PREFEITURA MUNICIPAL DE POÇOS DE CALDAS

PREFEITURA MUNICIPAL DE POÇOS DE CALDAS

Secretaria Municipal de Controle Interno

INSTRUÇÃO NORMATIVA CONJUNTA Nº. 001/2019 – SMCI/SMAGP/SMPOP

Estabelece critérios técnicos para os procedimentos de pesquisa de preços de mercado para compor os valores de referência para aquisição de materiais de consumo, permanentes e contratação de serviços no âmbito da Administração Direta do Município de Poços de Caldas.

As Secretarias Municipais de Controle Interno, Administração e Gestão de Pessoas e Projetos e Obras Públicas de Poços de Caldas/MG, buscando modernizar, aprimorar, dar maior celeridade e efetividade à metodologia e ao procedimento de pesquisa de preços utilizada para formar o valor de referência nos processos de compras, com fundamento na Lei Complementar Municipal n.º 100/2008 e alterações, nos Decretos Municipais nºs 7.041/02, 7.284/02 e alterações, na Lei nº 4.320/64 de 17 de março de 1964, na Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, na Lei nº 10.520 de 17 de julho de 2002 e demais legislações correlatas, resolvem:

Art. 1º- Os procedimentos administrativos para a realização da pesquisa de preços para estabelecer o preço de referência visando a aquisição de materiais de consumo, permanentes e contratação de serviços em geral no âmbito da Administração Direta do Município de Poços de Caldas/MG passam a ser regidos por esta Instrução Normativa.

§ 1º - Os procedimentos descritos nesta Instrução Normativa aplicam-se também às eventuais prorrogações, reequilíbrios, reajustes e revisões contratuais.

§ 2º - Recebido o pedido de revisão de preços, será este processado, de forma a serem realizados todos os estudos necessários à sua adequada decisão, inclusive, em sendo o caso, a realização de ampla pesquisa de mercado, nos termos do Decreto Municipal nº 7.284/2002.

Art. 2º - Para os fins desta Instrução Normativa, consideram-se:

I - Preço – valor monetário que deverá cobrir custo direto das mercadorias/produtos/serviços disponíveis no mercado.

II - Pesquisa de preços – verificação das condições específicas do mercado conforme o objeto pretendido, como: especificações, marcas, qualidade, desempenho, prazos e garantias. Objetivando estabelecer o preço de referência, indispensável para a verificação da existência de recursos suficientes para cobrir despesas decorrentes de contratação pública, bem como, funcionar como base para confronto e exame das propostas para aquisições, contratações e eventuais prorrogações contratuais.

III - Preço de referência – é um parâmetro para julgamento dos valores obtidos com base em “uma seleção de preços aceitáveis”, posterior ao tratamento crítico dos mesmos. Sinônimos: preço estimado, orçamento, valor orçado, valor estimado, valor de referência. Poderá ser considerado também como parâmetro para tornar válido que o produto singular e com peculiaridade técnica encontra-se disponível no mercado.

IV - Preço máximo – refere-se a um preço-teto máximo que a Administração utiliza como critério de aceitabilidade de propostas, funcionando como vetor de desclassificação de propostas. Nos processos licitatórios, sua indicação é facultativa. Se definido nos processos, a divulgação é obrigatória e proíbe proposta superior.

V - Média – resultado da divisão dos valores obtidos nos orçamentos realizados pela quantidade de preços apurados; normalmente utilizada quando os dados estão dispostos de forma homogênea.

VI - Mediana - valor do meio que separa a metade maior da metade menor no conjunto de dados e que, portanto, ocupa a posição central das referências coletadas; adotada em casos onde os dados são apresentados de forma mais heterogênea e com um número pequeno de observações.

VII - Menor preço - referência utilizada pela Administração. Em caso de discrepância nos valores cotados, poderá a Administração prosseguir no processo licitatório, pelo menor preço cotado, admitindo-se a aplicação do percentual de até 25%, a incidir na menor cotação encontrada, visando a adequação ao valor de mercado, desde que o valor encontrado seja menor do que a média apurada das demais cotações constantes no processo, nos termos do Decreto Municipal nº 11.507/2015.

VIII - Preço praticado - preço que a Administração Pública paga em suas compras e contratações.

IX - Preço registrado – preços de bens e serviços constantes nas Atas derivadas do Sistema de Registro de Preços.

