Umowa nr …………………………….
Umowa nr …………………………….
dotycząca wdrożenia
Systemu zarządzania dokumentami i zadaniami pracowników eDok
zawarta w dniu roku w Nowym Sączu, pomiędzy:
Miastem Nowy Sącz z siedzibą w Nowym Sączu (kod pocztowy: 33-300) przy Xxxxx 0, NIP: 000-000-00-00, REGON: 491893167, reprezentowanym przez:
……………………….. – ………………………………….. zwanym dalej „Zamawiającym”;
a
………………………..………………………………….. reprezentowanym przez
……………………….. – ………………………………….. zwanym dalej Wykonawcą.
W dalszej części Umowy Zamawiający i Wykonawca łącznie zwani są „Stronami”.
Zważywszy na to, że:
1. w dniu 15 lutego 2017 roku została zawarta Umowa nr 3/DUiRS/2017 pomiędzy Skarbem Państwa - Ministrem Cyfryzacji („MC”) a Wykonawcą, na podstawie której Wykonawca udzielił MC prawa do udzielania sublicencji jednostkom sektora finansów publicznych („Umowa licencji”),
2. w dniu 27.12.2017 roku została zawarta Umowa nr 68/DUiRS/2017 pomiędzy Zamawiającym a MC, na mocy której Zamawiającemu została udzielona bezpłatna sublicencja na użytkowanie oprogramowania pod nazwą eDok, potwierdzona Certyfikatem licencyjnym, stanowiąca Załącznik nr 1 do niniejszej Umowy, zwana dalej „Umową Sublicencji”,
3. wykonywanie niniejszej Umowy jest zgodne z Umową licencji oraz Umową Sublicencji, w wyniku przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Xx. X. x 0000 r., poz. 1579 z późn. zm.) strony zawierają umowę o następującej treści:
§ 1.
DEFINICJE
Użyte w niniejszej Umowie określenia oznaczają:
1. System - System zarządzania dokumentami i zadaniami pracowników eDok w wersji 3.x, składający się z następujących komponentów:
1) Umieszczone na Platformie Systemu:
a. Baza danych eDok,
b. Pliki danych eDok,
c. Oprogramowanie eDok.
2) Klient eDok instalowany na Stacjach roboczych.
2. Platforma Systemu – działające na Platformie Sprzętowej serwery Zamawiającego, na których zostaną zainstalowane elementy Systemu, o których mowa w § 1 ust. 1 pkt 1.
3. Stacje Robocze – działające na Platformie Sprzętowej komputery osobiste użytkowników Systemu, na których jest instalowany Klient eDok, o którym mowa w § 1 ust. 1 pkt 2.
4. Platforma Sprzętowa – zbiór będących w dyspozycji Zamawiającego sieci komputerowych oraz podpiętych do nich urządzeń, w tym Stacji Roboczych, oraz wszelkiego oprogramowania innego niż System.
5. Kierownicy projektu – osoby wyznaczone po stronie Zamawiającego i Wykonawcy, które odpowiadają za bieżące zarządzanie projektem, sprawy proceduralne i merytoryczne oraz monitorują prawidłowość realizacji umowy. Kierownicy projektu posiadają upoważnienie do podejmowania decyzji dotyczących projektu.
6. Osoba Trzecia – osobę fizyczną, osobę prawną lub podmiot gospodarczy nie posiadający osobowości prawnej lecz biorący udział w obrocie gospodarczym, inny niż Strony Umowy.
7. Dni Robocze – dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
§ 2.
PRZEDMIOT I CEL UMOWY
1. Na mocy niniejszej Umowy Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usług, których celem jest instalacja oraz wdrożenie Systemu u Zamawiającego („Usługi”).
2. Wdrożenie Systemu zostanie przeprowadzone na warunkach licencyjnych określonych przez Umowę Sublicencji.
3. Szczegółowy opis przedmiotu Umowy określa Załącznik nr 2 „Opis przedmiotu zamówienia”.
4. Miejscem wykonania Usług jest siedziba Wykonawcy oraz Zamawiającego.
§ 3.
