; ta część spotkania będzie poświęcona przekazaniu wiedzy i praktycznych narzędzi dotyczących możliwości wsparcia innowacyjności i przewagi konkurencyjnej uczestników spotkania. Treść materiałów dla uczestników będzie zawierała zagadnienia związane z rozpoznaniem potencjału uczestników, określeniem ich pozycji rynkowej, celów strategicznych w kontekście możliwości nawiązania i utrzymania kontaktów międzynarodowych.

g) Wykonawca zapewnieni ciągłą przerwę kawową: świeżo parzona, gorąca kawa i herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna, kruche ciastka - min. 2 rodzaje, ok. 100 g/os,

ciasta - min. 2 rodzaje, ok.150 g/os, woda mineralna niegazowana i gazowana, soki owocowe -min. 2 smaki, drobne kanapki - 4 szt./osoba. Liczba osób korzystających z przerwy kawowej podczas każdego ze spotkań zostanie ustalona na podstawie liczby uczestników z uwzględnieniem przedstawicieli (maks.3 osoby) Zamawiającego.

i) Wykonawca przygotuje certyfikaty dla każdego z uczestników spotkania poświadczające udział w spotkaniu. Certyfikaty zostaną wręczone uczestnikom spotkania.

j) Wykonawca przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego do materiałów przygotowanych na potrzeby spotkania zgodnie z § 6 umowy.

k) Wykonawca zapewni wszelkie dodatkowe materiały wizualne, audio, papiernicze i inne niezbędne do przeprowadzenia obydwu części spotkania.

2) Wykonawca spełni obowiązek informowania opinii publicznej poprzez oznaczenie znakiem Unii Europejskiej i znakiem Funduszy Europejskich oraz herbem województwa łódzkiego lub jego oficjalnym logo promocyjnym wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących projektu np. publikacji, notatek prasowych, stron internetowych, e-mailingu, materiałów filmowych, materiałów promocyjnych, spotkań.

3) Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie graficzne, tłumaczenie oraz druk: plakatu promującego każdy ze zgłoszonych innowacyjnych rozwiązań/ wynalazków oraz innych materiałów promocyjnych niezbędnych do prezentacji na tragach.. Opracowanie graficzne musi być zgodne z księgą identyfikacji wizualnej Województwa Łódzkiego (Załącznik nr 1) oraz oznaczone ciągiem znaków (logo) informujących o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2.

4) Zadaniem Wykonawcy będzie zakup/wykonanie materiałów promocyjnych jako elementu wspierającego udział w targach. Zamawiający zaplanował, iż poniższe materiały promocyjne stanowić będą element wyposażenia stoiska na targach mający za zadanie zachęcić klienta zewnętrznego do nawiązania kontaktów. Ponadto każdy materiał poza jego funkcją reprezentacyjną pełni także rolę praktyczną co w połączeniu z oznaczeniami graficznymi UE staje się czynnikiem wspierającym kooperację międzynarodową.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

EURO

zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 500 sztuk.

Drażetki: miętowe

Kolor pudełka: do wyboru przez Zamawiającego

i) Drażetki miętowe w okrągłym metalowym pudełku. Zamawiający na etapie realizacji

Wymiar puszki: ø45x15 mm (+/- 5mm)

Ilość drażetek: 12 g (+/- 5g)

Nadruk na spodzie puszki: 1 kolor Pantone

Nadruk na wieczku puszki: 1 kolor Pantone

Opakowanie: jednostkowo foliowane folią termokurczliwą na gorąco, pakowane zbiorczo w pudełko kartonowe,

Otwieranie: poprzez naciśnięcie wieczka, przy otwieraniu i zamykaniu wieczka wymagany charakterystyczny „klik”.

