UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Załącznik nr 6 do zapytania ofertowego 3/PZ2/2020
UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
(wzór)
W ramach realizacji projektu „e-Uczelnia – Nowoczesny Program Rozwoju” współfinansowanego
przez Unię Europejską w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020 zawarta w dniu ….. r. pomiędzy:
Collegium Civitas, uczelnią niepubliczną, z siedzibą w Warszawie, 00-901, Plac Defilad 1, XII piętro Pałac Kultury i Nauki, NIP 000-00-00-000, REGON 012769984, wpisaną do ewidencji uczelni niepublicznych, prowadzonej przez Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego pod numerem porządkowym 129, reprezentowaną przez:
• Rektora,
zwaną w dalszej treści umowy Podmiotem Przetwarzającym lub CC, a
……………………., z siedzibą w …………….., ul. , numer w Krajowym Rejestrze Sądowym:
……………………………., reprezentowaną przez:
• ………………………………………………………………,
zwaną w treści umowy Dalszym Podmiotem Przetwarzającym, lub łącznie zwanych Stronami.
§1
Użyte w niniejszej Umowie określenia oznaczają:
1. Projekt „e-Uczelnia – Nowoczesny Program Rozwoju” w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, realizowany w ramach Priorytetu III „Szkolnictwo wyższe dla gospodarki i rozwoju”, Działania 3.1 „Kompetencje w szkolnictwie wyższym”, zwany dalej
„Projektem”, wniosek o dofinansowanie o numerze POWR.03.05.00-00-Z021/18 zwany dalej
„Wnioskiem”.
2. Rozporządzenie – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
3. IP – Instytucja Pośrednicząca – Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (NCBiR) w Warszawie, ul. Xxxxxxxxxxx 00x, 00-000 Xxxxxxxx – podmiot publiczny odpowiedzialny za realizację części priorytetów programu operacyjnego oraz za bezpośrednie kontakty z Liderem Projektu, na podstawie odpowiedniego porozumienia lub umowy o dofinansowanie realizacji powierzonych jej zadań.
4. IZ – Instytucja Zarządzająca – Minister właściwy ds. Rozwoju Regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, mający siedzibę przy ul. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx.
5. Dane osobowe – oznacza to dane osobowe w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych Uczestników Projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 zgromadzone w zbiorach:
5.1. Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój;
5.2. Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych – w zakresie niezbędnym do realizacji zadań związanych z obszarem zbioru Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój;
6. Administrator Xxxxxx Xxxxxxxxx – Minister właściwy ds. Rozwoju Regionalnego pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, mający siedzibę przy ul. Xxxxxxxx 0/0, 00-000 Xxxxxxxx.
7. Przetwarzanie – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
§2
1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest powierzenie Dalszemu Podmiotowi Przetwarzającemu przez CC przetwarzania danych osobowych Uczestników projektu.
2. Dane osobowe zostają powierzone w imieniu i na rzecz Instytucji Zarządzającej, w zakresie i na warunkach opisanych w niniejszej Umowie – na podstawie załącznika nr 5 „Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania” do Umowy o dofinansowanie projektu z dnia 06.06.2019 r., nr POWR.03.05.00-00-Z021/18, w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 współfinasowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
3. Przetwarzanie danych osobowych zostało powierzone na podstawie zgody Uczestników Projektu.
4. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych przechowuje CC.
§3
1. Powierzenie przetwarzania danych osobowych Dalszemu Podmiotowi Przetwarzającemu następuje wyłącznie w celu realizacji działań w ramach projektu.
2. CC przekazuje Dalszemu Podmiotowi Przetwarzającemu zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania, który jest określony w załączniku nr 1 do niniejszej Umowy.
3. CC oświadcza, że powierzone Dalszemu Podmiotowi Przetwarzającemu do przetwarzania dane osobowe zgromadził zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
4. Dalszy Podmiot Przetwarzający oświadcza, że powierzone dane osobowe wykorzystywane będą wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji działań w ramach projektu.
5. Dalszy Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych mu danych osobowych, do przestrzega zasad wskazanych w paragrafie niniejszej umowy oraz Rozporządzeniu.
