załącznik nr 3

załącznik nr 3


Projekt umowy


zawarta w dniu … 2023 r. w Warszawie

w wyniku przeprowadzonego zapytania ofertowego
pomiędzy:


Fundacją Rozwoju Systemu Edukacji z siedzibą w Warszawie (02-305), przy Xx. Xxxxxxxxxxxxxx 000X, wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 24777, posiadającą NIP 000-00-00-000,

reprezentowaną zgodnie z reprezentacją,

zwaną dalej Zamawiającym,


oraz

………….


o następującej treści:


§ 1. Przedmiot Umowy


  1. Przedmiotem Umowy jest organizacja wydarzeń w Armenii (z wyłączeniem regionu Shirak/Szirak,): szkoleń dla wolontariuszy w ramach Europejskiego Korpusu Solidarności pracujących w krajach Europy Wschodniej i Kaukazu, spotkań koordynatorów projektów wolontariackich EKS, dorocznych spotkań byłych wolontariuszy (Annual event), szkoleń pracowników młodzieżowych, seminariów kontaktowych, wydarzeń realizowanych w ramach Erasmus+, spotkań osób odpowiedzialnych za politykę młodzieżową, spotkań trenerów ESC oraz akredytorów, spotkań sieci SALTO.

  2. Umowa realizowana będzie od momentu jej podpisania do 31 grudnia 2023 r. lub do wyczerpania środków przewidzianych umową.

  3. Usługa świadczona w oparciu o niniejszą umowę, powinna odpowiadać co najmniej wymaganiom określonym przez Zamawiającego w opisie przedmiotu zamówienia (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej umowy oraz w formularzu oferty (załącznik nr 2 do zapytania ofertowego), stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszej umowy.

  4. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji wydarzeń na warunkach nie gorszych niż określonych w ust. 3.


  1. Zamawiający zastrzega sobie prawo niewykorzystania do 30% wartości umowy określonej w § 2 ust. 1, a Wykonawca oświadcza, że nie będzie z tego tytułu wnosił żadnych roszczeń. Ilości zamówionych usług będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiającego.

  2. Zawarcie Umowy nie pozbawia Zamawiającego możliwości zamawiania usług, o którym mowa w ust. 1, od osób trzecich.



§ 2. Wartość Umowy


  1. Wynagrodzenie Wykonawcy (wartość umowy) nie może przekroczyć kwoty . euro brutto (słownie: …….. euro) w tym należny podatek VAT.

  2. Maksymalne ceny jednostkowe poszczególnych pozycji zamówienia, są określone w ofercie Wykonawcy stanowiącej Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy.

  3. Wartość umowy zawiera wszelkie koszty (z wyjątkiem kosztów podróży, które rozliczane będą na podstawie Formularza wykonania) związane z wykonaniem przedmiotu umowy, w szczególności podatek od towarów i usług. Zwrot kosztów podróży będzie rozliczany przez Wykonawcę w Formularzu wykonania, według rzeczywistych kosztów poniesionych przez uczestników wydarzenia.

  4. Wartość umowy obejmuje również zwrot koniecznych do poniesienia zobowiązań publiczno – prawnych związanych z pobytem uczestnika wydarzenia w danym miejscu (np. opłata klimatyczna itp.).

  5. Cena danego wydarzenia, (bez kosztów podróży) zostanie określona na podstawie Formularza zamówienia, stanowiącego załącznik nr 3 do umowy, zaakceptowanego przez Zamawiającego zgodnie z § 5 pkt. 5 niniejszej umowy.

  6. Zamawiający przed każdym z planowanych wydarzeń, może dokonać na prośbę Wykonawcy zaliczki w wysokości 20% wartości wynikającej z Formularza Zamówienia realizowanego wydarzenia.

§ 3. Warunki realizacji Umowy


  1. Zamawiający, w miarę swoich potrzeb, będzie dokonywał ustaleń szczegółowych na wydarzenia objęte niniejszą Umową, zgodnie z zasadami zawartymi w § 5 niniejszej Umowy.

  2. Każde ustalenia, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć jednego lub kilku wydarzeń, objętych niniejszą Umową.

  3. Łączna wartość brutto euro wszystkich wydarzeń, będących przedmiotem niniejszej umowy, nie może przekroczyć wartości Umowy określonej w § 2 niniejszej umowy.

  4. Wykonawca zobowiązuje się wykonywać Umowę z najwyższą starannością, z uwzględnieniem profesjonalnego charakteru prowadzonej działalności, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

  5. Przeniesienie przez Wykonawcę jakichkolwiek praw związanych z wykonaniem Umowy na osobę trzecią bez pisemnej zgody Zamawiającego jest nieważne.


  1. Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o wszczęciu wobec Wykonawcy postępowania egzekucyjnego, upadłościowego, naprawczego, likwidacyjnego a także o innych postępowaniach lub zdarzeniach mających lub mogących mieć negatywny wpływ na wykonanie Umowy.

  2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zobowiązania Wykonawcy wynikające z realizacji niniejszej umowy.


§ 4. Porozumiewanie się stron


  1. Osobą uprawnioną ze strony Zamawiającego do kontaktu z Wykonawcą w sprawach związanych z wykonywaniem niniejszej Umowy jest Xxxxxx Xxxxxxxxx, tel.: 000-000-000, e-mail: xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx.

  2. Osobą uprawnioną ze strony Wykonawcy do kontaktu z Zamawiającym w sprawach związanych z wykonywaniem niniejszej umowy jest: …….

  3. Zmiana danych wskazanych w ust. 1 i 2 nie stanowi zmiany Umowy i wymaga jedynie pisemnego powiadomienia drugiej Strony.



