CAIET DE SARCINI
CAIET DE SARCINI
ACHZIȚIONAREA DE SERVICII
privind organizarea evenimentului B2B matchmaking „Sourcing Seminar Moldova 2023”
1. Informație generală
1.1 Scopul caietului de sarcini
Prezentul caiet de sarcini (denumit în continuare "caietul de sarcini") precizează cerințele minime pentru serviciile de organizare a evenimentului B2B matchmaking „Sourcing Seminar Moldova 2023” de către Instituția Publică Organizația pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului (I.P. ODA) în parteneriat cu Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit (GIZ) și Association for Supply Chain Management, Procurement and Logistics (BME), (în continuare – organizatori).
Sourcing Seminar Moldova 2023 va avea loc în incinta unei săli de evenimente precizate de autoritatea contractantă, care se va desfășura la data de 28 martie 2023.
1.2 Serviciile de organizare a evenimentului:
• dotarea sălii de conferințe cu proiector, laptop și sistem audio, boxă de idei și sugestii, lumini în culorile evenimentului;
• asistența tehnică pe durata evenimentului și asigurarea cu personal care vor amenaja zona și
deservi echipamentele tehnice;
• asigurarea soluțiilor IT pentru desfășurarea evenimentului și în format online inclusiv componenta de B2B matchmaking (până la 6 cabinete simultan), generare link zoom/Microsoft Teams. Asigurarea conexiunii cu echipamentul de traducere oferit de autoritatea contractantă.
• asigurarea în timpul evenimentului a două pauze de cafea și a unui prânz (tip fourchette) pentru
participanții la eveniment (60 persoane);
1.3. Informația despre Autoritatea Contractantă:
Instituția Publică Organizația pentru Dezvoltarea Antreprenoriatului (I.P. ODA), denumită în continuare Autoritatea Contractantă este o instituție publică din subordinea Ministerului Dezvoltării Economice și Digitalizării cu misiunea de a susține dezvolta mediul antreprenorial autohton, inclusiv a întreprinderilor mici și mijlocii, prin promovarea culturii antreprenoriale, acordarea asistenței financiare și tehnice pentru companii, emiterea garanțiilor financiare și de stat, precum și asigurarea infrastructurii de suport în afaceri.
Obiectivele I.P. ODA
• susținerea dezvoltării antreprenoriatului;
• oferirea asistenței financiare nerambursabile;
• consolidarea capacității întreprinderilor de administrare eficientă a afacerilor, prin oferirea de instruiri, mentorat, consultanță și infrastructură de suport;
• facilitarea accesului la finanțare prin emiterea garanțiilor financiare și de stat;
• asigurarea dialogului public privat.
1.4. Informație despre evenimentul B2B matchmaking „Sourcing Seminar Moldova 2023” OBIECTIVELE și AUDITORIUL ȚINTĂ:
Obiectivele evenimentului:
• informarea din prima sursă cu privire la tendințele și cerințele actuale necesare pentru
inițierea și stabilirea cooperărilor cu companiile din Germania;
• oferirea platformei necesare și posibilitatea întreprinderile din Republica Moldova să identifice noi cumpărători din rândul companiilor din Germania;
• stabilirea legăturilor pentru viitoare parteneriate de afaceri în cadrul ședințelor B2B;
• antreprenorii vor fi informați despre programele de suport acordate companiilor pentru sporirea competitivității și a productivității precum și internaționalizarea acestora.;
Auditoriul țintă
• Întreprinderile din Republica Moldova interesate a se integra în lanțurile valorice internaționale;
• Întreprinderile din Germania interesate să subcontracteze producători din Republica Moldova.
II. Cerințele tehnice
2.1 Prestatorul va elabora un proiect de design al zonei de afaceri al Autorității Contractante în termen de 5 (cinci) zile lucrătoare de la semnarea Contractului și îl va conveni cu Autoritatea Contractantă.
