STANDARD OCUPAŢIONAL

Ocupaţia: RESPONSABIL PROCES

Domeniul: Administraţie şi servicii publice

COD COR: 241931

2008

Iniţiator de proiect: QCERT SRL Suceava

în cadrul proiectului Phare „Competent & Competitiv” - Formare continuă pentru creşterea competentelor şi competitivitate

în întreprinderile din regiunea NORD – EST, Contract de grant Phare / 2004 / 016 - 772.04.02.02.01.01.125

Echipa de redactare a standardului ocupaţional:

Xxxxxxxx Xxxxx, inginer, formator în managementul proiectelor şi managementul proceselor, Philean Consult SRL Bucureşti

Xxxxx Xxxxxxxxx, inginer, manager proiect, QCERT SRL Suceava

Echipa de validare / Referenţi de specialitate:

Standardul a fost validat de specialişti desemnaţi de Comitetul sectorial Administraţie şi servicii publice.

Descrierea ocupaţiei

Responsabilul de proces răspunde de verificarea capabilităţii şi stabilităţii procesului, ca aspect esenţial pentru controlul calităţii şi îmbunătăţirea performanţelor procesului.

Responsabilul de proces trebuie să monitorizeze, măsoare şi controleze procesele de care răspunde. Controlul proceselor asigură stabilitatea şi predictibilitatea rezultatelor, ceea ce conferă riscuri mai scăzute în relaţia cu clienţii, respectiv cheltuieli reduse de eliminare a neconformităţilor şi creşterea satisfacţiei clienţilor prin scăderea şi respectarea duratei de livrare a produselor.

Pentru a-şi desfăşura activităţile, responsabilul de proces trebuie să deţină o serie de cunoştinţe teoretice de bază şi generale iniţiale şi o serie de competenţe generale şi specifice referitoare la managementul proceselor, ca: organizarea locului de muncă, analiza procesului, managementul procesului, identificarea caracteristicilor specifice ale procesului şi a metodelor adecvate de control, rezolvarea problemelor curente, îmbunătăţirea performanţelor procesului şi competenţe fundamentale: dezvoltare personală continuă, comunicarea informaţiilor.

Responsabilul de proces trebuie să deţină aptitudinile necesare pentru a putea să îndeplinească cerinţele legate de această ocupaţie: atenţie, îndemânare, corectitudine, spirit de echipă, putere de analiză şi decizie, adaptabilitate la situaţii noi, rezistenţă la factori de stres etc.

Standardul ocupaţional pentru Responsabilul de proces este aplicabil indiferent de domeniul de activitate al firmelor sau organizaţiilor în care îşi desfăşoară activitatea metodistul, responsabilul de proces, specialistul îmbunătăţire procese sau managerul îmbunătăţire procese.

Pentru atingerea obiectivelor specifice ocupaţiei, Responsabilul de proces operează cu o serie de instrumente de lucru: metode şi tehnici de analiză a proceselor; metode şi tehnici de control al proceselor; metode şi tehnici de identificare a fluxului de valoare pentru realizarea produselor şi/sau serviciilor furnizate de procesul de care răspunde; metode şi tehnici de organizare eficientă a locului de muncă (5S); principii şi instrumente ale sistemului Lean de management.

UNITĂŢI DE COMPETENŢĂ

Categorii de competenţe	Nr. crt.	Titlul unităţii
Fundamentale	1.	Dezvoltarea personală continuă
	2.	Comunicarea informaţiilor
	3.	Rezolvarea problemelor curente
Generale pe domeniu	4.	Organizarea locului de muncă
Specifice ocupaţiei	5.	Analiza procesului
	6.	Managementul procesului
	7.	Identificarea caracteristicilor specifice ale procesului şi a metodelor adecvate de control
	8.	Îmbunătăţirea performanţelor procesului

UNITATEA 1 DEZVOLTAREA PERSONALĂ CONTINUĂ

Descriere

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru realizarea eficientă a activităţilor de monitorizare, control şi îmbunătăţire a proceselor. Dezvoltarea profesională se face pornind de la diagnosticarea propriilor nevoi de dezvoltare profesională şi de la necesităţile

organizaţiei.

Elemente de competenţă	Criterii de realizare
1. Identifică nevoile proprii de pregătire profesională	1.1. Nivelul propriu de pregătire profesională este evaluat corect. 1.2. Necesarul de instruire este stabilit şi analizat prin prisma rezultatelor autoevaluării activităţii. 1.3. Nevoile de perfecţionare şi autoperfecţionare sunt identificate în raport cu cerinţele din domeniul de activitate.
2. Stabileşte sursele şi formele de pregătire profesională	2.1. Sursele de instruire sunt identificate corect, prin raportare la posibilităţile concrete de documentare. 2.2. Sursele şi formele de pregătire profesională sunt analizate cu discernământ, în ceea ce priveşte calităţile şi avantajele lor specifice. 2.3. Formele de pregătire sunt alese cu obiectivitate, în corelare cu posibilităţile existente. 2.4. Sursele şi formele de pregătire sunt stabilite cu atenţie, în sensul asigurării eficienţei pregătirii.
3. Participă la diverse forme de perfecţionare	3.1. Perfecţionarea se realizează prin participarea activă, urmărindu-se permanent obiectivele propuse. 3.2. Instruirea este considerată ca fiind eficientă, dacă se asigură însuşirea în timp optim a cunoştinţelor necesare. 3.3. Instruirea este considerată ca fiind completă, dacă se asigură nivelul de pregătire profesională solicitat la nivelul de progres tehnic din domeniul de activitate. 3.4. Autoperfecţionarea se realizează continuu prin receptarea promptă a oricărui gen de informaţie relevantă pentru domeniul de activitate.

Gama de variabile

▫ Nevoile de dezvoltare a competenţelor personale şi profesionale se pot referi atât la sectorul/domeniul specific de activitate, cât şi la activităţile proprii pentru ocupaţiile considerate.