§ 5. Tryb udzielania zamówień objętych Umową (sposób ustalania warunków realizacji określonego wydarzenia)



  1. Zamawiający przekaże Wykonawcy Formularz zamówienia (załącznik nr 3 do umowy) zawierający informacje o terminie, miejscu i liczbie uczestników planowanego wydarzenia za pośrednictwem poczty elektronicznej. Ustalenia dotyczące realizacji usługi będą odbywały się droga elektroniczną.


  1. Wykonawca prześle Zamawiającemu propozycję cenową oraz inne propozycje związane ze sposobem realizacji określonego wydarzenia z uwzględnieniem wszystkich pozycji dotyczących realizacji określonego wydarzenia w terminie wyznaczonym przez Xxxxxxxxxxxxx.

  2. Niezaakceptowanie propozycji będzie równoznaczne z tym, iż Wykonawca zobligowany będzie do ponownego przygotowania propozycji z uwzględnieniem uwag Zamawiającego.

  3. Propozycja składana przez Wykonawcę w ustaleniach szczegółowych nie może być mniej korzystna niż określona w formularzu oferty.

  4. Jeśli Xxxxxxxxxxx zaakceptuje propozycje Wykonawcy, prześle Wykonawcy Formularz zamówienia, który Wykonawca po wypełnieniu odeśle Zamawiającemu w wyznaczonym terminie.


  1. Wykonawca zobowiązany jest przesłać Formularz zamówienia skanem lub faxem oraz listem poleconym lub za pośrednictwem firmy kurierskiej.


  1. Zamawiający zastrzega sobie akceptację propozycji przesłanej przez Wykonawcę drogą elektroniczną, w terminie 3 dni od dnia otrzymania.

  2. Ceny wyszczególnione w zaakceptowanym przez Zamawiającego Formularzu zamówienia są dla Wykonawcy wiążące i nie podlegają zwiększeniu w trakcie realizacji odbywającego się wydarzenia.

  3. Wykonawca oświadcza, iż Formularz zamówienia prześle drogą elektroniczną z adresu mailowego wskazanego w § 4 ust. 2 i jest to dla niego wiążące i równoznaczne z formą pisemną.

  4. Zamawiający zastrzega, w szczególnych okolicznościach, możliwość zamówienia dodatkowego nieobjętego Opisem Przedmiotu Zamówienia i Formularzem Oferty. Wynagrodzenie za dodatkowe usługi zamówienie zostanie uregulowane zgodnie z ustaleniami stron, w szczególności aktualnym cennikiem Wykonawcy po zaakceptowaniu przez Zamawiającego.



§ 6. Realizacja zamówienia (Wydarzenia)


  1. Podstawą do realizacji każdego wydarzenia będzie zaakceptowany przez Zamawiającego Formularz zamówienia na każde wydarzenie.

  2. Osobą uprawnioną do koordynacji wydarzenia jest pracownik Zamawiającego.

  3. Przedstawiciel (logistyk) Wykonawcy będzie obecny podczas każdego wydarzenia, a w przypadku spotkań wielodniowych dostępny w godzinach nocnych pod wskazanym tel. komórkowym ………..


  1. Zamawiający zobowiązuje się informować o faktycznym zapotrzebowaniu na poszczególne pozycje zamówienia na min. 15 dni przed planowanym terminem wydarzenia z tym, że o faktycznym zapotrzebowaniu związanym z zakwaterowaniem oraz wyżywieniem Zamawiający poinformuje na min. 7 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.

  2. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane przez uczestników wydarzenia. Koszty ewentualnych strat materialnych powstałych z winy uczestników ponoszą oni osobiście, a ich egzekucja należy do Wykonawcy.



§ 7. Warunki wynagradzania i płatności za zrealizowane wydarzenie


  1. Strony ustalają, iż z tytułu wykonania danego wydarzenia Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie, obliczone na podstawie Formularza wykonania (załącznik nr 5) opartego na Formularzu zamówienia. Kwota wynagrodzenia w formularzu wykonania może być zwiększona na podstawie liczb jednostkowych kosztów danego zamówienia lub dodatkowej usługi, której Zamawiający nie przewidział w momencie składania zamówienia, a która jest określona w opisie przedmiotu zamówienia dotyczącego wydarzenia.


  1. Ceny za Usługi/pozycje zamówienia będą rozliczane na podstawie cen brutto euro wyszczególnionych w Formularzu zamówienia.

  2. Wynagrodzenie Wykonawcy obliczone będzie na podstawie cen euro brutto wyszczególnionych w Formularzu zamówienia oraz faktycznie wykorzystanych pozycji zamówienia w szczególności faktycznej liczby uczestników wydarzenia) przedstawionych w Formularzu wykonania.

  3. Ceny brutto określone w Formularzu zamówienia Wykonawcy są ostateczne i nie podlegają zwiększeniu w trakcie realizacji każdorazowej usługi.

  1. Wykonawca wystawi fakturę po wykonaniu usługi. Podstawą wystawienia faktury będzie zorganizowanie wydarzenia zgodnie z postanowieniami niniejszej umowy.


  1. Wykonawca wystawi fakturę, która poza wymogami księgowymi powinna zawierać (w treści lub załączniku) dane niezbędne do weryfikacji jej poprawności. Do faktury musi zostać załączony Formularz wykonania.


  1. Wykonawca jest zobowiązany wystawić fakturę, o której mowa w ust. 6 w ciągu 14 dni po zakończeniu danego wydarzenia i przesłać ją do Zamawiającego pocztą oraz w formie elektronicznej.

