INVITATIE DE PARTICIPARE
Aprobat,
Președinte
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
INVITATIE DE PARTICIPARE
“Servicii de cazare + închiriere sala si coffee break ” in București
In conformitate cu :
Procedura proprie pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru care au ca obiect servicii sociale și alte servicii specifice prevăzute în Anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice
Legea 98 / 2016 coroborata cu HG 395 /2016 – documentație ce a fost întocmită cu respectarea principiilor enunțate în art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, în aplicarea dispozițiilor art. 68 alin. (1) lit. (h), art. 69 alin. (6) și art. 111 alin. (1) din aceeași lege.
Federația Romana de Gimnastica organizează procedura simplificata proprie in vederea achiziționării ““Servicii de cazare + închiriere sala si coffee break ” in București , pentru următorul eveniment:
Denumirea evenimentului : Organizare Meeting Comitetul Tehnic Trampoline din cadrul Federației Internaționale de Gimnastica, in perioada 26-31 mai
Servicii de cazare – pentru un număr de 7 persoane in perioada 26 – 31 mai 2023 , respectiv 7 camere single x 5 nopți de cazare
Servicii de coffee break si rezervare sala de conferințe persoane in perioada 26 – 31 mai 2023, respectiv rezervare sala conferințe cu 2 coffee break incluse zilnice x 4 zile
Costurile aproximative maxime pentru serviciile de cazare , sunt de 19.005,00 lei fără TVA ( cu o valoare unitara de 543,00 lei fără TVA / noapte de cazare)
Costurile aproximative maxime pentru serviciile de coffee break si rezervare sala de conferințe persoane sunt de 5.920,00 lei fără TVA ( cu o valoare unitara de 1.480,00 lei fără TVA inclus / zi)
Valoarea maxima estimata a contractului: 24.925,00 lei fără TVA
Denumirea serviciilor : Servicii de cazare si masa; cod CPV principal: 55300000-3 Servicii de restaurant si de servire a mâncării.
Procedura se va finaliza prin încheierea unui contract.
Termenul limita de depunere a ofertei: 15.05.2023 ora 16.00.
Data deschiderii ofertelor: 15.05.2023 ora 16.00.
Adresa de e-mail unde se va trimite oferta: xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx
Toate documentele ce formează oferta vor fi semnate si stampilate in original, iar copiile după diferite documente vor fi stampilate si semnate ”conform cu originalul”.
Limba in care trebuie redactate ofertele: limba romana.
Perioada de timp in care ofertantul trebuie sa își mențină oferta: 30 de zile, de la data limita de depunere a ofertei.
Criteriul de atribuire: “ cel mai bun raport calitate-preț” – in conformitate cu art. 187 alin 1, lit. a), in condițiile respectării cerințelor minime din caietul de sarcini, cu o pondere de 40% atribuita prețului, respectiv o pondere de 60% atribuita factorului de evaluare „accesibilitate”.
Detalierea factorilor de evaluare :
Prețul ofertei – maxim 40 puncte
Se va utiliza ca factor de evaluare prețul total ofertat ( valoarea maxima pentru numărul total de nopți de cazare + servicii de coffee break + servicii închiriere sala)
Algoritm de calcul :
Pentru oferta cu cel mai mic preț total ofertat se acord punctajul maxim 40p.
Pentru restul ofertelor punctajul se calculează astfel:
P1n ( prețul cel mai mic ofertat pentru servicii / preț ofertat n) x 40 p
Accesibilitate ( conform art. 187 alin 5 lit. a) – Legea 98 / 2016 ) – maxim 60 puncte
Se va utiliza ca factor de evaluare accesibilitatea ( respectiv cea mai apropiata unitate de cazare prin raportare la sediul Federației de Gimnastica , distanta maxima fiind de 1 km fata de sediu.
Algoritm de calcul :
Pentru oferta cu cea mai mica distanta fata de locația evenimentului se acord punctajul maxim 60p.
Pentru restul ofertelor punctajul se calculează astfel:
P2n ( cea mai mica distanta fata de locația evenimentului ofertata / distanta fata de locația evenimentului n ) x 60 p
În cazul în care, după publicarea unui anunț, intervin anumite modificări față de informațiile deja publicate, va fi publicat prin aceleași mijloace un anunț de tip erată, cu cel puțin 1 zi lucrătoare anterior expirării datei pentru depunerea ofertelor.
Dacă modificările efectuate prin anunțul de tip erată determină ajustări sau completări ale specificațiilor tehnice care impun un timp suplimentar de reacție pentru potențialii ofertanți, termenul de depunere a ofertelor va fi prelungit cu un interval cuprins între 2 – 4 zile lucrătoare.
Garanția de participare: nu se solicita.
