ATTESTREGLEMENTE INKL TILLÄMPNINGS- ANVISNINGAR
ATTESTREGLEMENTE INKL TILLÄMPNINGS- ANVISNINGAR
Antagen av Kommunfullmäktige 2006-10-24, § 89.
1 Reglementets omfattning
Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner/bokföringsposter, inklusive interna bokföringsposter, finansförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta.
Kommunala bolag där kommunen har ett väsentligt inflytande utfärdar egna riktlinjer som i tillämpliga delar skall beakta kommunens regler.
2 Ansvar
Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Vidare ansvarar kommunstyrelsen för uppföljning, utvärdering och eventuell revidering av reglerna.
Kommunens nämnder ansvarar för den interna kontrollen och tillser att bestämmelser i detta reglemente iakttas och att tillämpliga attestmoment utföres. Nämnderna utfärdar vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde.
Varje nämnd har ansvaret för tilldelad budgetram. Det innebär ansvar för såväl kortsiktiga som långsiktiga åtaganden, liksom ansvar för att upphandling sker enligt gällande avtal och lagar samt att verksamheten följer kommunövergripande mål och policys.
Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att personalen är informerad om reglerna och anvisningarnas innebörd.
Personalens ansvar är att tillämpa fastställda regler och anvisningar samt att rapportera förekommande fel och brister till närmast överordnad.
3 Attest
Med budgetansvar följer även ansvar för kontroll av ekonomiska transaktioner, så kallad attest.
Attest sker i två steg
- Mottagningsattest
- Beslutsattest
Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ensam skall hantera en transaktion från början till slut. Mottagnings- och beslutsattest skall utföras av olika personer.
I IT-system som genererar ekonomiska transaktioner sker kontroll genom elektronisk attest med användaridentitet och lösenord. Sådan attest/kontroll skall utföras av mer än en person och skall lagras i de aktuella systemen.
Ekonomikontoret skall granska och godkänna säkerheten i attestrutinerna i de IT-system som används.
Före verkställande av ekonomiska transaktioner skall annan person kontrollera att beslutsattest skett av behörig person, s.k. behörighetskontroll.
4 Kontroller
Följande kontroller ska utföras innan transaktion får slutföras:
Mottagnings- attest | Kontroll av prestation, kvalitet, pris och villkor |
Beslutsattest | Kontroll av beslut, finansiering, bokföringsunderlag och kontering samt kontroll av att mottagningsattest skett. |
Definitioner:
Prestation Vara eller tjänst har mottagits eller levererats
Kvalitet Mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet
Pris Pris överensstämmer med avtal, taxa, regler eller beställning
Villkor Betalningsvillkor mm är uppfyllda
Beslut Behöriga beslut finns
Finansiering Budget finns
Bokföringsunderlag Verifikationen uppfyller krav enligt lagstiftning och god
redovisningssed
Kontering Konteringen är korrekt
Mottagnings- och beslutsattestanter svarar för att kontrollerna ovan utförs. Innan transaktion utförs skall dessutom kontroll ske av:
Behörighet | Nödvändig beslutsattest har skett av behörig person |
Alla som omfattas av kontrollarbetet skall tillämpa anvisningarna samt i förekommande fall rapportera brister i kontrollerna.
5 Attestberättigade
Varje nämnd utser personer med rätt att beslutsattestera och ersättare för dessa. Attesträtten skall knytas till ett ansvarsområde med angivande av eventuella begränsningar. Nämnden kan delegera till tjänsteman att utse namngivna personer till attestanter.
Attestant som gör sig skyldig till fel eller försummelse eller missbrukar sin ställning skall utöver de andra åtgärder som kan ifrågakomma fråntas berört uppdrag. Ansvarsfrågor regleras i allmän lag och i kollektivavtal.
Nämnden ansvarar för att upprätthålla en aktuell förteckning över beslutsattestanter som anger omfattningen för respektive beslutsattestants ansvar.
Varje nämnd utser även de personer eller befattningar som skall utföra behörighetskontroll samt behörighetsadministratörer i de IT-system som genererar utbetalningar.
6 Jäv och särskilda kontrollområden
Attestrutinerna ska utformas så att kontrollen inom respektive nämnd är tillräcklig. Vid ut- formningen av rutinerna ska följande beaktas:
Jäv | En attestant får aldrig granska eller godkänna en utbetalning till sig själv eller närstående eller annan person med vilken intres- segemenskap föreligger. Detta innefattar också bolag och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. |
Varje nämnd har ansvar för den interna kontrollen, vilket bland annat innebär att tillämpningen av attestreglementet bör följas upp genom stickprovsgranskningar.
Tillämpningsanvisningar
Innehållsförteckning Sid
Inledning 5
1. Omfattning 6
2. Ansvar 6
3. Attest 7
3.1 Allmänt 7
3.2 Mottagningsattest 7
3.3 Beslutsattest 7
3. 4 Behörighetskontroll 8
3.5 Kompetens 8
3.6 Attest av personalkostnader 9
3.7 Attest av transaktioner inom ekonomiskt bistånd 9
3.8 Attest av transaktioner inom elektronisk handel 9
4. Kontroller 9
4.1 Prestation och pris 9
4.2 Kvalitet 9
4.3 Bokföringsunderlag 9
4.4 Betalningsvillkor 10
4.5 Bokföringstidpunkt 10
4.6 Kontering 10
4.7 Beslut 10
4.8 Interna bokföringsposter 10
4.9 IT-system 11
4.10 Elektronisk handel 11
4.11 Skanning 12
5. Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00
6. Jäv och särskilda kontrollområden 12
Inledning
Dessa tillämpningsanvisningar är ett komplement till attestreglementet och skall användas som stöd för alla som deltar i hanteringen av ekonomiska transaktioner i Klippans kommun.
Attestreglementet utgör tillsammans med tillämpningsanvisningarna regelverket för dem som skall utföra olika attestmoment inom Klippans kommun.
Syftet med attestreglementet samt tillämpningsanvisningarna är att säkerställa en god kontroll av alla ekonomiska transaktioner för att förhindra avsiktliga eller oavsiktliga fel vid hantering av kommunens tillgångar. Huvudregeln i reglementet är att ingen enskild person själv hanterar en transaktion i alla led.
Tillämpningsanvisningarna utfärdas och fastställs av kommunstyrelsen. Ekonomichefen kan göra ändringar i och tillägg till anvisningarna när dessa inte är av principiell karaktär.
Nämnderna ansvarar för att reglementet liksom tillämpningsanvisningarna följs, vilket inkluderar att berörda medarbetare blir informerade om gällande regler och anvisningar. Anvisningarna gäller för kommunens ekonomiska transaktioner. Nämnderna kan göra egna tillägg och utforma ytterligare tillämpningsanvisningar, förutsatt att de inte strider mot de generella tillämpningsanvisningarna i detta dokument.
Tillämpningsanvisningar attestreglemente
1 Omfattning
Reglementet gäller för kommunens nämnder och av kommunfullmäktige tillsatta, tillfälliga eller permanenta kommittéer eller dylikt som disponerar anslag. Reglementet gäller även medel som kommunen åtagit sig att förvalta avseende tex. donationsstiftelser och förmedling av egna medel inom socialtjänsten.
I reglementet regleras hur ekonomiska transaktioner ska granskas och vem som ansvarar för detta. Med ekonomiska transaktioner avses samtliga underlag (verifikat) som skapar utbetalningar men även andra underlag som bildar bokföringsposter såsom interna poster och korrigeringar.
Ekonomiska transaktioner som avses är av olika slag;
• Traditionella leverantörsfakturor
• Elektroniska fakturor
• Personalkostnader i form av löner, arvoden, reseersättningar och traktamenten
• Bidragsutbetalningar
• Bokföringsorder
• Internfakturor
En del av dessa transaktioner skapas i IT-system med inbyggda kontroller och attester.
För vissa typer av bokföringsposter är beslutsattest av verksamhetsansvariga inte praktiskt möjligt, t ex maskinellt skapade pålägg och fördelningar. Attestmomenten för sådana transaktioner ersätts med ett kontrollförfarande mot ekonomiska rapporter som regelbundet utförs av den ekonomiskt ansvarige.
2 Ansvar
Det är nämnderna som har det yttersta ansvaret för att attestreglementet följs. Nämndens ansvar för den interna kontrollen kan inte överlåtas på någon annan. Nämnden skall upprätta en intern kontrollplan och genomföra kontroller av efterlevnaden av detta reglemente. Varje nämnd kan även vid behov utfärda ytterligare tillämpningsanvisningar, där kontrollerna är av mer långtgående karaktär än vad reglementet föreskriver.
Revisorerna är skyldiga att pröva om den interna kontrollen är tillräcklig.
3 Attest
3.1 Allmänt
För samtliga typer av transaktioner som omfattas av reglementet gäller att det alltid måste finnas beslutsattest. För leverantörsfakturor krävs två attester; mottagningsattest och beslutsattest.
Mottagningssattest och beslutsattest ska utföras av två olika personer.
Före verkställandet av ekonomiska transaktioner skall behörighetskontroll ske genom att annan person kontrollerar att beslutsattest skett av behörig person.
Det innebär att i alla system, manuella och IT-baserade, som genererar ekonomiska transaktioner skall minst två kontrollmoment finnas som utförs av två olika personer. Kontroll-momenten skall i samtliga system motsvara kraven på beslutsattest och behörighetskontroll.
I vissa IT-system sker elektronisk beslutsattest med användaridentitet och lösenord.
Behörighetskontroll sker då genom att den attestansvarige tilldelas användaridentitet och lösenord i ett till IT-systemet kopplat behörighetssystem.
Ekonomikontoret ska i samråd med berörda förvaltningar granska och godkänna kontroll- och attestfunktioner i IT-systemen.
3.2 Mottagningsattest
Med mottagningsattest intygas att;
- Vara eller tjänst har mottagits eller levererats
- Mottagen eller levererad tjänst håller avtalad kvalitet
- Pris överensstämmer med avtal, taxa, regler eller beställning
- Betalningsvillkor mm är uppfyllda
Mottagningssattest och beslutsattest får ej utföras av samma person. Mottagningssattest sker med signatur och är obligatoriskt på pappersbaserade leverantörs-fakturor.
3.3 Beslutsattest
Beslutsattest är obligatorisk och innebär avseende leverantörsfakturor en bekräftelse av beslut, beställning och mottagning av vara eller tjänst. I andra system och rutiner som genererar ekonomiska transaktioner innebär beslutsattesten en bekräftelse av underlaget.
Beslutsattest ska ske med fullständig namnteckning eller, där elektronisk attest tillämpas, med användaridentitet och därtill knutet lösenord. Användaridentitet och lösenord anges vid inloggning. Beslutsattestanten har ett ansvar att säkerställa att användaridentitet och lösenord ej används av obehörig. Den elektroniska attesten är att jämställa med namnteckning och får inte överlåtas eller användas av annan person.
Beslutsattest utföres i normalfallet av personer som har ekonomiskt ansvar för verksam-heten. Övriga kontroller kan utföras av annan personal. Beslutsattesten är en viktig del i den interna kontrollen. Att beslutsattestera innebär en bekräftelse av att transaktioner och deras underlag är riktiga.
Beslutsattesten innebär kontroll av erhållen faktura eller motsvarande underlag, mot beslut, beställning etc. Beslutsattest sker också vid godkännande av anställningsavtal, och underlag för arbetad tid, tillägg på lön och avdrag på lön. I attesten ingår även att kontrollera konteringen och att transaktionen ryms inom beslutad budget. Attestant skall godkänna inköp innan beställning och får därigenom en övergripande kontroll över kostnader som belastar verksamheten.
Beslutsattestanten ansvarar för att verifikationen är fullständig vilket bl a kan innefatta för- klarande upplysningar om vad som föranlett den ekonomiska händelsen samt att övriga
attestmoment är utförda. Det är beslutsattestanten som ska förvissa sig om att erforderliga kontroller har utförts.
Beslutsattestanten ansvarar också för att leverantörsfakturor godkänns och betalas vid rätt tidpunkt, så att kostnader för dröjsmålsräntor undviks.
Beslutsattestanter skall inte ha behörighet att registrera betalningar i kommunens system.
3.4 Behörighetskontroll
Behörighetskontroll är en kontroll av att rätt (behörig) person beslutsattesterat. Behörig- hetskontroll är obligatorisk och måste utföras av annan person än beslutsattestant.
Innan registrering av ekonomiska transaktioner sker ska behörighetskontroll ha utförts.
I pappersbaserade rutiner innebär behörighetskontroll att kontroll sker av behörighet mot attestförteckning.
I system med elektronisk attest sker behörighetskontroll genom att den attestansvarige tilldelas användaridentitet och lösenord av behörighetsadministratören.
Det är nämnden/styrelsen som anger vilka befattningar som ska utföra behörighetskontroll.
I system där elektronisk attest används är det den systemförvaltande nämnden/styrelsen som genom att utse behörighetsadministratör är ansvarig för behörighetskontrollen.
3.5 Kompetens
Respektive nämnd ansvarar för att attestansvariga och behörighetskontrollanter har erforderlig insikt och kunskap om uppgiften.
Särskilda krav gäller för anställningar och löneutbetalningar. Vid attest/kontroll av löner är det viktigt att ansvariga har kunskaper om gällande avtal. Det är inte lämpligt att tillfälligt anställd personal ges i uppgift att utföra kontroller eller attestmoment.
3.6 Attest av personalkostnader
Beslutsattest sker genom godkännande av anställningar och underlag för löneutbetalningar t.ex. arbetad tid, övertid, ob, frånvaro mm. Detta sker på manuella underlag eller genom elektronisk attest i självservicesystemet. Behörighetskontroll utförs mot attesterade underlag eller vid elektronisk attest genom behörighetstilldelning i IT-systemet.
