DOCUMENTATIA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE PRESTARI SERVICII HOTELIERE SI DE RESTAURANT PENTRU ORGANIZAREA SEMINARULUI NATIONAL
DOCUMENTATIA DE ATRIBUIRE A CONTRACTULUI DE PRESTARI SERVICII HOTELIERE SI DE RESTAURANT PENTRU ORGANIZAREA SEMINARULUI NATIONAL
“EDUCATIA COPIILOR DIN COMUNITATILE DEFAVORIZATE”
Cod CPV 55100000-0 – Servicii hoteliere, de restaurant si de vanzare cu amanuntul
I. INFORMATII GENERALE
I.1. Achizitor
Achizitor | FUNDAŢIA ROMA EDUCATION FUND ROMANIA, Str. Vaselor, nr. 60, etj. 2, xxxxxx 0, Xxxxxxxxx, Xxxxxxx; Tel: 000 0000 000; Fax: 000 0000000 Adresa de internet: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx Persoana de contact: Xxxxxxxxx - Xxxxx Xxxxxx, tel: 0000 000 000; 0000 000 000; E-mail: xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx |
Calitatea achizitorului | Beneficiar al proiectului cofinantat din Fondul Social European prin intermediul Programului Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007 – 2012-“Şcoală după Şcoală – primul pas pentru succesul şcolar şi profesional”, contract nr. POSDRU/91/2.2/S/55876 |
I.2. Informatii privind depunerea ofertei
a. Termen limita de depunere a ofertei: 18.06.2012, ora 17.00 Data limita de solicitare a clarificarilor: 15.06.2012, ora 13.00 Data limita de raspuns la clarificari: 15.06.2012, ora 18.00
b. Adresa unde se primesc ofertele: Xxx. Xxxxxxx, xx. 00, xxx 0, xxxxxx 0, Xxxxxxxxx, Xxxxxxx.
c. Procedura aplicata pentru atribuirea contractului de prestari servicii: Procedura de cercetare a pietei
– studiu de piata, desfasurată conform instructiunii AMPOSDRU nr 26 din 31.08.2010, privind efectuarea achizitiilor publice necesare implementarii proiectelor finantate prin POSDRU 2007 – 2013
II.TERMENII DE REFERINTA
Fundatia Roma Education Fund Romania este o organizatie non-guvernamentala constituita in anul 2009, avand ca obiect de activitate codul CAEN 9609 - Alte activitati de servicii n.c.a. si ca principal scop ameliorarea decalajelor existente intre populatia de romi si ne-romi din punctul de vedere al educatiei. In vederea atingerii misiunii sale, REF Romania militeaza impotriva segregarii sistemului educational si promoveaza politici educationale de calitate pentru populatia roma.
Prezentul contract de prestari servicii este cofinantat din Fondul Social European prin intermediul proiectului “Școală după școală – primul pas pentru succesul școlar și profesional”, contract nr. POSDRU/91/2.2/S/55876. Durata contractului este de 30 de zile de la data semnarii acestuia de catre ambele parti.
Scopul prezentului contract este achizitia de servicii hoteliere si de restaurant necesare pentru organizarea, in cadrul sus – mentionatului contract de finantare, de catre Fundatia Roma Education Fund Romania, in parteneriat cu Ministerul Educatiei, Cercetarii, Tineretului si Sportului, Centrul Cultural al Romilor “O Del Amenca”, Centrul de Resurse pentru Comunitatile de Romi si Centrul Romilor “Amare Rromentza, a unui seminar cu tema “Educatia copiilor din comunitatile defavorizate” in data de 28.06.2012. Numarul estimat al participantilor la eveniment este de 75 de persoane, insa, dat fiind interesul manifestat, la nivel de preocupare activa in vederea influentarii politicilor publice, de catre factorii interesati de programele “scoala dupa scoala”, fie in sensul elaborarii, implementarii sau finantarilor acestora, este posibil ca numarul participantilor sa se suplimenteze (maxim 100 persoane) Numarul final de participanti, dar si agenda finala a evenimentului (cu precizarea orelor la care se vor servi pauzele de cafea si pranzul) vor fi comunicate Ofertantului cu 24 de ore inainte de ziua evenimentului.
II. 1. OBIECTUL CONTRACTULUI
Obiectul acestui contract il reprezinta prestarea serviciilor hoteliere si de restaurant asa cum sunt ele descrise mai jos. Cerintele mentionate sunt minime si obligatorii. Nu se accepta niciun fel de deviere de la acesta iar orice oferta care nu respecta cerintele prezentului Caiet de Xxxxxxx va fi declarata neconforma.
