Istotne postanowienia umowy

Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego

Istotne postanowienia umowy

o rezerwację, sprzedaż i sukcesywną dostawę biletów lotniczych na rzecz Wielkopolskiego Funduszu Rozwoju sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w 2019 roku

Umowa zawarta w dniu [*] 2019 roku w Poznaniu, pomiędzy:

Wielkopolskim Funduszem Rozwoju spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu przy ulicy Xxxxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000645228, XXX 0000000000, REGON 365658047, wysokość kapitału zakładowego: 150 000,00 zł,

reprezentowaną przez [*]

zwaną dalej „Zamawiającym”,

a [*]

zwanym dalej „Wykonawcą”,

łącznie zwane „Stronami”, a odrębnie „Stroną”.

Strony oświadczają, iż na dzień podpisania Umowy nie uległy zmianie dane wskazane w komparycji Umowy, które miałyby wpływ na ważność Umowy i są zgodne z dokumentami przedstawionymi na okoliczność jej zawarcia.

Przedmiot Umowy

§ 1

1. Przedmiotem niniejszej umowy, zwanej dalej „Umową”, jest rezerwacja, sprzedaż oraz dostawa biletów lotniczych na rzecz Wielkopolskiego Funduszu Rozwoju sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w 2019 roku.

2. Szczegółowy opis przedmiotu Umowy zawiera Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ) oraz oferta Wykonawcy, zwana dalej „Ofertą”, stanowiące integralną część Umowy, odpowiednio załącznik nr 1 i nr 21 do Umowy.

3. Rezerwacja, sprzedaż i dostawa biletów lotniczych odbywać się będzie sukcesywnie w oparciu

o składane zlecenia przygotowania oferty przelotu (zapytania o rezerwację), w których Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy wszystkie szczegóły dotyczące lotu/podróży, niezbędne do przygotowania oferty przelotu.

1 Numeracja załączników może ulec zmianie we właściwej Umowie.

Sposób realizacji przedmiotu Umowy

§ 2

1. Osobami wyznaczonymi do realizacji przedmiotu Umowy ze strony Wykonawcy są:

1) kasjer lotniczy – [*], tel. [*], e-mail: [*]

2) kasjer lotniczy – [*], tel. [*], e-mail: [*]

2. Wykonawca oświadcza, że osoby, o których mowa w ust. 1, wykonujące czynności rezerwacji, sprzedaży i dostawy biletów lotniczych ukończyły kurs kasjera lotniczego i dysponują dwuletnim doświadczeniem w rezerwacji, sprzedaży i dostawie biletów lotniczych.

3. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, jest możliwa za zgodą Zamawiającego, pod warunkiem, że nowe osoby, mają co najmniej takie samo doświadczenie jak osoby, o których mowa powyżej.

4. Zmiana osób, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy.

§ 3

1. Przy sprzedaży biletów, Wykonawca zobowiązany jest stosować minimalne ceny dostępne

w danym terminie na danej trasie, z zachowaniem uczciwości handlowej.

2. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić bezkolizyjną relację wieloetapowych połączeń zagranicznych i krajowych oraz możliwość ich łączenia, z wykorzystaniem ofert przewozowych różnych linii lotniczych (różnych przewoźników) w trakcie jednej podróży.

3. Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotu Umowy według standardów określonych przez Międzynarodowe Stowarzyszenie Transportu Lotniczego (IATA) w zakresie sprzedaży biletów lotniczych. Aktualny dokument potwierdzający przynależność Wykonawcy do IATA (International Air Transport Association) lub autoryzację IATA stanowi załącznik nr 4 do Umowy.

4. Bilety lotnicze wystawiane będą głównie w formie e-biletów, a w przypadku braku takiej możliwości, w formie papierowej zgodnie ze składanymi przez Zamawiającego zleceniami w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych w danym momencie cen.

5. Bilet wystawiony przez Wykonawcę musi być wygenerowany bezpośrednio z serwera systemu

rezerwacyjnego GDS i przesłany na adres poczty elektronicznej wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx.

6. W przypadkach nagłych, Wykonawca bezpłatnie dostarczy dokumenty podróży (bilety lotnicze) w miejsce wskazane przez Zamawiającego lub do własnego punktu obsługi klienta na lotnisku, ewentualnie do punktu sprzedaży biletów lotniczych przewoźnika, który realizuje przelot, niezwłocznie od momentu złożenia zlecenia, w terminie umożliwiającym wykorzystanie zakupionego biletu.

