Controle de Versões

O objetivo deste manual é estabelecer critérios e procedimentos para a realizar a gestão dos contratos de TIC no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral do Amapá. Espera-se, com esse processo, que essas atividades passem a ser uniformizadas, seguindo os padrões e tarefas definidas nesse manual.

2 Abrangência

Este Manual de Processo de Trabalho aplica-se principalmente às unidades da Secretaria de Tecnologia da Informação, à Coordenadoria de Infraestrutura, à Coordenadoria de Soluções Corporativas e subsidiariamente, às unidades da Secretaria de Administração e Orçamento, Coordenadoria de Serviços Gerais, Seção de Acompanhamento e Gestão de Contratos.

3 Termos e definições

TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação): é o conjunto de recursos tecnológicos integrados entre si, que proporcionam, por meio das funções de hardware, software e telecomunicações, a automação e comunicação dos processos de negócios, da pesquisa científica e de ensino e aprendizagem.

Disponibilidade: Habilidade de um serviço de TI ou outro item de configuração de desempenhar a sua função acordada quando requerido.

Conformidade: é a condição de estar conforme o pretendido ou previamente estabelecido em contrato.

Medições: é o ato de verificar os índices monitorados com os níveis acordados para o serviço.

Ordem de Serviço: é um documento através do qual se formaliza o trabalho que será prestado a um cliente específico.

4 Papéis

Neste manual são três os principais papéis envolvidos no processo de gestão de contratos de TIC.

• Requisitante: Representante da área Requisitante do serviço contratado ou material adquirido.

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• Gestor do Contrato: Responsável pela gestão, acompanhamento do contrato e recebimento/ateste de serviços prestados pelas contratadas.

• Fiscal do Contrato: Responsável pela fiscalização do contrato para garantir o cumprimento de todas as cláusulas.

• Comissão de Recebimento de Equipamento de Informática e Material de Processamento de Dados: Comissão, designada pelo Tribunal Regional Eleitoral do Amapá, para efetuar o recebimento de equipamentos e materiais adquiridos.

5 Visão Geral do Processo

A gestão de contratos de TIC consiste na adoção de boas práticas para garantir o cumprimento de todas as cláusulas estabelecidas em contrato, com o estabelecimento dos macroprocessos de acompanhamento do contrato e recebimento/ateste de serviços/produtos/equipamentos e materiais, prestados ou fornecidos pelas contratadas.

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5.1.1 Diagrama do Processo

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5.2 Elementos do Processo

5.2.1 1. Iniciar Gestão

Descrição: Fazer reunião inicial com a contratada para esclarecer os detalhes do objeto a ser executado, os papéis e as responsabilidades, bem como os responsáveis de cada parte.

Entradas: Contrato, Edital de Licitação, Termo de Referência

Saídas: Reunião, Ata de Reunião

Atividades:

1- Reunir: Organizar e promover a reunião de início de contrato do objeto Lavrar ata: Xxxxxx a Ata de Reunião e colher as assinaturas dos participantes Ferramentas: Ata de Reunião

Executantes: Gestor do contrato, Fiscal do Contrato, Contratada.

5.2.2 2. Monitorar Disponibilidade

Descrição: Medir os níveis de disponibilidade dos serviços prestados e comparar os resultados com os requisitos estipulados no contrato.

Entradas: Contrato

Saídas: Chamado para solicitação de serviço destinado à solução de problema técnico

Atividades: Monitorar a disponibilidade dos serviços

Ferramentas: Zabbix

Executantes: Requisitante

5.2.3 3. Realizar Medições

Descrição: Realizar medições no serviço executado, por meio da compilação das informações do monitoramento da disponibilidade. Identificar o cumprimento ou não dos requisitos contratuais, Entradas: Contrato, Processo Administrativo, Ordem de Serviço, Chamado, Sistema de monitoramento

Saídas: Registro no Sistema de Monitoramento, emitir chamado a contratada se for o caso

Atividades: Monitorar a disponibilidade dos serviços Ferramentas: Zabbix, Sistema Eletrônico Informatizado - SEI Executantes: Requisitante

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5.2.4 4. Emitir Chamado à Contratada

Descrição: Abrir um chamado, junto à contratada, para a solução de um problema, conforme previsto no contrato.

