Umowa SR-Siedlce – /wzór/
Sygn. Sprawy: (ZW/18/2022) Załącznik Nr 2
(do Zaproszenia do złożenia oferty)
Umowa SR-Siedlce – /wzór/
„Usługa zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej na rzecz Sądu Rejonowego w Siedlcach”
w dniu 2022 r. w Siedlcach, pomiędzy:
Skarbem Państwa - Sądem Rejonowym w Siedlcach, xx. Xxxxxxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxx
posiadającym NIP: 000-00-00-000, REGON:000324949
reprezentowanym przez:
Xxxxxxxxx Xxxxxxx - Dyrektora Sądu Rejonowego w Siedlcach,
zwanym dalej „ZAMAWIAJĄCYM” a
……………………………………………………………………………………………………………………….………………………………………
……………………………………………………………………………….
posiadającym NIP: ………………………………… REGON: …………………………………………………
reprezentowanym przez: …………………………………………………………………………………………
zwanym dalej „WYKONAWCĄ”
w związku z wyborem oferty po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie poniżej kwoty wskazanej w art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2022 r., poz. 1710 t. j.), została zawarta umowa o następującej treści:
§1
Przedmiot umowy
1. Przedmiotem umowy jest odbiór i zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej (kat. „B”) będącej w posiadaniu Sądu Rejonowego w Siedlcach, zakwalifikowanej do brakowania na podstawie jednorazowej zgody Archiwum Państwowego w Siedlcach: Nr 265/2021 z dnia 15 grudnia 2021 r. oraz Nr 161/2022 z dnia 2 sierpnia 2022 roku.
2. Łączna ilość dokumentacji do zniszczenia to ok: 140 mb.
3. Na dokumentację, o której mowa w ust. 1 i 2 składa się:
a) dokumentacja wytworzona przez Oddział Finansowy, Biuro Obsługi Interesanta (Biuro Podawcze) stanowi 5,1mb;
b) dokumentacja aktowa w ilości 94,40mb;
c) inna dokumentacja (makulatura) w tym akty prawne i pozycje książkowe ok. 38mb;
d) dezaktualizowane przepisy prawne dotyczące x.xx.: prawa cywilnego, karnego ok. 2,5mb.
4. Sposób postępowania z dokumentacja wymaga zachowania bardzo wysokich wymagań w zakresie ochrony danych z ograniczeniem do wąskiej grupy autoryzowanego dostępu (klasa 3 wg normy DIN 66399).
5. Zakres przedmiotu umowy obejmuje w szczególności:
1) przyjazd Wykonawcy własnym samochodem dostawczym we wskazane miejsce (budynek Sądu Rejonowego w Siedlcach przy xx. Xxxxxxxxxxxxxxxx 00X, 00-000 Xxxxxxx);
2) zapakowanie dokumentacji przez upoważnionych pracowników Wykonawcy legitymujących się imiennymi identyfikatorami;
3) zaplombowanie przez Wykonawcę pojemników oraz samochodu jednorazowymi plombami w obecności upoważnionego pracownika Zamawiającego;
4) sporządzenie oraz podpisanie przez Wykonawcę Protokołu przekazania materiałów do zniszczenia każdorazowo po odbiorze od Zamawiającego dokumentacji niearchiwalnej;
5) przewiezienie dokumentów w zaplombowanych pojemnikach samochodem dostawczym Wykonawcy do miejsca zniszczenia dokumentów wyposażonym w GPS podającym aktualną trasę pojazdu, tj. z miejsca pobrania dokumentacji od Zamawiającego do miejsca zniszczenia dokumentacji – wskazanego przez Wykonawcę;
6) zniszczenie dokumentacji z zachowaniem odpowiednich norm i przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w sposób uniemożliwiający odczytanie oraz odtworzenie treści zapisanych danych;
7) dostarczenie Zamawiającemu, dokumentu potwierdzającego zniszczenie przekazanej dokumentacji Certyfikatu (protokołu) zniszczenia.
6. Wykonawca oświadcza, że:
1) posiada uprawnienia, niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania niniejszej umowy.