6. Dalszy Podmiot Przetwarzający, przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych, wdroży odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, by przetwarzanie spełniało wymogi Rozporządzenia i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
7. Do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone jedynie osoby współpracujące lub pracujące dla Dalszego Podmiotu Przetwarzającego, posiadające imienne upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Dalszy Podmiot Przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do zachowania tajemnicy. CC zobowiązuje się do wydawania oraz odwoływania upoważnień do przetwarzania danych osobowych w ramach określonych w §1. Wzór upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz wzór odwołania upoważnienia stanowią załączniki nr 2 i 3 do niniejszej Umowy. CC prowadzi ewidencję wydanych upoważnień.
8. Imienne upoważnienia są ważne do dnia odwołania. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania zatrudnienia upoważnionego pracownika lub zakończenia stosunku prawnego łączącego Dalszego Podmiotu Przetwarzającego ze współpracownikiem.
9. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, Dalszy Podmiot Przetwarzający wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych odpowiadający temu ryzyku zgodnie z art.32 Rozporządzenia.
10. Dalszy Podmiot Przetwarzający w miarę możliwości będzie pomagał CC, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III Rozporządzenia.
11. Dalszy Podmiot Przetwarzający uwzględniając dostępne mu informacje, będzie pomagał CC wywiązać się z obowiązków określonych w Rozporządzeniu.
12. Dalszy Podmiot Przetwarzający niezwłocznie, tj. nie później niż w ciągu 24 godzin, informuje CC o:
a) wszelkich przypadkach naruszenia tajemnicy danych osobowych lub o ich niewłaściwym użyciu;
b) wszelkich czynnościach z własnym udziałem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prowadzonych, w szczególności przed Urzędem Ochrony Danych Osobowych, urzędami państwowymi, policją lub przed sądem.
13. Dalszy Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do udzielenia CC, Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej, na każde ich żądanie, informacji na temat przetwarzania wszystkich danych osobowych.
14. Dalszy Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się do informowania CC o każdym przypadku naruszenia ochrony powierzonych danych osobowych w terminie do 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia.
15. Dalszy Podmiot Przetwarzający umożliwi CC, Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej lub podmiotom przez nie upoważnionym, w miejscach, w których są przetwarzane powierzone dane osobowe, dokonanie kontroli zgodności przetwarzania powierzonych danych osobowych z Rozporządzeniem oraz z Umową.
16. W przypadku powzięcia przez CC, Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Zarządzającą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Dalszego Podmiotu Przetwarzającego zobowiązań wynikających z Rozporządzenia lub niniejszej Umowy, Dalszy Podmiot Przetwarzający umożliwi Instytucji Pośredniczącej lub Instytucji Zarządzającej dokonanie niezapowiedzianej kontroli w celu, o którym mowa w ust. 15.
17. Dalszy Podmiot Przetwarzający jest zobowiązany do zastosowania się do zaleceń dotyczących poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzonych w wyniku przeprowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą lub Instytucję Zarządzającą kontroli.
§4
1. Każda ze Stron odpowiada za szkody wyrządzone drugiej Stronie oraz osobom trzecim w związku z wykonywaniem niniejszej Umowy, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego oraz przepisami Rozporządzenia oraz zgodnie z postanowieniami niniejszej Umowy.
2. W przypadku szkody spowodowanej umyślnym działaniem Dalszego Podmiotu Przetwarzającego, Dalszy Podmiot Przetwarzający ponosić będzie odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez CC.
3. W przypadku innym niż określonym w ust. 2, Dalszy Podmiot Przetwarzający ponosić będzie odpowiedzialność wyłącznie na zasadzie winy.
4. Strony postanawiają, że CC nie jest odpowiedzialne wobec osób, których dane zostały powierzone, za jakąkolwiek szkodę, powstałą w wyniku przetwarzania przez Dalszego Podmiotu Przetwarzającego powierzonych danych, niezgodnie z niniejszą Umową. W przypadku wystąpienia przez osoby, których dane zostały powierzone do przetwarzania, z roszczeniami do CC niezwłocznie poinformuje on o tym fakcie Dalszego Podmiotu Przetwarzającego. W takim przypadku Dalszy Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest zwolnić CC od odpowiedzialności, zwrócić poniesione z tego tytułu koszty oraz zaspokoić roszczenia tych osób, w sposób przewidziany w przepisach prawa.
5. W celu uniknięcia wątpliwości, Dalszy Podmiot Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone dane osobowe, jak za własne działanie i zaniechanie.