Entradas: Problema técnico detectado

Saídas: Chamado aberto

Atividades:

1- Criar o chamado: Formalizar a abertura de um chamado, junto à contratada, conforme mecanismos definidos no contrato (por telefone, e-mail, integração de sistemas, aplicativo web etc.)

2- Registrar o Chamado: Registrar o chamado no Controle de Entrega de Serviços ou no Software utilizado pelo Tribunal

Ferramentas: Zabbix, Sistema de Gestão de Contrato, Sistema Eletrônico Informatizado - SEI

Executantes: Fiscal do Contrato

5.2.5 5. Acompanhar a Entrega do Serviço/Software

Descrição: Atividade de acompanhamento da entrega do serviço ou software previsto no Contrato, na Ordem de Serviço ou no Chamado

Considerações importantes: Não conformidades durante esta tarefa são registradas, na Ordem de Serviço ou no sistema de controle utilizado para o contrato.

Entradas: Chamado ou Ordem de Serviço

Saídas: Chamado, Ordem de Serviço ou registro no sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados

Atividades:

1- Acompanhar a execução: Verificar a execução do trabalho ou a entrega do serviço/software contratado. Acompanhar os técnicos da contratada, quando necessário.

2- Registrar ocorrências: Registrar as datas e os horários de início de atendimento, conclusão e demais prazos no Controle de Entrega de Serviços ou Software, quando necessário. Registrar não conformidades na execução do serviço no Controle de Entrega de Serviços ou Software.

3- Absorver conhecimento: Absorver o conhecimento gerado na execução do serviço, quando aplicável.

Ferramentas: Sistema Eletrônico de Informações - SEI

Executantes: Fiscal do Contrato

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5.2.6 6. Conferir Nota Fiscal Serviço/Software

Descrição: Conferir os dados da nota fiscal de serviços/software, como valor, descrição dos serviços, CNPJ, nota de empenho, etc.

Entradas: Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados e Nota Fiscal emitida pela Contratada

Saídas: Encaminhamento para correção da nota fiscal, caso necessário

Atividades:

1- Receber nota fiscal: Receber a Nota Fiscal da contratada.

2- Conferir: Conferir os dados da Nota Fiscal, como valor, descrição dos serviços, CNPJ, nota de empenho, utilizando Controle de Entrega de Serviços ou Software. Caso a Nota Fiscal apresente problemas, encaminhá-la para correção.

Ferramentas: Sistema Eletrônico de Informações - SEI

Executantes: Fiscal do Contrato

5.2.7 7. Realizar Recebimento Definitivo

Descrição: Realizar o recebimento definitivo do serviço/software

Considerações Importantes: Em caso de compra direta, utiliza-se o Ateste do Recebimento serviço/software como recebimento definitivo.

Entradas: Nota Fiscal. Opcionalmente, o Contrato, o Edital da Licitação ou o Parecer Técnico do Recebimento de serviço/software

Saídas: Termo de Recebimento Definitivo

Atividades:

1- Elaborar o termo de recebimento definitivo: Informar as datas de recebimento e o número de contrato/compra..

2- Colher assinatura: Colher a assinatura do Fiscal do Contrato ou do Gestor do Contrato para os casos de compra direta.

Modelo de documento: Termo de Recebimento Definitivo

Executantes: Fiscal do Contrato

5.2.8 8. Atestar Nota Fiscal

Descrição: Atestar a nota fiscal de serviços enviada pela Contratada.