▫ Oportunităţile pentru dezvoltarea propriilor competenţe se pot referi la programe de formare profesională, consultanţă şi consiliere în domeniul respectiv de activitate, utilizarea de surse de informare existente (clasice sau electronice), participarea la conferinţe, simpozioane, discuţii şi mese rotunde, realizarea de studii, cercetări şi lucrări proprii.

▫ Sursele de informare privind specialitatea proprie sau metodologia de îmbunătăţire a proceselor pot fi: lucrări tipărite sau electronice, experţi, consultanţi sau alte resurse practice şi ştiinţifice, materiale obţinute la expoziţii, conferinţe, mese rotunde simpozioane

▫ etc.

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

▫ Cunoştinţe iniţiale de bază, specifice domeniului de activitate

▫ Conjunctura specifică din sectorul/domeniul de activitate şi a întregului flux de activitate

▫ Cerinţe specifice de bază

- Caracterizarea proceselor şi relaţiilor din domeniul ocupaţional în care activează

- Tipurile de oportunităţile de dezvoltarea a competenţelor proprii, - profesionale şi sociale

- Metode de monitorizare, autoevaluare şi de evaluare a propriei activităţi La evaluare se urmăreşte:

▫ Dorinţa de autoperfecţionare

▫ Interesul faţă de progresele existente în domeniu

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- Analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, utilizarea memoriei, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luare de decizii

- Aplicare a cunoştinţelor referitoare la instrumentele de îmbunătăţire a proceselor în practică

- Comunicare, deschiderea spre dialog

- Lucru în echipă, învăţare continuă

- Schimbare a modului de realizare a activităţilor proprii şi de îmbunătăţire a relaţiilor în echipă

- Coerenţă, adaptabilitate şi flexibilitate, atenţie, iniţiativă, spirit deschis şi pragmatism, pasiune pentru învăţarea continuă

Descriere

UNITATEA 2 COMUNICAREA INFORMAŢIILOR

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru asigurarea unui cadru deschis, favorabil pentru relaţiile de lucru cu ceilalţi pentru derularea activităţilor de monitorizare, control şi îmbunătăţire continuă a proceselor dintr-o organizaţie.

Elemente de competenţă	Criterii de realizare
1. Comunică cu părţile interesate	1.1. Informaţiile furnizate sunt comunicate eficient, utilizând un limbaj clar, concis, la obiect, adecvat situaţiei şi interlocutorului, utilizând terminologia de specialitate într-o formă organizată şi explicită. 1.2. Informaţiile sunt solicitate prin precizarea cu claritate a conţinutului, scopului, formei şi a termenului de furnizare. 1.3. Informaţiile furnizate / primite sunt verificate cu discernământ înainte de a le utiliza pentru luarea deciziilor sau de a transmite celorlalţi cu operativitate informaţii corecte, precise şi relevante. 1.4. Credibilitatea şi validitatea datelor culese este evaluată sistematic, înainte de a fi utilizate. 1.5 Metode adecvate de comunicare verbală şi în scris cu celelalte părţi implicate sunt utilizate pentru schimbul de informaţii cu ceilalţi.
2. Acordă consultanţă şi suport pentru îmbunătăţirea proceselor	2.1. Sprijinul pentru identificarea şi selectarea acţiunilor de îmbunătăţire este furnizat pe plan intern, pentru stabilirea de priorităţi de implementare şi verificarea rezultatelor îmbunătăţite ale proceselor. 2.2. Sprijinul metodologic este furnizat altor manageri interni, pentru a asigura coerenţa tehnicilor, procedurilor şi planurilor de acţiuni de îmbunătăţire la nivel organizaţional. 2.3. Proceduri de orientare a personalului pentru introducerea schimbărilor sunt concepute şi aplicate la toate nivelurile ierarhice ale organizaţiei.
3. Consiliază echipa de îmbunătăţire în vederea aplicării soluţiilor selectate	3.1. Diferite metode de încurajare, motivare şi dezvoltare individuală sunt selectate şi aplicate pentru a asigura obţinerea rezultatelor dorite împreună cu membrii echipei cu care lucrează. 3.2. Situaţiile neprevăzute sunt rezolvate cu operativitate, pentru obţinerea rezultatelor procesului la termenele planificate, fără afectarea calităţii acestora. 3.4. Sarcinile sunt îndeplinite în colaborare permanentă cu membrii echipei, pentru asigurarea corelării termenelor şi obiectivelor specifice cu cele generale. 3.5. Tehnici specifice de observare a activităţii realizate sunt utilizate, pentru a identifica aspectele relevante pentru evaluarea obiectivă a rezultatelor activităţilor de control.

Gama de variabile

▫ Elementele procesului (datele de intrare – resurse de diferite tipuri: materiale şi echipamente, umane, financiare, utilităţi, metode, informaţii, procesul de transformare şi datele de ieşire – produse, informaţii) se identifică şi se caracterizează în funcţie de diferite criterii: stabilitate, nivel de control, indicatori de performanţă, în concordanţă cu elemente de organizare – locaţie, capacitate, grad de încărcare, mod de aprovizionare, timpi de lucru, planul de producţie.

▫ Părţi implicate în realizarea proceselor – superiori, colegi, subordonaţi

▫ Monitorizarea relaţiilor de lucru în echipă, întâlniri sau discuţii formale sau informale cu ceilalţi actori implicaţi în realizarea proceselor, consultanţă şi consiliere acordate colegilor din echipa de îmbunătăţire, pot contribui la atingerea obiectivelor de îmbunătăţire a proceselor dintr-o organizaţie.

▫ Realizarea activităţilor şi atingerea obiectivelor au la bază relaţiile de colaborare în echipa de îmbunătăţire pentru obţinerea rezultatelor procesului la termenele planificate, fără afectarea calităţii acestora – prin rezolvarea conflictelor, negociere, motivarea echipei, rezolvarea reclamaţiilor, arbitrarea disputelor, asigurarea climatului necesar pentru realizarea rezultatelor dorite şi comunicarea periodică a datelor despre modurile de lucru pentru realizarea sarcinilor alocate, modurile diferite de lucru şi a efectelor la nivelul performanţelor globale ale organizaţiei.

