na druk i dystrybucję „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej”
Umowa nr
na druk i dystrybucję „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej”
w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO – LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID -19”
zawarta w dniu w Warszawie pomiędzy:
Krajową Izbą Fizjoterapeutów z siedzibą w Warszawie (02-001) przy Al. Xxxxxxxxxxxxxx 00, NIP: 701 06 51 576, zwaną w dalszej części Umowy „Zamawiającym”, którą reprezentuje:
Xxx Xxxxxx Xxxxx, Prezes Krajowej Rady Fizjoterapeutów, zgodnie z uchwałą nr 13/II KZF/2022 II Krajowego Zjazdu Fizjoterapeutów z dnia 28 maja 2022 r. w sprawie wyboru Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 1 do Umowy
oraz
Xxx Xxxxx Xxxxxx, Wiceprezes Krajowej Rady Fizjoterapeutów, zgodnie z uchwałą nr 14/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 7 czerwca 2022 r. w sprawie wyboru Wiceprezesów Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 2 do Umowy,
na podstawie uchwały nr 29/ II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 12 lipca 2022 r. w sprawie osób uprawnionych do zawierania umów, składania oświadczeń woli oraz dokonywania innych czynności prawnych w imieniu Krajowej Izby Fizjoterapeutów oraz Krajowej Rady Fizjoterapeutów, której kopia stanowi załącznik nr 3 do Umowy,
a
…………………….. z siedzibą w …………… (………….) przy ul. ………………, KRS:…………., REGON:
………………., NIP: , zwaną w dalszej części ,, Wykonawcą ‘’, którą reprezentuje:
………………………………………….
zwanych łącznie „Stronami”,
w wyniku przeprowadzonego postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności, na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”,
o następującej treści:
§ 1.
Przedmiot Umowy
1. Przedmiotem umowy jest wydruk „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej” wraz z ich dystrybucją na terenie Polski, w związku z realizacją projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”, realizowanego w ramach Działania 7.1. Oś priorytetowa VII Wsparcie REACT -EU dla obszaru zdrowia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, współfinasowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach umowy nr POWR.07.01.00-00-0005/22-00/3404/2022/265 zgodnie ze Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia dalej jako SOPZ, który stanowi załącznik nr 4 do Umowy, zwane dalej łącznie „Przedmiotem umowy” lub „Materiałami”.
2. W ramach Przedmiotu umowy Wykonawca opracuje projekt graficzny okładki oraz przygotuje otrzymane treści do druku (skład i łamanie), wydrukuje i dostarczy Materiały pod adresy przekazane przez Xxxxxxxxxxxxx. Zamówienie będzie realizowane kompleksowo w sposób ciągły najpóźniej do 15 grudnia 2023 roku.
3. Pierwsza partia Materiałów zostanie wysłana pod wskazane przez Zamawiającego adresy najpóźniej w ciągu 30 dni kalendarzowych od dnia przekazania Wykonawcy wszystkich materiałów i wytycznych niezbędnych do realizacji zamówienia, jednak nie później niż w ciągu 14 dni kalendarzowych od akceptacji przez Zamawiającego wydruku próbnego materiału.
4. Dystrybucja Materiałów nastąpi do wskazanych odbiorców przez Zamawiającego na terenie całej Polski. Dostawa będzie realizowana każdorazowo w formie przesyłki rejestrowanej.
5. Dokładne terminy realizacji poszczególnych zleceń, adresy dostaw oraz specyfikacja liczbowa będą przekazywane Wykonawcy z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem przed planowaną wysyłką.
6. Materiały, których nie uda się skutecznie dostarczyć do wskazanych przez Zamawiającego odbiorców najpóźniej do 15 grudnia 2023 roku, Wykonawca dostarczy na własny koszt do siedziby Zamawiającego.
7. Strony Umowy zobowiązują się w czasie jej trwania oraz po jej rozwiązaniu lub wygaśnięciu do zachowania poufności co do informacji, o których dowiedziały się w związku z jej wykonywaniem w tym informacji technicznych, technologicznych, ekonomicznych, finansowych, handlowych, prawnych i organizacyjnych, niezależnie od formy przekazania tych informacji i ich źródła, jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej. Informacje te stanowią informacje poufne.
§ 2.
Prawa i obowiązki Zamawiającego
1. Zamawiający przekaże Wykonawcy po zawarciu Umowy wszelkie instrukcje i wskazówki niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia dotyczących druku Materiałów.
2. Zamawiający zobowiązany jest do przekazania Wykonawcy najpóźniej 7 dni po zawarciu Umowy wszystkich materiałów i wytycznych dotyczących druku Materiałów.
3. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów wygenerowanych w trakcie realizacji Przedmiotu umowy.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do Przedmiotu umowy na każdym etapie realizacji zamówienia w celu należytego wykonywania Przedmiotu umowy (do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego druku próbnego), a Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić zgłaszane uwagi.
5. Zamawiający zobowiązuje się do terminowej zapłaty na rzecz Wykonawcy, określonego w § 4 ust. 1 i 2 Umowy wynagrodzenia za prawidłowe wykonanie Zamówienia.
§ 3.
Obowiązki Wykonawcy oraz sposób wykonania i przyjęcia Zamówienia
1. Wykonawca oświadcza, iż dysponuje wiedzą, kwalifikacjami oraz doświadczeniem niezbędnymi do należytego wykonania Przedmiotu umowy. Wykonawca zrealizuje Przedmiot umowy z należytą starannością przy uwzględnieniu zawodowego charakteru wykonywanej działalności, z zachowaniem zasad poufności i ochrony informacji, w szczególności w zakresie ochrony danych osobowych, na odpowiednio wysokim poziomie merytorycznym i według aktualnego stanu prawnego.
2. Wykonawca jest odpowiedzialny za działania i zaniechania osób, przy pomocy których wykonuje umowę, jak za własne działania i zaniechania. Wykonawca nie może zwolnić się od odpowiedzialności względem Xxxxxxxxxxxxx, wskazując na brak winy w wyborze, w szczególności z tego powodu, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie Przedmiotu umowy było następstwem niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec Wykonawcy przez osoby, z którymi współpracuje na jakiejkolwiek podstawie.
3. Wykonawca oświadcza, że wynagrodzenie jego i innych osób, przy pomocy których wykonywana jest umowa nie jest niższe niż przewidziane w odpowiednich przepisach prawa.
