Umowa nr 27/2/DES/US/2018

Załącznik nr 3.2 do Ogłoszenia nr 27/DES/US/2018

Umowa nr 27/2/DES/US/2018

(wzór)

W dniu r. w Warszawie, pomiędzy:

Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą w (00-513) Warszawie przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5, posiadającym NIP 000-00-00-000 oraz REGON 015725935, zwanym dalej Zamawiającym, reprezentowanym przez:

a:

przedsiębiorcą ………………………………………………... z siedzibą w ,

zarejestrowanym w Krajowym Rejestrze Sądowym/ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez ……………………………. pod numerem ,

posiadającym NIP ……………………….oraz REGON , zwanym dalej Wykonawcą,

reprezentowanym przez:

……………………………………………………..….., zwanymi wspólnie w dalszej części Umowy Stronami.

W wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie przepisów dotyczących zamówień na usługi społeczne i inne szczególne usługi, o których mowa w dziale III, rozdział 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2018, poz. 1986 z późn. zm.), została zawarta umowa, zwana dalej

„Umową”, o następującej treści:

§1

Przedmiot umowy

1. Zamawiający zleca a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania kompleksowej usługi organizacji i obsługi pięciu spotkań konsultacyjno – informacyjnych i jednej ogólnopolskiej konferencji (łącznie zwanymi dalej spotkaniami) wraz z zapewnieniem usługi hotelarskiej oraz gastronomicznej. Realizowane zadanie polega przede wszystkim na:

a) zorganizowaniu pięciu spotkań konsultacyjno - informacyjnych dla maksymalnie 100 osób każde na terenie Olsztyna, Krakowa, Bydgoszczy, Lublina i Poznania;

b) zorganizowaniu jednej ogólnopolskiej konferencji dla maksymalnie 100 osób na terenie Warszawy;

c) zapewnieniu po dwóch wykwalifikowanych moderatorów na spotkania konsultacyjno – informacyjne i ogólnopolską konferencję;

d) wynajęcia sali konferencyjnej dla potrzeb spotkań konsultacyjno – informacyjnych w Olsztynie, Krakowie, Bydgoszczy, Lublinie i Poznaniu oraz sali konferencyjnej dla potrzeb ogólnopolskiej konferencji w Warszawie;

e) zorganizowaniu usługi gastronomicznej (serwisu kawowego oraz obiadu) dla wszystkich uczestników spotkań,

f) zorganizowaniu usługi hotelarskiej dla uczestników konferencji i prelegentów będących spoza Warszawy,

g) zwrocie kosztów przejazdu zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Umowy,

h) przygotowaniu materiałów konferencyjnych oraz raportu podsumowującego spotkania konsultacyjno – informacyjne i ogólnopolską konferencję.

2. Szczegółowy opis oraz zakres Przedmiotu Umowy został określony w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Umowy (dalej: SOPU), który stanowi Załącznik nr 1 do Umowy oraz w ofercie Wykonawcy, która stanowi Załącznik nr 2 do Umowy (wynik postępowania).

3. Przedmiot umowy realizowany jest w ramach projektu pn. Zintegrowany system zapewnienia wysokiej jakości usług Ośrodków Wsparcia Ekonomii Społecznej, działanie

2.9 Rozwój ekonomii społecznej Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 – 2020, współfinansowanego w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

4. Wykonawca zobowiązuje się wykonać Przedmiot Umowy zgodnie z:

a) Szczegółowym Opisem Przedmiotu Umowy,

b) Ofertą Wykonawcy.

§ 2

Termin realizacji Umowy

1. Wykonawca wykona Przedmiot Umowy określony w § 1 ust. 1 w terminie 25 tygodni od dnia zawarcia Umowy.

2. Terminy poszczególnych spotkań konsultacyjno – informacyjnych oraz konferencji będą wspólnie uzgodnione przez Zamawiającego i Wykonawcę zgodnie z wymaganiami Zamawiającego określonymi w Załączniku nr 1 do Umowy oraz w § 3.

§ 3

Sposób realizacji Umowy i obowiązki Wykonawcy

1. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie 10 dni roboczych od dnia zawarcia Umowy projektu szczegółowego harmonogramu spotkań, ze wskazaniem dokładnych dat i godzin planowanych spotkań oraz miejsc, w których będą się odbywały spotkania. Zamawiający zaakceptuje projekt harmonogramu w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania projektu lub przekaże Wykonawcy w tym terminie uwagi do projektu, które zostaną przez Wykonawcę uwzględnione w terminie 5 dni roboczych.

2. Dla zmiany harmonogramu spotkań nie jest wymagany aneks do Umowy, jednakże wymagane jest pisemne uzasadnienie zmiany ze strony Wykonawcy oraz zatwierdzenie tej zmiany przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się na bieżąco kontrolować i aktualizować harmonogram spotkań oraz niezwłocznie przedstawiać zmieniony harmonogram do akceptacji Zamawiającego.

