60ª EXPO RIO PRETO
MANUAL DO EXPOSITOR
2
60ª EXPO RIO PRETO
São José do Rio Preto – de 27 de setembro a 15 de outubro de 2023
Manual de Suporte e Orientação
à Empresa Expositora na EXPO Rio Preto.
Prezado Expositor,
Este Manual/Regulamento é parte integrante do seu CONTRATO DE LOCAÇÃO DE ESTANDE como EMPRESA EXPOSITORA na 60ª EXPO Rio Preto que ocorrerá de 27 de setembro a 15 de outubro de 2023, no Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, em São José do Rio Preto/SP.
A partir de agora, este Manual/Regulamento é a sua principal ferramenta de trabalho, pois estabelece os direitos e deveres da Prefeitura Municipal de São José do Rio Preto / Secretaria de Agricultura e Abastecimento como REALIZADORA do evento, da ACIRP – Associação Comercial e Empresarial de São José do Rio Preto como CORREALIZADORA do evento e da EMPRESA EXPOSITORA e de seus contratados no pré, durante e pós- evento.
Nele estão contidas normas e orientações técnicas/operacionais relativas aos períodos de montagem, realização e desmontagem que devem ser respeitadas pela EMPRESA EXPOSITORA, seus funcionários e/ou empresas contratadas.
É muito importante que todas as EMPRESAS EXPOSITORAS transmitam aos seus funcionários, colaboradores e prestadores de serviços o conteúdo deste Manual/Regulamento para o adequado entendimento de sua participação no evento.
A REALIZADORA e a CORREALIZADORA reservam-se o direito de alterar, reformular e/ou criar regras ou normas, a qualquer momento, que sejam necessárias para o bom andamento do evento como um todo.
A COMISSÃO ORGANIZADORA da 60ª EXPO RIO PRETO deseja um bom trabalho e ótimos negócios.
Comissão Organizadora 60ª EXPO RIO PRETO
São José do Rio Preto, agosto de 2023.
SUGESTÕES PARA APROVEITAR AO MÁXIMO A PARTICIPAÇÃO DA SUA EMPRESA NA EXPO 2023
01 – Ler todo o manual de Participação do Expositor;
02 – Divulgar sua participação no evento via carta, e-mail, impressos, reuniões de empresas, mídias em que a empresa anuncia;
03 – Enviar convites aos seus clientes atuais, aos possíveis futuros clientes, aos seus fornecedores e aos prestadores de serviços;
04 – Xxxxxxxx cópia do Manual aos profissionais contratados para suporte ao seu estande, exigindo atendimento às normas estabelecidas no mesmo (disponível digital no site xxx.xxxxxxxx.xx.xxx.xx/xxxx/ e site xxx.xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx );
05 – Relacionar os produtos e serviços que serão expostos no estande;
06 – Providenciar o material de divulgação que irá para o estande – folhetos, cartazes, painéis, brindes e press-releases;
07 – Contratação de serviços de transporte (pessoal / produtos / equipamentos);
08 – Contratação de serviços para o estande – limpeza, vigilância, buffet, etc. (atenção à identificação dos profissionais);
09 – Definir as ações de promoção e divulgação da participação; 10 – Definição de comunicação visual do estande;
11 – Definição do projeto do estande e contratação da montadora; 12 – Hospedagem – Reserva de hotel;
13 – Contratação de internet conforme a necessidade diretamente da empresa oficial prestadora do serviço para a realização da 60ª EXPO Rio Preto;
14 – Contratar seguro do estande, pessoal em serviço, produtos e equipamentos expostos;
15 – Seleção e treinamento de pessoal de atendimento no estande;
16 – Verificação de documentação que deve ser levada para o estande (registros da Anvisa, Ministério do Trabalho, etc.)
A colaboração de todas as EMPRESAS EXPOSITORAS é de extrema importância para o sucesso do evento.
Bem-vindo à EXPO Rio Preto – Edição Especial de 60 anos!
ÍNDICE
01 – Direção e Responsabilidade. 06
02 – Estandes 07
03 - Cronograma de Montagem, Realização e Desmontagem. 09
04 – Regras de Participação 13
05 – Normas de Montagem. 15
06 – Normas de Segurança. 17
07 – Seguros. 18
08 – Serviços de Infraestrutura. 18
09 – Posto Médico e Pronto Atendimento 19
10 – Sanitários para Expositores e Público. 19
11 – Estacionamento para Expositor 19
12 – Depósito de Mercadorias e Materiais. 19
13 – Segurança Geral do Evento. 20
14 – Limpeza Geral do Evento. 20
15 – Serviços de Apoio 20
16 – Disposições Gerais. 20
17 – PERGUNTAS FREQUENTES E RESPOSTAS 22
18 – FORNECEDORES OFICIAIS. 23
1 – Direção e Responsabilidade
A 60ª EXPO Rio Preto é uma realização da Prefeitura Municipal de São José do Rio Preto, por meio da Secretaria de Agricultura e Abastecimento, tendo em 2023 a ACIRP - Associação Comercial e Empresarial de São José do Rio Preto com correalizadora, conforme disposto no Acordo de Cooperação SMA nº 001/2023.