3.7 Attest av transaktioner inom ekonomiskt bistånd
Särskilda regler gäller vid utbetalningar av ekonomiskt bistånd inom Individ- och familjeomsorgen. Utbetalningar sker från IT-system som innehåller olika kontrollfunktioner. Beslutsattest sker på särskild rapport av annan person än den som registrerat beslutet om bistånd. Behörighetskontroll görs av en tredje person innan utbetalningar sker.
3.8 Attest av transaktioner inom elektronisk handel
För elektroniska leverantörsfakturor är huvudregeln att minst två attestmoment skall utföras. Kontrollordningen är inte alltid given utan kan variera.
Attest i elektronisk handel dokumenteras genom elektronisk attest. Attest skall ske på sådant sätt att den med säkerhet i efterhand går att knytas till den person som utfört attesten. Elektronisk attest sker genom användar-ID och lösenord. Användar-ID och lösenord får endast användas av den som tilldelats behörigheten.
Behörigheten tilldelas av systemadministratör på uppdrag av attestberättigade.
4 Kontroller
4.1 Prestation och pris
Avtalade villkor kontrolleras vilket även kan avse fastställd taxa och motsvarande. Kontroll görs av att varan/tjänsten har beställts och mottagits samt att pris, volym, rabatt och andra betalningsvillkor överensstämmer med avtal/taxa/prislista. Den siffermässiga kontrollen kan ske stickprovsvis för fakturor understigande visst värde.
4.2 Kvalitet
Mottagen eller levererad tjänst ska hålla avtalad kvalitet vilket regleras i avtalet med leverantören.
4.3 Bokföringsunderlag
Krav på verifikationers innehåll framgår av Kommunala redovisningslagen (KRL), 2:4. För verifikationer som ligger till grund för momsredovisning tillkommer krav enligt Mer- värdesskattelagen (ML) 11:5. Verifikationer skall på varaktigt sätt innehålla uppgifter om:
• När den upprättades.
• När den ekonomiska händelsen inträffade.
• Vad den avser.
• Vilket belopp det gäller.
• Vilken motpart den berör.
• Momsbeloppet, för varje skattesats
• Utställarens samt mottagarens namn och adress
• Platsen för varans mottagande
• Utställarens registreringsnummer till mervärdesskatt eller, då denne inte är registrerad, person- eller organisationsnummer
4.4 Betalningsvillkor
Betalningsvillkor är 30 dagar från ankomstdatum eller enligt annan överenskommelse. För dröjsmålsränta gäller referensränta + 8% (Räntelagen 6§). Anges annat på fakturan informeras leverantören om kommunens betalningsvillkor.
4.5 Bokföringstidpunkt
Kontanta in- och utbetalningar skall bokföras senast påföljande arbetsdag. Verifikationer för obetalda fordringar och skulder skall ordnas och förvaras så att betryggande överblick fortlöpande finns över dem (se KRL 2:9). Av detta följer behov att uppkomna skulder och fordringar ska bokföras så snart det kan ske.
4.6 Kontering
Kontrollansvaret för kontering avser samtliga koddelar. Beslutsattestanten är ansvarig för att konteringen är riktig.
4.7 Beslut
Kontroll ska ske av att formella beslut som krävs är fattade, t ex taxebeslut, investerings-beslut eller anskaffningsbeslut).
4.8 Interna bokföringsposter
Generellt gäller att utbetalning skall mottagnings- och beslutsattesteras av två olika personer eller beslutsattesteras i kombination med godkänd maskinell kontroll.
För poster som inte generar utbetalningar såsom fördelningar, bokföringsorder och intern- fakturor kan det för att underlätta hanteringen räcka med beslutsattest. För interna tjänster som är reglerade i avtal, t ex hyror, kost- och städverksamheten, anses den ekonomiska händelsen godkänd/attesterad i och med att överenskommelse tecknats.
Det gäller även interna automatiska fördelningar för vilka överenskommelse gäller enligt budget.
4.9 IT-system
Attest i IT-baserade rutiner dokumenteras genom elektronisk attest eller manuellt på underlag från systemet.
Attest ska ske på sådant sätt att den med säkerhet i efterhand går att knytas till den person som utfört attesten. Elektronisk attest sker genom användar-ID och lösenord. Användar-ID och lösenord får endast användas av den som tilldelats behörigheten.
Behörighetskontroll ska ske i systemet och framgå av systemdokumentationen.
När attest sker med hjälp av IT-stöd ansvarar systemförvaltaren för att utforma och
dokumentera rutiner för tilldelning av behörigheter, införande av systemförändringar och dokumentation av utförda systemkontroller.
4.10 Elektronisk handel
I elektronisk handel kan kontroller många gånger ske i annan ordning än i den pappersbaserade världen. T ex kan beslutsattesten (godkännande av belastning av visst konto) ske redan vid beställning förutsatt att man vid beställningstillfället har tillgång till priser och övriga villkor. Därmed kan också behörighetskontrollen ske vid samma tillfälle (beslutsattestantens rätt att belasta kontot). Det innebär att när kontroll av inleverans/prestation har skett och inregistrerats så finns alla förutsättningar för att med automatik kontrollera alla tidigare förprogrammerade systemkontroller (behörighet, pris, antal mm) och med automatik godkänna fakturan till betalning när den anländer. Denna ordning fungerar under förutsättning att allting stämmer.
Finns det däremot avvikelser mellan beställning, leverans och faktura kan beslutsattestanten behöva förnyas. Ordningen för de olika kontrollmomenten kan alltså komma att variera beroende på förutsättningarna.
För fakturor som inte har sitt ursprung i en beställning det s.k. orderslös fakturering, t.ex. hyror, telefon m m, finns möjligheten att i förväg lägga in avtalsvillkor och gränsvärden vilket möjliggör kontroll och betalning av fakturorna utan manuell kontroll. I ett sådant fall blir uppdateringen av avtalsvillkor och gränsvärden det som motsvarar dagen beslutsattest.
Vid elektronisk handel kan exempelvis följande kontroller ersättas med systemkontroller:
• Pris
• Betalningsvillkor
• Volym
• Fakturafrekvens
• Max beställningsbelopp
Ovanstående systemkontroller anges av beslutsattestant och programmeras i systemet av systemadministratör.
4.11 Skanning
Möjligheter och problematik för skanning av fakturor påminner mycket om förutsättningarna för elektronisk handel. Ett kontrollmoment som tillkommer vid skanning är att kontrollera att all information överförts korrekt vid skanningstillfället.
5 Attestberättigade
Nämnden ansvarar för att det finns en aktuell förteckning över befattningshavare med beslutsattest samt ersättare för dessa. Förteckningen skall innehålla befattningsbenämning, ansvarskoder enligt ekonomisystemet, namn på personen samt personens namnteckning. Vid aktualisering av förteckningen skall framgå från när förändringar ska gälla.
Attestförteckningen ska delges de personer som av nämnden uppdragits att utföra behörig- hetskontroll samt finnas på Ekonomikontoret
Uppdrag som beslutsattestant skall ges till namngivna personer. Som ersättare för besluts- attestanter skall utses namngivna personer. Det kan förekomma att en person är ersättare för flera beslutsattestanter. Beslutsattestanter och ersättare utses av nämnd för ett kalenderår i taget.
Nämnd kan delegera rätten att under löpande år utse attestanter till förvaltningschef.
6 Jäv och särskilda kontrollområden
Den som utför beslutsattest får inte attestera utbetalningar till sig själv eller till närstående eller annan person med vilken intressegemenskap föreligger. Detta innefattar även bolag, stiftelser och föreningar där beslutsattestanten eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen eller annars har ett väsentligt intresse.
Beslutsattest får inte utföras av den som själv konsumerat varan eller tjänsten. Exempel på sådana utgifter är:
− Reseräkningar
− Ersättning för utlägg
− Egna mobiltelefonräkningar
− Representation där den attestansvarige själv deltagit
− Kurser/konferenser
− Logikostnader
− Kreditkort/bensinkortfaktura
− Utrustning eller vara som vederbörande själv i huvudsak disponerar
I dessa fall ska beslutsattest utföras av närmast överordnad.
För förvaltningschef ska i dessa fall attest utföras av kommundirektören eller nämndsordföranden. För kommundirektören gäller att attest då istället bör utföras av Kommunstyrelsens ordförande.
Nämndsordförande som har attesträtt och som själv konsumerat vara eller tjänst ersätts av Kommunstyrelsens ordförande. Denne ersätts i motsvarande situation av Kommunfullmäktiges ordförande.
Den som utför kontroll skall ha en självständig ställning gentemot den kontrollerade. Det är inte lämpligt att underställd personal beslutsattesterar sådant som överordnad har mottag- ningsattesterat.
Vid extern- och intern representation skall alltid representationens samband med verksamheten styrkas genom att syftet med representationen anges på fakturan/notan eller som en permanent anteckning vid elektronisk faktura. Uppgift skall även finnas om vilka som deltagit.
FIRMATECKNING
Fastställd av Kommunstyrelsen 2023-01-11, § 12
Med giltighet fr.o.m. 2023-01-11 bemyndigas kommunstyrelsens ordförande Xxxx Xxxxxxxx, kommunstyrelsens 1:e vice ordförande Xxxx Xxxxxxxx eller 2:e vice
ordförande Xxxxx Xxxxxxxxx i förening med kommundirektör Xxxxx Xxxxx, ekonomichef Xxx Xxxxxx eller kanslichef Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx att teckna kommunens firma,
att bemyndiga Xxxx Xxxxxxxx, Xxxx Xxxxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxx Xxxxx, Xxx Xxxxxx, ekonomerna Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxx att med kontrasignation av ekonomiassistenterna Xxxxx Xxxx, Xxxxx Xxxx eller Xxxxx Xxxxxxxx utfärda anvisningar på Klippans kommuns (även va-verksamhetens) bank- och plusgiroräkningar, kvittera eller överlåta till kommun eller någon av dess nämnd eller styrelse ställda postväxlar.
KRAVRUTIN
Fastställd av Kommunstyrelsen 1997-11-05, § 189, med ändring 2010-09-01, § 126.
1 Syfte
Syftet är att genom en effektiv kravhantering
erhålla betalning snabbt, nedbringa utstående fordringar till en minimal nivå, behandla alla gäldenärer likartat och rättvist.
2 Omfattning
Krav verksamheten omfattar samtliga åtgärder som vidtas för att indriva utestående fordringar från räkningens förfallodag till dess betalning sker.
3 Tidplan
Inkassokrav utsänds 10 dagar efter räkningens förfallodag.
Ansökan om betalningsföreläggande insänds till kronofogdemyndigheten 25 dagar efter förfallodagen i de fall man bedömer åtgärden som meningsfull.
4 Avstängning
Hot om avstängning ersätter i regel ansökan om betalningsföreläggande beträffande konsum- tionsavgifter.
Avstängning verkställs 10 dagar efter utsänt hot.
Avstängning av tjänst inom förskoleverksamhet ersätter eller kompletterar ansökan om betalningsföreläggande där detta i samråd med barn- och utbildningsförvaltningen bedöms lämpligt.
Avstängning verkställs cirka 20 dagar efter utsänt hot.
5 Kostnader
Kostnader för amorteringsplan, inkassokrav, betalningsföreläggande och lagsökning uttas med maximalt arvode enligt gällande lagstiftning.
Avstängnings- och återkopplingsavgift som avser konsumtionsavgifter uttas av gäldenären med belopp enligt tekniska kontorets internprislista.
Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen.
Kostnad för ansökan om betalningsföreläggande uttas av gäldenären med av kronofogdemyndighet debiterat belopp.
Kostnad för begäran om utmätning uttas av gäldenären med av kronofogdemyndighet debiterat belopp.
Kostnad för registreringsbevis uttas med av berörd myndighet debiterat belopp.
6 Obetalda kostnader
Om kapitalbeloppet betalas men inte debiterade kostnader och räntor, skall dessa i första hand påföras nästkommande räkning. Om betalning likväl ej sker skall ärendet fullföljas enligt kravrutinen.
Krav på samma gäldenär, som understiger aktuella beloppsgränser för fakturadebitering samlas tills de sammanlagt når över dessa.
7 Avskrivning
Om åtgärderna inte leder till betalning av fordran, skall denna avskrivas och bortföras ur redo- visningen. Avskrivna fordringar överlämnas till inkassoföretag för långtidsbevakning.
8 Beslutsfattare
Beslut om anstånd, amorteringsplan, betalningsföreläggande, lagsökning, utmätning, hänskjutning till rättegång, begäran om skadestånd i brottsmål och beslut om jämkning av kostnader enligt punkt 5 ovan fattas av ekonomichefen eller den han förordnar.
Beslut om avskrivning av kommunens fordringar, i varje enskilt fall högst till det belopp som kommunen i delegationsordning beslutat om, fattas av ekonomichefen.
Beslut om avhysning av hyresgäst fattas av ekonomichefen eller den han förordnar. Beslut om utmätning i fast egendom fattas av ekonomichefen eller den han förordnar.
9 Tillämpning av xxxxxxxxxxx
Fråga om tillämpning av dessa anvisningar avgörs av Kommunstyrelsen.
BUDGETRESTRIKTIONER OCH BUDGETUPPFÖLJNING
Antagen av Kommunfullmäktige 2009-08-25, § 43,
med ändring 2011-08-30, § 61, 2013-08-27, § 73, 2014-11-18, § 99, 2017-06-20, § 62, 2020-04-27, §
39.
Uppdrag/åtagande
Nämnd/styrelse ansvarar för uppdraget som innebär att inom angivna ramar genomföra verksamheterna på ett sådant sätt att fastställda mål förverkligas.
Anslagsnivå är i driftbudgeten total ram för nämnden/styrelsen och i investeringsbudgeten projektnivå.