4. Dostawa Materiałów nastąpi na koszt Wykonawcy, w opakowaniach zapewniających ich trwałość i nienaruszalność.
5. Wykonawca dostarczy wszystkie Materiały pod adresy wskazane przez Zamawiającego, każdorazowo w formie przesyłki rejestrowanej
6. Wykonawca dostarczy druk próbny do sprawdzenia i zatwierdzenia przez Zamawiającego. (przed wydrukiem całego nakładu). Druk próbny Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego na własny koszt.
7. Pod pojęciem „druk próbny” rozumie proof cyfrowy, pozwalający na sprawdzenie poprawności składu graficznego oraz poprawności kalibracji kolorów. Druk próbny Wykonawca dostarczy do siedziby Zamawiającego na własny koszt.
8. Wykonawca przekaże raz w miesiącu raport z potwierdzeniem wysyłki Materiałów do wskazanych przez Xxxxxxxxxxxxx odbiorców, co będzie podstawą do odbioru Przedmiotu umowy oraz zapłaty wynagrodzenia określonego w § 4 ust. 1 i 2.
9. Potwierdzeniem prawidłowej realizacji Przedmiotu umowy będzie podpisanie przez osoby wskazane przez Xxxxxx protokołu zdawczo-odbiorczego w terminie 3 dni roboczych po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego, w którym zamówienia zostało zrealizowane. Protokół zdawczo-odbiorczy sporządzony zostanie według wzoru, który stanowi załącznik nr 6 do Umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze Stron.
10. Termin realizacji Umowy zostanie uznany za dotrzymany, pod warunkiem zachowania terminów, o których mowa w § 1 ust. 2 i 3 oraz § 2 ust. 2 Umowy, co zostanie potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym.
11. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontroli lub audytowi prowadzonemu przez instytucje zewnętrzne, uprawnione do przeprowadzania kontroli lub audytu, a w szczególności upoważnionym do kontroli przedstawicielom instytucji właściwych w zakresie przekazywania środków z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020.
12. Zamawiający udziela Wykonawcy zgody do wykorzystania logo Zamawiającego jedynie w celu wykonania obowiązków określonych w Umowie. Użycie przez Wykonawcę logo Zamawiającego w celu innym niż wskazany w niniejszej Umowie będzie uprawniało Zamawiającego do naliczenia kary umownej w wysokości 50.000 złotych. Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość naliczonej kary umownej, aż do pokrycia w pełni szkody.
13. Wykonawca zobowiązuje się do umieszczania w Materiałach powstałych w związku z realizacją Przedmiotu umowy:
1) znaku Funduszy Europejskich z nazwą Programu;
2) barw Rzeczypospolitej Polskiej;
3) znaku Unii Europejskiej z nazwą Europejski Fundusz Społeczny;
4) informacji "Sfinansowano w ramach reakcji Unii na pandemię COVID-19”.
14.Wzór logotypów, o których mowa w ust. 13 zostanie przekazany Wykonawcy po podpisaniu Umowy.
§ 4.
Wynagrodzenie
1. Za wykonanie Przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie brutto. Całkowita wysokość wynagrodzenia zależna jest od rzeczywistego zakresu realizacji przez Wykonawcę Przedmiotu umowy (tj. od liczby wydrukowanych Materiałów oraz od rzeczywistej liczby wysłanych Materiałów).
2. Zgodnie ze złożoną przez Wykonawcę ofertą stanowiącą załącznik nr 5 do Umowy:
a) wynagrodzenie za wydruk 1 egzemplarza „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej” wynosi złotych brutto
(słownie 00/100),
b) wynagrodzenie za dystrybucję 1 egzemplarza „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej” wynosi złotych brutto
(słownie 00/100),
3. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1 i 2, obejmuje wszystkie czynności niezbędne do prawidłowego wykonania Umowy zgodnie z załącznikiem nr 4 do Umowy, nawet jeśli czynności te nie zostały wprost wyszczególnione w treści niniejszej Umowy. Wykonawca mając możliwość uprzedniego ustalenia wszystkich warunków technicznych związanych z realizacją Umowy, nie może żądać podwyższenia wynagrodzenia, nawet jeżeli z przyczyn od siebie niezależnych nie mógł przewidzieć wszystkich czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania niniejszej Umowy.
4. Rozliczenie z Wykonawcą będzie następować po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego, a podstawą obliczenia wynagrodzenia Wykonawcy jest faktyczne wykonanie usług według cen jednostkowych określonych w ust. 2 Umowy potwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym, o którym mowa w § 3 ust. 9 i 10
5. Faktura/rachunek zostaną wystawione po stwierdzeniu wykonania Przedmiotu umowy bez zastrzeżeń, potwierdzonego przez Zamawiającego protokołami zdawczo- odbiorczymi, sporządzanymi zgodnie z § 3 ust. 9 i 10.
6. Wypłata wynagrodzenia nastąpi na podstawie prawidłowo wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku.
7. Wypłata wynagrodzenia nastąpi na rachunek bankowy wskazany na fakturze/rachunku wystawionym przez Wykonawcę.
8. Płatność zostanie zrealizowana w terminie 30 dni od daty doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionych faktury/rachunku przez Wykonawcę. Zamawiający wyraża zgodę na wystawianie i przesyłanie przez Wykonawcę faktury/rachunku w formie elektronicznej na adres e-mail: ………………………………………………………………………………………..
9. Dniem zapłaty będzie dzień wykonania dyspozycji przelewu z rachunku bankowego Zamawiającego.
10. Zamawiający oświadcza, że wynagrodzenie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, w związku z realizacją projektu „FIZJO – LEARNING
– większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID -19”.
11. Wykonawca nie może bez zgody Zamawiającego przenieść praw (w tym wierzytelności) lub obowiązków, lub w jakikolwiek sposób obciążyć wierzytelności wynikających z Umowy na osoby trzecie. Zgoda taka wymaga formy pisemnej, pod rygorem nieważności.
§ 5.
Skutki niewykonania, bądź nienależytego wykonania Umowy
1. Zamawiający ma prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku wykonywania Umowy przez Wykonawcę niezgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami, bądź też
rażącego naruszenia postanowień Umowy przez Wykonawcę. Oświadczenie o odstąpieniu winno być złożone na piśmie pod rygorem nieważności, w terminie 7 dni kalendarzowych od zaistnienia zdarzenia, stanowiącego podstawę do odstąpienia. Zamawiającemu przysługuje ponadto prawo odstąpienia od Umowy, jej wypowiedzenia lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia, na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym.
