Ogólne Warunki Realizacji Usług (OWRU) przez Ośrodek Badań Podstawowych Projektów i Wdrożeń Ochrony Środowiska i Biotechnologii

Ogólne Warunki Realizacji Usług (OWRU) przez Ośrodek Badań Podstawowych Projektów i Wdrożeń Ochrony Środowiska i Biotechnologii

„OIKOS” Sp. z o.o.

Próbki Dostarczone z dnia 15.07.2022r.

1. Strony i przedmiot umowy

1.1. Usługi świadczone przez OIKOS Sp. z o. o. są realizowane na podstawie złożonego przez Klienta (Zleceniodawcę) zlecenia lub na podstawie podpisanej obustronnie Umowy.

1.2. Usługi laboratoryjne (pomiarowe i badawcze) objęte są systemem zarządzania jakością zgodnym z PN-EN ISO/IEC17025:2018-02 Ogólne wymagania dotyczące kompetencji laboratoriów badawczych i wzorcujących.

2. Zlecenie/Umowa

2.1 Wysłanie Zlecenia przez Klienta jest równoznaczne z akceptacją Ogólnych Warunków Realizacji Usług (OWRU), chyba że zawarta umowa stanowi inaczej. Ogólne Warunki Realizacji Zlecenia (OWRU) są dostępne dla Klienta na stronie internetowej: xxx.xxxxxxxx.xx. Usługi realizowane są wyłącznie w zleconym przez Zleceniodawcę zakresie,wyszczególnionym w umowie lub zleceniu.

2.2. OIKOS Sp. z o. o. potwierdza przyjęcie Zlecenia do realizacji za pomocą poczty elektronicznej na adres e-mail wskazany w Zleceniu, inna forma potwierdzenia Zlecenia jest dopuszczalna i realizowana na życzenie Klienta.

2.3. Zmiany warunków Zlecenia/Umowy w trakcie realizacji są dopuszczalne po obustronnym uzgodnieniu.

2.4. Informacje zawarte w Ofercie, Zleceniu, Umowie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie powinny być udostępniane osobom trzecim.

2.5. Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. nie ponosi odpowiedzialności za skutki finansowe i prawne zlecenia niewłaściwego przedmiotu usługi, niespełniającego wymagań stawianych Zleceniodawcy przez organy stanowiące, o których Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. nie zostało pisemnie poinformowane.

2.6. Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. przez świadczenie usług nie zastępuje Zleceniodawcy, ani strony trzeciej ani nie zwalnia ich od zaciągniętych przez nich zobowiązań, ani w żaden inny sposób nie przejmuje odpowiedzialności, nie ogranicza, nie unieważnia lub zwalnia z żadnych obowiązków Zleceniodawcy wobec jakiejkolwiek strony trzeciej, ani strony trzeciej wobec Zleceniodawcy.

3. Obowiązki Klienta

3.1. Udzielenia wszelkich niezbędnych informacji i dokumentów do prawidłowej realizacji Zlecenia/Umowy.

3.2. Powiadomienia, przed realizacją Zlecenia/Umowy, pracowników OIKOS Sp. z o. o. o wszelkich rzeczywistych lub potencjalnych zagrożeniach (środowiskowych, zdrowotnych, bezpieczeństwa i innych), związanych z realizacją usługi np. obecnością toksycznych, trujących lub wybuchowych elementów.

3.3. Powiadomienia o wszelkich wymaganiach formalnych i prawnych mogących mieć wpływ na realizację powierzonej usługi.

4. Realizacja usługi

4.1. Zlecenie/Umowa podlega przeglądowi, po którym następuje jego realizacja. Zlecone prace są realizowane w uzgodnionym czasie, zawsze w sposób gwarantujący zachowanie poufności i praw własności Klienta.

4.2. Realizacja usługi zakończona jest Raportem z badań, który przekazywany jest Klientowi w formie elektronicznej w postaci zabezpieczonego pliku pdf autoryzowanego kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

4.3. Raport z badań jest sporządzany na podstawie informacji, dokumentów, deklaracji i/lub próbek dostarczanych przez lub w imieniu Zleceniodawcy i wyłącznie na jego pożytek. Zleceniodawca jest odpowiedzialny za działania, które uznał za właściwe na podstawie raportów z badań. Ani Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. ani też żaden z jego przedstawicieli, pracowników czy podwykonawców nie będą odpowiedzialni przed Zleceniodawcą ani przed stroną trzecią za za niechanie lub działania podjęte na podstawie takowych raportów z badań, ani za nieprawidłowe wyniki spowodowane niejasnymi, błędnymi, niepełnymi, mylącymi lub nieprawdziwymi informacjami dostarczonymi Laboratorium OIKOS Sp. z o.o..