  2. Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do faktury kserokopię podpisanej przez siebie listy uczestników wydarzenia oraz zestawienie kosztów podróży zwróconych uczestnikom wydarzenia.

  3. Zamawiający zobowiązuje się do zapłacenia Faktury w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania.

  4. Faktura wystawiona niezgodnie z ust. 6 może spowodować naliczenie ponownego 30-dniowego terminu płatności liczonego od dnia otrzymania prawidłowo wystawionego dokumentu.

  5. Płatność zostanie dokonana przelewem bankowym w walucie EURO na konto Wykonawcy określone w fakturze. Zapłata następuje w dniu obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego.


  1. Zamawiający może dokonać płatności gotówką. W takim wypadku osoba odbierająca gotówkę winna posiadać odpowiednie pełnomocnictwo.

  2. Zamawiający może udzielić zaliczki na wykonanie danego wydarzenia po zaakceptowaniu Formularza zamówienia dotyczącego konkretnego wydarzenia.

  3. Zamawiający może wymagać przedstawienia oryginałów dokumentów potwierdzających wydatki Wykonawcy poniesione w związku z organizacją wydarzenia (np. faktury, rachunki).

  4. W przypadku konieczności dokonania przeliczeń walutowych zastosowanie będzie miał przelicznik ustalony na podstawie średniego kursu euro za dany miesiąc, w którym odbyło się wydarzenie w stosunku do danej waluty dostępny na stronie:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx


§ 8. Odpowiedzialność Stron za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy (danego wydarzenia)



  1. Za nienależyte wykonanie każdorazowego zamówienia, o którym mowa w §5, będzie uznane stwierdzenie przez Zamawiającego braków/wad jakościowych lub ilościowych świadczonych usług, takich jak:

    1. niespełnianie przewidzianych w Opisie Przedmiotu Zamówienia, wymogów określonych dla miejsca świadczenia usługi, a w szczególności: standardu i wyposażenia hotelu, w tym standardu i wyposażenia pokoi oraz sal konferencyjnych oraz innych istotnych dla spotkania sprzętów;


    1. niespełnianie przewidzianych w Opisie Przedmiotu Zamówienia wymogów dla usług polegających na zapewnieniu wyżywienia, a w szczególności: braków w zakresie składników ustalonego menu, zastrzeżeń w zakresie świeżości serwowanych produktów, wyglądu i kultury obsługi lub wyglądu zastawy.

  1. Za niewykonanie każdorazowego zamówienia, o którym mowa w §5, będzie uznane stwierdzenie przez Zamawiającego:

    1. niezapewnienie w danym terminie wystarczającej liczby pokoi oraz posiłków, zgodnie ze złożonym przez Zamawiającego Zamówieniem;

    2. niezapewnienie w danym terminie sal konferencyjnych z wyposażeniem, zgodnie ze złożonym przez Zamawiającego Zamówieniem.

  2. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego nienależytego wykonania danego zamówienia, o którym mowa w §5 zostanie sporządzony Protokół, którego wzór stanowi załącznik nr 4 do umowy.

  3. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania każdorazowego zamówienia, o którym mowa w §5, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 20% wartości danego zamówienia.

  4. Zamawiający ma prawo potrącenia naliczonej kary umownej z faktury VAT oraz prawo do żądania odszkodowania przewyższającego wysokość zastrzeżonej kary umownej.

  5. Wykonawca ma prawo do naliczenia odsetek ustawowych za każdy dzień zwłoki w przypadku przekroczenia przez Zamawiającego terminu płatności faktur.

  6. Zamawiający ma prawo odstąpienia od realizacji wydarzenia z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy; Uprawnienie odstąpienia od wydarzenia nie wyłącza prawa Zamawiającego do naliczenia kar umownych.


§ 9. Zmiany Umowy


  1. Zmiany postanowień zawartej umowy względem treści oferty, wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności i mogą być dokonane tylko za zgodną wolą Stron. Wystąpienie którejkolwiek z okoliczności wskazanych w ust. 2 nie stanowi zobowiązania Stron do zmiany niniejszej Umowy.

  2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania zmian, o których mowa w ust. 1 w następujących przypadkach:


  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji i wynagrodzenia, jednak nie powodujących zwiększenia wartości Umowy - w przypadku, gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem postanowień innych umów mających bezpośredni związek z niniejszą umową, w tym umów zawartych pomiędzy Zamawiającym a instytucjami nadzorującymi lub następstwem, w przypadku, gdy zmiany te nie były znane w dniu zawarcia umowy.


  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji i wynagrodzenia, jednak niepowodujących zwiększenia wartości Umowy, w przypadku konieczności zrealizowania umowy przy zastosowaniu innych rozwiązań, niż wskazane pierwotnie w przedmiocie Umowy ze względu na zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w przypadku, gdy okoliczności te nie były znane w dniu zawarcia Umowy,


  1. w zakresie terminu realizacji Umowy, przedmiotu umowy (w tym sposobu realizacji) w przypadku, prac nad uchwaleniem lub nowelizacją powszechnie obowiązujących przepisów prawa, które może mieć wpływ na realizację Umowy, a przewidywany kierunek zmian wskazuje na potrzebę wstrzymania, zawieszenia lub ograniczenia świadczeń stanowiących przedmiot umowy w oczekiwaniu na dokonanie zmian w przepisach prawa,

  2. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), przy niezmiennym poziomie wynagrodzenia, jeśli dzięki zmianom nastąpi poprawa wydajności, jakości prac związanych z przedmiotem Umowy;