In susținerea situației personale a ofertantului, se vor depune:
Declarația privind neîncadrarea in situațiile prevăzute la art. 164, art.165 si art. 167 din Legea nr. 98/2016. Modalitatea prin care poate fi demonstrata îndeplinirea cerinței: se va completa declarația atașata prezentei documentații;
Declarație privind evitarea conflictului de interese în conformitate cu prevederile art. 59 -60 din Legea nr. 98/2016.
Persoanele cu funcții de conducere si decizie din cadrul autorității contractante sunt: Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx – Presedinte, Xxxxxx Xxxxxxx - Secretar General, Xxxxxxxxxx Xxxxx – Xxxxxxxx Xxx, Xxxxx Xxxxxx - Antrenor Federal, Xxxxxx Xxxxxxxx - Antrenor Federal, Xxxx-Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxx - Antrenor Federal, Xxxxxx Xxxxxxxxx - Antrenor Federal.
In susținerea capacitații de exercitare a activității profesionale se vor depune:
Certificat Constatator eliberat de Ministerul Justiției - Oficiul National al Registrului Comerțului sau echivalent, din care sa rezulte tipul de activitate conform clasificării CAEN.. Operatorul economic ofertant (participant în nume propriu, liderul asocierii si asociații) ce depune oferta trebuie sa dovedească o forma de înregistrare în condițiile legii din tara de rezidenta, din care sa reiasă forma de înregistrare/atestare ori apartenenta din punct de vedere profesional, precum si obiectul de activitate, in copie ”conform cu originalul”.
Aviz/ autorizație sanitara aferenta spațiului servire a mesei si unității de cazare sau un al document echivalent, valabil la data prezentării ofertei, in copie ”conform cu originalul”;
Operatorii economici ce depun oferta trebuie sa dovedească o forma de înregistrare în condițiile legii din tara de rezidenta, sa reiasă ca operatorul economic este legal constituit, ca nu se afla în niciuna dintre situațiile de anulare a constituirii precum si faptul ca are capacitatea profesionala de a realiza activitățile care fac obiectul acordului cadru.
Obiectul contractului / acordului cadru trebuie sa aibă corespondent în codul CAEN din certificatul constatator.
În situația în care din documentele solicitate reiese că ofertantul nu își poate exercita activitatea, , nu sunt prezentate în forma solicitată sau lipsesc, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea acordului cadru.
Modul de prezentare a propunerii financiare: completarea formularului oferta financiara + centralizatorul de preturi. Propunerea financiară va fi semnată de persoanele împuternicite ale operatorului economic și va avea un caracter ferm şi obligatoriu din punct de vedere al conținutului pe toată perioada de valabilitate a ofertei.
Modul de prezentare a propunerii tehnice: detaliat, conform cerințelor din caietul de sarcini.
Propunerea tehnică va cuprinde descrierea tehnică detaliată a serviciilor ofertate (explicația de servire a mesei) , precum și alte informații considerate semnificative, în vederea verificării corespondenței propunerii tehnice cu specificațiile tehnice prevăzute în caietul de sarcini. Cerințele impuse în caietul de sarcini sunt cerințe minime.
Se vor completa toate formularele atașate prezentei invitații de participare.
Rezultatul procedurii simplificate proprii urmează a fi comunicat in scris, in termen de max. 3 zile lucrătoare de la data semnării raportului procedurii.
Contestațiile privind procedura simplificată proprie de atribuire a acordului cadru ce fac obiectul prezentei invitații de participare se vor soluționa de către instanța competenta.
Contact – xxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxx
Aprobat,
Președinte
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
XXXXX DE SARCINI
procedura simplificata proprie in vederea achiziționării
“Servicii de cazare + închiriere sala si coffee break ” in București
Preambul: Caietul de sarcini face parte integrantă din documentația pentru atribuirea acordului cadru și a contractelor subsecvente ( comenzile ferme) și constituie ansamblul cerințelor minime și obligatorii, pe baza cărora se înaintează, de către fiecare ofertant, propunerea tehnică și financiară.
In conformitate cu :
Procedura proprie pentru atribuirea contractelor de achiziție publică/acordurilor-cadru care au ca obiect servicii sociale și alte servicii specifice prevăzute în Anexa nr. 2 la Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice
Legea 98 / 2016 coroborata cu HG 395 /2016 – documentație ce a fost întocmită cu respectarea principiilor enunțate în art. 2 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, în aplicarea dispozițiilor art. 68 alin. (1) lit. (h), art. 69 alin. (6) și art. 111 alin. (1) din aceeași lege.
OBIECTUL PROCEDURII DE ACHIZIȚIE
Autoritatea contractanta vizează achiziționarea serviciilor de servire a masei pentru persoanele participante la acțiunea menționata in prezenta invitație de participare.
