POROZUMIENIE w sprawie realizacji PROGRAMU ZAPEWNIANIA POMOCY OBYWATELOM UKRAINY organizowanego przez NARODOWY INSTYTUT MUZYKI I TAŃCA POROZUMIENIE I nr  /NIMIT/2024

WspieraMY Ukrainę. 2024. 2-ga edycja. kod projektu: 401

POROZUMIENIE

w sprawie realizacji PROGRAMU ZAPEWNIANIA POMOCY OBYWATELOM UKRAINY

organizowanego przez NARODOWY INSTYTUT MUZYKI I TAŃCA

POROZUMIENIE I nr  /NIMIT/2024

Niniejsze porozumienie (Porozumienie) zostało zawarte w Warszawie data
roku pomiędzy: Narodowym Instytutem Muzyki i Tańca z siedzibą w Warszawie, ul. Tamka 3, 00‑349 Warszawa, wpisanym do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod nr 83/2010, REGON: 142611587, NIP: 525 249 03 48 (Organizator), reprezentowanym przez: Xxxxx Xxx- Xxxxxxxxx – dyrektora, przy kontrasygnacie głównej księgowej – Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx,

a

  z siedzibą  , RIK☐
/KRS☐
 , REGON  , NIP   reprezentowaną przez:   (Instytucja), zwanymi dalej łącznie Stronami, a z osobna Stroną.

PREAMBUŁA. Zważywszy, że:

1. 17 kwietnia 2024 roku Organizator dokonał Ogłoszenia programu zapewniania pomocy obywatelom Ukrainy (Ogłoszenie), którego zasady zostały wyspecyfikowane w szczególności w Regulaminie programu zapewniania pomocy obywatelom Ukrainy organizowanego przez Narodowy Instytut Muzyki i Tańca (Regulamin) stanowiącym załącznik do Ogłoszenia;

2. Instytucja jest zainteresowana realizowaniem celów Programu zapewniania pomocy obywatelom Ukrainy (Program) wykonując zadania Instytucji, w rozumieniu Regulaminu;

3. Instytucja dokonała Zgłoszenia / Zgłoszeń, które zostało / zostały zaakceptowane przez Organizatora w brzmieniu stanowiącym załącznik / załączniki do Porozumienia (dalej łącznie jako Zgłoszenie);

4. W Zgłoszeniu określono w szczególności Beneficjentów, którym ma zostać zapewnione Wsparcie za pośrednictwem Instytucji, okres, w którym Wsparcie ma zostać zapewnione na rzecz danego Beneficjenta za pośrednictwem Instytucji oraz opis prowadzonej przez danego Beneficjenta przed 24 lutego 2022 roku działalności artystycznej, naukowej dydaktycznej lub badawczej z dziedziny sztuki, opis prowadzonej przez Beneficjenta działalności artystycznej, naukowej, dydaktycznej lub badawczej z dziedziny sztuki od 24 lutego 2022 roku, w tym także na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (jeżeli dotyczy) (Opis), a także opis planu i założeń prowadzenia przez danego Beneficjenta działalności artystycznej, naukowej, dydaktycznej lub badawczej z dziedziny sztuki lub podejmowania przez Beneficjenta rozwoju zawodowego lub artystycznego w okresie uzyskiwania Wsparcia (Plan);

5. Zgłoszenie zostało zaakceptowane przez Organizatora w brzmieniu załączonym do Porozumienia;

Strony postanawiają co następuje:

1. Postanowienia ogólne

1. Porozumienie stanowi Porozumienie I w rozumieniu Regulaminu.

2. Porozumienie określa warunki realizowania zadań Instytucji oraz Organizatora, w rozumieniu Regulaminu, w celu zapewnienia Wsparcia następującym Beneficjentom:

