TERMO DE REFERÊNCIA

TERMO DE REFERÊNCIA

Projeto: FAPEX e Projetos

Setor demandante: Gerência de Projetos Recursos: Projetos gerenciados pela Fundação Fundamento Legal: Decreto 8.241/2014

   Objeto    

Descrição do serviço

Constituição de Termo de Compromisso, para demanda futura e incerta, junto a empresa especializada na prestação de serviços de concepção, pla- nejamento, organização, fornecimento de infraestrutura, coordenação e exe- cução de eventos realizados pela FAPEX, inclusive em outros Estados, em conformidade com os requisitos e condições deste instrumento e seus ane- xos.

Período

O período abrangido pelo presente processo é de 12 meses, podendo ser renovado desde que mantida a vantajosidade das condições pactuadas.

Justificativa

A contratação dos serviços justifica-se em virtude da necessidade de atender às atividades da FAPEX e dos seus Projetos no suporte às atividades de pes- quisa, extensão e outras desenvolvidas pela Fundação.

A FAPEX realiza eventos de naturezas e complexidades diversas para atender seus projetos apoiados. Não há uma agenda firme para estes eventos e por se tratarem de eventos para projetos, pela sua própria natureza, são eventos temporários e únicos.

Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx, Xx 000, Xxxxxx, XXX: 00.000-000 | x00(00) 0000-0000 | xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx

Características Técnicas

Concepção, planejamento e execução dos eventos, contendo detalhamento do plano de trabalho e estratégia; Organização, execução e acompanha- mento da preparação da infraestrutura física e logística para a realização dos eventos diversos;

Contratação de serviços terceirizados para os eventos, quando necessário, de acordo com os itens levantados para a realização dos serviços – secretaria executiva, receptivo, serviço de transporte (produtos e pessoas), saúde (ser- viço médico e paramédico), serviço de garçom, tradutores, manobristas, lim- peza e segurança;

Aluguel de espaços para a realização dos eventos se houver solicitação es- pecífica da FAPEX;

Aluguel de estruturas, mobiliário e complementos necessários para monta- gem e instalação de espaços em feiras e/ou eventos, com o fornecimento de apoio logístico para estandes, compreendendo a criação de “layout”, proje- tos arquitetônicos, cenografia, contratação e serviços de montagem de feiras e eventos; Serviços relativos aos hotéis;

Hospedagem com e sem pensão completa; Serviços de buffet;

Locação de equipamentos;

Contratação de empresas para fornecimento de material de apoio e gráficos tais como: camisetas, sacolas, aventais e pastas, específicos para os eventos; As contratações acima deverão ser efetuadas através de 03 (três) cotações que serão apensadas à NF/fatura no momento do seu faturamento.

As solicitações para realização de eventos deverão obedecer aos seguintes prazos:

Eventos com até 100 (cem) pessoas – 15 dias; Eventos acima de 100 (cem) pessoas – 30 dias.

Local da Prestação do Serviço

Na FAPEX, nas Unidades dos Projetos ou no local indicado pelo Solicitante da Contratada.

Valor Estimado

Valor previsto para eventos

R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais).

Estimativa dos serviços

Tipos de Serviços	Percentual
Locação de Equipamentos	8%
Serviços de Transportes	7%
Serviços com alimentação	35%
Hospedagem	21%
Locação de espaços	14%
Outros serviços não especificados	15%

Proposta

Valor a ser disputado

A disputa para o certame ocorrerá com base na taxa administrativa: 05% (cinco por cento) sobre o valor do evento.

Valores no sistema

O valor a ser disputado no presente certame é a taxa administrativa preten- dida pelo concorrente. O valor unitário inserido no Licitações-e correspon- derá ao percentual proposto, conforme exemplo a seguir:

- 1,00 corresponde a uma taxa administrativa de 1%;

- 20,00 corresponde a uma taxa administrativa de 20%. Validade da proposta

O prazo de validade comercial da proposta deve ser de, no mínimo, 60 (ses- senta) dias, a contar da data da entrega.

Critérios para habilitação

A empresa deverá comprovar através de atestados de capacidade técnica a execução de pelo menos 05 eventos simultâneos;

Apresentar atestado de capacidade técnica que executou um evento com mais de 1.000 (mil) participantes.

As exigências realizadas como critério de habilitação justificam-se em razão da ocorrência de eventos de forma simultânea, dado o cronograma de exe- cução dos projetos geridos pela Fundação coincidirem os calendários dos eventos, sendo necessário que a empresa possua a capacidade operacional em atender diversas demandas no mesmo período.