  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), wynagrodzenia w wyniku rezygnacji przez Zamawiającego z części prac w następstwie wystąpienia okoliczności, które nie były znane w momencie zawarcia umowy, oraz których nie można było przewidzieć w momencie zawarcia umowy. W takiej sytuacji wynagrodzenie Wykonawcy ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do zmiany zakresu prac objętych przedmiotem zamówienia;


  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), w wyniku zmian w strukturze lub organizacji Zamawiającego mających wpływ na zakres prac Wykonawcy, przy czym wynagrodzenie Wykonawcy nie może ulec podwyższeniu, a w razie ograniczenia zakresu prac ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu,


  1. w zakresie przedmiotu Umowy (w tym sposobu realizacji), terminu realizacji oraz pozostałych elementów Umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej uniemożliwiającej wykonanie przedmiotu umowy zgodnie z jej pierwotnymi postanowieniami;




  1. w zakresie zmian doprecyzowujących treść Umowy, jeżeli potrzeba ich wprowadzenia wynika z rozbieżności lub niejasności w umowie, których nie można usunąć w inny sposób, a zmiana będzie umożliwiać usunięcie rozbieżności i doprecyzowanie Umowy w celu jednoznacznej interpretacji jej zapisów,


  1. w zakresie terminu obowiązywania Umowy poprzez jego wydłużenie, z zachowaniem niezmiennego poziomu wynagrodzenia, w sytuacji, gdy taka zmiana umożliwi realizację w większym zakresie,

  2. w zakresie zmian podwykonawców oraz zakresu podwykonawstwa, w przypadku gdy zmiana ta nie pogorszy jakości świadczeń, do których zobowiązany jest Wykonawca lub zmiana ta jest niezbędna w celu prawidłowej realizacji przedmiotu Umowy,





  1. W zakresie zmiany wynagrodzenia Wykonawcy, wynikającej ze zmiany przepisów dot. stawki podatku VAT:


    1. w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zwiększenie kosztów wykonania po stronie Wykonawcy, Zamawiający dopuszcza możliwość proporcjonalnego zwiększenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT;



    1. w przypadku zmiany stawki podatku VAT powodującej zmniejszenie kosztów wykonania Umowy po stronie Wykonawcy, Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia wynagrodzenia Wykonawcy o kwotę wynikającą ze zmian stawki podatku VAT;



  1. Zmiana Umowy nastąpić może z inicjatywy Zamawiającego albo Wykonawcy poprzez przedstawienie drugiej stronie propozycji zmian w formie pisemnej, które powinny zawierać:

  1. opis zmiany,

  2. uzasadnienie zmiany,

  3. koszt zmiany oraz jego wpływ na wysokość wynagrodzenia,

  4. czas wykonania zmiany oraz wpływ zmiany na termin zakończenia umowy.


  1. Warunkiem wprowadzenia zmian do zawartej Umowy będzie potwierdzenie powstałych okoliczności w formie opisowej i właściwie umotywowanej (protokół wraz z uzasadnieniem) przez komisję powołaną przez Zamawiającego, w skład której wchodzą przedstawiciele Stron.

  2. Nie stanowią zmiany Umowy w szczególności następujące zmiany:

  1. danych związanych z obsługą administracyjno-organizacyjną Umowy, w szczególności zmiana numeru rachunku bankowego,

  2. danych teleadresowych;

  3. danych rejestrowych;

  4. będące następstwem sukcesji uniwersalnej po jednej ze stron Umowy;

  1. Każda ze Stron może jednostronnie dokonać zmiany w zakresie wskazanym w ust. 5 zawiadamiając niezwłocznie o tym pisemnie druga Stronę.


§ 10. Podwykonawcy


  1. Wykonawca może powierzyć wykonanie części prac składających się na przedmiot Umowy odpowiednim podwykonawcom, posiadającym niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz zasoby na zatrudnienie podwykonawcy do realizacji określonego zakresu prac. Za czynności tych podmiotów Wykonawca odpowiada wobec Zamawiającego jak za działania własne. Wykonawca za każdym razem powiadomi Zamawiającego o powierzeniu czynności podwykonawcy, informując Zamawiającego o terminie i zakresie zlecanych mu czynności.

  2. Wykonawca zobowiązany jest do zawarcia w umowach z ewentualnymi podwykonawcami zobowiązania do zachowania przez podwykonawców poufności, o której mowa w Umowie, obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz innych obowiązków nałożonych na Wykonawcę niniejszą Umową,
    a które powinny być wykonywane przez podwykonawców ze względu na uwarunkowania Zamawiającego lub innych osób trzecich.


§ 11. Siła wyższa


  1. Niewykonanie w całości lub części zobowiązań Stron wynikających z niniejszej Umowy nie może być wykorzystane wobec drugiej Strony dochodzenia roszczeń, jeśli przyczyną niewykonania jest siła wyższa.

  2. Przez siła wyższą rozumie się zdarzenia niemożliwe do przewidzenia w chwili zawierania Umowy, na której Strony nie mają wpływu i są przez Strony niemożliwe do pokonania, a w szczególności: klęski żywiołowe, wojny, mobilizacja, zamknięcie granic, akty prawne organów władzy lub administracji publicznej uniemożliwiającej wykonanie Umowy w całości lub części.