TERMIN OBOWIĄZYWANIA UMOWY
1. Wykonanie przedmiotu Umowy, o którym mowa w § 2 nastąpi do dnia 29.06.2018 roku.
2. Realizacja Usług określonych w § 2 Umowy odbędzie się we współpracy z Zamawiającym, zgodnie z Harmonogramem Realizacji Usług. Harmonogram Realizacji Usług zostanie przygotowany przez Wykonawcę zgodnie z zasadami zawartymi w Załączniku nr 2 „Opis przedmiotu zamówienia”.
3. W następstwie wspólnych uzgodnień pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą, terminy realizacji poszczególnych Usług objętych niniejszą Umową mogą ulec zmianie, bez konieczności sporządzania aneksu do umowy, jednakże winny być zaakceptowane przez Strony na piśmie.
4. W przypadku opóźnień lub przeszkód w realizacji Usług, leżących po stronie Zamawiającego, realizacja Usług ulegają przesunięciu o okres opóźnienia lub trwania przeszkody leżącej po stronie Zamawiającego, bez konieczności zmiany Umowy. W takim przypadku nie mają zastosowania postanowienia § 8 dotyczące kary umownej.
5. Zwłoka lub przeszkoda w realizacji Usług, leżąca po stronie Wykonawcy lub Zamawiającego, zostanie opisana niezwłocznie po zaistnieniu przeszkody w formie notatki pisemnie potwierdzonej przez obie Strony, najpóźniej w terminie 3 dni roboczych od daty jej sporządzenia. W przypadku braku możliwości potwierdzenia notatki, sporna kwestia będzie rozstrzygana przez osoby, o których mowa w § 4 ust.10.
§ 4.
ZOBOWIĄZANIA, ODPOWIEDZIALNOŚĆ i REPREZENTACJA STRON
1. Xxxxxx zobowiązują się do współdziałania i wykonywania niniejszej Umowy z najwyższą starannością.
2. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji niniejszej Umowy z użyciem swojej najlepszej wiedzy, zgodnie z zasadami wiedzy technicznej oraz ze starannością właściwą dla podmiotu profesjonalnie zajmującego się tego typu usługami.
3. Wykonawca zobowiązuje się zapewnić poprawność merytoryczną i wysoką jakość świadczonych usług.
4. Wykonawca zapewnia, że osoby delegowane do wykonania przedmiotu Umowy posiadają fachową wiedzę oraz doświadczenie w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy.
5. W zakresie realizacji Umowy Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania obowiązujących na terenie Rzeczpospolitej Polskiej przepisów prawnych.
6. Xxxxxx zobowiązują się do udzielania sobie niezwłocznie informacji niezbędnych dla prawidłowej
realizacji umowy, nie później niż w terminie siedmiu dni roboczych od daty zgłoszenia zapytania przez drugą Stronę. Wszelkie uzgodnienia i powiadomienia mogą być dokonywane w trybie: pisemnym lub wiadomości przesłanej pocztą elektroniczną. Informacje uzgodnione telefonicznie winny być potwierdzone pisemnie.
7. Strony dopuszczają realizację przedmiotu Umowy w sposób zdalny za pomocą bezpiecznego kanału komunikacji zestawionego z lokalizacji Wykonawcy do Platformy Systemu. Dobór rozwiązania do
zestawienia bezpiecznego kanału komunikacji odbędzie się po rozpoczęciu realizacji Umowy za porozumieniem obu Stron Umowy.