5. Cena, termin, warunki płatności i metody badawcze

5.1. Cena, termin, warunki płatności i metody badawcze (dla badań laboratoryjnych) oraz inne konieczne dla realizacji usługi warunki uzgadniane są indywidualnie dla każdego Klienta i przedstawione w formie pisemnej oferty lub indywidualnego cennika. Jeżeli Klient zleca wykonanie usługi, na którą nie otrzymał wcześniej oferty, o warunkach realizacji zlecenia (w szczególności o metodach badań) informowany jest podczas jego przyjęcia lub w innej formie(korespondencja mailowa, telefoniczna).

5.2. Przesłanie zlecenia na zakres prac zawarty w ofercie jest równoznaczne z zaakceptowaniem przez Klienta warunków oferty; dla usług laboratoryjnych jest także jednoznaczne z akceptacją przedstawionych w ofercie metod badawczych.

5.3. Jeżeli strony nie określiły warunków cenowych przed realizacją usługi, OIKOS Sp. z o.o. stosuje ceny określone w swoim cenniku.

5.4. Płatność za usługę następuje w formie i terminie wskazanym na fakturze VAT (jeżeli nie ustalono inaczej: 14 dni od wystawienia faktury przelewem na konto OIKOS Sp. z o.o.), wystawionej przez OIKOS Sp. z o.o. po realizacji usługi lub jej uzgodnionej części.

5.5. W przypadku opóźnienia płatności na rzecz OIKOS Sp. z o.o., do należności głównej będą doliczane odsetki ustawowe zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 grudnia 2008 r. w sprawie określenia wysokości odsetek ustawowych(Dz.U. 2008 nr 220 poz. 1434).

5.6. W przypadku zlecenia usługi, przy równoczesnym nieuregulowaniu jakichkolwiek zaległych płatności, OIKOS Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do nie realizowania usługi do momentu uregulowania zaległości.

5.7. Za wydanie raportu w formie papierowej i przesłanie pocztą tradycyjną za pomocą Poczty Polskiej listem poleconym na adres Klienta jest doliczana dodatkowa opłata w wysokości 20,00zł (netto).

5.8. Koszty logistyczne ponosi Zleceniodawca.

5.9. Realizacja zleceń w trybie ekspresowym (do 5 dni roboczych od daty dostarczenia próbek): do standardowej ceny realizacji zlecenia zostanie doliczona opłata dodatkowa w wysokości min. 50% standardowej ceny realizacji zamówienia. Realizacja zlecenia w trybie ekspresowym musi zostać ustalona z Laboratorium OIKOS Sp. z o.o. przed dostarczeniem próbek do badań do Laboratorium OIKOS Sp. z o.o..

6. Realizacja zlecenia

6.1. Zlecenie próbek dostarczanych do Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. powinno zawierać wszystkie niezbędne informacje do prawidłowego wykonania analizy (badana cecha, metoda, data pobrania próbki, kody próbek, przeznaczenie badań,przedmiot badań). Ponadto zlecenie wykonania analizy powinno zawierać imię i nazwisko osoby kontaktowej wraz z numerem telefonu, a także adres e-mail, na który ma zostać przesłany raport z formie pliku pdf.

np.

Przedmiot badań	Kod próbki	Data pobrania próbki	Badana cecha	Metoda	Przeznaczenie badań
Środowisko pracy	1234	21.08.2019r.	Ditlenek azotu	OSHA Method 182	Obszar regulowany prawnie

Osoba kontaktowa: Xxx Xxxxxxxx tel. 000 000 000 adres e-mail: xxx.xxxxxxxx@x-xxxx.xx

6.2. Wysyłka próbek powinna odbywać się zgodnie z warunkami transportu i przechowywania próbek, zamieszczonymi na stronie internetowej xxx.xxxxxxxx.xx. Prosimy o nie dokonywanie wysyłki próbek przed dniami wolnymi.

6.3 Przesłany przez Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. przegląd zlecenia powinien zostać zweryfikowany przez Klienta podkątem zgodności ze zleceniem, w przypadku niezgodności należy niezwłocznie poinformować Laboratorium OIKOS Sp. z o.o. Standardowy termin realizacji zlecenia próbek dostarczonych to 10 dni roboczych od daty prawidłowego dostarczenia próbek do Laboratorium OIKOS Sp. z o. o..

6.4. Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. nie dokonuje oceny zgodności wyników uzyskanych dla próbek dostarczonych przez Klienta.

6.5. Osoba odpowiedzialna za pobieranie i transport próbek, przed przystąpieniem do pobierania próbek i przesłania ich po pobraniu do Laboratorium OIKOS Sp. z o. o., zobowiązana jest do zapoznania się z wymaganiami dotyczącymi pobierania,przechowywania, trwałości i transportowania próbek.

6.6. Przy przyjmowaniu obiektu do badań zapisywany jest faktyczny stan sposobu transportu, zapisywane są wszystkie anomalie lub odstępstwa od stanu normalnego lub wyspecyfikowanych warunków (jeżeli wystąpią). O wszelkich nieprawidłowościach klient jest niezwłocznie informowany. Raport z badań zawiera wszystkie istotne odstępstwa, które mogą mieć wpływ na miarodajność wyników badania.