Entradas: Nota Fiscal e Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados Saídas: Registro no Sistema de Controle de entrega dos Serviços ou Softwares contratados, Nota Fiscal com o ateste, Processo Administrativo, Relatório enviado pela contratada descrevendo os prazos e serviços executados.

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Atividades:

1- Elaborar ateste e assinar: Elaborar o ateste da execução do serviço e assinar.

2- Juntar documentação: Juntar Nota Fiscal, Ateste da Execução do Serviço, Controle de Entrega de Serviços ou Software, Relatório de Execução de Serviços, Ordem de Serviço e Chamado no Processo Administrativo – PA.

3- Encaminhar Pagamento: Encaminhar o Processo Administrativo – PA para a Seção de Liquidação por meio do SEI

Modelo de documento: Ateste de Serviço/Software Ferramentas: Sistema Eletrônico de Informações - SEI Executantes: Fiscal do Contrato

5.2.9 9. Aplicar Sanções Contratuais

Descrição: Aplicar sanções administrativas conforme previsto no etial, contrato, etc.

Entradas: Contrato, Edital de Licitação, Termo de Referência

Saídas: Notificação à contratada

Atividades:

1- Comunicar: Comunicar a contratada das sanções adotadas

2- Registar: Registrar no SEI e aguardar o prazo para manifestação/defesa da contratada

Ferramentas: Sistema Eletrônico de Informações - SEI

Executantes: Gestor do contrato, Contratada

5.2.10 10. Encaminhar para Administração Sugerindo Rescisão Descrição: Encaminhar para Administração sugerindo a rescisão contratual Entradas: Processo Administrativo instruído

Saídas: Notificação à contratada

Atividades:

1- Instruir: Instruir o Processo Administrativo com base das irregularidades apresentadas e o não cumprimento por parte da contratada, sugerindo a rescisão do contrato

2 - Comunicar: Comunicar a contratada

3- Registar: Registrar no SEI e aguardar o prazo para manifestação/defesa da contratada

Ferramentas: Sistema Eletrônico de Informações - SEI

Executantes: Gestor do contrato

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5.2.11 11. Emitir Ordem de Serviço

Descrição: Emitir uma ordem de serviço para a execução de um serviço, conforme previsto no contrato.

Entradas: Escopo do serviço a ser executado definido no contrato

Saídas: Ordem de serviço emitida

Atividades:

1- Preencher: Preencher a Ordem de Serviço, descrevendo detalhadamente o escopo, o prazo, o custo, as datas, as entregas e as demais informações definidas no contrato.

2- Assinar: O Gestor do Contrato e o Requisitante do Serviço devem assinar a Ordem de Serviço.

3- Obter o aceite da contratada: Enviar a Ordem de Serviço à contratada, para tomar ciência e assinar.

Ferramentas: Ordem de Serviço

Executantes: Fiscal do Contrato

5.2.12 12. Receber Equipamento/Material Provisoriamente

Descrição: Efetuar o recebimento provisório do material adquirido em uma contratação. Considerações importantes: O recebimento poderá ser executado por um representante da STI ou por um representante da Coordenadoria de Material e Patrimônio.

Entradas: Nota Fiscal

Saídas: Recibo atestando a entrega quantitativa de material adquirido

Atividades:

1- Verificar quantitativo: Contar as quantidades entregues

2- Assinar recibo de entrega: Caso a contagem esteja correta, assinar o recibo de entrega. Caso a contagem não esteja correta, entrar em contato com a empresa para que tome a ação necessária.

Executantes: Comissão de Recebimento de Equipamentos de Informática e de Materiais de Processamento de Dados - Portaria 242/2017

5.2.13 13. Avaliar a Especificação Técnica

Descrição: Avaliar se o material entregue está de acordo com as especificações técnicas previstas na contratação.

Considerações importantes: Os itens recebidos devem estar de acordo com a especificação técnica contratada. A especificação técnica poderá estar contida no Edital de Licitação, Contrato, Nota de Empenho ou no próprio orçamento da empresa (para o caso de compra direta).