§ 12. Rozwiązanie / Odstąpienie od Umowy

  1. Zamawiającemu przysługuje prawo rozwiązania ze skutkiem natychmiastowym niniejszej Umowy w następujących sytuacjach:

    1. jeżeli Wykonawca nie rozpoczął realizacji przedmiotu niniejszej Umowy bez uzasadnionych przyczyn oraz nie kontynuuje działań pomimo pisemnego wezwania,

    2. jeżeli Wykonawca będzie wykonywał przedmiot Umowy w sposób niezgodny z postanowieniami Umowy lub naruszający interes Zamawiającego i nie zmieni sposobu jej wykonywania w terminie wyznaczonym w pisemnym wezwaniu wystosowanym przez Xxxxxxxxxxxxx,


    1. zostanie ogłoszona upadłość lub nastąpi rozwiązanie Wykonawcy albo zostanie wydany nakaz zajęcia całego majątku Wykonawcy.

  1. W razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, Zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. Wykonawca ma prawo żądać jedynie wynagrodzenia należnego mu z tytułu wykonania części umowy.

  2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy mogą nastąpić wyłącznie za zgodą obu Stron i pod rygorem nieważności wymagają formy pisemnej.

  3. Umowa może zostać rozwiązana przez każdą ze stron z trzymiesięcznym terminem wypowiedzenia.


§ 14. Postanowienia końcowe


  1. Wszelkie spory wynikające z niniejszej umowy lub powstające w związku z nią strony zobowiązują się rozstrzygać w drodze mediacji, a w przypadku braku możliwości osiągnięcia porozumienia przekazać je do rozstrzygnięcia przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.

  2. Niniejsza Umowa poddana jest prawu Rzeczypospolitej Polskiej

  3. W sprawach nie uregulowanych postanowieniami niniejszej Umowy będą miały zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego.

  4. Umowa została sporządzona w dwóch dwujęzycznych egzemplarzach, równolegle w języku polskim oraz w języku angielskim, po jednym egzemplarzu dwujęzycznym dla każdej ze Stron. W razie wątpliwości decydujące znaczenie ma tekst umowy w języku polskim.

  5. Niżej wymienione załączniki stanowią integralną część niniejszej Umowy.


Załączniki:

      1. Opis przedmiotu zamówienia

      2. Formularz oferty

      3. Formularz zamówienia

      4. Protokół z nienależytego Wykonania umowy

      5. Formularz wykonania

The draft Contract


concluded on ……. 2023 in Warsaw

as a result of a public contract award procedure staged in the form of a request for tenders

by and between:


The Foundation for the Development of the Education System seated in Xxxxxx, 00-000, xx. Xxxxxxxxxxxxx 000x, holder of NIP (Taxpayer Ident. No.) 000-00-00-000, REGON (Statistical Ident. No.) 010393032, registered at the register of associations, other social and professional organizations, foundations and independent public welfare bodies - National Criminal Register led by District Court for the capital city of Warsaw, 12th Business Division of the National Court Register, KRS entry no. 24777, holder of NIP (Taxpayer Ident. No.) 000-00-00-000,

represented in accordance with the representation authorisation

hereinafter referred to as the Awarding Entity,


and


……..

hereinafter referred to as the Economic Operator,



The Parties hereto agree as follows:


§ 1. Subject Matter of the Contract


  1. The subject-matter of the contract is for the organisation of events in Armenia (except region Shirak/Szirak): trainings for European Solidarity Corps (ESC) volunteers working in the Eastern European countries and the Caucasus region; meetings of coordinators of volunteering activities; annual meetings of former volunteers (Annual events); training for youth workers; contact seminars; Erasmus+ events; meetings of persons responsible for youth policy; meetings of ESC trainers and persons responsible for accreditation; meetings of the SALTO network.

  2. The Contract shall enter into force upon its signing and shall remain in force until 31st December 2023 or until the available funds are exhausted.

  3. The services provided under the Contract shall at least meet the requirements stipulated by the Awarding Entity in the description of the subject matter of contract (Attachment no. 1 to the Request for Tenders), which constitutes Attachment no. 1 to the Contract and in the Tender form (Attachment no. 2 to the Request for Tenders), which constitutes Attachment no. 2 to the Contract.

  4. The Economic Operator undertakes to organize the events under the conditions not worse than these stipulated in clause 3.

  5. The Awarding Entity reserves the right not to use up to 30% of the contract value as stipulated in §2 clause 1 and the Economic Operator declares that it will not make any claims in this respect. The actual quantity of provided services shall result from ongoing needs of the Awarding Entity.

  6. Conclusion of the Contract does not exclude the possibility for the Awarding Entity to place an order for the services stipulated in clause 1 with third parties.


§ 2. Value of the Contract


  1. The remuneration for the Economic Operator (value of the Contract) shall not exceed EUR ….. (say: …… euros) gross, including goods and services tax due.

  2. Maximum unit prices for individual items of the order shall be included in the tender of the Economic Operator, which shall constitute Attachment no. 2 to the Contract.

  3. The value of the Contract shall include any and all costs (except for travel costs, which will be settled based on a Service Completion Form) related with adequate performance of the subject matter of the Contract, and in particular goods and services tax. Reimbursement of travel costs shall be settled by the Economic Operator in a Service Completion Form based on real costs borne by event participants.

  4. The value of the Contract shall also include reimbursement of any statutory charges related with the stay of an event participant in a given place (e.g. health resort tax, etc.).


  1. Price for a given event (excluding travel costs) shall be set based on an Order Form constituting Attachment no. 3 to the Contract, approved by the Awarding Entity, in accordance with §5 clause 5 hereinbelow.

  2. Upon request of the Economic Operator, prior to each planned event, the Awarding Entity may effect an advance payment totalling up to 20% of the amount stipulated in the Order Form concerning such event.


§ 3. Terms and Conditions of the Contract


  1. Awarding Entity, as needed, shall make detailed arrangements concerning the event under the Contract, in accordance with terms and conditions stipulated in §5 herein.

