Ogólne Warunki Sprzedaży i Dostaw obsługiwane przez Partnera

Ogólne Warunki Sprzedaży i Dostaw obsługiwane przez Partnera

(„OWSiD”)

Apteki i Punkty Apteczne

1. Informacje podstawowe

Firma Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o.o. (Aflofarm) jest podmiotem prowadzącym również działalność jako hurtownia farmaceutyczna, uprawniona do prowadzenia bezpośredniej sprzedaży produktów („Produkty”) do wszystkich aptek ogólnodostępnych lub punktów aptecznych na terytorium Polski oraz innych podmiotów o których mowa w ustawie z dnia 6 września 2011 r. Prawo Farmaceutyczne.

Partnerem logistycznym („Partner") upoważnionym, w imieniu i na rzecz Aflofarm, do administracji procesem sprzedaży i dystrybucji, są Poltraf Sp. z o.o. oraz Nettle S.A. Partner jest upoważniony x.xx. do kompletacji i realizacji zamówień, dostarczania Produktów wraz z fakturami sprzedaży, obsługiwania procesu płatności, monitoringu i windykacji oraz do rozpatrywania w imieniu i na rzecz Aflofarm reklamacji od Klientów.

Dane teleadresowe Partnera:

NETTLE S.A.

00-000 Xxxxxxx, xx. Xxxxxx 00

tel. x00 00 000 00 00

Poltraf Sp. z o.o.

00-000 Xxxxxx, xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 0

tel. x00 00 000 00 00

2. Stosowanie Ogólnych Warunków Sprzedaży i Dostaw

Sprzedaż Produktów Aflofarm odbywa się w drodze zgłaszania zapotrzebowania Przedstawicielowi Handlowemu Aflofarm, który za pośrednictwem platformy FARMAPROM generuje zamówienia, następnie dostarczane bezpośrednio do aptek za pośrednictwem Partnera. Ogólne Warunki Sprzedaży i Dostaw („OWSiD") stosuje się do wszystkich zamówień obsługiwanych przez Partnera dotyczących produktów Aflofarm dla Klientów. Stanowią one wyczerpujące porozumienie pomiędzy Aflofarm i Klientem w odniesieniu do każdego zamówienia obsługiwanego przez Partnera.

Aflofarm zastrzega sobie prawo do zmian OWSiD, a aktualne warunki będą zamieszczone na stronie internetowej Aflofarm (xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xxxxx) i Partnera (xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxx) oraz dostępne w siedzibie Aflofarm, a także u Przedstawiciela Handlowego Aflofarm.

Zamówienie Produktów stanowi każdorazowo akceptację OWSiD, w brzmieniu obowiązującym na dzień złożenia przez Klienta zamówienia u Przedstawiciela Handlowego Aflofarm.

3. Dokumentacja Klientów

Przed rozpoczęciem współpracy i złożeniem pierwszego zamówienia, oraz na każdą prośbę Xxxxxxxx/Partnera, Klient zobowiązany jest do przesłania Partnerowi kopii aktualnych dokumentów:

a) Dokument nadania nr NIP;

b) Zezwolenie na prowadzenie apteki lub punktu aptecznego;

c) kopia zaświadczenia o numerze identyfikacyjnym REGON;

d) kopia wpisu do ewidencji działalności gospodarczej lub wyciąg z KRS nie starszy niż 3 miesiące.

Na Kliencie spoczywa obowiązek aktualizacji ww. dokumentów u Partnera, po każdorazowej ich zmianie. Klient zobowiązany jest przesłać ww. dokumenty za pośrednictwem faxu lub elektronicznie na numery podane w punkcie 4.3, nie później niż przed złożeniem kolejnego zamówienia. Aflofarm zastrzega sobie prawo do okresowej weryfikacji powyższych danych. Klient proszony jest o podanie adresu e-mail lub innej preferowanej przez niego formy do komunikacji pisemnej, w celu korespondencji z Aflofarm.

4. Sprzedaż i dostawa Produktów

4.1 Ceny

Aktualna lista produktów Aflofarm, wraz cenami sprzedaży, obowiązującymi wszystkich Klientów, dostępna jest u Przedstawicieli Handlowych Aflofarm.

4.2 Oferty specjalne i akcje promocyjne

Warunki ewentualnych ofert specjalnych i akcji promocyjnych będą jednostronnie określone przez Aflofarm. Informacje o ofertach specjalnych, akcjach promocyjnych oraz upustach, dotyczących sprzedaży wspomnianych Produktów, będą dostępne u Przedstawicieli Handlowych Aflofarm.

