Contract
I. Przedmiot i zakres stosowania
Niniejszy dokument określa zasady świadczenia usług w procesie weryfikacji rocznych raportów emisji gazów cieplarnianych oraz innych działań zgodnie z art. 10a dyrektywy 2003/87/WE (weryfikacja). Ogólne warunki weryfikacji odnoszą się do zlecenia udzielonego Polcargo International Sp. z o.o., które są jednocześnie integralną częścią umowy pomiędzy podmiotem zwanym dalej Zamawiającym i Polcargo International Sp. z o.o.
Procesem weryfikacji określa się wszystkie działania, które są realizowane przez Polcargo International Sp. z o.o. zgodnie z wymaganiami przepisów prawnych odnoszących się do tego procesu.
Polcargo International Sp. z o.o. posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji w zakresie weryfikacji w obszarze emisji gazów cieplarnianych tj. rocznych raportów dotyczących emisji gazów cieplarnianych oraz innych działań zgodnie z art. 10a dyrektywy 2003/87/WE (nr PL-VG-0002). W ramach udzielonej akredytacji Polcargo International Sp. z o.o. uprawnione jest do wykonywania weryfikacji wniosków o przyznanie rekompensat dla sektorów i podsektorów energochłonnych o następujących kodach PKD 2007 / PKWiU 2015: 24.42, 20.13, 24.43, 24.10, 24.20.1, 20.15 ex 38.21, 24.44, 20.14 ex 19.10, 20.60,
20.16.10, ex 20.16.51.0, ex 20.16.30.0, ex 20.16.40.0, 17.11.14.0, 17.12.
Procesy weryfikacji objęte są systemem zarządzania zgodnym z normą: PN-EN ISO 14065:2013-07 Gazy cieplarniane - Wymagania dla jednostek prowadzących walidację i weryfikację dotyczącą gazów cieplarnianych do wykorzystania w akredytacji lub innych formach uznawania.
Proces weryfikacji wykonywany jest zgodnie z wymaganiami:
• Dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 października 2003
r. ustanawiającej system handlu przydziałami do emisji gazów cieplarnianych we Wspólnocie i zmieniającej Dyrektywę Rady 96/61/WE (Dz. Urz. WE L 275 z 25.10.2003 z późn. zm.);
• Dyrektywa 2009/29/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 23 kwietnia 2009 r. zmieniająca dyrektywę 2003/87/WE w celu usprawnienia i rozszerzenia wspólnotowego systemu handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. Urz. UE L 140/63 z 05.06.2009 r., z późn. zm.);
• Ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych (Dz. U. z 2015, poz. 1223 z późn. zm.);
• Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2020/2084 z dnia 14 grudnia 2020 r. w sprawie zmiany i sprostowania rozporządzenia wykonawczego (UE) 2018/2067 w sprawie weryfikacji danych oraz akredytacji weryfikatorów na podstawie dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 423/23 z 15.12.2020 r.);
• Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie weryfikacji danych oraz akredytacji weryfikatorów na podstawie dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 334/94 z 31.12.2018 r.)1;
• Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2020/2085 z dnia 14 grudnia 2020 r. w sprawie zmiany i sprostowania rozporządzenia wykonawczego (UE) 2018/2066 w sprawie monitorowania i raportowania w zakresie emisji gazów cieplarnianych na podstawie dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 423/37 z 15.12.2020 r.);
1 Do weryfikacji emisji mających miejsce przed dniem 1 stycznia 2019 r. oraz, w stosownych przypadkach, do danych dotyczących działalności prowadzonej przed tym terminem, zastosowanie mają przepisy rozporządzenia nr 600/2012.
• Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2066 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie monitorowania i raportowania w zakresie emisji gazów cieplarnianych na podstawie dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady oraz zmieniające rozporządzenie Komisji (UE) nr 601/2012 (Dz. Urz. UE L 334/1 z 31.12.2018 r.)2;
• PN-EN ISO 14065:2013-07 Gazy cieplarniane - Wymagania dla jednostek prowadzących walidację i weryfikację dotyczącą gazów cieplarnianych do wykorzystania w akredytacji lub innych formach uznawania;
• EA-6/03M:2022 Dokument EA dotyczący akredytacji jednostek weryfikujących do celów dyrektywy EU ETS;
• IAF MD 6:2014 Dokument obowiązkowy IAF;
• DAVG-01 Akredytacja weryfikatorów prowadzących działania w obszarze emisji gazów cieplarnianych.
