Istotne Postanowienia Umowy
Istotne Postanowienia Umowy
§ 1
1. Przedmiotem umowy jest wykonanie przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi kompleksowej organizacji warsztatów IdeaLab dla grupy liczącej maks.62 osoby w terminie 20-25 października 2019 r. w ramach Programu Badania Podstawowe Mechanizmu Finansowego EOG i Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021, którego Operatorem jest Narodowe Centrum Nauki (Zamawiający) obejmującej:
1) usługę noclegową ze śniadaniem- zapewnienie noclegów dla maks. 62 osób w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania (w tym maks. 10 osób – obserwatorów – które koszty noclegu będą ponosić samodzielnie);
2) usługę konferencyjną – zapewnienie w pełni wyposażonych 2 sal konferencyjnych;
3) usługę gastronomiczno-restauracyjną- zapewnienie pełnego wyżywienia (lunch, przerwy kawowe, kolacja, w tym jedna uroczysta) dla maks. 62 osób.
2. Przedmiot umowy nie obejmuje świadczenia przez Wykonawcę hotelarskich usług noclegowych dla obserwatorów, które to usługi będą świadczone bezpośrednio na rzecz obserwatorów i na ich koszt.
3. Wszystkie usługi o których mowa w ust. 1 będą świadczone w (nazwa i adres obiektu)*
4. Szczegółowy zakres usług o których mowa w ust. 1 pkt. 1-3, będących przedmiotem umowy i wymagania dotyczące sposobu ich wykonania zostały określone w Szczegółowym opisie przedmiotu i warunków zamówienia (dalej: SOPZ), stanowiącym Załącznik nr 1 do umowy oraz ofercie Wykonawcy (dalej: Oferta), której kopia stanowi Załącznik nr 2 do umowy.
§ 2
1. Usługa noclegowa ze śniadaniem dla uczestników warsztatów obejmuje zapewnienie w jednym hotelu/obiekcie noclegów dla maks. 62 osób w pokojach jednoosobowych lub dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania w dniach 20-25 października 2019 r. z zastrzeżeniem, że cena noclegu w pokoju jednoosobowym musi być równa cenie noclegu w pokoju dwuosobowym do pojedynczego wykorzystania, w tym noclegi dla:
1) maksymalnie 52 osób (uczestników) – finansowane przez Zamawiającego,
2) maksymalnie 10 osób (obserwatorów) w usłudze pre-booking – tj. Wykonawca zagwarantuje rezerwację usług noclegowych zgodnie z zapotrzebowaniem zgłoszonym przez Zamawiającego po cenie jednostkowej dla hotelarskiej usługi noclegowej wskazanej w ofercie złożonej w niniejszym postępowaniu, przy czym koszty rezerwacji zostaną pokryte indywidualnie przez obserwatorów po zakończeniu usługi;
2. Zamawiający do dnia …. października 2019 r.* prześle Wykonawcy drogą elektroniczną (e-mail)
ostateczną liczbę rezerwacji w poszczególnych dobach.
3. Za każdą rezerwację odwołaną po … października 2019 r.* Zamawiający ureguluje należność w
wysokości 100% ceny jednostkowej za pokój zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 2, z zastrzeżeniem ust. 5*.
4. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz wskazanych w SOPZ) związanych z pobytem w obiekcie gości Zamawiającego, dla których została dokonana rezerwacja. Wszelkie dodatkowe należności (jak np. opłata za przedłużenie pobytu, opłata za parking, korzystanie z dodatkowych usług hotelu i inne) obsługa obiektu winna uregulować indywidualnie z gościem korzystającym z dodatkowych usług.
5. Zamawiający ma możliwość odwołania rezerwacji usług noclegowych oraz rezerwacji usług gastronomiczno-restauracyjnych dla maksymalnie 5 osób bez ponoszenia kosztów, jeżeli informacja o odwołaniu rezerwacji zostanie Wykonawcy przekazana nie później niż do 17 października 2019 r. włącznie (drogą elektroniczną).*
§3
Usługa konferencyjna obejmuje zapewnienie Zamawiającemu na wyłączność w pełni wyposażonych 2 sal konferencyjnych, zlokalizowanych w tym samym obiekcie, w którym realizowana będzie hotelarska usługa noclegowa, tj.:
1) dużej sali o powierzchni co najmniej 100 m2, w układzie stołów bankietowym dla grupy maks. 62 osób (uczestników i obserwatorów), w dniu 20 października 2019 r. w godz. 15.00-21.00 a w dniach 21-25 października 2019 r. – do dyspozycji przez cały dzień,
2) małej sali, w układzie stołów U lub boardroom, która pomieści ok. 20 osób, w dniu 20 października 2019 r. w godz. 15.00-21.00 a w dniach 21-25 października 2019 r. – do dyspozycji przez cały dzień.