▫ Modalităţi specifice de schimb de informaţii cu celelalte părţi implicate – în scris, prezentare verbală, telefonic, prin e-mail, sau direct / în persoană.

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

▫ Cerinţe specifice de bază

- Caracterizarea proceselor din domeniul ocupaţional în care activează, folosind o terminologie clară şi adecvată

- Tehnici de obţinere şi transmitere a informaţiilor

- Metode de raportare

- Tehnici de ascultare activă, feedback şi comunicare în scris

- Metode de comunicare eficientă

- Metode de lucru în echipă La evaluare se urmăreşte:

▫ Interesul de a observa şi înţelege modul de receptare a mesajelor de către ceilalţi

▫ Modul de înţelegere şi adaptare a informaţiilor primite pentru a aplica metodele specifice în diferite situaţii

▫ Capacitatea de a da feedback

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- Analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, utilizarea memoriei, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luare de decizii

- Aplicare a cunoştinţelor referitoare la comunicare şi lucrul în echipă în practică

- Comunicare, utilizând corect terminologia specifică

- Prezentare şi reprezentare a datelor relevante

- Coerenţă, capacitatea de a lucra simultan la mai multe proiecte, responsabilitate şi independenţă, spirit deschis şi pragmatism, rigurozitate

UNITATEA 3 REZOLVAREA PROBLEMELOR CURENTE

Descriere

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru îmbunătăţirea continuă a proceselor realizate într-o organizaţie, prin aplicarea metodologiei de rezolvare a problemelor şi luarea deciziilor pentru aplicarea soluţiilor identificate.

Elemente de competenţă

Criterii de realizare

1. Analizează problema identificată

1.1. Mediul în care există o problemă specifică este clar identificat şi analizat corespunzător.

1.2. Impactul deciziilor asupra elementelor sistemului de producţie şi asupra sistemului ca întreg este înţeles şi analizat periodic.

1.3. Metode de modelare descriptivă şi/sau grafică sunt aplicate pentru înţelegerea situaţiei sau problemei specifice.

1.4. Priorităţile şi problema de rezolvat sunt clar identificate şi definite explicit.

1.5. Metode specifice de culegere a datelor sunt selectate şi aplicate pentru diagnosticul situaţiei existente.

1.6. Cauzele potenţiale sunt identificate prin aplicarea de instrumente de analiză specifice.

2. Aplică soluţii pentru

îmbunătăţirea procesului

2.1. Metode de gândire logică şi creativă sunt aplicate pentru adaptarea instrumentelor Lean de îmbunătăţire la situaţiile specifice abordate.

2.2. Soluţii alternative sunt generate pentru a permite

alegerea soluţiei potenţiale cu ajutorul unor instrumente adecvate de analiză.

2.3. Metode de raţionament specifice sunt combinate, evaluate şi aplicate pentru a lua decizii adecvate pe baza informaţiilor disponibile.

Gama de variabile

▫ Mediul în care există o problemă specifică - de exemplu, părţi interesate, constrângeri, factori de influenţă, variabile, etc.).

▫ Elementele procesului (datele de intrare – resurse de diferite tipuri: materiale şi echipamente, umane, financiare, utilităţi, metode, informaţii, procesul de transformare şi datele de ieşire – produse, informaţii) se identifică şi se caracterizează în funcţie de diferite criterii: stabilitate, nivel de control, indicatori de performanţă, în concordanţă cu elemente de organizare – locaţie, capacitate, grad de încărcare, mod de aprovizionare, timpi de lucru, planul de producţie.

▫ Metode de culegere a datelor - cercetare, observare, măsurare, metode de analiză şi de luare a deciziilor.

▫ Identificarea problemelor porneşte cu analiza proceselor, care se realizează folosind metode adecvate – analiza Pareto, VSM, observare, studiu documentar, analiza observaţiilor instantanee, analiza familiilor de produse, alte metode specifice.

▫ Analiza cauzelor problemelor observate în desfăşurarea proceselor se realizează folosind metode adecvate de analiză (SWOT, metoda întrebărilor, observarea procedurilor interne ş ia reacţiilor clienţilor - reclamaţii, propuneri / sugestii, mulţumiri / laude, autoevaluarea activităţii, diagrama caută-efect, analiza Pareto, fişe de control, brainstorming, metode individuale de creativitate, etc.).

▫ Evaluarea soluţiilor identificate se realizează în conformitate cu metodologia specifică strategiei de îmbunătăţire continuă, prin aprecierea efectelor şi a impactului asupra condiţiilor materiale şi logistice, resurselor umane, programului şi metodelor de lucru, cerinţelor clientului şi a specificaţiilor de produs, cu ajutorul unor instrumente adecvate de analiză (diagrama cauză-efect, diagrama Venn, graficul radar - Kivit, etc.).

▫ Indicatorii de performanţă a proceselor sunt repere observabile ale atingerii obiectivelor.

Ei pot fi exprimaţi în termeni cantitativi (număr, procent etc.) sau calitativi.

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

▫ Cerinţe specifice de bază

- Identificarea şi formularea problemelor cronice

- Metode de analiză pentru diagnosticul problemelor

- Metodele principale de diagnostic şi analiză a cauzelor problemelor

- Metode de sinteză pentru identificarea soluţiilor potenţiale şi selectarea celei mai potrivite soluţii pentru rezolvarea problemei

- Metode de măsurarea rezultatelor şi performanţelor şi cuantificarea de indicatori La evaluare se urmăreşte:

▫ Interesul de a observa şi înţelege modul de organizare şi realizare a proceselor, observarea şi formularea problemelor, înţelegerea diferenţelor şi avantajelor unor diferite strategii de îmbunătăţire

▫ Modul de înţelegere şi adaptare a informaţiilor primite pentru a aplica metodele specifice de rezolvare a problemelor în diferite situaţii

▫ Capacitatea de organizare a activităţilor de utilizare a instrumentelor de analiză specifice

▫ Preocuparea pentru aplicarea corectă a tuturor procedurilor

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- Analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luare de decizii

- aplicare a cunoştinţelor referitoare la instrumentele de îmbunătăţire a proceselor în practică

- Coerenţă, adaptabilitate şi flexibilitate, atenţie, iniţiativă, spirit deschis şi pragmatism, rigurozitate, capacitatea de a lucra simultan la mai multe proiecte.