§ 4

1. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia najwyższej jakości oferowanych usług.

2. Wykonawca zapewnia możliwość realizacji przedmiotu Umowy przez wszystkie dni robocze (do poniedziałku do piątku), co najmniej w godzinach od 9.00 do 17.00, z zastrzeżeniem

postanowień ust. 7 i ust. 8.

3. Zlecenia przygotowania oferty przelotu Zamawiający będzie zgłaszał Wykonawcy

za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy wskazane w § 2 ust. 1 Umowy.

4. Czas odpowiedzi na zapytanie dotyczące propozycji rezerwacji biletu lotniczego, przesłane drogą mailową na adresy wskazane w § 2 ust. 1 Umowy wynosi zgodnie z Ofertą [*] od momentu wysłania zapytania do Wykonawcy. Przez deklarowany czas odpowiedzi na zapytanie dotyczące propozycji rezerwacji biletu lotniczego, Zamawiający rozumie czas od momentu przekazania zapytania drogą mailową na wskazany przez Wykonawcę adres kontaktowy do momentu otrzymania od Wykonawcy propozycji połączeń, o których mowa w ust. 5.

5. Przy zakupie biletów grupowych, czas odpowiedzi na zapytanie oznacza czas, w którym Wykonawca jest zobowiązany przesłać mailowo do Zamawiającego potwierdzenie, że przyjął zlecenie do realizacji i wysłał zapytanie do danego przewoźnika, informując Zamawiającego o orientacyjnym czasie, w jakim otrzyma odpowiedź od przewoźnika.

6. Wykonawca jest zobowiązany do przesłania Zamawiającemu (na adres wskazany każdorazowo przy składaniu zlecenia) optymalną ofertę przelotu, odpowiadającą wymaganiom określonym w zleceniu wraz z przedstawieniem co najmniej dwóch innych połączeń alternatywnych (jeśli Zamawiający nie zrezygnował z takiego wymagania) uwzględniających:

1) połączenia o najkrótszym łącznym czasie podróży i jak najmniejszej ilości międzylądowań

i przesiadek,

2) najtańszego połączenia.

7. W dniu, w którym będzie przypadał termin wykupu danego biletu lotniczego, Zamawiający będzie otrzymywał od Wykonawcy wiadomość przesłaną na adres poczty elektronicznej (wskazany przez Zamawiającego przy składaniu zlecenia) z informacją, że tego dnia upływa termin rezerwacji, z wyprzedzeniem co najmniej 6 godzin do momentu wykupu biletu w oferowanej cenie.

8. W trakcie trwania podróży, Wykonawca udostępni Zamawiającemu telefoniczny „serwis alarmowy- Call Center/help desk” pod nr telefonu: [*] czynny poza godzinami pracy Wykonawcy, o których mowa w ust. 2 oraz w dni wolne od pracy, dzięki któremu możliwe będzie dokonywanie zmian w rezerwacji (trasa i/lub godzina), w tym anulowanie i/lub wykup biletu, zgodnie z warunkami przewidzianymi dla poszczególnych klas rezerwacyjnych biletów.

9. Zgodnie z Ofertą, przy sprzedaży biletów lotniczych na odcinkach międzykontynentalnych, Wykonawca będzie wyznaczał, najpóźniej na trzy dni przed rozpoczęciem podróży, do kontaktu z Zamawiającym „opiekuna danej podróży” (wskazanie nazwiska, nr telefonu komórkowego oraz adresu mailowego, na adres mailowy wskazany przy składaniu zlecenia), który świadczyć będzie całodobową opiekę/pomoc, w czasie trwania podróży Zamawiającego, szczególnie w sytuacjach wyjątkowych (np. przebywanie Zamawiającego w innej strefie czasowej), poza godzinami pracy Wykonawcy, o których mowa w ust. 2 oraz w dni wolne od pracy, w zakresie dokonywania zmian w rezerwacji (trasa i/lub godzina), w tym anulowanie i/lub wykup biletu, zgodnie z warunkami przewidzianymi dla poszczególnych klas rezerwacyjnych biletów.

10. Wykonawca zobowiązany jest do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do przewoźnika, a zwłaszcza reprezentowania Zamawiającego w sprawach

reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie sprzedanych biletów, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych.

