Istotne postanowienia umowy Umowa zawarta w ...................... r. w Warszawie, w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego
Istotne postanowienia umowy
Umowa zawarta w ...................... r. w Warszawie,
w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
w trybie zapytania o cenę
pomiędzy:
Fundacją
Rozwoju Systemu Edukacji z
siedzibą w Warszawie 00-551 przy
xx. Xxxxxxxxxxxx 00,
xxxxxxxxxxx XXX 000-00-00-000, REGON 010393032, zarejestrowaną
w
Sądzie Rejonowym dla x.xx. Warszawy XII Wydział Gospodarczy
Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 24777,
reprezentowaną przez: - ………………………………………….
zwaną dalej Zamawiającym
oraz
……………………………………………………….
z siedzibą w …………………… przy ul. ……………………………….
posiadającym NIP ……………………………… ,REGON…………….
zarejestrowaną w ……………………………………………………….
reprezentowanego przez:
……………………..
zwanym dalej Wykonawcą
§ 1. Przedmiot umowy
Przedmiotem umowy jest sukcesywna dostawa do FRSE fabrycznie nowych materiałów biurowych zgodnych z Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz zgodnie z Formularzem Oferty Wykonawcy z dnia ................. stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy.
Wartość umowy (wynagrodzenie Wykonawcy) nie może przekroczyć kwoty brutto ........................... (słownie: .................................... ) złotych.
Umowa została zawarta na okres 12 miesięcy lub wygasa wcześniej w przypadku jej zrealizowania.
W ramach realizacji przedmiotu umowy podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych materiałów biurowych stanowią ilość prognozowaną. W przypadku zmiany ilości prognozowanej Wykonawcy nie przysługuje z tego tytułu żadne roszczenie. Przedmiot zamówienia będzie zrealizowany w minimum 60%. Przedmiotowa zmiana nie wymaga formy aneksu do umowy.
W zależności od faktycznych potrzeb Zamawiającego strony dopuszczają możliwość zwiększenia ilości poszczególnych asortymentów przy zachowaniu cen jednostkowych i ogólnej wartości zawartej umowy o której mowa w pkt. 2.
Dopuszczone zmiany ilościowe o których mowa w pkt. 5 nie stanowią zmiany przedmiotu umowy
i nie wymagają sporządzenia aneksu do umowy.W przypadku, gdy dany produkt został wycofany z produkcji lub dystrybucji, Wykonawca po wykazaniu tego faktu i zgodzie Zamawiającego może dostarczyć inny model, pod warunkiem zaakceptowania tego wyrobu przez Xxxxxxxxxxxxx. Cena takiego wyrobu nie może przekroczyć ceny ofertowej produktu wycofanego z produkcji lub dystrybucji.
§ 2. Ceny i sposób ich naliczania
Strony umowy uzgadniają, że w czasie jej realizacji stosowane będą ceny brutto wyszczególnione
w Formularzu Oferty Wykonawcy. Ceny te są ostateczne i nie podlegają zwiększeniu w czasie realizacji umowy.Cena brutto zawiera podatek VAT naliczony zgodnie z przepisami obowiązującymi w dniu sprzedaży oraz wszelkie inne koszty związane z należytą realizacją umowy, w szczególności koszt pakowania, znakowania i transportu do Zamawiającego oraz koszt gwarancji liczonej od daty dostawy do Zamawiającego.
§ 3. Dostawa i sposób jej realizacji
Dostawy będą się odbywały sukcesywne według potrzeb Zamawiającego. Kompletne zamówienie powinno zostać zrealizowane w terminie 4 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia.
Zamówienia składane będą przez Zamawiającego na adres e-mail, o którym mowa w § 9 ust. 2
w formie pliku PDF wygenerowanego z wewnętrznego systemu zamówień Zamawiającego.Dostarczone artykuły z danej pozycji muszą być takie same (pod względem marki, rodzaju , kolorystki itp.) przez cały okres trwania umowy. Na niektórych artykułach wskazanych w Załączniku nr 1 do (opis przedmiot zamówienia) musi być naniesiony kod kreskowy na obudowę w sposób nie dający się usunąć.