Ilość: 500 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Materiał: bezkwasowy papier

Wymiar: 9x14cm

Ilość kartek: 192 strony

Oprawa: o zaokrąglonych rogach minimalnie wystających poza grzbiet kartek

Zamykanie: na gumkę w kolorze oprawy notatnika

Znakowanie: tłoczenie na okładkach do 70% powierzchni

Xxxxxx notesu: cztery różne kolory do wyboru przez Zamawiającego

Ilość: 50 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Etap II: Organizacja udziału Województwa Łódzkiego w targach.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, organizacja udziału Województwa Łódzkiego w targach.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

2) Wykonawca zobowiązany jest do dopełnienia wszelkich niezbędnych formalności związanych z organizacją udziału Województwa Łódzkiego w targach w tym pokrycia wszelkich niezbędnych kosztów z tym związanych uwzględnionych w opisie przedmiotu zamówienia.

3) Wykonawca zobowiązany jest do przesłania zaproszenia/informacji do potencjalnych odbiorców zainteresowanych ofertą gospodarczą województwa łódzkiego. W przygotowanym zaproszeniu Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć informacje o uczestnictwie w targach jak i ofercie przedsiębiorstw z sektora MŚP biorących udział w wydarzeniu. Wykonawca zobowiązany jest przygotować projekt zaproszenia (zgodnie z identyfikacją wizualną Województwa Łódzkiego) i przedstawić Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. Zaproszenie zostanie przygotowane w odpowiedniej wersji językowej wynikającej z potrzeb zapraszanego odbiorcy. Zobowiązany jest również do wysyłki zaproszeń/informacji, jednak w liczbie nie większej niż 200 zaproszeń. System Identyfikacji Wizualnej WŁ stanowi załącznik nr 1, kv projektu stanowi załącznik nr 3.

4) Wykonawca zobowiązany jest do pokrycia wszelkich kosztów związanych z uczestnictwem osób biorących udział w targach w tym x.xx.: transport, ubezpieczenie, koszty uzyskania dokumentów umożliwiających pobyt na terytorium innego państwa (np wizy).

5) Wykonawca w ramach organizacji udziału w targach zobowiązany jest do zapewnienia obsługi minimum 1 tłumacza trzyjęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka francuskiego oraz angielskiego. Zamawiający w porozumieniu z wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy tłumacza, jednakże czas obsługi tłumaczeniowej nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Wykonawca gwarantuje, że zlecone tłumaczenia będą wykonywane z należytą starannością, zasadami sztuki, etyką zawodową, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych czy nazewnictwa. W Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w trakcie wykonywania umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie do celów związanych z realizacją umowy.

6) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia max 12 wejściówek dla osób uczestniczących w prezentacji WŁ podczas targów.

7) Wykonawca zobowiązany jest do zamieszczania na: materiałach, tablicach informacyjnych, ulotkach, broszurach, ogłoszeniach, zaproszeniach, programach, listach uczestników, ankietach, elementach stoiska, materiałach elektronicznych (e-mail) itp. ciągu znaków (logo), informującego o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2

8) Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z realizacją etapu I – IV w tym:

a) koszty transportu i ubezpieczenia (OC i NNW) wszelkich materiałów i zasobów ludzkich,

b) transportu oraz wejścia na teren targów osób oddelegowanych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji Etapu I - IV.

9) Wykonawca zobowiązany jest do przekazania dokumentu zawierającego informację o poniesionych kosztach udziału przedsiębiorców w targach, gdyż będzie on podstawą do wystawienia zaświadczeń dla przedsiębiorców o udzielonej pomocy de minimis w ramach projektu.

10) Wykonawca będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia.

11) Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną z przebiegu wydarzenia.

12) Wykonawca zobowiązany jest do opracowania z każdego dnia udziału w targach „newsów” wraz z dokumentacją zdjęciową z odbywających się wydarzeń i przesyłanie ich tego samego dnia do Departamentu Promocji i Współpracy Zagranicznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego na adres e-mail ustalony na etapie realizacji przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego i Wykonawcę.

13) Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego podmiotami wykonującymi inne działania w ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”.

Etap III: Usługi transportowe i magazynowania.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego realizacja usług transportowych w ramach udziału Województwa Łódzkiego w targach.