Dodatkowo, w przypadku weryfikacji innych działań zgodnie z art. 10a dyrektywy 2003/87/WE obowiązują wymagania:
• Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2019/1842 z dnia 31 października 2019
r. ustanawiającego zasady stosowania dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do dalszych ustaleń dotyczących dostosowań przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji ze względu na zmiany w poziomie działalności (Dz. Urz. UE L 282/20 z 04.11.2019 r.);
• Rozporządzenia delegowanego Komisji (UE) 2019/331 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie ustanowienia przejściowych zasad dotyczących zharmonizowanego przydziału bezpłatnych uprawnień do emisji w całej Unii na podstawie art. 10a dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (Dz. Urz. UE L 59/8 z 27.02.2019 r.);
• Decyzji delegowanej Komisji (UE) 2019/708 z dnia 15 lutego 2019 r. uzupełniającej dyrektywę 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w zakresie wskazania sektorów i podsektorów uznanych za narażone na ryzyko ucieczki emisji w okresie 2021–2030 (Dz. Urz. UE L 120/20 z 08.05.2019 r.);
• Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2021/927 z dnia 31 maja 2021 r. w sprawie ustalenia jednorodnego międzysektorowego współczynnika korygującego do dostosowania bezpłatnych uprawnień do emisji na lata 2021–2025 (Dz. Urz. UE L 203/14 z 09.06.2021 r.);
• Ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o systemie rekompensat dla sektorów i podsektorów energochłonnych (Dz.U. 2019, poz. 1532, z późn. zm.);
• Rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z dnia 5 kwietnia 2022 r. w sprawie wniosku o przyznanie rekompensat oraz zakresu opinii sporządzanej przez weryfikatora (Dz.U. 2022 poz. 790).
2 Rozporządzenie (UE) 2018/2066 ma zastosowanie od dnia 1 stycznia 2021 r., z wyjątkiem art. 76 wprowadzającego zmiany do rozporządzenia (UE) nr 601/2012, który należy stosować od 1 stycznia 2019 r
II. PROCES WERYFIKACJI
1. Główne etapy procesu weryfikacji to:
• Złożenie przez klienta wniosku o weryfikację wraz z przedłożeniem niezbędnych informacji (zgodnie z pkt. 2. niniejszego dokumentu „Zapytania ofertowe”).
• Przegląd dokumentów przez upoważnionego pracownika Polcargo International Sp. z o.o.
• Przygotowanie weryfikacji, weryfikacja i sporządzenie wewnętrznego raportu oraz: sprawozdania z przeprowadzonej weryfikacji zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i Procedurą PT-11 „Weryfikacja rocznych raportów emisji gazów cieplarnianych” (dla weryfikacji rocznych raportów emisji) lub opinii/ sprawozdania z weryfikacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i Procedurą PT-16
„Weryfikacja innych działań zgodnie z art. 10a dyrektywy 2003/87/WE” (dla weryfikacji działań zgodnie z art. 10a).
• Niezależny przegląd dokumentacji weryfikacyjnej przez recenzenta.
• Decyzja osoby uprawnionej w sprawie wydania oświadczenia weryfikacyjnego.
2. Zapytania ofertowe, wymagane dokumenty, przegląd zlecenia w procesie weryfikacji rocznych raportów emisji gazów cieplarnianych
Klient przesyła (w formie elektronicznej lub papierowej) do Polcargo International Sp. z o.o. zapytanie ofertowe dotyczące przeprowadzenia procesu weryfikacji wraz z wnioskiem (wzór zgodnie z załącznikiem nr 3 do PT-11 „Weryfikacja rocznych raportów emisji gazów cieplarnianych lub zgodnie z załącznikiem nr 3 do PT-16
„Weryfikacja innych działań zgodnie z art. 10a dyrektywy 2003/87/WE”), który zawiera podstawowe dane dotyczące firmy i instalacji:
– strukturę organizacyjną i prawną zleceniodawcy,
– rodzaj instalacji i jej zaklasyfikowanie.
