TERMO DE REFERÊNCIA
Projeto: FAPEX e Projetos
Setor demandante: Gerência de Projetos Recursos: Projetos gerenciados pela Fundação Fundamento Legal: Decreto 8.241/2014
Objeto
Descrição do serviço
Constituição de Termo de Compromisso, para demanda futura e incerta, junto a empresa especializada na prestação de serviços de concepção, pla- nejamento, organização, fornecimento de infraestrutura, coordenação e exe- cução de eventos realizados pela FAPEX, inclusive em outros Estados, em conformidade com os requisitos e condições deste instrumento e seus ane- xos.
Período
O período abrangido pelo presente processo é de 12 meses, podendo ser renovado desde que mantida a vantajosidade das condições pactuadas.
Justificativa
A contratação dos serviços justifica-se em virtude da necessidade de atender às atividades da FAPEX e dos seus Projetos no suporte às atividades de pes- quisa, extensão e outras desenvolvidas pela Fundação.
A FAPEX realiza eventos de naturezas e complexidades diversas para atender seus projetos apoiados. Não há uma agenda firme para estes eventos e por se tratarem de eventos para projetos, pela sua própria natureza, são eventos temporários e únicos.
Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxx, Xx 000, Xxxxxx, XXX: 00.000-000 | x00(00) 0000-0000 | xxxxxxx@xxxxx.xxx.xx
Características Técnicas
Concepção, planejamento e execução dos eventos, contendo detalhamento do plano de trabalho e estratégia; Organização, execução e acompanha- mento da preparação da infraestrutura física e logística para a realização dos eventos diversos;
Contratação de serviços terceirizados para os eventos, quando necessário, de acordo com os itens levantados para a realização dos serviços – secretaria executiva, receptivo, serviço de transporte (produtos e pessoas), saúde (ser- viço médico e paramédico), serviço de garçom, tradutores, manobristas, lim- peza e segurança;
Aluguel de espaços para a realização dos eventos se houver solicitação es- pecífica da FAPEX;
Aluguel de estruturas, mobiliário e complementos necessários para monta- gem e instalação de espaços em feiras e/ou eventos, com o fornecimento de apoio logístico para estandes, compreendendo a criação de “layout”, proje- tos arquitetônicos, cenografia, contratação e serviços de montagem de feiras e eventos; Serviços relativos aos hotéis;
Hospedagem com e sem pensão completa; Serviços de buffet;
Locação de equipamentos;
Contratação de empresas para fornecimento de material de apoio e gráficos tais como: camisetas, sacolas, aventais e pastas, específicos para os eventos; As contratações acima deverão ser efetuadas através de 03 (três) cotações que serão apensadas à NF/fatura no momento do seu faturamento.
As solicitações para realização de eventos deverão obedecer aos seguintes prazos:
Eventos com até 100 (cem) pessoas – 15 dias; Eventos acima de 100 (cem) pessoas – 30 dias.
Local da Prestação do Serviço
Na FAPEX, nas Unidades dos Projetos ou no local indicado pelo Solicitante da Contratada.
Valor Estimado
Valor previsto para eventos
R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais).
Estimativa dos serviços
Tipos de Serviços | Percentual |
Locação de Equipamentos | 8% |
Serviços de Transportes | 7% |
Serviços com alimentação | 35% |
Hospedagem | 21% |
Locação de espaços | 14% |
Outros serviços não especificados | 15% |
Proposta
Valor a ser disputado
A disputa para o certame ocorrerá com base na taxa administrativa: 05% (cinco por cento) sobre o valor do evento.
Valores no sistema
O valor a ser disputado no presente certame é a taxa administrativa preten- dida pelo concorrente. O valor unitário inserido no Licitações-e correspon- derá ao percentual proposto, conforme exemplo a seguir:
- 1,00 corresponde a uma taxa administrativa de 1%;
- 20,00 corresponde a uma taxa administrativa de 20%. Validade da proposta
O prazo de validade comercial da proposta deve ser de, no mínimo, 60 (ses- senta) dias, a contar da data da entrega.
Critérios para habilitação
A empresa deverá comprovar através de atestados de capacidade técnica a execução de pelo menos 05 eventos simultâneos;
Apresentar atestado de capacidade técnica que executou um evento com mais de 1.000 (mil) participantes.
As exigências realizadas como critério de habilitação justificam-se em razão da ocorrência de eventos de forma simultânea, dado o cronograma de exe- cução dos projetos geridos pela Fundação coincidirem os calendários dos eventos, sendo necessário que a empresa possua a capacidade operacional em atender diversas demandas no mesmo período.