UNITATEA 4

ORGANIZAREA LOCULUI DE MUNCĂ

Descriere

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru organizarea şi gestiunea

activităţilor specifice locurilor de muncă de pe fluxul procesului considerat, pentru atingerea obiectivelor dorite, în funcţie de condiţiile, necesităţile şi cerinţele identificate într-o organizaţie.

Elemente de competenţă

Criterii de realizare

1. Identifică metode specifice de organizare a locului de muncă

1.1. Modul propriu de organizare a fiecărui tip de post de lucru este stabilit, ca un standard la nivel de firmă.

1.2. Metode tehnice şi organizatorice generale şi specifice sectorului de activitate sunt identificate şi aplicate cu rigurozitate.

1.3. Cele mai eficace metode de organizare a

locurilor de muncă pe fluxul de proces sunt selectate în funcţie de situaţia specifică existentă.

2. Aplică metodele de organizare a locului de muncă

2.1. Domenii şi/sau zone de aplicare a metodelor de organizare a locurilor de muncă sunt selectate cu profesionalism.

2.2. Metodele de organizare eficace a locului de muncă sunt proiectate şi planificate cu promptitudine.

2.3. Metodele de organizare a locului de muncă sunt aplicate în mod eficace.

Gama de variabile

▫ Organizarea locului de muncă se bazează pe elementele specifice ale instrumentelor utilizate: flux continuu de proces, metoda 5S de organizare a locului de muncă, metoda POKA YOKE, standarde de muncă, Xxxxx - management vizual.

▫ Amenajarea spaţiului de lucru constă în analiza amplasării elementelor specifice procesului de producţie – instalaţii, mobilier, echipamente, condiţii ergonomice, utilităţi şi facilităţi, pentru a asigura realizarea proceselor.

▫ Metode tehnice şi organizatorice generale şi specifice sectorului de activitate la locul de muncă - de optimizare a condiţiilor de execuţie a operaţiilor la postul de lucru, fluidizare a operaţiilor pe fluxul de proces, reducere a deplasărilor operatorilor şi a transportului interoperaţional, minimizare a operaţiilor fără valoare adăugată.

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

▫ Conjunctura specifică din sectorul/domeniul de activitate şi a întregului flux de activitate

▫ Cunoştinţe iniţiale de bază, specifice domeniului de activitate

▫ Utilizare PC

▫ Limbă străină de circulaţie internaţională

▫ Cerinţe specifice de bază

- Caracterizarea locurilor de muncă din domeniul ocupaţional în care activează

- Metodele principale de organizare a locurilor de muncă

- Metode de măsurare a rezultatelor şi performanţelor şi cuantificarea de indicatori

- Elemente de ergonomie şi de securitatea muncii La evaluare se urmăreşte:

▫ Interesul de a observa şi înţelege modul de organizare a locurilor de muncă şi realizare a proceselor, înţelegerea diferenţelor şi avantajelor unor diferite sisteme de producţie şi strategii de îmbunătăţire

▫ Modul de înţelegere şi adaptare a informaţiilor primite pentru a aplica metodele specifice în diferite situaţii

▫ Capacitatea de organizare a activităţilor de utilizare a instrumentelor de îmbunătăţire, a aplicării programelor şi resurselor, de derulare a resurselor

▫ Capacitatea de a înţelege structura de lucru pe activităţi separate ca bază de monitorizare şi control a rezultatelor obţinute

▫ Preocuparea pentru aplicarea corectă a tuturor procedurilor

▫ Acţiunile individuale, cerute şi realizate pentru satisfacerea reglementărilor şi procedurilor de lucru

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- Analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luare de decizii

- Aplicare a cunoştinţelor referitoare la instrumentele de îmbunătăţire a proceselor în practică

- Coerenţă, rigurozitate, exactitate şi precizie.

Descriere

UNITATEA 5 ANALIZA PROCESULUI

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare în scopul culegerii, organizării,

prelucrării, reprezentării şi difuzării informaţiilor referitoare la analiza şi controlul proceselor dintr-o organizaţie.

Elemente de competenţă	Criterii de realizare
1. Selectează metode adecvate de tratare a datelor necesare pentru analiza procesului	1.1. Metode de culegere a datelor pentru a evalua şi raporta performanţele procesului sunt cu obiectivitate selectate pentru a colecta şi interpreta datele necesare analizei, standardizării şi îmbunătăţirii metodelor de realizare a proceselor existente. 1.2. Instrumente şi formulare adecvate de colectare a datelor sunt dezvoltate corespunzător. 1.3. Resursele tehnologice şi informaţionale disponibile sunt utilizate pentru a selecta metodele tehnice şi instrumentele de referinţă în domeniile specifice de activitate. 1.4. Bunele practici şi modalităţile specifice de extindere a surselor de date utile pentru înţelegerea procesului sunt clar identificate.
2. Evaluează procesul	2.1. Metode de culegere a datelor pentru a evalua şi raporta performanţele procesului sunt aplicate adecvat pentru a obţine datele necesare analizei, standardizării şi îmbunătăţirii metodelor de realizare a proceselor existente. 2.2. Datele operaţionale sau experimentale necesare sunt colectate, înregistrate, tratate şi organizate pentru a fi utilizate la pregătirea de estimări, programe de lucru, specificaţii, rapoarte, etc. 2.3. Aspectele specifice ale procesului sunt analizate pentru a determina cauzele şi a reduce operaţiile care nu adaugă valoare pe fluxul de proces. 2.4. Datele obţinute sunt înregistrate şi eventualele abateri faţă de obiectivele planificate sunt clar stabilite. 2.5. Oportunităţile de îmbunătăţire sunt analizate pentru a lua decizia adecvată.
3. Organizează datele colectate	3.1. Circuitul informaţiilor utile pentru controlul şi îmbunătăţirea proceselor este stabilit în concordanţă cu cerinţele sistemului de comunicare internă. 3.2. Continuitatea fluxului informaţional este asigurată prin mijloace specifice managementului vizual. 3.3. Menţinerea şi actualizarea înregistrărilor, rapoartelor sau documentelor referitoare la realizarea proceselor sunt realizate şi organizate prin metode specifice adecvate. 3.4. Înregistrări clare şi logice sunt menţinute, pentru a asigura trasabilitatea datelor, cauzelor şi soluţiilor de îmbunătăţire aplicate.