Ponadto przed analizą strategiczną oraz na innych etapach weryfikacji prowadzący instalację przedstawia upoważnionemu pracownikowi wszystkie następujące dokumenty:
– pozwolenie na emisję gazów cieplarnianych,
– pozwolenie zintegrowane lub pozwolenie na wprowadzanie gazów lub pyłów do powietrza (jeśli dotyczy),
– aktualną wersję planu monitorowania, a także wszelkie inne jego wersje zatwierdzone przez właściwy organ, łącznie z dowodami potwierdzającymi zatwierdzenie,
– rejestr wszystkich zmian w planie monitorowania (wprowadzonych w okresie sprawozdawczym) zgodnie z art. 16 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 2018/2066 lub 601/2012 (jeśli dotyczy),
– aktualny plan pobierania próbek, o którym mowa w art. 33 rozporządzenia (UE) nr 2018/2066 lub 601/2012, zatwierdzony przez właściwy organ,
– aktualną wersję planu metodyki monitorowania, a także wszelkie inne istotne wersje planu metodyki monitorowania, łącznie z dowodami potwierdzającymi zatwierdzenie, raport o metodyce, metodykę zbierania danych (jeśli dotyczy),
– opis działań w zakresie przepływu danych prowadzonych przez prowadzącego instalację (jeśli dotyczy),
– ocenę ryzyka, o której mowa w art. 59 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 2018/2066 lub art. 58 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (UE) nr 601/2012, przeprowadzoną przez prowadzącego instalację i ogólny zarys systemu kontroli (jeśli dotyczy),
– ocenę ryzyka, o której mowa w art. 11 ust. 1 rozporządzenia delegowanego (UE) nr 2019/331 przeprowadzoną przez prowadzącego instalację i ogólny zarys systemu kontroli (jeśli dotyczy),
– uproszczoną ocenę niepewności, o której mowa w art. 7 ust. 2 lit. c) rozporządzenia delegowanego (UE) nr 2019/331 (jeśli dotyczy),
– procedury wymienione w planie monitorowania zatwierdzonym przez właściwy organ lub planie metodyki monitorowania w tym procedury odnoszące się do działań w zakresie przepływu danych i działań kontrolnych (jeśli dotyczy),
– roczny raport prowadzącego instalację na temat wielkości emisji oraz zweryfikowany roczny raport prowadzącego instalację na temat wielkości emisji za poprzedni rok (jeśli dotyczy),
– sprawozdanie z weryfikacji z poprzedniego roku, jeśli w poprzednim roku weryfikator nie przeprowadził weryfikacji dla danego prowadzącego instalację (jeśli dotyczy),
– raport prowadzącego instalację (raport danych podstawowych, raport na temat poziomów działalności, formularz NER, NE&C, NE&C MergerSplit, NIMs, MMP, itd.), (jeśli dotyczy),
– zweryfikowany raport prowadzącego instalację dotyczący poprzednich przydziałów oraz raport o metodyce (jeśli dotyczy),
– sprawozdanie z weryfikacji raportu prowadzącego instalację (raport danych podstawowych, raport na temat poziomów działalności, formularz NER, NE&C, NE&C MergerSplit, NIMs, MMP itd.) dotyczącego poprzednich przydziałów (jeśli dotyczy),
– wniosek o przyznanie rekompensat wraz z załącznikami, w tym metodyka zbierania danych zawartych we wniosku (jeśli dotyczy),
– raport, o którym mowa w art. 69 ust. 4 rozporządzenia (UE) nr 2018/2066 lub nr 601/2012 (jeśli dotyczy),
– wszelką odnośną korespondencję z właściwym organem, w szczególności informacje dotyczące zgłoszenia zmian w planie monitorowania lub planie metodyki monitorowania (jeśli dotyczy),
– w stosownych przypadkach zgodę właściwego organu na nieprowadzenie inspekcji na miejscu w odniesieniu do instalacji zgodnie z art. 31 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067,
– wszelkie inne odnośne informacje niezbędne do planowania i prowadzenia weryfikacji.
Upoważniony personel Polcargo International Sp. z o.o. wykonuje analizę ryzyka biznesowego, dokonuje przeglądu informacji przekazanych przez prowadzącego instalację, ocenia czy przedmiot zlecenia jest objęty zakresem akredytacji, dokonuje analizy posiadania niezbędnych kompetencji personelu oraz zasobów. Następnie dokonuje ustalenia czasu niezbędnego do wykonania zadań weryfikacyjnych. Na tej podstawie, opracowuje kalkulację kosztów i przygotowuje ofertę, którą następnie przesyła do Klienta. W ofercie zamieszczone są x.xx. informacje o kryteriach weryfikacji, terminy realizacji oraz jej koszty. Po przyjęciu warunków oferty zawierana jest umowa bądź Klient wystawia zlecenie. Umowa/zlecenie jest przyjmowana do realizacji.