2) posiada Certyfikat Systemu Zarządzania Jakością zgodnym w wymaganiami ISO 9001 w zakresie niszczenia dokumentacji papierowej oraz utylizacji nośników magnetycznych i optycznych,
3) dysponuje potencjałem technicznym, tj.:
a) ogrodzonym i właściwie zabezpieczonym terenem (obiektem dozorowanym, strzeżonym, monitorowanym),
b) urządzeniami spełniającymi wymagania Normy DIN 66399,
c) samochodem do przewożenia dokumentacji wyposażonym w system monitoringu GPS, odpowiednio zabezpieczającym dokumentacje w czasie transportu przed kradzieżą i dostępem osób postronnych,
4) dysponuje osobami zdolnymi do wykonania niniejszej umowy, niekaranymi za popełnienie przestępstwa w rozumieniu przepisów kodeksu karnego, przeszkolonymi w zakresie przepisów o ochronie danych osobowych.
5) posiada wdrożone polityki ochrony danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. u. z 2019 r. poz. 1781) oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.
6) zobowiązuje się do posiadania na czas realizacji umowy ważnej polisy ubezpieczeniowej odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną nie niższą niż 200 000 zł.
§ 2
Sposób realizacji umowy
1. Odbiór dokumentacji z siedziby Zamawiającego będzie możliwy w godzinach od 09:00 – 15:00. O planowanych terminach odbioru dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, Wykonawca poinformuje mailowo każdorazowo przedstawiciela Zamawiającego wskazanego do nadzoru nad realizacją umowy zgodnie z §3 ust. 1, najpóźniej na 2 dni robocze przed planowanym terminem odbioru dokumentów.
2. Odbiór przez Wykonawcę dokumentacji niearchiwalnej odbywać się będzie jednorazowo lub sukcesywnie w formie tzw. odbiorów częściowych.
3. Odbioru dokumentacji dokonają pracownicy Wykonawcy po okazaniu stosowanego (imiennego) upoważnienia do dokonania czynności o których mowa w § 1.
4. Dokumenty przeznaczone do zniszczenia Wykonawca umieści w pojemnikach stanowiących własność Wykonawcy i zaplombuje je w obecności upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego a następnie przewiezie do miejsca zniszczenia dokumentacji – wskazanego przez Wykonawcę samochodem Wykonawcy wyposażonym w GPS podającym rzeczywistą trasę pojazdu.
5. Przekazana do zniszczenia dokumentacja może zawierać wszelkiego rodzaju elementy metalowe, np.: zszywki, spinacze, a także płyty CD, DVD, pendrive, koszulki foliowe, szare koperty, itp.
6. Po każdorazowym odbiorze przez Wykonawcę partii materiałów przeznaczonych do zniszczenia zostanie sporządzony Protokół przekazania materiałów do zniszczenia odnoszący się do przekazanych materiałów, w którym wskazane zostaną m. in. numery plomb podczas przekazania materiałów do zniszczenia.
7. Wykonawca dokona zniszczenia dokumentów na sprzęcie zapewniającym 3 stopień bezpieczeństwa wg normy DIN 66399 w sposób uniemożliwiający odczytanie danych zawartych w dokumentacji.
8. Produkt uzyskany ze zniszczenia stanowić będzie własność Wykonawcy.
9. W przypadku częściowego odbioru i niszczenia dokumentacji, Wykonawca przedstawi odrębny Certyfikat (protokół) zniszczenia, o którym mowa w §1 ust. 5 pkt. 7 dla każdej części odebranej i zniszczonej dokumentacji w terminie 7 dni od dnia przekazania materiałów zgodnie z ust. 6, przy czym odbiór od Zamawiającego kolejnej części dokumentacji do zniszczenia uzależniony jest od dostarczenia Certyfikatu (protokołu) zniszczenia dokumentacji wcześniej odebranej.
10.Zamawiający jako Administrator danych osobowych powierza Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do wykonania przedmiotu umowy, a Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych – zał. nr 2 do umowy; stanowiący integralną część niniejszej umowy.