  2. Each arrangement as stipulated in clause 1 may pertain to one or a few events covered by the Contract.


  1. Total gross value of all the events covered by the Contract may not exceed the total value of the Contract stipulated in §2 hereinabove.


  1. The Economic Operator undertakes to perform the Contract with due diligence and with taking into consideration professional character of activities, in accordance with binding laws.

  2. Assignment by the Economic Operator of any rights related with the performance of the Contract to any third parties without prior written consent of the Awarding Entity in writing shall be null and void.

  3. The Economic Operator shall be obliged to inform the Awarding Entity about any and all incidents of initiating execution, bankruptcy, examinership, liquidation and other proceedings and events with reference to the Economic Operator which shall or may have adverse impact on the performance of the Contract.

  4. The Awarding Entity shall not be held liable for the obligations of the Economic Operator resulting from the performance of the Contract.


§ 4. Communication between the Parties


  1. The person on the part of the Awarding Entity authorized to contact the Economic Operator in matters related with the performance of the Contract shall be: Xxxxxx Xxxxxxxxx, tel.: 000-000-000, e-mail: xxxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xxx.xx.

  2. The person on the part of the Economic Operator authorized to contact the Awarding Entity in matters related with the performance of the Contract shall be: ………….

  3. Modification of personal details stipulated in clause 1 and 2 above shall not constitute an amendment of the Contract and shall only require notifying the other Party in writing.


§ 5. Procedure for the Award of orders under the Contract (method for setting the conditions for organizing a given event)


  1. The Awarding Entity shall send to the Economic Operator an Order Form (Attachment no. 3 to the Contract) via e-mail, which shall include information on the date, place and number of participants of the planned event. Arrangements concerning the performance of the service shall be made via electronic mail.

  2. The Economic Operator shall send to the Awarding Entity a price offer and other offers pertaining to the method of organizing a given event with taking into consideration all items concerning the organization of a given event at the time stipulated by the Awarding Entity.

  3. Lack of approval for the offer shall result in the obligation on the part of the Economic Operator to prepare another offer with taking into consideration comments of the Awarding Entity.

  4. Detailed conditions of the offer presented by the Economic Operator cannot be less favorable than these stipulated in the Tender Form.

  5. If the Awarding Entity accepts the offer of the Economic Operator, it shall send an Order Form to the Economic Operator, which the Economic Operator shall fill in and send back to the Awarding Entity within the stipulated deadline.

  6. The Economic Operator shall be obliged to send a scanned Order Form by e-mail or by fax and its paper copy by registered mail or with the use of services of a courier company.

  7. The Awarding Entity reserves the right to accept or reject the offer sent by the Economic Operator by e-mail within 3 days from receiving it.

  8. The prices stipulated in the Order Form approved by Awarding Entity shall be binding on the Economic Operator and may not be increased in the course of staging the event.

  9. The Economic Operator declares that it will send the Order Form by e-mail from an e-mail address stipulated in § 4 clause 2 and shall be bound by it and that such the Order Form shall be bonding on it and equivalent to written form.

  10. In special circumstances, the Awarding Entity reserves the right to order additional services not included in the Description of the Order Matter of the Contract and the Order Form. The remuneration for additional services will be paid in accordance with arrangements made by the parties, and in particular in accordance with the binding price list of the Economic Operator and upon the acceptance thereof by the Awarding Entity.


§ 6. Performance of the Contract (Events)


  1. An Order Form approved by the Awarding Entity shall constitute the basis for organizing of each event.


  1. Person authorized for the coordination of an event shall be an Employee of the Awarding Entity.

  2. A representative of the Economic Operator (logistician) shall be present during each event, and in the case of meetings lasting several days s/he shall be available at night time at a mobile telephone number …………

  3. The Awarding Entity undertakes to inform about the actual demand for individual items of the order at least 15 days prior to the planned date of the event. However, the Awarding Entity shall inform about the actual need for accommodation and catering at least 7 days prior to the commencement of the event.



  1. The Awarding Entity will not be held liable for any loss caused by participants of the event. The costs of any possible material loss resulting from reasons attributable to participants shall be borne personally by participants and the Economic Operator shall be responsible for the collection of such amounts.


§ 7. Conditions for Remuneration and Payments for the organized event


  1. The Parties hereto agree that for organizing of each event the Economic Operator shall be entitled to remuneration calculated based on the Service Completion Form (Attachment no. 5), which shall be based on the Order Form. The Remuneration quoted in the Service Completion Form may be increased based on the number of cost units of a given order or additional service, which the Awarding Entity did not expect at the time of placing an order, and which is described in the description of the subject matter of the order pertaining to the event.

  2. Prices for services/items of the order shall be settled based on gross prices in EUR listed in the Order Form.


  1. Remuneration of the Economic Operator shall be calculated based on gross prices in EUR stipulated in the Order Form and actually used items of the contract, in particular the actual number of event participants listed in the Service Completion Form.


  1. Gross prices listed in the Order Form by the Economic Operator shall be final and binding and will not be subject to any increase during the performance of a given service.

  2. The Economic Operator shall issue an invoice upon the performance of the service. The organization of an event in accordance with the terms and conditions of the contract shall constitute the basis for the issuance of an invoice.

  3. The Economic Operator shall issue an invoice, which apart from meeting accounting requirements shall include (in its contents or in an attachment) data indispensable for the verification of its correctness. A Service Completion Form must be attached to each invoice.

  4. The Economic Operator shall issue an invoice as stipulated in clause 6 within 14 days from the completion of a given event and shall send it to the Awarding Entity by post and by e-mail.