Para efeito deste Manual/Regulamento doravante as denominações serão:
REALIZADORA = SECRETARIA DE AGRICULTURA E ABASTECIMENTO
(Responsável pela infraestrutura, operacionalização do evento, equipes de apoio e atividades da pecuária)
CORREALIZADORA = ACIRP (Responsável pela área comercial, comunicação e
pavilhão Intertech Agro) EMPRESAS EXPOSITORAS = EXPOSITOR
VISITANTES = PÚBLICO
Este Manual/Regulamento é parte integrante do Contrato firmado entre Expositor e Correalizador do evento, sendo as normas e critérios nele contidos de observância obrigatória. Realizador e correalizador se reservam o direito de resolver, sempre que necessário, as dúvidas oriundas deste Manual/Regulamento.
O EXPOSITOR deve estar apto a comprovar o cumprimento de todas as normas e obrigações previstas na legislação (tributária, receita federal, segurança, Vigilância Sanitária, trabalhista, etc.) relativas à sua participação no evento.
A fiscalização será exercida por representantes das esferas de governo, não cabendo à Realizadora e Correalizadora qualquer responsabilidade ou interferência nesta atuação.
2 – Estandes Pista de Julgamentos
Fotos ilustrativas Expositores 2022 (todo o mobiliário, decoração, comunicação visual por conta do expositor)
2.1 – Estandes Pista de Julgamentos – 24 ao 30 e 33 ao 39 – Estrutura disponibilizada
• Estandes em octanorm / 04x03m / parede mista três lados / iluminação com lâmpadas frias / 2 tomadas por stand (1 tomada 110v e 1 tomada 220v) / testeira frontal com tamanho de 01x0,50m / piso / sinal Wi-Fi básico por estande (até 05 acessos).
2.2 – Estandes Pista de Julgamentos – 31 e 32 - Estrutura disponibilizada
ESTANDE 31 | ESTANDE 32 |
• Estandes em octanorm / 04x03m / parede mista dois lados / iluminação com lâmpadas frias / 2 tomadas por stand (1 tomada 110v e 1 tomada 220v) / testeira frontal e lateral com tamanho de 01x0,50m / piso / sinal Wi-Fi básico por estande (até 05 acessos).
• 2.4 – Estandes área aberta – 01 ao 12 – Estrutura disponibilizada
Fotos ilustrativas Expositores 2022 (todo o mobiliário, decoração, comunicação visual por conta do expositor)
• Tendas com cobertura em lona branca modelo piramidal / 10x10m ou 05x05m / sem fechamentos / sem piso / 2 tomadas por stand (1 tomada 110v e 1 tomada 220v) / 01 ponto de luz / sinal Wi-Fi básico por estande (até 05 acessos).
3 – Cronograma de Montagem, Realização e Desmontagem da 60ª EXPO Rio Preto
3.1 – Local do Evento
Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx
Xxx Xxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxxx, 000 – Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx XXX 00.000-000 – Xxx Xxxx xx Xxx Xxxxx/XX
Fone: (00) 0000.0000
Site: xxx.xxxxxxxx.xx.xxx.xx/xxxx/
E-mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx.xxx.xx
3.2 – Período de Montagem ESTANDES / TENDAS / ESTRUTURAS
3.3 – Horário de funcionamento por setor
ENTRADA E ESTACIONAMENTO GRATUITOS EM TODOS OS DIAS DO EVENTO.
*O EXPOSITOR poderá, em virtude de ações e eventos realizados no interior do seu estande, exceder o horário limite de atendimento ao público, desde que previamente comunicado à Comissão Organizadora da EXPO Rio Preto.
3.4 – Operação do estande
• Deverá estar sempre presente no estande, pelo menos 01 (um) funcionário do EXPOSITOR, capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos.
• O EXPOSITOR deverá manter obrigatoriamente seu estande com luzes acesas, conforme a necessidade, durante o período de funcionamento e desligar a energia quando fechar o estande (para o caso de locais com interruptores individuais).
• Todos que trabalharem nos estandes deverão estar devidamente identificados pela empresa expositora;
• O não cumprimento pelo EXPOSITOR do horário de funcionamento obrigatório para atendimento ao público, exposto nesse manual, deixando seu estande ou tenda fechados ou sem a presença de um funcionário, acarretará em multa no valor de R$ 300,00 (trezentos reais) a favor do Fundo Expo Rio Preto.