X - Solicitação/Termo de Referência – Instrumento de gestão estratégica da licitação. Expedido pela Secretaria solicitante, é o instrumento formal elaborado a partir de estudos técnicos preliminares para a aquisição de materiais/produtos e contratação de serviços, encaminhado ao Departamento de Suprimentos da Secretaria Municipal de Administração e Gestão de Pessoas. Deve conter a especificação do objeto de forma clara e objetiva, sem a indicação de marca, modelo ou outras características exclusivas, exceto quando tecnicamente necessário e devidamente justificado, bem como, seu critério de aceitação, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e ger enciamento do contrato, prazos e forma de execução e sanções.

XI - Requisição – Documento formal expedido pela Secretaria solicitante à Divisão de Almoxarifado para o fornecimento de materiais de uso comum. Nos casos em que for identificada pela Divisão de Almoxarifado a ausência do material solicitado no estoque, será convertida em Solicitação direcionada ao Departamento de Suprimentos com a intenção de se iniciar o processo de compras.

XII - Pedido de compras/ Ordem de Serviço – Ordem expedida para o fornecedor efetuar a entrega do material ou iniciar a prestação do

serviço.

XIII - Ordenador de despesas – toda e qualquer autoridade de cujos atos resultarem emissão de empenho, autorização de pagamento,

suprimento ou dispêndio de recursos.

XIV - Análise crítica – exame realizado e necessário acerca da consistência dos valores levantados, através das peculiaridades e circunstâncias que envolvem o mercado e o objeto do processo de compra em cada caso, sempre utilizando da razoabilidade, do bom senso, de experiências com contratações anteriores e outros pontos inerentes ao processo.

XV - Projeto Básico - conjunto de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação regida pela Lei 8.666/93, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento e que possibilite a avaliação do custo dos serviços, a definição dos métodos e do prazo de execução/fornecimento e ainda, dos principais parâmetros envolvidos na contratação, tais como: quantidades, prazos, condições de fornecimento e execução, formas de pagamento, formas de execução das garantias e eventuais assistências técnicas.

XVI - Agente Público – é todo aquele que exerce, ainda que transitoriamente ou sem remuneração, por eleição, nomeação, designação, contratação ou qualquer forma de investidura ou vínculo, mandato, cargo, emprego ou função pública.

XVII - Princípio da Vantajosidade – representa a busca, pela Administração Pública, através da análise das propostas apresentadas nos procedimentos licitatórios, da obtenção da melhor relação custo-benefício em suas contratações.

XVIII - Homologação - ato administrativo através do qual um determinado órgão que tem poder de decisão reconhece formalmente o certame licitatório.

XIX - Liquidação da Despesa - A liquidação, nos termos da Lei Federal 4.320/64, artigo 63, consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito. T em por fim apurar a origem e o objeto do que se deve pagar, a importância exata a pagar e a quem se deve pagar para extinguir a obrigação. Constituem base da liquidação o contrato, a nota de xxxxxxx, os comprovantes de entrega do material ou prestação do serviço.

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XX – Tempo hábil – Tempo suficiente e planejado para a realização das cotações e definição do preço de referência nos processos de compra, a fim de concluir todo o processo sem causar qualquer prejuízo ou insegurança jurídica à Administração.

Art. 3º – Visando a manutenção do estoque, bem como, o atendimento a todas as Secretarias Municipais, caberá à Divisão de Almoxarifado da Secretaria Municipal de Administração e Gestão de Pessoas elaborar as Solicitações referentes à aquisição de materiais comuns utilizados por todas as Secretarias, ressalvados os casos de competência da Seção de Almoxarifado da Saúde e do Programa Municipal de Alimentação Escolar, os quais deverão adotar procedimentos próprios, também observando o disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 4º - As solicitações de compra de material de informática deverão estar acompanhadas de Parecer Técnico do Departamento de Manutenção, Comunicação e Informática, em conformidade com o Decreto Municipal 11.422/2014.

Parágrafo Único – Conforme o caso, o Departamento de Suprimentos poderá pedir à Secretaria requisitante que as Solicitações referentes à contratação de serviços que exijam a utilização de equipamentos de informática ou sistemas de tecnologia de informação e comunicação estejam acompanhadas de Parecer Técnico emitido pelo Departamento de Manutenção, Comunicação e Informática.

Art. 5º - O solicitante, ao elaborar a Solicitação/Termo de Referência e Projeto Básico deverá utilizar as especificações cadastradas previamente no banco de dados disponível no sistema de informática utilizado pela Prefeitura Municipal de Poços de Caldas relativos aos materiais de consumo, permanentes e serviços.

