CAIET DE SARCINI ACHZIȚIONAREA DE SERVICII















CAIET DE SARCINI

ACHZIȚIONAREA DE SERVICII

privind organizarea Atelierului de lucru în cadrul proiectului

„Sporirea sustenabilității lanțurilor valorice din sectorul privat, a proceselor de producție și a produselor prin eco-inovație”.





































  1. Informație generală

    1. Scopul caietului de sarcini

Prezentul caiet de sarcini (denumit în continuare "caietul de sarcini") precizează cerințele minime pentru serviciile de organizare ale Atelierului de lucru de către Instituția Publică Organizația pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului (I.P. ODA) în cadrul proiectului „Sporirea sustenabilității lanțurilor valorice din sectorul privat, a proceselor de producție și a produselor prin eco-inovație”, finanțat de către Programul Națiunilor Unite pentru Mediu (UNEP).

Atelierul de lucru va fi organizat în intervalul datelor de 23 - 30 martie 2023, în incinta Artcor, cu durata de aproximativ 3-4 ore. Data exactă urmează a fi precizată cu 2 săptămâni până la ziua evenimentului.


1.2. Informația despre Autoritatea Contractantă:

I.P. XXX, denumită în continuare Autoritatea Contractantă, este o instituție publică din subordinea Ministerului Economiei cu misiunea de a susține, dezvolta mediul antreprenorial autohton, inclusiv a întreprinderilor mici și mijlocii, prin promovarea culturii antreprenoriale, acordarea asistenței financiare și tehnice pentru companii, emiterea garanțiilor financiare și de stat, precum și asigurarea infrastructurii de suport în afaceri.


Mai multe informații despre ODA – xxx.xxx.xx


1.3. Scopul și auditoriul țintă:


Scopul Atelierului de lucru:

Atelierul de lucru are drept scop prezentarea activităților, efectuate în cadrul proiectului, cu IMM-urile implicate în elaborarea rapoartelor privind potențialului de eco-inovare a întreprinderilor; elaborarea strategiilor noi de dezvoltare a afacerilor prin prisma eco-inovării și a foilor de parcurs pentru companiile selectate din cele 2 sectoare prioritare (textile și producerea de vinuri).

Auditoriul țintă:

  • Reprezentanți de la Ministerul Economiei; Ministerul Mediului și Ministerul Agriculturii și Industriei Alimentare;

  • Reprezentanți de la Delegația Uniunii Europene în Republica Moldova;

  • UNEP, EU4Environment focal points;

  • ONG-uri, Agenții, Asociații și Organizații din sector;

  • IMM-uri în special din cele 2 sectoare: textile și producerea de vinuri;

  • Echipa ODA.

II. Cerințele tehnice

    1. Serviciile de organizare ale Atelierului de lucru:


  • sala de conferință va fi pusă la dispoziție de către Autoritatea Contractantă.

  • asigurarea în timpul evenimentului a unei pauze de cafea pentru toți participanții la eveniment;

  • asigurarea sălii cu echipament tehnic necesar (echipament de traducere sincronă, căști 30 buc, microfon 2 buc.);

  • asigurarea traducerii simultane română – engleză, engleză – română;

  • asistența tehnică pe durata desfășurării Atelierului de lucru și asigurarea cu personal care va amenaja zona și deservi echipamentul tehnic;

  • asigurarea platformei și link-ului de Zoom, asigurarea înregistrării video a evenimentului;

  • confecționarea unui Banner/panou informativ.



    1. Modalitatea de realizare a serviciilor

Perioada de derulare a contractului: martie 2023. Orice schimbare a perioadei de derulare a uneia din componentele caietului de sarcini se va realiza de comun acord prin act adițional.


Pentru buna desfășurare a Atelierului de lucru, Prestatorul va asigura următoarele:

Ante eveniment:

  • Elaborarea anunțului privind desfășurarea Atelierului de lucru în limba engleză, coordonat cu donatorul și apoi tradus în limba română. Anunțul în limba română va fi distribuit în diferite surse media (site-ul ODA, rețele sociale ale ODA, alte surse media) cu minim 7 zile înainte de data desfășurării evenimentului.