3.5 – Período de manutenção, entrada ou saída de produtos e limpeza de estandes durante o evento
Entrada e Saída de mercadorias e produtos
• Todas as mercadorias e materiais de propriedade dos EXPOSITORES colocadas nos estandes são de sua inteira responsabilidade;
• Após a ABERTURA OFICIAL da exposição a REPOSIÇÃO de mercadorias ou volumes somente será permitida, diariamente, no horário das 7h às 8h30;
• Nenhum equipamento ou produto em exposição poderá sair do Recinto de Exposições durante o período de funcionamento do evento. Em casos especiais, a REALIZADORA poderá autorizar a substituição de produtos ou equipamentos que apresentem defeitos por outros de iguais características, lembrando que esta operação só poderá ser finalizada dentro do horário de REPOSIÇÃO e correrá por conta e risco do EXPOSITOR.
Limpeza
• O serviço de limpeza do estande, durante o período de realização da feira, deverá ser realizado diariamente das 7h às 8h30.
• O lixo deverá ser colocado fora do estande para a coleta apenas nos horários das 8h30 e 18h30, sendo vedada a colocação de lixo nas áreas de uso comum fora desses horários, sob pena de multa de R$ 300,00 (Trezentos reais) a favor do Fundo Expo Rio Preto.
Veículos autorizados e entrada para carga e descarga
• Só serão permitidas as entradas de veículos identificados com adesivo específico da EXPO Rio Preto 2023 para a realização de reposição de mercadorias e/ou manutenção dentro do período das 7h às 8h30.
• SERÁ FORNECIDO 01 (um) ADESIVO DE VEÍCULO AUTORIZADO POR ESTANDE PARA FINS DE APOIO DE REPOSIÇÃO/MANUTENÇÃO NO PERÍODO DAS 7h às 8h30.
• NÃO SERÁ PERMITIDO O ESTACIONAMENTO DE VEÍCULOS DENTRO DO RECINTO DE EXPOSIÇÕES, DEVENDO OS MESMOS SEREM PARADOS NO ESTACIONAMENTO OFICIAL DO EVENTO.
• Os adesivos deverão ser retirados junto a equipe de apoio da EXPO Rio Preto 2023 e fixados nos veículos autorizados.
• Veículos que estiverem no interior do Recinto (estacionados ou em circulação) fora do horário autorizado para reposição de mercadorias serão devidamente identificados e será emitida ao EXPOSITOR multa no valor de R$ 300,00 (Trezentos reais) a favor do Fundo Expo Rio Preto.
3.6 – Período de Desmontagem ESTANDES / TENDAS / ESTRUTURAS
Datas | Horários | |
Desmontagem – exclusivamente para a retirada de pequenos volumes, mobiliários e eletrônicos. | 01/10/2023 e 15/10/2023 | Das 18h às 22h |
Importante:
No período de 20/09/2023 a 18/10/2023 haverá no Recinto de Exposições a presença de profissionais contratados para a segurança geral do evento, público e áreas comuns. A segurança de cada estande octanorme/tenda e dos produtos expostos é de responsabilidade de cada EXPOSITOR.
A partir do dia 19 de outubro de 2023, a REALIZADORA do evento não terá mais contrato com empresa de segurança para o monitoramento geral do Recinto de Exposições. Por tal motivo, orientamos os EXPOSITORES a não deixarem no Recinto de Exposições produtos, equipamentos ou estruturas que possam ser suprimidos ou danificados, sem a presença de segurança contratado pelo próprio EXPOSITOR.
4 – Regras de Participação
4.1 – Ocupação da área locada
• A área locada será liberada para o EXPOSITOR para montagem desde que não haja pendências financeiras e/ou contratuais com a CORREALIZADORA, bem como tenham sido atendidas todas as solicitações contidas neste Manual/Regulamento.
• A área locada não ocupada em até 12 horas antes do início do período de realização poderá ser realocada e remanejada a critério único e exclusivo da REALIZADORA e CORREALIZADORA, não cabendo ao EXPOSITOR qualquer reclamação e/ou indenização.
4.2 – Limite de operação
• É expressamente vedado ao EXPOSITOR a distribuição de panfletos ou folhetos fora dos limites do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx. Qualquer tipo de panfletagem fora dos limites deverá ser autorizado previamente pela Prefeitura Municipal de São José do Rio Preto, por meio da Secretaria de Meio Ambiente e Urbanismo.
• O EXPOSITOR poderá, dentro dos limites do Recinto de Exposições, distribuir brindes e/ou lembranças aos visitantes, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ou cartela produtos.