Gama de variabile

▫ Metode de tratare a datelor necesare - metode adecvate de identificare a surselor de date, de culegere, analiză, prelucrare, reprezentare, interpretare, înregistrate şi păstrare a datelor necesare

▫ Datele necesare - Date şi informaţii referitoare la procese - fluxul de proces, posturile de lucru, metodele de lucru, tehnicile şi mişcările la locul de muncă, modul de realizare a operaţiilor, programul de producţie şi metodele de lansare a comenzilor de producţie, categoriile de timpi de lucru, costurile, utilizarea materialelor, nivelul stocurilor, încărcarea personalului, transportul interoperaţional, traseele de aprovizionare cu materii prime, amplasarea stocurilor de producţie neterminată, costul materialelor consumate, nivelul şi cauzele rebuturilor, sistemele de evacuare a produselor finite, normele de muncă pe operaţii, fluxul informaţional şi structura organizatorică pentru îmbunătăţirea / standardizarea locurilor de muncă, amplasarea echipamentelor şi a posturilor de lucru, practicile şi procedurile organizaţionale şi de lucru, operaţiile, metodele manageriale, procedeele şi procesele interne, echipamente, resurse materiale, resurse umane, specificaţii produse, aşteptările clienţilor, istoricul şi contextul sistemelor de producţie, reguli şi proceduri interne care se obţin din surse diferite (date interne / externe existente privind procesele şi sistemele de producţie, specificaţii privind cerinţele) şi prin metode diferite: supraveghere / investigare, cercetare, observare, metode statistice.

▫ Culegerea şi analiza datelor necesare se realizează folosind metode adecvate: metode de observare sau de determinare a timpilor, metodelor de lucru şi indicatorilor specifici – prin utilizarea de formulare pentru culegerea datelor (fişe de date, fişe de verificare, fişe de control), metoda întrebărilor, diagrame de flux, diagrama cauză-efect, histograme, diagrama Pareto, metoda ABC, reprezentări grafice, VSM, harta fluxului de valoare, matricea simetrică de selecţie, graficul radar - Kivit, analiza traseului / fluxului produsului, analiza observaţiilor instantanee, analiza familiilor de produse, alte metode specifice.

▫ Tehnologia informaţiei de utilizat include: computere, email, internet, intranet, sisteme de culegere, regăsire, reprezentare şi prezentare a datelor.

▫ Metode de organizare şi reprezentare a datelor culese: structuri de date (computerizate / pe hârtie), tabele, grafice, diagrame de flux, hărţi, instrucţiuni.

▫ Metode de cuantificare şi evaluare a performanţelor se aplică pe baza datelor obţinute agregate.

▫ Înregistrări clare şi logice, pentru a asigura trasabilitatea datelor, cauzelor şi soluţiilor de îmbunătăţire aplicate, referitoare la planificarea producţiei, costuri, consumuri de materiale, stocuri, parametri de proces.

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

▫ Cunoştinţe iniţiale de bază, specifice domeniului de activitate

▫ Utilizare PC

▫ Limbă străină de circulaţie internaţională

▫ Cerinţe specifice de bază

- Metode de culegere, structurare şi reprezentare a datelor

- Metode de analiză a datelor

- Tehnologii moderne de informare şi comunicare

La evaluare se urmăreşte:

▫ Modul de obţinere şi de verificare a informaţiilor primite

▫ Modul de înţelegere şi interpretare a informaţiilor primite pentru a aplica metodele specifice în diferite situaţii

▫ Preocuparea pentru aplicarea corectă a tuturor procedurilor

▫ Curiozitatea de a testa noi proceduri

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- Analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luare de decizii

- Aplicare a cunoştinţelor referitoare la metode de analiză, reprezentarea şi organizarea datelor în practică

- Persuasiune şi de adecvare a mediilor şi mesajelor la grupurile ţintă specifice.

- Redactare, raportare şi de prezentare.

- Informare şi comunicare utilizând tehnologiile moderne.

- Comunicare, utilizând corect metodele de prezentare şi reprezentare a datelor relevante

- Spirit de observaţie, atenţie, adaptabilitate şi flexibilitate, rigurozitate, orientare spre atingerea obiectivelor.

UNITATEA 6 MANAGEMENTUL PROCESULUI

Descriere

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru managementul proceselor realizate într-o organizaţie, pentru atingerea obiectivelor dorite, în funcţie de condiţiile, necesităţile şi cerinţele identificate.