4.3 Zamówienia

Zamówienia na produkty Aflofarm można składać wyłącznie u Przedstawicieli Handlowych Aflofarm i będą one rejestrowane przez nich za pośrednictwem platformy FARMAPROM.

Po otrzymaniu zamówienia przez Partnera, przekazywane jest ono do jego działu weryfikacji formalnej, a następnie przekazywane do realizacji.

W przypadku pytań, Klient może komunikować się z działem zamówień Nettle pod następującymi numerami:

telefon: /71/0000000 fax: /71/0000000

e-mail: xxx_xxxxxxxx@xxxxxx.xx

od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00.

4.4 Dostawy

Dostawy będą realizowane za pośrednictwem Spółki Poltraf. Przewidywany czas realizacji zamówienia do 2 dni roboczych, po spełnieniu warunków opisanych w pkt 3. Zamówienia złożone w dni wolne od pracy będą realizowane w najbliższy dzień roboczy z dostawą na dzień kolejny. Zamówienia złożone w przedostatnim i ostatnim dniu roboczym miesiąca będą realizowane w pierwszym dniu roboczym miesiąca następnego.

W sytuacjach szczególnych Klient może ustalić z Przedstawicielem Handlowym Aflofarm inny termin realizacji Zamówienia.

Zastrzega się, iż nie będą realizowane zamówienia na rzecz tych Klientów, którzy nie dostarczyli dokumentów wymienionych w punkcie 3, aż do chwili uzupełnienia dokumentacji. Odpowiedzialność za Produkty przechodzi na Klienta w momencie ich dostarczenia i otrzymania przez Partnera pisemnego potwierdzenia odbioru przez Klienta.

Gwarancją utrzymania prawidłowej jakości Produktów jest zapewnienie warunków magazynowania określonych przez producenta na opakowaniu jednostkowym. Poltraf zobowiązuje się każdorazowo pozyskiwać od Klienta potwierdzenie odbioru oraz przechowywać i transportować Produkty w sposób należycie zabezpieczający ich jakość.

Szczegółowe obowiązki Partnera w tym zakresie określa zawarta między stronami umowa o współpracy.

5. Płatności

Zakupy Produktów dokumentowane będą fakturą VAT, którą w imieniu i na rzecz Xxxxxxxx, dostarczy Poltraf, w dniu realizacji zamówienia. Faktura będzie wystawiona w dniu realizacji zamówienia Klienta.

Ceny Produktów wskazane na fakturze sprzedaży, będą cenami obowiązującym w dniu zamówienia, z uwzględnieniem ewentualnych ofert specjalnych, o których mowa w punkcie

4.2. powyżej, dostępnych u Przedstawicieli Handlowych Aflofarm.

Termin płatności będzie podany na fakturze i będzie zgodny z ustaleniami Klienta i Przedstawiciela Handlowego Aflofarm. Za zwłokę w zapłacie naliczane będą odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynikające z art. 4 pkt 3 ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.

Jedyną formą płatności jest przelew na indywidualny rachunek bankowy wskazany na fakturze. Administracją płatności na rzecz i w imieniu Xxxxxxxx zajmuje się Nettle. Dotyczy to także komunikacji i działań związanych z odzyskiwaniem przeterminowanych należności. Jeżeli Klient nie wskaże, na jaką należność zaliczyć wpłatę (w szczególności w opisie przelewu) Nettle ma prawo wyboru na poczet którego długu zarachuje wpłatę, o czym Nettle powiadomi Klienta. Jeżeli Nettle nie skorzysta z prawa wyboru wówczas wpłata zostanie zarachowana na należności wynikające z najdawniej wymagalnych faktur VAT.

Nadpłaty będą zaliczane na poczet należności z faktur powstałych w związku z kolejnymi zamówieniami Klienta. Ewentualne nierozliczone w powyższy sposób nadpłaty będą zwracane Klientom raz na kwartał, w formie przelewu na rachunek bankowy, z którego dokonano płatności.

6. Reklamacje i zwroty

Klient zobowiązany jest do sprawdzenia zgodności zamówienia z dostawą w momencie dostarczenia produktów przez Partnera. Na zgłoszenie reklamacji ilościowych lub asortymentowych klient ma nie więcej niż 7 dni. Podpisanie dokumentu odbioru jest równoznaczne z przyjęciem towaru.