1) Transport:

a) materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu,

b) innych rzeczy niezbędnych do udziału w targach,

(przewóz lub wysyłka materiałów promocyjnych/rzeczy wszystkich uczestników wg. potrzeb (max 15 kg/uczestnika)) wraz z pokryciem kosztów ubezpieczenia oraz innych formalności. Materiały promocyjne/rzeczy wg. potrzeb zostaną dostarczone przez Wykonawcę do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Po zakończeniu wydarzenia pozostałe materiały/ rzeczy wskazane powyżej, zostaną przez Wykonawcę przetransportowane z miejsca, w którym będzie odbywało się wydarzenie do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (xx. Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxx). Dostawa i odbiór materiałów nastąpi w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.

c) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu autokarem/busem/samolotem dla wszystkich osób uczestniczących w misji - przez cały okres jej trwania. Przy czym Zamawiający wymaga zapewnienia transportu maksymalnie w okresie dwóch dni przed i jednego po wydarzeniu. Transport swym zakresem będzie obejmował:

i) przewóz 2 osób na trasie: Łódź ( siedziba Urzędu Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx) – xxxxxxxx (Xxxxxx),

ii) transport 2 osób na trasie lotnisko (Polska)- lotnisko Orly w Paryżu przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 6 godzin

iii) transport 2 osób na trasie lotnisko Orly w Paryżu - lotnisko (Polska) przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 6 godzin

iv) przewóz 2 osób na trasie: lotnisko w Paryżu – hotel w Paryżu, w którym zostaną zapewnione noclegi Zamawiający przekaże informację Wykonawcy o lokalizacji hotelu

v) przewóz 2 osób na trasie: hotel w Paryżu, w którym zostaną zapewnione noclegi – lotnisko Orly w Paryżu ,

vi) dojazd z hotelu na miejsce odbywania się targów i powrót do hotelu z miejsca odbywania się targów,

vii) dojazd z hotelu/miejsca odbywania się targów lub innych wydarzeń do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego, jednakże z zastrzeżeniem odległości nie przekraczającej 30 km w promieniu hotelu/miejsca odbywania się prezentacji lub innych wydarzeń – przejazdy nie przekroczą łącznie odległości 200 km,

2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie OC i NNW uczestnikom targów.

Etap IV: Kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługa, montaż i demontaż.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, obsługa, wykonanie, montaż i demontaż.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Wykonawca dokona rezerwacji powierzchni wystawienniczej w wielkości min. 17 m2 max oraz pokryje koszty wynajmu powierzchni pod stoisko na terenie targów.

2) Uszczegółowienie projektu stoiska, który uwzględniał będzie następujące elementy:

a) wielkość wynajmowanej powierzchni wystawienniczej na targach 17 m2,

c) miejsca na ekspozycję materiałów informacyjno – promocyjnych,

d) miejsce do przeprowadzenia rozmów (co najmniej 3 – 5 miejsc siedzących),

e) zaplecze stoiska (minimum 3 m2), którego wyposażenie stanowić będą co najmniej następujące elementy:

i) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

ii) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l,

iii) regał z minimum 3 półkami,

f) miejsce na prezentację oferty 5 przedstawicieli przedsiębiorstw MŚP/jednostek prezentujących swój potencjał gospodarczy/inwestycyjny.

3) Projekt stoiska musi być zgodny z poniższymi sugestiami Zamawiającego:

a) w pełni autorski oraz zgodny z wytycznymi organizatora targów,

c) wizualizacja graficzna musi być zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego stanowiącym Załącznik nr 1 oraz kv projektu stanowiącym Załącznik nr 3,

kreatywnych, w którym klimat sprzyja twórczemu rozwijaniu pomysłów i postaw oraz wdrażaniu rozwiązań innowacyjnych i poprawiających jakość życia oraz którego istotnym elementami jest łączenie współczesności z tradycją, różnorodność, awangardowość oraz oryginalność rozwiązań.