Outrossim, a empresa que irá prestar o serviço deverá ter a capacidade de organizar eventos de grande porte, razão pela qual se exige um atestado de capacidade técnica contemplando a execução de um evento com pelo me- nos 1.000 (mil) pessoas.
Critérios para classificação das propostas
O critério para avaliação da proposta será o menor valor.
Fiscalização Técnica
Será responsável pela fiscalização técnica do contrato Coordenadores do Projeto.
Gestão do Termo de Compromisso
Será responsável pela fiscalização técnica do contrato Coordenação de Lici- tações e Contratos.
Pagamento
O pagamento será feito por depósito na conta em nome do fornecedor para as empresas que possuírem conta no Banco do Brasil, ou através de boleto bancário para os demais bancos.
O pagamento ocorrerá após a apresentação da nota fiscal referente ao ob- jeto, em até 20 dias corridos da certificação do coordenador do projeto.
Obrigações da Contratada
A Promissária, além das obrigações contidas no contrato por determinação legal, obriga-se a:
✓ Executar fielmente o objeto deste instrumento na forma de contrato e edital;
✓ Designar de sua estrutura administrativa três (03) prepostos perma- nentes, responsáveis pela perfeita execução dos serviços, inclusive para atendimento de emergência, e para zelar pela prestação contí- nua e ininterrupta dos serviços, sendo certo que nas fases preparató- rias e de execução dos eventos, todos eles com plenos poderes deci- sórios, independentemente de consulta à instância deliberativa supe- rior da prestadora de serviço, sendo que a permanência deverá ser presencial;
✓ Executar qualquer serviço somente após a prévia aprovação da FA- PEX, que indicará expressamente o ordenador de despesa para cada evento;
✓ Emitir reserva de hospedagem somente quando estiver autorizado pelo responsável;
✓ Fornecer a comprovação dos valores vigentes dos preços de hospe- dagem;
✓ Repassar integralmente ao Promitente, os preços promocionais sobre “tarifa balcão” para utilizar os serviços prestados, sempre que colo- cada à disposição pelos hotéis;
✓ Executar os trabalhos de forma a garantir os melhores resultados, ca- bendo à mesma otimizar a gestão, quer de seus recursos humanos
quer materiais, de forma a cumprir as obrigações assumidas com qualidade e produtividade adequada ao tipo de trabalho;
✓ Manter entendimentos com a FAPEX/Projeto objetivando evitar in- terrupções ou paralisações na execução do serviço;
✓ Atender as determinações da fiscalização da FAPEX;
✓ Repor imediatamente os profissionais a serviço do evento, no caso de ausência ou dispensa;
✓ Xxxxxxxx, sempre que solicitado, relatório da situação das atividades de organização dos eventos em curso;
✓ Comunicar, por escrito, eventual atraso ou paralisação dos serviços, apresentando razões justificadoras, que serão objeto de apreciação pela FAPEX/ Projeto.
✓ Obedecer às normas de segurança impostas pelos Órgãos de Con- trole correspondentes aos serviços contratados;
✓ Solucionar todos os eventuais problemas pertinentes ou relacionados com a execução dos serviços, mesmo que para isso outra solução não prevista tenha que ser apresentada, para aprovação e implementação sem ônus adicionais para a FAPEX/ Projeto;
✓ Prestar todos os esclarecimentos que forem solicitados;
✓ Comunicar a FAPEX/Projeto, caso haja a ocorrência de fatos ou anor- malidades que venham a prejudicar a perfeita execução dos serviços, em tempo hábil, de preferência por escrito, viabilizando sua interfe- rência e correção da situação apresentada;
✓ Manter a disciplina entre seus empregados e contratados, pelos quais será expressamente proibido o uso de qualquer bebida alcoólica ou de substâncias consideradas ilícitas, durante a prestação dos serviços;
✓ Manter, durante toda a execução do Termo de Compromisso, em compatibilidade com as obrigações assumidas, todas as condições de habilitação e qualificação exigidas na licitação e apresentar sempre que exigido os comprovantes de regularidade fiscal;
✓ Atender a todas as normas vigentes relativa a item contratado pela Promissária;
✓ Comprovar, no prazo de 30 dias após a assinatura do Termo de Com- promisso, a instalação de uma sede/filial da empresa em Salvador ou na Região Metropolitana, de forma a viabilizar a consecução dos ob- jetos propostos, dada a natureza da prestação dos serviços que re- quer a presença dos responsáveis pela organização dos eventos.
Salvador, 11 de junho de 2024
Requisitante:
Xxxx Xxxxx Gerente de Projeto
Ordenadora da Despesa:
Xxxxxxx Xxxxxxxx Superintendente