Pentru buna desfasurare a seminarului regional “Educatia copiilor din comunitatile defavorizate”,
Fundatia Roma Education Fund Romania doreste achizitionarea urmatoarelor categorii de servicii:
1. Servicii de cazare cu mic dejun inclus pentru o parte din participantii la seminar
2. Servicii de restaurant (pauze de cafea, dejun, cină)
3. Servicii de inchiriere sala de conferinte
II. 2. DESCRIEREA SERVICIILOR
II.2.1. Cerinte Generale
Unitatea hoteliera propusa pentru desfasurarea evenimentului trebuie sa fie incadrata la un standard minim de 4 stele (****) si sa fie situata in centrul orasului Bucuresti, pe o raza de maxim 5 km de kilometrul 0 al orasului.
Unitatea hoteliera trebuie sa beneficieze de un spatiu special amenajat pentru servirea pranzului (restaurant sau foyer) care sa fie amplasat in apropierea salii de conferinta, pentru a nu se afecta buna – desfasurare a evenimentului. Restaurantul trebuie sa dispuna de un minim de 100 de locuri iar in situatia in care unitatea dispune de un foyer, acesta trebuie sa permita amenajarea spatiului pentru dejun si pauzele de cafea pentru acelasi numar de oameni. Operatorul economic trebuie să îşi organizeze programul de prestare a serviciilor şi suportul logistic astfel încât toţi participanţii să poată servi masa de prânz într-un interval de timp de maxim o oră.
Hotelul trebuie sa fie dotat si cu o sala de conferinta suficient de spatioasa incat sa acomodeze un numar maxim de 100 participanti in aranjament amfiteatru sau teatru.
Pe langa serviciile descrise mai sus, operatorul economic va pune la dispozitie si resurse umane care sa asigure suport permanent pentru buna desfasurare a evenimentului, delegand cel putin o persoana ca si interfata intre Achizitor si Prestator, persoana care va raspunde tuturor solicitarilor acestuia atat in zilele premergatoare desfasurarii seminarului cat si pe perioada evenimentului (in intervalul de timp 8.30 – 18.30).
II.2. Cerinte specifice
II.2. 1. Servicii de cazare
Fundatia Roma Education Fund Romania doreste sa achizitioneze servicii de cazare pentru un numar de minim 24 si maxim 34 de participanti care vor sosi la hotel in a doua jumatate a zilei de 27.06.2012 si se vor decaza in data de 28.06.2012. Participantii vor parasi camerele la ora recomandata de hotel, insa hotelul are obligatia de a asigura un spatiu de depozitare a bagajelor participantilor pana la ora la care seminarul se va incheia iar acestia vor parasi hotelul.
Participantii vor fi cazaţi in camere duble, iar in situatia in care numarul acestora este unul impar, persoanelor fara pereche li se vor asigna camere single. Diagrama de cazare va fi pusa la dispozitie de Achizitor cel tarziu la data de 26.06.2012.
Numarul minim de camere preconizat a se ocupa cu ocazia acestui eveniment este de 12 camere duble si 2 single. Ofertantul va rezerva in plus fata de cantitatile prezentate mai sus un numar de 5 camere
duble, pentru situatia in care numarul persoanelor din provincie care vor confirma prezenta la eveniment va creste pana la 34.
Camerele ofertate vor fi spatioase, luminoase, curate si vor beneficia de aer conditionat, televizor, cablu tv, telefon, internet wireless, minibar, baie cu cada/cabina de dus si uscator de par.
Micul dejun va fi inclus în tariful camerei. Toate costurile suplimentare determinate de servicii comandate la hotel de către participanţi (mini-bar, room-service, servicii de spălătorie, convorbiri telefonice etc) vor fi achitate de către participanţi înainte de plecare. Operatorul economic va pune la dispoziție personal pentru înregistrarea participanţilor, rezolvarea operativă a formalităţilor de cazare, informarea participanţilor asupra oricăror elemente ce necesită interes din partea participanţilor.
II.2. 3. Servicii de restaurant
Serviciile de restaurant tip cina vor fi furnizate doar pentru acei participanti care se vor caza in preziua evenimentului si vor fi furnizate in restaurantul propriu al hotelului in intervalul orar 19.00 – 22.00. Cina va fi servita la farfurie.