8. Zamawiający zobowiązuje się dołożyć niezbędnych starań oraz wykonać wszelkie niezbędne prace zmierzające do umożliwienia Wykonawcy prawidłowego, sprawnego i terminowego wykonywania postanowień niniejszej umowy. W szczególności Zamawiający zobowiązuje się do:
1) zapewnienia Wykonawcy dostępu do pomieszczeń, informacji, danych, sprzętu i infrastruktury oraz zapewnienia odpowiednich warunków fizycznych, eksploatacyjnych i technicznych niezbędnych do realizacji niniejszej Umowy;
2) zapewnienia wsparcia przy wykonaniu Umowy, np. w przypadku, gdy serwery Platformy Systemu nie będą działać poprawnie z przyczyn leżących po stronie Platformy Sprzętowej;
3) zapewnienia Wykonawcy dostępu do Platformy Systemu, w tym dostępu zdalnego, o którym mowa w ust. 7;
4) zapewnienia niezbędnej współpracy innych osób i podmiotów, jeśli będzie to wymagane do realizacji Umowy, np. dostawców sprzętu stanowiącego składowe Platformy Systemu, czy oprogramowania, z którym System ma współdziałać jeśli zostało ono nabyte przez Zamawiającego na licencji komercyjnej;
9. O niedopełnieniu któregokolwiek z warunków, o których mowa w § 4, Strony poinformują się wzajemnie i niezwłocznie w formie wezwania do natychmiastowego spełnienia zobowiązania.
10. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach określonych Umową.
11. Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności z powodu:
1) nieprawidłowego działania Systemu spowodowanego okolicznościami nie leżącymi po stronie Systemu, np. w przypadku, gdy poza interfejsem użytkownika Systemu zostaną zmodyfikowane dane w Bazie danych eDok lub zostanie zmodyfikowana struktura tabel Bazy danych eDok albo bez konsultacji z Wykonawcą zostanie zmodyfikowane oprogramowanie na Platformie Systemu.
2) szkód spowodowanych przez Siłę Wyższą,
3) szkód wywołanych zdarzeniami lub efektami zdarzeń takich jak nieautoryzowana lub nieuprawniona ingerencja w System przez Zamawiającego, bądź naruszenie przez Zamawiającego warunków licencyjnych na System,
4) wadliwego działania Platformy Sprzętowej,
5) nieuzgodnionej z Wykonawcą zmiany konfiguracji Systemu.
12. Do realizacji Umowy Strony wyznaczają następujące osoby:
1) po stronie Zamawiającego:
a) …………………………………………….…… – …………………………………., tel ;
adres e-mail: .................................... – koordynator odpowiedzialny za sprawy proceduralne i merytoryczne – Kierownik projektu;
b) …………………………………………….…… – …………………………………., tel ;
adres e-mail: .. - koordynator odpowiedzialny za sprawy techniczne.
2) po stronie Wykonawcy:
a) …………………………………………………… - ………………………………., tel. ………………………………
adres e-mail: ………………………………… – koordynator odpowiedzialny za sprawy proceduralne i merytoryczne – Kierownik projektu;
b) …………………………………………………… - ………………………………., tel. ……………………………… - adres e-mail … - koordynator odpowiedzialny za sprawy techniczne.
13. Zmiana osób, wskazanych w ust. 10, nie stanowi zmiany postanowień Umowy lecz wymaga pisemnego powiadomienia drugiej Strony o takiej zmianie.
§ 5.
ODBIÓR USŁUG
1. Dokument „Analiza Przedwdrożeniowa” zostanie odebrany przez Zamawiającego po zrealizowaniu analizy przedwdrożeniowej, o której mowa w Załączniku nr 2. Analiza będzie uzgadniana iteracyjnie z Zamawiającym zgodnie z planem czasowym określonym w Harmonogramie Realizacji Usług.
2. Wykonawca prześle na adresy email Koordynatorów ze strony Zamawiającego informację o gotowości do odbioru przedmiotu umowy.
3. Zamawiający w terminie do 7 dni roboczych od daty otrzymania informacji o gotowości do odbioru, przeprowadzi czynności odbiorowe przedmiotu Umowy po uprzednim sprawdzeniu prawidłowości wykonanych prac na zasadach opisanych w Załączniku nr 2 „Opis przedmiotu zamówienia”.