W przypadku niezgodnej z zamówieniem ilości dostarczonych Produktów lub nieprawidłowo wystawionej faktury, Klient składa reklamację bezpośrednio Partnerowi. Towar niezgodny z zamówieniem może zostać nieprzyjęty przez Klienta.

Jeżeli wady lub niezgodność z zamówieniem zostaną wykryte podczas oględzin, Klient jest zobowiązany do przesłania do Partnera pisemnego powiadomienia, bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w terminie 7 (siedmiu) dni od dnia otrzymania Produktów. Jeżeli Klient nie zgłosi reklamacji na piśmie w wyżej wyznaczonym terminie, uznaje się, że dostarczone Produkty zostały przyjęte bez zastrzeżeń.

W przypadku stwierdzenia wady jakościowej Produktu, Klient składa reklamację najpóźniej w terminie 14 (czternastu) dni od dnia, w którym ukryte wady zostały wykryte, w formie pisemnej podając x.xx:

• nazwę produktu, numer serii, termin ważności, wielkość opakowania, dawka, stężenie

• ilość reklamowanego Produktu

• miejsce i datę zakupu oraz numer faktury

• rodzaj wady jakościowej - powód reklamacji

Klient zostanie powiadomiony przez Partnera o sposobie rozstrzygnięcia reklamacji. Jeżeli roszczenie okaże się zasadne, Nettle wystawi fakturę korygującą.

W przypadku zgłoszenia przez Klienta reklamacji jakościowej, Partner prześle niezwłocznie mailem do Aflofarm informację o takowej.

Zwrot Produktów wolnych od wad jest możliwy wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach i wymaga uzyskania uprzedniej pisemnej zgody od Aflofarm lub jej należycie upoważnionego przedstawiciela. Ewentualny zwrot odbędzie się na koszt i ryzyko Klienta.

Nie przyjmuje się zwrotów Produktów, których dystrybucja nastąpiła poza kontrolą Klienta. Do zwrotu nie kwalifikują się Produkty wymagające zapewnienia łańcucha chłodniczego lub składowania w warunkach chłodniczych.

Produkty w ramach reklamacji i zwrotów przyjmowane będą wyłącznie wraz z wypełnionym przez Klienta formularzem Protokołu Reklamacyjnego dostarczonym przez Partnera. Formularz zawiera x.xx. poświadczenie dotyczące warunków przechowywania zwracanych Produktów.

Przez cały okres przechowywania Produktów Klient zobowiązany jest przestrzegać zapisów Prawa Farmaceutycznego oraz wymogów przechowywania określonych przez wytwórcę na opakowaniu.

7. Informacja medyczna i raportowanie działań niepożądanych

W przypadku zgłoszenia działania niepożądanego Produktu Aflofarm, Klient zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż w ciągu 24 h przekazać telefonicznie zgłoszenie kontaktując się z QPPV Aflofarm (Xxxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx) pod numerem telefonu 797 568 501, natomiast w ciągu 2 dni roboczy przesłać drogą mailową (xx@xxxxxxxx.xx) lub tradycyjną pocztą oryginał zgłoszenia na adres:

Dział Planowania i Rejestracji Produktów Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o. o.

xx. Xxxxxxxxxxx 000/000 00-000 Xxxxxxxxx

lub faksem pod numer: x00 00 0000000

Pytania dotyczące bezpieczeństwa stosowania Produktów leczniczych Aflofarm, należy kierować na adres XX@xxxxxxxx.xx, z dopiskiem dotyczy bezpieczeństwa stosowania produktu leczniczego bądź telefonicznie x00 000 000 000.

8. Wycofanie i wstrzymanie sprzedaży Produktów

Klient zostanie poinformowany przez Partnera w przypadku decyzji o wstrzymaniu obrotu lub wycofaniu dowolnego lub wszystkich Produktów z obrotu. Wraz z tą informacją otrzyma też instrukcję na temat zasad zwrotu Produktów podlegających procedurze wycofania.

9. Jakość usług

Aflofarm dołoży wszelkich starań, aby usługi na podstawie niniejszych OWSiD były świadczone z należytą starannością oraz z dbałością o interesy Klientów. W przypadku jakichkolwiek uwag oraz zastrzeżeń odnośnie jakości usług Partnera, Klient niezwłocznie poinformuje spółkę Aflofarm umożliwiając jej tym samym przedsięwzięcie stosownych działań zmierzających do zapewnienia usług najwyższej jakości.