4.3 – Distribuições promocionais, brindes, prêmios e sorteios DISTRIBUIÇÃO PROMOCIONAL
• Será permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos nos limites do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, reservando-se à REALIZADORA o direito de fazer cessar a distribuição sempre que estiver ocasionando tumulto, aglomeração ou distúrbio coletivo.
• As vias de circulação do evento assim como estruturas do Recinto são de uso da REALIZADORA com publicidade e comunicação visual oficial do evento, devidamente patrocinada, não sendo permitida a colocação de faixas, painéis ou outras peças promocionais do EXPOSITOR, a não ser que o mesmo tenha adquirido COTA DE PATROCÍNIO.
BRINDES
• O EXPOSITOR poderá distribuir brindes a todos os PARTICIPANTES/VISITANTES, desde que expressamente vinculados ao seu nome e/ou respectiva cartela de produtos.
• Esta promoção deverá ser em escala compatível com as dimensões do estande, de forma a evitar a formação de filas e aglomerações. A PROMOTORA poderá
suspender qualquer promoção que a seu critério venha a prejudicar o evento, o acesso e a visitação a qualquer estande e/ou área de livre visitação do público.
PRÊMIOS E SORTEIOS
• A emissão das autorizações e a fiscalização das atividades relativas à distribuição gratuita de prêmios efetuada mediante sorteio, vale-brinde ou operações assemelhadas é de competência da Caixa Econômica Federal (Lei nº 5.768/1971).
• Para realização de tais sorteios é necessária a Autorização da CAIXA ECONÔMICA FEDERAL.
• A realização de sorteios sem autorização poderá ser feita se o concurso for exclusivamente cultural, artístico ou recreativo, desde que não haja subordinação a qualquer modalidade de álea (sorte) ou pagamento pelos concorrentes, nem vinculação destes ou dos contemplados à aquisição de qualquer bem, direito ou serviço.
• A autorização deverá ser concedida especificamente para o evento em questão.
• A organização da EXPO Rio Preto não tem qualquer responsabilidade sobre ações de prêmios e sorteios, devendo o realizador responder integralmente por elas.
4.4 – Shows, música ao vivo, apresentações, etc.
• O EXPOSITOR poderá promover no limite do seu estande apresentação artística, shows, etc. desde que não atrapalhe ou interfira na programação oficial da EXPO Rio Preto 2023.
• Situações especiais serão analisadas individualmente pela Comissão Organizadora e, quando for o caso, autorizadas por escrito.
4.5 – Som e música ambiente
• Todo som produzido no estande por audiovisuais, gravadores, rádios ou qualquer outro equipamento não deverá exceder o volume a ponto de trazer incomodo aos outros expositores e visitantes. É expressamente proibido o uso de amplificadores de som para mensagens de vendas de seus produtos expostos ou para promoções.
• No caso de palestras técnicas, apresentações, etc, será priorizada a utilização de ambiente fechado como salas ou auditórios específicos para esse fim.
• A organização da EXPO Rio Preto é responsável pelo recolhimento do ECAD para sonorização das áreas comuns do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
4.6 - Bebidas
• Todos os EXPOSITORES que forem realizar quaisquer atividades em seus estandes que englobem a distribuição de bebidas, deverão adquirir os produtos da marca oficial do evento e de operador credenciado pela EXPO Rio Preto, não podendo adquirir em outro local, mesmo que seja a mesma marca.
• SERÁ EXPRESSAMENTE PROIBIDO ENTRAR NO RECINTO E/OU O CONSUMO DE MARCA DE BEBIDA DIVERSA DO PATROCINADOR OFICIAL DE BEBIDAS, sujeito a imposição de multa de R$ 500,00 (quinhentos reais) em caso de autuação.
• HAVERÁ FISCALIZAÇÃO COM VISTORIA DOS VEÍCULOS NA ENTRADA DO RECINTO DE EXPOSIÇÕES PARA COIBIR A ENTRADA DE BEBIDAS NÃO AUTORIZADAS. NOS ESTANDES, CASO SEJAM OBSERVADAS MARCAS DE BEBIDAS NÃO AUTORIZADAS EM CONSUMO, ACARRETARÁ EM APLICAÇÃO DE MULTA AO EXPOSITOR.
4.7 – ECAD – Direitos Autorais
• O recolhimento da taxa de Direitos Autorais será realizado pela PROMOTORA do evento, ficando os EXPOSITORES isentos de recolhimentos individuais.
4.8 – ALVARÁ
• Haverá alvará único para o evento EXPO Rio Preto 2023, não havendo necessidade do EXPOSITOR retirar alvará individual.
• Exceção para as empresas de alimentação que deverão retirar alvarás individuais.