Wykonawca dostarczy zamówiony towar na adres siedziby Zamawiającego: xx. Xxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, od poniedziałku do piątku w godz. 9.00 – 15.00 po uprzednim telefonicznym uzgodnieniu dokładnego terminu dostawy.
Wykonawca zobowiązany jest wnieść towar do magazynu Zamawiającego na swój koszt.
Zamawiający może odmówić przyjęcia towaru dostarczonego po godzinie 15.00.
Zamawiający może odmówić przyjęcia towaru w przypadku gdy będzie się on różnił od towaru opisanego w Opisie przedmiotu zamówienia.
Wykonawca w uzasadnionych przypadkach może (jeden raz dla danej dostawy, jednak nie więcej niż pięciokrotnie w okresie obowiązywania umowy) zwrócić się przed upływem terminu dostawy do pracownika Zamawiającego, o którym mowa w § 9 ust. 1 o wydłużenie terminu dostawy nie więcej jednak niż 3 dni robocze.
Pracownik Zamawiającego potwierdzi przedłużenie terminu mailowo na adres wskazany w § 9 ust. 2.
W przypadku dostarczenia uszkodzonych, zniszczonych opakowań lub znajdującej się w nich zawartości Zamawiającemu przysługuje prawo odmowy przyjęcia towaru.
§ 4. Płatności
Zamawiający zobowiązuje się dokonać zapłaty należności po dostawie towarów wymienionych
w zleceniu, w terminie 30 dni od daty przekazania oryginału prawidłowo wystawionej faktury do Zamawiającego.Podstawą wystawienia faktury będzie każdorazowe zamówienie zrealizowane w całości zgodnie
z zapotrzebowaniem zamawiającego. Wykonawca wystawi fakturę, która powinna (w treści lub w załączniku) zawierać wyspecyfikowanie wielokrotności wykonanych pozycji zamówienia zgodnie ze zleceniem i Opisem Przedmiotu Zamówienia oraz Formularzem Oferty, co umożliwi Zamawiającemu weryfikację poprawności naliczonego wynagrodzenia. W przypadku dostarczenia niekompletnego zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do wystawienia dokumentu WZ (potwierdzającego rodzaj i ilość dostarczonych materiałów).Wystawienie faktury przez Wykonawcę następuje po stwierdzeniu braku wad jakościowych i ilościowych dostawy.
Płatność zostanie dokonana przelewem bankowym na konto Wykonawcy określone w fakturze. Zapłata następuje w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.
Faktura wystawiona niezgodnie z ust. 2 może spowodować naliczenie ponownego 30-dniowego terminu płatności liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionego dokumentu.
Wykonawca zobowiązuje się do przedstawiania Zamawiającemu raportów z realizacji umowy
w postaci zestawienia zbiorczego (w wersji elektronicznej) wykonanych usług (wystawionych faktur), w nieprzekraczalnych terminach: - do 10 dnia miesiąca następnego na adres xxxxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszej umowy.
§ 5. Gwarancja i rękojmia
Wykonawca gwarantuje, że przedmiot każdej dostawy jest fabrycznie nowy i wolny od wad i że może być użytkowany zgodnie z przeznaczeniem. Wykonawca udzieli gwarancji jakości na dostarczone produkty na okres co najmniej 12 miesięcy, licząc od dnia dostawy, oddzielnie dla każdej partii produktów.
Zamawiający zobowiązuje się do zbadania dostarczonych towarów pod względem ilościowym nie później niż następnego dnia roboczego po ich odebraniu.
W razie stwierdzenia przez Zamawiającego wad ilościowych złoży on Wykonawcy reklamację, a Wykonawca jest zobowiązany do uzupełnienia zaistniałych braków w dostawie w ciągu 2 dni roboczych od daty otrzymania reklamacji.