2. W przypadku opóźnienia w wykonaniu Umowy (odnośnie do każdego terminu wskazanego w Umowie), Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 0,5
% maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto, wskazanego w § 4 ust. 1 i 2 za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. Zamawiającemu przysługiwać będzie prawo do naliczenia tej kary, w odniesieniu do uchybienia każdemu terminowi, wynikającemu z niniejszej Umowy.
3. W przypadku nienależytego wykonywania Umowy przez Wykonawcę, a innego, niż określony w ust. 2, Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 5 % maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto, obliczonego na podstawie
§ 4 ust. 1 i 2 i planowanego nakładu określonego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia, za każdy przypadek nienależytego wykonywania Umowy.
4. W przypadku odstąpienia przez Zamawiającego lub Wykonawcę od Umowy (albo rozwiązania Umowy za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia), z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, w szczególności z przyczyn określonych w ust. 1, Zamawiający ma prawo obciążyć Wykonawcę karą umowną w wysokości 10 % maksymalnego łącznego wynagrodzenia brutto, obliczonego na podstawie w § 4 ust. 1 i 2 i planowanego nakładu określonego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia.
5. Kary umowne wskazane w niniejszej umowie podlegają kumulacji, chyba że przesłanki naliczenia kar umownych, o których mowa w ust. 2 lub 3 będą jednocześnie przesłankami odstąpienia od Umowy, co skutkować będzie jedynie zapłatą kary umownej, o której mowa w ust. 4. Kary umowne, o których mowa w ust. 2 - 4 nie mogą łącznie przekroczyć równowartości 100 % łącznego wynagrodzenia brutto, obliczonego na podstawie § 4 ust. 1 i 2 i planowanego nakładu określonego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia .
6. Zamawiający ma prawo potrącić naliczone kary umowne z wynagrodzenia Wykonawcy.
7. Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania przewyższającego wysokość naliczonych kar umownych, aż do pokrycia w pełni szkody.
§ 6.
Zmiany istotnych postanowień Umowy
1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany Umowy, jeżeli zmianie ulegną stosowne Wytyczne mające zastosowanie do Projektu.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia Wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, zamówień na usługi, które polegają na powtórzeniu podobnych usług. Warunkiem udzielenia zamówienia uzupełniającego jest prawidłowa realizacja zamówienia podstawowego potwierdzona protokołem zdawczo-odbiorczym.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień Umowy w następujących
sytuacjach:
1) Umowa może zostać zmieniona w którymkolwiek przypadku, o którym mowa w podrozdziale 6.5.2 pkt 20) lit. a) – e) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020;
2) Jeżeli w toku realizacji Umowy okaże się, że sposób realizacji Przedmiotu umowy lub sam Przedmiot umowy musi zostać zmieniony z obiektywnych przyczyn technicznych lub ekonomicznych, zaś brak zmiany sposobu realizacji Przedmiotu umowy będzie zagrażał brakiem możliwości jego efektywnego wykorzystania w Projekcie, Strony mogą zmienić sposób realizacji Umowy, jak i Przedmiot umowy. Zmiana nie może jednak prowadzić do zasadniczej modyfikacji Przedmiotu umowy;
3) Jeżeli w toku realizacji Umowy zmianie ulegną obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego lub polskiego lub Wytyczne lub jakiekolwiek inne reguły obejmujące zasady realizacji i rozliczania Projektu, umowa może ulec zmianie w zakresie odpowiadającym zmianom we właściwych przepisach lub regułach;
4) Zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zamawiającego;
5) Zmiany harmonogramu realizacji Projektu wynikającej ze zmiany w zakresie finansowania Projektu (zmiany harmonogramu płatności).
4. Sytuacje, o których mowa w punktach od 1 do 5 powyżej mogą wystąpić łącznie.
5. Dla dokonania zmian Umowy wymagana jest forma pisemna.
§ 7.
Dane osobowe
1. W ramach realizacji Umowy, Strony przetwarzać będą dane osób wyznaczonych do bieżącego kontaktu oraz reprezentacji, w tym dane pracowników oraz współpracowników. W celu uniknięcia wątpliwości, każda ze Stron przetwarza dane osób wskazanych do bieżącej realizacji Umowy drugiej Strony jako ich odrębny i niezależny administrator, zgodnie z treścią art. 6 ust. 1 lit. f Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (dalej jako:
„Rozporządzenie”), czyli na podstawie uzasadnionego interesu administratora, jakim jest zapewnienie kontaktu w bieżących sprawach związanych ze współpracą Stron, zachowaniem reprezentacji i wykonywaniem Umowy.
1. Zakres danych osobowych, które są udostępniane pomiędzy Xxxxxxxx obejmuje: imię, nazwisko, służbowy adres e-mail, służbowy numer telefonu, stanowisko zajmowane w organizacji każdej ze Stron. We wszelkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych Wykonawca może skontaktować się z powołanym przez KIF – Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: xxx@xxx.xxxx.xx.
2. Każda ze Stron zobowiązuje się przetwarzać udostępnione jej dane osobowe drugiej Strony zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych, w szczególności zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia.
3. Każda ze Stron zobowiązana jest zrealizować obowiązek informacyjny wobec osób wyznaczonych do kontaktu drugiej Strony, których dane przetwarza. Klauzula obowiązku informacyjnego Krajowej Izby Fizjoterapeutów stanowi załącznik nr 7 do Umowy, oraz została umieszczona na stronie internetowej w zakładce polityki prywatności pod adresem: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxx/0000/00/Xxxxxxx-xxxxx%X0%00xxx- informacyjnego_Kontrahenci_KIF.pdf druga Strona zobowiązana jest do jej przekazania osobom wskazanym w umowie, co stanowić będzie wypełnienie obowiązku informacyjnego przez Zamawiającego zgodnie z treścią art. 13 i 14 Rozporządzenia.
4. W ramach realizacji Umowy, Zamawiający powierzy Wykonawcy przetwarzanie danych osób będących Uczestnikami Projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”, w celu zapewnienia prawidłowej dystrybucji „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej”. W związku z tym, Xxxxxx zgodnie z treścią art. 28 Rozporządzenia, zobowiązują się do zawarcia porozumienia w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych, którego wzór stanowi załącznik nr 9 do Umowy.
§ 8.
Gwarancja
1. Wykonawca udziela Zamawiającemu bezpłatnego 12-miesięcznego okresu gwarancyjnego, który obejmuje wszystkie wady powstałe w czasie poprawnego, zgodnego z przeznaczeniem użytkowania.