5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyposażenia zaplecza stoiska – zgodnie z projektem

a) wieszak wiszący na ubrania/min. 8 haczyków,

b) kosz na śmieci o pojemności min. 35 l wraz z workami na śmieci, minimum 20 szt.,

c) regał z minimum 3 półkami,

7) Wykonawca zapewni Zamawiającemu obsługę techniczną składającą się z co najmniej jednej osoby będącej do dyspozycji Zamawiającego w trakcie targów. Zamawiający wymaga aby osoba do obsługi technicznej posiadała umiejętność obsługi co najmniej: przyłączy: elektrycznych, wod- kan, internetowych oraz urządzeń multimedialnych itd. Wykonawca pokryje koszty związane z zapewnieniem obsługi w tym: koszty transportu, ubezpieczenia oraz wejścia na teren targów.

8) Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.

9) Montaż zabudowy stoiska, w tym podłączenie prądu i montaż oświetlenia zakończy się w dniu poprzedzającym rozpoczęcie targów, natomiast demontaż zabudowy stoiska rozpocznie się po zakończeniu targów.

10) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu wykonanie zabudowy powierzchni (opisanej w punkcie 1), bieżącą obsługę, naprawy, montaż i demontaż stoiska, jego transport oraz usługi sprzątania stoiska i wywozu śmieci.

11) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem lub przedstawicielstwem w Polsce) w tym x.xx. zgłoszenie na targi, rezerwacja powierzchni, wpis do katalogu oraz inne niezbędne do prezentacji na targach. Wykonawca w ofercie uwzględni różnice w przyłączach prądowych na terenie UE.

12) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprawność wszystkich przyłączy i urządzeń, znajdujących się na wyposażeniu stoiska oraz kompletność elementów wyposażenia stoiska przez cały okres trwania targów.

13) Wykonawca zobowiązany jest do udzielania informacji i pomocy w zakresie obsługi technicznej stoiska, w szczególności obsługi wyposażenia zapewnianego przez Wykonawcę oraz do niezwłocznego usuwania wszelkich awarii i usterek, zgłoszonych przez Zamawiającego powstałych w obrębie stoiska (włącznie z wymianą wadliwych lub uszkodzonych elementów) - niezależnie od przyczyny powstałej awarii/usterki.

14) Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie korzystania ze stoiska przez Xxxxxxxxxxxxx.

15) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie estetycznego wystroju stoiska i jego bieżące sprzątanie.

16) Wykonawca nie może wykorzystać stoiska ani jego elementów do promowania innych wydarzeń, firm lub osób nie związanych z celami i wymogami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia w sposób umożliwiający identyfikację co do wykonania niniejszego zamówienia.

CZĘŚĆ 6

Udział Województwa Łódzkiego w Targach INPEX INVENTION SHOW.

INPEX INVENTION SHOW to największe targi wynalazczości w USA organizowane rokrocznie

od prawie 30 lat w Pensylwanii. Umożliwiają wystawcom profesjonalną prezentację i promocję swych produktów na arenie międzynarodowej oraz nawiązanie kontaktów biznesowych z producentami, inwestorami, z podmiotami zainteresowanymi współpracą naukową, wdrożeniami, zakupem licencji nowych technologii i produktów.

Wynalazki prezentowane na targach są zgłaszane do konkursu INPEX, w ramach, którego wynalazki oceniane są przez międzynarodowe jury. Jury dokonuje oceny wynalazków i innowacji, na podstawie której przyznawane są medale oraz nagrody specjalne a także trzy główne nagrody pieniężne jury. Przyznawane są również nagrody i wyróżnienia za zasługi i osiągnięcia w dziedzinie wynalazczości.

Poza przedstawicielami z USA w targach uczestniczą wystawcy x.xx. z Polski, Australii, Kanady, Chin, Chorwacji, Egiptu, Islandii, Włoch, Korei, Kuwejtu, Wysp Bahama, Meksyku, Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxx, Xxxxxxxx, Xxxxxx Xxxxxxxxxxx, XXX, Xxxxxxx, Rosji, Tajwanu, Turcji.