Följande generella restriktioner gäller för uppdraget:
1. Förutom budgeten gäller som styrdokument kommunens arbetsgivarpolicy antagen av kommunfullmäktige 2018-12-18.
2. Internbudget (drift) med fördelningar mellan ramområden och verksamhetsområden skall fastställas av nämnd/styrelse och anmälas till Kommunfullmäktige. Omfördelningar under året mellan ramområden skall beslutas av nämnd/styrelse och anmälas till Kommunstyrelsen.
3. Ny verksamhet får ej startas inom anslagsnivåns ekonomiska ram utan att detta redovisats och godkänts av Kommunstyrelsen.
4. Avtal, kontrakt och dylikt med långsiktig ekonomisk verkan för kommunen får inte ingås utan Kommunstyrelsens godkännande. Leasingavtal tecknas av ekonomichefen inom befintligt ramavtal.
5. Omfördelningar mellan investeringsprojekt samt reviderade budgetbelopp i förhållande till fastställd investeringsbudget med en beloppsgräns på max 5 mnkr per projekt beslutas av Kommunstyrelsen under innevarande år. Överstiger omfördelningen/revideringen 5 mnkr per projekt fattas beslut av Kommunfullmäktige under innevarande år. Nytillkomna investeringar ska beslutas av Kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har dock 5 mnkr till förfogande att besluta om.
6. Av kommunen tecknade ramavtal som upphandlats centralt måste följas.
Återrapportering
Månadsuppföljning
Driftbudgetuppföljning sker efter varje månad utom januari och juni samt de månader då delårsrapport och bokslut upprättas. Resultatet t.o.m. föregående månad inklusive årsprognos skall redovisas till ansvarig nämnd/styrelse.
Ekonomiavdelningen sammanställer nämndernas utfall och prognos till Kommunstyrelsen. Vid befarat underskott skall åtgärdsplan snarast tas fram och meddelas till Kommunstyrelsen. Investeringsuppföljning sker per projekt efter april och oktober samt de månader då delårsrapport och bokslut upprättas.
Delårsrapport
Nämnd/styrelse skall, enligt Kommunstyrelsens anvisningar, till Kommunfullmäktige, efter augusti månad, redovisa utfallet av verksamheten och prognos över förväntat resultat vid årets slut. Denna återrapportering skall omfatta redovisning och bedömning av måluppfyllelsen för nämndsmålen.
Delårsrapporten skall innehålla analys av eventuella avvikelser för drift- och investeringsbudget. Vid befarat underskott skall åtgärdsplan snarast tas fram och meddelas till Kommunstyrelsen.
Delårsrapporten är lagstadgad och skall behandlas av Kommunfullmäktige, med avstämning av fastställda mål och av balanskrav.
Årsredovisning
Nämnd/styrelse skall, enligt Kommunstyrelsens anvisningar, till Kommunfullmäktige, efter december månad, redovisa verksamhetens utfall av drift och investeringar.
Nämnd/styrelse skall i verksamhetsberättelse slutrapportera sitt uppdrag/åtagande enligt gällande styrmodell.
Åtgärder vid avvikelser
Då avvikelser mot ram eller mål befaras eller har konstaterats, skall nämnd/styrelse vidta åtgärder inom ramen för sina befogenheter för att hålla budgeten med bästa möjliga måluppfyllelse. Väsentliga avvikelser mot ram eller mål skall så tidigt som möjligt rapporteras till Kommunstyrelsen tillsammans med en redogörelse för planerade åtgärder. Det åligger Kommunstyrelsen att bereda nämndernas redovisningar, att vid behov föra en dialog med nämnd/styrelse samt att föreslå eller vid behov besluta vilka åtgärder som skall vidtas.
Kommunstyrelsen svarar vidare för att göra de framställningar hos Kommunfullmäktige som styrelsen anser påkallade.
Hantering av över- och underskott
Principer för över- och underskott har fastställts av Kommunfullmäktige 2004-04-27, § 31. Om nämnd vid årsskifte har överskott eller underskott i sin redovisning jämfört med budget gäller följande:
Huruvida över- eller underskott skall följa med till nästkommande år är en politisk bedömning och bestäms i samband med att beslut om kompletteringsbudget sker i april månad.
Nämnd/förvaltning skall ha besked av ekonomiavdelningen före februari månads utgång om det förslag som föreligger.
I dialogerna skall påverkansmöjlighet beaktas som en avgörande faktor liksom kommunens totala resultat och kommunens status vad avser ”God ekonomisk hushållning”.
Anslagen till förfogande tas inte med i hanteringen av över- och underskott.
Underskott som har förts över till nästkommande år skall genom effektivisering och rationalisering eller genom inskränkning, nedläggning eller kvalitetssänkning av verksamheten, täckas under året. Kvarstår underskott vid året slut skall en översyn av verksamhet och organisation göras samt nämndens ansvar och chefsfrågan prövas.
Kapitalkostnader på innevarande års investeringar
Investeringar aktiveras löpande under året och kapitalkostnader debiteras ut månaden efter det att investeringsprojektet färdigställts. Vid större etappvisa investeringar aktiveras etapp i samband med färdigställandet.
Inventarier som bokförs som investering aktiveras direkt och kapitalkostnader debiteras månaden efter inköp. Vid samlade inventarieanskaffningar som pågår över längre tid aktiveras investeringen när anskaffningen är slutfört.
Redovisning av avslutade investeringsprojekt skall rapporteras månadsvis till ekonomiavdelningen.
Balansenheter och Nollenheter
Kommunfullmäktige har beslutat inrätta följande balansenhet:
Under Kommunstyrelsen:
VA-verksamhet
Inom resultatområdet Kommunstyrelse finns följande nollenheter:
Fastighetsavdelning Måltider
Lokalvård
Kris- och säkerhet
Inom resultatområdet Barn- och utbildningsnämnd finns nollenheterna:
Gymnasieskolan inklusive gymnasiesärskola
Finanspolicy för Klippans kommun 5:05
Fastställt av kommunfullmäktige 2005-01-25, § 8, med ändring 2014 08-26, § 57.
1. Inledning
1.1 Syfte
Syftet med finanspolicyn är att klargöra ansvar, mål och riktlinjer för den finansiella hanteringen inom Klippan kommun och de kommunala bolagen med en ägarandel överstigande 50 %.
1.2 Mål och strategi
Kommunens och de kommunala bolagens (i fortsättningen benämnd "kommunens") finansverksamhet skall bedrivas på ett säkert och effektivt sätt helt utan spekulativa inslag. Kommunens strategi är att skapa förutsägbara och stabila finansiella kostnader och intäkter vilket ska åstadkommas genom en medveten och aktiv hantering av skuldportfölj och likviditet. Målsättningen med finansverksamheten är:
• Att vid varje tillfälle säkerställa att kommunen har likvida medel för att bedriva den löpande verksamheten, investerings-och exploateringsverksamheten;
• Att inom givna riktlinjer skapa ett så positivt finansnetto som möjligt;
• Att bedriva finanshanteringen på ett säkert och effektivt sätt utan spekulativa inslag och så att en betryggande säkerhet alltid upprätthålls;
• Att säkerställa att all finanshantering sker med beaktande av en god intern kontroll.
1.3 Omfattning
Finanspolicyn fungerar som ett övergripande ramverk för kommunens finansiella hantering. Den omfattar riktlinjer för koncernsamordning, skuldhantering, likviditetshantering, borgen, tillåtna motparter och rapportering.
Policyn inkluderar de föreskrifter för kommunens medelsförvaltning som kommunfullmäktige enligt 8 kap 3 § Kommunallagen har att fastställa.
I det av kommunfullmäktige fastställda reglementet för kommunstyrelsen finns ytterligare regler för styrelsens verksamhet och beslutanderätt. I reglementet fastställs bl a styrelsens övergripande ansvar för kommunens och kommunkoncernens ekonomi samt dess ansvar för medelsförvaltningen. I reglementet preciseras också vilka grupper av ärenden som kommunfullmäktige delegerat till styrelsen.
1.4 Revidering
Finanspolicyn skall hållas uppdaterad med hänsyn till aktuella förhållanden inom kommunen och på de finansiella marknaderna. Kommunens ekonomichef är ansvarig för att vid behov föreslå nödvändiga förändringar av gällande policy och informera kommunstyrelsen.
Kommunfullmäktige beslutar om revidering av denna policy enligt förslag från kommunstyrelsen.
2. Ansvar och befogenheter
2.1 Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige ansvarar för:
• Att fastställa övergripande riktlinjer och policy för kommunen och de kommunala
• bolag där äganderätten överstiger 50 %.
• Att årligen inför nytt verksamhetsår besluta om långfristig upplåning, borgensramar samt checkräkningskreditens storlek. Med långfristig upplåning menas upplåning där bindningstiden är 1 år eller längre.
2.2 Kommunstyrelsen
Kommunfullstyrelsen (KS) ansvarar för:
• Att årligen granska och ge synpunkter på erforderliga revideringar av policyn;
• Att godkänna nya finansiella instrument och finansieringslösningar;
• Att ta del av den finansiella rapporteringen;
• Att fatta beslut om hantering av avvikelser från gällande policy;
• Att besluta om eventuell förvaltning av andra organisationers medel.
2.3 Ekonomichefen
Ekonomichefen ansvarar för:
• Att säkerställa att kommunens behov av likvida medel för den löpande verksamheten och långsiktiga investeringar alltid tillgodoses;
• Att skapa förutsättningar för ett effektivt nyttjande av kommunens likviditet;
• Att verkställa av kommunfullmäktige beslutad långfristig upplåning
• Att verkställa omplacering samt slutbetalning av tidigare beslutade och upptagna lån.
• Att vid behov genomföra kortfristig upplåning, max 20 mnkr, för en period om högst 4 månader i taget.
• Att besluta om löpande finansieringslösningar, typ leasing, hyra eller köp
• Att initiera och utarbeta förslag till uppdatering av finanspolicyn;
• Att tillgodose och samordna kommunens behov av finansiella tjänster till bästa
• möjliga marknadsvillkor;
• Att godkänna finansrapporter som ekonomikontoret tar fram till KS.
• Att ansvara för kommunens bankrelationer.
• Att kommunen i övrigt följer de ramar och riktlinjer som fastställs i finanspolicyn;
2.4 Ekonomikontoret
Ekonomikontoret ansvarar för:
• Att löpande ta fram finansrapporter;
• Att administrera "koncernens" betalningsströmmar i ett koncernkonto
• Att säkerställa att genomförda finansiella affärer blir kontrollerade, dokumenterade och registrerade;
• Att den operativa skuldhanteringen d v s förfall av lån, räntebetalningar sköts på ett effektivt sätt och med beaktande av en god intern kontroll;
• Att kontrollera att löpande finansiella aktiviteter sker enligt gällande policy;
• Att rapportera avvikelser från gällande policy till kommundirektören;
2.5 Kommunala bolag
De kommunala bolagen skall fastställa en finanspolicy som i tillämpliga delar skall baseras på denna policy och med särskilt beaktande av ägardirektiv. Respektive styrelse har ett självständigt ansvar för bolagets finansiella verksamhet och risker.
I övrigt gäller vad som anges i fastställda reglementen, delegationsbeslut och tillämpningsföreskrifter.
3. Skuldsanering
3.1 Målsättning
Kommunens målsättning är att skapa stabila och förutsägbara räntekostnader både på kort och lång sikt samtidigt som hanteringen av lån ska ske med beaktande av en god intern kontroll för att minimera risken för fel. Investeringar ska så långt som det är möjligt finansieras med egna medel och eventuella överskott ska i första hand användas för att amortera på utestående lån.
3.2 Riskdefinitioner
Kommunen har följande riskdefinitioner:
• Ränterisk (räntebindning), definieras som risken för en negativ effekt på Kommunens räntenetto på grund av förändringar av det allmänna ränteläget.
• Refinansieringsrisk (kapitalbindning), innebär att Kommunen inte utan en väsentlig merkostnad kan refinansiera sina lån när så önskas eller ta upp ny finansiering på marknaden när behov uppstår.
• Kreditmarginalrisk (marginalbindning), definieras som en negativ effekt på kommunens räntenetto på grund av förändringar i kreditmarginaler.
3.3 Riktlinjer
I syfte att begränsa ränterisken skall Kommunen arbeta med en målsättning för den genomsnittliga räntebindningen i skuldportföljen. Syftet med ett mål för räntebindningen är att ge Kommunen tid att anpassa verksamheten till en situation med högre räntor och att skapa förutsägbarhet i framtida räntekostnader vilket skapar bättre förutsättningar för budgetarbetet och när prognoser utarbetas.
Följande riktlinjer gäller för att hantera ränterisken:
• Kommunen ska ha en genomsnittlig räntebindning på 2-4 år. Den genomsnittliga
• räntebindningen består av lån med rörlig och fast ränta.
• Ränterisken skall spridas genom att låneförfall/räntebindningsperioder fördelas jämnt över tiden.
• Kort räntebindning, dvs andel som förfaller inom 1 år får utgöra högst 50%.
Följande riktlinjer gäller för att hantera refinansieringsrisken:
Den genomsnittliga kapitalbindningen får inte understiga 2 år.
För att begränsa refinansieringsrisken får inte mer än 50 % av lånestocken, inklusive garanterade kreditlöften, förfalla inom de närmaste 12 månaderna.
3.4 Tillåtna motparter och finansieringsalternativ
• Lån från företag ingående i kommunkoncernen
• Svensk bank eller från svenska finansieringsinstitut/försäkringsbolag (lägst rating A-)
• Kommuninvest i Sverige AB efter beslut i kommunstyrelsen).
• Utländsk bank om upplåning sker med tillämpning av svensk lagstiftning, svensk lånedokumentation och i svensk valuta (lägst rating A-).
För övriga motparter gäller särskilt beslut av kommunstyrelsen. Följande lånealternativ är tillåtna:
• Reverslån
• Finansiell leasing jämställs med upplåning och omfattas av reglerna för upplåning i denna policy
• Eventuellt övriga nya/kompletterande upplåningsformer (endast efter beslut i
• kommunstyrelsen).