2. Odpowiedzialność z tytułu gwarancji obejmuje zarówno defekty techniczne związane z wymaganiami jakościowymi wydrukowanych Materiałów szczegółowo opisanymi w SOPZ jak i wszelkie inne wady, powstałe z przyczyn, za które Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności, pod warunkiem, że wady te ujawnią się w ciągu terminu obowiązywania gwarancji.
3. Bieg terminu gwarancji rozpoczyna się w dniu następującym każdorazowo po dacie nadania Materiałów.
§ 9.
Osoby do kontaktu
1. Zamawiający wskazuje, jako osoby upoważnione do kontaktów w sprawach realizacji Umowy oraz kontroli jej przebiegu to:
a) … ……………… imię i nazwisko, … …… …… n r tele fon u , (e-mail:
…@xxx.xxxx.xx)
b) … ……………… imię i nazwisko, … …… …… n r tele fon u , (e-mail:
…@xxx.xxxx.xx)
z którymi Wykonawca zobowiązuje się współdziałać.
2. W imieniu Wykonawcy przedstawicielem upoważnionym do kontaktów w sprawach realizacji Umowy oraz kontroli jej przebiegu jest:
a)… ……………… imię i nazwisko, ………… n r t e l ef onu , …… …… e-mail: …………… …
3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1-2, nie stanowi zmiany treści Umowy. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmian w zakresie danych teleadresowych oraz osób odpowiedzialnych za współpracę, zawiadamiając niezwłocznie o tym na piśmie drugą Stronę.
4. Jako podstawową formę kontaktu, Strony ustalają korespondencję prowadzoną drogą elektroniczną przy użyciu danych teleadresowych, o których mowa w ust. 1 i 2, z zastrzeżenieminnych form kontaktu określonych w umowie.
5. Na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany udzielić informacji w formie pisemnej.
§ 10.
Postanowienia końcowe
1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem § 6 ust. 3 oraz § 9 ust. 3 Umowy.
2. W sprawach nieuregulowanych Umową będą miały zastosowanie w szczególności przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny.
3. Strony będą dążyły do polubownego rozwiązania wszelkich sporów dotyczących Umowy, w tym związanych z jej zawarciem, wykonaniem i rozwiązaniem. W przypadku nieosiągnięcia porozumienia spór zostanie poddany pod rozstrzygnięcie sądu powszechnego właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
4. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron.
5. Integralną część Umowy stanowi:
Załącznik nr 1 – Uchwała nr 13/II KZF/2022 II Krajowego Zjazdu Fizjoterapeutów z dnia 28 maja 2022 r. w sprawie wyboru Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 2 – Uchwała nr 14/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 7 czerwca 2022
r. w sprawie wyboru Wiceprezesów Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 3 – Uchwała nr 29/II KRF Krajowej Rady Fizjoterapeutów z dnia 12 lipca 2022 r. w sprawie osób uprawnionych do zawierania umów, składania oświadczeń woli oraz dokonywania innych czynności prawnych w imieniu Krajowej Izby Fizjoterapeutów oraz Krajowej Rady Fizjoterapeutów,
Załącznik nr 4 – Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia, Załącznik nr 5 – Formularz ofertowy Wykonawcy,
Załącznik nr 6 – Protokół zdawczo - odbiorczy (wzór),
Załącznik nr 7 – Klauzula obowiązku informacyjnego Zamawiającego, Załącznik nr 8 – Dokument rejestrowy Wykonawcy (jeśli dotyczy),
Załącznik nr 9 – Porozumienie w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych (wzór).
………………………………………………………. …………………………………………………….
………………………………………………………. …………………………………………………….
podpis Zamawiającego podpis Wykonawcy
Załącznik nr 6 do Umowy
Protokół zdawczo - odbiorczy
1. Sporządzony dnia ……………………………… w ………………………………………………….……………….
2. Za okres (miesiąc, rok)
3. Zamawiający dokonuje odbioru usługi objętej umową nr …………………………………………..
dotyczącej wydruku i dystrybucji „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej” zrealizowanych zgodnie z poniższym wykazem:
Liczba sztuk wydrukowanych i wysłanych egzemplarzy: ………………………………………………
Data wysyłki wydrukowanych egzemplarzy: …………………………………………………………………
a) i stwierdza, że zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z zakresem określonym w umowie*.
b) z następującymi uwagami
*………………….………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………..
6. W związku z uwagami , o których mowa w pkt 3 lit. b) protokołu, Strony ustaliły co następuje:
………………………………………….………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………
Przedstawiciel Zamawiającego: Przedstawiciel Wykonawcy:
………………………………………………………….. …………………………………………………………
*niewłaściwe skreślić
Załącznik nr 7 do Umowy
Klauzula obowiązku informacyjnego
Stosownie do art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady(UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywny 95/46/WE (RODO) informujemy, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Krajowa Izba Fizjoterapeutów, z siedzibą przy Al. Xxxxxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxxxx, e-mail: xxxxx@xxx.xxxx.xx, tel. (x 00) 00 000 00 00.
2. Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych w Krajowej Izbie Fizjoterapeutów, adres poczty elektronicznej: xxx@xxx.xxxx.xx.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybie zapytania ofertowego którego przedmiotem jest druk i dystrybucja „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej” w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”. Zakres danych osobowych obejmuje: nazwę, siedzibę, numer NIP oraz dane osoby uprawnionej do podpisania dokumentacji i reprezentacji, a dodatkowo adres e-mail i numer telefonu do kontaktu.
4. Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o zapisy zawarte w Umowie o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 (Umowa nr POWR.07.01.00-00-0005/22-00/3404/2022/265).
5. Podanie danych jest warunkiem koniecznym do wzięcia udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie zapytania ofertowego zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020”, a odmowa ich podania jest równoznaczna z brakiem możliwości ubiegania się o udzielenia zamówienia publicznego w ramach projektu pn. „FIZJO-LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19” oraz brakiem możliwości zawarcia umowy.
6. Dane osobowe będą przechowywane do czasu rozliczenia Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020 oraz zakończenia archiwizowania dokumentacji, jej rozliczenia a także przez okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Po upływie wyżej wymienionych okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.
7. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do innych podmiotów dostarczających administratorowi niezbędne do funkcjonowania usługi. Do nich zaliczyć mogą się x.xx. dostawcy usług informatycznych bądź firmy zajmujące się zewnętrznym doradztwem. Pani/Pana mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jednakże każdorazowo z zachowaniem wymogów wynikających z przepisów prawa, w tym w oparciu o stosowną umowę powierzenia zawierającą standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.