Prezentowane branże wystawiennicze to: budownictwo, inżynieria, informatyka, bezpieczeństwo i zabezpieczenia, rolnictwo i żywność, ekologia, energia odnawialna, nowe źródła energii, aeronautyka i kosmonautyka, automatyka, hydraulika, elektryka, elektronika, energetyka, transport, pojazdy, telekomunikacja, technologie specjalne, chemia, biologia, wyposażenie dla przemysłu i specjalistyczne, medycyna, zdrowie, odnowa biologiczna, sport, rekreacja reklama, rozwiązania dla biznesu, edukacja, sztuka i design, wyposażenie wnętrz, produkty codziennego użytku i inne.

W czasie targów organizowane są liczne konferencje i dyskusje panelowe poświęcone różnym problemom związanym z wynalazczością: prawem ochrony własności, finansowaniem, sprzedażą licencji, wyceną patentów itp. W ramach bloku konferencyjno- panelowego targi zapraszają licznych ekspertów reprezentujących firmy i instytucje działające na rzecz wynalazczości.

Polska uczestniczy w targach od kilku lat w ramach pawilonu narodowego organizowanego przez przedstawiciela targów INPEX na Polskę. W 2013 zaprezentowano 13 wynalazków. Wszystkie wynalazki zostały zgłoszone do oceny jury uzyskując wysokie nagrody:

• 3 medale złote z wyróżnieniem w kategoriach: medycyna, edukacja, bezpieczeństwo,

• 8 medali złotych

• 5 nagród specjalnych Minimalny zakres realizacji:

• termin odbywania się targów to 13– 15.06.2017 roku

• powierzchnia stoiska na targach to min.14 m2,

• udział maksymalnie 2 osób,

• transport materiałów promocyjnych oraz max. 5 wynalazków/eksponatów,

• zapewnienie transportu samolotem dla uczestników targów,

• zgłoszenie wynalazku / innowacyjnego rozwiązania do konkursu - tłumaczenie na język francuski i angielski zgłoszeń firm, opisów wynalazków, tekstów na plakaty i do katalogu

• opracowanie graficzne, tlumaczenie oraz druk plakatu promującego każdy ze zgłoszonych innowacyjnych rozwiązań/ wynalazków,

Etap I: Przygotowanie i realizacja działań promocyjnych w związku z udziałem Województwa Łódzkiego w targach i misjach.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

a) Celem spotkania będzie:

iv) Zbudowanie w świadomości uczestników misji i targów pożądanego wizerunku marki

„Łódzkie Promuje”.

c) Wykonawca zorganizuje i przeprowadzi spotkanie w terminie co najmniej na 30 dni (z pominięciem sobót i niedziel) przed data odbywania się targów. Czas trwania każdego spotkania: min. 2 godziny maks. 4 godzin. Konkretne ramy czasowe będą ustalane w porozumieniu z Zamawiającym. Propozycja terminu Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii Zamawiającego.

d) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę prowadzących posiadających odpowiednie kwalifikacje, którzy zrealizują zakładane cele spotkania. Spotkanie będzie podzielone na dwie części.

i utrzymania kontaktów międzynarodowych.

się z prezentacją i materiałami, Zamawiający będzie uprawniony do zgłoszenia uwag, które Wykonawca uwzględni w ostatecznej wersjach.

g) Wykonawca zapewnieni ciągłą przerwę kawową: świeżo parzona, gorąca kawa i herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna, kruche ciastka - min. 2 rodzaje, ok. 100 g/os, ciasta - min. 2 rodzaje, ok.150 g/os, woda mineralna niegazowana i gazowana, soki owocowe -min. 2 smaki, drobne kanapki - 4 szt./osoba. Liczba osób korzystających z przerwy kawowej podczas każdego ze spotkań zostanie ustalona na podstawie liczby uczestników z uwzględnieniem przedstawicieli (maks.3 osoby) Zamawiającego.