Termin obowiązywania Umowy

§ 5

Umowa zawarta jest na okres od dnia jej podpisania do wyczerpania zabezpieczonej przez Zamawiającego kwoty, o której mowa w § 6 ust. 1 Umowy, jednakże nie później niż do 20 grudnia 2019 roku.

Wynagrodzenie

§ 6

1. Zabezpieczona maksymalna kwota, jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację przedmiotu Umowy wynosi 109 800,00 złotych brutto (słownie: sto dziewięć tysięcy osiemset zł 00/100).

2. Kwota, o której mowa w ust. 1, stanowi szacunkową wartość realizacji przedmiotu Umowy (kwota brutto), zabezpieczoną w budżecie Zamawiającego. Kwota ta będzie sukcesywnie umniejszana w oparciu o realizowane zakupy biletów lotniczych.

3. Zgodnie z treścią ust. 2 Wykonawca wyraża zgodę na wykonanie Umowy, w takim zakresie, który będzie wynikał z faktycznych potrzeb Zamawiającego. W przypadku, gdy łączne wynagrodzenie za zrealizowanie przedmiotu Umowy będzie niższe niż kwota, o której mowa w ust. 1, Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia wobec Zamawiającego, a zmiana w tym zakresie nie stanowi zmiany warunków Umowy.

4. Za każdy bilet lotniczy Zamawiający zapłaci :

1) zgodnie z Ofertą opłatę transakcyjną w wysokości [*] zł za wystawienie jednego biletu;

2) cenę biletu ustaloną każdorazowo na podstawie ceny biletu przewoźnika z uwzględnieniem wszystkich należnych podatków, opłat oraz innych należności.

5. Opłata transakcyjna, o której mowa w ust. 4 pkt 1, obejmuje rzeczywisty koszt realizacji zamówienia, w szczególności: koszt rezerwacji i wystawienia biletu, dostawę biletu w cenie brutto, koszt przypominania o zbliżających się terminach wykupu biletów, oferowanie wariantów połączeń, 24- godzinna opieka „ opiekuna podróży” dla podróży międzykontynentalnych (jeżeli dotyczy) oraz „serwis alarmowy – Call Center – help desk”, koszty ewentualnego powtórzenia rezerwacji, zmiany rezerwacji, wymiany biletu, reklamacji oraz wszelkie inne koszty związane z należytym i zgodnym z SOPZ wykonywaniem przedmiotu zamówienia.

6. Cena biletu, o której mowa w ust. 4 pkt 2, musi być ceną z dnia rezerwacji i być zgodna z przepisami taryfowymi IATA. Różnice w cenie biletu (cena z dnia rezerwacji i cena z dnia wykupu biletu) wynikające z różnic kursowych nie stanowią zmiany ceny biletu.

7. Należność Wykonawcy z tytułu realizacji zamówienia, rozliczana będzie każdorazowo w oparciu

o składane zlecenia, po wykonaniu zamówienia na podstawie faktury VAT wystawionej

przez Wykonawcę.

8. Zamawiający oświadcza, że jest czynnym płatnikiem podatku VAT i posiada numer NIP.

9. Wykonawca oświadcza, że jest/nie jest*(*niewłaściwe skreślić) czynnym płatnikiem podatku VAT

i posiada numer NIP.

10. Faktura poza wymogami księgowymi powinna zawierać:

1) datę wystawienia biletu;

2) nazwisko pasażera;

3) trasę przelotu;

4) cenę biletu wg taryfy przewoźnika (w PLN);

5) wysokość pozostałych kosztów, w tym podatki i opłaty lotniskowe;

6) opłatę transakcyjną;

7) ilość kupowanych biletów;

8) cenę końcową;

9) nazwisko osoby składającej zlecenie.

11. Zapłata należności, o której mowa w ust. 4, nastąpi w formie przelewu na rachunek bankowy:

[*]

w terminie nie krótszym niż 21 dni kalendarzowych od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. Faktura powinna zawierać następujące dane Zamawiającego:

Wielkopolski Fundusz Rozwoju sp. z o.o. xx. Xxxxxxxxx 00, 00-000 Xxxxxx

XXX 0000000000, REGON 365658047.

12. Faktura winna być dostarczona na adres …

13. Wykonawca zobowiązuje się do sporządzenia Zamawiającemu miesięcznych raportów z wystawionych przez Wykonawcę faktur za bilety lotnicze i przesyłania ich na adres e-mail wskazany przez Xxxxxxxxxxxxx do 7 dnia następnego miesiąca zgodnie ze wzorem tabeli dostarczonej przez Zamawiającego.