Pentru cina, participantii vor avea de ales intre 3 meniuri fixe care fiecare vor consta din :
- 1 salata – antreu – minim 300 gr. (ex: salata de boeuf, de cruditati, salata de vinete, Xxxxxxx, Xxxxxx, Niçoise, etc.);
- 1 fel II – 250 gr. (preparat din carne de vita, porc, pui sau peste – minim 100 gr. - cu garnitura si salata sau alt fel de mancare de tip paste, lasagna, musaca, ostropel, etc.
- Apa minerala – plata sau carbogazoasa, 0,5 l / persoana.
- Paine alba sau neagra la discretie
Orice bauturi alcoolice comandate vor fi achitate de participanti.
Serviciile de restaurant tip pranz vor fi servite sub forma de bufet suedez si vor fi furnizate pentru toti cei 75 de participanti la seminarul din ziua de 28.06.2012, intr-o singura serie, in restaurantul propriu al hotelului. Pranzul trebuie sa fie alcatuit din urmatoarele produse :
• Minim 2 feluri de salata antreu (ex: salata de boeuf, de cruditati, salata de vinete, Xxxxxxx, Xxxxxx, Niçoise, etc.);
• Minim 2 feluri de gustari calde (crochete de cascaval, chiftelute de legume, ciuperci umplute, rulouri cu sunca, etc.)
• Minim 2 feluri de mancare pe baza de carne - (ex: pui, porc, vita, peste), gatite in modalitati diferite (la gratar, la cuptor, cu sos, etc)
• Minim 2 variante pentru garnituri (de ex. legume gratinate, cartofi pai, ciuperci sote, cartofi taranesti);
• Minim 2 feluri de salata de sezon (verde, asortata, muraturi etc.);
• Minim 3 variante de desert (fructe, prajituri)
• Minim 2 sortimente de paine – alba si neagra
• Cafea, ceai (cu lapte si indulcitor-miere, zahar, zaharina) – 50 ml/persoana
• Apa plata/ carbogazoasa/suc natural (la alegere) – 0.5 l/persoana
Serviciile tip pauza de cafea vor fi servite in trei serii, in apropierea salii de conferinta in care se deruleaza seminarul. Prima pauza de cafea va fi servita la inceputul evenimentului, in jurul orei 9.00, a doua pauza de cafea in jurul orei 11.00 iar cea de-a treia in jurul orei 16.00.
Pauzele de cafea pot fi organizate in foyer-ul hotelului (daca hotelul prezinta unul) si vor avea ca si continut minim, urmatoarele articole :
• Cafea naturala proaspata, 50 ml/persoana
• Ceai (pliculet) – cel putin trei sortimente (negru, verde, fructe)
• Lapte condensat sau lapte proaspat pentru cafea/ceai
• Miere, zahar si indulcitor artificial la stick/plic pentru indulcirea ceaiului/cafelei;
• Produse de patiserie/cofetarie (minim doua sortimente); 100 gr/persoana
• Apa minerala – plata si carbogazoasa, 0,5 l/persoana, la alegere
Pe langa cele mentionate mai sus, Ofertantul va pune la dispozitie si produse precum serveţele, pahare, căni, linguriţe, etc. dar si personal specializat insarcinat cu servirea sau distribuirea produselor.
II.2.1. Servicii de inchiriere de sali de conferinta
Sala de conferinta propusa trebuie sa beneficieze de iluminare adecvata, nu trebuie sa prezinte bariere de comunicare (ziduri, coloane, pereti, etc) si trebuie sa fie dotata cu aer conditionat, internet wireless gratuit, prezidiu si pupitru pentru vorbitori si mese si scaune confortabile pentru participanti. In ce priveste dotarile specifice, sala trebuie sa beneficieze de videoproiector, ecran de proiectie cu diagonala minima de 2 metri si sistem de sonorizare performant.
De asemenea, in apropierea salii de conferinta, trebuie asigurat un punct de înregistrare a participanţilor într-un spaţiu adecvat pentru intampinarea şi notarea participanţilor pe listele de prezenţă, pentru informarea şi îndrumarea acestora, precum şi pentru distribuirea mapelor de seminar.
Operatorul economic va prezenta în propunerea tehnică următoarele elemente:
✓ Imagini edificatoare cu hotelul propus pentru indeplinirea contractului – exterior si interior – atat ale camerelor cat si ale salii de conferinta, insotite de o descriere amanuntita a facilitatilor puse la dispozitie
✓ Propunerile de meniuri pentru pranz, cina si pauze de cafea
Oferta castigatoare se va determina in baza criteriului “pretul cel mai scazut” prin compararea pretului total ofertat pentru serviciile descrise mai sus pentru un numar de 75 de persoane. Pretul contractului poate fi modificat in cazul suplimentarii numarului de participanti la seminar (suplimentandu-se astfel si numarul de pranzuri si coffee-break-uri dar si numarul de camere) situatie in care operatorul economic va fi informat in prealabil despre acest lucru.