Outrossim, a empresa que irá prestar o serviço deverá ter a capacidade de organizar eventos de grande porte, razão pela qual se exige um atestado de capacidade técnica contemplando a execução de um evento com pelo me- nos 1.000 (mil) pessoas.

Critérios para classificação das propostas

O critério para avaliação da proposta será o menor valor.

Fiscalização Técnica

Será responsável pela fiscalização técnica do contrato Coordenadores do Projeto.

Gestão do Termo de Compromisso

Será responsável pela fiscalização técnica do contrato Coordenação de Lici- tações e Contratos.

Pagamento

O pagamento será feito por depósito na conta em nome do fornecedor para as empresas que possuírem conta no Banco do Brasil, ou através de boleto bancário para os demais bancos.

O pagamento ocorrerá após a apresentação da nota fiscal referente ao ob- jeto, em até 20 dias corridos da certificação do coordenador do projeto.

Obrigações da Contratada

A Promissária, além das obrigações contidas no contrato por determinação legal, obriga-se a:

✓ Executar fielmente o objeto deste instrumento na forma de contrato e edital;

✓ Designar de sua estrutura administrativa três (03) prepostos perma- nentes, responsáveis pela perfeita execução dos serviços, inclusive para atendimento de emergência, e para zelar pela prestação contí- nua e ininterrupta dos serviços, sendo certo que nas fases preparató- rias e de execução dos eventos, todos eles com plenos poderes deci- sórios, independentemente de consulta à instância deliberativa supe- rior da prestadora de serviço, sendo que a permanência deverá ser presencial;

✓ Executar qualquer serviço somente após a prévia aprovação da FA- PEX, que indicará expressamente o ordenador de despesa para cada evento;

✓ Emitir reserva de hospedagem somente quando estiver autorizado pelo responsável;

✓ Fornecer a comprovação dos valores vigentes dos preços de hospe- dagem;

✓ Repassar integralmente ao Promitente, os preços promocionais sobre “tarifa balcão” para utilizar os serviços prestados, sempre que colo- cada à disposição pelos hotéis;

✓ Executar os trabalhos de forma a garantir os melhores resultados, ca- bendo à mesma otimizar a gestão, quer de seus recursos humanos

quer materiais, de forma a cumprir as obrigações assumidas com qualidade e produtividade adequada ao tipo de trabalho;

✓ Manter entendimentos com a FAPEX/Projeto objetivando evitar in- terrupções ou paralisações na execução do serviço;

✓ Atender as determinações da fiscalização da FAPEX;

✓ Repor imediatamente os profissionais a serviço do evento, no caso de ausência ou dispensa;

✓ Xxxxxxxx, sempre que solicitado, relatório da situação das atividades de organização dos eventos em curso;

✓ Comunicar, por escrito, eventual atraso ou paralisação dos serviços, apresentando razões justificadoras, que serão objeto de apreciação pela FAPEX/ Projeto.

✓ Obedecer às normas de segurança impostas pelos Órgãos de Con- trole correspondentes aos serviços contratados;

✓ Solucionar todos os eventuais problemas pertinentes ou relacionados com a execução dos serviços, mesmo que para isso outra solução não prevista tenha que ser apresentada, para aprovação e implementação sem ônus adicionais para a FAPEX/ Projeto;

✓ Prestar todos os esclarecimentos que forem solicitados;

✓ Comunicar a FAPEX/Projeto, caso haja a ocorrência de fatos ou anor- malidades que venham a prejudicar a perfeita execução dos serviços, em tempo hábil, de preferência por escrito, viabilizando sua interfe- rência e correção da situação apresentada;

✓ Manter a disciplina entre seus empregados e contratados, pelos quais será expressamente proibido o uso de qualquer bebida alcoólica ou de substâncias consideradas ilícitas, durante a prestação dos serviços;

✓ Manter, durante toda a execução do Termo de Compromisso, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação e apresentar sempre que exigido os comprovantes de regularidade fiscal;

✓ Atender a todas as normas vigentes relativa a item contratado pela Promissária;

✓ Comprovar, no prazo de 30 dias após a assinatura do Termo de Com- promisso, a instalação de uma sede/filial da empresa em Salvador ou na Região Metropolitana, de forma a viabilizar a consecução dos ob- jetos propostos, dada a natureza da prestação dos serviços que re- quer a presença dos responsáveis pela organização dos eventos.

Salvador, 11 de junho de 2024

Requisitante:

Xxxx Xxxxx Gerente de Projeto

Ordenadora da Despesa:

Xxxxxxx Xxxxxxxx Superintendente