8. Informujemy, że Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegać decyzji, która opierać się będzie wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania. W przypadkach przewidzianych w przepisach Rozporządzenia, przysługuje Pani/Panu również prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych oraz prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Informujemy także, że o prawie wniesienia skargi do organu nadzorującego przestrzeganie przepisów ochrony danych osobowych.
10.Jeżeli Krajowa Izba Fizjoterapeutów uzna to za konieczne, ma prawo żądać udokumentowania przekazanych informacji, jak również weryfikować je w oparciu o informacje ze źródeł otwartych.
Wyjaśnienie:
Skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników
Załącznik nr 9 do Umowy
Porozumienie
w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych
(zwane dalej „Porozumieniem”) z dnia _
zawarte pomiędzy:
Krajową Izbą Fizjoterapeutów z siedzibą w Warszawie (02 – 001) Al. Xxxxxxxxxxxxx 00, posiadającą nr NIP: 7010651576, REGON: 366272350, reprezentowaną przez:
Pana Xxxxxxx Xxxxx – Prezesa Krajowej Rady Fizjoterapeutów zwaną dalej „Beneficjentem” lub KIF”,
a
reprezentowaną przez:
zwaną dalej „Podmiotem przetwarzającym”
zwanymi łącznie „Stronami” zaś każda z osobna „Stroną”.
PREAMBUŁA
Mając na uwadze, iż:
1. Strony łączy umowa w zakresie druku i dystrybucji „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej” w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO – LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID -19” podczas realizacji, której przetwarzane są dane osobowe (dalej jako „Umowa”),
2. Strony zobowiązane są do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz
uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r., poz. 1781),
3. Beneficjent umocowany jest do powierzania przetwarzania danych osobowych podmiotom wykonującym zadania związane z udzieleniem wsparcia i realizacją projektu pn. „FIZJO-LEARNING
– większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID-19”, realizowanego w ramach Osi Priorytetowej VII. Wsparcie REACT-EU dla obszaru zdrowia, Działania 7.1 Wzmocnienie zasobów kadrowych systemu ochrony zdrowia współfinansowanego z budżetu Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój na lata 2014-2020, w tym w szczególności realizującym badania ewaluacyjne, jak również podmiotom realizującym zadania związane z audytem, kontrolą, monitoringiem i sprawozdawczością oraz działaniami informacyjno- promocyjnymi.
Strony postanawiają zawrzeć Porozumienie o następującej treści:
§ 1 Definicje
Pojęcia użyte w Umowie mają następujące znaczenie:
Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej ("osobie, której dane dotyczą"); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej,
Naruszenie – naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych,
Organ nadzorczy – organ publiczny działający w celu ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem oraz ułatwiania swobodnego przepływu danych osobowych,
Podpowierzenie – dalsze powierzenie przetwarzania Danych osobowych przez Podmiot przetwarzający,
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych),
Umowa główna – umowa w zakresie druku i dystrybucji „Wytycznych KRF do udzielania świadczeń zdrowotnych z zakresu fizjoterapii i ich opisywania w dokumentacji medycznej” w ramach realizacji projektu pn. „FIZJO – LEARNING – większe kompetencje fizjoterapeutów w pracy z pacjentem chorującym na choroby zakaźne, w tym COVID -19” zawarta pomiędzy Beneficjentem a Podmiotem przetwarzającym, dla wykonania której konieczne jest przetwarzanie Danych osobowych.
§ 2 Przedmiot przetwarzania
1. Beneficjent powierza Podmiotowi przetwarzającemu do przetwarzania Dane osobowe na zasadach określonych w Porozumieniu. Podmiot przetwarzający nie decyduje o celach i środkach przetwarzania powierzonych danych osobowych.
2. W związku z faktem, iż art. 28 RODO wskazuje na obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania Danych osobowych lub uregulowania powierzenia przetwarzania Danych osobowych w drodze innego instrumentu prawnego, niniejsze Porozumienie stanowi wypełnienie obowiązków wynikających z powołanego przepisu.
3. Strony zobowiązane są działać zgodnie z obowiązkami wynikającymi z RODO oraz powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.
4. Przedmiotem przetwarzania są Dane osobowe określone w Załączniku nr 1 do Porozumienia. Załącznik nr 1 określa kategorie osób, których dane dotyczą oraz rodzaj Danych osobowych, które zostają powierzone. Zakres powierzenia wskazany w Załączniku nr 1 może zostać w każdym momencie zmieniony, rozszerzony lub ograniczony przez Beneficjenta, co nastąpi poprzez przesłanie Podmiotowi przetwarzającemu drogą elektroniczną nowej wersji Załącznika nr 1. W przypadku, gdy Podmiot przetwarzający nie zgłosi zastrzeżeń do nowej wersji Załącznika nr 1 w terminie 14 dni od dnia jego wysłania, uważa się za akceptacje.
5. Dane osobowe powierzane są w celu i na czas trwania Umowy głównej. Podmiot przetwarzający uprawniony jest do wykonywania na danych osobowych operacji obejmujących ich odczyt, archiwizację oraz modyfikację w zależności od potrzeb dla realizacji Umowy głównej.
6. Przetwarzanie powierzonych Danych osobowych może mieć charakter cykliczny i następuje w formie papierowej oraz elektronicznej.
7. Z tytułu wykonywania świadczeń określonych w niniejszym Porozumieniu, Podmiotowi przetwarzającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie ponad to, które zostało określone w Umowie.
§ 3 Oświadczenia Stron
1. Beneficjent oświadcza, że jest uprawniony do powierzenia przetwarzania Danych osobowych.
2. Beneficjent jest uprawniony do nadawania upoważnień, wydawania instrukcji i poleceń w rozumieniu art. 29 RODO w stosunku do Podmiotu przetwarzającego, jak również do nadania uprawnienia, o którym mowa w ust. 3 poniżej.
3. Beneficjent uprawnia Podmiot przetwarzający do nadawania upoważnień, wydawania instrukcji i poleceń w rozumieniu art. 29 RODO w stosunku do dalszych podmiotów przetwarzających.
4. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się do przetwarzania powierzonych mu Danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do realizacji obowiązków wynikających z niniejszego Porozumienia oraz Umowy.
5. Beneficjenta uprawniony jest do dalszego umocowywania podmiotów, w tym Podmiotu przetwarzającego, do wydawania oraz odwoływania osobom przetwarzającym powierzone dane - upoważnień do przetwarzania danych osobowych w zbiorach określonych w ramach projektu. Upoważnienia do przetwarzania danych wydaje Beneficjent lub Podmiot przetwarzający z jego upoważnienia.