 

imię i nazwisko Xxxxxxxxxxxx, adres pobytu, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, PESEL jesli nadano; wysokość przyznanego Wsparcia (w wartości określonej zgodnie z § 4 ust. 2, z zastrzeżeniem dalszych postanowień Porozumienia); sposób wypłaty: na rachunek bankowy wskazany w § 4 ust. 1, zaliczkowo, w okresach rozliczeniowych odpowiadających miesiącowi kalendarzowemu, zgodnie z § 6 Regulaminu, tj. (1) w okresie od data
do data
; w kwocie   zł miesięcznie; (2) wysokość Wsparcia przyznanego za okres poprzedzający, przypadający od 1 marca 2024 (jeżeli dotyczy): za okres od data
do data
w kwocie   zł, sposób wypłaty: płatność jednorazowa, wraz z pierwszą transzą Wsparcia;

3. Wyrażenia zapisane w Porozumieniu z wielkiej litery mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

4. Zgłoszenie, Regulamin oraz Ogłoszenie wraz z załącznikami stanowią integralną część Porozumienia.

5. W przypadku gdy Instytucja zadeklarowała gotowość do zapewniania Wsparcia więcej niż jednemu Beneficjentowi, składając więcej niż jedno Zgłoszenie, postanowienia Porozumienia należy stosować odrębnie w odniesieniu do każdego z takich Beneficjentów.

2. Oświadczenia, uprawnienia i zobowiązania Instytucji

1. Instytucja oświadcza, że:

1. jest Instytucją uprawnioną do udziału w Programie i zawarcia Porozumienia I;

2. posiada potencjał osobowy i infrastrukturalny (obejmujący środki własne lub dostępne środki podmiotów trzecich) niezbędne do realizacji celów Programu;

3. informacje przedstawione przez Instytucję w Zgłoszeniu są zgodne z prawdą;

4. zapoznała się z Ogłoszeniem, Regulaminem oraz dokumentacją stosowaną w Programie przez Organizatora i zobowiązuje się do jej przestrzegania;

5. zobowiązuje się do wydatkowania środków otrzymanych od Organizatora na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi wyłącznie na cele i na warunkach określonych w Ogłoszeniu, Regulaminie, Porozumieniu, Porozumieniu II oraz Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.

2. W związku z zaakceptowaniem Zgłoszeń przez Organizatora (a tym samym – akceptacją przez Organizatora Beneficjentów wskazanych w Zgłoszeniach), Instytucja jest zobowiązana do zawarcia odrębnie z każdym z Beneficjentów Porozumienia II, według wzoru określonego przez Organizatora i przekazania kopii zawartego Porozumienia II Organizatorowi. Na podstawie otrzymanego od Instytucji Porozumienia II, Organizator przekaże Instytucji środki przewidziane na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi w granicach i na warunkach określonych w Porozumieniu I, Porozumieniu II, Ogłoszeniu, Regulaminie oraz Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.

3. Instytucja oświadcza, iż jest ☐
   / nie jest ☐
   czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

4. Organizator oświadcza, że jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

5. Za dzień przekazania środków uważany będzie dzień obciążenia rachunku Organizatora.

3. Czynności poprzedzające Zgłoszenie

1. Instytucja oświadcza, że przed Zgłoszeniem dokonała weryfikacji czy Beneficjent spełnia wymogi objęcia Wsparciem w ramach Programu, a w szczególności – że Instytucja zweryfikowała i potwierdziła, iż:

1. Beneficjent jest pełnoletnim obywatelem Ukrainy, o którym mowa w art. 1 ust. 1 Ustawy;

2. Beneficjent prowadzi lub zamierza prowadzić na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej działalność artystyczną, naukową, dydaktyczną lub badawczą z dziedziny sztuki, podejmować rozwój zawodowy lub artystyczny w okresie, w którym Beneficjentowi ma zostać zapewnione Wsparcie i to w sposób zgodny z Planem;

3. Beneficjentowi nie jest zapewniana pomoc lub inny rodzaj wsparcia o funkcji tożsamej ze Wsparciem;

4. przed 24 lutego 2022 roku Beneficjent prowadził udokumentowaną działalność artystyczną, naukową, dydaktyczną lub badawczą z dziedziny sztuki, w tym w szczególności, ale nie wyłącznie – posiada kierunkowe wykształcenie lub prowadził działalność gospodarczą lub zawodową z tej dziedziny i jest zdolny do wykazania tej okoliczności w szczególności poprzez CV lub portfolio i to w zakresie zgodnym z Opisem;

5. Beneficjent prowadził udokumentowaną działalność artystyczną, naukową, dydaktyczną lub badawczą z dziedziny sztuki lub podejmował rozwój zawodowy lub artystyczny na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej po 1 stycznia 2023 roku – w przypadku, o którym mowa w pkt 10 i pkt 13 lit. g Ogłoszenia.