Kommunen skall inte ta några valutarisker vid nyupplåning. Sker nyupplåning i utländsk bank skall beloppet i utländsk valuta rent tekniskt göras om till svenska kronor och med svensk räntesats redan vid upplåningstillfället.
För att skapa konkurrens i prissättningen ska alltid minst tre kreditgivare tillfrågas i samband med nyupplåning/refinansiering av krediter.
3.5 Utlåning
Långfristig utlåning får endast ske efter kommunfullmäktiges särskilda beslut.
Kortfristig utlåning från ekonomikontoret till de egna bolagen ska i huvudsak ske enligt matchningsprincipen. Detta innebär att ekonomikontoret efter tillägg för eventuell internbanksmarginal, skall tillämpa samma villkor för utlåningen som för den upplåning som sker.
Kortfristig utlåning till annan får endast ske efter kommunstyrelsens särskilda beslut.
4. Likviditetshantering/placeringar
4.1 Målsättning och ansvar
Målsättningen med likviditetshanteringen är att minimera risken (likviditetsrisken) för att Kommunen inte har tillräckligt med likvida medel vid ett visst givet tillfälle.
4.2 Riskdefinitioner
Kommunen har följande riskdefinitioner:
• Ränterisk, risken att marknadsvärdet i en placering sjunker vid en ränteuppgång.
• Likviditetsrisk, innebär risken att Kommunen inte omedelbart kan omsätta en placering på marknaden.
• Kreditrisk, risken att Kommunen inte får tillbaka sin placering inklusive upplupen ränta på grund av motpartens fallissemang d v s att motparten får betalningssvårigheter eller går i konkurs.
4.3 Riktlinjer
Följande riktlinjer gäller för hantering av likviditeten:
• En checkkredit ska finnas för att hantera tillfälliga kortfristiga likviditetsunderskott/-överskott. Checkkrediten ska uppgå till högst det belopp som kommunfullmäktige årligen beslutar om
• Överskottslikviditet ska främst användas för att amortera på utestående lån
• Om överskottslikviditet trots amortering skulle finnas gäller följande riktlinjer för externa placeringar
• Att placeringar endast får ske i emittenter med hög kreditvärdighet.
• Att ränterisken minimeras, d v s risken för att en ränteuppgång minskar marknadsvärdet i utestående räntebärande placeringar, genom att placeringens löptid inte får överstiga 12 månader.
Följande emittenter och typ av placeringsalternativ är tillåtna:
Emittent Placeringar
Staten Statsskuldväxlar
Kommun Kommuncertifikat (rating K1)
Svenska banker Deposit (Bankcertifikat (rating K1)
Övriga företag Företagscertifikat (rating K1)
5. Borgen
Borgensåtaganden lämnas enbart till kommunens hel-eller delägda bolag. För nya borgensåtaganden till bolagen utgår en borgensavgift med 0,25% av borgenssumman som riktvärde. Exakt nivå fastställs vid varje enskild upplåning.
När kommunfullmäktiges beslut att medge kommunal borgen, har vunnit laga kraft, får underskrift av handlingar ske. Borgen tecknas av firmatecknare enligt särskilt beslut.
6. Intern kontroll
Med intern kontroll avses administration av löpande upplånings-och placeringsavslut, handhavande av aktuell dokumentation och bokföring av aktuella affärer. Det är av yttersta vikt att ha en god intern kontroll av finansverksamheten för att i möjligaste mån undvika att förluster uppstår på grund av felaktig hantering av betalningar, transaktioner eller på grund av fel i IT-systemen. Detta omfattar bland annat rutinbeskrivningar.
För att åstadkomma god säkerhet och effektiva rutiner i finansarbetet skall handläggarrespektive internkontrollfunktionerna hållas åtskilda. Grunden till en god intern kontroll uppnås genom en uppdelning mellan den som gör affärsavslut och den som är mottagare av och kontrollerar avräkningsnotor från affärsmotparter.
För Klippans kommun ska de olika arbetsmomenten utföras av ekonomikontoret men av skilda tjänstemän.
Det åligger ekonomichef och samtlig övrig personal på ekonomikontoret var för sig en rapporteringsskyldighet direkt till kommundirektör, kommunstyrelsens ordförande och kommunens revisorer om misstanke om oegentligheter i finansverksamheten skulle uppkomma.
Värdepapper skall förvaras i depå hos bank eller fondkommissionär eller i eget säkert förvar.
7. Rapportering
Genom en regelbunden rapportering till kommunstyrelsen sker en uppföljning av fattade beslut och att finanspolicyn efterlevs.
För att ge kommunens ledning information som rör medelsförvaltningens utveckling, skall rapportering ske i tertialrapport efter april månad, i delårsrapport efter augusti månad samt i årsbokslut efter december månad.
Av rapporteringen skall följande uppgifter framgå:
• aktuell likviditetssituation
• låneportföljens sammansättning avseende volym, ränta och löptider
• låneportföljens genomsnittliga löptid och ränta
• beslutad ej verkställd upplåning
• utlånade medel, specificerat per låntagare
• placerade medel med fördelning per placering och löptid
• placeringsportföljens genomsnittliga löptid och avkastning
• antal leasingavtal/leasegivare med aktuell skuld inkl restvärden
• andra väsentliga finansiella händelser
• slutligen skall samtliga fattade delegationsbeslut redovisas löpande under året.
POLICY – PLAN l RIKTLINJER – STRATEGI l HANDLINGSPLAN – RUTIN – ANVISNING
Riktlinjer för
upphandling- och inköp i Klippans kommun
5:07 C
Beslutad av: Kommunstyrelsen, den 04-09-2019 Dokumentansvarig: Ekonomichefen Diarienummer: 2019.229
Inledning
Klippans kommun är en upphandlande myndighet enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU). All upphandling av varor och tjänster ska ske enligt gällande lagar och regler och en- ligt kommunens krav.
Kommunfullmäktige har antagit en upphandlings- och inköpspolicy för Klippans kommun (KF 2019-09-23, § 143). Policyn ger vägledning till hur förtroendevalda och anställda ska agera när det gäller upphandling och inköp. Kommunstyrelsen fastställer riktlinjer som för- tydligar policyn och de ska vara är ett stöd för nämnder och förvaltningar i arbetet med upp- handling och inköp.
Riktlinjerna gäller även i tillämpliga delar för kommunens helägda bolag. De ska uppdateras löpande om behov av förändring föreligger.
Grundprinciper
EU:s grundläggande principer skall tillämpas inom all offentlig upphandling. Dessa är:
Likabehandling
Alla leverantörer ska ha samma grundförutsättningar och information och de ska omfattas av samma regler och tidsfrister. Upprättade förfrågningsunderlag bör vara klara och tydliga och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas.
Icke-diskriminering
Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Det är inte tillåtet att välja bort leverantörer på grund av deras nationalitet eller hemvist.
Öppenhet
Principen om öppenhet (eller transparensprincipen) innebär att upphandlingar ska bestå av öp- penhet och förutsebarhet. Uppgifter som gäller upphandlingen får inte hemlighållas, upphand- lingen ska annonseras offentligt och de leverantörer som deltagit i anbudsförfarandet ska in- formeras om resultatet. Förfrågningsunderlaget ska vara klart och tydligt formulerat och inne- hålla samtliga krav som ställs.
Proportionalitet
Kvalifikationskraven, kraven i förfrågningsunderlaget och utvärderingskriterierna ska vara re- levanta och rimliga i förhållande till det som upphandlas.
Ömsesidigt erkännande
Bevis och intyg utfärdade från behöriga myndigheter inom EU-länder ska godtas (gäller dock ej vid s k förenklat förfarande).
Ansvarsfördelning
Kommunfullmäktige
- Fastställer och beslutar om revidering av upphandlings- och inköpspolicyn.
Kommunstyrelsen
- Är ytterst ansvarig för att upphandlings- och inköpsverksamhet och ska tillse att samord- ning och kontroll fungerar och att verksamheten bedrivs på ett korrekt, effektivt och ändamålsenligt sätt.
- Ansvarar för uppföljning av och förslag till kommunfullmäktige av revidering av upp- handlings- och inköpspolicyn. Fastställer och beslutar om revidering av riktlinjer till upp- handlings- och inköpspolicyn och riktlinjer för direktupphandling.
- Ser till att en central upphandlingsfunktion upprätthålls.
Respektive nämnd
- Ansvarar för att upphandlings- och inköpsarbetet inom nämndens ansvarsområde bedrivs och organiseras i enlighet med av kommunfullmäktige antagen upphandlings- och in- köpspolicy och efter de riktlinjer som kommunstyrelsen beslutat om.
Den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen
- Är kommunens expertfunktion inom upphandlingsområdet.
- Genomför alla centrala upphandlingar i egen regi eller tillsammans med utomstående ex- pertis.
- Ska vara ett stöd till nämnderna/förvaltningarna i arbetet med upphandlings- och inköps- frågor och svara för att förvaltningarnas verksamhetsspecifika önskemål tillgodoses i upphandlingarna.
- Ansvarar för all samordnad upphandling inom kommunen
- Ansvarar för att samverkan sker med andra kommuner och organisationer om möjlighet finns och om det anses ge kommunen ekonomiska eller andra fördelar.
- Ajourhåller kommunens avtalsdatabas, bevakar befintliga avtal och kommande upphand- lingsbehov.
- Genomför beslutade utbildningar inom upphandlings- och inköpsområdet.
- Sammankallar och leder arbetet i kommunens upphandlingsgrupp
- Ansvarar för att ta fram ändamålsenliga riktlinjer, rutiner, register och dokument för upp- handlingsarbetet samt se till så att dessa hålls aktuella och tillgängliga.
- Ansvarar för uppföljning av att upphandlings- och inköpsverksamheten bedrivs i enlighet med beslutade policys och riktlinjer och att rapportera eventuella avvikelser till kommun- styrelsen.
Förvaltningschefer och verksamhetsansvariga chefer
- Ansvarar för att gällande lagstiftning, policys och riktlinjer efterlevs inom den egna verk- samheten samt att ansvar och befogenheter i inköps- och upphandlingsfrågor inom verk- samheten tydliggörs.
- Ansvarar för att personal som handlägger inköps- och upphandlingsärenden har den kom- petens som krävs för att genomföra inköp och upphandlingar inom aktuellt område.
- Ansvarar inom ramen för sitt ekonomiska ansvar för att inköps- och upphandlingsfrågor finansieras inom budget.
Förvaltningarnas inköpssamordnare
- Ska finnas på varje förvaltning och ska fungera som förvaltningens kontaktperson i upp- handlings- och inköpsfrågor.
- Är utbildad inom området (certifierad) och håller sig uppdaterad avseende gällande lagar och regler
- Utgör ett stöd till förvaltningens anställda i upphandlings- och inköpsfrågor och medver- kar i av förvaltningen initierade upphandlingar.
- Utser personer inom förvaltningen till referensgrupper vid samordnad upphandling.
- Ska samverka med varandra och med den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen i en särskild upphandlingsgrupp.
- Ska i god tid informera den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen och upphand- lingsgruppen om kommande upphandlingsbehov inom förvaltningen.
- Genomför förnyade konkurrensutsättningar i samråd med upphandlingsenheten.
Upphandlingsgruppen
- Har till uppgift att arbeta med att samordna, följa upp och utveckla kommunens upphand- lings- och inköpsverksamhet. Den ska vara en länk mellan den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen och förvaltningarna. Upphandlingsgruppen ska regelbundet ha möten.
Inköparna
- Är utsedda och utbildade inom upphandlings- och inköpsområdet (certifierade).
- Utgör ett stöd ute i verksamheten i upphandlings- och inköpsfrågor.
- Ska alltid använda ramavtal där sådana finns.
- Ska rapportera behov av upphandling till förvaltningens inköpssamordnare.
- Ska vara behjälpliga och ge synpunkter på aktuella ramavtal och agera stöd i arbetet med att ta fram ramavtal som är så bra anpassade till kommunens verksamhet som möjligt.
Kompetens
Direktupphandlingar upp till 100 000 kr kan utföras ute i verksamheten av tjänstepersoner (in- köpssamordnare och inköpare) som har goda kunskaper om upphandlings- och inköpspolicyn och tillhörande riktlinjer.
Det är därför ett krav att alla ska genomgå en utbildning (certifiering) i upphandlings- och in- köpsfrågor.
Alla beslutsattestanter bör också ha goda grundläggande kunskaper om rättsregler, rutiner och policy för upphandlingar och inköp respektive attest.
Arbetsprocess
Upphandlingsprocessen visas övergripande i bilaga. Nedan kommenteras vissa delar i proces- sen.
Planering
Planering av genomförandet av en upphandling ska ske med hänsyn till de tidsfrister som föl- jer av gällande rättsregler. Upphandlingar ska därför planeras i god tid och ske i nära samver- kan mellan upphandlare och verksamhetsföreträdare i kommunen. Hänsyn ska tas så att an- budsgivare får en skälig tid på sig att vidta förberedelser inför kommande avtalsperiod.
Marknadsanalys
Innan en upphandling påbörjas ska vid behov en nuläges- och marknadsanalys genomföras. Om analysen leder till att väsentligt förändrade förutsättningar och/eller behov uppmärksam- mas, beslutar kommunstyrelse eller berörd nämnd om upphandlingens genomförande.
Kravspecifikation och referensgrupp
För att kunna genomföra en effektiv upphandling krävs att kontakterna mellan den som an- svarar för anskaffningen (verksamhetsansvarig) och den som genomför upphandlingen funge- rar väl.
Kommunen ska använda sig av referensgrupper och direktkontakter med verksamhetsansva- riga/ användare för det viktiga informationsutbytet. Syftet med referensgruppen ska vara att försöka nå samsyn i vad som är rätt krav på varor/tjänster.