W związku z wymaganiami normy PN-EN ISO 14065:2013-07E „Gazy cieplarniane. Wymagania dla jednostek prowadzących walidację i weryfikację dotyczącą gazów cieplarnianych do wykorzystania w akredytacji lub innych formach uznawania”,
Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067 z dnia 19 grudnia 2018 r. w sprawie weryfikacji danych oraz akredytacji weryfikatorów na podstawie dyrektywy 2003/87/WE Parlamentu Europejskiego i Rady1 oraz akredytacji weryfikatorów zlecenie weryfikacji lub zawarcie umowy na weryfikację raportu emisji gazów cieplarnianych na podstawie przygotowanej oferty, jest równoznaczne z wyrażeniem przez Klienta zgody na:
– przyjęcie obserwatorów z jednostki akredytującej (PCA) lub strony odpowiedzialnej, (zgodnie z art 50 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067),
– podpisanie i dostarczenie na zakończenie weryfikacji oświadczenia o ujawnieniu wszystkich wymaganych danych i informacji,
– możliwość doliczenia dodatkowego czasu realizacji w stosunku do czasu uzgodnionego, jeśli zostanie stwierdzone, że taki dodatkowy czas jest potrzebny na analizę strategiczną, analizę ryzyka lub inne działania weryfikacyjne zgodnie art. 9 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/2067 z dnia 19 grudnia 2018 r.
– prowadzenie działań weryfikacyjnych i wydanie sprawozdania z weryfikacji (oświadczenia weryfikacyjnego) z zachowaniem racjonalnego poziomu pewności, w odniesieniu do poziomu istotności 2% lub 5%.
3. Zakres weryfikacji
Po rejestracji zlecenia następuje powołanie zespołu weryfikatorów do przeprowadzenia audytu. Dobór zespołu weryfikującego odbywa się na podstawie rodzaju instalacji oraz na podstawie posiadanych przez weryfikatorów kwalifikacji.
W zależności od wielkości instalacji, audytu dokonywać może jeden auditor lub zespół weryfikujący. W przypadku zespołu kilkuosobowego, każdorazowo wyznaczony zostaje Audytor Wiodący. Skład zespołu weryfikującego oraz termin przeprowadzenia weryfikacji ustalany jest z Klientem.
Na podstawie przekazanych przez prowadzącego instalację informacji Polcargo International Sp. z o.o. ocenia czy wszystkie kryteria wymagane do przeprowadzenia auditu są spełnione. Przekazane informacje są podstawą do określenia czasu niezbędnego do wykonania auditu zgodnie z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi.
Szczegółowy zakres prowadzonego audytu oraz sposób jego przeprowadzenia, zawarty jest w przedstawianym Klientowi Planie auditu.
Weryfikacja obejmuje inspekcję na miejscu w instalacji. Polcargo International Sp. z o.o. dopuszcza wykonywanie weryfikacji bez wizyty w instalacji w przypadku, gdy weryfikacja dotyczy instalacji o niskim poziomie emisji oraz gdy spełnione są inne wymagania prawne (zgodnie z art. 31 i 32 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067). W uzasadnionych przypadkach Polcargo International Sp. z o.o. może, z zastrzeżeniem zatwierdzenia przez właściwy organ, podjąć decyzję o przeprowadzeniu wirtualnej wizyty w obiekcie (zgodnie z art. 1 ust. 21 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2020/2084). Polcargo International przesyła swoją decyzję o wykonywaniu weryfikacji bez wizyty w instalacji lub przeprowadzeniu wirtualnej wizyty w obiekcie Klientowi, który przesyła stosowny wniosek do właściwego organu w celu zatwierdzenia decyzji weryfikatora.
W stosownych przypadkach (np. ze względu na stopień skomplikowania instalacji lub na prośbę klienta) dopuszcza się możliwość przeprowadzenia weryfikacji wstępnej przed przeprowadzeniem weryfikacji właściwej. Zakres i forma weryfikacji wstępnej ustalana jest indywidualnie dla danej instalacji w uzgodnieniu z klientem.