4.9 – Intransferibilidade
• O EXPOSITOR não poderá transferir as responsabilidades oriundas do presente manual, sublocar ou ceder total ou parcialmente a área do estande. A desistência na participação obedecerá ao disposto no contrato firmado com o CORREALIZADOR.
4.10 – Exposição de marcas parceiras
• O EXPOSITOR poderá firmar parcerias para exposição em seu estande de marcas de produtos que façam parte de seu catálogo comercial, sendo vedado, entretanto, que empresas distintas dividam a mesma área de exposição, uma vez que o CONTRATO para uso da área é individual para a empresa expositora requerente.
5 – Normas de montagem
5.1 – Responsabilidade da empresa expositora
• É de livre escolha do EXPOSITOR a contratação de empresa especializada para a montagem de seu estande. A contratação de empresa especializada para a montagem, decoração, manutenção e desmontagem do estande não isenta o EXPOSITOR da responsabilidade quanto ao cumprimento integral dos itens e prazos do presente Manual/Regulamento, assim como das obrigações contratuais.
• É de responsabilidade do EXPOSITOR certificar-se de que o Projeto de Estande foi elaborado com a supervisão e participação de responsável técnico qualificado, bem como sua execução.
• O EXPOSITOR deverá contratar os serviços de decoração de seu estande com a empresa de sua escolha.
• Jardins, flores e plantas ornamentais só serão permitidos em recipientes que não contenham terra solta, areia ou pedras, devendo o EXPOSITOR, após a desmontagem do seu estande, providenciar sua remoção.
5.2 – Projeção horizontal do estande
• A projeção horizontal de qualquer elemento de montagem, bem como de produtos expostos, poderá estender-se por até 1,5 m da área total contratada.
• Não serão permitidas projeções sobre estandes vizinhos ou áreas de circulação.
5.3 – Alvenaria
• É proibida a construção em alvenaria ou similar.
5.4 – Outros materiais
• A utilização de Lycra, Sapê e/ou tecidos deve ser objeto de aplicação de produtos antichama/antipropagadores de fogo. Deverá ser apresentado laudo técnico à PROMOTORA.
5.5 – Instalações elétricas
• As instalações elétricas realizadas pelos expositores em seus estandes deverão manter padrões de segurança sendo o expositor totalmente responsável pela execução do trabalho e por eventuais danos ou acidentes que instalações incorretas possam ocasionar.
• Serão disponibilizados em todos os estandes 01 (um) ponto de luz e 02 (dois) pontos de energia nas tensões de 110 e 220 Volts monofásico. Caso necessite de mais pontos, o EXPOSITOR deverá contratar a instalação às próprias expensas sendo totalmente responsável pela instalação e eventuais danos causados pelo serviço.
5.6 – Áreas de livre circulação
• Não é permitida a utilização das áreas de circulação, áreas de estandes vizinhos ou vãos entre os estandes para a colocação de materiais ou produtos a serem usados nos estandes. Não é permitida a colocação de caixas e/ou qualquer tipo de material nas vias de circulação. Toda a operação de montagem deverá ser realizada dentro dos limites da área locada com uma tolerância de até 1,5 m de avanço, nas áreas em que for possível avançar.
5.7 – Hidrantes
• Não é permitido qualquer tipo de fechamento onde houver hidrante, a fim de não obstruir o hidrante e a sinalização luminosa de alarme de incêndio.
ATENÇÃO
• A REALIZADORA, visando garantir segurança de todos, reserva-se o direito de embargar a montagem de qualquer estande que não obedeça normas de montagem deste Manual ou, porventura, ofereça algum perigo.
• A REALIZADORA poderá, ainda a seu critério, criar ou alterar normas aqui constantes, desde que sejam de interesse do evento como um todo e para o bem-estar coletivo. Essa decisão só será tomada após avaliação da equipe técnica da REALIZADORA ou de outros órgãos da administração pública.
• É de exclusiva e única responsabilidade do EXPOSITOR o cumprimento integral das leis e normas legais Federais, Estaduais e Municipais vigentes, sendo que a fiscalização e eventual autuação independem da REALIZADORA.
6 – Normas de segurança
• Todos os profissionais relacionados ao EXPOSITOR deverão permanecer com a identificação da empresa nas dependências do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
6.1 – Menores de idade
• Não será permitida a entrada de menores de 16 anos durante o período de montagem e desmontagem, mesmo que acompanhados de seus responsáveis.
• Os EXPOSITORES que contratarem menores de idade para seus estandes deverão apresentar uma licença específica do Juizado de Menores.
• É expressamente proibido vender, ofertar, fornecer, entregar e permitir o consumo de bebida alcoólica, ainda que gratuitamente, aos menores de 18 (dezoito) anos de idade (Lei Estadual nº 14.592/2011 e Lei Federal nº 8.069/1990), sendo responsabilidade do EXPOSITOR garantir o cumprimento das disposições legais durante o evento.