Lista și tipurile de lucrări care urmează să fie efectuate de către Prestator | • Asigurarea în timpul evenimentului a două pauze de cafea, a unui prânz (tip fourchette) pentru 60 participanții la eveniment inclusiv mobilierul necesar (mese cocktail cu huse). • Asigurarea sălii cu echipament tehnic necesar (proiector, laptop, sistem audio, 6 microfoane, 1 televizor LED cu stativ pentru delimitarea spațiului B2B, 5 stâlpi indicatori cu suport de hârtie A4, boxe de idei și sugestii, lumini în culorile evenimentului); • Asigurarea soluțiilor IT pentru desfășurarea evenimentului și în format online cu posibilitatea conectării traducerii sincron (4 laptop cu conexiune la internet; 8 căști cu microfon conectate câte 2 la un laptop). • Asigurarea transmisiunii online pe platforma Zoom (planificarea sedintei pe Zoom) • Elaborarea și coordonarea anunțului privind organizarea Evenimentului (4 carduri digitale). • Asistența tehnică pe durata evenimentului și asigurarea cu personal care vor amenaja zonele și deservi echipamentele tehnice; • ecran pentru photo wall sau baner al evenimentului. • fotograf; • elaborarea video raport al evenimentului cu durata de 120 secunde. Elaborarea descrierii tehnice al proiectului; Elaborarea devizului de cheltuieli detaliat; Închirierea mobilierului necesar pentru prezența a 6 speakeri concomitent pe scenă (6 fotolii și mese pentru speakeri), tribună cu microfon fixat; Transportarea, descărcarea și instalarea echipamentului, asigurarea bunei funcționalități pe durata evenimentului. |
Modalitatea de realizare a serviciilor
Evenimentul se va desfășura la data de 28 martie 2023.
Pe toata perioada de derulare a contractului, Prestatorul va asigura următoarele:
Ante eveniment:
• Prestatorul va presta serviciile solicitate la locația precizată de autoritatea contractantă;
• Testarea video conferinței (conexiunea pe zoom/Microsoft Teams);
• Elaborare cover eveniment si burtiere pentru vorbitori;
• Elaborarea formularului de înregistrare on-line la eveniment, care să fie inclus
în invitații, anunțuri postate pe pagina evenimentului, Facebook, alte surse media de mediatizare al evenimentului;
• Crearea de conținut (imagine/card/text) despre Eveniment pentru a fi plasat pe pagina evenimentului de Facebook.
• Crearea de eveniment Facebook dedicat, cu specificarea tuturor partenerilor proiectului.
• Dotarea sălii cu logistica necesara (instalație de sonorizare, personal tehnic, instalații audio- video, microfoane mobile, mobilierului necesar pentru prezența a 6 speakeri concomitent pe scenă, asigurarea soluțiilor IT pentru desfășurarea evenimentului și în format online inclusiv componenta de B2B matchmaking (până la 6 cabinete simultan), prezenta unei persoane de specialitate în domeniul instalațiilor audio-video pentru a putea gestiona utilizarea acestor instrumente);
• Sala va fi organizata prin delimitarea în 3 spații cu formate specifice:
1) Spațiu format teatru pentru desfășurarea plenarei;
2) Spațiu destinat întîlnirilor B2B;
3) Spațiu pentru fourchette.
• Pe scenă pentru speakeri vor fi puse pahare, apa plată și minerală;
În timpul evenimentului:
• Funcționarea echipamentelor audio-video pe toata durata evenimentului;
• Asigurarea serviciilor de catering, pentru numărul de persoane menționat anterior, ținându-se cont
de restricțiile culinare impuse de regimurile vegetariene;
• Întocmirea unui Proces verbal de recepție a serviciilor oferite de Prestator.
III. RESPONSABILITĂŢILE PĂRŢILOR
3.1. Responsabilitățile Autorității Contractante(AC):
• Va organiza, după atribuirea contractului, o întâlnire preliminară cu operatorul economic câștigător, pentru a detalia modalitatea de lucru pe parcursul derulării contractului;
• Va pune la dispoziția operatorului economic câștigător toate informațiile/documentele relevante
existente, necesare derulării activității;
• Va monitoriza, prin intermediul coordonatorului de eveniment, activitățile operatorului economic şi va semnala operatorului economic câștigător, orice abatere de la contract.