Działania auditowe wykonuje się poprzez badanie dokumentów i zapisów, sprawdzanie układów pomiarowych, analizę poprawności obliczeń i systemu raportowania. Prowadzone są także wywiady z pracownikami prowadzącego instalację w miejscach wykonywania działań objętych auditem. Podsumowanie auditu i przedstawienie jego wyników następuje podczas spotkania zamykającego. Podczas tego spotkania przedstawiane są również punkty krytyczne i stwierdzone niezgodności oraz omawiane są możliwości poprawy monitorowania emisji.
4. Ustalenia weryfikacyjne
Jako udokumentowanie przeprowadzonego procesu auditowego, auditor przygotowuje opinię w formie raportu wewnętrznego. W raporcie odnotowuje dowody pełnego wykonania analizy strategicznej, analizy ryzyka, oraz przeprowadzenia weryfikacji na miejscu. Opierając się na zebranych informacjach, auditor formułuje:
– w przypadku weryfikacji rocznych raportów emisji: opinię o prawidłowości danych zawartych w rocznym raporcie emisji gazów cieplarnianych w formie sprawozdania z weryfikacji (zgodnie z formularzem opublikowanym przez KOBIZE i/lub właściwego Ministra). Następnie zostaje ona poddana niezależnemu przeglądowi przez recenzenta;
– w przypadku weryfikacji innych działań zgodnie z art. 10a dyrektywy 2003/87/WE: opinię o prawidłowości danych zawartych w weryfikowanych dokumentach (np. raport danych podstawowych, raport na temat poziomów działalności, Formularze NER, NE&C, NE&C MergerSplit, NIMs, MMP i inne dokumenty opublikowane przez Komisję Europejską i/lub KOBIZE i/lub właściwego Ministra, wniosek o rekompensaty) w formie Sprawozdania lub Opinii z weryfikacji. Następnie zostaje ona poddana niezależnemu przeglądowi przez recenzenta.
Decyzję o wydaniu pozytywnej bądź negatywnej opinii podejmuje (na podstawie opinii Auditora wiodącego EU ETS i Recenzenta) Prezes Zarządu lub inna upoważniona osoba. Po wydaniu decyzji Sprawozdanie z weryfikacji/ Opinia z weryfikacji (Oświadczenie weryfikacyjne) wraz z fakturą są przesyłane do Klienta.
W przypadku, gdy po wydaniu oświadczenia weryfikacyjnego zostaną wykryte fakty mogące istotnie wpłynąć na oświadczenie weryfikacyjne, Polcargo International Sp. z o.o. podejmuje działania mające na celu:
– określenie, czy fakty zostały właściwie ujawnione w asercji dotyczącej GHG,
– rozważenie, czy oświadczenie weryfikacyjne wymaga zmiany,
– przedyskutowanie zagadnienia z Klientem, stroną odpowiedzialną lub realizatorami programu dotyczącego GHG (jeśli to właściwe).
W uzasadnionych przypadkach wydawane jest skorygowane Sprawozdanie z weryfikacji/ Opinia z weryfikacji wraz ze skorygowanym Oświadczeniem weryfikacyjnym (w którym wyraźnie podany jest powód zmiany).
Informacje o ujawnionych faktach odkrytych po wydaniu oświadczenia przez klienta, stronę odpowiedzialną lub realizatorów programu dotyczącego GHG należy kierować pisemnie na adres siedziby firmy lub mailowo na skrzynkę sekretariatu xxxxxx@xxxxxxxx.xx. Kierownik Zespołu ds. Certyfikacji w po zapoznaniu się z treścią dostarczonych informacji i ewentualnym przedyskutowaniu zagadnienia z klientem, stroną odpowiedzialną lub realizatorami programu dotyczącego GHG (jeśli to właściwe) w celu ustalenia czy fakty zostały właściwie ujawnione oraz czy mają istotny wpływ na oświadczenie weryfikacyjne podejmuje decyzję, w porozumieniu z właściwym auditorem EU ETS, o ostatecznym zakresie prac weryfikacyjnych o ile klient lub organ jednoznacznie tego nie wskazał.
5. Obowiązki zamawiającego
Klient zobowiązany jest do wykonania wszystkich niezbędnych działań przygotowujących do przeprowadzenia weryfikacji i oceny na miejscu, w tym zapewnienie możliwości badania dokumentacji i dostępu do wszystkich wymaganych obszarów, zapisów i personelu w celach związanych z weryfikacją i załatwianiem skarg.