§ 1º – Quando devidamente autorizado pelo Diretor do Departamento de Suprimentos ou a aquisição do item/prestação de serviços for singular e exigir, a Secretaria solicitante deverá descrever as especificações suficientes e necessárias do objeto ou serviço a ser contratado, inclusive, indicando a documentação necessária de qualificação técnica de modo que evidenciem o padrão de qualidade e desempenho, garantindo a satisfação das necessidades da Administração, bem como, os princípios do julgamento objetivo e da busca pela proposta mais vantajosa, além de contribuir eficazmente para que se realize pesquisa de preços ampla e idônea.

§ 2º – A autorização do Diretor do Departamento de Suprimentos para descrever e inserir novas especificações no banco de dados deve considerar a promoção da padronização e especificação de materiais, visando uniformizar a linguagem em todos os órgãos da Administração Direta, não sendo admitida a exigência de marca, modelo ou outras características exclusivas, exceto quando tecnicamente necessário e devidamente justificado.

§ 3º - Um vez autorizada a inserção de novas especificações no banco de dados pelo Diretor do Departamento de Suprimentos, este deverá avaliar a necessidade de se manter ou suprimir as especificações anteriores, em atendimento ao Artigo 45, Parágrafo Único, Inciso II do Decreto Municipal nº 9.479/2009.

§ 4º – O ordenador da despesa da Secretaria solicitante fica inteiramente responsável pelo teor da Solicitação/Termo de Referência escolhida ou redigida, que deverá ser encaminhada via sistema de informática ao Departamento de Suprimentos, devendo para tanto verificar o conteúdo e sua conformidade com as necessidades da Administração e as exigências legais.

§ 5º – A eventual delegação de competências não exime a responsabilidade do Agente Público legalmente responsável pelos procedimentos executados.

Art. 6º - A Secretaria solicitante após análise e constatação da singularidade do objeto ou da peculiaridade técnica da especificação do produto ou serviço, deverá apresentar ao Departamento de Suprimentos, o preço de referência preliminar acompanhado da Solicitação/Termo de Referência.

Parágrafo Único – O preço de referência servirá como norteador para a busca de orçamentos similares e para demonstrar a viabilidade da discriminação apresentada pelo setor solicitante, bem como, apresentar-se como parâmetro comparativo para os orçamentos obtidos.

Art. 7º - A pesquisa de preços será efetuada pelo Departamento de Suprimentos da Secretaria Municipal de Administração e Gestão de Pessoas ou pela Secretaria Solicitante, sendo neste caso aprovada pelo ordenador da despesa ou por quem este designar.

§ 1º – Excepcionalmente, nos casos em que justificadamente não se fez possível realizar o planejamento necessário para o encaminhamento da Solicitação/Termo de Referência ao Departamento de Suprimentos em tempo hábil, bem como, nos casos de urgência para a aquisição de bens ou contratação de serviços e considerando a especificidade do objeto (características técnicas excepcionais ), a Secretaria solicitante será responsável pela realização da pesquisa de preços nos termos da presente Instrução Normativa.

§ 2º – A responsabilidade do Departamento de Suprimentos definida no caput deste artigo não exime a competência do ordenador da despesa interessado em acompanhar a regularidade dos atos referentes às despesas e sua execução, inclusive quanto ao pr eço de referência previsto no Art.2º, inciso III e Art. 6º desta Instrução Normativa, bem como, de verificar se houve recente pesquisa de preços junto às fontes diversas ou fornecedores do bem/serviço a ser licitado e se essa pesquisa observou critérios aceitáveis.

§ 3º – Todos os atos praticados pelos Agentes Públicos participantes do processo de compras e contratações devem assegurar o princípio da vantajosidade para o Município, com a utilização de fontes diversificadas de pesquisas de preços, inclusive quando se tratar de aditamentos contratuais.

§ 4º – No momento da execução de qualquer ato ou procedimento administrativo, o Agente Público, em especial o ordenador responsável pela despesa relacionada ao objeto contratado, deve verificar efetivamente se os preços cotados estão de acordo com os valores praticados no mercado e se seguiram os parâmetros designados por esta Instrução Normativa.

§ 5º- Verificado pelo Agente Público responsável que inexiste nos autos do processo a pesquisa de preços ou que a mesma é insuficiente, ou ainda, que o valor atribuído ao objeto não reflete o praticado pelo mercado, o certame não deverá ser homologado e nem a despesa ser liquidada até que sejam sanadas as falhas que possam causar prejuízo ao Município.