6.2 – Trajes de trabalho – E.P.I
• As equipes contratadas pelo EXPOSITOR deverão estar devidamente trajadas para atendimento ao público, identificados com camisetas / uniformes do EXPOSITOR ou crachás.
• A utilização de E.P.I é de obrigação e responsabilidade das empresas montadoras
/ expositoras, sendo importante seguir as determinações das NRS do Ministério do Trabalho.
7 – Seguros
• Os EXPOSITORES são os únicos responsáveis por qualquer lesão sofrida por seus funcionários e/ou participantes durante a permanência em seu estande, bem como danos a bens pessoais ou materiais de qualquer natureza, causados por roubo, incêndio, explosão, infiltrações de água, umidade, acidentes e outras causas de qualquer origem e fonte. Os EXPOSITORES também são responsáveis por lesões ocorridas dentro ou fora de seus estandes causadas por funcionários e/ou prepostos, e/ou danos a quaisquer bens materiais sob a sua responsabilidade.
• A REALIZADORA recomenda ao EXPOSITOR a contratação de seguros específicos de RISCOS DIVERSOS – RD e RESPONSABILIDADE CIVIL – RC que ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem e desmontagem do estande e durante o período de realização do evento.
• Na ausência da apólice ou na insuficiência dessas na cobertura dos riscos acima, caberá ao EXPOSITOR/Montador indenizar e recompor todos os danos perante a REALIZADORA, e/ou a Terceiros, independente de os danos serem permanentes ou temporários.
8 – Serviços de infraestrutura
Serviços fornecidos pela REALIZADORA e serviços sob responsabilidade do EXPOSITOR:
ITEM Fornecimento de 01 (uma) tenda 05 x 05 m ou 10 x 10 m, sem fechamentos e sem piso, nos espaços denominados ESTANDES TENDA ÁREA ABERTA. Na área denominada ESTANDES OCTNANORM PISTA DE JULGAMENTO disponibilização de estrutura conforme disposto no item 2 do Manual do Expositor | REALIZADOR | EXPOSITOR |
X | ||
Piso nos ESTANDES TENDA ÁREA ABERTA | X | |
Piso nos ESTANDES OCTANORM PISTA DE JULGAMENTO | X | |
Instalações elétricas nas áreas reservadas na forma de pontos de serviço na montagem (01 ponto de luz e 02 pontos de energia) | X | |
Necessidades de instalações elétricas nas áreas reservadas além do fornecido pela organização do evento | X | |
Iluminação geral (áreas comuns) do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | X | |
Iluminação especial interna nas áreas locadas | X |
Internet (sinal Wi-Fi básico disponível por estande para até 05 acessos) | X | |
Internet (em caso de necessidade de configurações específicas de internet a contratação deverá ser feita diretamente com a fornecedora oficial do serviço para a EXPO Rio Preto 2023 | X | |
Empresas executoras dos projetos de estandes e octanorm específicos de cada expositor | X | |
Sinalização geral do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | X | |
Nos octanormes serão disponibilizadas testeiras de 1 m x 0,50 m para colocação de adesivo com identificação visual própria a ser confeccionado e afixado pelo EXPOSITOR | X | |
Limpeza geral do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | X | |
Limpeza interna estandes | X | |
Segurança geral do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx | X | |
Segurança específica em cada estande | X |
9 – Posto médico e pronto atendimento
• O serviço de pronto-socorro médico estará em operação em datas e horários compatíveis com os períodos de realização do evento estipulados neste Manual/Regulamento, previstos em Lei.
10 – Sanitários para EXPOSITORES e PÚBLICO
• O Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx conta com estruturas de banheiros de alvenaria, sendo um adaptado, e a REALIZADORA, para a realização do evento, fará a instalação de banheiros químicos em número suficiente para o atendimento do público previsto, caso seja necessário.
11 – Estacionamento para EXPOSITOR
• O ESTACIONAMENTO da EXPO Rio Preto 2023 é gratuito e os EXPOSITORES e seus colaboradores poderão estacionar seus veículos sem qualquer custo.
• Não será permitido o estacionamento de veículos no interior do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.
• É expressamente proibido a circulação de veículos dentro do Recinto de Exposições nos horários de funcionamento da EXPO Rio Preto 2023, estando sujeito à imposição de multa no valor de R$ 300,00 (trezentos reais) em nome do expositor.
12 – Depósito de mercadorias e materiais
• Não haverá área reservada para depósito de mercadorias dos EXPOSITORES no Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx, devendo o EXPOSITOR
programar-se para suprir suas necessidades de reposição de mercadorias de forma imediata e dentro dos horários estabelecidos neste manual.
