Contract
1. Bem a ser adquirido
Registro de preços para aquisição de impressos gráficos para reposição de estoque.
2. Necessidade da contratação e Resultados pretendidos
Material destinado à reposição de estoque do almoxarifado do Tribunal Superior do Trabalho.
Os benefícios diretos que o órgão almeja com a aquisição são:
- Atendimento das demandas por impressos gráficos no tempo e quantidade adequados;
- Agilidade na reposição de estoque por meio do sistema de registro de preços;
- Eficiência na gestão do almoxarifado através do Just in time proporcionado pelo sistema de registro de preços, comprar na quantidade adequada sem necessidade de estocagem em grandes quantidades;
- Produtos com validade renovada a cada entrega no almoxarifado, pois o sistema de registro de preços possibilita entregas parceladas o que reduz a perda de material por perecibilidade;
- Aquisição de materiais sustentáveis e que garantam menor impacto ambiental;
- Aquisição de materiais de boa qualidade.
- Otimização do espaço do depósito utilizado para estoque.
3. Indicação do alinhamento da aquisição com os planejamentos do TST
A aquisição está alinhada com o Planejamento Estratégico na Perspectiva Aprendizado e Crescimento
Objetivo: Garantir a infraestrutura:
Responsáveis: DGSET e SEGP
“Disponibilizar, de forma racional, os recursos materiais, físicos, tecnológicos e orçamentários, garantindo a eficiência, a qualidade operacional e a ampla acessibilidade.”
A aquisição está alinhada com o Plano de Logística Sustentável pois exige o fornecimento de alguns materiais confeccionados em papel reciclado.
A aquisição está alinhada com o Plano Orçamentário do Tribunal Superior do Trabalho, pois está prevista no orçamento do TST para o ano de 2022 sob o código SIGEO 151012022000088 – Material de Expediente.
4. Requisitos da aquisição
Comprovação de capacidade técnica da empresa para fornecer impressos gráficos por meio de apresentação de atestado de capacidade técnica ou pela verificação dos dados cadastrais no SICAF que incluam o fornecimento de produto compatível.
Indicação de marcas de referência como forma de facilitar a descrição do objeto de interesse do Tribunal às empresas licitantes, procedimento previsto no art.7, § 5º, da Lei nº 8.666/1993.
Exigência de amostra de material, como permite o inciso IV do art. 43 da Lei nº 8.666/1993.
5. Relação entre a demanda prevista e a quantidade de cada item
O Estudo prévio dos quantitativos a serem registrados foi realizado em planilha, anexada ao processo de compra, com dados extraídos diretamente de relatórios de gestão dos sistema de almoxarifado ASI (referente a 2018 e a janeiro de 2019) e do SCMP-Sistema de Controle de Material e Patrimônio (de fevereiro a dezembro de 2019).
A quantidade estimada de cada item para registrar preços baseou-se na comparação dos consumos de 2018 e 2019, tendo em vista a redução drástica nas demandas de 2020 a fevereiro de 2022 devido à pandemia do COVID-19.
Essa comparação serviu como parâmetro de cálculo para definir o consumo de material como Regular, Crescente ou Decrescente.
Para os materiais com consumo Regular, a quantidade a ser registrada foi definida pelo consumo de 2019 + 25% (vinte e cinco por cento).
Para os materiais com consumo Crescente a quantidade foi definida acrecentando-se 50% ao consumo do ano de 2018.
Para os materiais com consumo Decrescente que tiveram a variação menor que 10%, a quantidade calculada foi o consumo de 2019 + 25% (vinte e cinco por cento). Quando esta variação foi maior do que 10%, a quantidade definida foi a mesma consumida em 2018.
A quantidade a ser registrada foi ajustada de acordo com a quantidade usual por embalagem para facilitar o transporte e o armazenamento do material.
6. Levantamento de mercado
Trata-se de itens usuais de mercado, sendo de fácil aquisição e ampla oferta.
6.1 Justificativa da escolha do tipo de solução a contratar
Os motivos que ensejam a realização de licitação com o procedimento de registro de preços são representados na disposição dos incisos I e IV do art. 3º do Decreto nº 7.892/2013, além do fato de a Lei nº 8.666/1993, no art. 15, inciso II, mencionar que deve ser adotado preferencialmente o sistema de registro de preços nas licitações.