Förfrågningsunderlag
Förfrågningsunderlaget ska vara tydligt och innehålla samtliga krav som ställs på varan/tjäns- ten som ska upphandlas. Kraven ska vara relevanta och ska inte vara mer långtgående än vad som behövs.
I förfrågningsunderlaget ska alltid anges att bindande avtal uppkommer först när upphand- lingen är avslutad genom att upphandlingskontrakt tecknas.
Annonsering
Annonsering ska ske i allmänt tillgänglig databas samt publiceras på kommunens hemsida. Alla upphandlingar över tröskelvärdet (år 2019 – 2 096 097 kronor) ska annonseras i EU:s ge- mensamma databas Tenders Electronic Daily (TED). Under tröskelvärdet sker annonsering i databasen OPIC.
Anbudsöppning
Efter anbudstidens utgång ska två representanter öppna samtliga inkomna anbud. Anbudspro- tokoll över inlämnade anbud ska föras vid anbudsöppningen.
Utvärdering
Samtliga steg i utvärderingen ska dokumenteras i utvärderingsprotokoll.
Den upphandlande enheten får inte anta ett anbud som inte uppfyller kraven enligt förfråg- ningsunderlaget och inte heller göra prövningen mot andra kriterier än dem som funnits med i annonsen eller förfrågningsunderlaget.
Tilldelningsbeslut
Verksamhetsansvarig som ansvarar för aktuell upphandling ansvarar också för att tilldelnings- beslut skyndsamt når anbudsgivare. Beslutet ska innehålla motivering till valet samt namn på vinnande leverantör.
Avtal/upphandlingskontrakt
Så snart som möjligt, dock tidigast 10 dagar efter det att tilldelningsbeslut har skickats, ska avtal tecknas. Samtliga avtal ska vara skriftliga.
Avtal/upphandlingskontrakt tecknas av hos kommunen behöriga personer enligt delegation.
Uppföljning
Under avtalsperioden ska en kontinuerlig uppföljning av avtalet ske. Uppföljning ska ske både internt, genom uppföljning av avtalstroheten inom den upphandlande enheten och med stöd av inköpssamordnaren, och externt, genom kontroll av att avtalsvillkoren följs.
Dokumentation
Skriftlig dokumentation ska ske av alla upphandlingar så att skälen för beslut är tydliga och lätta att förstå samt redovisas öppet.
När upphandlingsärendet är avslutat ska handlingarna samlas i en akt (digitalt ”mapp”). Aktläggningen ska vara systematiskt ordnad så att insyn alltid är möjlig. Samtliga uppgifter hänförliga till ett upphandlingsärende ska följa kommunens dokumenthanteringsplan.
Kraven på skriftlig dokumentation gäller i tillämpliga delar även vid direktupphandlingar.
Arkivering
När upphandlingen avslutats ska upphandlingsdokumenten arkiveras enligt kommunens arkivreglemente.
Särskilda upphandlingsregler
Ramavtal
Ramavtal tecknas för vissa varor och tjänster och ska innefatta hela kommunens behov. Samt- liga enheter inom kommunen är skyldiga att följa ramavtalen.
Avsteg från avrop på befintliga ramavtal får endast ske om det kan motiveras av beställaren och den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen ger sitt godkännande.
Ingångna ramavtal är bindande för kommunen som helhet. Innan upphandling av ett ramavtal påbörjas ska därför den centrala upphandlingsfunktionen kontaktas för att se om samordning med andra förvaltningar är möjlig. Kommunens enheter är skyldiga att känna till och utnyttja de ramavtal som finns. Genom ökad avtalstrohet mot befintliga ramavtal skapas förtroende hos kommunens leverantörer, vilket leder till bättre avtalsvillkor i framtiden.
Ramavtal med flera leverantörer som förutsätter förnyad konkurrensutsättning handläggs och beslutas i samma ordning som gällde för det ursprungliga ramavtalskontraktet.
Avtalsdatabas
Samtliga upphandlingsavtal ska förtecknas i en avtalsdatabas som är tillgänglig för kommu- nens beställare för att säkerställa att rätt leverantör används. Efter att ramavtal tecknats ska kopia på avtal och andra relevanta handlingar, till exempel prislistor, skickas till den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen som administrerar avtalsdatabasen.
Även utförda och planerade upphandlingar ska löpande publiceras.
Förvaltningsspecifika inköp och avtal
Detta avser upphandling som ej omfattas av kommunövergripande behov och ramavtal.
Den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen ska kontaktas för planering av upphand- lingen, bedömning av samordning med andra verksamheter och eventuellt stöd under upp- handlingsprocessen.
Leverantörskrav
Leverantörer som anlitas ska vara kompetenta, ekonomiskt godtagbara och i övrigt bedömas kunna fullgöra sina åtaganden på ett bra sätt.
Avtal kan endast tecknas och vidmakthållas med leverantörer som fullgör sina lagenliga skyl- digheter vad avser betalning av skatter och sociala avgifter i Sverige och i sitt hemvistland (gäller leverantör från land utanför Sverige). Om leverantören använder sig av underleveran- törer för att fullgöra med kommunen ingångna avtal ska samma krav ställas på dessa. Till följd av detta ska leverantörer som anlitas (om inte lagstyrkt beslut om undantag åberopas) vara registrerade i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister och vara korrekt registrerade för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt och arbetsgivaravgifter samt inneha F- Skattsedel.
Riskbedömning och ekonomisk kontroll av leverantörer ska ingå som en naturlig del i alla upphandlingar samt göras fortlöpande under hela avtalsperioden.
Miljökrav
Vid varje upphandling ska en bedömning göras om vilka miljökrav som är lämpliga att ställa. De yttre ramarna för vad som beaktas för miljön utgår i de gällande EU-direktiven och svensk lag. För samtliga upphandlingar som har en miljöpåverkan ska minst ett utvärderingskriterium baseras på minskad miljöpåverkan.
Sociala krav
Gällande antidiskrimineringslagstiftning ska tillämpas och vägas in i upphandlingsarbetet.
Varor och/eller tjänster som levereras ska vara framställda under förhållanden som är fören- liga enligt följande grundläggande villkor:
• ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och före- ningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182)
• FN:s barnkonvention, artikel 32
• Det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet
• Den arbetsrätt, inklusive lagstiftning om lönevillkor, och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet
En viktig del i varje upphandling ska vara att upphandlade varor och tjänster inte får innebära minskad tillgänglighet utan upphandlade varor och tjänster ska vara tillgängliga för alla.
Delegationsbeslut
Av delegationsordning eller annat beslut i styrelse eller nämnd framgår vem som har rätt att besluta i upphandlingsärenden. Beslut om antagande av anbud bör delegeras till sådan nivå i organisationen som fyller rimliga krav på rättssäkerhet, snabbhet och rationalitet.
Affärsetik
Företrädare för kommunen ska uppträda på ett affärsmässigt korrekt sätt, så att kommunen uppfattas som en krävande, skicklig och rättvis köpare.
• Alla personer som är inblandade i ett upphandlingsärende är skyldiga att anmäla om jäv föreligger.
• Leverantörer ska känna trygghet att känslig information ej utlämnas annat än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagstiftning eller avtal.
• Förtroendevalda och anställda ska inte ha personliga intressen i leverantörsföretag som kan påverka utgången av en upphandling.
• Egna rese- och logikostnader vid besök hos eller vid resor tillsammans med leverantörer ska alltid betalas av kommunen.
• Alla former av gåvor eller förmåner från befintliga och potentiella leverantörer som kan påverka anställda i sin tjänsteutövning ska avvisas.
Hänsyn till små och medelstora företag
En tydlig ambition med den offentliga upphandlingen ska vara att små och medelstora företag ska ges samma möjligheter som större företag att delta i upphandlingar.
Sekretess
För upphandlingsärenden gäller absolut sekretess (6 kap § 2 SekrL) fram till dess att beslut om leverantör fattats (tilldelningsbeslut) eller upphandlingen slutligen avbrutits. Om den upp- handlande enheten anlitar en utomstående konsult för att hjälpa till med upphandlingen omfat- tas även denne av sekretessen.
Handlingar i ett upphandlingsärende ska förvaras inlåst på betryggande sätt. Under upphand- lingens gång får endast de som handlägger ärendet ha tillgång till handlingarna.
Uppföljning och intern kontroll
Upphandlingsverksamheten ska årligen följas upp från fastställd upphandlings- och inköpspo- licy och en rapport ska lämnas till kommunstyrelsen. Av uppföljningen skall bland annat ram- avtalstroheten framgå.
Direktupphandling
Se dokumentet ”Riktlinjer för direktupphandling”.
Rutiner m.m.
Riktlinjerna kan kompletteras med specifika rutinbeskrivningar, blanketter m m för olika de- lar inom upphandlings- och inköpsområdet.
Upphandlingsprocessen Bilaga 1
PLANERA
GENOMFÖR
FÖLJ UPP
Definiera verksamheternas BEHOV
MARKNADSANALYS
Välj:
UPPHANDLINGS- FÖRFARANDE
Utforma
FÖRFRÅGNINGS- UNDERLAG
ANNONS
SLUTKONTROLL
ANNONSERA
FRÅGOR
Från leverantör
ANBUDS- ÖPPNING
PRÖVNING
Av anbud
(eventuellt)
AVBRYT
Vid upphandling
UNDERÄTTA BESLUT
ÖVERPRÖVNING
Teckna
KONTRAKT/AVTAL
Hantering i
AVTALSDATABAS
ARKIVERING
AVSLUT
UTVÄRDERING
Av kontrakt
UPPFÖLJNING
Av kontrakt
Bilaga 3
Central kommunnivå över 100 tkr
Central upphandlings- och inköpsfunktion
Upphandlingsgrupp
Central förvaltningsnivå Upp till 100 tkr
Inköpssam ordnare
Inköpssam ordnare
Inköpssam ordnare
Verksamhetsnivå
1 PB
Inköpare Inköpare Inköpare Inköpare Inköpare Inköpare
POLICY – PLAN l RIKTLINJER – STRATEGI l HANDLINGSPLAN – RUTIN – ANVISNING
Riktlinjer för
direktupphandling i Klippans kommun
5:07 D
Beslutad av: Kommunstyrelsen, den 04-09-2019 Dokumentansvarig: Ekonomichef Diarienummer: 2019.229
Senast reviderad: 2019-09-04 Giltig till: tillsvidare
Inledning
Med direktupphandling menas en upphandling utan krav på att anbuden ska ha en viss form. Direktupphandling får göras när upphandlingens värde är lågt, eller om det finns synnerliga skäl. Direktupphandling gäller ej för områden där betalningsskyldighet ej kan påverkas (ex- empelvis kommunala och statliga avgifter).
Fr o m den 1 juli 2014 finns det krav på att organisationer ska ha riktlinjer som reglerar hur en direktupphandling ska göras. I samband med detta höjdes beloppsgränsen för direktupphand- ling och den är nu (2019) 586 907 kronor enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU) och 993 368 kr enligt Lagen om offentlig upphandling i försörjningssektorn (LUF). Detta gäller dock inte alltid vid varje enskild upphandling, utan även värdet av andra köp av samma slag som genomförts under ett räkenskapsår ska medräknas i denna summa. Sedan den 1 juli 2014 finns även krav på dokumentation av direktupphandlingar som överstiger 100 000 kronor.
Detta dokument ska vara vägledande vid all direktupphandling i kommunen och i tillämpliga delar även för kommunens helägda bolag. Anställda som genomför direktupphandlingar för- väntas ha en god kännedom om dessa riktlinjer, kommunens upphandlings- och inköpspolicy och gällande lagar och regler som rör upphandling.
Ansvar för att göra direktupphandling
Utsedda och certifierade Inköparna kan efter samråd med förvaltningens inköpssamordnare (vid behov den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen), göra direktupphandlingar, d v s köp där inte avtal finns, för ett belopp upp till 1 prisbasbelopp (2019: 46 500 kronor) per köp.
Förvaltningarnas utsedda och certifierade inköpssamordnare får efter samråd med den cen- trala upphandlings- och inköpsfunktionen, göra direktupphandlingar upp till 100 000 kronor.
Den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen ska genomföra alla direktupphandlingar mellan 100 000 kronor och det lagstadgade beloppet för direktupphandling.
Den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen har alltid tolkningsrätt i frågor som rör di- rektupphandling.
Genomföra direktupphandling
I bilaga visas övergripande den process som gäller vid direktupphandling. Nedan kommente- ras arbetsprocessen.
Allmänt
Direktupphandling ska göras med utnyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt.
Innan en direktupphandling påbörjas ska alltid en kontroll göras om den aktuella varan/tjäns- ten omfattas av ett ramavtal eller inte.
Vid direktupphandlingar under 1 prisbasbelopp (2019: 46 500 kronor) är direktinköp tillåtet. Om möjligt ska tre leverantörer tillfrågas och en leverantörskontroll ska genomföras.
Vid direktupphandlingar vars värde beräknas uppgå till mellan 1 prisbasbelopp (2019: 46 500 kronor) och 100 000 kronor ska konkurrensutsättning ske. Det betyder att minst tre leverantö- rer ges möjlighet att lämna anbud om det är möjligt. Offerterna som begärs in bör vara doku- menterade och en leverantörskontroll ska genomföras.
Vid direktupphandlingar över 100 000 kronor ska minst tre leverantörer kontaktas och en le- verantörskontroll genomföras. Ett skriftligt förfrågningsunderlag upprättas och leverantörer ska få 2-4 veckor på sig att komma in med anbud.
Följande särskilda krav gäller på direktupphandlingar över 100 000 kronor.
• Kraven på varan/tjänsten ska beskrivas och en sista dag för att lämna anbud ska anges i förfrågan.
• Krav på ekonomisk status på anbudsgivaren måste finnas med i underlaget och kontroll mot kreditupplysningsföretag ska göras innan anbud antas av både bolag och dess ägare.