2. Instytucja przygotowała Opis i Plan we współpracy z Beneficjentem.

4. Wydatkowanie środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia

1. Organizator przekazuje Instytucji środki przeznaczone na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi metodą zaliczkową, na podstawie noty księgowej zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie oraz Ogłoszeniu, na wyodrębniony rachunek bankowy Instytucji o numerze  , prowadzony przez bank      .

2. Wsparcie w postaci Stypendium Twórczego Instytucja jest zobowiązana przekazać Beneficjentowi w formie kwoty pieniężnej w wysokości określonej w Ogłoszeniu, tj. kwoty 4.000 zł (słownie: cztery tysiące złotych), w przeliczeniu na 1 Beneficjenta, na 1 miesiąc kalendarzowy – na rachunek bankowy Beneficjenta wskazany w Porozumieniu II, nie później niż w terminie 2 dni roboczych od dnia jej otrzymania przez Instytucję od Organizatora, z tym zastrzeżeniem, że jeżeli Beneficjentowi zostało przyznane Wsparcie za okres poprzedzający, przypadający od 1 marca 2024 roku, wówczas pierwsza transza Wsparcia zostanie wypłacona Instytucji przez Organizatora i powinna zostać wypłacona przez Instytucję Beneficjentowi – w odpowiednio podwyższonej kwocie.

3. Zapewniając Wsparcie Beneficjentowi Instytucja jest związana Porozumieniem I, Porozumieniem II, Regulaminem, Ogłoszeniem oraz Zgłoszeniem zaakceptowanym przez Organizatora, a także przepisami powszechnie obowiązującego prawa.

4. Przekazane środki finansowe określone w § 4 ust. 2 Instytucja jest zobowiązana wykorzystać nie później niż do 31 grudnia 2024 roku.

5. Środki finansowe niewykorzystane w terminie, o którym mowa w § 4 ust. 4, także w przypadku gdy nastąpiło to w wyniku zmniejszenia zakresu rzeczowego zadania z przyczyn, których Instytucja nie mogła przewidzieć, Instytucja jest zobowiązana zwrócić w terminie nie dłuższym niż 15 dni od dnia zakończenia zadania, na rachunek bankowy Organizatora.

5. Rozliczenia i sprawozdawczość

1. Instytucja jest zobowiązana do prowadzenia rozliczeń dotyczących Wsparcia za pomocą wyodrębnionego rachunku bankowego wskazanego w § 4 ust. 1.

2. Instytucja przedstawia Organizatorowi Sprawozdanie I w zakresie określonym w Regulaminie, do 15 dnia miesiąca kalendarzowego za miesiąc poprzedni. Po zakończeniu okresu Wsparcia przekazywanego przez Instytucję Beneficjentowi, Instytucja przedstawia Organizatorowi Sprawozdanie końcowe w zakresie określonym w Regulaminie, w terminie do 15 lipca 2024 roku;

3. Niezależnie od postanowień ustępu poprzedniego - Instytucja przedkłada Organizatorowi oświadczenie, o którym mowa w § 5 ust. 4 Regulaminu wraz z notą księgową lub innym dokumentem rachunkowym, o którym mowa w § 5 ust. 8 Regulaminu oraz potwierdzeniem dokonania wypłaty Wsparcia z rachunku bankowego, o którym mowa w § 6 ust. 1 Regulaminu, które dokumentować będzie należyte przekazanie przez Instytucję Wsparcia Beneficjentowi za odpowiedni okres rozliczeniowy, a to w każdym miesiącu zapewniania Beneficjentowi Wsparcia, jako warunek powierzenia Instytucji środków na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi na kolejny miesiąc kalendarzowy.