3. Zamawiający w uzasadnionych przypadkach może zmienić termin przeprowadzenia spotkań, z zastrzeżeniem treści § 2.

4. Wykonawca nie później niż w ciągu 8 dni roboczych od daty zawarcia Umowy przedstawi Zamawiającemu wzór materiałów dla uczestników spotkań konsultacyjno– informacyjnych konferencji. Materiały muszą zostać wcześniej uzgodnione

z prowadzącymi spotkania. Zamawiający ma prawo wnieść uwagi w terminie do 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ich przez Wykonawcę. Wykonawca ma obowiązek uwzględnić uwagi Zamawiającego i w terminie do 2 dni roboczych od dnia zgłoszenia uwag, przekazać Zamawiającemu skorygowane materiały. Po zaakceptowaniu przez Zamawiającego materiałów szkoleniowych Wykonawca będzie zobowiązany do ich przygotowania i dostarczenia na miejsce wydarzenia.

5. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania formularza rejestracyjnego on – line dla zapraszanych przez Zamawiającego gości w terminie 8 dni roboczych od dnia podpisania Umowy zgodnie ze wskazaniami Zamawiającego zawartymi w SOPU. Formularz rejestracyjny powinien umożliwić rejestrację uczestników spotkań konsultacyjno–informacyjnych min. 15 dni roboczych przed rozpoczęciem każdego spotkania. Rejestracja uczestników ww, spotkań zakończy się 3 dni przed terminem spotkania. Rejestracja uczestników na ogólnopolską konferencję nastąpi minimum 60 dni roboczych przed datą wydarzenia i zakończy 5 dni przed tą datą.

6. Wykonawca zapewni sale konferencyjne spełniające warunki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż. wyposażone w: krzesła/stoły/ławki/pulpity dla uczestników z miejscem do pisania oraz stół prezydialny i krzesła dla prowadzących warsztaty, mikrofony, sprzęt multimedialny, wentylację z możliwością utrzymania stałej temperatury, dostęp do Internetu zatnie oraz dostęp do zaplecza sanitarnego. Sala powinna gwarantować odpowiednią powierzchnię na miejsca siedzące dla min. 120 osób. Budynek oraz sala nie mogą posiadać barier architektonicznych dla osób niepełnosprawnych.

7. Wykonawca zapewni w trakcie trwania spotkań ciągłą usługę gastronomiczną zgodnie z wymaganiami wskazanymi w Załączniku nr 1 do Umowy.

8. Wykonawca oznakuje dokumentację, materiały edukacyjne i pomieszczenia, w których realizowane będą spotkania, zgodnie z wytycznymi wynikającymi z zasad realizacji projektów POWER przekazanymi przez Zamawiającego i w porozumieniu z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do poniesienia odpowiedzialności finansowej w przypadku stwierdzenia przez podmioty kontrolujące niekwalifikowalności wydatków z powodu zastosowania oznaczeń niezgodnych z wytycznymi przekazywanymi przez Xxxxxxxxxxxxx i bez porozumienia z osobą wyznaczoną przez Zamawiającego.

9. Wykonawca przygotuje i dostarczy materiały biurowe, materiały dla uczestników spotkań konsultacyjno – informacyjnych, materiały konferencyjne oraz program konferencji w wersji papierowej po jednym egzemplarzu dla każdego uczestnika.

10. Wykonawca zapewni miejsca noclegowe dla uczestników konferencji i prelegentów zgodnie z wymaganiami wskazanymi w Załączniku nr 1 do Umowy.

11. Wykonawca zapewni osobę odpowiedzialną za kontakty robocze z Zamawiającym oraz za koordynację przebiegu spotkań.

12. Wykonawca zapewni transport xxxxxx'ów oraz publikacji z siedziby Zamawiającego do miejsca przeprowadzenia warsztatów i z powrotem wraz z załadunkiem i wyładunkiem.

13. Wykonawca zobowiązuje się do zorganizowania podczas spotkań konsultacyjno – informacyjnych oraz ogólnopolskiej konferencji rejestracji uczestników – odpowiednio dużego stołu recepcyjnego oraz co najmniej jednej osoby do obsługi. Obsługa będzie polegała na:

a) przygotowaniu i prowadzeniu recepcji,

b) przygotowaniu oraz prowadzeniu stolika z materiałami, o których mowa w ust. 9 oraz SOPU,

c) prowadzeniu rejestracji uczestników obejmującej zbieranie podpisów na liście obecności, wydawaniu identyfikatorów, materiałów, o których mowa w ust. 9 oraz udzielaniu informacji organizacyjnych uczestnikom spotkań,

d) potwierdzeniu obecności przez stawianie pieczątki Wykonawcy lub hotelu na druku delegacji.

14. Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym przygotuje po zakończeniu spotkań konsultacyjno – informacyjnego oraz konferencji raport podsumowujący. Raport zostanie przygotowany w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia ostatniego wydarzenia.

15. Zamawiający zobowiązuje się czynnie współpracować z Wykonawcą przy wykonywaniu niniejszej Umowy oraz niezwłocznie przekazywać Wykonawcy wszelkie informacje mogące mieć wpływ na przebieg i organizację spotkania.

16. Wykonawca jest zobowiązany do umożliwienia Zamawiającemu kontroli wykonywania Umowy, a w szczególności do przedstawienia wszelkich dokumentów i informacji związanych z wykonywaniem Umowy, składania oświadczeń wymaganych przez Zamawiającego oraz udzielania pisemnie wyjaśnień i informacji dotyczących realizacji Przedmiotu Umowy.