  5. The Economic Operator shall be obliged to enclose to each invoice a Xerox copy of event participant list signed by it and a statement on travel costs reimbursed to event participants.

  6. The Awarding Entity undertakes to pay the invoices within 30 days from receiving them.

  7. An invoice issued in a way that is inconsistent with clause 6 may result in calculating another 30-day time limit for the payment starting from the date of receiving a correctly issued document.

  8. Payment shall be effected by a bank transfer in EURO to a bank account of the Economic Operator stipulated in the invoice. Payment shall be considered effected on the day of debiting the bank account of the Awarding Entity.

  9. The Awarding Entity may effect payment in cash. In such a case, the person collecting cash shall hold relevant authorization to do so.

  10. The Awarding Entity may make advance payments for the organization of a given event having approved the Order Form concerning a given event.

  11. The Awarding Entity may require the submitting of original documents supporting the expenditure of the Economic Operator made in relation with the organization of the event (e.g. invoices, bills).

  12. Should it be necessary to convert any currencies, exchange rate established on the basis of average euro exchange rate in a given month in which event was staged in relation to a given currency as listed on the following website:

xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxxxxxx


§ 8. Liability of the Parties for Non-performance or Improper Performance of the Contract

(a given event)


  1. The Awarding Entity shall consider as improper performance of each order as stipulated in § 5 any shortage/inadequate quality or quantity of provided services, including, but not limited to:


    1. not meeting of requirements stipulated in the Description of the Order Matter of the Contract pertaining to the place of providing services, and in particular as to: the standard and facilities at the hotel, including the standard and equipment of rooms and conference rooms and other facilities of importance to the meeting;

    2. not meeting of requirements stipulated in the Description of the Order Matter of the Contract pertaining to catering services, in particular: lacking items of agreed menus, reservations concerning freshness of products, appearance and manners of service staff and appearance of tableware.


  1. The Awarding Entity shall consider as non-performance of each order as stipulated in § 5 any of the following, but not limited to:

    1. not providing at a given time an adequate number of rooms and meals as stipulated in the Order Form submitted by the Awarding Entity;

    2. not providing at a given time conference rooms with facilities (equipment) as stipulated in the Order Form submitted by the Awarding Entity.

  2. In the case of improper performance of a particular order as stipulated in § 5 found by the Awarding Entity, a Protocol shall be drawn, a template of which is included in Attachment 4 to the Contract.

  3. In the case of non-performance or improper performance of any order as stipulated in § 5, the Economic Operator shall pay to the Awarding Entity contractual damages amounting 20% of the value of a given order.

  4. The Awarding Entity shall have the right to deduct the calculated contractual damages from an invoice and shall have the right to claim damages exceeding the amount of contractual damages stipulated herein.

  5. The Economic Operator shall have the right to calculate statutory interest for each day of the delay if the Awarding Entity does not pay for invoices within the stipulated time limit.

  6. The Awarding Entity shall have right to withdraw from organizing an event due to the reasons attributable to the Economic Operator; the right to withdraw from an event does not exclude the right of the Awarding Entity to claim contractual damages.


§ 9. Amendment of the Contract


  1. Any amendments of terms and conditions of the concluded Contract concerning the contents of the offer shall be made in writing otherwise being null and void and may be introduced only upon the mutual consent of the Parties. Any of the circumstances stipulated in clause 2 shall not form an obligation on the Parties to amend the Contract.

  2. The Awarding Entity predicts the possibility of modifying of the Contract in accordance with clause 1 in the following cases:

  1. In the scope of the subject matter of the contract (including the execution method), term of the contract and remuneration, which shall not result in an increase in the value of the Contract – in the case when it is necessary to amend the Contract as a result of terms and conditions of other contracts directly related with the Contract, including the contracts concluded by the Awarding Entity and supervisory institutions or in the case when the reasons for amendments were not known at the time of concluding the contract.


  1. In the scope of the subject matter of the contract (including the execution method), term of the contract and remuneration, which shall not result in an increase in the value of the Contract – in the case when it is necessary to perform the contract with the use of different solutions than these stipulated in the subject matter of the Contract due to the amendment of generally binding laws or in the case when such circumstances were not known at the time of concluding the Contract;

  2. In the scope of the term of the Contract, subject matter of the contract (including the execution method) – in the case of works conducted on the adoption or amendment of generally binding laws, which may affect the performance of the Contract and the forecasted trends indicate the need to stop, suspend or limit the services constituting the subject matter of the Contract in anticipation for the actual amendment of the legislation;

  3. In the scope of the subject matter of the Contract (including the execution method) with the remuneration remaining at the same level, if thanks to the amendment the productivity and quality of work related with the subject matter of the Contract will be improved;

  4. In the scope of the subject matter of the Contract (including the execution method) and remuneration as a result of giving up by the Awarding Entity some of the works as a result of circumstances, which were not known at the time of concluding the Contract and which could not have been foreseen at the time of concluding the Contract. In such a case, remuneration of the Economic Operator shall be decreased proportionally to the amended scope of works under the contract;

  5. In the scope of the subject matter of the Contract (including the execution method) resulting from the change in the structure or organization of the Awarding Entity, which affects the scope of works to be performed by the Economic Operator, but not remuneration of the Economic Operator, which cannot be increased, and in the case of limiting the scope of works it will be proportionally decreased.