§ 4 Obowiązki Stron
1. Podmiot przetwarzający oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą. Podmiot przetwarzający przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych przygotowuje dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę i bezpieczeństwo przetwarzanych danych
osobowych, które uwzględniają warunki przetwarzania w szczególności te, o których mowa w art. 32 RODO.
2. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest:
1) przetwarzać Dane osobowe w sposób zgodny z RODO, innymi powszechnie obowiązującymi przepisami, Porozumieniem oraz instrukcjami wydawanymi przez Beneficjenta. Instrukcje podlegają wdrożeniu niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 14 dni od dnia ich wysłania przez Beneficjenta lub w terminie uzgodnionym przez Strony,
2) przetwarzać Dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Beneficjenta, co dotyczy także przekazywania Danych osobowych do Państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, chyba że obowiązek taki wynika z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Poprzez zawarcie Porozumienia Beneficjent poleca przetwarzanie Danych osobowych Podmiotowi przetwarzającemu, a także każdej osobie działającej z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego mającej dostęp do Danych osobowych, co stanowi udokumentowane polecenie w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. a w zw. z art. 29 RODO,
3) informować Beneficjenta o obowiązku prawnym przetwarzania Danych osobowych, o którym mowa w pkt. 2) powyżej, przed rozpoczęciem ich przetwarzania, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny,
4) dopuszczać do przetwarzania Danych osobowych wyłącznie osoby do tego upoważnione,
5) dopuszczać do przetwarzania Danych wyłącznie osoby, które zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub które podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z danym podmiotem.
6) zobowiązania podmiotów, o których mowa w ust. 11, by osoby upoważnione przez te podmioty do przetwarzania danych osobowych zobowiązane zostały do zachowania w tajemnicy danych osobowych oraz informacji o stosowanych sposobach ich zabezpieczenia, także po ustaniu stosunku prawnego łączącego osobę upoważnioną do przetwarzania danych osobowych z danym podmiotem.
7) do wykonywania wobec osób, których dane dotyczą, obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO.
8) zapewniać, by każda osoba działająca z upoważnienia Podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do Danych osobowych przetwarzała je wyłącznie na polecenie Podmiotu powierzającego, chyba że wymagają tego przepisy prawa unijnego lub polskiego,
9) podejmować wszelkie środki wymagane zgodnie z art. 32 RODO, z uwzględnieniem stanu wiedzy technicznej, kosztów wdrażania oraz charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku, w szczególności:
a) pseudonimizację i szyfrowanie Danych osobowych,
b) zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
c) zdolność do szybkiego przywrócenia Danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
d) regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania,
10) zapewniać realizację zasad ochrony danych w fazie projektowania oraz domyślnej ochrony danych zgodnie z art. 25 RODO;
11) przestrzegać warunków korzystania z usług podmiotu, któremu Podpowierza przetwarzanie Danych osobowych, wskazanych w ust. 11-15 poniżej,
12) w razie potrzeby i na żądanie Beneficjenta pomagać Beneficjentowi w wyznaczonym przez niego terminie i formie, poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III RODO; w szczególności dotyczy to wspomagania w zakresie udzielania odpowiedzi na wniosek o korzystanie z praw osoby, której Dane osobowe dotyczą, w tym w zakresie prawa dostępu, prawa do sprostowania danych, prawa do usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania. Współpraca Podmiotu przetwarzającego z Beneficjentem w zakresie wskazanym w zdaniu poprzedzającym powinna odbywać się w formie i terminie umożliwiającym realizację tych obowiązków Beneficjenta; w związku z realizacją tego obowiązku Podmiot przetwarzający jest w szczególności zobowiązany do udzielania informacji oraz udostępniania powierzonych mu Danych osobowych (lub ich kopii) na żądanie Beneficjenta;
13) niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie 2 Dni Roboczych, informować Beneficjenta o tym, iż osoba, której dane dotyczą, skierowała do Podmiotu przetwarzającego korespondencję zawierającą żądanie w zakresie wykonywania praw osoby określonych w rozdziale III RODO, jak również udostępniać treść tej korespondencji; Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do samodzielnego udzielania jakichkolwiek informacji osobie w związku ze złożonym żądaniem, chyba że poleci mu to Beneficjent,
14) w razie potrzeby i na żądanie Beneficjenta pomagać Beneficjentowi w wyznaczonych przez niego terminie i formie wywiązywać się z następujących obowiązków:
a) wypełniania obowiązków związanych z wdrożeniem odpowiednich środków technicznych organizacyjnych dla zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania przez Beneficjenta zgodnie z art. 32 RODO,
b) zgłaszania Naruszenia organowi nadzorczemu zgodnie z art. 33 RODO,
c) zawiadamiania osoby, której dane dotyczą, o naruszeniu ochrony Danych osobowych zgodnie z art. 34 RODO,
d) dokonania oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony Danych osobowych zgodnie z art. 35 RODO,
e) przeprowadzeniu konsultacji z organem nadzorczym zgodnie art. 36 RODO,
15) stosować odpowiednie środki pozwalające na wykrywanie Naruszeń i wdrażać odpowiednie środki naprawcze, w szczególności podejmować wszelkie rozsądne działania mające na celu ograniczenie i naprawienie negatywnych skutków Naruszeń,
16) udostępniać Beneficjentowi na jego żądanie, we wskazanych przez Xxxxxxx powierzający terminie i formie, wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wskazanych w przepisach RODO, innych powszechnie obowiązujących przepisach oraz w
Porozumieniu,
17) niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu 2 Dni Roboczych, informować (o ile nie doprowadzi to do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów) Beneficjenta o jakimkolwiek postępowaniu dotyczącym przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania Danych osobowych, skierowanych do Podmiotu przetwarzającego, o wszelkich kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania przez Podmiot przetwarzający Danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez Organ nadzorczy, jak również o wszelkich skargach osób, związanych z przetwarzaniem ich Danych osobowych,
18) przechowywać Dane osobowe tylko tak długo, jak to określi Beneficjent, a także, bez zbędnej zwłoki, aktualizować, poprawiać, zmieniać, anonimizować, ograniczać przetwarzanie lub usuwać wskazane Dane osobowe zgodnie z wytycznymi Beneficjenta. Jeśli takie działanie mogłoby powodować brak możliwości dalszego realizowania czynności przetwarzania, Podmiot przetwarzający poinformuje o tym Beneficjenta przed jego podjęciem, a następnie zastosuje się do polecenia Beneficjenta.
3. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest prowadzić rejestr wszystkich kategorii czynności przetwarzania danych osobowych dokonywanych w imieniu Beneficjenta zgodnie z art. 30 ust. 2-5 RODO, jak również udostępniać go Beneficjentowi na jego żądanie.
4. Po stwierdzeniu Naruszenia Podmiot przetwarzający bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 24 godzin po stwierdzeniu Naruszenia, zgłasza je Beneficjentowi, podając wszystkie informacje dotyczące Naruszenia, w tym w szczególności:
1) datę, czas trwania i miejsce zaistnienia Naruszenia,
2) datę i miejsce stwierdzenia Naruszenia,
3) opis Naruszenia, w tym w miarę możliwości:
a. kategorie oraz przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą i których dotyczy Naruszenie,
b. kategorie Danych osobowych i przybliżoną liczbę wpisów Danych osobowych, których dotyczy Naruszenie,
c. charakter i zakres Danych osobowych, których dotyczy Naruszenie,
d. wskazanie osób, których dane dotyczą i których dotyczy Naruszenie,
e. wskazanie systemu informatycznego, w którym nastąpiło Naruszenie (jeśli dotyczy),
4) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych powołanego przez Podmiot przetwarzający lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji,
5) opis możliwych konsekwencji Naruszenia, w tym konsekwencji dla osób, których dane dotyczą i których dotyczy Naruszenie,
6) opis środków zastosowanych lub proponowanych przez Podmiot przetwarzający w celu zaradzenia Naruszeniu, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.
7) przewidywany czas niezbędny do usunięcia konsekwencji Naruszenia.
5. Jeśli informacji, o których mowa w ust. 6 powyżej, nie da się udzielić w tym samym czasie, Podmiot przetwarzający ma obowiązek ich udzielać sukcesywnie bez zbędnej zwłoki.
6. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 6 powyżej, dokonywane jest na adres e-mail: xxx@xxx.xxxx.xx.
7. Adres e-mail, o którym mowa powyżej jest także adresem kontaktowym Beneficjenta, pod którym Podmiot przetwarzający może kierować wszelkie informacje oraz zgłaszać wszelkie kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych powierzonych na mocy niniejszego Porozumienia.
8. Podmiot przetwarzający dokumentuje wszelkie Naruszenia, w tym okoliczności Naruszenia, jego skutki oraz podjęte działania zaradcze, jak również udostępnia tę dokumentację Beneficjentowi na jego żądanie.
9. Podmiot przetwarzający nie jest uprawniony do przekazywania informacji o Naruszeniu jakimkolwiek innym podmiotom, w szczególności podmiotom Danych osobowych lub organowi nadzorczemu, chyba że poleci mu to Beneficjent.
10.Podmiot przetwarzający będzie korzystał wyłącznie z usług takich dalszych podmiotów przetwarzających, które zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, których dane dotyczą.
11.Pomiot przetwarzający jest uprawniony do dokonania Podpowierzenia na rzecz podmiotów wskazanych w Załączniku nr 2 do Umowy.
12.Podmiot przetwarzający informuje Beneficjenta o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podmiotów wskazanych w Załączniku nr 2 nie później niż w terminie 3 dni przed ich wprowadzeniem, a Podmiot powierzający w tym terminie może wnieść sprzeciw wobec takich zmian, w którym wyjaśni podstawy do nieudzielenia akceptacji nowemu podmiotowi. Wniesienie sprzeciwu oznacza brak zgody na dodanie lub zastąpienie takiego podmiotu. W takim przypadku Stronom przysługuje prawo rozwiązania Porozumienia ze skutkiem natychmiastowym.
13.W przypadku, gdy Podmiot przetwarzający zamierza dokonać Podpowierzenia na rzecz podmiotu z państwa trzeciego, musi uzyskać uprzednią pisemną szczegółową zgodę Beneficjenta.
14.Jeśli do wykonania w imieniu Xxxxxxxx powierzającego konkretnych czynności przetwarzania Podmiot przetwarzający dokona Podpowierzenia, to Podmiot przetwarzający zapewnia, iż dalszy podmiot przetwarzający wypełnia te same obowiązki ochrony Danych osobowych, jakie zostały w Porozumieniu nałożone na Podmiot przetwarzający. Podmiot przetwarzający ponosi pełną odpowiedzialność za wypełnienie tych obowiązków ochrony danych osobowych przez podmiot, któremu Podpowierzył przetwarzanie Danych osobowych.
15.Podmiot przetwarzający zobowiązuje się na bieżąco śledzić zmiany regulacji ochrony danych osobowych i dostosowywać sposób przetwarzania danych, w szczególności procedury wewnętrzne i sposoby zabezpieczenia danych osobowych do aktualnych wymagań prawnych.
§ 5 Czas trwania
1. Podmiot przetwarzający uprawniony jest do przetwarzania powierzonych danych do dnia wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy głównej.
2. W terminie 14 dni od wygaśnięcia lub rozwiązania Umowy głównej Podmiot przetwarzający ma obowiązek usunąć lub zwrócić Beneficjentowi – zależnie od decyzji Beneficjenta – powierzone mu Dane osobowe, jak również usunąć wszelkie ich istniejące kopie, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy nakazują przechowywanie tych Danych osobowych. Na prośbę Beneficjenta, Podmiot przetwarzający przesyła pisemne potwierdzenie zniszczenia Danych osobowych w terminie wskazanym przez Beneficjenta.
§ 6 Prawo kontroli
1. Beneficjent oraz Instytucja Pośrednicząca lub podmioty działające w ich imieniu są uprawnieni do przeprowadzania audytów zgodności przetwarzania przez Podmiot przetwarzający powierzonych danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, RODO, ustaw, Umowy oraz Porozumienia, polegających w szczególności na żądaniu udzielenia pisemnej informacji lub wyjaśnień oraz inspekcjach miejsc przetwarzania danych osobowych przez Podmiot przetwarzający.
2. Informacja o planowanej inspekcji zostanie przekazana Podmiotowi przetwarzającemu z co najmniej 5-dniowym wyprzedzeniem, z jednoczesnym wskazaniem zakresu inspekcji oraz osób upoważnionych przez Beneficjenta do przeprowadzenia inspekcji. Powyższe nie wyklucza zlecenia wykonania inspekcji przez podmiot zewnętrzny upoważniony przez Beneficjenta, jednakże każda z osób działająca w imieniu podmiotu zewnętrznego może dokonywać inspekcji po uprzednim przedstawieniu Podmiotowi przetwarzającemu upoważnienia imiennego do dokonania inspekcji oraz wyłącznie w zakresie wskazanym w tym upoważnieniu.