17. Zamawiający lub upoważniony przez niego podmiot ma prawo do dokonywania kontroli wykonywania Umowy w każdym momencie, a w szczególności ma prawo wglądu we wszystkie dokumenty związane z wykonywaniem Umowy przez Wykonawcę.

18. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania wszelkiej dokumentacji, w tym księgowej, związanej z realizacją Przedmiotu Umowy do dnia 31 grudnia 2023 r., w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo oraz do niezwłocznego udostępniania jej Zamawiającemu lub wskazanemu przez Zamawiającego podmiotowi na każde żądanie Zamawiającego. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Umowy.

§ 4

Oświadczenia Wykonawcy

1. Wykonawca oświadcza, że posiada kwalifikacje i doświadczenie niezbędne do wykonania Przedmiotu Umowy oraz zobowiązuje się do realizacji Umowy z zachowaniem należytej staranności wymaganej przy profesjonalnym wykonaniu czynności tego rodzaju, zgodnie z aktualnymi standardami zawodowymi oraz bieżącymi ustaleniami prowadzonymi z Zamawiającym.

2. Wykonawca oświadcza, że zaangażuje do prowadzenia spotkań specjalistów, wskazanych w Ofercie Wykonawcy, stanowiącej załącznik nr 2 do Umowy. Zmiana specjalistów zaangażowanych w prowadzenie spotkań może być dokonana wyłącznie za pisemną zgodą Zamawiającego i nie wymaga wprowadzenia aneksu do Umowy. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu umotywowany wniosek wraz z podaniem przyczyn przedmiotowej zmiany. W miejsce osoby wycofanej, może być włączona osoba posiadająca kwalifikacje nie niższe niż określone w Ogłoszeniu o Zamówieniu w postępowaniu znak sprawy:

27/DES/US/2018. Na żądanie Zamawiającego Wykonawca zobowiązuje się przedstawić stosowne dokumenty potwierdzające kwalifikacje i doświadczenie ww. osób.

3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za merytoryczną i techniczną kontrolę nad wykonaniem Przedmiotu Umowy, nadzór nad zaangażowanym do realizacji Umowy personelem oraz zobowiązany jest do wypełnienia wszystkich prawnych zobowiązań związanych z zatrudnieniem personelu. Postanowienia powyższe odnoszą się również do osób trzecich zaangażowanych przez Wykonawcę (podwykonawców), za których działania bądź zaniechania Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za swoje własne.

4. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego monitorowania przebiegu realizacji Umowy. W przypadku stwierdzenia okoliczności mogących wpłynąć na prawidłowość lub terminowość realizacji Umowy Wykonawca niezwłocznie poinformuje o tym Zamawiającego na piśmie, przedstawiając propozycję działań zapobiegawczych.

5. Wykonawca jest zobowiązany do informowania Zamawiającego, na jego życzenie, o postępach w realizacji Przedmiotu Umowy a Zamawiający ma prawo wglądu w proces realizacji Przedmiotu Umowy, na każdym etapie realizacji Umowy.

§ 5

Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Wynagrodzenie z tytułu wykonania Przedmiotu Umowy określonego w § 1 ust. 1 nie przekroczy łącznej wysokości …................. (słownie: …..................złotych) brutto, w tym podatek od towarów i usług (VAT). W wynagrodzeniu wskazanym w zdaniu pierwszym zawarte jest wynagrodzenie maksymalne w kwocie ………………………….

zł (słownie: …........złotych), w tym podatek od towarów i usług (VAT), z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych do utworów wytworzonych w ramach niniejszej Umowy na wszystkich polach eksploatacji wymienionych w § 12 Umowy.

2. Cena jednostkowa za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno - informacyjnym odbywającym się w Olsztynie wynosi …............zł (słownie ) brutto w tym podatek od

towarów i usług (VAT).

3. Cena jednostkowa za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno - informacyjnym odbywającym się w Krakowie …............zł (słownie:......) brutto w tym podatek od towarów i usług (VAT) .

4. Cena jednostkowa za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno - informacyjnym odbywającym się w Bydgoszczy wynosi …............zł (słownie ) brutto w tym podatek

od towarów i usług (VAT).

5. Cena jednostkowa za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno - informacyjnym odbywającym się w Lublinie wynosi …............zł (słownie ) brutto w tym podatek od

towarów i usług (VAT).

6. Cena jednostkowa za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno - informacyjnym odbywającym się w Poznaniu wynosi …............zł (słownie ) brutto w tym podatek od

towarów i usług (VAT).

7. Cena za udział w konferencji odbywającej się w Warszawie jednej osoby korzystającej z noclegu wynosi ….........zł (słownie:......) brutto w tym podatek od towarów i usług (VAT).

8. Zwrot kosztów przejazdu dla prelegentów (dotyczy osób spoza miejscowości, w której

organizowana jest konferencja) realizowany będzie odpowiednio na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Zwrot kosztów przejazdu dla jednego prelegenta wynosi maksymalnie 300 zł (słownie: trzysta złotych 00/100).