§4
1. Usługa gastronomiczno- restauracyjna polegająca na zapewnieniu pełnego wyżywienia (śniadanie w ramach ceny za nocleg, lunch, 2 przerwy kawowe, kolacja) dla maks. 62 osób (uczestników i obserwatorów) w terminie 20-25 października 2019 r. zostanie zrealizowana zgodnie z wymaganiami Zamawiającego wskazanymi w SOPZ i obejmuje w szczególności:
1) w dniu 20.10.2019 r. – kolację w formie bufetu,
2) w dniach 21-24.10.2019 - pełne wyżywienie (śniadanie, lunch, kolacje w formie bufetu i 2 przerwy kawowe), przy czym w dniu 21.10.2019 – uroczystą kolację,
3) w dniu 25.10.2019 - śniadanie, lunch, 2 przerwy kawowe;
2. Zamawiający pokrywa koszty usługi gastronomiczno-restauracyjnej dla wszystkich gości, tj. uczestników i obserwatorów warsztatu (z wyjątkiem śniadania – wliczonego w cenę usługi noclegowej, którą obserwatorzy pokrywają samodzielnie);
3. Wykonawca przekaże Zamawiającemu propozycje menu na każdy dzień warsztatu nie później niż na 10 dni przed dniem rozpoczęcia realizacji usługi. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zgłaszania zmian do proponowanego menu. Menu będzie wymagało akceptacji Zamawiającego.
§5
1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie przedmiotu umowy oraz zapewnienie najwyższej jakości świadczenia usług.
2. Wykonawca oświadcza, że dysponuje odpowiednim potencjałem, wiedzą, doświadczeniem, zapleczem technicznym oraz uprawnieniami, umożliwiającymi wykonanie umowy z zachowaniem najwyższej jakości usług będących przedmiotem umowy.
3. Wykonawca jest odpowiedzialny za dotrzymanie umówionych terminów realizacji przedmiotu umowy.
4. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia odpowiednio wykwalifikowanej obsługi gwarantującej właściwe i rzetelne wykonanie usług zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego.
§ 6
1. Zamawiający zobowiązuje się do współdziałania z Wykonawcą przy realizacji umowy, jak również
do udzielenia wyjaśnień niezbędnych do jej wykonania.
2. Zamawiający nie może bez zgody Wykonawcy dokonywać zmian w wynajmowanych salach konferencyjnych.
§ 7
1. Tytułem wynagrodzenia za faktycznie wykonane przez Wykonawcę usługi wchodzące w zakres przedmiotu umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ustalone na podstawie cen jednostkowych zawartych w Ofercie, w tym:
1) cena za usługę konferencyjną (za jeden dzień wynajmu):
a) usługa wynajmu dużej sali – … zł netto, co stanowi … zł brutto,
b) usługa wynajmu małej sali – … zł netto, co stanowi … zł brutto,
2) cena za usługę noclegową ze śniadaniem (za osobodobę) – … zł netto, co stanowi … zł brutto, za osobodobę.
3) cena za usługę gastronomiczno-restauracyjną (za osobę):
a) przerwa kawowa- … zł netto, co stanowi … zł brutto,
b) lunch- … zł netto, co stanowi … zł brutto,
c) kolacja w formie bufetu - … zł netto, co stanowi … zł brutto,
d) uroczysta kolacja - … zł netto, co stanowi … zł brutto.
2. Maksymalne łączne wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy z tytułu prawidłowego wykonania przedmiotu umowy nie przekroczy kwoty zł netto, co po doliczeniu należnego podatku od
towarów i usług stanowi ………..zł brutto (słownie złotych brutto: 00/100) i zostało określone
na podstawie cen jednostkowych oraz zapotrzebowania Zamawiającego zawartych w Ofercie.
3. Okoliczność, że wynagrodzenie przysługujące Wykonawcy zgodnie z ust. 1 będzie niższe od wartości maksymalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ust 2 nie może stanowić podstawy żadnych roszczeń Wykonawcy wobec Zamawiającego, z zastrzeżeniem § 2 ust. 3.
4. Wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 1, obejmuje całkowity koszt wykonania usługi noclegowej ze śniadaniem, usługi konferencyjnej oraz usługi gastronomiczno-restauracyjnej, wskazanych w § 2-4, w tym należny podatek od towarów i usług i wszelkie inne składniki cenotwórcze.
5. Wysokość wynagrodzenia, o którym mowa w ust. 2, nie obejmuje hotelarskich usług noclegowych wskazanych w § 2 ust.1 pkt. 2, wykonanych na rzecz obserwatorów warsztatów. Płatność za te usługi zostanie uregulowana bezpośrednio przez pozostałych gości (obserwatorów) warsztatów. Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego z tytułu dokonanych rezerwacji lub niewykorzystanych pokoi z zablokowanej do pre-bookingu puli.
6. Nie przewiduje się waloryzacji cen jednostkowych, a Wykonawca gwarantuje ich niezmienność,
w całym okresie obowiązywania umowy.
7. Zapłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie faktury wystawionej przez Wykonawcę.
8. Wykonawca zobowiązuje się do wystawienia faktury za wykonanie przedmiotu umowy w terminie do 7 dni od dnia wykonania usług będących przedmiotem umowy.
9. Zamawiający zobowiązuje się do dokonania zapłaty wynagrodzenia w terminie 21 dni od dnia otrzymania prawidłowo wystawionej faktury, przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze.
00.Xx dzień zapłaty wynagrodzenia uważany będzie dzień wydania przez Zamawiającego dyspozycji przelewu z rachunku Zamawiającego.
§ 8
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne:
1) w wysokości 1% maksymalnego wynagrodzenia brutto określonego w § 7 ust. 2 w przypadku
każdego stwierdzonego przypadku nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę,
2) w wysokości 30% maksymalnego wynagrodzenia określonego w § 7 ust. 2 w przypadku odstąpienia od umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy.
2. Kary umowne, o których mowa w ust. 1 nie podlegają zsumowaniu.
3. Wykonawca wyraża zgodę na potrącenie przez Xxxxxxxxxxxxx kar umownych z przysługującego
mu wynagrodzenia.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość
zastrzeżonych kar umownych na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.
6. Zapłata kar umownych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 nie zwalnia Wykonawcy od obowiązku
wykonania umowy.
§ 9
1. Osobami odpowiedzialnymi za koordynację i uzgodnienia w zakresie realizacji przedmiotu umowy
są:
1) Po stronie Zamawiającego:………….., nr telefonu:……….., e-mail: ;
2) Po stronie Wykonawcy:……………… , nr telefonu:……….., e-mail: ;
2. Strony zobowiązują się, że udostępnione sobie wzajemnie dane osobowe osób wskazanych w ust.
1 niniejszego paragrafu będą przetwarzane jedynie w celu realizacji Umowy. Wykonawca zobowiązuje się ponadto, że wykona w imieniu Xxxxxxxxxxxxx wobec osoby wskazanej w ust. 1 pkt 2) obowiązek informacyjny wskazany w art. 14 RODO Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) poprzez przekazanie tej osobie informacji stanowiącej załącznik nr 5 do Umowy.
2. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej umowy.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość kontroli realizacji przedmiotu umowy przez osoby wskazane w ust. 1 pkt 1.
§ 10
1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Wszystkie spory mogące wyniknąć na tle wykonywania niniejszej umowy Strony będą rozstrzygać polubownie. W przypadku braku porozumienia, spory rozstrzygać będzie właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego sąd powszechny.
3. Wierzytelności przysługujące Wykonawcy wobec Zamawiającego na podstawie niniejszej umowy nie mogą być przeniesione na osobę trzecią bez uprzedniej zgody Zamawiającego wyrażonej na piśmie pod rygorem nieważności.
§ 11.
1. Niniejszą umowę sporządzono w dwóch (2) jednobrzmiących egzemplarzach: jeden (1) dla
Zamawiającego oraz jeden (1) dla Wykonawcy.
2. Załączniki do umowy:
1) załącznik nr 1 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia,
2) załącznik nr 2 – oferta Wykonawcy z dnia 2019 r. (kopia),
3) załącznik nr 3 – wydruk informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu z rejestru
przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego/CEIDG,
4) …….
Zamawiający
Wykonawca
………………………………………………… | ………………………………………………… |
podpis | podpis |
………………….., dnia… r. miejscowość | Kraków, dnia r. miejscowość |