13 – Segurança Geral do Evento
• O serviço de segurança será mantido 24h pela REALIZADORA durante o período de montagem, realização e desmontagem do evento, atuando na portaria, em áreas de circulação e áreas comuns do Recinto de Exposições.
• EXPOSITORES e montadores devem manter segurança contratada em seu estande, uma vez que a REALIZADORA não se responsabiliza pelas áreas internas das tendas ou estandes em octanorm.
• O EXPOSITOR poderá contratar SEGURANÇA de empresa terceirizada devidamente credenciada pela Polícia Federal. O(s) segurança(s) deverão estar devidamente identificados.
14 – Limpeza geral do evento
• A REALIZADORA se encarregará da limpeza das áreas comuns do Recinto de Exposições, ou seja, áreas de circulação, administração e sanitários.
14.1 – Limpeza do estande
• Durante o evento, a limpeza das áreas internas dos estandes é de responsabilidade do EXPOSITOR e deverá ser realizada por seus funcionários ou empresa contratada, em horários compatíveis. Somente poderão ser utilizados funcionários próprios ou de empresa contratada devidamente identificados.
• O lixo recolhido deverá ser colocado nos contenedores ou tambores espalhados pelo Recinto de Exposições para recolhimento pela equipe de limpeza.
• Em hipótese alguma os resíduos oriundos da limpeza dos estandes poderão ser jogados nas áreas comuns ou de circulação, estando o EXPOSITOR sujeito a multa de R$ 300,00 (Trezentos reais) emitida em seu nome.
• O lixo de cada estande somente poderá ser colocado nos tambores nos horários das 8h30 e 18h30 e desde que devidamente acondicionados em sacos plásticos.
15. Serviços de apoio
• É de livre escolha do EXPOSITOR a contratação de empresas especializadas em Artes Gráficas, Assessoria de Imprensa, Buffet, Filmagens e Fotografias, Recepção, Seguros, Transportes e outros.
16 – Disposições gerais
• Todo sistema de comunicação visual para orientação dos participantes nas áreas comuns será feito exclusivamente pela REALIZADORA que tem a liberdade de comercializá-la a seu exclusivo critério;
• A locação de espaço como EXPOSITOR não dá direito à impressão ou exposição da logomarca nos materiais de comunicação oficial do evento. Para a inserção de logomarca na mídia ou materiais de divulgação oficial do evento, o EXPOSITOR deverá adquirir uma das COTAS de PATROCÍNIO disponibilizadas pela REALIZADORA.
• A locação de espaço como EXPOSITOR não dá direito ao uso das áreas comuns do Recinto de Exposições Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx para colocação de materiais como bandeiras, blimps promocionais, banners, faixas ou outros. O EXPOSITOR deverá adquirir uma das COTAS de PATROCÍNIO disponibilizadas pela REALIZADORA para esse fim.
• A fiscalização do cumprimento do regramento estabelecido neste manual, será feita pela organização do evento, responsável por garantir o cumprimento do mesmo e pela imposição das multas previstas se for o caso.
• Os casos não previstos nesse MANUAL DO EXPOSITOR serão decididos pela Comissão Organizadora da 60ª EXPO Rio Preto.
A Secretaria de Agricultura e Abastecimento e a Associação Comercial e Empresarial de São José do Rio Preto reservam-se o direito de promover alterações a este Manual conforme a necessidade e interesse do evento.
OS PROMOTORES DA EXPO 2023, POR MEIO DA COMISSÃO ORGANIZADORA, AGRADECEM A PARTICIPAÇÃO DE TODOS OS EXPOSITORES RESPONSÁVEIS POR ABRILHANTAR O EVENTO.
ESPERAMOS VOCÊ NA EXPO RIO PRETO 2024!
IMPORTANTE
AS REGRAS DE OPERAÇÃO DA EXPO RIO PRETO SE APLICAM A TODOS OS EVENTOS PARCEIROS INSERIDOS NA GRADE DE PROGRAMAÇÃO INCLUINDO LEILÕES, TORNEIO LEITEIRO, INTERTECH AGRO E OUTROS, DEVENDO SER OBEDECIDAS AS REGRAS GERAIS ESTABELECIDAS NESTE MANUAL ALÉM DAS ESPECÍFICAS REGRADAS EM MANUAIS PRÓPRIOS DE CADA EVENTO, PREVALECENDO, EM CASO DE INFORMAÇÕES DIVERGETES ENTRE OS MANUAIS, AS REGRAS GERAIS DO MANUAL DO EXPOSITOR EXPO RIO PRETO. QUALQUER SITUAÇÃO NÃO PREVISTA NESTE MANUAL DO EXPOSITOR SERÁ DECIDIDA PELA COMISSÃO ORGANIZADORA DA EXPO RIO PRETO.