9. Ostateczna kwota wynagrodzenia za poszczególne spotkania stanowi sumę:

a) iloczynu ceny jednostkowej, o której mowa w ust. 2 i liczby osób uczestniczących w spotkaniu,

b) iloczynu ceny jednostkowej, o której mowa w ust. 3 i liczby osób uczestniczących w spotkaniu,

c) iloczynu ceny jednostkowej, o której mowa w ust. 4 i liczby osób uczestniczących w spotkaniu,

d) iloczynu ceny jednostkowej, o której mowa w ust. 5 i liczby osób uczestniczących w spotkaniu,

e) iloczynu ceny jednostkowej, o której mowa w ust. 6 i liczby osób uczestniczących w spotkaniu,

f) iloczynu ceny jednostkowej, o której mowa w ust. 7 i liczby osób uczestniczących w spotkaniu,

g) zwrotu kosztów przejazdu dla prelegentów, o którym mowa w ust. 8.

10. Wykonawca oświadcza, że nie będzie miał żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego, w przypadku niewykorzystania łącznej kwoty wynagrodzenia ustalonej w ust. 1.

11. Liczba osób uczestniczących w spotkaniach zostanie wskazana w protokole odbioru.

12. Zamawiający nie pokrywa kosztów związanych z pobytem, noclegiem, wyżywieniem osób obecnych na spotkaniu z ramienia Wykonawcy i Podwykonawców.

13. Wynagrodzenie określone w ust. 9 stanowi całkowite wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu wykonania wszelkich zobowiązań określonych w Umowie, XXXX oraz Ofercie Wykonawcy, w tym za przeniesienie praw autorskich, o których mowa w § 12 Umowy.

14. Wszelkie dodatkowe koszty usług i zamówień świadczonych przez Wykonawcę na rzecz uczestników spotkań, nieujęte w SOPU obciążają Wykonawcę, a Zamawiający nie jest zobowiązany do pokrycia.

15. Wynagrodzenie należne Wykonawcy Zamawiający zapłaci na podstawie faktury i dołączonego do niej podpisanego protokołu odbioru, o którym mowa w § 7 Umowy, w terminie 21 dni, licząc od dnia otrzymania faktury przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze.

16. Za dotrzymanie terminu zapłaty, o którym mowa w ust. 15 uważa się złożenie przez Zamawiającego w tym terminie polecenia przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.

17. Fakturę należy doręczyć na adres Zamawiającego: Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, ul. Xxxxxxxxxxx 0/0/0 00-000 Xxxxxxxx z dopiskiem na kopercie: Departament Ekonomii Społecznej i Solidarnej.

18. W przypadku wystawienia faktury zawierającej błędy 21 – dniowy termin płatności rozpocznie bieg od dnia dostarczenia faktury korygującej.

19. W przypadku wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, w szczególności na skutek siły wyższej, powodujących konieczność odstąpienia lub przesunięcia terminu realizacji spotkania Wykonawcy będzie przysługiwało wynagrodzenie jedynie za poniesione koszty związane ze zrealizowanym i przeprowadzonym spotkaniem.

§ 6

Osoby odpowiedzialne za realizację Umowy i sposób porozumiewania się

1. Zamawiającego reprezentować będzie:

- Pan/Pani …………………., e-mail:…………………, tel. ……………………., jako osoba wyznaczona do kontaktów, w celu wykonania niniejszej umowy.

2. Wykonawcę reprezentować będzie:

- Pan/Pani …………………., e-mail:…………………, tel. ……………………., jako osoba wyznaczona do kontaktów, w celu wykonania niniejszej Umowy.

3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1 i ust. 2, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie wymaga wprowadzenia aneksu do umowy.

4. Każda ze Stron jest zobowiązana zawiadomić drugą Stronę o zmianie wszelkich danych kontaktowych, które uniemożliwiają należytą współpracę pomiędzy Stronami. W szczególności dotyczy to zmiany adresu do doręczeń, numerów telefonów, adresów poczty elektronicznej oraz rachunków bankowych.

5. Wszystkie informacje przekazywane w ramach realizacji Umowy będą przesyłane pisemnie lub drogą elektroniczną.

6. Informacje, o których mowa w ust. 5, należy przekazywać do Zamawiającego na adres:………………………………………., mail:……………………….

7. Informacje, o których mowa w ust. 5 należy przekazywać do Wykonawcy na adres:………………………………………., mail:……………………….

8. Zmiana danych kontaktowych, o których mowa w ust. 4,6,7, nie wymaga zawarcia aneksu do umowy, a jedynie pisemnego powiadomienia drugiej Strony o ich dokonaniu. Zmiana powyższych danych w przypadku braku niezwłocznego powiadomienia o zmianie, nie może wywołać negatywnych skutków dla drugiej Strony, w szczególności korespondencja wysłana na dotychczasowy adres będzie uważana za skutecznie doręczoną.

§ 7

Potwierdzenie wykonania Przedmiotu Umowy

1. Po zakończeniu wydarzeń, Wykonawca przekaże Zamawiającemu podpisaną przez uczestników listę obecności z każdego spotkania i konferencji, raport podsumowujący oraz komplet dokumentacji potwierdzającej zrealizowanie spotkania w terminie 7 dni roboczych od zakończenia spotkania.

2. Przekazanie przez Wykonawcę dokumentacji wymienionej w ust. 1 będzie stanowić podstawę do sporządzenia przez Strony protokołu odbioru, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Umowy w terminie 5 dni od dnia dostarczenia dokumentacji wskazanej w ust. 1.