6.7 Zleceniodawca zlecając badania Laboratorium OIKOS Sp z o. o., każdorazowo powinien monitorować jego zakres akredytacji na stronie internetowej Polskiego Centrum Akredytacji.

6.8. Laboratorium zastrzega sobie prawo do odmowy realizacji zlecenia z powodów niezależnych od Laboratorium (np. niewykonanie analizy próbki krótkoterminowej, nie awizowanej wcześniej, ze względu na brak możliwości technicznych wykonania takiej analizy)

6.9. Dodatkowe opłaty:

A) W przypadku próbek dostarczanych do Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. o krótkim terminie trwałości należy wcześniej poinformować Laboratorium o takich próbkach. W przypadku braku takiej informacji do standardowej ceny realizacji badania zostanie doliczona opłata dodatkowa wynosząca min. 50% standardowej ceny oznaczenia.

B) W przypadku przesłania do Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. próbek o terminie trwałości dłuższym (min. 7 dni), przed końcem tego terminu (tj. 2 dni przed końcem terminu trwałości), Laboratorium OIKOS Sp. z o. o. będzie doliczać opłatę dodatkową wynoszącą min. 50% standardowej ceny oznaczenia. Wysokość dopłaty jest uzależniona od czynników osobowo-technicznych (np. praca w sobotę)

6.10. Próbki dostarczone pobrane na właściwe medium, ale przesłane do Laboratorium OIKOS Sp. z o.o. po terminie ich trwałości będą oznaczane zgodnie z metodyką. W przeglądzie zlecenia oraz w raporcie zostanie odnotowana informacja, iż próbka została dostarczona po terminie trwałości.

6.11 Aktualny wykaz czynników wraz z ich trwałościami jest zamieszczony na stronie internetowej xxx.xxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx

6.12. Laboratorium "OIKOS" Sp. z o.o. oferuje sprawdzone materiały do pobierania próbek. Każda partia dostarczanych przez nasze laboratorium próbników jest sprawdzana, przez wykonanie badania ślepych próbek zerowych

7. Sposób prezentacji wyników w raporcie

7.1. W przypadku uzyskania rezultatu badania, który jest poza akredytowanym zakresem pomiarowym metody wynik ten zostanie przedstawiony jako informacja o poziomie zawartości mezurandu w próbce, a nie jako wynik badania (zgodnie z komunikatem PCA nr 353 z dnia 24.08.2021r.)

7.2. W przypadku uzyskania wyniku niemiarodajnego bądź braku możliwości uzyskania wyniku pomimo podjętych działań (np. ze względu na matrycę próbki), w kolumnie „wynik” zostanie wpisany skrót „ndo” oznaczający „nie do oznaczenia”.

7.3. Rezultaty badań, które są podawane jako suma ( np. „Ksylen - mieszanina izomerów : 1,2-;1,3-;1,4-”) są obliczane zgodnie z podanym w tabeli schematem

Parametr	Dolna granica zakresu akredytacji dla mieszaniny	Sytuacja nr 1	Sytuacja nr 2	Sytuacja nr 3
m-ksylen	5	<5	6	6
o-ksylen		<5	<5	5
p-ksylen		<5	<5	6
Sposób raportowania sumy parametrów A-D		<5	6	17

Raport nie zawiera informacji dotyczących zawartości poszczególnych składników sumy.

7.4. Rezultaty badań, które są podawane jako suma kilku analitów znajdujących się w zakresie akredytacji ( np. „Suma węglowodorów aromatycznych”) są prezentowane zgodnie z poniższym schematem

Parametr	Dolna granica zakresu akredytacji	Sytuacja nr 1	Sytuacja nr 2	Sytuacja nr 3
A	2	<2	2	2
B	2	<2	<2	2
C	5	<5	<5	5
D	10	<10	<10	10
Sposób raportowania sumy parametrów A-D		<2	2	19

8. Reklamacje

8.1. Klient ma prawo złożyć reklamacje na piśmie lub na adres poczty elektronicznej xxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx. Nie zwalnia to Klienta z uregulowania należności za wystawioną fakturę.7.2. Skargi na usługi laboratoryjne są rozpatrywane zgodnie z aktualnym wydaniem procedury PO-16 Skargi. Procedura dostępna na życzenie Klienta.

9. Postanowienia końcowe

9.1. W sprawach nieuregulowanych przez Umowę i/lub OWRU mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego.

9.2. Kwestie sporne strony zainteresowane zobowiązują się rozstrzygnąć w sposób polubowny.

9.3. W przypadku braku porozumienia, strony poddają pod rozstrzygnięcie kwestie sporne sądowi powszechnemu,właściwemu miejscowo i rzeczowo Ośrodkowi Badań Podstawowych Projektów i Wdrożeń Ochrony Środowiska i Biotechnologii "OIKOS" Sp. z o. o. w Świętej Xxxxxxxxxx.

Oświadczam, że zapoznałam/em się i akceptuję powyższe warunki

……………………………….., Podpis Zleceniodawcy