4. Instytucja jest zobowiązana do wsparcia Beneficjenta w przygotowaniu opisu działalności zrealizowanej przez Beneficjenta zgodnie z Planem w rozliczanym okresie, objętym Sprawozdaniem I.

5. Instytucja jest zobowiązana do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej środków finansowych Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego otrzymanych na realizację zadania, opatrywania klauzulą „płatne ze środków finansowych Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego” dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia finansowego oraz przechowywania ich przez okres 5 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym realizowane było Wsparcie.

6. W przypadku uzyskania przychodów powstałych z tytułu realizacji Wsparcia, Instytucja zobowiązana jest przeznaczyć te przychody na pokrycie kosztów związanych z realizacją swoich działań statutowych.

7. Instytucja jest zobowiązana zapewnić co najmniej, by Beneficjent złożył oświadczenie potwierdzające otrzymanie przez Beneficjenta Wsparcia wykazanego w Sprawozdaniu I oraz potwierdzającego, że treść opisu, o którym mowa w ust. 4 jest zgodna ze stanem faktycznym (prawdziwa).

8. Instytucja jest zobowiązana do złożenia Organizatorowi Sprawozdania Końcowego na zasadach określonych w Regulaminie, a w każdym przypadku - do 15. dnia miesiąca kalendarzowego, przypadającego po miesiącu, w którym Instytucja zaprzestała zapewniać Wsparcie na rzecz danego Beneficjenta.

6. Zwrot środków

1. W przypadkach i w terminach określonych w Regulaminie, Instytucja zwraca Organizatorowi środki otrzymane od Organizatora.

2. W przypadku naruszenia przez Instytucję jej obowiązków określonych w Porozumieniu I, a dotyczących przeznaczenia lub zasad wydatkowania środków przekazanych Instytucji przez Organizatora w celu zapewnienia Wsparcia Beneficjentowi, Instytucja zwraca Organizatorowi równowartość środków otrzymanych od Organizatora, a wydatkowanych niezgodnie z Porozumieniem, wraz z odsetkami w wysokości odpowiadającej odsetkom od zaległości podatkowych.

3. W przypadku stwierdzenia wykorzystania środków niezgodnie z przeznaczeniem, pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości, stosuje się przepisy ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) w zakresie dotyczącym dotacji udzielanych z budżetu państwa.

7. Zwrot kosztów dla Instytucji

1. Instytucji przyznaje się zwrot kosztów, o którym mowa w Ogłoszeniu, w kwocie: 300 zł w przeliczeniu na 1 Beneficjenta objętego Wsparciem za pośrednictwem Instytucji i za każdy miesiąc zapewniania takiemu Beneficjentowi Wsparcia przez Instytucję. Zwrot kosztów udzielony Instytucji za okres od data
   do data
   , na zasadzie pkt 12 Ogłoszenia, wynosi   zł i zostanie przekazany Instytucji wraz z kwotą zwrotu kosztów przysługujących Instytucji na zasadach ogólnych (por. zdanie poprzedzające), za pierwszy okres rozliczeniowy objęty Porozumieniem.

2. W przypadku udzielenia Instytucji zwrotu kosztów, zwrotu dokonuje się na warunkach określonych w Regulaminie oraz Ogłoszeniu.

3. Zwrot kosztów jest wypłacany na rzecz Instytucji wraz z kwotami przeznaczonymi na zapewnienie Wsparcia przez Instytucję na rzecz Beneficjenta. W przypadku, gdy Zgłoszenie zaakceptowane przez Organizatora, tj. świadczenia na rzecz Beneficjenta określone w Porozumieniu I i Porozumieniu II, dotyczą okresu rozliczeniowego przekraczającego miesiąc kalendarzowy, do wypłaty środków tytułem dokonania zwrotu kosztów, o których mowa w ust. 1, za dany okres rozliczeniowy, niezbędne jest spełnienie wymogów, o których mowa w 5 ust. 4 Regulaminu.