No TST as compras para reabastecer o almoxarifado são rotineiras e os itens variam pouco de um ano para outro. É comum que se registre preços para aquisição de: material de expediente, material de limpeza, material de copa e cozinha, material para manutenção predial, impressos gráficos, materiais para eventos, suprimentos de informática e material para uso em gráfica.
O registro de preços evita a repetição de licitação a cada vez que se desejar ressuprir o estoque.
Pelo sistema de registro de preços uma única licitação possibilita adquirir produtos durante doze meses, limitando-se à quantidade previamente registrada.
6.2 Estimativas preliminares dos preços
O valor aproximado foi obtido pelo preço unitário médio de cada item, registrado no Sistema de Controle de Material e Patrimônio na última aquisição, multiplicado pela quantidade a registrar e corrigido pelo IPCA acumulado nos últimos 12 meses (IBGE), conforme tabela a seguir:
Item | Quantidade a registrar | Preço unitário (R$) | Valor estimado (R$) |
1 | 100 | 12,90 | 1.290,00 |
2 | 100 | 73,24 | 7.324,00 |
3 | 120 | 32,24 | 3.868,80 |
4 | 20 | 34,00 | 680,00 |
5 | 20 | 22,36 | 447,20 |
6 | 70 | 26,36 | 1.845,20 |
7 | 40 | 40,75 | 1.630,00 |
8 | 140 | 44,83 | 6.276,20 |
9 | 60 | 17,04 | 1.022,40 |
10 | 60 | 12,46 | 747,60 |
11 | 40 | 11,25 | 450,00 |
12 | 150 | 39,31 | 5.896,50 |
13 | 70 | 30,98 | 2.168,60 |
14 | 260 | 19,59 | 5.093,40 |
Custo total estimado: | R$ 38.739,90 | ||
Custo total estimado corrigido pelo IPCA acumulado nos últimos 12 meses (11,30%) | R$ 43.117,51 |
7. Descrição da solução como um todo
Como se trata de registro de preços o produto esperado consiste em ata(s) de registro de preços assinada(s) pelo TST e a(s) empresa(s) vencedora(s) do certame.
8. Agrupamento de itens
Não haverá agrupamento dos itens desta aquisição.
9. Contratações correlatas ou interdependentes
Não existe processo de compra em andamento para aquisição de materiais semelhantes.
10. Providências para adequação do ambiente do órgão
Não existem ajustes que precisem ser feitos no ambiente do órgão para esta aquisição.
No entanto, as empresa licitantes serão informadas sobre os dias e horários de expediente do órgão, tendo em vista que poderá variar em alguns meses do ano, bem como em feriados e recessos.
11. Vigência
O prazo de vigência da Ata de Registro de Preços será de um ano.
12. Declaração da viabilidade da contratação
Esta contratação é viável, tendo em vista a previsão orçamentária no valor total de R$319.439,88 para aquisição de Material de Expediente, sob o código SIGEO 1510120222000088.
13. Análise de Riscos da Contratação
1 | Risco | Aquisição de material de má qualidade. | ||
Causas/Consequências | Aumento do consumo do material; Reclamação dos usuários. | |||
Probabilidade | Baixa | Impacto | Alto | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Elaboração criteriosa do Termo de Referência com especificação detalhada do material a ser adquirido; • Acompanhamento objetivo da entrega do material pelo fiscalização de forma a perceber a adequação ou não do material recebido bem como as quantidades corretas. | ||||
Responsáveis | ||||
• Unidade demandante, Seção de Controle de Material e Fiscais. | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Durante a fase de elaboração do termo de referência; • Durante a execução do contrato. | ||||
2 | Risco | Fracasso de item no certame. | ||
Causas/Consequências | Desabastecimento. | |||
Probabilidade | Baixa | Impacto | Alto | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Revisão da pesquisa de preços; • Abertura de novo processo de aquisição no menor tempo possível. | ||||
Responsáveis | ||||
• Seção de Controle de Material e Coordenadoria de Licitações e Contratos | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Durante a fase de aquisição | ||||
3 | Risco | Atraso na entrega do material. | ||
Causas/Consequências | Pode acarretar desabastecimento. | |||
Probabilidade | Baixa | Impacto | Alto | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Planejamento prévio que contempla estoque de segurança de no mínimo três meses, além do tempo de ressuprimento de um mês em média que formarão um lastro de emergência, que será utilizado após o nível de estoque ter atingido seu ponto mínimo. • Acompanhamento da situação da cobertura de estoque dos materiais; • Acompanhamento do prazo previsto para entrega do material e instrução célere de penalidades à empresa inadimplente; • A ação de contingência é a abertura de novo processo de compra para que se adquira o material antes que haja a ruptura do estoque. | ||||
Responsáveis | ||||