II. 3. CONDITII DE RECEPTIE, FACTURARE SI PLATA
Plata serviciilor prestate se va efectua prin transfer bancar in termen de maxim 30 zile de la primirea de catre Achizitor a facturii emise de Ofertant la incheierea seminarului. Factura se va emite dupa receptia serviciilor. Receptia serviciilor va fi consemnata printr-un proces verbal de receptie intocmit in 2 exemplare, unul pentru Achizitor si unul pentru Prestator.
III. FORMULARE
OFERTANTUL FORMULARUL 1
(denumirea/numele)
SCRISOARE DE INAINTARE
Către: Fundatia Roma Education Fund Romania Adresa: Xxx. Xxxxxxx, xx. 00, xxx 0, xxxxxx 0, Xxxxxxxxx
Ca urmare a anuntului de participare publicat pe site-ul xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx , privind desfasurarea procedurii de prospectiune de piata pentru atribuirea contractului de prestari servicii serviciile hoteliere si de restaurant pentru organizarea seminarului “Educatia copiilor din comunitatile defavorizate” organizat in cadrul proiectului “Şcoală după Şcoală – primul pas pentru succesul şcolar şi profesional”, Contract nr. POSDRU/91/2.2/S/55876, noi, (denumirea/numele si sediul/adresa operatorului economic) va transmitem alaturat oferta noastra (Propunerea Tehnica si Formularul de Propunere Financiara cu anexa)
Avem speranta ca oferta noastra este corespunzatoare si vă va satisface cerintele Data completarii :
Cu stima, Ofertant,
(numele, semnătura autorizată şi ştampilă)
FORMULAR DE OFERTA FINANCIARA
Către: Fundatia Roma Education Fund Romania
Adresa: Xxx. Xxxxxxx, xx. 00, xxx 0, xxxxxx , Xxxxxxxxx, Xxxxxxx Doamnelor si Domnilor,
1. Examinând documentaţia de atribuire, subsemnatul, reprezentant al ofertantului (denumirea/numele si sediul/adresa ofertantului ), ne oferim ca, în conformitate cu prevederile şi cerinţele cuprinse în documentaţia mai sus menţionată, să prestam serviciile hoteliere si de restaurant pentru organizarea seminarului “Educatia copiilor din comunitatile defavorizate”, asa cum sunt descrise in Termenii de Referinta pentru suma de (suma în litere şi în cifre) RON, plătibilă după recepţia serviciilor, la care se adaugă taxa pe valoarea adăugată în valoare de (suma în litere şi în cifre) RON.
2. Ne angajăm ca, în cazul în care oferta noastră este stabilită câştigătoare, să prestam serviciile mentionate in intervalul de timp stabilit.
3. Ne angajăm să menţinem această ofertă valabilă pentru o durată de 30 zile, respectiv până la data de (ziua/luna/anul), şi ea va rămâne obligatorie pentru noi şi poate fi acceptată oricând înainte de expirarea perioadei de valabilitate.
4. Până la încheierea şi semnarea contractului de achiziţie publică această ofertă, împreună cu comunicarea transmisă de dumneavoastră, prin care oferta noastră este stabilită câştigătoare, vor constitui un contract angajant între noi.
Data:
(numele şi prenume)
(semnatura şi ştampilă),
in calitate de , legal autorizat sa semnez oferta pentru si in numele
(denumire/nume operator economic)
CENTRALIZATOR DE PRETURI
Nr. Crt. | Denumirea serviciilor | Nr participanti | Nr solicitat/zi | Cantitate totala | Pret unitar fara TVA | Pret total fara TVA |
I. | Servicii cazare cu mic dejun inclus | |||||
a. | Camere single | 2 | 1 | 2 | ||
b. | Camere duble | 12 | 1 | 12 | ||
II. | Servicii de restaurant | |||||
x. | Xxxx 27.06.2012 | 24 | 1 | 24 | ||
b. | Dejun 28.06.2012 | 75 | 1 | 75 | ||
c. | Pauze de cafea | 75 | 3 | 225 | ||
III. | Servicii de inchiriere sala de conferinte | |||||
a. | Sala de conferinta | 1 | - | |||
TOTAL | ||||||
Data completarii :
Ofertant,
(numele, semnătura autorizată şi ştampilă)