• Anbuden ska utvärderas mot förfrågningsunderlaget och bästa anbud väljs. Valet och mo- tiven till valet ska kommuniceras till samtliga anbudslämnare.
Observera att direktupphandling endast avser enstaka köp under ett år. Om man vet att det kan bli fråga om upprepade köp bör upphandling ske och ramavtal tecknas för varan eller tjänsten.
En anskaffning får inte delas upp i syfte att komma under gränsen för direktupphandling. Konkurrensverket har som tillståndsmyndighet möjlighet att ansöka hos allmän förvaltnings- domstol om upphandlingsskadeavgift.
Sekretess
Under en direktupphandling ska sekretess gälla precis som vid andra upphandlingsförfaran- den. Sekretessen omfattar till exempel antalet inkomna anbud, vilka leverantörer som lämnat anbud samt priser och villkor som angivits i anbuden.
Tilldelningsbeslut
Alla leverantörer som har deltagit i direktupphandlingen ska meddelas om vilken leverantör som tilldelats kontraktet och anledningarna till detta. Förlorande leverantörer ska kunna få en bra förklaring till varför de inte tilldelades kontraktet.
Avtal
Vid direktupphandlingar över 100 000 kronor ska skriftliga avtal alltid upprättas.
Dokumentation
Direktupphandlingar med ett värde över 100 000 kr ska alltid skriftlig dokumentation upprät- tas.
Synnerliga skäl
Direktupphandling på grund av synnerliga skäl kan ske oavsett belopp, men ska användas mycket restriktivt.
Med synnerliga skäl avses t ex synnerlig brådska då anbud inte hinner infordras på grund av akuta oförutsedda behov, t ex vid eldsvåda eller annan nödsituation. Bristande planering i an- skaffningsprocessen är dock inget sådant skäl. Vid direktupphandlingar p g a synnerliga skäl ska alltid den centrala upphandlings- och inköpsfunktionen kontaktas.
Rutiner m.m.
Riktlinjerna kan kompletteras med specifika rutinbeskrivningar, blanketter m m för olika de- lar inom direktupphandlingsområdet.
Att tänka på vid direktupphandling
Före beslutet att direktupphandla ska:
• kontrolleras att varan/tjänsten ej finns på ramavtal
• göras en bedömning att inte andra har samma behov så att samordning ska ske Viktigt att tänka på vid anskaffningen:
• kontrollera att leverantören har F-skattsedel och har betalat skatter och sociala avgifter
• ställ krav på betalningsvillkor och leveransvillkor (i de fall det är relevant)
• tänk på att kommunen behöver 30 dagar på sig för att kunna hantera en faktura
• fraktkostnader och fakturerings/expeditionsavgifter kan vara höga. Försök, om möjligt, att få det fraktfritt och utan fakturering
Direktupphandling, processen Bilaga 2
Behov är analyserat
Ja
Kontakta inköpare
Xxxxx ramavtal med tilltänkt leverantör
Ja
Gör beställ- ning
Nej
Ja
Inköp
<1 PBB
tkr
Ja
Godkänd leverantör?
/Gör direktupp- handling
Nej
Nej
Kontakta inköps- samordnare
Görs av centrala upphand- lings- och inköps- funktionen
Nej
<100 tkr
Gör direktupp- handling
Ja, efter kontakt med centrala upphandlings- och inköpsfunktionen
REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL
Antagen av Kommunfullmäktige 2014-08-26, § 58.
Syfte
§ 1 Reglementet syftar till att säkerställa att nämnder och styrelser upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll, d v s de ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att följande mål uppnås:
– Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet. Innebärande bl a att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställda mål.
– Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Kommunstyrelsen, nämnderna och de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till korrekt bokföring samt en relevant och rättvisande information om verksamheten.
– Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer och instruktioner m m. Detta innefattar lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk och policyer.
Tillämpning
Begreppet rimlig grad av säkerhet innebär att nämnderna vid utformningen av rutiner ska göra en avvägning mellan kontrollkostnad och kontrollnytta. Vid bedömning av kontrollnytta ska inte endast ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten hos olika intressenter.
Målet tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten innebär att kommunstyrelsen och nämnderna samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Därutöver ingår en ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Det innebär också säkerhet i system och rutiner, d v s förhindra att kommunen drabbas av extra kostnader på grund av avsiktliga eller oavsiktliga fel.
Kommunstyrelsen
§ 2 Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att denna rapportera utifrån kommunstyrelsens behov av kontroll.
Tillämpning
Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen 6 kap 1 § och 3 § ansvar för att leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter samt att ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. Denna uppsikt innebär en rätt att göra påpekande, lämna råd och anvisningar samt, om det är nödvändigt, lämna förslag till fullmäktige om förändringar.
Nämnderna
§ 3 Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska se till att en organisation upprättas för den interna kontrollen.
Tillämpning
Nämndernas ansvar för den interna kontrollen anges i kommunallagen 6 kap § 7. Det är alltid respektive nämnd som har det yttersta ansvaret för att utforma en god intern kontroll. En god intern kontroll förutsätter dokumenterad ansvars- och befogenhetsfördelning samt dokumenterade rutinbeskrivningar.
Förvaltningschefen
§ 4 Inom en nämnds verksamhetsområde ansvarar förvaltningschef eller motsvarande för att tillämpningar följs. I detta ansvar ligger att upprätthålla en god intern kontroll.
Tillämpning
Förvaltningschefen svarar för att minst en gång per år skriftligt rapportera till nämnden och ge en samlad bedömning om hur den interna kontrollen fungerar. Allvarligare brott mot den interna kontrollen rapporteras omedelbart till nämnden.
Enhetschefer
§ 5 De verksamhetsansvariga cheferna på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna tillämpningar och anvisningar samt informera övriga anställda om dess innebörd. Vidare ska de verka för att de anställda arbetar mot uppställda mål och att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.
Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad.
Övriga anställda
§ 6 Övriga anställda är skyldiga att följa antagna tillämpningar och anvisningar i sin arbetsutövning.
Brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till närmast överordnad eller till den som nämnden utsett.
Tillämpning § § 5 och 6
Avsikten med den interna kontrollen är att eventuella tveksamheter eller direkta felaktigheter ska kunna undanröjas eller stoppas. Syftet med den omedelbara rapporteringen är att man inom förvaltningen omgående ska kunna vidta åtgärder för att komma tillrätta med de fel och brister som har uppmärksammats. Alla brister som hittas i internkontrollarbetet ska dokumenteras.
Styrning och uppföljning av intern kontroll
§ 7 Nämnden ska som grund för sin styrning genomföra risk- och väsentlighetsanalys för sin verksamhet. Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom sitt verksamhetsområde.
Tillämpning
Nämnderna ska inom sina organisationer tydliggöra ansvaret för den interna kontrollen och innebörden av denna. De ska också planera och prioritera arbetet med utveckling av rutiner för att stärka den interna kontrollen. Som grund för planering, prioritering och uppföljning av internkontrollarbetet ska en risk- och väsentlighetsanalys göras. Med risk avses sannolikheten för att fel uppstår och med väsentlighet avses de politiska, ekonomiska, mänskliga och tekniska konsekvenserna som uppstår vid fel.
Intern kontrollplan
§ 8 Nämnderna ska varje år anta en internkontrollplan.
Tillämpning
Internkontrollplan för kommande år ska upprättas och antas av nämnden senast under december månad före kontroll året. Olika granskningsområden bör väljas ut med utgångspunkt från risk- och väsentlighetsanalysen. Kommunstyrelsen har möjlighet att komplettera nämndernas planer med obligatoriska kontrollmoment som gäller för samtliga nämnder.
Internkontrollplanen ska minst innehålla:
Vilka processer (rutiner/system) samt vilka kontrollmoment som ska följas upp. Vem som ansvarar för att utföra uppföljningen.’
Kontrollmetod.
Till vem uppföljningen ska rapporteras och när rapporteringen ska ske.
Uppföljning av intern kontrollplan
§ 9 Resultat av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande/periodiskt rapporteras till nämnden.
Tillämpning
Genomförd uppföljning rapporteras till nämnden oavsett utfall. Vid upptäckta brister lämnas också förslag på åtgärder för att förbättra verksamheten. Förvaltningschef ansvarar för rapporteringen till nämnden.
Nämndens rapportskyldighet
§ 10 Nämnden ska i samband med årsredovisningens upprättande rapportera resultat från uppföljningen av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer.
Kommunens skyldigheter
§ 11 Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Kommunstyrelsen ska, i de fall behov av förbättring uppstår, vidta nödvändiga åtgärder.
Tillämpning § § 10 och 11
Eftersom kommunstyrelsen har ett övergripande ansvar för den interna kontrollen är det viktigt att resultatet av nämndernas uppföljning av internkontrollarbetet rapporteras till kommunstyrelsen.
Revisorerna granska att den interna kontrollen är tillräcklig (kommunallagen kap 9 § 9)
I samband med bokslutsanvisningarna fastställs när rapport senast ska lämnas. Rapporten ska innehålla omfattning av utförd uppföljning, utfallet och eventuellet vidtagna åtgärder. Rapporten ska också vid behov innehålla förslag på åtgärder för förbättring av kommungemensamma rutiner.
Allvarligare brott mot eller brister i den interna kontrollen ska omedelbart rapporteras till kommunstyrelsen.
Övergripande tillämpning
Med nämnd avses kommunstyrelsen och övriga nämnder.
REGLER FÖR HANTERING AV INVESTERING OCH ANLÄGGNING I KLIPPANS KOMMUN
Antagen av Kommunfullmäktige 2015-01-27, § 16, revidering 2017-04-25, § 51, samt 2020-04-27, §
39.
INLEDNING
Reglerna är en vägledning i arbetet för dem som i olika roller kommer i kontakt med investeringar i kommunen. Syftet är att skapa enhetliga regler för hanteringen och att säkerställa att kalkylering, redovisning och information sker på ett effektivt och professionellt sätt.
Anvisningarna gäller för nämnder och förvaltningar inom Klippans kommun.
INVESTERING
Grundregler investering
Avgränsning mellan investering och driftkostnad
En investering är en kapitalsatsning som får varaktighet under en längre tid. En investering tas upp som anläggningstillgång i balansräkningen och skrivs av under nyttjandetiden.
Anläggningstillgång är en tillgång som:
• är avsedd för stadigvarande bruk
• har en nyttjandeperiod som överstiger 3 år
• I en investering får kringkostnader ingå, såsom beredning av mark (rivning av byggnader etc.), konsultarvode etc.
• är ett väsentligt belopp, innebär att anskaffningen skall överstiga 1 prisbasbelopp (2020 = 47 300 tkr)
– Standardförbättrande åtgärder som reparation och underhåll som förlänger nyttjandetiden räknas som investering med bas i tillämpningen av komponentavskrivning.
– Utgifter för Reparation och underhåll som syftar till att vidmakthålla tillgångens egenskaper ska redovisas som en kostnad den period den uppkommer.
– Vid anskaffning av flera inventarier som har samband (ex datorutrustning och möbler) -betraktas samtliga inköp sammantagna som en anskaffning och bokas som investering. Detsamma gäller om anskaffningen är ett led i en större investering.
– Utrednings- och projekteringsarbete som föregår en eventuell investering redovisas som en investeringsutgift och anläggningstillgång fram till att beslut tagits om genomförande. Om beslut fattas att projektet inte skall genomföras ska investeringsutgifterna bokföras som driftkostnad.
Ansvaret för att bedöma vad som skall redovisas som investeringsutgift eller driftkostnad tas av ekonomiavdelningen.
Investeringsredovisning
Investeringar bokförs löpande under året i kontoklass 4-7 och måste kombineras med en projektkod i intervallet 500-999. Avskrivningar och internränta (se nedan) på gjord investering belastar löpande under ett antal år berörd nämnds/förvaltnings driftbudget antingen i form av direkt avskrivnings och räntekostnad eller vid fastighetsinvesteringar i form av ökad hyra från tekniska förvaltningen.
Investeringshantering/beslutsprocess
Förslag till investering
Förslag/beslutsunderlag till samtliga investeringar ska innehålla beskrivning, motivering, prioritering, investeringsbelopp och driftkostnadseffekter av det genomförda projektet. För förslag till Investering ska dessutom ekonomisk kalkyl medfölja (se nedan). Saknas korrekt beslutsunderlag tas inte investeringen upp till prövning i budgetprocessen. Undantag för att göra kostnadskalkyl under budgetprocessen, görs för mindre inventarier och underhållsplan för fastighet, gata/park och Va- verksamhet. För dessa investeringar skall kalkyl göras vid projektstart inom ramen för fastställd budget.
Förslag till investering som avser byggnad/anläggning
Berörd nämnd/förvaltning skall i det årliga budgetarbetet lyfta behov om investeringar för de närmaste fyra åren. Behoven ska innan dess tagits upp med förvaltningens egen lokalsamordnare så att behoven finns med i förvaltningens lokalbehovsplan och ska därefter följa resterande del av den process som Klippans kommuns lokalförsörjningsplan innebär (§ 20 KS 2018.0031)
Beslut om investeringar i fastigheter
I samband med att den årliga lokalförsörjningsplanen antas fattar Kommunstyrelsen beslut om genomförande av investeringar för nästkommande tre år. Resterande år i lokalförsörjningsplanen, det vill säga från år 4 hanteras som preliminära investeringar.
Investeringar för nästkommande tre år som bedöms kosta mer än 25 mnkr går vidare till Kommunfullmäktige för principbeslut för genomförande.
Kommunfullmäktige fattar beslut om anslagsfinansiering av beslutade investeringar som ska genomföras och investeringsbelopp via det årliga budgetarbetet och investeringsbudgeten för nästkommande år och planår.
Övriga större investeringar som bedöms kosta över 25 mnkr fattar Kommunfullmäktige särskilda genomförandebeslut om.