11.Wykonawca jest zobowiązany do zachowania poufności co do informacji i danych, które weszły w jego posiadanie przy wykonywaniu niniejszej umowy zarówno w trakcie trwania umowy jak i po jej
wygaśnięciu. W szczególności Wykonawca nie ma prawa do zapoznawania się, kopiowania, czy korzystania w jakikolwiek sposób z dokumentów i materiałów, które weszły w jego posiadanie przy wykonywaniu niniejszej umowy.
12.Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli przez upoważnionego pracownika zastosowanych przez Wykonawcę środków organizacyjnych i technicznych służących zabezpieczeniu przekazanych dokumentów oraz sposobu ich zniszczenia, po wcześniejszym poinformowaniu Wykonawcy. Przeprowadzona przez Zamawiającego kontrola może obejmować wyłącznie proces przetwarzania danych w obrębie świadczonej Zamawiającemu usługi.
§ 3
Osoby upoważnione do nadzoru i realizacji umowy.
1. Ze strony Zamawiającego osobą odpowiedzialną za prawidłowe przekazanie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia oraz nadzór merytoryczny są pracownicy Zamawiającego:
1) Xxxxxxxx Xxxxxxxx tel. (00)0000000, e-mail: xxxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx
2. Ze strony Wykonawcy osobą upoważnioną do kontaktu w sprawie realizacji umowy jest:
…………………………………… tel. …………………, e-mail: ……………………………………………………………………………..
§ 4
Wynagrodzenie
1. Ustalone przez Strony maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonanie usług objętych umową wynosi: …………………………………… zł netto + VAT t. j. zł brutto.
(Słownie wartość brutto ).
2. Ustalone w powyższy sposób wynagrodzenie obejmuje wszelkie koszty związane z realizacją niniejszej umowy, w szczególności, koszt pojemników, plomb, koszty transportu, koszty ubezpieczenia OC, wydanie Certyfikatów (protokołów) zniszczenia. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak właściwego rozpoznania przez Wykonawcę zakresu umowy nie będą stanowiły podstawy do zmiany wynagrodzenia.
3. Wynagrodzenie o którym mowa w ust. 1 jest stałe i nie podlega waloryzacji. Niedoszacowanie, pominięcie oraz brak rozpoznania zakresu umowy przez Wykonawcę nie będą stanowiły podstawy do zmiany wynagrodzenia określonego w ust. 1.
4. Ustala się, że niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie choćby części przedmiotu umowy jest równoznaczne z niewykonaniem lub niewłaściwym wykonaniem umowy.
5. Wynagrodzenie o którym mowa w ust. 1 będzie płatne jednorazowo po zrealizowaniu całej umowy (rozumianej jako odbiór i zniszczenie całej dokumentacji) w terminie 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidło wystawionej pod względem rzeczowym i rachunkowych faktury VAT oraz po dostarczeniu Zamawiającemu wszystkich Certyfikatów(protokołów) zniszczenia. Za dzień zapłaty Strony przyjmują dzień obciążenia rachunku Zamawiającego.
6. Zamawiający akceptuje wystawianie i dostarczanie faktury, faktur korygujących za wykonanie usługi w formie elektronicznej, przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury zgodnie z art. 106 n ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj. Dz.U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.), jako załącznika w formacie PDF przesyłanego na adres Biura Obsługi Interesanta: xxx@xxxxxxx.xx.xxx.xx
§ 5
Odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy.
1. Niniejsza umowa zostaje zawarta na czas wykonania usługi odbioru i zniszczenia całej dokumentacji niearchiwalnej o której mowa w § 1 umowy. Odbiór i zniszczenie wskazanej dokumentacji oraz wszystkie czynności składające się na przedmiot umowy powinny nastąpić w terminie do dnia: 21 listopada 2022 r.
2. Od chwili przekazania przez Zamawiającego dokumentów o których mowa w § 1 umowy Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za przypadkową ich utratę oraz ze wszelkie szkody, jakie poniesie Zamawiający wskutek ujawnienia zawartych w przekazanych do przewozu i zniszczenia dokumentach informacji.