Poufność

§ 7

Strony Umowy zobowiązują się, że wszelkie dane i informacje uzyskane w związku z wykonywaniem Umowy na temat stanu, organizacji i interesów drugiej strony, nie zostaną ujawnione, udostępnione lub upublicznione ani w części, ani w całości, o ile nie wynika to z Umowy lub nie służy jej realizacji.

Kary umowne

§ 8

1. Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty Zamawiającemu kary umownej w przypadku niedotrzymania terminów określonych w Umowie oraz SOPZ, w wysokości 150 zł za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia.

2. Niezależnie od innych postanowień umownych w przypadku niedostarczenia zamówionych przez Zamawiającego biletów lotniczych w terminie określonym w zamówieniu, skutkującego niemożliwością wylotu w planowanym terminie, Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 100 % wartości zlecenia, którego ta kara dotyczy.

3. Za brak możliwości skontaktowania się Zamawiającego, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, z serwisem alarmowym lub opiekunem podróży, o których mowa w § 4 ust. 7 i ust. 8 Umowy, bądź nie udzielenie pomocy, Zamawiający naliczy Wykonawcy kary umowne w wysokości 40% wartości zlecenia, którego dane zdarzenie dotyczy.

4. Za inne niż wskazane w ust. 1-3 stwierdzone przypadki nienależytego wykonywania przedmiotu Umowy, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 20% wartości składanego zlecenia (konkretnego zamówienia), którego ta kara będzie dotyczyć.

5. Zamawiający zastrzega sobie prawo porównywania proponowanych przez Wykonawcę cen biletów lotniczych z cenami przedstawionymi przez inne podmioty świadczące usługi w obszarze sprzedaży biletów lotniczych. W przypadku kiedy cena biletu lotniczego zaproponowana przez Wykonawcę będzie wyższa o co najmniej 10% od cen oferowanych przez innych pośredników, Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia biletów w cenie wynikającej z oferty konkurencyjnej wskazanej przez Zamawiającego.

6. W przypadku rozwiązania Umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości 10 % kwoty, o której mowa w § 6 ust. 1 Umowy.

7. Wykonawca jest zobowiązany zapłacić karę umowną w terminie 7 dni od dnia otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego. W przypadku uchybienia przez Wykonawcę temu terminowi, Zamawiający ma prawo potrącić kwotę wynikającą z noty obciążeniowej z wynagrodzenia Wykonawcy, na co Wykonawca wyraża zgodę.

8. Zamawiający ma prawo dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych, jeżeli szkoda przewyższa wysokość zastrzeżonych kar umownych.

Rozwiązanie Umowy

§ 9

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania Umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku niewykonania lub trzykrotnego nienależytego (w tym nieterminowego) wykonywania co najmniej jednego ze zleceń w ramach przedmiotu Umowy.

2. Oświadczenie o rozwiązaniu Umowy Zamawiający winien złożyć w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o ziszczeniu się przesłanki rozwiązania.

Odpowiedzialność Wykonawcy

§ 10

1. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za wszelkie nieprawidłowości w realizacji przedmiotu Umowy, w tym także powstałe na skutek działań lub zaniechań osób wyznaczonych przez Wykonawcę do realizacji przedmiotu Umowy.

2. Wykonawca zobowiązuje się do posiadania przez cały okres realizacji przedmiotu Umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem Umowy na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 150 000,00 zł (sto pięćdziesiąt tysięcy złotych). Kopia polisy ubezpieczeniowej potwierdzona za zgodność z oryginałem stanowi załącznik nr 3 do Umowy.

3. Xxxxxx zobowiązują się współpracować przy dochodzeniu odszkodowania z ubezpieczenia.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania uzupełniającego

w przypadku, w którym wysokość szkody przekroczy kwotę uzyskaną z ubezpieczenia.

Nadzór nad wykonywaniem Umowy

§ 11

1. Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy Zamawiający upoważnia: [•], tel. [•],

e-mail [•].

2. Do współpracy w sprawach związanych z wykonaniem Umowy Wykonawca upoważnia: [•], tel. [•],

e-mail [•].