• Seção de Controle de Material e Secretaria de Administração | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Durante a execução do contrato | ||||
4 | Risco | Entrega de material diferente do especificado. |
Causas/Consequências | Pode acarretar desabastecimento. | |||
Probabilidade | Baixa | Impacto | Alto | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Atuação da fiscalização para que a empresa troque o material no menor tempo possível; • Planejamento prévio que contempla estoque de segurança de no mínimo três meses, além do tempo de ressuprimento de um mês em média que formarão um lastro de emergência, que será utilizado após o nível de estoque ter atingido seu ponto mínimo. • Instrução célere de penalidades à empresa inadimplente. | ||||
Responsáveis | ||||
• Seção de Controle de Material e Secretaria de Administração | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Durante a execução do contrato | ||||
5 | Risco | Aumento do consumo. | ||
Causas/Consequências | Pode acarretar desabastecimento. | |||
Probabilidade | Média | Impacto | Alto | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Acompanhamento quinzenal da situação da cobertura de estoque dos materiais; • A ação de contingência é a abertura de novo processo de compra para que se adquira o material antes que haja a ruptura do estoque. | ||||
Responsáveis | ||||
• Seção de Controle de Material | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Durante a execução do contrato | ||||
6 | Risco | Cancelamento da nota de empenho. | ||
Causas/Consequências | Pode acarretar desabastecimento. | |||
Probabilidade | Média | Impacto | Alto | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Acompanhamento da situação da cobertura de estoque dos materiais; • Acompanhamento do prazo previsto para entrega do material e instrução célere de penalidades à empresa inadimplente; • A ação de contingência é a abertura de novo processo de compra para que se adquira o material antes que haja a ruptura do estoque. | ||||
Responsáveis | ||||
• Unidade demandante, Seção de Controle de Material e Fiscais | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Durante a execução do contrato | ||||
7 | Risco | Redução do consumo. | ||
Causas/Consequências | Obsolescência e vencimento dos materiais | |||
Probabilidade | Baixa | Impacto | Médio | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Acompanhamento do consumo médio mensal dos materiais; • Análise de necessidade de aquisição de material a partir de dados do sistema |
informatizado que considera o consumo médio mensal e a quantidade disponível em estoque; • Comunicação ao unidade demandante quando o consumo está bem abaixo do esperado com o intuito de saber da necessidade de permanência em estoque ou disponibilização para doação; • Consulta ao unidade demandante quando da aquisição de materiais de uso específico de determinada unidade com o intuito de saber da necessidade e quantidade de material a ser adquirido. | ||||
Responsáveis | ||||
• Unidade demandante e Seção de Controle de Material | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Rotineiramente pela gestão de estoque; • Durante a execução do contrato. | ||||
8 | Risco | Sobredimensionamento da quantidade para reposição de estoque. | ||
Causas/Consequências | Obsolescência e vencimento dos materiais | |||
Probabilidade | Baixa | Impacto | Médio | |
Ações de Mitigação ou Contingência | ||||
• Análise de necessidade de aquisição de material a partir de dados do sistema informatizado que considera o consumo médio mensal e a quantidade disponível em estoque; • Consulta ao unidade demandante quando da aquisição de materiais de uso específico de determinada unidade com o intuito de saber da necessidade e quantidade de material a ser adquirido. | ||||
Responsáveis | ||||
• Unidade demandante e Seção de Controle de Material | ||||
Período de Execução das Ações | ||||
• Rotineiramente pela gestão de estoque; • Durante a execução do contrato. |
Brasília, 3 de maio de 2022.
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx 2022.05.03 18:29:08 -03'00'
XXXXXXXXX XXXXXXXX X. BARROSO
Supervisora da Seção de Controle de Material
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxx
Coordenadora de Material e Logística
Assinado de forma digital por XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX:39776
DN: c=BR, o=ICP-Brasil, ou=Autoridade Certificadora da Justica - AC-JUS, ou=09461647000195, ou=Presencial, ou=Cert- JUS Institucional - A3, ou=Tribunal Superior do Trabalho - TST, ou=SERVIDORA, cn=XXXXXXX XXXXXX XXXXXXXXX:39776
Dados: 2022.05.03 18:33:14 -03'00'