Autoritatea contractantă va încheia contractul , cu un singur operator economic, care a depus o oferta admisibila.
CERINȚE PRIVIND CARACTERISTICILE SERVICIILOR (CERINȚE TEHNICE)
Operatorii economici (ofertanții) vor asigura, cu operativitate, eficiență și în mod sustenabil din punct de vedere financiar, servicii de bună calitate, conform documentației de atribuire și conform nevoilor autorității contractante.
Operatorul economic va elabora propunerea tehnica si financiara astfel încât aceasta sa respecte in totalitate cerințele prevăzute in Documentație de atribuire pusa la dispoziție de autoritatea contractantă.
INFORMAȚII PRIVIND PROPUNERILE FINANCIARE, MODUL DE PREZENTARE A ACESTORA ȘI CRITERIUL DE
ATRIBUIRE
Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut
Autoritatea contractantă va încheia contractul / acordul cadru cu un singur operator economic, a cărui oferta este declarata admisibila.
Prin ofertele financiare, agenții economici își vor asuma :
Tariful, conform modelului “oferta financiara”.
Tarifele ofertate nu vor putea fi depășite in nicio situație pe toata durata acordului cadru.
Tarifele vor fi exprimate in LEI.
Condiții minime:
CERINŢE TEHNICE PENTRU PRESTAREA SERVICIILOR
La întocmirea propunerii tehnice, ofertanții vor tine cont de următoarele cerințe minime stabilite de autoritatea contractantă:
. Perioada și locația de prestare a serviciilor:
In perioada 26.05.2023 – 31.05.2023 in localitatea București
Locația unității de cazare trebuie sa ofere posibilitatea de a pune la dispoziție o sala si de a presta serviciile de coffee break in aceeași locație si sa fie la o distanta de maxim 1 km de sediul Federației de Gimnastica din București.
Ofertanții trebuie să facă dovada că dețin o unitate specializată de profil care să răspundă nevoilor autorității contractante, respectiv să ofere prestarea de servicii de cazare.
Camerele trebuie să dispună de TV prin cablu, baie privată, acces gratuit la internet WI-FI.
Ofertanții vor prezenta în propunerea tehnică o descriere:
a unității de cazare
numărul de camere și tipul
numărul de nopți pentru care se asigură cazare
numărul de persoane.
3.2. Serviciile care se vor asigura şi numărul de persoane:
Ofertanții trebuie să facă dovada că dețin o unitate specializată de profil care să răspundă nevoilor autorității contractante, respectiv să ofere simultan prestarea de servicii de coffee break respectiv sa pună la dispoziția Autorității o sala de conferințe.
Denumirea evenimentului : Organizare Meeting Comitetul Tehnic Trampoline din cadrul Federației Internaționale de Gimnastica, in perioada 26-31 mai
Servicii de cazare – pentru un număr de 7 persoane in perioada 26 – 31 mai 2023 , respectiv 7 camere single x 5 nopți de cazare
Servicii de coffee break si rezervare sala de conferințe persoane in perioada 26 – 31 mai 2023, respectiv rezervare sala conferințe cu 2 coffee break incluse zilnice x 4 zile
INFORMAŢII PRIVIND PROPUNERILE FINANCIARE
Cantitățile reprezintă estimări, ele putând varia in funcție de necesitățile transmise de către Federația Romana de Gimnastica.
La elaborarea propunerii financiare, ofertantul are obligația de a lua în considerare toate cheltuielile pe care le implică îndeplinirea obligațiilor contractuale.
Prețul ofertat nu va putea fi depășit in nicio situație pe toata durata contractului.
Autoritatea contractantă va încheia un contract cu un singur operator economic a cărui ofertă s-a clasat pe primul loc, ca urmare a aplicării criteriului de atribuire ”prețul cel mai scăzut”.
Se va întocmi un clasament în ordine crescătoare a prețurilor ofertate, fără TVA, urmând ca oferta care va prezenta prețul cel mai scăzut dintre ofertele declarate admisibile, să fie declarată câștigătoare.
În cazul în care două sau mai multe oferte sunt situate pe primul loc, autoritatea contractantă solicită ofertanților o nouă propunere financiară, iar contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are „prețul cel mai scăzut”.
Ofertantul va depune formularul de ofertă, centralizatorul de preturi si draftul de contract asumat.
MODALITĂȚI DE PLATĂ:
Plata se va face doar în funcție de numărul efectiv de participanți care au beneficiat de servicii. Nu se admite plata in avans a serviciilor.
Factura pentru serviciile prestate va fi emisă la finalul fiecărei luni.
Factura va fi însoțită de următorul document justificativ:
Dovada prestării serviciilor
Ofertanții au obligația de a menționa, în propunerea tehnică, clauzele privind modalitățile de plată.
Întocmit,