3. Zmiana osób wskazanych w ust. 1 i 2 następuje poprzez pisemne powiadomienie drugiej Strony i nie stanowi zmiany treści Umowy.

Ochrona danych osobowych

§ 12

1. W celu realizacji przedmiotu Umowy, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1), zwane dalej „RODO”, Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe osób pozyskane od Zamawiającego w celu realizacji zamówienia w zakresie: imię/imiona, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nr paszportu, zgodnie z ww. rozporządzeniem, w tym:

1) zastosować adekwatne do zagrożeń środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające przetwarzanie danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją, nieuprawnionym ujawnieniem lub nieuprawnionym dostępem do powierzonych danych osobowych;

2) zachować poufność, integralność, dostępność i odporność systemów przetwarzania;

3) zachować zdolność do szybkiego przywrócenia funkcjonalności systemów przetwarzania

i danych osobowych;

4) regularnie testować, mierzyć i oceniać skuteczność organizacyjnych i technicznych środków mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych;

5) dopuszczać do przetwarzania tylko osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych;

6) zobowiązać upoważnione do przetwarzania danych osobowych osoby do zachowania w tajemnicy przetwarzanych przez nich danych osobowych i sposobów ich zabezpieczeń;

7) informować niezwłocznie Zamawiającego o naruszeniach danych osobowych a w przypadku wystąpienia zwłoki przedłożyć uzasadnienie jej wystąpienia;

8) informować Zamawiającego o kontrolach przeprowadzonych przez upoważnione do nich instytucje oraz wykazanych w ich wyniku niezgodnościach przetwarzania danych osobowych;

9) zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych oraz wdrażać zalecenia wskazane w wyniku wyżej wymienionych kontroli;

10) zachować w tajemnicy posiadane dane osobowe oraz środki ich ochrony;

11) udostępnić Zamawiającemu wszelkie niezbędne informacje do wykazania zgodności

przetwarzania danych osobowych z RODO;

12) udostępnić Zamawiającemu wszelkie niezbędne informacje do spełnienia obowiązku informacyjnego oraz realizować prawa i obowiązki osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą;

13) umożliwiać Zamawiającemu lub osobom przez niego upoważnionym przeprowadzenie

audytów zgodności przetwarzania danych osobowych i przyczyniać się do nich;

14) udzielać na żądanie Zamawiającego wszelkich informacji dotyczących przetwarzania danych

osobowych.

2. W miarę możliwości Wykonawca pomaga Zamawiającemu w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.

3. Wykonawca oświadcza, że zapoznał się z RODO i będzie przestrzegał postanowień w nich ujętych z należytą skrupulatnością i szczególną starannością.

4. Wykonawca oświadcza, że jest świadom sankcji grożących z tytułu naruszenia przepisów prawa,

w tym podlegania odpowiedzialności karnej.

Postanowienia końcowe

§ 13

1. Jakiekolwiek zmiany, uzupełnienia oraz oświadczenia woli związane z wykonywaniem Umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W przypadku zmiany danych określonych w Umowie, Strona, której dane się zmieniły jest zobowiązana poinformować o nowych danych drugą Stronę pod rygorem uznania oświadczeń złożonych zgodnie z posiadanymi informacjami za skuteczne.

3. Ewentualne spory, wynikłe z wykonania Umowy, Strony będą rozstrzygać w drodze polubownej. W przypadku nie osiągnięcia porozumienia, spory rozstrzygać będzie miejscowo właściwy Sąd dla siedziby Zamawiającego.

4. Przeniesienie praw i obowiązków z Umowy przez Wykonawcę wymaga zgody Zamawiającego.

5. W sprawach nieuregulowanych w Umowie mają odpowiednie zastosowanie przepisy Kodeksu

cywilnego.

6. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron Umowy. Każda strona Umowy powinna być parafowana przez osoby upoważnione do zawarcia Umowy, przy czym moc wiążącą mają wyłącznie parafowane i podpisane egzemplarze Umowy.

Zamawiający Wykonawca

Załączniki:

1) Załącznik nr 1: Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia (SOPZ);

2) Załącznik nr 2: Oferta Wykonawcy;

3) Załącznik nr 3: Kopia polisy ubezpieczeniowej potwierdzona za zgodność z oryginałem;

4) Załącznik nr 4: Aktualny dokument potwierdzający przynależność Wykonawcy do IATA (International Air Transport Association) lub autoryzację IATA.