4. Miejscem odbioru Usług wdrożeniowych jest siedziba Zamawiającego.
5. Odbiór Usług wdrożeniowych zostanie potwierdzony Protokołem Xxxxxxx, podpisanym przez przedstawicieli Zamawiającego i Wykonawcy. Data podpisania Protokołu Odbioru, z zastrzeżeniem ust. 8, jest datą wykonania usługi objętej niniejszą umową.
6. W przypadku zgłoszenia przez Zamawiającego uzasadnionych uwag, Wykonawca dokona stosownych zmian w terminie nie dłuższym niż 2 dni robocze i przekaże informacje o gotowości do ponownego odbioru zgodnie z trybem określonym w ust. 2 i 3.
7. Upoważnionymi przedstawicielami Stron do podpisywania Protokołu Odbioru, o którym mowa w ust. 5, są osoby wskazane w § 4 ust. 13 umowy.
8. W przypadku nieuzasadnionego opóźnienia w podpisaniu Protokołu Odbioru przez Zamawiającego, powyżej terminu, o którym mowa w ust. 3, przy jednoczesnym braku uwag Zamawiającego do przedmiotu umowy, Wykonawca ma prawo do jednostronnego podpisania Protokołu Odbioru.
§ 6.
TAJEMNICA WYKONAWCY
1. Informacje dotyczące Systemu eDok pozyskane przez Zamawiającego w ramach realizacji Umowy stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa Wykonawcy i mogą być ujawniane Osobom Trzecim bez zgody Wykonawcy tylko wówczas, gdy wynika to z obowiązujących przepisów prawa.
2. Zamawiający zobowiązany jest do zapewnienia, aby wszystkie osoby włączone przez niego w proces realizacji Umowy zachowały poufność otrzymywanych informacji związanych z tajemnicą przedsiębiorstwa Wykonawcy.
3. Zamawiający zobowiązuje się do zachowania w poufności tajemnicy przedsiębiorstwa Wykonawcy przez okres pięciu lat, licząc od dnia zawarcia niniejszej Umowy.
4. Strony Umowy są odpowiedzialne względem siebie za ewentualne ujawnienie informacji, o których mowa powyżej przez swoich pracowników, względnie osoby działające na zlecenie którejkolwiek ze Stron albo też jakiekolwiek inne osoby, które weszły w posiadanie tychże informacji na skutek braku należytej staranności w zabezpieczeniu informacji przez daną Stronę.
§ 7.
WYNAGRODZENIE
1. Za zrealizowanie przez Wykonawcę przedmiotu Umowy określonego w § 2, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości …………….. złotych netto (słownie: ……………………………..
złotych), które zostanie powiększone o podatek od towarów i usług VAT w wysokości co daje
kwotę …………………. brutto (słownie: ).
2. Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 1, jest ostateczne i obejmuje wszystkie koszty jakie powstaną w związku z realizacją Umowy, a w szczególności podatki, koszty transportu itp.
3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi po podpisaniu przez Zamawiającego Protokołu Odbioru na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT z zastrzeżeniem postanowień § 5 ust. 8.
4. Termin płatności wynosi czternaście dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT, na konto wskazane na fakturze.
5. Wykonawca oświadcza, że jest płatnikiem podatku od towarów i usług i posiada numer identyfikacji podatkowej NIP: …………………………………...
6. Faktura VAT powinny zawierać następujące dane:
Nabywca: Miasto Nowy Sącz, xx. Xxxxx 0, 00-000 Xxxx Xxxx, NIP:000-000-00-00 Odbiorca: Urząd Miasta Nowego Sącza, xx. Xxxxx 0 , 00-000 Xxxx Xxxx
7. W przypadku odstąpienia Zamawiającego od Umowy, Wykonawcy przysługuje prawo do wynagrodzenia za prace już wykonane.
§ 8.