i) Wykonawca przygotuje certyfikaty dla każdego z uczestników spotkania poświadczające udział w spotkaniu. Certyfikaty zostaną wręczone uczestnikom na zakończenie spotkania.

j) Wykonawca przeniesie autorskie prawa majątkowe na Zamawiającego do materiałów przygotowanych na potrzeby spotkania zgodnie z § 6 umowy.

k) Wykonawca zapewni wszelkie dodatkowe materiały wizualne, audio, papiernicze i inne niezbędne do przeprowadzenia obydwu części spotkania.

dotyczących projektu np. publikacji, notatek prasowych, stron internetowych, e-mailingu, materiałów filmowych, materiałów promocyjnych, spotkań.

3) Zadaniem Wykonawcy będzie opracowanie graficzne, tłumaczenie oraz druk: plakatu promującego każdy ze zgłoszonych innowacyjnych rozwiązań/ wynalazków oraz innych materiałów promocyjnych niezbędnych do prezentacji na tragach. Opracowanie graficzne musi być zgodne z księgą identyfikacji wizualnej Województwa Łódzkiego (Załącznik nr 1) oraz oznaczone ciągiem znaków (logo) informujących o realizacji projektu przy współudziale Funduszy Europejskich dla Rozwoju Regionu Łódzkiego - załącznik nr 2.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

i) Drażetki miętowe w okrągłym metalowym pudełku. Zamawiający na etapie realizacji zamówienia zakłada wykonanie materiałów promocyjnych w ilości nie większej niż 500 sztuk.

Drażetki: miętowe

Kolor pudełka: do wyboru przez Zamawiającego

Wymiar puszki: ø45x15 mm (+/- 5mm)

Ilość drażetek: 12 g (+/- 5g)

Nadruk na spodzie puszki: 1 kolor Pantone Nadruk na wieczku puszki: 1 kolor Pantone Opakowanie: jednostkowo foliowane folią termokurczliwą na gorąco, pakowane zbiorczo w pudełko kartonowe,

Otwieranie: poprzez naciśnięcie wieczka, przy otwieraniu i zamykaniu wieczka wymagany charakterystyczny „klik”.

Ilość: 500 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Materiał: bezkwasowy papier

Wymiar: 9x14cm

Ilość kartek: 192 strony

Oprawa: o zaokrąglonych rogach minimalnie wystających poza grzbiet kartek

Zamykanie: na gumkę w kolorze oprawy notatnika Znakowanie: tłoczenie na okładkach do 70% powierzchni Kolory notesu: cztery różne kolory do wyboru przez Zamawiającego

Ilość: 50 sztuk

*Wizualizacja przedstawia przykładowy produkt spełniający wymogi

Etap II: Organizacja udziału Województwa Łódzkiego w targach i misjach.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego, organizacja udziału Województwa Łódzkiego w targach.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Opracowanie wstępnego, szczegółowego programu uczestnictwa Województwa Łódzkiego w targach pod względem merytorycznym i logistycznym. Przy opracowywaniu programu Zamawiający będzie oczekiwał od Wykonawcy inwencji i kreatywności oraz umiejętności dotarcia do wskazanych powyżej grup docelowych. Propozycja Wykonawcy musi uzyskać akceptację Zamawiającego, w przypadku jej braku Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia sugestii oraz wymagań Zamawiającego i naniesienia poprawek.

3) Wykonawca zobowiązany jest do przesłania zaproszenia/informacji do potencjalnych odbiorców zainteresowanych ofertą gospodarczą województwa łódzkiego. W

przygotowanym zaproszeniu Wykonawca zobowiązany jest zawrzeć informacje o uczestnictwie w targach jak i ofercie przedsiębiorstw z sektora MŚP biorących udział w wydarzeniu. Wykonawca zobowiązany jest przygotować projekt zaproszenia (zgodnie z identyfikacją wizualną Województwa Łódzkiego) i przedstawić Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji. Zaproszenie zostanie przygotowane w odpowiedniej wersji językowej wynikającej z potrzeb zapraszanego odbiorcy. Zobowiązany jest również do wysyłki zaproszeń/informacji, jednak w liczbie nie większej niż 300 zaproszeń. System Identyfikacji Wizualnej WŁ stanowi załącznik nr 1, kv projektu stanowi załącznik nr 3.