3. Protokół odbioru zostanie sporządzony w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (jeden egzemplarz dla Wykonawcy i jeden egzemplarz dla Zamawiającego).

4. Podpisany protokół będzie stanowił podstawę do wystawienia faktury przez Wykonawcę.

§ 8

Powierzenie wykonania przedmiotu umowy

1. Wykonawca ma obowiązek poinformować Zamawiającego o korzystaniu z usług podwykonawców.

2. Wykonawca zobowiązuje się do terminowego uregulowania zobowiązań wobec podwykonawców.

3. W każdym przypadku posługiwania się przez Wykonawcę podwykonawcami, za działania i zaniechania podwykonawców, Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak za własne działania i zaniechania, w tym także za wyrządzone przez nich szkody, jak i za jakość, terminowość i zupełność wykonanych przez nich usług.

4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność materialną za wszelkie szkody i straty wynikłe z niewłaściwego użytkowania pomieszczeń w miejscu organizacji spotkań, przez pracowników własnych lub podwykonawców korzystających z wynajętych pomieszczeń i ich wyposażenia oraz za wszelkie szkody powstałe wewnątrz i na zewnątrz obiektu, a mające związek z Przedmiotem Umowy.

§ 9

Kary umowne

1. Za opóźnienie w realizacji któregokolwiek ze spotkań konsultacyjno – informacyjnych i konferencji w stosunku do terminów określonych w harmonogramie, o którym mowa w § 3 ust. 1 Umowy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 1 % łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia.

2. Za opóźnienie w przekazaniu dokumentów potwierdzających zrealizowanie spotkań w stosunku do terminu określonego w § 7 ust. 1, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % łącznego wynagrodzenia określonego w § 5 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia.

3. W przypadku opóźnienia Wykonawcy w realizacji Przedmiotu Umowy w stosunku do terminów określonych w § 3 ust. 1, 4, 5, 14 Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 0,5 % łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia.

4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 Umowy za każdy przypadek:

a) nieudostępnienia uczestnikom spotkań materiałów, o których mowa w § 3 ust. 9 Umowy oraz SOPU,

b) niespełniania przez obiekt, w którym będzie realizowana usługa wymagań wskazanych w SOPU,

c) niespełniania przez salę konferencyjną wymagań wskazanych w Umowie oraz SOPU,

d) niezapewnienie obsługi uczestników spotkań konsultacyjno – informacyjnych i konferencji zgodnie z § 3 ust. 13 Umowy.

5. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 5% łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 Umowy w razie, gdy Wykonawca w sposób rażący nie wykonuje postanowień Umowy w sposób z nią zgodny i w dalszym ciągu dopuszcza się naruszeń pomimo pisemnego wezwania przez Xxxxxxxxxxxxx do ich zaprzestania (przy czym będą to inne naruszenia niż wskazane w ust. 1-4 niniejszego paragrafu). Powyższa kara umowna będzie naliczana za każde naruszenie z osobna.

6. Zamawiający ma prawo odstąpić od Umowy ze skutkiem natychmiastowym, bez wyznaczania Wykonawcy dodatkowego terminu, w przypadku gdy opóźnienie Wykonawcy w wykonywaniu któregokolwiek obowiązku przekroczy 14 dni.

7. Zamawiający może wykonać prawo odstąpienia od Umowy, o którym mowa w ust. 6 w ciągu 30 dni następujących po upływie powyższego 14 dniowego terminu, zawiadamiając o tym pisemnie Wykonawcę. W razie odstąpienia przez Zamawiającego od Umowy na warunkach określonych w niniejszym ust. 6 oraz warunkach określonych w § 14. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną za odstąpienie przez Zamawiającego od Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 30 % łącznego wynagrodzenia brutto wskazanego w § 5 ust. 1.

8. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, jeżeli szkoda powstała z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy przez Wykonawcę przekroczy kwotę zastrzeżonych kar umownych.

9. Zamawiający zastrzega sobie prawo potrącenia należnych Zamawiającemu kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy na co Wykonawca wyraża zgodę. O dokonaniu potrącenia Zamawiający zawiadamia pisemnie Wykonawcę.

10. W przypadku braku możliwości potrącenia kary umownej, o którym mowa w ust. 9, zapłata kar umownych, o których mowa w niniejszym paragrafie nastąpi przelewem na wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx rachunek bankowy w terminie 7 dni od dnia doręczenia Wykonawcy wezwania do zapłaty.

11. Zamawiający zastrzega, iż suma naliczonych kar umownych nie przekroczy 40 % łącznego wynagrodzenia brutto określonego w § 5 ust. 1 Umowy.

§ 10

Dane osobowe

1. Wykonawca oświadcza, że w zakresie prowadzonej przez siebie działalności jest administratorem danych, w zakresie imienia i nazwiska uczestników spotkań, miejsca zatrudnienia, stanowiska służbowego, adresu poczty elektronicznej.

2. Wykonawca i Zamawiający w celu właściwego zapewnienia bezpieczeństwa danych, zobowiązują się do zachowania najwyższej staranności, w tym do postępowania zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako: RODO).