Övriga investeringar hanteras via ordinarie budgetprocess.
Investeringskalkyl
Investeringskalkyl skall alltid medfölja förslag till investering. Investeringskalkylen skall innehålla följande:
• Tydlig verbal beskrivning av investeringen
• Beräknad totalkostnad
• Beräknad livslängd/avskrivningstid fördelad i komponenter där så är tillämpligt
• Beräknade driftkostnader i form av avskrivning, internränta samt övrig driftkostnad
• Beräknade driftintäkter, t ex hyra
• Beräknad ev. besparing i driftskostnad över tid
• Alternativ till investeringen – här bedöms vad som blir billigast över tid (livscykelkostnad). Frågan lyfts om att köpa rätt kvalitet, begagnat eller nytt, andra sätt att lösa behovet etc.
Beslut om investering
Kommunfullmäktige fattar beslut om investeringar i det årliga budgetarbetet. Beslutet avser investeringar för det kommande året samt plan för ytterligare 3 år. Investeringsplanen arbetas fram i budgetarbetet under våren och beslutas av kommunfullmäktige. Tidigare ej kända investeringar läggs som huvudregel det sista året i planperioden. Det är endast år 1 (budgetåret) som innebär beslut om investering. Övriga år i planperioden är endast en inriktning och omprövas i varje budgetarbete.
Kommunfullmäktige beslutar om varje investering som ett objekt. Det innebär att nämnd/förvaltning inte själv har rätt att omfördela mellan olika objekt i fastställd investeringsbudget. Omfördelningar mellan investeringsprojekt samt reviderade budgetbelopp i förhållande till fastställd investeringsbudget med en beloppsgräns på max 5 mnkr per projekt beslutas av Kommunstyrelsen under innevarande år. Överstiger omfördelningen/revideringen 5 mnkr per projekt fattas beslut av Kommunfullmäktige under innevarande år. Nytillkomna investeringar ska beslutas av Kommunfullmäktige.
Objektet ”reinvestering i fastigheter” utgör ett objekt och omfördelning inom objektet kan beslutas av tekniska förvaltningen. Kommunstyrelsen skall dock löpande informeras om förändring/omfördelning inom objektet (se nedan under investeringsuppföljning).
Kommunstyrelsen har också ett anslag för oförutsedda utgifter som styrelsen själv disponerar över.
Uppstår det under året behov av akut investeringsåtgärd krävs beslut från kommunfullmäktige, alternativt från kommunstyrelsen inom ramen för kommunstyrelsens anslag för förfogandemedel (se ovan).
Upphandling av investeringar
Upphandling sker alltid med lagen om offentlig upphandling (LOU) eller motsvarande lag som grund. Avser upphandlingen belopp över 100 tkr ska dokumentation ske över hur inköpet gått till (dokumentationsplikt enligt lag).
Då upphandlingen överstiger gränsen för direktupphandling (2020= 615 312 kr) skall förfrågningsunderlaget före utskick kontrolleras av kommunledningsförvaltningens upphandlingsenhet. Tekniska förvaltningen har dock tillstånd att göra upphandlingar av entreprenader utan kontroll av upphandlingsenheten.
Avvikelse från beslutad nivå
Om en nämnd/förvaltning befarar att budgeten för ett investeringsprojekt kommer att överskridas eller om det sker väsentliga förändringar i tidplanen skall anmälan snarast göras till kommunstyrelse/kommunfullmäktige. Anmälan ska innehålla en analys av orsakerna till den befarade budgetavvikelsen samt hur stor budgetavvikelsen beräknas bli. Möjlighet till alternativ kostnadsnivå skall också lyftas fram. Kommunstyrelsen/kommunfullmäktige
bedömer då om projektet skall stoppas, minska i omfattning eller fortsätta med en accept av budgetavvikelse. Vid accept skall kommunfullmäktige besluta om finansiering av den utökade investeringsnivån.
Investeringsuppföljning
Investeringsuppföljning per projekt ska göras efter april, augusti (delårsrapport), oktober samt i bokslut efter december månad. Analysen skall omfatta samtliga projekt men inrikta sig på väsentlighetsprincipen, vilket innebär fokus på större avvikelser mot budgeten. Förutom analys av stora avvikelser skall även annan relevant information lämnas, exempel tidigareläggningar/förseningar av projekten.
Uppföljningen ska presenteras vid kommunstyrelsens arbetsutskotts sammanträde månaden efter uppföljningsmånaden. Decemberuppföljningen rapporteras i samband med årsbokslutet.
Slutredovisning/uppföljning av investeringen
Så snart investering slutförts (det bedöms inte tillkomma ytterligare utgifter) skall slutredovisning ske i närmast följande investeringsuppföljning (se ovan). Investeringen skall slutredovisas enligt mall (bilaga 2) till den ekonom som ansvarar för anläggningsredovisning så att aktivering kan ske, dvs avskrivning och ränta påförs.
Skriftlig slutredovisningen skall innefatta:
• Investeringsobjekt (benämning enligt budget)
• Projektnummer i bokföringen
• Budgeterad utgift totalt samt i förekommande fall även uppdelat på olika budgetår
• Redovisad utgift för investeringen
• Differens mot budgeterat belopp
• Utförlig beskrivning av differens
• Övrig relevant information om genomförd investering
ANLÄGGNINGAR
Anläggningsregister
Investeringar läggs löpande in i anläggningsregistret så snart de färdigställts och tas i bruk. Anläggningstillgångar tas i bokföringen upp till värdet vid anskaffningstillfället. Vid större etappvisa investeringar aktiveras etapp i samband med färdigställandet. Investeringar som löper över flera år (pågående investeringar) bokförs på ett specifikt balanskonto tills de är färdigställda.
Anläggningstillgångar
Immateriella tillgångar
Inom redovisning är en immateriell anläggningstillgång en sådan anläggningstillgång som har ett bestående värde för Kommunen utan att vara synligt påvisbar. Den kan antingen vara upparbetad av företaget eller inköpt.
Immateriella anläggningstillgångar får tas upp som tillgångar bara om de har ett väsentligt värde för Kommunen under kommande år. Om utgiften inte kan förutses ge intäkter eller kostnadsminskningar under kommande räkenskapsår får den inte tas upp som en tillgång, utan ska kostnadsföras direkt.
En eventuell aktivering av en immateriell tillgång skall alltid göras av ekonomikontoret.
Xxxx, byggnader och tekniska anläggningar
• Markreserv
Den del av fastighetsvärdet som utgör markvärde ska inte avskrivas då mark förutsätts ha en obegränsad livslängd och bestående värde.
• Verksamhetsfastigheter
Med verksamhetsfastigheter avses särskilda boenden samt skol- och förvaltningsfastigheter
• Fastigheter för affärsverksamhet
Fastigheter för affärsverksamhet innefattar VA-verksamhetens anläggningar samt andra
industriella anläggningar och industrispår.
• Publika fastigheter
Publika fastigheter omfattar gator, vägar, offentlig belysning, grönområden, parker och lekplatser
• Fastigheter för annan verksamhet och övriga fastigheter
Exempel: koloniträdgårdar, tomträttsmark, bostäder och sport o fritidsanläggningar.
• Exploatering
Med exploateringsverksamhet avses åtgärder för att anskaffa, förädla och iordningsställa kommunens mark med gator, parker och VA för bostadsområden. Betraktas som anläggningstillgång till dess beslut om detaljplan för det aktuella området vunnit laga kraft. Efter laga kraftvunnet beslut om klassificeras objektet från anläggnings- till omsättningstillgång.
Maskiner och inventarier
Till inventarier räknas fordon, maskiner och inventarier för stadigvarande bruk.
Vad gäller anskaffning av flera inventarier, med ett naturligt samband, skall anskaffningen avse det samlade värdet.
Kulturtillgångar som t ex konst och annan utsmyckning sjunker som regel inte i värde och blir därför inte föremål för någon avskrivning.
Utgifter för dataprogram skall som regel kostnadsföras direkt. Dataprogram som specialanpassats och uppfyller investeringskriterierna kan aktiveras.
Investeringsbidrag
Om investeringsbidrag finns bokförs det som en intäkt och skrivs av i anläggningsregistret. Investeringsbidraget räknas inte av från kostnaden av investeringen, utan avskrivningen för kostnad och investeringsbidrag redovisas separat.
Kapitalkostnader
Räntor och avskrivningar
Investeringar genererar kapitalkostnader när projektet eller etapper i projektet är klart.
Kapitalkostnader debiteras ut månaden efter det att investeringsprojektet färdigställts. Inventarier som bokförs som investering aktiveras direkt och kapitalkostnader debiteras månaden efter inköp.
Kapitalkostnaden består av avskrivning och internränta. Avskrivningen kan ses som en delbetalning som erläggs under hela avskrivningstiden och motsvarar som helhet investeringsbeloppet. Internräntan som beräknas på det bokförda värdet betalas till finansförvaltningen och skall motsvara den ränta kommunen betalar vid upplåning av medel över sikt.
Kapitalkostnaden är störst vid anskaffningstillfället och sjunker (=räntedelen) efterhand som anläggningen skrivs av.
Komponentavskrivning
Sedan 2014 ska kommuner och landsting tillämpa komponentavskrivning.
Rådet för kommunal redovisning (RKR) har utkommit med ett krav för tillämpning av komponentredovisning. RKR är ett normgivande organ som främjar god redovisningssed utifrån lagen om kommunal redovisning. Klippans kommun tillämpar komponentavskrivning från och med 2016- 01-01.
Komponentavskrivning innebär att ett investeringsobjekt delas upp i olika delar som tilldelas olika avskrivningstider baserat på nyttjandetiden. Avskrivningskostnaderna ska avspegla den faktiska resursförbrukningen.
Detta ger en mer rättvisande bild av det värde som tillgången faktiskt har. Respektive komponent ska skrivas av separat. |
Återanskaffning av komponent redovisas som ny anläggningstillgång och eventuellt kvarvarande redovisat värde för den ersatta komponenten kostnadsförs. |
Det som främst berörs av komponentavskrivning är byggnad, fastighet samt park- och gatuanläggningar. |
Underhållskostnaderna kan komma att bli mindre då avskrivningstiderna för vissa komponenter minskar och istället för underhåll ersätts avskriven komponent med en ny investering. |
Då den nya komponenten har samma avskrivningstid som den föregående blir avskrivningen konstant under hela perioden. |
I RKR's rekommendation om materiella anläggningstillgångar anges följande; |
"Förväntas skillnaden i förbrukningen av en materiels anläggningstillgångs betydande komponenter vara väsentlig, ska tillgången delas upp i dessa, och respektive komponent skrivas av separat”. |
Avskrivningstider
Beträffande avskrivningstid är det viktigt att betrakta livslängden d.v.s. nyttjandetiden, så att värdet blir rättvisande. |
Svårigheterna när det gäller investering är frågeställningen om vad som är investering och vad som är underhåll. Det viktigaste blir då att utgå från likartade principer. |
Viktigt är att man utrangerar det restvärde som finns när en ersättningsinvestering görs. Kostnaden för utrangeringen/nedskrivningen skall också tas med i investeringskalkylen. |
Avskrivningstiderna gäller ny och reinvesteringar. Det är antalet avskrivnings år som gäller i första hand. I de fall men inte med säkerhet kan skilja på respektive komponent kan schablonfördelningen i procent användas.
Sammanställning avskrivningstider komponentavskrivning Klippan se bilaga 1
Nedskrivning av anläggningsvärde.
Har en tillgång vid räkenskapsårets slut ett lägre värde än vad som framgår av anläggnings- redovisningen skall tillgången skrivas ned till det lägre värdet. En nedskrivning skall avse en oförutsedd och kraftig värdeminskning. Nedskrivning aktualiseras främst vid utrangeringar och nedläggning.
Stora nedskrivningar skall belasta resultatet som en jämförelsestörande kostnad medan lägre nedskrivningar bokförs som extra avskrivning.
Uppskrivning av anläggningsvärde
Uppskrivning av anläggningstillgång kan endast ske i undantagsfall. Uppskrivning av tillgång får endast ske om tillgången har ett bestående värde som överstiger det bokförda. En uppskrivning får endast göras efter en oberoende värdering. God redovisningssed kräver att uppskrivningsbeloppet ej resultatförs utan förs på eget kapital i balansräkningen.
Försäljning av anläggningstillgång
Vid alla försäljningar skall affärsmässighet d.v.s. bästa möjliga ekonomiska ersättning gälla. Beslut om försäljning av fastighet skall fattas av kommunfullmäktige eller enligt delegation.
Avyttrad, kasserad eller utrangerad anläggningstillgång skall rapporteras till ekonomiavdelningen för justering i anläggningsregistret.
Sammanställning avskrivningstider komponentavskrivning Klippan se bilaga 1 | ||
Fastighet/Byggnad | % | År |
Utvändig markanläggning | 5 | 40 |
Stomme | 25 | 60 |
Tak | 5 | 30 |
Fasad | 5 | 30 |
Innervägg | 5 | 30 |
Ytskikt (golv, mattor, akustiktak) | 10 | 30 |
Fönster, dörrar | 10 | 30 |
Installationer (el/nät/centraler) | 10 | 30 |
Installationer (värme/sanitet/vatten) | 10 | 20 |
Installationer (ventilation inkl. styr samt hiss) | 10 | 20 |
Installationer övrigt (belysning, data, tele, larm, passage) | 5 | 10 |
Huvud/Industrigata, Bussficka | ||
Bärlager | 80 | 70 |
Slitlager | 20 | 10 |
Bostadsgata samt GC-väg | ||
Bärlager | 80 | 70 |
Slitlager | 20 | 30 |
Offentlig belysning | ||
Armatur | 15 | 15 |
Stolpe | 40 | 40 |
Kabel | 45 | 50 |
Parker | ||
Utrustning | 40 | 10 |
Perenner | 10 | 15 |
Buskar (större buskage samt träd) | 50 | 30 |
Lekplatser | ||
Underlag, redskap | 100 | 5 |
VA | ||
VA-ledning | 60 | |
El-utrustning | 20 | |
Styr och reglerutrustning | 10 | |
Maskiner och pumpar | 15 | |
Serviser och ventiler | 30 | |
Övrigt | 10 | |
Övrigt | ||
Inventarier med större slitage | 5-10 | |
Inventarier med mindre slitage | 10-20 | |
Persondatorer ( | 3 | |
Bilar och transportfordon | 5-10 | |
Maskiner större | 10 | |
Maskiner mindre | 5-10 | |
Konst | Obegränsad | |
Mark med bestående värde | Obegr |
REGLER FÖR HANTERING AV KONTANTA MEDEL I KLIPPANS KOMMUN
Antagen av Kommunfullmäktige 2015-01-27, § 15.