Elemente de competenţă	Criterii de realizare
1. Abordează global procesul	1.1. Modul de corelare a performanţelor procesului de care răspunde cu performanţele globale la nivel de organizaţie este identificat şi urmărit permanent. 1.2. Aspectele logistice referitoare la mişcarea produselor / informaţiilor pe fluxul de proces sunt verificate şi gestionate continuu. 1.3. Rezultatele procesului sunt analizate periodic, pentru a satisface cerinţele clienţilor.
2. Planifică activităţile de management al procesului	2.1. Planificarea activităţilor se face în corelare cu evoluţia dorită a organizaţiei. 2.2. Activităţile de management al procesului sunt identificate prin corelarea comenzilor lansate în execuţie cu nivelul stocurilor şi resurselor disponibile. 2.3. Procesele şi necesarul de resurse pentru controlul proceselor sunt planificate şi programate, în funcţie de cerinţele clientului şi de capacitatea disponibilă. 2.4. Flexibilitatea programului întocmit este asigurată, pentru a putea face modificări şi adaptări la situaţii neprevăzute, fără afectarea termenului final.
3. Evaluează rezultatele obţinute	3.1. Rezultatele obţinute sunt evaluate prin monitorizarea realizării acţiunilor de îmbunătăţire a proceselor cheie 3.2. Sistemul de monitorizare şi evaluare permanentă a rezultatelor îmbunătăţirilor procesului este corect definit şi pus în funcţiune. 3.3. Metodele şi mijloacele de evaluare şi de comunicare a rezultatelor procesului sunt clar definite şi integrate în modul curent de lucru.

Gama de variabile

▫ Aspectele logistice referitoare intrările / ieşirile în/din proces - mişcarea materialelor / oamenilor / produselor / informaţiilor pe fluxul de proces, controlul pe flux al stocurilor de producţie neterminată.

▫ Procesele şi necesarul de resurse pentru controlul proceselor depind de cerinţele clientului

▫ - complexitatea produsului şi de termenul de realizare, şi de capacitatea disponibilă de lucru (personal, linii, familii de produse, comenzi, stocuri, balansarea posturilor de lucru, etc.), fiind dimensionate astfel încât să se elimine suprapunerile şi timpii morţi pentru a utiliza cât mai judicios resursele disponibile, asigurând realizarea unor performanţe la nivel optim a proceselor de lucru (cadenţă, calitate, productivitate, costuri).

▫ Indicatorii de performanţă a proceselor sunt repere observabile ale atingerii obiectivelor.

Ei pot fi exprimaţi în termeni cantitativi (număr, procent etc.) sau calitativi.

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

▫ Cunoştinţe iniţiale de bază, specifice domeniului de activitate

▫ Utilizare PC

▫ Limbă străină de circulaţie internaţională

▫ Cerinţe specifice de bază

- Caracterizarea proceselor din domeniul ocupaţional în care activează

- Metode de management al proceselor

- Metode de măsurare a rezultatelor şi performanţelor şi cuantificarea de indicatori. La evaluare se urmăreşte:

▫ Interesul de a observa şi înţelege modul de organizare şi realizare a proceselor, înţelegerea diferenţelor şi avantajelor unor diferite sisteme de producţie şi strategii de îmbunătăţire

▫ Modul de înţelegere şi adaptare a informaţiilor primite pentru a aplica metodele specifice în diferite situaţii

▫ Preocuparea pentru aplicarea corectă a tuturor procedurilor

▫ Deschiderea faţă de schimbare

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- Analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luare de decizii

- Aplicare a cunoştinţelor referitoare la instrumentele de îmbunătăţire a proceselor în practică

- Atenţie, adaptabilitate şi flexibilitate, capacitatea de a lucra simultan la mai multe proiecte, coerenţă, iniţiativă, rigurozitate, orientare spre atingerea obiectivelor

UNITATEA 7

IDENTIFICAREA CARACTERISTICILOR SPECIFICE ALE PROCESULUI ŞI A METODELOR ADECVATE DE CONTROL

Descriere

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru proiectarea metodelor adecvate de control al proceselor tehnologice şi administrative care influenţează performanţele obţinute.

Elemente de competenţă	Criterii de realizare
1. Identifică elementele caracteristice proceselor	1.1. Mediul şi aspectele specifice domeniului de activitate în care se desfăşoară activitatea firmei sunt clar identificate şi pot fi descrise. 1.2. Identificarea contextelor specifice se face aplicând legislaţia, reglementările, regulamentele, directivele, sau codurile de bună practică etc., specifice proceselor derulate şi mediului de activitate al organizaţiei. 1.3. Principiile, conceptele şi metodele cheie pentru controlul şi îmbunătăţirea performanţelor proceselor derulate sunt corect identificate.
2. Utilizează principiile care stau la baza desfăşurării proceselor din organizaţie	2.1. Sistemele existente pentru managementul informaţiilor sunt adecvat utilizate în activitatea curentă. 2.2. Diferitele structuri bugetare şi financiare interne, procesele şi organizarea internă, în particular modul de amplasare a echipamentelor şi a proceselor, metodele de planificare şi control specifice proceselor, controlul stocurilor, relaţiile dintre procesele cheie şi structura internă de organizare sunt identificate corect. 2.3. Evoluţia sistemelor tehnologice interne şi a celor specifice pentru propriul domeniu de activitate, inclusiv a sistemul informatic este monitorizată, pentru a caracteriza aspectele de care depinde capabilitatea şi stabilitatea proceselor de producţie. 2.4. Principiile fundamentale de organizare a diferitelor sisteme de producţie şi metodele de îmbunătăţire a proceselor sunt aplicate în funcţie de situaţia specifică a proceselor interne.
3. Verifică procesul	3.1. Procesul prin care se realizează rezultatele dorite este definit şi controlat cu ajutorul unor metode adecvate de lucru. 3.2. Procesele cheie sunt identificate şi descrise clar. 3.3. Timpul de producţie, necesarul de personal, consumul de materiale şi costurile implicate de realizarea proceselor din domeniul de competenţă sunt verificate pe parcursul desfăşurării procesului. 3.4. Metodele de control al proceselor sunt selectate cu rigurozitate pentru a asigura stabilitatea procesului. 3.5. Indicatorii relevanţi pentru proces sunt identificaţi şi măsuraţi conform procedurii de control. 3.6. Prevederile specifice referitoare la securitatea muncii, protecţia mediului, sănătate, etc., sunt identificate şi aplicate corespunzător cerinţelor procesului.