5) Wykonawca w ramach organizacji udziału w targach zobowiązany jest do zapewnienia obsługi minimum 1 tłumacza dwujęzycznego (w tym język polski) ze znajomością języka angielskiego. Zamawiający w porozumieniu z wykonawcą uzgodni szczegółowy zakres godzinowy pracy tłumacza, jednakże czas obsługi tłumaczeniowej nie powinien być dłuższy niż 10 godzin dziennie/osobę. Wykonawca gwarantuje, że zlecone tłumaczenia będą wykonywane z należytą starannością, zasadami sztuki, etyką zawodową, z zachowaniem spójności słownictwa, zwrotów językowych i form gramatycznych czy nazewnictwa. W Wykonawca zobowiązany jest zachować w tajemnicy wszelkie informacje uzyskane w trakcie wykonywania umowy oraz do wykorzystywania ich wyłącznie do celów związanych z realizacją umowy.

6) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia max 12 wejściówek dla osób uczestniczących w prezentacji WŁ podczas targów.

8) Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z realizacją etapu I – IV w tym:

a) koszty transportu i ubezpieczenia (OC i NNW) wszelkich materiałów i zasobów ludzkich,

b) transportu oraz wejścia na teren targów osób oddelegowanych przez Wykonawcę, niezbędnych do realizacji Etapu I - IV.

10) Wykonawca będzie pełnił nadzór nad przebiegiem całego wydarzenia.

11) Wykonawca wykona dokumentację fotograficzną z przebiegu wydarzenia.

13) Wykonawca zobowiązany jest do współpracy ze wskazanymi przez Zamawiającego podmiotami wykonującymi inne działania w ramach realizacji projektu „Promocja gospodarcza Województwa Łódzkiego poprzez organizację i udział w zagranicznych targach i misjach gospodarczych”.

Etap III: Usługi transportowe i magazynowania.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego realizacja usług transportowych i magazynowania, w ramach udziału Województwa Łódzkiego w targach.

1) Transport:

a) materiałów promocyjnych na potrzeby organizacyjne i promocyjne wyjazdu,

b) innych rzeczy niezbędnych do udziału w targach,

(przewóz lub wysyłka materiałów promocyjnych/rzeczy wszystkich uczestników wg. potrzeb (max 10 kg/uczestnika)) wraz z pokryciem kosztów ubezpieczenia oraz innych formalności. Materiały promocyjne/rzeczy wg. potrzeb zostaną dostarczone przez Wykonawcę do miejsca wskazanego przez Zamawiającego na jeden dzień przed rozpoczęciem wydarzenia. Po zakończeniu wydarzenia pozostałe materiały/ rzeczy wskazane powyżej, zostaną przez Wykonawcę przetransportowane z miejsca, w którym będzie odbywało się wydarzenie do siedziby Urzędu Marszałkowskiego Województwa Łódzkiego (xx. Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxx). Dostawa i odbiór materiałów nastąpi w terminach uzgodnionych z Zamawiającym.

c) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia transportu autokarem/busem/samolotem dla osób uczestniczących w targach - przez cały okres ich trwania. Przy czym Zamawiający wymaga zapewnienia transportu maksymalnie w okresie dwóch dni przed i jednego po wydarzeniu. Transport swym zakresem będzie obejmował:

i) przewóz 2 osób na trasie: Łódź (siedziba Urzędu Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx) – xxxxxxxx (Xxxxxx),

ii) transport 2 osób na trasie lotnisko (Polska) - lotnisko w USA przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 20 godzin,

iii) transport 2 osób na trasie lotnisko w USA - lotnisko (Polska) przy czym Zamawiający zastrzega, iż podróż nie może trwać dłużej niż 20 godzin,

iv) przewóz 2 osób na trasie: lotnisko w USA – hotel w Pensylwanii, w którym zostaną zapewnione noclegi Zamawiający przekaże informację Wykonawcy o lokalizacji hotelu

v) przewóz 2 osób na trasie: hotel w Pensylwanii, w którym zostaną zapewnione noclegi – lotnisko w USA,

vi) dojazd z hotelu na miejsce odbywania się targów i powrót do hotelu z miejsca odbywania się targów,

2) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić ubezpieczenie OC i NNW uczestnikom targów.

Etap IV: Kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, wykonanie, obsługa, montaż i demontaż.

Zadaniem Wykonawcy będzie, na zlecenie Zamawiającego kompleksowa organizacja stoiska wystawienniczego na targach w tym: projekt, obsługa, wykonanie, montaż i demontaż.

Zakres obowiązków Wykonawcy:

1) Wykonawca dokona rezerwacji powierzchni wystawienniczej w wielkości 18 m2 oraz pokryje koszty wynajmu powierzchni pod stoisko na terenie targów.

2) uszczegółowienie projektu stoiska, który uwzględniał będzie następujące elementy:

a) wielkość wynajmowanej powierzchni wystawienniczej na targach,

c) miejsca na ekspozycję materiałów informacyjno – promocyjnych,

d) miejsce do przeprowadzenia rozmów (co najmniej 4 – 6 miejsc siedzących),

e) zaplecze stoiska (minimum 3 m2), którego wyposażenie stanowić będzie kosz na śmieci o pojemności min. 35 l,

f) miejsce na prezentację oferty max 5 przedstawicieli przedsiębiorstw MŚP/jednostek prezentujących swój potencjał gospodarczy/inwestycyjny.

3) Projekt stoiska musi być zgodny z poniższymi sugestiami Zamawiającego:

a) w pełni autorski oraz zgodny z wytycznymi organizatora targów,

c) wizualizacja graficzna musi być zgodna z Systemem Identyfikacji Wizualnej Województwa Łódzkiego stanowiącym Załącznik nr 1 oraz kv projektu stanowiącym Załącznik nr 3,

5) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wyposażenia zaplecza stoiska – zgodnie z projektem.

6) Wszystkie wykorzystane do aranżacji nowe, nieużywane lub nie noszące śladów użytkowania meble oraz urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku zarówno na terenie USA jak i Unii Europejskiej oraz spełniać zasady BHP, w szczególności nie mogą narażać na niebezpieczeństwo upadków, skaleczeń i innych obrażeń. Wykonawca przedstawi na żądanie Zamawiającego niezbędne dokumenty poświadczające spełnienie tego wymogu.

8) Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem stoiska.

11) Wykonawca zobowiązany jest do dokonania czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem lub przedstawicielstwem w Polsce) w tym x.xx. zgłoszenie na targi ( w tym: każdego z przedsiębiorstw), rezerwacja powierzchni, wpis do katalogu (w tym: województwa i każdego z przedsiębiorstw) oraz inne niezbędne do prezentacji na targach. Wykonawca w ofercie uwzględni różnice w przyłączach prądowych na terenie UE.

14) Wykonawca ponosi wszelką odpowiedzialność za wszelkiego rodzaju uszkodzenia stoiska i jego wyposażenia, powstałe w okresie korzystania ze stoiska przez Xxxxxxxxxxxxx.

15) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utrzymanie estetycznego wystroju stoiska i jego bieżące sprzątanie.

Załącznik nr 1 do OPZ – xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxx/Xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx_xxxxx_xxxxxx.xxx Załącznik 2 do OPZ: xxxx://xxx.xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxx?xxx00

Załącznik nr 3 do OPZ – odrębny plik w wersji elektronicznej

Document Metadata

Table of Contents

Opis przedmiotu zamówienia

Document Metadata