Klient zapewnia, że dokumenty/dane udostępnione w trakcie weryfikacji są rzetelne i przygotowane zgodnie z najlepszą dostępną prowadzącemu instalację wiedzą.
Klient zapewnia, że sprawozdanie z weryfikacji, lub dowolna jego część, nie jest wykorzystywany w sposób wprowadzający w błąd.
Zamawiający wyraża zgodę na ewentualny udział w procesie weryfikacji obserwatorów Polskiego Centrum Akredytacji, jako jednostki akredytującej Polcargo International Sp. z o.o.
Zamawiający wyraża zgodę na przekazywanie przez Polcargo International Sp. z o.o. Polskiemu Centrum Akredytacji informacji wynikających z art. 77 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2018/2067.
6. Zawieszanie postępowania weryfikacji
W przypadku stwierdzenia w trakcie weryfikacji istotnych niezgodności, które mogą prowadzić do niezweryfikowania raportu z wynikiem pozytywnym Polcargo International Sp. z
o.o. na prośbę Klienta może zawiesić swoje czynności dotyczące weryfikacji. Czynności weryfikacyjne mogą zostać wznowione na wniosek Klienta po przedstawieniu przez niego dowodów na usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości.
7. Bezstronność
Sposób prowadzenia usługi weryfikacji przez Polcargo International Sp. z o.o. jest bezstronny i niezależny od jakichkolwiek nacisków. Usługi, które są obciążone wysokim ryzykiem związanym z bezstronnością nie są oferowane. Personel mający aktualny lub możliwy konflikt interesów z Klientem nie może być zaangażowany w jakikolwiek etap procesu weryfikacji. W tym celu prowadzona jest regularna analiza ryzyka w zakresie zachowania bezstronności w ramach działań weryfikacyjnych tak aby ryzyko związane z nimi było jak najmniejsze.
8. Poufność
Polcargo International Sp. z o.o. zobowiązuje się do zachowania poufności w stosunku do informacji i wszelkich dokumentów udostępnionych podczas przygotowania i realizacji auditu, chyba że Zamawiający zwolni Polcargo International Sp. z o.o. z takiego obowiązku.
Od powyższej reguły wyłączone są informacje udzielane PCA w ramach procesu akredytacji, jak również zeznania składane w przypadku procesu sądowego.
9. Odwołania i skargi
Zainteresowane strony mogą wnieść skargę dotyczącą działań Polcargo International Sp. z o.o. związaną z procesem weryfikacji lub odwołać się od decyzji podjętej w tym procesie. Skargi i odwołania należy złożyć do Zarządu w formie pisemnej, wraz z uzasadnieniem, w okresie do dwóch tygodni po stwierdzeniu przyczyny skargi lub kwestionowanej decyzji. Obowiązkiem Polcargo International Sp. z o.o. jest udzielenie odpowiedzi klientowi w terminie 14 dni od daty wpłynięcia pisma z odwołaniem lub skargą.
Skargi są rozpatrywane zgodnie z procedurą systemową Polcargo International Sp. z o.o. PS-18 Postępowanie z reklamacjami i odwołaniami.
W sprawach spornych, nie rozstrzygniętych w wyniku rozpatrywania skarg i odwołań, stronom przysługuje odwołanie się do właściwego rzeczowo sądu powszechnego siedziby zleceniobiorcy.
Odpowiedzialność cywilnoprawna Polcargo International Sp. z o.o. z tytułu wykonanej usługi ogranicza się do 5-krotnej wartości wystawionej faktury z tytułu wykonania danej usługi, lecz nie więcej niż 10.000,00 zł, o ile strony nie uzgodnią inaczej, przy czym żadne roszczenia cywilnoprawne, bez względu na ich podstawę, nie będą uznawane po upływie 3 miesięcy od daty zakończenia jednostkowej usługi. Polcargo International Sp. z o.o. ponosi odpowiedzialność z tytułu wykonanej usługi tylko w przypadku wykazania, że powstała szkoda nastąpiła z winy pracowników Polcargo International Sp. z o.o.
10. Gwarancja
Polcargo International Sp. z o.o. gwarantuje staranne wykonanie usług odpowiadające stosownym wymaganiom prawnym.
Usługi świadczone przez Polcargo International Sp. z o.o. są dostępne dla wszystkich zainteresowanych przedsiębiorstw. Wobec Klientów oraz potencjalnych Klientów nie są stosowane żadne formy dyskryminacji.