  • Elaborarea formularului de înregistrare on-line la eveniment, care să fie inclus în invitații. Acesta va fi postat pe site-ul ODA, eveniment Facebook, alte surse media de mediatizare ale evenimentului;

  • Elaborarea unui afiș cu titlul evenimentului, care va fi plasat pe ușă în timpul evenimentului;

  • Elaborarea și transmiterea invitațiilor către participanți și speakeri. Invitațiile trebuie să fie transmise cu 5-7 zile înaintea evenimentului;

  • Asigurarea că link-ul Zoom va fi transmis participanților. Link-ul trebuie sa fie transmis cu minim 3 zile înainte de data evenimentului;

  • Va organiza sala în funcție de solicitarea Autorității Contractante;

  • Elaborare E-banner/carduri pentru conferință și fundal on-line pentru utilizare de către vorbitori și parteneri de proiect, care vor include elemente de vizibilitate a proiectului, conform prevederilor Proiectului;

  • Crearea de conținut (imagine/card/text) despre Atelierul de lucru pentru a fi plasat pe pagina evenimentului de Facebook;

  • Crearea a 5 e-carduri și textul postarilor pentru diseminarea istoriilor de succes a celor 5 companii implicate in proiect. Structura textului istoriilor de succes va fi prezentata de AC.

  • Elaborarea unui Info grafic cu rezultatele proiectului care sa fie diseminat, însoțit de un comunicat, pe diverse surse media.

  • Crearea de eveniment Facebook dedicat, cu specificarea tuturor partenerilor proiectului drept co-organizatori;

  • Invitarea și asigurarea prezenței reprezentanților mass media la eveniment (3-4 zile înainte de eveniment);

  • Elaborarea și coordonarea comunicatului de presă privind desfășurarea Atelierului de lucru;

  • Confecționarea unui Roll-up informativ cu următoarele caracteristici tehnice:

  • Panou plat pe structură din aluminiu cu husă din material textil;

  • Husa din material textil se mulează pe structura din aluminiu și este prevăzută cu fermoar. Țesătură rezistentă la deteriorare;

  • Dimensiune produs asamblat: 120cm*200cm;

  • Print realizat dintr-o singură bucată pe material durabil (policromie);

  • Ușor de montat și demontat.

  • Elaborarea și imprimarea listei de înregistrare a participanților (cu toate logourile relevante care vor fi puse la dispoziție de AC)

În timpul evenimentului:

  • Distribuirea materialelor promoționale către participanți;

  • Asigurarea cu pixuri și foi pentru notițe pentru fiecare participant;

  • Monitorizarea funcționării echipamentelor audio-video și asigurarea suportului tehnic pe toată durata evenimentului. Prezența permanenta a unei persoane în sală care să asigure buna desfășurare a evenimentului (oferirea microfonului mobil celor care doresc sa adreseze întrebări, asistarea participanților în utilizarea echipamentului de traducerea sincronă, etc.);

  • Asigurarea serviciilor de catering (o pauză de cafea), pentru 30 de persoane. Meniul va fi discutat prealabil cu Autoritatea Contractantă;

  • Asigurarea traducerii simultane;

  • Asigurarea transmisiunii online a evenimentului pe platforme social media;

  • Asigurarea sticlelor cu apă plată și minerală, pahare, pe toată durata evenimentului;

  • Asigurarea de servicii foto în timpul evenimentului;

  • Salvarea prezentărilor vorbitorilor.


Post eveniment

  • Elaborarea comunicatului de presă/articolelor despre rezultatele Atelierului de lucru și publicarea pe diferite surse media;

  • Postarea celor 5 istorii de succes ale companiilor implicate în proiect;

  • Realizarea unui raport după eveniment. Raportul va fi narativ și va conține următoarele:

  1. Lista participanților la eveniment, cu semnături, descărcarea listei de participanți de pe Zoom;

  2. Documente transmise participanților (invitația, agenda);

  3. Prezentările speakerilor (în format digital);

  4. Înregistrarea evenimentului (video);

  5. Măsuri de vizibilitate/diseminare (e-carduri, anunțuri, articole, comunicate de presă, etc) înainte și după eveniment. Se vor prezenta linkuri și capturi de ecran.

  6. Bugetul detaliat al evenimentului (servicii de catering, asigurare dotări cu echipamente tehnice specifice solicitate, servicii organizare evenimente;

  7. Factura fiscală aferentă evenimentului;

  8. Act de predare – primire a serviciilor prestate conform Contractul, semnat de ambele părți.


Termen de predare raport/eveniment cu toate documentele anexe: la maxim 3 zile lucrătoare după data evenimentului.