Artykuły biurowe powinny być w estetycznych opakowaniach, z terminem przydatności do użycia nie krótszym niż 12 miesięcy, bez fizycznych uszkodzeń dyskwalifikujących produkty (tzn. pokruszenie, ubytki, uszkodzone opakowanie itp.), powinny wykazywać należyte właściwości np. lepkość taśmy klejącej, niewykluczające użycia zgodnego z przeznaczeniem.
W razie stwierdzenia przez Zamawiającego wad jakościowych towaru złoży on Wykonawcy reklamację w okresie jego ważności do użycia, ale nie później niż przed upływem okresu rękojmi.
Wykonawca jest zobowiązany w terminie 14 dni reklamację rozpatrzyć i udzielić Zamawiającemu pisemnej odpowiedzi, czy reklamację uznaje. W przypadku nieuznania reklamacji Wykonawca powinien uzasadnić pisemnie swoją decyzję. W razie uznania reklamacji jest zobowiązany podać ponadto sposób jej załatwienia.
Reklamacje składane będą przez Zamawiającego mailem, faksem lub listownie na adresy/numery podane w formularzu ofertowym.
§ 6. Kary umowne
W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości 1% ceny brutto niedostarczonego w uzgodnionym terminie towaru za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia w dostawie w pierwszej kolejności z faktur VAT dotyczących realizacji przedmiotu.
W przypadku odstąpienia, od realizacji umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, zapłaci on Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości umowy.
W przypadku przekroczenia terminu płatności faktury Wykonawca ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki od wartości brutto towaru będącego przedmiotem prawidłowo wykonanej, zafakturowanej i niezapłaconej dostawy.
Stronom przysługuje prawo do żądania odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej.
§ 7
Zmiany Umowy
Zmiany postanowień zawartej umowy względem treści oferty, dokonane na podstawie art. 144 Ustawy Pzp, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i mogą być dokonane tylko za zgodną wolą Stron. Wystąpienie którejkolwiek z okoliczności wskazanych w ust. 2 nie stanowi zobowiązania Stron do zmiany niniejszej umowy.
Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian, o których mowa w ust. 1
w następujących przypadkach:
w zakresie przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji
i wynagrodzenia, jednak nie powodujących zwiększenia wartości Umowy -
w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem postanowień innych umów mających bezpośredni związek z niniejszą umową,
w tym umów zawartych pomiędzy Zamawiającym a instytucjami nadzorującymi lub następstwem, w przypadku, gdy zmiany te nie były znane w dniu zawarcia umowy,w zakresie przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji
i wynagrodzenia, jednak nie powodujących zwiększenia wartości Umowy,
w przypadku konieczności zrealizowania umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań, niż wskazane pierwotnie w przedmiocie Umowy ze względu na zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w przypadku gdy okoliczności te nie były znane w dniu zawarcia Umowy,w zakresie terminu realizacji umowy, przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji) w przypadku, prac nad uchwaleniem lub nowelizacją powszechnie obowiązujących przepisów prawa, które może mieć wpływ na realizację Umowy,
a przewidywany kierunek zmian wskazuje na potrzebę wstrzymania, zawieszenia lub ograniczenia świadczeń stanowiących przedmiot umowy w oczekiwaniu na dokonanie zmian w przepisach prawa,w zakresie przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji), przy niezmiennym poziomie wynagrodzenia, jeśli dzięki zmianom nastąpi poprawa wydajności, jakości prac związanych z przedmiotem Umowy;
w zakresie przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji), wynagrodzenia
w wyniku rezygnacji przez Zamawiającego z części prac w następstwie wystąpienia okoliczności, które nie były znane w momencie zawarcia umowy, oraz których nie można było przewidzieć w momencie zawarcia umowy. W takiej sytuacji wynagrodzenie Wykonawcy ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do zmiany zakresu prac objętych przedmiotem zamówienia;w zakresie przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji), w wyniku zmian