PERGUNTAS FREQUENTES E RESPOSTAS
1. Posso instalar material de publicidade da minha empresa (FAIXAS, WINFLAGS, BANNERS, BLIMPS, outros) na cerca da pista de julgamento, na calçada da pista ou em outras áreas do Recinto de Exposições?
R.: Não. Não é permitida a instalação de qualquer tipo de material de divulgação da sua empresa na cerca ou no entorno da pista de julgamento ou em qualquer outra área do Recinto de Exposições. Os espaços são para uso exclusivo dos patrocinadores da EXPO Rio Preto. A publicidade do expositor deve limitar-se a área total do seu estande, sendo permitida a projeção em até 1,5 m, desde que não avance sobre áreas de passeio público, estandes vizinhos, pista de julgamentos ou outras áreas de uso comum.
2. Posso fazer distribuição gratuita de pipoca, algodão doce, etc como atração no meu estande?
R.: Depende. Em respeito aos comerciantes que fizeram o devido pagamento para estar comercializando seus produtos na EXPO Rio Preto, não é permitido utilizar como ação de marketing, qualquer tipo de produto que concorra com comerciantes instalados no evento, devendo, portanto, o expositor fazer consulta prévia à Comissão Organizadora.
3. Posso deixar meu veículo estacionado próximo ao meu estande?
R.: Não. Todo e qualquer veículo só poderá acessar o Recinto de Exposições no horário definido para reposição de mercadorias dos estandes entre às 7h e 8h30, devendo após este horário permanecer estacionado nas áreas identificadas como estacionamento durante a EXPO Rio Preto 2023. Lembrando que o estacionamento é gratuito e o veículo que estiver no Recinto de Exposições após às 8h30, será identificado e o expositor responsável será multado conforme previsto no Manual do Expositor.
4. Posso deixar meu estande fechado por algumas horas dentro do horário obrigatório de funcionamento dos expositores comerciais?
R.: Não. Os expositores comerciais deverão cumprir o horário de funcionamento definido pela organização da EXPO Rio Preto, sendo o fechamento sem autorização passível de aplicação de multa conforme previsto no manual do expositor.
5. Posso solicitar aos seguranças contratados para o evento que vigiem o meu estande?
R.: Não. Os seguranças contratados para a EXPO Rio Preto devem prestar serviços conforme orientação da organização do evento, especificamente a segurança do público, estruturas e áreas de uso comum do Recinto de Exposições. Cada expositor é responsável pela guarda de seus produtos e equipamentos instalados nos estandes.
6. Posso solicitar as equipes de limpeza contratadas para a EXPO que organizem meu estande?
R.: Não. Assim como os seguranças, as equipes de limpeza são contratadas para a manutenção do Recinto de Exposições em suas áreas comuns, banheiros, praça de alimentação, etc. O expositor é responsável pela limpeza e organização do seu estande.
7. Posso promover eventos em meu estande?
R.: Sim. O expositor é livre para promover as ações de marketing que julgar necessária para a divulgação de sua marca e produtos, podendo promover eventos de diversas naturezas, desde que não conflitantes com as proibições dispostas no Manual do Expositor.
8. Posso divulgar a participação da minha empresa na EXPO Rio Preto?
R.: Xxx, pode e deve. A participação da sua empresa na EXPO Rio Preto fortalece e engrandece o evento. Por isso, o seu trabalho de divulgação junto a seus clientes é fundamental para que o evento e seus negócios tenham sucesso. Solicite a marca oficial da EXPO Rio Preto para usar em seus materiais publicitários.
9. Posso entra com veículo no Recinto de Exposições fora do horário autorizado porque resolvi fazer uma confraternização e é necessário descarregar equipamentos de suporte?
R.: Não será autorizado. Para manutenção da ordem e segurança dos visitantes no interior do Recinto de Exposições, não será autorizada a entrada de veículos fora do horário de carga e descarga. Desta forma, programe com antecedência as atividades no seu estande para que as entregas sejam realizadas no horário autorizado.
10. Posso comprar bebidas da marca oficial de outro operador fora do Recinto de Exposições?
R.: Não. Apenas bebidas da marca oficial e adquiridas do operador oficial da EXPO Rio Preto poderão ser consumidas. Os veículos passarão por revista na entrada do Recinto e toda e qualquer bebida da marca oficial ou não, não entrará no Recinto de Exposições.
11. Haverá fiscalização de veículos e estandes para verificar trânsito de bebidas?
R.: Sim. A marca oficial de bebidas e o operador terão equipes de fiscalização para coibir o comércio e consumo de bebidas não autorizadas, incidindo, inclusive, multa ao expositor que for flagrado em situação irregular.