  1. RESPONSABILITĂŢILE PĂRŢILOR


    1. Responsabilitățile Autorității Contractante:

  • Va organiza, după atribuirea contractului, o întâlnire preliminară cu operatorul economic câștigător, pentru a detalia modalitatea de lucru pe parcursul derulării contractului;

  • Va pune la dispoziția operatorului economic câștigător toate informațiile/documentele relevante existente, necesare derulării activității;

  • Va monitoriza, prin intermediul coordonatorului de eveniment, activitățile operatorului economic și va semnala operatorului economic câștigător, orice abatere de la contract.


    1. Responsabilitățile Prestatorului



  • va răspunde de executarea la timp a obligațiilor contractuale și de calitatea serviciilor, conform cerințelor prezentului caiet de sarcini;

  • va realiza toate cerințele contractuale respectând și aplicând cele mai bune practici în domeniu;

  • va furniza la timp informații și date referitoare la serviciile prestate în scopul îndeplinirii contractului;

  • va informa de urgență Autoritatea Contractantă și coordonatorul de activitate de orice eveniment sau circumstanțe ce împiedică executarea la timp și cu eficiență a sarcinilor sale și să vină cu soluții la rezolvarea situațiilor neprevăzute;

  • va asigura personal calificat corespunzător pentru a duce la bun sfârșit sarcinile conform cerințelor prezentului caiet de sarcini;

  • să presteze serviciile care fac obiectul prezentului contract la data convenită în conformitate cu obligațiile asumate conform prezentului caiet de sarcini;

  • să presteze serviciile în conformitate cu oferta sa și cu reglementările în vigoare aplicabile obiectului contractului;

  • pe toată durata de prestare a contractului, să respecte condițiile de muncă și măsurile de protecție a muncii, în conformitate cu prevederile legii privind securitatea și sănătatea în muncă din Republica Moldova;

  • Prestatorul este pe deplin răspunzător de serviciile pe care le prestează. În cazul în care din cauza neîndeplinirii serviciilor la calitatea ofertată, autoritatea contractantă suferă prejudicii, atunci prestatorul va plăti de îndată contravaloarea prejudiciilor create.


  1. PLĂŢI



Plata se va efectua prin transfer bancar: 100% pentru serviciile prestate, în termen de 15 zile după prestarea serviciilor, emiterea facturii fiscale și semnarea actului de predare-primire.


  1. ÎNTOCMIREA OFERTEI



Se va completa tabelul de mai jos, avându-se în vedere cerințele caietului de sarcini , conform Anexei nr. 23 din Documentația standard aprobată prin Ordinul MF nr. 115 din 15.09.2021, și luându-se în considerare că faptul că preturile vor rămâne ferme pe întreaga perioadă de derulare a contractului:


№

Poziții

Caracteristici

Preț MDL










În cazul a două oferte cu același preț, autoritatea contractantă va solicita operatorilor economici o nouă ofertă.


Notă:

Având în vedere că sursa de finanțare reprezintă fonduri din bugetul proiectului „Sporirea sustenabilității lanțurilor valorice din sectorul privat, a proceselor de producție și a produselor prin ecoinovație”, finanțat de Uniunea Europeană și scutit de TVA cu drept de deducere, valoarea ofertată nu poate depăși valoarea estimată prevăzută după cum urmează:

  • Valoarea estimată a achiziției: 70.000 MDL (livrare scutită de TVA cu drept de deducere, conform HG 246 din 08.04.2010).


  1. CERINȚE FAȚĂ DE PRESTATOR


6.1. Compania Prestator trebuie să dețină:

  • experiență în domeniul organizării evenimentelor;

  • personal calificat pentru asigurarea unei bune desfășurări a evenimentelor de tip business;

  • experiență cooperării cu traducători;

  • posibilitatea organizării serviciilor de catering cu deplasare în teritoriu (deținerea mobilierului gen mese și a întregului instrumentariu)






Xxxxxxx XXXXXX_________________________________

Director



Xxxxx XXXXXXX _________________________________

Director adjunct



Xxxxxxxx XXXXX _________________________________

Director adjunct



Xxxx XXXXXXX _________________________________

Șef, Direcția evaluare conformitate și riscuri prefinanțare



Xxxxxx XXXXXXXXXXX ____________________________

Contabil principal, Secția contabilitate și raportare financiară



Direcția solicitantă

Xxxxxx XXXXX __________________________________

Director adjunct, coordonator proiect

Document Metadata

Filed: February 1st, 2023