3. W przypadku nieprzewidzianego zdarzenia, w wyniku którego zostanie naruszone działanie procedur (rozumianego jako między innymi siła wyższa, wypadek, pożar) Wykonawca zobowiązany jest wykonać wszelkie czynności mające na celu takie zabezpieczenie przekazanych mu dokumentów aby uniemożliwić ich utratę, zerwanie plomb na samochodzie lub ujawnienie treści dokumentów. W przypadku wystąpienia zdarzenia, o którym mowa w zdaniu pierwszym zostanie sporządzony przez Wykonawcę protokół ze zdarzenia, w którym określone zostanie prawdopodobieństwo i zakres możliwości ujawnienia treści zawartych w dokumentach niearchiwalnych.
4. Zamawiający ma prawo do wypowiedzenia umowy w szczególności w przypadku, gdy:
a) wystąpią istotne zmiany okoliczności powodujące, że wykonanie umowy nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewiedzieć w chwili zawarcia umowy. W takim przypadku Wykonawca może żądać jedynie wynagrodzenia należnego za usługi zrealizowane do dnia odstąpienia od umowy, po przedstawieniu Certyfikatów (protokołów) zniszczenia przekazanej dotychczas dokumentacji.
b) Wykonawca nie przystąpił w wyznaczonym terminie do realizacji umowy pomimo wezwania Zamawiającego lub zaniechał jej realizacji z przyczyn leżących po jego stronie.
5. W przypadkach opisanych powyżej Zamawiający może dokonać wypowiedzenia umowy w terminie 7 dni od dnia doręczenia Wykonawcy wypowiedzenia.
6. Jeżeli niewykonanie przedmiotu umowy będzie spowodowane przyczynami niezależnymi od Wykonawcy (losowymi) Zamawiający może wyznaczyć, w porozumieniu z Wykonawcą, dodatkowy termin wykonania niezrealizowanych usług określonych w § 1 umowy.
§ 6
Kary umowne
1. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu następujące kary umowne:
a) w przypadku niedostarczenia Zamawiającemu w terminie 7 dni certyfikatu (protokołu) zniszczenia materiałów przekazanych do zniszczenia zgodnie z § ust. 9 - karę umowną w wysokości 100 zł za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia nie więcej niż 500,00 zł;
b) za nie wykonanie umowy w terminie, o którym mowa w § 5 ust. 1 z przyczyn nieleżących po stronie Zamawiającego - karę umowną w wysokości 50 zł za każdy rozpoczęty dzień roboczy opóźnienia nie więcej niż 300,00 zł;
c) w przypadku stwierdzenia braku ważności polisy OC - karę umowną w wysokości – 50,00 zł za każdy dzień liczony od dnia w którym polisa powinna być przedłużona, nie więcej niż 200 zł.
d) w przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku dysponowania przez Wykonawcę odpowiednim potencjałem technicznym zgodnie z §1 ust. 5 pkt. 3 - karę umowną w wysokości 300,00 zł;
e) w przypadku konieczności odstąpienia przez Zamawiającego od umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy wskazanych §5 ust. 4 lit. b) - Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości 1 000,00 zł.
2. Kary umowne podlegają sumowaniu, z zastrzeżeniem, że pojedyncza kara jak i suma kar umownych nie może przekraczać 2500,00 zł.
3. Wykonawca wyraża zgodę na naliczenie kar umownych z wynagrodzenia należnego Wykonawcy wynikającego z niniejszej Umowy. W przypadku, gdy potrącenie kary umownej z wynagrodzenia Wykonawcy nie będzie możliwe, Wykonawca zobowiązuje się do zapłaty kary umownej w terminie 14 dni od otrzymania noty obciążeniowej wystawionej przez Zamawiającego.
4. Niezależnie od zastrzeżonych kar umownych, o których mowa w ust. 1. Zamawiający ma prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego.
§ 7
Postanowienia końcowe
1. Wykonawca nie może powierzyć wykonania umowy osobie trzeciej w całości lub w części.
2. Wykonawca nie może dokonać przelewu wierzytelności wynikających z niniejszej Umowy bez pisemnej zgody Zamawiającego.
3. Wszelkie ewentualne spory będą rozpatrywane przez właściwy rzeczowo sąd w Lublinie.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.
5. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
6. Integralną częścią umowy stanowią następujące załączniki:
1) Formularz ofertowy Wykonawcy z dnia załącznik nr 1;
2) Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych – załącznik nr 2