3.2. Responsabilitățile Prestatorului
• va răspunde de executarea la timp a obligațiilor contractuale şi de calitatea serviciilor, conform cerințelor prezentului caiet de sarcini;
• va realiza toate cerințele contractuale respectând şi aplicând cele mai bune practici în domeniu;
• va furniza la timp informații şi date referitoare la serviciile prestate în scopul îndeplinirii
contractului;
• se va conforma solicitărilor transmise de AC, prin intermediul coordonatorului de activitate;
• va informa de urgență AC şi coordonatorul de activitate de orice eveniment sau circumstanțe ce împiedică executarea la timp şi cu eficiență a sarcinilor sale și să vină cu soluții la rezolvarea situațiilor neprevăzute;
• va asigura personal calificat corespunzător pentru a duce la bun sfârșit sarcinile conform cerințelor prezentului caiet de sarcini;
• este responsabil pentru activitatea personalului şi pentru prestarea serviciilor de calitate, conform cerințelor din caietul de sarcini; toate activitățile vor fi realizate cu aprobarea în prealabil a AC.
• să presteze serviciile care fac obiectul prezentului contract la data convenită în conformitate cu obligațiile asumate conform prezentului caiet de sarcini;
• să presteze serviciile în conformitate cu oferta sa și cu reglementările în vigoare aplicabile
obiectului contractului;
• să monteze echipamentul în conformitate cu prezentul caiet de sarcini;
• să asigure, transportul, paza și protecția echipamentului menționat în caietul de sarcini;
• să demonteze echipamentul în termen de maxim 6 ore de la încheierea evenimentului;
• pe toată durata de prestare a contractului, să respecte condițiile de muncă și măsurile de protecție a muncii, în conformitate cu prevederile legii privind securitatea și sănătatea în muncă din Republica Moldova;
• Prestatorul este pe deplin răspunzător de serviciile pe care le prestează. În cazul în care din cauza neîndeplinirii serviciilor la calitatea ofertată, autoritatea contractantă suferă prejudicii, atunci prestatorul va plăti de îndată contravaloarea prejudiciilor create.
PLĂŢI
Plăţile vor fi efectuate pe baza facturilor emise de Prestator, ca urmare a acordării vizei
„Bun de plată” de către coorodonatorul de activitate, numai dacă sunt însoţite de documente justificative şi procese-verbale de recepţie a serviciilor prestate încheiate între Autoritatea Contractantă şi Prestator.
Plăţile se vor efectua în conformitate cu prevederile legislației naționale.
ÎNTOCMIREA OFERTEI
Se va completa tabelul de mai jos, avându-se în vedere cerinţele caietului de sarcini, precum şi faptul că preţurile vor rămâne ferme pe întreaga perioadă de derulare a contrtului:
№ | Poziții | Caracteristici | Preț MDL fără TVA |
În cazul a două oferte cu acelaşi preţ, autoritatea contractantă va solicita operatorilor economici o nouă ofertă.
Notă:
Valoarea ofertată nu poate depăşi valoarea estimată de până la 85 000 lei. ( fără TVA)
IV CERINȚE FAȚĂ DE PRESTATOR
4.1 Compania Prestator trebuie să dețină:
• experiență în domeniul organizării evenimentelor;
• personal calificat pentru asigurarea unei bune desfășurări a evenimentelor de tip business;
• experiență cooperării cu traducători;
• posibilitatea organizării serviciilor de catering cu deplasare în teritoriu ( deținerea mobilierului gen mese, și a întregului instrumentariu);
• prezentarea portofoliului de evenimente organizate care sa demonstreze experiența în domeniu;
Xxxxxxx XXXXXX
Conducătorul grupului de lucru
Director
Xxxxxxxx XXXXX Director adjunct
Xxxxx XXXXX
Specialist achiziții publice
Xxxxx XXXXXXXXXXX
Digitally signed by Xxxxxxxxxxx Xxxxx
Date: 2023.03.09 14:58:03 EET
Șef Secția marketing și comunRiecasaorne: MoldSign Signature
Location: Moldova
Digitally signed by Xxxxxxx Xxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxx XXXXXXX Date: 2023.03.10 09:58:29 EET
Solicitant
Reason: MoldSign Signature Location: Moldova
Șef Unitatea de Implementare a Programului Creștere și Internaționalizare