3. Dane osobowe uczestników spotkań niezbędne do prawidłowej realizacji niniejszej Umowy, Wykonawca winien gromadzić bezpośrednio od uczestników. Zamawiający nie będzie przekazywał Wykonawcy danych osobowych uczestników spotkań.

4. Strony oświadczają, że w związku z przetwarzaniem przez nie danych osobowych wdrożyły odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia ochrony danych osobowych.

5. Strony oświadczają, że każda z nich jest odpowiedzialna niezależnie za realizację praw podmiotów danych, określonych w art. 12-23 RODO w odniesieniu do danych osobowych, dla których są administratorem, przy czym w przypadku konieczności sprostowania lub usunięcia danych osobowych, Strony realizują obowiązek wskazany w art. 19 RODO bez zbędnej zwłoki, w sposób uzgodniony przez strony.

6. Wykonawca ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Zamawiającego, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem RODO oraz za przetwarzanie powierzonych danych osobowych niezgodnie z umową.

7. Roszczenie o wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu przetwarzania danych osobowych jest zaspokojone w ramach zapłaty wynagrodzenia, o którym mowa w § 5.

8. Zamawiający ma prawo w każdym czasie kontrolować przetwarzanie przez Wykonawcę powierzonych mu danych osobowych z punktu widzenia zgodności z przepisami prawa oraz postanowieniami Umowy.

9. Powierzone dane osobowe uczestników spotkań mogą być przetwarzane przez Zamawiającego i Wykonawcę wyłącznie w celu realizacji niniejszej Umowy.

10. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby posiadające imienne upoważnienia do przetwarzania powierzonych danych osobowych.

11. Strony prowadzą ewidencję pracowników upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem Umowy.

12. Xxxxxx niezwłocznie informują się o:

a) wszelkich przypadkach naruszenia bezpieczeństwa powierzonych do przetwarzania danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu;

b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony powierzonych do przetwarzania danych osobowych prowadzonych w szczególności przed Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją albo przed sądem.

13. Wykonawca odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone Zamawiającemu lub osobom trzecim, jakie powstały w wyniku niezgodnego z Umową, przepisami prawa powszechnie obowiązującego, w tym w szczególności z RODO.

14. W przypadku konieczności dalszego uregulowania ochrony danych osobowych Strony zawrą odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych.

§ 11

Informacje poufne

1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji i danych otrzymanych i uzyskanych od Zamawiającego w związku z wykonaniem zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy.

2. Strony zobowiązują się do przestrzegania przy wykonywaniu Przedmiotu Umowy wszystkich postanowień zawartych w obowiązujących przepisach prawnych związanych z ochroną danych osobowych. Jakiekolwiek ujawnienie tych informacji przez Wykonawcę, jego pracowników i inne osoby z nim współpracujące oraz podwykonawców, niezależnie od innych skutków prawnych, będzie traktowane jako istotne naruszenie Umowy stanowiące podstawę do wypowiedzenia przez Zamawiającego Umowy. Wypowiedzenie, o którym mowa, będzie kwalifikowane jako wypowiedzenie z przyczyn zależnych od Wykonawcy.

3. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji powszechnie znanych oraz udostępniania informacji na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności na żądanie sądu, prokuratury, organów podatkowych lub organów kontrolnych.

4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za zachowanie tajemnicy przez swoich pracowników, podwykonawców i wszelkie inne osoby, którymi będzie posługiwać się przy wykonywaniu niniejszej Umowy.

5. Wykonawca zobowiązuje się wykorzystywać informacje i dane otrzymane i uzyskane od Zamawiającego, wyłącznie w celu realizacji Umowy.

6. Wykonawca odpowiada za szkodę wyrządzoną Zamawiającemu przez ujawnienie, przekazanie, wykorzystanie, zbycie lub oferowanie do zbycia informacji otrzymanych od Zamawiającego, wbrew postanowieniom Umowy. Zobowiązanie to wiąże Wykonawcę również po wykonaniu przedmiotu Umowy, jej rozwiązaniu, wygaśnięciu lub odstąpieniu, bez względu na przyczynę i podlega wygaśnięciu według zasad określonych w przepisach dotyczących ochrony informacji niejawnych.

§ 12

Prawa autorskie

1. Wykonawca, z chwilą podpisania protokołu odbioru, o którym mowa w § 7 przeniesie na rzecz Zamawiającego na wyłączność całość autorskich praw majątkowych do „Utworów” powstałych w wyniku świadczenia niniejszej Umowy.

2. Ostateczna wycena wartości autorskich praw majątkowych do poszczególnych Utworów wytworzonych w ramach realizacji Przedmiotu Umowy zostanie wskazana w załączniku nr 1 do Protokołu Odbioru. Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tego tytułu zostało wskazane w § 5 ust. 1.

3. Wykonawca zobowiązuje się, że wykonując Umowę będzie przestrzegał przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. 2018 poz. 1191 z późn. zm.) i nie naruszy praw majątkowych osób trzecich, a wyniki prac, o których mowa w ust. 1, przekaże Zamawiającemu w stanie wolnym od obciążeń prawami tych osób.