4. Asigură stabilitatea procesului

4.1. Metodologia de standardizare a posturilor de

lucru, succesiunea operaţiilor procesului, metodele de organizare şi mijloacele sunt verificate cu rigurozitate pe tot parcursul desfăşurării procesului.

4.2. Indicatorii de performanţă ai procesului sunt măsuraţi şi controlaţi, folosind metode şi instrumente adecvate pentru asigurarea stabilităţii procesului.

4.3. Sistemele de control pentru fluxurile de proces, fluxurile de materiale, stocuri, fluxurile de informaţii şi documente, fluxurile de produse şi servicii livrate clienţilor sunt iniţiate şi aplicate permanent.

4.4. Deciziile adecvate sunt luate, corespunzător activităţilor de diagnostic, control şi confirmare.

4.5. Resursele utilizate şi performanţele proceselor sunt monitorizate şi controlate, cu ajutorul unor mijloace specifice, pentru a verifica gradul de realizare a obiectivelor planificate, a evidenţia pierderile şi pentru a determina costurile prin

stabilirea unui sistem de alocare a cheltuielilor pe sursele care determină respectivele cheltuieli.

5. Identifică cerinţele clientului

5.1. Necesităţile clienţilor sunt identificate şi înţelese, pentru a stabili metode de lucru adecvate, corelate cu constrângerile interne şi resursele disponibile.

5.2. Fluxul de valoare este determinat pe fluxul de proces, în funcţie de valoarea considerată din punctul de vedere al clienţilor.

5.3. Activităţile care adaugă valoare şi cele care nu adaugă valoare sunt clar identificate pe fluxul de proces.

5.4. Toate aspectele unei operaţii sau ale unui proces sunt verificate periodic, pentru a satisface cerinţele specificate de client şi în conformitate cu standardele interne.

Gama de variabile

▫ Aspectele specifice domeniului de activitate specific pentru activitatea firmei (tehnice, economice, sociale, financiare, de afaceri)

▫ Evoluţia sistemelor tehnologice interne (manuale, proceduri, documentaţia tehnică specifică echipamentelor utilizate pentru realizarea proceselor)

▫ Sistemele existente pentru managementul informaţiilor – de exemplu, pentru

managementul producţiei, managementul stocurilor, măsurarea timpilor de lucru, etc.

▫ Caracteristicile proceselor cheie din cadrul organizaţiei – stabilite în corelare cu cerinţele clientului, proiectul de proces, specificaţii, materiale, flux informaţional, etc.

▫ Aspectele ce caracterizează eficienţa proceselor (valoarea adăugată şi pierderile determinate de fiecare proces)

▫ Etapele îmbunătăţirii proceselor - diagnostic (evaluarea stabilităţii şi a capabilităţii procesului), control (determinarea momentului în care un proces trebuie reglat şi a momentului în care trebuie lăsat să continue) şi confirmare (urmărirea rezultatelor

procesului controlat

▫ Metodologia de control al proceselor include metode de identificare şi reprezentare a fluxurilor de proces, fluxurilor de materiale, stocuri, informaţii, produse şi servicii, prin aplicarea de instrumente pentru controlul proceselor – SPC, 6Sigma

▫ Metodologia de standardizare a posturilor de lucru, succesiunea operaţiilor procesului, metodele de organizare şi mijloacele (umane, materiale, metodologice) şi timpii de lucru pentru controlul proceselor (utilizând ciclul PDCA: Plan = stabilirea standardului de lucru; Do = aplicarea completă a standardului; Check = monitorizarea procesului, identificarea şi alegerea problemei de studiat, căutarea cauzelor şi identificarea soluţiilor problemelor; Act = aplicarea de acţiuni de îmbunătăţire)

▫ Indicatorii de performanţă a proceselor sunt repere observabile ale atingerii obiectivelor.

Ei pot fi exprimaţi în termeni cantitativi (număr, procent etc.) sau calitativi.

▫ Sistemul de autoevaluare a organizării proceselor cuprinde metodele, tehnicile şi instrumentele de evaluare periodică a stadiului rezultatelor obţinute. Evaluarea se face prin observare, prin completarea unor liste de verificare, chestionare, etc.

▫ Amenajarea spaţiului de lucru constă în analiza amplasării elementelor specifice procesului de producţie – instalaţii, mobilier, echipamente, condiţii ergonomice, utilităţi şi facilităţi, pentru a asigura realizarea proceselor.

▫ Sistemele recunoscute de management al proceselor sunt cele tradiţionale (producţie în serie) şi cele moderne (TPS, Lean Manufacturing, modele de excelenţă - “modelului european al excelenţei” promovat de Fundaţia Europeană pentru managementul calităţii (EFQM) sau alte modele de excelenţă).

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

▫ Cunoştinţe iniţiale de bază, specifice domeniului de activitate

▫ Utilizare PC

▫ Limbă străină de circulaţie internaţională

▫ Cerinţe specifice de bază

- Caracterizarea proceselor, echipamentelor, materialelor, altor resurse specifice necesare pentru realizarea proceselor.

- Metode de analiză a proceselor

- Metode de control al proceselor

- Metode de măsurarea rezultatelor şi performanţelor şi cuantificarea de indicatori La evaluare se urmăreşte:

▫ Interesul de a observa şi înţelege modul de organizare, realizare şi control al proceselor, evidenţierea diferenţelor şi avantajelor unor diferite sisteme de producţie

▫ Modul de înţelegere şi adaptare a informaţiilor primite pentru a aplica metodele specifice în diferite situaţii

▫ Preocuparea pentru aplicarea corectă a tuturor procedurilor

▫ Curiozitatea de a testa noi proceduri

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- De analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luare de decizii

- De aplicare a cunoştinţelor referitoare la metode de muncă, planificarea şi controlul procesului

- De prezentare şi reprezentare a datelor relevante

- Spirit de observaţie, atenţie, adaptabilitate şi flexibilitate, capacitatea de a lucra simultan la mai multe proiecte, rigurozitate, spirit deschis şi pragmatism, orientare spre atingerea obiectivelor, responsabilitate şi independenţă, exactitate şi precizie

UNITATEA 8 ÎMBUNĂTĂŢIREA PERFORMANŢELOR PROCESULUI

Descriere

Unitatea cuprinde cunoştinţele şi deprinderile necesare pentru evaluarea şi îmbunătăţirea proceselor prin aplicarea de instrumente specifice selectate în funcţie de condiţiile, necesităţile şi obiectivele identificate.