Uwagi należy kierować na adres e-mail: xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

10. Ochrona danych osobowych

1. Klient, decydując się na złożenie zamówienia dobrowolnie podejmuje kontakt z Przedstawicielem Handlowym Aflofarm, powierzając Aflofarm przetwarzanie swoich danych osobowych w celu zawarcia umowy sprzedaży oraz jej realizacji, co stanowi podstawę przetwarzania danych osobowych przez Xxxxxxxx (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO) Po zawarciu umowy z Klientem dane osobowe przetwarzane są również w celu realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Aflofarm lub do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Aflofarm (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO).

2. Poprzez powierzane dane osobowe należy rozumieć dane podane podczas składania zamówienia oraz dane o charakterze biznesowym, które są publicznie dostępne (CEIDG,

baza REGON, Rejestr Aptek i Podmiotów Leczniczych, strona internetowa Klienta), które są niezbędne do zwarcia oraz wykonania umowy. Dane te swoim zakresem obejmują następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, nr telefonu, adres prowadzenia działalności gospodarczej, NIP i Regon.

3. Administratorem danych osobowych Klienta jest Aflofarm Farmacja Polska Sp. z o.o. z siedzibą w Pabianicach przy xx. Xxxxxxxxxxxxx 000/000, xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx.xx/xx/xxxxxxx/.

4. Odbiorcami danych Klienta będą Partnerzy współpracujący z Aflofarm w ramach administracji procesem sprzedaży i dystrybucji, w zakresie niezbędnym do zawarcia oraz zrealizowania umowy sprzedaży z Klientem, a także realizowania istotnego interesu prawnego Administratora.

5. Podmioty przetwarzające:

1) Poltraf Sp. z o.o. z siedzibą w Passie, gm. Xxxxxx xxxx xx. Xxxxxxx Xxxxxxxx 0, xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx, która przetwarza dane osobowe w celu dokonania dostawy przedmiotu sprzedaży. Zakres przetwarzanych danych obejmuje imię i nazwisko, adres prowadzenia działalności, numer telefonu;

2) Nettle S.A. z siedzibą we Wrocławiu przy ul. Hubskiej 44, xxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxx/, xxxx@xxxxxx.xx, która przetwarza dane osobowe w celu weryfikacji Klienta, rozliczenia zawartej umowy sprzedaży, rozpatrzenia reklamacji, polubownego wyegzekwowania należności w przypadku opóźnienia z zapłatą, skierowania roszczenia na drogę sądową. Zakres przetwarzania danych obejmuje imię i nazwisko, adres email wskazany podczas składania zamówienia oraz adres e-mail publicznie dostępny, numer telefonu, adres prowadzenia działalności.

6. Jednocześnie Administratorem danych osobowych pozyskanych za zgodą Klienta w toku wykonywania własnych obowiązków jest Nettle S.A. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w celu wykonania swoich zobowiązań, tj. przyjmowania i weryfikacji zamówień, weryfikacji Klienta, realizacji zamówień, rozpoznania reklamacji, weryfikacji rozliczeń oraz sald, dokonywania rozliczeń, a także ustalenia wysokości należności do spłaty oraz ustalania polubownych warunków spłaty.

7. Podanie przez Klienta danych jest dobrowolne, ale niezbędne w celach związanych ze współpracą handlową, w szczególności w celu zawarcia umowy sprzedaży oraz jej realizacji.

8. Dane osobowe Klienta będą przetwarzane przez Administratora oraz Podmioty przetwarzające do czasu zakończenia realizacji umowy, upływu ustawowego terminu przedawnienia roszczenia o zapłatę, jakie może mieć Aflofarm w związku z realizacją umowy sprzedaży, a także każdy z Podmiotów Przetwarzających, lub do czasu odwołania udzielonej zgody. Jednocześnie w przypadkach, gdy szczególne przepisy powszechnie obowiązującego prawa nakładają na Administratora lub Podmioty przetwarzające obowiązek przetwarzania danych w okresie dłuższym, aniżeli wskazany powyżej, wówczas dane te będą przetwarzane w czasie przewidzianym przepisami prawa.

9. Klient posiada prawo żądania dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych. Klientowi przysługuje również prawo zgłoszenia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. W przypadku chęci zrealizowania, któregoś z powyższych uprawnień, Klient powinien skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx lub z Podmiotem przetwarzającym.

11. Obowiązywanie Ogólnych Warunków Sprzedaży i Dostaw

Niniejsze warunki obowiązują od dnia 5.06.2018 roku.

W sprawach nieuregulowanych w OWSiD zastosowanie znajdują odpowiednie przepisy prawa polskiego.