4. Wykonawca Oświadcza i gwarantuje, że przysługują mu wyłączne i nieograniczone autorskie prawa majątkowe do Utworów i że Utwory są wolne od jakichkolwiek wad prawnych lub roszczeń osób trzecich, a korzystanie z nich przez Zamawiającego lub inne osoby zgodnie z umową nie będzie naruszać praw własności intelektualnej, ani żadnych innych praw osób trzecich, w tym praw autorskich, patentów i dóbr osobistych.

5. W przypadku zgłoszenia przez osoby trzecie roszczeń opartych na zarzucie, że korzystanie z utworów/dzieła uzyskanych przez Xxxxxxxxxxxxx na podstawie niniejszej Umowy przez Zamawiającego lub jego następców prawnych narusza prawa własności intelektualnej przysługujące tym osobom, Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takich roszczeniach, a Wykonawca podejmie niezbędne działania mające na celu zażegnanie sporu i poniesie w związku z tym wszystkie koszty. W szczególności, w przypadku wytoczenia w związku z tym przeciwko Zamawiającemu lub jego następcy prawnemu powództwa z tytułu naruszenia praw własności intelektualnej, Wykonawca przystąpi do postępowania w charakterze strony pozwanej, a w razie braku takiej możliwości wystąpi z interwencją uboczną po stronie pozwanej oraz pokryje wszelkie koszty i odszkodowania, w tym koszty obsługi prawnej zasądzone od Zamawiającego lub jego następców prawnych.

6. Ponadto, jeżeli używanie Utworów stanie przedmiotem jakiegokolwiek powództwa o naruszenie praw własności intelektualnej Wykonawca może na swój własny koszt wybrać jedno z rozwiązań:

a) uzyskać dla Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do Utworów,

b) zmodyfikować Utwory tak, żeby były zgodne z umową, ale wolne od wad lub roszczeń osób trzecich.

7. Przeniesienie majątkowych praw autorskich do utworów do nieograniczonego w czasie korzystania i rozporządzania utworami następuje na poniższych polach eksploatacji:

1) trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie, niezależnie od formatu, systemu lub standardu, w tym techniką drukarską, techniką zapisu magnetycznego, techniką cyfrową lub poprzez wprowadzanie do pamięci komputera oraz trwałe lub czasowe utrwalanie lub zwielokrotnianie takich zapisów, włączając w to sporządzanie ich kopii oraz dowolne korzystanie i rozporządzanie tymi kopiami,

2) stosowanie, wprowadzanie, wyświetlanie, przekazywanie i przechowywanie niezależnie do formatu, systemu lub standardu,

3) wprowadzanie do obrotu, użyczanie najem lub dzierżawa oryginału albo egzemplarzy,

4) tworzenie nowych wersji, opracowań i adaptacji (tłumaczenie, przystosowanie, zmianę układu lub jakiekolwiek inne zmiany),

5) publiczne rozpowszechnianie, w szczególności wyświetlanie, publiczne odtwarzanie, nadawanie i reemitowanie w dowolnym systemie lub standardzie a także publiczne udostępnianie utworu w ten sposób, aby każdy mógł mieć

do niego dostęp w miejscu i czasie przez siebie wybranym, w szczególności elektroniczne udostępnianie na żądanie,

6) rozpowszechnianie w sieci Internet oraz w sieciach zamkniętych,

7) nadawanie za pomocą fonii lub wizji, w sposób bezprzewodowy (drogą naziemną i satelitarną) lub w sposób przewodowy, w dowolnym systemie i standardzie, w tym także poprzez sieci kablowe i platformy cyfrowe,

8) prawo do określania nazw utworu, pod którymi będzie on wykorzystywany lub rozpowszechniany, w tym nazw handlowych, włączając w to prawo do zarejestrowania na swoją rzecz znaków towarowych, którymi oznaczony będzie utwór lub znaków towarowych wykorzystanych w utworze,

9) prawo do wykorzystywania utworu do celów marketingowych lub promocji, w tym reklamy, sponsoringu, promocji sprzedaży, a także do oznaczania lub identyfikacji produktów i usług oraz innych przejawów działalności, a także przedmiotów jego własności, a także dla celów edukacyjnych lub szkoleniowych,

10) zezwolenie na tworzenie opracowań, przeróbek i adaptacji utworu, prawo do rozporządzania opracowaniami, przeróbkami i adaptacjami utworu oraz prawo udostępniania ich do korzystania, w tym udzielania licencji na rzecz osób trzecich, na wszystkich wymienionych powyżej polach eksploatacji.

8. Przeniesienie autorskich praw majątkowych nie jest ograniczone pod względem celu rozpowszechniania utworów, ani też pod względem czasowym i terytorialnym, a prawa te mogą być przenoszone przez Zamawiającego na inne podmioty bez żadnych ograniczeń.

§ 13

Zmiany umowy

1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy powinny być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności i muszą być zgodne z art. 144 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2018, poz. 1986 z późn. zm.), na wniosek Zamawiającego lub Wykonawcy, zawierający propozycję zmian oraz uzasadnienie konieczności jej wprowadzenia. Nie stanowi zmiany umowy zmiana danych adresowych, zmiana osób wskazanych w § 6 Umowy oraz ich danych kontaktowych.

2. Zamawiający przewiduje możliwość jednokrotnie wydłużenia, w trybie wskazanym w ust. 1, do 5 tygodni terminu wykonywania Przedmiotu Umowy określonego w § 2 ust. 1, przypadku stwierdzenia braku chętnych uczestników warsztatów w tym terminie.