KARY UMOWNE I ODSZKODOWANIA
1. Wykonawca zobowiązuje się do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania.
2. Wykonawca odpowiada bez ograniczenia za szkody wyrządzone z winy umyślnej.
3. W razie zwłoki w realizacji przedmiotu Umowy Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 0,5% wynagrodzenia netto określonego w § 7 ust. 1, za każdy dzień zwłoki liczonej od dnia następnego po upływie terminu, o którym mowa w § 3 ust. 1.
4. W razie odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z wyłącznej winy Wykonawcy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10 % wartości netto przedmiotu Umowy.
5. W razie odstąpienia od Umowy przez Wykonawcę z wyłącznej winy Zamawiającego, Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną w wysokości 10 % wartości netto przedmiotu Umowy.
6. Kary umowne, o których mowa w ust. 3 i 4, podlegają w pierwszej kolejności potrąceniu z należności przysługujących Wykonawcy, a w przypadku braku możliwości potrącenia podlegają wpłacie na rachunek bankowy Zamawiającego, na podstawie dostarczonej Wykonawcy noty obciążeniowej.
7. Łączna wartość kar umownych nie może przekroczyć 100% wynagrodzenia netto określonego w § 7 ust. 1.
§ 9.
PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH
1. W ramach Umowy Zamawiający, na podstawie art. 31 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922 z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”, powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych wyłącznie w zakresie oraz celu związanym z realizacją postanowień niniejszej umowy. W tym celu, Zamawiający udzieli przedstawicielom Wykonawcy, o których mowa w ust. 6 upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.
2. Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe jedynie w celu określonym w ust. 1.
3. Zgodnie z art. 31 ustawy Wykonawca jest odpowiedzialny za ochronę powierzonych do przetwarzania danych osobowych.
4. Wykonawca jest obowiązany przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych podjąć środki zabezpieczające, o których mowa w art. 36-39 ustawy, oraz spełnić wymagania określone w przepisach, o których mowa w art. 39a ustawy.
5. W zakresie przestrzegania postanowień wymienionych w ust. 3 i 4, Wykonawca ponosi odpowiedzialność jak administrator danych (Zamawiający).
6. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wykazu imiennego osób upoważnionych przez Wykonawcę do prac w ramach Umowy. Wzór wykazu imiennego stanowi Załącznik nr 4 do Umowy.
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość sprawdzenia poprawności przetwarzania informacji i stosowania zabezpieczeń, o których mowa w ust. 4.
8. Wykonawca jest zobowiązany do stosowania się do zaleceń dotyczących poprawy sposobu przetwarzania i zabezpieczenia przetwarzanych informacji, sformułowanych w wyniku kontroli, o której mowa w ust. 7.
9. Po rozwiązaniu Umowy Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego trwałego usunięcia powierzonych mu przez Zamawiającego prawnie chronionych informacji z informatycznych nośników danych będących jego własnością.
§ 10.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszej Umowy, zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.
2. Niniejsza Umowa może być rozwiązana przed upływem okresu niezbędnego do realizacji przedmiotu Umowy wyłącznie za porozumieniem Stron.
3. Umowa wchodzi w życie z dniem jej zawarcia.
4. Wszystkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają dla swojej ważności formy pisemnej.
5. Wszelkie spory wynikające z Umowy rozstrzygać będą w drodze wzajemnych negocjacji Kierownicy
projektu, biorąc pod uwagę zasady słuszności oraz jak najlepsze wywiązanie się z zawartej Umowy. W przypadku braku porozumienia Xxxxx, spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego.
6. Umowa została sporządzona w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa egzemplarze dla każdej ze stron.
7. Wykaz załączników do Umowy:
1) Załącznik nr 1 – Umowa Sublicencji;
2) Załącznik nr 2 – Opis przedmiotu zamówienia;
3) Załącznik nr 3 – Lista imienna osób uprawnionych do pracy u Zamawiającego;