INLEDNING
Regler för hantering av privata medel och gemensam matkassa inom socialnämndens verksamhetsområde har egna riktlinjer som beslutas av socialnämnden.
Hantering av kontanta medel – allmänt
Hantering av kontanta medel ska så långt som möjligt undvikas.
Hantering av kontanta medel får ske först efter överenskommelse med ekonomikontoret, som hjälper till att utforma rutiner.
Vid all kontanthantering ska varje in- och utbetalning bokföras för sig (bruttoredovisas) i kommunens ekonomisystem. Xxxxxxxxxxxxxxxx får inte förekomma och några egna små ”kassor” utanför redovisningen är inte tillåtet.
Inbetalning till kommunen
Inbetalning till kommunen ska i första hand ske genom att vi fakturerar eller i vissa fall för egna anställda genom löneavdrag (t.ex. avdrag för matkuponger). I andra hand ska betalning hänvisas till kommunens bankgiro 991-2122. Om hänvisning sker till kommunens bankgiro skall uppgift om vad intäkten avser samt var intäkten skall konteras lämnas till ekonomikontorets kassafunktion. Kontanta medel får endast tas emot i de fall där kassaapparat finns eller där särskild växelkassa utkvitterats.
Vid omfattande försäljningsverksamhet ska registrering alltid ske i kassaapparat (se nedan).
Utbetalning från kommunen
Utbetalning från kommunen ska ske via kommunens ekonomisystem.
Utbetalning på annat sätt, vilket ska utgöra undantagsfall, får endast ske efter överenskommelse med ekonomikontoret.
Kontantkassa (handkassa) har ersatts av betalkort (prepaidcard) Kortansvarig
Om behov finns för hantering av kontanta medel kan betalkort (prepaidcard) utkvitteras på ekonomikontoret efter beslut av ansvarig arbetsledare (godkänns av lägst avdelningschef).
Anmälan ska ske på särskild blankett (bilaga 1). Betalkortet laddas av ekonomikontoret med belopp enligt överenskommelse och med hänsyn till omsättning, stöldrisk m.m. Beloppet bör som riktmärke motsvara cirka en månads behov.
Den som utkvitterat betalkort är personligen anvarig för kortet och för det belopp som laddats på kortet. Vid byte av kortansvarig ska den tidigare ansvarige redovisa till ekonomikontorets kassafunktion och ny personal, som övertar kortet ska kvittera ut detta, likaså på ekonomikontorets kassafunktion. På ekonomikontoret finns en sammanställning över vilka som är ansvariga för respektive betalkort.
Det är viktigt att varje chef förvissar sig om att all personal, som hanterar betalkort eller kontanta medel, har tagit del av de riktlinjer och bestämmelser som finns och därmed också gjorts medvetna om sitt ansvar.
Löpande redovisning/användande av betalkort på respektive enhet
Redovisningsblankett för betalkort ska löpande fyllas i elektroniskt ute på respektive enhet (Bilaga 2). Redovisning ska ske för varje utbetalning och i förekommande fall för inbetalningar. Redovisning ska ske senast dagen efter det händelsen ägt rum och allt ska föras i kronologisk ordning.
Varje inskriven utbetalning och i förekommande fall inbetalning ska vara kompletterad med en numrerad verifikation (kvitto eller liknande), vilken förvaras tillsammans med redovisningsblanketten.
Verifikationen ska minst innefatta uppgift om:
- när in- eller utbetalningen inträffat
- vad den avser
- vem som gjort inköpet
- vilket belopp den gäller
- vilken motpart den berör
På betalkortet ska alltid finnas belopp och/eller kvitton (verifikationer) som tillsammans motsvarar det utkvitterade beloppet. Eventuella differenser ska alltid utredas.
Redovisning av betalkort till ekonomikontorets kassafunktion
Avstämning och redovisning av betalkort ska ske regelbundet. Redovisningsblankett (Bilaga 2) för betalkort ska användas vid redovisning till ekonomikontorets kassafunktion. Hur ofta redovisning ska ske kan variera mellan 1 vecka och 1 månad beroende på omsättningshastigheten/intäktsbeloppens storlek och överenskommes med ekonomikontoret.
Redovisningen ska innefatta numrerade kvitton uppdelade på kostnad exklusive moms, momsbelopp samt i förekommande fall intäkt. Redovisningsblanketten ska skrivas under av betalkortsansvarig och av beslutsattestant. Båda har ett ansvar att kvitton och redovisning är korrekta.
Efter underskrifter sänds den in till ekonomikontorets kassafunktion som fyller på betalkortet med det belopp som finns i form av kvitton.
Vid bokslut ska samtliga betalkort stämmas av på särskild blankett, som skickas ut från ekonomikontoret i samband med att bokslutsanvisningar sänds ut.
Omfattande försäljningsverksamhet kräver kassaapparat
Enheter med omfattande försäljningsverksamhet (t.ex. simhall och större cafeteriaverksamheter) ska använda kassaapparat, då den möjliggör en effektivare och säkrare hantering samt har den fördelen att kassarapporter och försäljningsstatistik lätt kan tas fram.
Kassaansvarig (ansvarig för växelkassa) ska utses av ansvarig chef (lägst avdelningschef) och anmälan ska ske till ekonomikontorets kassafunktion på särskild blankett (Bilaga 3).
Det är viktigt att varje chef förvissar sig om att den som är kassaansvarig har tagit del av de riktlinjer och bestämmelser som finns och därmed också gjorts medvetna om sitt ansvar.
Redovisning av försäljning
Inbetalningar ska löpande registreras i kassaapparaten.
Avstämning av kassa (försäljningsintäkter) mot kassaremsa ska ske regelbundet ute på enheterna av den kassaansvarige samt ytterligare en person. Eventuella differenser ska alltid utredas. Vid korrigeringar ska signaturer och datum anges.
Överskjutande medel i försäljningsverksamheten, utöver växelkassan, ska löpande insättas på bank. Vid insättning på bank upprättas en kassarapport (Bilaga 4) eller en annan, av ekonomikontoret godkänd redovisningsblankett. Denna blankett sänds till ekonomikontorets kassafunktion samtidigt som insättning sker i bank. Insättning bör i de flesta fall ske minst en gång per vecka.
Överenskommelse om avstämning och insättning görs i varje enskilt fall med ekonomikontoret.
Ekonomikontoret stämmer kontinuerligt av insatta belopp på bankens kontoutdrag mot de underlag/insättningskvitton som lämnas från respektive enhet.
Försäljningsverksamhet av mindre omfattning
Försäljningsverksamhet av mindre omfattning sker t.ex. inom mindre cafeteriaverksamhet. Samma regler gäller som då kassaapparat finns. Kassarapport ska upprättas varje dag. Insättning på bank ska ske minst månadsvis. Även här görs överenskommelse om avstämning och insättning med ekonomikontoret i varje enskilt fall.
Matkuponger
Vid försäljning av matkuponger skall inte kontanta medel tas emot. Betalning skall ske genom avdrag på lön eller i undantagsfall genom fakturering.
Hantering av matkuponger
I de fall det bedöms som viktigt att matkuponger används gäller följande:
Numrerade matkuponger rekvireras från tekniska förvaltningens kost- och lokalvårdsavdelning på särskild blankett (Bilaga 5). Avdelningen skickar internräkning till köpande förvaltning.
Kost- och lokalvårdsavdelningen för en förteckning över vilka matkuponger som lämnats ut och till vem samt bokför sin intäkt för matkuponger. Respektive enhet ute i verksamheten bokför sina kostnader för inköpta matkuponger.
Ansvarig för hantering av utrekvirerade matkuponger skall skriftligen utses av ansvarig arbetsledare på respektive enhet. Vid utkvittering av matkuponger hos tekniska förvaltningens kost- och lokalvårdsavdelning skall ansvaret styrkas skriftligen.
Matkuponger ska säljas i nummerordning och löpande registreras. Försäljning av hela kuponghäften ska eftersträvas. För den anställde som köper matkuponger, sker avdrag på lönen, vilket bokförs som intäkt på berörd förvaltning.
Intern kontroll
Betalkort, kontanta medel, registrering av in- och utbetalningar, verifikationer/kvitton och matkuponger ska hållas ordnade i enlighet med dessa riktlinjer så att berörd arbetsledare,
ekonomikontoret och/eller revisionen, tillsammans med den som hanterar kontanta medel, när som helst kan göra avstämning.
Förvaring
Betalkort, kontanta medel, registrering av in- och utbetalningar, verifikationer/kvitton och matkuponger ska förvaras på säkert sätt inlåsta i värdeskåp/kassaskåp.
Arbetsledare ska utse en (1) namngiven person som ansvarar för kod/nyckel till värdeskåp/kassaskåp. Förteckning över vem som ansvarar för kod/nyckel ska finnas hos arbetsledaren. Ersättare ska finnas som efter kvittens hos arbetsledaren tillfälligt tar över ansvaret för kod/nyckel.
Bilaga 1 | ||
Anmälan om betalkortansvarig | ||
Som ansvarig för betalkort för verksamheten | ||
utses . Beloppet är: kr. | ||
I samband med att en anställd kvitterar ut ett nytt betalkort eller | ||
övertar ett befintligt ska denna person skriva under blanketten | ||
"Utkvittering betalkort". Detta ska göras på ekonomikontoret. | ||
Jag godkänner att ovan person ska vara betalkortansvarig för min verksamhet. | ||
Datum | Underskrift (behörig chef) | Namförtydligande |
Redovisningsblankett vid påfyllnad av betalkort.
Bilaga 2
Verksamhet | Betalkortets XX.xx |
Datum:
Verifikationstext Kvitton
r
Kont o
Ansva r
Motpar t
Verksamhe t
Aktivie t
Objek t
Projek t
Intäke r exkl moms
Mom s
Kostnad exkl moms
Moms Totalbelop p
Överföring från banken | 1955 | ||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
0 | |||||||||||||
Summering: | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||||||
Ev. lösa kontanter vid redovisningstillfället: kr.
Mottagningsattest
:
Beslutsattest:
Bilaga 3 | ||
Anmälan om växelkassaansvarig | ||
Som ansvarig för växelkassan för verksamheten | ||
utses . Beloppet är: kr. | ||
I samband med att en anställd kvitterar ut en ny växelkassa eller | ||
övertar en befintlig ska denna person skriva under blanketten | ||
"Utkvittering växelkassa". Detta ska göras på ekonomikontoret. | ||
Jag godkänner att ovan nämnda person ska vara växelkassaansvarig | ||
för min verksamhet. | ||
Datum | Underskrift (behörig chef) | Namförtydligande |
Enhet/Kassa: Bilaga 4
VECKORAPPORT vecka år: Exempel på kassarapport
300,00
växelka
ssa:
Belopp Differans
vecka
Ingående medel inkl växelkassa +
35,00
10,00
350,00
5,36
44,64
50,00
10,00
10,00
10,00
10,00
10,00
Försäljning, måndag +
Försäljning, tisdag +
Försäljning, onsdag +
Försäljning, torsdag +
Försäljning, fredag +
Total försälj Försälj, exkl moms Utgående moms
Kvarstående medel enl. kvitto inkl växelkassa +
Kontokortsintäkter –
Insättning i bank, sedlar datum: –
0
5,00
Insättning i bank, mynt datum: – Differans +/- Måndag - fredag
Konto | Ansvar | Motpart | Verk- samhet | Akt | Objekt | Projekt | Summa | |
3052 | 1101 | 00 | 9201 | 44,64 | ||||
2621 | 5,36 | |||||||
2881 | 10,00 | |||||||
1626 | 5,00 | |||||||
1941 | 35,00 |
Kontering
Intäkter ex moms Moms intäkter Kontokortsintäkter Insättning, mynt Insättning, sedlar
Klippan | ||
Datum | Underskrift (kassaansvarig) | Underskrift (beslutsattestant) |
Rekvisitionsblankett måltidskuponger
5:10:9
Bilaga 5
Skola/enhet Datum
Netto | Moms | Brutto | Antal häften | Serienummer (kosten fyller i) | |
Lunchkupong GUL | 49:11 | 5:89 | 55:- | ||
Ped lunch Självkostnad GRÖN | 22:33 | 2:67 | 25: - | ||
Ped lunch Skolan betalar RÖD | 33:04 | 3:96 | 37:- | ||
Ped frukost/ Mellanmål BLÅ, ROSA | 11:61 | 1:39 | 13:- |
Gul lunchkupong: används av övrig personal
Grön lunchkupong: används av pedagogisk personal som äter med eleverna Röd lunchkupong: används av särskolans pedagoger, bekostas av skolan
Beställare: Exp av: Xxxxx Xxxxxx
Ni fyller i antalet häften som ni beräknas använda i ert område.
Därefter skickas blanketten till Kostenheten, som skickar ut kuponghäften enligt er beställning. Vänligen ange eventuell periodisering och i så fall antal månader.
Kost- och städenheten
Xxxxx Xxxxxx tel 28 162
Totalsumma (exkl moms):
Att internfakturera skola/enhet (beställaren)