§ 14

Odstąpienie od umowy

1. Zamawiający ma prawo odstąpienia od Umowy w ciągu 5 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach, w przypadku:

1) stwierdzenia zaistnienia po stronie Wykonawcy okoliczności uniemożliwiających wykonanie lub nienależyte wykonanie umowy, o którym mowa w § 1,

2) wysokość kar umownych, o których mowa w § 9 osiągnie wysokość 40% wartości wynagrodzenia umownego brutto, o którym mowa w § 5 ust. 1,

3) Wykonawca w rażący sposób zaniedbuje lub narusza zobowiązania umowne.

2. Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od wystąpienia istotnej okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy.

3. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku braku środków finansowych na jej realizację oraz w przypadku wstrzymania realizacji projektu, o którym mowa w § 1 ust. 3, w terminie 15 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach.

4. Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku powzięcia wiadomości o tym, że w toku postępowania o udzielenie zamówienia, którego dotyczy niniejsza umowa, Wykonawca złożył oświadczenie niezgodne z prawdą lub każdą inną informację nieprawdziwą w związku z przedmiotem umowy.

5. Odstąpienie od umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

6. Odstąpienie od umowy nie pozbawia Zamawiającego możliwości dochodzenia kar umownych.

§ 15

Rozstrzyganie sporów

1. Strony będą dążyć, aby wszelkie spory jakie mogą wyniknąć na tle realizacji niniejszej Umowy, rozwiązywane były w drodze negocjacji.

2. W razie braku możliwości porozumienia spór będzie rozstrzygany przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.

§ 16

Postanowienia końcowe

1. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach: po jednym dla każdej ze Stron.

2. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie przepisy ustaw: Kodeks cywilny, o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz Prawo zamówień publicznych, RODO, a także wymogi określone w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia i ofercie Wykonawcy w postępowaniu o udzielnie zamówienia – znak sprawy: …...

Integralną częścią Umowy są następujące załączniki:

1) Załącznik nr 1: Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ),

2) Załącznik nr 2: Oferta Wykonawcy,

3) Załącznik nr 3: Wzór Protokołu odbioru,

4) Potwierdzenie reprezentacji Zamawiającego,

5) Potwierdzenie reprezentacji Wykonawcy.

ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA

Załącznik nr 3 do Umowy

Protokół zdawczo – odbiorczy

do umowy nr …...................................... z dnia …..........................dotyczącej organizacji i przeprowadzenia 5 spotkań konsultacujno – informacyjnych oraz jednej ogólnopolskiej konferencji.

Strony dokonują odbioru spotkań konsultacyjno – informacyjnych i ogólnopolskiej konferencji, które odbyły się w dniach ….......... w ….............

WYKONAWCA

Rozliczenie kosztów:

1. Iloczynu ceny jednostkowej za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno – informacyjnym odbywającym się w Olsztynie i liczby osób (słownie)

uczestniczących w spotkaniu,

2. Iloczynu ceny jednostkowej za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno – informacyjnym odbywającym się w Krakowie, której nie przysługuje zwrot kosztów przejazdu i liczby osób (słownie) uczestniczących w spotkaniu,

3. Iloczynu ceny jednostkowej za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno – informacyjnym odbywającym się w Bydgoszczy i liczby osób (słownie)

uczestniczących w spotkaniu,

4. Iloczynu ceny jednostkowej za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno – informacyjnym odbywającym się w Lublinie i liczby osób (słownie)

uczestniczących w spotkaniu,

5. Iloczynu ceny jednostkowej za udział jednej osoby w spotkaniu konsultacyjno – informacyjnym odbywającym się w Poznaniu i liczby osób (słownie)

uczestniczących w spotkaniu,

6. Iloczyn ceny jednostkowej za udział w konferencji odbywającej się w Warszawie jednej osoby korzystającej z noclegu i liczby osób ……(słownie) uczestniczących w konferencji;

7. Łączna kwota zwrotu kosztów przejazdu dla prelegentów (słownie).

RAZEM zł brutto

Słownie zł brutto

…...........................dnia ….......................2019 r. ….................................................

Wykonawca

ZAMAWIAJĄCY

Przedstawiciel Zamawiającego: Pan(i): ,

dokonała odbioru przedmiotu umowy od …................................................................................

i oświadcza, że realizacja przedmiotu umowy odpowiada warunkom umowy i przyjmuje ją w imieniu Xxxxxxxxxxxxx*

− bez zastrzeżeń

− z następującymi zastrzeżeniami (opis i uzasadnienie)

….........................................................................................................................................................

.............................................................................................................................................................

Realizacja przedmiotu umowy nie odpowiada warunkom umowy* Załącznik:

1. Wartość autorskich praw majątkowych do poszczególnych Utworów

Uwagi:

…..................................................................................................................................................

….............................................dnia, …................2019 …..................................................

Zamawiający

Załącznik nr 1 do Protokołu Odbioru

Wycena przeniesienia autorskich praw majątkowych do poszczególnych Utworów

Lp. Określenie Utworu wytworzonego w związku z realizacją Przedmiotu Umowy Wartość wraz z podatkiem od towarów i usług (VAT)