  6. In the case of limiting the scope of works, remuneration of the Economic Operator shall be decreased. In the scope of the subject matter of the Contract (including the performance method), term of the Contract, and other elements of the Contract – in the case of force majeure, which prevents the execution of the subject matter of the Contract in accordance with original terms and conditions;

  7. In the scope of amendments specifying more precisely the contents of the Contract, if the need for their introduction results from discrepancies or ambiguities in the Contract, which cannot be otherwise removed and the amendments will allow for the removal of discrepancies and for making the Contract more precise in order to unambiguously construe its terms and conditions;

  8. In the scope of the term of the Contract, by extending it with maintaining remuneration at the same level in a situation where such an amendment will allow for the performance of the contract to a greater degree;

  9. In the scope of changing subcontractors and the scope of subcontracting, provided that such an amendment does not negatively affect the quality of services, to the performance of which the Economic Operator is obliged and that the amendment is indispensable for proper performance of the subject matter of the Contract;


  1. In the scope of changing remuneration for the Economic Operator resulting from the amendment of regulations concerning the rate of goods and services tax:

    1. In the case of changing the rate of goods and services tax resulting in the increase of costs related to the performance of the contract by the Economic Operator, the Awarding Entity shall allow for proportional increase of remuneration for the Economic Operator by the amount resulting from such a change in the rate of goods and services tax;

    2. In the case of changing the rate of goods and services tax resulting in the decrease of costs related to the performance of the contract by the Economic Operator, the Awarding Entity shall allow for proportional decrease of remuneration for the Economic Operator by the amount resulting from such a change in the rate of goods and services tax.

  1. The Contract may be amended on the initiative of the Awarding Entity or the Economic Operator by presenting to the other party a proposal for the amendment in writing, which shall include:

  1. description of the amendment,

  2. justification for the amendment,

  3. cost of the amendment and its impact on remuneration,

  4. time needed for introducing the amendment and the impact of the amendment on the contract completion date.

  1. A precondition for amending the concluded Contract shall be the confirmation taking the form of the description and justification of circumstances (a protocol and justification) before a committee appointed by the Awarding Entity comprising representatives of the Parties.


  1. The following changes in particular do not constitute an amendment of the Contract:

  1. change of data related to administration and organizational services under the Contract, in particular change of the bank account number,

  2. change of addresses and telephone numbers;

  3. change of company registration data;

  4. change resulting from universal succession in the case of one of the Parties.

  1. Each Party may unilaterally amend the Contract in the scope stipulated in clause 5 by immediately informing the other Party thereof.


§ 10. Subcontractors


  1. The Economic Operator may subcontract a part of the works forming the subject matter of the Contract to adequate subcontractors who possess indispensable knowledge, experience and resources for employing a subcontractor for the performance of a specific scope of works. The Economic Operator shall be liable to the Awarding Entity for the actions of subcontractors as if for its own actions. Each time, the Economic Operator shall inform the Awarding Entity about subcontracting, including the time span and scope of subcontracted work.

  2. When concluding contracts with prospective subcontractors, the Economic Operator shall oblige the subcontractors in such contracts to keep the confidentiality as stipulated in the Contract and to perform obligations resulting from personal data protection regulations and other obligations imposed on the Economic Operator under the Contract, which shall be performed by subcontractors due to the requirements of the Awarding Entity or of third parties.


§ 11. Force Majeure


  1. Non-performance in full or in part of Parties’ obligations under the Contract cannot be used to present a claim against the other Party, if such non-performance results from force majeure.

  2. Force majeure shall be understood as an event that could not have been foreseen at the time of concluding the Contract, over which the Parties have no influence, and which the Parties cannot overcome, including in particular: natural disasters, wars, mobilization, closing of the borders, legal acts adopted by government or public administration bodies, which prevent the performance of the Contract in full or in part.


§ 12. Termination / Rescission from the Contract

  1. The Awarding Entity shall have the right to terminate the Contract effective immediately in the following circumstances:

  1. if the Economic Operator has not started the performance of the Contract without justified reasons and does not continue the activity despite a request in writing to that end,

  2. if the Economic Operator performs the Contract in a manner inconsistent with the terms and conditions of the Contract or violating the interest of the Awarding Entity and does not alter the manner of performing the Contract within the deadline stipulated in a request in writing by the Awarding Entity to that end,

  3. the Economic Operator is pronounced bankrupt or it is dissolved or an attachment order concerning all its assets is issued by a court.

  1. In the case of the appearance of material change of circumstances, which results in the performance of the contract to be no longer in the public interest, which could not have been foreseen at the time of concluding the Contract, the Awarding Entity may terminate the Contract within 30 days from taking notice of such circumstances. The Economic Operator may only require the payment of remuneration for the performed part of the Contract.

  2. Any amendments hereto shall be made upon the consent of the two Parties only and shall be made in writing on pain of nullity.

  3. Each Party may terminate the Contract with a three-month notice.


§ 14. Miscellaneous Provisions


  1. Any disputes resulting from the Contract or in relation with the Contract shall be settled by the Parties as part of mediation proceedings. Shall the Parties be unable to reach an agreement, they shall present the disputes to a court with local jurisdiction for the seat of Awarding Entity.

  2. This Contract shall be governed by the laws of the Republic of Poland.


  1. In matters not regulated herein, the provisions of Polish Civil Code shall apply.


  1. This Contract has been concluded in two bilingual counterparts, in parallell Polish ans English versions, one bilingual counterpart for each of the Parties. In the case of discrepancy between the two language versions, the Polish version of the Contract shall prevail.

  2. The Attachments listed hereinbelow shall constitute an integral part of the Contract.


Attachments:

  1. Description of subject-matter of contract

  2. Tender Form

  3. Order Form

  4. Protocol of Improper Performance of the Contract

  5. Service Completion Form

Wykonawca / The Economic Operator

Zamawiający / The Awarding Entity


11 / 10


Document Metadata

Filed: March 7th, 2023