Elemente de competenţă	Criterii de realizare
1. Realizează diagnosticul procesului	1.1. Instrumente adecvate sunt selectate pentru a analiza cu rigurozitate situaţia existentă. 1.2. Diagnosticul procesului este realizat, determinând factorii ce influenţează performanţele acestuia. 1.3. Derularea acţiunilor de standardizare şi îmbunătăţire a procedurilor şi a posturilor de lucru este realizată în colaborare cu alte departamente interne.
2. Reprezintă harta fluxului de valoare pentru situaţia curentă a procesului	2.1. Fluxul de valoare adăugată este clar identificat pentru procesul considerat în situaţia existentă sau în situaţia dorită. 2.2. Criteriile pentru stabilirea principalelor familii de produse / servicii furnizate clienţilor sunt identificate cu rigurozitate. 2.3. Procesele cheie şi fluxurile de valoare specifice sunt riguros identificate şi evaluate. 2.4. Hărţile fluxurilor de valoare sunt analizate şi actualizate pentru fiecare familie relevantă de produse, pentru starea curentă şi/sau pentru starea viitoare dorită.
3. Monitorizează acţiunile de îmbunătăţire ale proceselor cheie	3.1. Detaliile tehnice şi tehnologice ale procesului îmbunătăţit sunt corect identificate. 3.2. Acţiunile pentru aplicarea soluţiei de stabilizare a procesului sunt realizate în concordanţă cu rezultatele diagnosticului. 3.3. Rezultatele îmbunătăţite sunt monitorizate pe parcursul realizării acţiunilor de îmbunătăţire. 3.4. Bunele practici sunt identificate şi prezentate părţilor interesate, pentru a fi standardizate la nivelul organizaţiei.

Gama de variabile

▫ Analiza şi controlul proceselor se realizează folosind metode adecvate – analiza Pareto, harta fluxului de valoare (Value Stream Map – VSM), observare, studiu documentar, analiza observaţiilor instantanee, analiza familiilor de produse, alte metode specifice, pentru a identifica acele cauze specifice ale performanţelor ce necesită îmbunătăţire, în funcţie de cerinţele organizaţionale specifice: obiective, planuri, sisteme şi procese; programe, proceduri şi politici de lucru şi referitoare la sănătatea şi securitatea ocupaţională; politici şi planuri de creştere a performanţelor proceselor; standarde şi procese de calitate şi de îmbunătăţire continuă; definirea parametrilor noi pentru elementele de intrare şi de ieşire ale proceselor; procese de consultare şi comunicare

▫ internă, SPC, Kaizen, alte instrumente ale calităţii, după caz.

▫ Indicatorii de performanţă a proceselor sunt repere observabile ale atingerii obiectivelor. Ei pot fi exprimaţi în termeni cantitativi (număr, procent etc.) sau calitativi. Depind de identificarea unor categorii de pierderi: supraproducţie, mişcări inutile în realizarea sarcinilor de lucru, stocuri supradimensionate, întârzieri / aşteptări pe fluxul de proces, rebuturi / reprelucrări pentru atingerea nivelului de calitate prestabilit, transport neeconomicos, impunerea unor caracteristici mai bune decât cele din specificaţia clientului.

▫ Metodologia de îmbunătăţire continuă se bazează pe elementele unor modele de îmbunătăţire continuă (metoda KAIZEN, modelul Deming/Ciclul PDCA, modelul Juran, modelul EFQM de excelenţă, modelul Balridge de excelenţ), prin identificarea şi rezolvarea problemelor cu ajutorul unor instrumente specifice: , metoda 5S de organizare a locului de muncă, metoda SHOJINKA (lucru în celule), metoda POKA YOKE, standarde de muncă, Xxxxx - management vizual, metoda trasării hărţii fluxului de valoare viitoare – VSM.

▫ Deciziile de aplicare a instrumentelor adecvate au la bază procedurile interne de lucru, standardele de muncă, procedurile de sesizare şi reclamaţii, metodele de autoevaluare a activităţii, elemente de disponibilitate - gradul de încărcare cu comenzi zilnice, planificarea şi obiectivele urmărite, preţ, performanţe, riscuri (comerciale, financiare, de sănătate şi securitate, mediu), timpi, date şi informaţii (din producţie şi calitate, de la clienţi şi de pe piaţă), alte cerinţe specifice.

Ghid pentru evaluare

Cunoştinţele necesare se referă la:

- Caracterizarea proceselor

- Metode de analiză a proceselor

- Metode de control al proceselor

- Metode de îmbunătăţire a proceselor

- Metode de măsurarea rezultatelor şi performanţelor şi cuantificarea de indicatori La evaluare se urmăreşte:

▫ Interesul de a observa şi înţelege modul de organizare şi realizare a proceselor,

înţelegerea diferenţelor şi avantajelor unor diferite sisteme de producţie şi strategii de îmbunătăţire

▫ Interesul de a găsi soluţii de îmbunătăţire a controlului proceselor

▫ Modul de manifestare a capacităţilor / atitudinilor / aptitudinilor specifice:

- Analiză, sinteză, rezolvarea problemelor, gândire critică, obţinerea şi prelucrarea informaţiilor, interpretare obiectivă şi luarea de decizii

- Aplicare a cunoştinţelor referitoare la instrumentele de îmbunătăţire a proceselor în practică

- Atenţie, capacitatea de a lucra simultan la mai multe proiecte, orientare spre atingerea obiectivelor.

Document Metadata

Table of Contents

STANDARD OCUPAŢIONAL

Document Metadata