Entradas: Nota Fiscal. Opcionalmente, o Contrato ou o Edital da Licitação

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Saídas: Parecer Técnico do Recebimento de Material adquirido

Atividades:

1- Conferir especificação técnica: Conferir se o material recebido possui as especificações técnicas constantes na contratação. Essa conferência é feita efetuada sobre uma amostra do material adquirido.

2- Emitir parecer: Emitir parecer atestando se a especificação confere. Esse parecer, dependendo da natureza da contratação, poderá ser feito em forma de um memorando, um e-mail ou um ateste na Nota Fiscal. Caso o material não esteja de acordo com a especificação, entrar em contato com a empresa para que tome a ação necessária.

Executantes: Comissão de Recebimento de Equipamentos de Informática e de Materias de Processamento de Dados - Portaria 242/2017

5.2.14 14. Conferir Nota Fiscal do Equipamento/ Material

Descrição: Conferir os dados da nota fiscal de materiais, como valor, descrição dos serviços, CNPJ, nota de empenho, etc.

Entradas: Nota Fiscal

Saídas: Encaminhamento para correção da nota fiscal, caso necessário

Atividades:

1- Receber Nota Fiscal: Receber a Nota Fiscal da contratada.

2- Conferir: Conferir os dados da Nota Fiscal, como valor, descrição dos materiais, CNPJ e nota de empenho. Caso a Nota Fiscal apresente problemas, encaminhá-la para correção.

Ferramentas: Sistema Eletrônico de Informações - SEI

Executantes: Comissão de Recebimento de Equipamentos de Informática e de Materiais de Processamento de Dados - Portaria 242/2017

5.2.15 15. Realizar Recebimento Definitivo

Descrição: Realizar o recebimento definitivo do material adquirido.

Considerações Importantes: Em caso de compra direta, utiliza-se o Ateste do Recebimento dos Materiais como recebimento definitivo.

Entradas: Nota Fiscal. Opcionalmente, o Contrato, o Edital da Licitação ou o Parecer Técnico do Recebimento de Material adquirido

Saídas: Termo de Recebimento Definitivo pela Comissão de Recebimento de Materiais

Atividades:

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1- Elaborar o termo de recebimento definitivo: Informar as datas de recebimento e o número de contrato/compra.

2- Colher assinaturas: Colher as assinaturas dos integrantes da Comissão de Recebimento de Materiais ou do Gestor do Contrato para os casos de compra direta.

Modelo de documento: Termo de Recebimento Definitivo

Executantes: Comissão de Recebimento de Equipamentos de Informática e de Materiais de Processamento de Dados - Portaria 242/2017

5.2.16 16. Atestar Nota Fiscal

Descrição: Atestar a nota fiscal de material enviada pela Contratada.

Entradas: Nota Fiscal

Saídas: Nota Fiscal com o ateste, registro no SEI, Processo Administrativo enviado para pagamento.

Atividades:

1- Verificar Nota Fiscal: Receber Nota Fiscal atestada

2- Juntar documentação: Juntar Nota Fiscal, Ateste da entrega e conformidade do material

3- Encaminhar Pagamento: Encaminhar o Processo Administrativo – PA para a Seção de Liquidação por meio do SEI

Modelo de documento: Ateste de Entrega de Material Ferramentas: Sistema Eletrônico de Informações - SEI Executantes: Fiscal do Contrato

6 Ferramentas Utilizadas no Macroprocesso

• Software Zabbix: Software utilizado pela Coordenadoria de Infraestrutura para monitoramento de disponibilidade dos serviços.

• Sistema de Gestão de Contratos: Sistema para acompanhamento dos contratos – SIAC, desenvolvido pelo Tribunal Superior Eleitoral.

• Sistema Eletrônico de Informações - SEI: desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa.

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