3. W przypadku powzięcia przez Beneficjenta lub Instytucję Pośredniczącą wiadomości o rażącym naruszeniu przez Podmiot przetwarzający obowiązków wynikających z ustawy o ochronie danych osobowych, RODO, przepisów prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych lub z Porozumienia lub Umowy, Podmiot przetwarzający umożliwili Beneficjentowi lub Instytucji Pośredniczącej bądź podmiotom działającym w ich imieniu - dokonanie niezapowiedzianej kontroli lub audytu.
4. Kontrolerzy mają w szczególności prawo:
1) wstępu, w godzinach pracy Podmiotu przetwarzającego, za okazaniem imiennego upoważnienia,
do pomieszczenia, w którym jest zlokalizowany zbiór powierzonych do przetwarzania danych osobowych, oraz pomieszczenia, w którym są przetwarzane powierzone dane osobowe i przeprowadzenia niezbędnych badań lub innych czynności kontrolnych w celu oceny zgodności przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO,
przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącego ochrony danych osobowych oraz umową;
2) żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień przez osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych, przedstawiciela Podmiotu przetwarzającego oraz pracowników w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
3) wglądu do wszelkich dokumentów i wszelkich danych mających bezpośredni związek z przedmiotem kontroli lub audytu oraz sporządzania ich kopii;
4) przeprowadzania oględzin urządzeń, nośników oraz systemu informatycznego służącego do przetwarzania danych osobowych.
5. Uprawnienia kontrolerów nie wyłączają uprawnień wynikających z wytycznych w zakresie kontroli wydanych na podstawie art. 5 ust. 1 ustawy wdrożeniowej. Podmiot przetwarzający może zostać poddany kontroli lub audytowi zgodności przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych z ustawą o ochronie danych osobowych, RODO, przepisami prawa powszechnie obowiązującego dotyczącymi ochrony danych osobowych w miejscach, w których są one przetwarzane przez instytucje uprawnione do kontroli lub audytu na podstawie odrębnych przepisów.
6. Podmiot przetwarzający zobowiązuje się zastosować zalecenia dotyczące poprawy jakości zabezpieczenia danych osobowych oraz sposobu ich przetwarzania sporządzone w wyniku kontroli lub audytu przeprowadzonych przez Beneficjenta lub przez podmioty przez niego upoważnione albo przez inne instytucje upoważnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów.
7. Podmiot przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie powiadamiać Beneficjenta o wszelkich skargach, pismach, kontrolach organu nadzoru i wynikach takich kontroli, postępowaniach sądowych i administracyjnych oraz współdziałać z Beneficjentem w tym zakresie, w szczególności poprzez udostępnianie Beneficjentowi wszelkiej dokumentacji z tym związanej.
§ 7 Odpowiedzialność
1. Podmiot przetwarzający odpowiada za działania i zaniechania osób, przy pomocy których będzie przetwarzał powierzone dane osobowe, jak za działania lub zaniechania własne.
2. Podmiot przetwarzający ponosi odpowiedzialność, tak wobec osób trzecich, jak i wobec Beneficjenta, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych, w tym ustawy o ochronie danych osobowych i RODO oraz za przetwarzanie powierzonych do przetwarzania danych osobowych niezgodnie z Porozumieniem. Beneficjent poniesie jakiekolwiek koszty, w szczególności związane z wypłatą zadośćuczynienia lub koszty obsługi prawnej - Podmiot przetwarzający zobowiązany będzie pokrycia tych kosztów w pełnej wysokości a w przypadku wytoczonego postępowania sądowego - do udzielenia Beneficjentowi wszelkiego wsparcia w takim postępowaniu, a także do przejęcia odpowiedzialności w przypadku przyznania osobie Uprawnionej odszkodowania w takim postępowaniu, w wysokości odpowiadającej równowartości przyznanego odszkodowania lub kosztów zadośćuczynienia oraz wszelkich kosztów niezbędnych do obrony przed zgłaszanymi roszczeniami a poniesionych przez Beneficjenta w takim postępowaniu.
§ 8 Postanowienia końcowe
1. Niniejsze Porozumienie stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 28 ust. 3 RODO.
2. Niniejsze Porozumienie zastępuje wszelkie inne ustalenia dokonane pomiędzy Stronami dotyczące przetwarzania Danych osobowych, bez względu na to, czy zostały uregulowane umową czy innym instrumentem prawnym.
3. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Porozumieniem mają zastosowanie przepisy prawa obowiązującego na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, w tym RODO.
4. Wszelkie załączniki do niniejszego Porozumienia stanowią jego integralną część.
5. Z zastrzeżeniem § 2 ust. 4, wszelkie zmiany niniejszego Porozumienia wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy głównej. W celu uniknięcia wątpliwości, rozwiązanie Umowy głównej skutkuje rozwiązaniem Umowy.
7. Podmiot przetwarzający nie może przenieść praw lub obowiązków wynikających z Umowy bez uprzedniej pisemnej zgody Podmiotu powierzającego.
8. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów powstałych w związku z realizacją Umowy jest sąd właściwy dla siedziby Beneficjenta.
9. Niniejsze Porozumienie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej
ze Stron.
Załączniki do Porozumienia:
a. Przedmiot przetwarzania – zakres Danych osobowych;
b. Lista podmiotów, którym Podmiot przetwarzający Podpowierza przetwarzanie Danych osobowych;
_
Beneficjent Podmiot przetwarzający
(czytelny podpis/pieczęć imienna) (czytelny podpis/pieczęć imienna)
Załącznik nr a
Przedmiot przetwarzania – zakres Danych osobowych
1. Kategorie osób, których dane dotyczą:
2. Rodzaj Danych osobowych:
Dane zwykłe | Szczególne kategorie danych osobowych | Dane osobowe dotyczące wyroków skazujących oraz naruszeń prawa lub powiązanych środków bezpieczeństwa |
Imiona, nazwiska, telefon, dane adresowe | Nie dotyczy | Nie dotyczy |
Załącznik nr b
Lista podmiotów, którym Podmiot przetwarzający Podpowierza przetwarzanie Danych osobowych
Lp. | Nazwa podmiotu | Siedziba i adres podmiotu |
1. | ||
2. | ||
3. | ||
4. | ||
5. | ||
6. |