6. W przypadku nałożenia na CC przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych kary za niezgodne z prawem przetwarzanie danych osobowych przez Dalszego Podmiotu Przetwarzającego, Dalszy Podmiot Przetwarzający zwróci CC kwotę stanowiącą równowartość nałożonej kary.
§5
1. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania umowy …………………., zawartej z ……………………………...
2. Okres wypowiedzenia wynosi 3 dni kalendarzowe z zastrzeżeniem ust. 3.
3. CC jest uprawnione do rozwiązania Umowy bez wypowiedzenia, w przypadku rażącego naruszenia celu i zakresu przetwarzania powierzonych danych osobowych określonych w niniejszej Umowie.
4. CC jest uprawnione do rozwiązania Umowy bez wypowiedzenia, jeżeli w wyniku kontroli Urzędu Ochrony Danych Osobowych zostanie wykazane, że Dalszy Podmiot Przetwarzający, nie stosował się do wymogów przewidzianych w Rozporządzeniu lub innych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
5. W przypadku rozwiązania Umowy Dalszy Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest do trwałego zniszczenia i wykasowania wszelkich sporządzonych w związku lub przy okazji realizacji projektu zapisów oraz dokumentów zawierających powierzone do przetwarzania dane osobowe. Dalszy Podmiot Przetwarzający zobowiązany jest zwrócić powierzone do przetwarzania dane osobowe w terminie 3 dni od dnia rozwiązania niniejszej Umowy. Zwrot zostanie potwierdzony protokołem odbioru podpisanym przez Xxxxxx.
§6
1. Zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
2. Dalszy Podmiot Przetwarzający nie może przenieść na inny podmiot praw i obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej, pisemnej zgody CC.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają odpowiednio przepisy Rozporządzenia.
4. Spory wynikające z realizacji postanowień niniejszej Umowy rozstrzygać będzie sąd właściwy dla siedziby CC.
5. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
………………………………………… ……………………………………….
Dalszy Podmiot Przetwarzający Podmiot Przetwarzający
Załącznik nr 1 do Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
ZAKRES DANYCH OSOBOWYCH POWIERZONYCH DO PRZETWARZANIA
Collegium Civitas – Podmiot Przetwarzający powierza …………………………. – Dalszemu Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie następujących zbiorów danych osobowych:
1) Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój; zawierających wymienione w nich dane osobowe:
Dane Uczestników Indywidualnych
W tym zbiorze zawarte są dane w następującym zakresie:
1. Imię i nazwisko,
2. PESEL,
3. Data oraz miejsce urodzenia,
4. Nr telefonu,
5. Adres e-mail,
6. Wykształcenie.
……………………………………… ……………………………………….
Dalszy Podmiot Przetwarzający Podmiot Przetwarzający
Załącznik nr 2 do Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
UPOWAŻNIENIE Nr
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Z dniem [ ] r., na podstawie art. 29 w związku z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1) (RODO), upoważniam [ ] do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój. Upoważnienie wygasa z chwilą ustania Pana/Pani* stosunku prawnego łączącego Pana/Panią* z [ ].
Czytelny podpis osoby upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień.
Upoważnienie otrzymałem/am
(miejscowość, data, podpis)
Oświadczam, że zapoznałem/am się z przepisami powszechnie obowiązującymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym z RODO, a także z obowiązującymi w opisem technicznych i organizacyjnych środków zapewniających ochronę i bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych i zobowiązuję się do przestrzegania zasad przetwarzania danych osobowych określonych w tych dokumentach.
Zobowiązuję się do zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych, z którymi zapoznałem/am się oraz sposobów ich zabezpieczania, zarówno w okresie trwania umowy jak również po ustaniu stosunku prawnego łączącego mnie z [ ].
Czytelny podpis osoby składającej oświadczenie
*niepotrzebne skreślić
Załącznik nr 3 do Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
ODWOŁANIE UPOWAŻNIENIA Nr
DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Z dniem r., na podstawie art. 29 w związku z art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE. L 119 z 04.05.2016, str. 1), odwołuję upoważnienie Pana /Pani* nr do przetwarzania danych osobowych wydane w dniu
Czytelny podpis osoby, upoważnionej do wydawania i odwoływania upoważnień
(miejscowość, data)