w strukturze lub organizacji Zamawiającego mających wpływ na zakres prac Wykonawcy, przy czym wynagrodzenie Wykonawcy nie może ulec podwyższeniu, a w razie ograniczenia zakresu prac ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu,w zakresie przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji oraz pozostałych elementów umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z jej pierwotnymi postanowieniami;
w zakresie zmian doprecyzowujących treść Umowy jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów,
w zakresie terminu obowiązywania umowy poprzez jego wydłużenie, z zachowaniem niezmiennego poziomu wynagrodzenia, w sytuacji gdy taka zmiana umożliwi realizację w większym zakresie,
w zakresie zmian podwykonawców oraz zakresu podwykonawstwa, w przypadku gdy zmiana ta nie pogorszy jakości świadczeń, do których zobowiązany jest Wykonawca lub zmiana ta jest niezbędna w celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy,
W zakresie zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, wynikającej ze zmiany przepisów dot. stawki podatku VAT:
w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zwiększenie kosztów wykonania po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość proporcjonalnego zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT;
w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zmniejszenie kosztów wykonania Umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT;
Zmiana Umowy nastąpić może z inicjatywy Zamawiającego albo Wykonawcy poprzez przedstawienie drugiej stronie propozycji zmian w formie pisemnej, które powinny zawierać:
opis zmiany,
uzasadnienie zmiany,
koszt zmiany oraz jego wpływ na wysokość wynagrodzenia,
czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia umowy.
Warunkiem wprowadzenia zmian do zawartej Umowy będzie potwierdzenie powstałych okoliczności w formie opisowej i właściwie umotywowanej (protokół wraz z uzasadnieniem) przez komisję powołaną przez Zamawiającego, w skład której wchodzą przedstawiciele Stron.
Nie stanowią zmiany Umowy:
zmiana danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy,
w szczególności zmiana numeru rachunku bankowego,zmiana danych teleadresowych;
zmiana danych rejestrowych;
zmiany będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron Umowy;
Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany w zakresie wskazanym w ust. 5 zawiadamiając niezwłocznie o tym pisemnie druga Stronę.
§ 8. Podwykonawcy
Wykonawca może powierzyć wykonanie części prac składających się na przedmiot Umowy odpowiednim podwykonawcom, posiadającym niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz zasoby, po uzyskaniu pisemnej zgody ze strony Zamawiającego na zatrudnienie podwykonawcy do realizacji określonego zakresu prac. Za czynności tych podmiotów Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego jak za działania własne. Wykonawca za każdym razem powiadomi Zamawiającego o powierzeniu czynności podwykonawcy, informując Zamawiającego o terminie i zakresie zlecanych mu czynności.
§ 9. Postanowienia końcowe
Osobą odpowiedzialną, ze strony Zamawiającego, za kontakt i realizację umowy z Wykonawcą, w tym złożenie zamówienia jest: ......................... tel.: ............................., email: .......................................
Osobą odpowiedzialną, ze strony Wykonawcy, za kontakt i realizację umowy z Zamawiającym jest: ......................... tel.: ............................., email: .......................................
Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z miesięcznym terminem wypowiedzenia.
Zamawiający zastrzega sobie prawo natychmiastowego odstąpienia od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy (np. więcej niż 2-wu krotne niedostarczenie kompletnej dostawy, niezachowanie jakości i jednolitości kolorystyki dostarczonych towarów).
W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży
w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. Wykonawca ma prawo żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.W sprawach nie uregulowanych w umowie będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego o ile ustawa Prawo zamówień publicznych nie stanowi inaczej.
Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia przekazać je do rozstrzygnięcia przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.
Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, jednym dla Zamawiającego i jednym dla Wykonawcy.
Załączniki:
Formularz oferty
Opis przedmiotu zamówienia
Formularz raportu
WYKONAWCA |
ZAMAWIAJĄCY |
6