§ 6º- Observadas suas atribuições e a qualquer tempo, os Agentes Públicos atuantes no processo de compras/contratação de serviços e liquidação da despesa deverão rever ou anular as fases do procedimento que estiverem comprometidas por falhas na elaboração d a pesquisa de mercado para a formação do preço de referência.

Art. 8º - A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização dos seguintes parâmetros:

I - painel de Preços disponível no endereço eletrônico xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx.xxx.xx;

II - contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data d a pesquisa de preços;

III - contratos recentes firmados pela Administração Direta e Indireta, bem como, contratações realizadas por empresas públicas e

privadas;

IV - pesquisa publicada em mídia especializada, sítios ou sistemas eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que

contenha a data e hora de acesso;

V - pesquisa com os fornecedores, desde que as datas das pesquisas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias;

VI - consultas por correio eletrônico ou telefone, desde que certificadas pelo Agente Público responsável, devidamente identificad o, em formulário próprio contendo a data, a hora e o nome da empresa eventualmente consultada, utilizando-se Planilha Digital Anexo I-F- Aba Formulário de Cotação.

VII – pesquisas realizadas em catálogos de fornecedores e tabelas de fabricantes.

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§ 1º - Os parâmetros previstos nos incisos deste artigo poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser demonstrada no processo de compras a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência.

§ 2º- Serão utilizadas, como metodologia para obtenção do preço de referência para a contratação, a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros adotados neste artigo, desconsiderados os valores inexequíveis e os excessivamente elevados.

§ 3º- Em casos de discrepância nos valores cotados poderá a Administração prosseguir no processo licitatório, pelo menor preço cotado, admitindo-se a aplicação do percentual de até 25%, a incidir na menor cotação encontrada, visando a adequação ao valor de mercado, desde que o valor encontrado seja menor do que a média apurada das demais cotações constantes no processo, nos termos do Decreto Municipal nº 11.507/2015.

§ 4º - A pesquisa abrangerá o maior número possível de cotações obtidas através dos mecanismos utilizados pela Administração, enumerados pelo Art. 8º, incisos I ao VII, desta Instrução Normativa.

§ 5º- Excepcionalmente, na impossibilidade da obtenção do número mínimo de 03 (três) cotações em tempo hábil, tal situação deverá ser justificada pelo órgão responsável pela cotação e encaminhada ao Secretário requisitante, que decidirá pelo prosseguiment o do processo de compra mediante justificativa ou ordenará nova pesquisa de preços para ampliação do número de pesquisados visando a obtenção de mais cotações.

§ 6º – O Resultado das Cotações deverá ser demonstrado utilizando-se a Planilha Digital conforme o Anexo I – Aba Resultado de

Cotações.

Art. 9º - Quando a pesquisa de preços for realizada diretamente com os fornecedores, a Administração deverá encaminhar solicitação

formal para apresentação de cotação, podendo fazê-lo por meio eletrônico, nos termos do Artigo 8º, inciso VI.

Art. 10º - Quanto aos processos de compra de bens realizados de forma direta, assim considerados aqueles que, em razão do valor, dispensam a realização de processo licitatório específico, o Resultado de Cotações será realizado utilizando-se Planilha Digital conforme Anexo II – Aba Resultado de Cotações para Compra Direta.

Art. 11º - Para utilização do critério “maior desconto” ou “menor percentual de acréscimo sobre tabela”, deve a Secretaria solicitante encaminhar junto com a Solicitação/Termo de Referência, Tabela de Referência a ser utilizada e justificativa técnica para a referida utilização, composta de demonstração de vantajosidade econômica (baseada em ampla pesquisa de preços com a discriminação da média dos percentuais de descontos oferecidos pelos fornecedores), comprovando se tratar de tabela oficial e acessível aos interessados.

Art. 12º - O disposto nesta Instrução Normativa aplica-se, no que couber, aos procedimentos adotados pela Divisão de Licitações e Contratos - Seção de Suprimentos da Secretaria Municipal de Projetos e Obras Públicas, excetuando-se a contratação de obras e serviços de engenharia que exigem procedimentos específicos.

Art. 13º- A presente Instrução Normativa não se aplica aos processos de compras já iniciados. Art. 14º - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Poços de Caldas, 03 de Outubro de 2019. Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx

Secretário Municipal de Controle Interno Xxx Xxxxx xx Xxxxx

Secretária Municipal de Administração e Gestão de Pessoas Xxxx Xxxxxxxx xx Xxxxxx Xxxxxxxxx

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