4. Instytucja jest zobowiązana do prowadzenia szczegółowej ewidencji wydatków związanych z zapewnianiem Wsparcia, o których mowa w ust. 1.

5. Instytucja przedstawia Organizatorowi Sprawozdanie II w zakresie określonym w Regulaminie.

6. Do Sprawozdania II § 5 ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.

7. Organizator nie zwraca Instytucji żadnych kosztów uczestnictwa w Programie, w tym kosztów wykonywania Porozumienia I lub Porozumienia II.

8. Dyrektywy wydatkowania środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia

1. Wydatkowanie środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia przez Instytucję, może dotyczyć wyłącznie okresu wskazanego w Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.

2. Środki na zapewnienie Wsparcia są przeznaczone na zapewnienie pomocy humanitarnej na rzecz Beneficjenta realizującego założenia Programu. Mając na uwadze powyższe, Instytucja jest zobowiązana do zachowania najwyższej staranności w celu zapewnienia wydatkowania środków przeznaczonych na zapewnienie Wsparcia Beneficjentowi w sposób efektywny i w najdalej idącym stopniu realizujący założenia Programu.

3. Instytucja jest zobowiązana do powiadomienia Organizatora bezzwłocznie o każdym przypadku zaniechania przez Beneficjenta korzystania ze Wsparcia, odstąpienia przez Beneficjenta od realizowania Planu, naruszenia przez Beneficjenta polskiego porządku prawnego lub naruszenia przez Beneficjenta Porozumienia II, a także o ujawnieniu się okoliczności wskazujących na to, że dane przedstawione przez Instytucję w Zgłoszeniu są nieprawdziwe.

9. Komunikacja

1. Strony ustalają następujące zasady komunikacji w sprawach dotyczących Porozumienia:

1. komunikacja z Instytucją będzie realizowana przez Organizatora w następujący sposób:

1. w przypadku komunikacji pisemnej – na adres Instytucji wskazany w komparycji Porozumienia;

2. w przypadku komunikacji elektronicznej – na adres e-mail: xxxxxxx@xxxxx.xx;

2. z zastrzeżeniem ust. 2, komunikacja z Organizatorem będzie realizowana przez Instytucję:

1. w przypadku komunikacji pisemnej – na adres Organizatora wskazany w komparycji Porozumienia;

2. w przypadku komunikacji elektronicznej – na adres e-mail:  .

2. Z zastrzeżeniem przypadków wskazanych wprost w Ogłoszeniu, Regulaminie lub Porozumieniu – komunikacja Instytucji z Organizatorem będzie realizowana przez Instytucję za pośrednictwem adresu e-mail Organizatora, wskazanego w ustępie poprzedzającym lub za pomocą określonych przez Organizatora narzędzi elektronicznych.

10. Kontrola i postanowienia końcowe

1. Instytucja jest zobowiązana do poddania się kontroli na zasadach określonych w Regulaminie.

2. Instytucja jest zobowiązana do respektowania instrukcji Organizatora dotyczących wykonywania Porozumienia.

3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej wobec Instytucji, w tym Organizator nie odpowiada z tytułu korzyści utraconych przez Instytucję w związku z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem Porozumienia.

4. Organizator nie gwarantuje Instytucji przekazania środków na zapewnienie Wsparcia z zastrzeżeniem dla przekazania zaliczki na zapewnienie Wsparcia na 1 miesiąc, w granicach określonych w Zgłoszeniu zaakceptowanym przez Organizatora.

5. Do Porozumienia stosuje się prawo polskie.

6. Sądem właściwym do rozpatrywania sporów na tle Porozumienia jest sąd właściwy według adresu Organizatora.

7. Porozumienie wchodzi w życie z chwilą złożenia ostatniego z podpisów elektronicznych stosownie do wskazania znacznika czasu ujawnionego w szczegółach dokumentu zawartego w postaci elektronicznej.

…

(podpis)

Instytucja

…

(podpis)

Organizator

Załączniki: Zgłoszenie / Zgłoszenia.

s. 7/7