Contract

A. ALLMÄNT

1. Dessa allmänna villkor reglerar förhållandet mellan RedovisningsHuset i Södertälje AB, 556251-2656 (Byrån), och Byråns uppdragsgivare (Kunden).

2. Tillsammans kallas Byrån och Kunden för Part.

3. Dessa allmänna villkor ska gälla mellan Parterna en- ligt ett ömsesidigt bekräftat Uppdragsavtal. Dessa all- männa villkor reglerar också Byråns roll som person- uppgiftsbiträde med Xxxxxx som personuppgiftsan- svarig (se avsnitt J Personuppgifter).

4. I Uppdragsavtalet anges vilka tjänster enligt avsnitt B som är aktuella för Kunden.

5. Avvikelser från dessa allmänna villkor ska anges i Uppdragsavtalet.

6. Byrån börjar utföra Tjänst efter Xxxxxxx bekräftelse av Uppdragsavtalet.

7. Byråns arbete utförs enligt Svensk standard för redo- visningsuppdrag, Rex.

B. TJÄNSTER (se även C1)

1. Löpande bokföring: Registrering av verifikationer i bokföringsprogram. Kunden åtar sig att lämna verifi- kationer och kassarapporter enligt Byråns instruktion. Varje affärshändelse ska ha en verifikation, insorterad i datumordning. Byrån åtar sig att rapportera resultat och ställning inom lagstadgade tidsfrister (se dock E.8). Byrån återlämnar Kundens underlag när bokslu- tet är färdigt.

2. Löpande resultatuppföljning: Genomgång resultat och ställning, rimlighetsbedömning, kommentering.

3. Fakturering: Upprättande av fakturor utifrån underlag från Kunden, sändning till fakturamottagare. Kunden åtar sig att lämna fakturaunderlag till Byrån senast 5 arbetsdagar före fakturadag.

4. Kundreskontra: Uppdateringar med fakturor, betal- ningar, avstämning mot bokföring.

5. Påminnelser, dröjsmålsräntor, betalningsföreläg- ganden: Utsändning av påminnelser för obetalda fak- turor och underlag för dröjsmålsräntor. Byrån bistår Xxxxxx med upprättande av ansökningar om betal- ningsförelägganden. Kunden sätter gränser för när påminnelser ska sändas ut, attesterar dröjsmålsränte- underlag, attesterar ansökningar om betalningsföre- lägganden.

6. Leverantörsbetalningar: Upprättande av betalnings- förslag veckovis i Kundens betalningssystem. Kunden attesterar utbetalningarna och verkställer dem. Under juli månad behöver Byrån assistans från Kunden pga. semesterperioden.

7. Leverantörsreskontra: Uppdateringar med fakturor, betalningar, avstämning mot bokföring.

8. Statistik: Uppgiftslämning till SCB, restaurangrappor- ter etc.

9. Skattedeklarationer: Momsdeklaration, lönedekla- ration (i förekommande fall på individnivå – AGI), pe- riodisk rapport. Kunden åtar sig att tillhandahålla namn och personnummer för varje anställd.

10. Löner: Beräkningar och/eller betalningar av löner. Kunden åtar sig att lämna attesterade underlag för lö- neberäkningar till Byrån senast 5 arbetsdagar före lö- neutbetalning. Kunden åtar sig att attestera underlag för lönebetalningar senast 5 arbetsdagar före utbetal- ning. Om uppdraget omfattar både beräkning och ut- betalning av löner innebär denna punkt således två tidsfrister á 5 arbetsdagar. Under juli månad behöver Byrån assistans från Kunden pga. semesterperioden. Kunden och de anställda ska tillhandahålla digitala brevlådor hos Kivra.

11. Kontrolluppgifter: Upprättande av kontrolluppgifter (utöver vad som ingår i AGI), uppgiftslämning till Skat- teverket, sändning till anställda. Kunden åtar sig att tillhandahålla namn och personnummer för varje an- ställd.

12. Årsuppgifter om anställda: Uppgiftslämning till Fora för definitiv fakturering av tidigare år och preliminär fakturering av innevarande och kommande år.

13. Resultatplanering: Genomgång före räkenskaps- årets slut av resultat och ställning. Kunden åtar sig att senast en månad före räkenskapsårets slut lämna in väsentliga uppgifter för det kommande bokslutet. By- rån åtar sig att göra en prognos för det kommande bokslutet och ta upp diskussion om ev åtgärder

14. Bokslut: Avslut av räkenskaperna, upprättande av årsbokslut eller årsredovisning och i förekommande fall koncernredovisning, samordning med revision, upprättande av årsstämmoprotokoll samt inlämning till Bolagsverket. Kunden åtar sig att lämna underlag till Byrån senast vid utgången av månaden efter räken- skapsårets slut. Kund med varulager åtar sig att ge- nomföra inventering på eller i nära anslutning till rä- kenskapsårets sista dag. Byrån åtar sig att färdigställa årsbokslutet inom lagstadgade tidsfrister (se dock E.8).

15. Inkomstplanering: Genomgång före kalenderårets slut av inkomster och avdrag. Kunden åtar sig att sen- ast två månader före kalenderårets slut lämna in vä- sentliga uppgifter för den kommande inkomstdeklarat- ionen. Byrån åtar sig att göra en prognos för den kom- mande inkomstdeklarationen och ta upp diskussion om ev åtgärder.

16. Inkomstdeklaration: Upprättande för verksamheten och verksamhetens ägare, inlämning till Skatteverket. Kunden åtar sig att lämna underlag inkl förtryckt de- klarationsblankett till Byrån omgående när den för- tryckta blanketten kommer från Skatteverket. Byrån åtar sig att färdigställa inkomstdeklarationer inom lagstadgade tidsfrister (se dock punkt E.8).

17. Rådgivning: Ordinarie rådgivning kring den löpande redovisningen, tillhandahålls vid behov.

18. Specialistrådgivning: Rådgivning från specialist inom bolagsrätt, avtalsrätt, skatterätt och familjerätt, tillhandahålls vid behov.

19. Punkten har upphört att gälla.

20. Arbete hos kund: Kunden tillhandahåller iordning- ställd arbetsplats, utrustning och nödvändiga pro- gramvaror, inkl de rättigheter som behövs för att By- rån ska kunna utföra arbetet i Kundens programvaror.

21. Skanning: Digitalisering av underlag för Kundens räk- ning.

22. Lagerbolag: Byrån säljer nytt aktiebolag till Kunden, med omgående leverans.

23. Snabbavveckling av aktiebolag: Byrån köper aktie- bolag utan verksamhet av Kunden, med omgående betalning för bolagets kapital.

24. Aktiebolag med historik: Byrån säljer aktiebolag med historik till Kunden, med omgående leverans.

25. Min redovisning online: Rapportering på webben med åtkomst via lösenord, ingår i det fasta priset i alla löpande uppdrag.

26. Förvaring: Förvaring av Kundens underlag, enligt överenskommelse eller vid sen avhämtning av material (se D.12).

C. LEVERANSER

1. Kunden åtar sig att leverera material och uppgifter i så god tid att Byrån kan utföra Tjänsterna inom normal arbetstid och bli färdig inom gällande tidsfrister. Byrån

PB 2018-08-01 12:38:00

lämnar instruktioner för digitalisering av materialet och automatisering av tjänsternas utförande.

2. Leveranstider till och från Byrån anges i avsnitt B för de vanligaste tjänsterna.

3. Inlämningstider för de vanligaste tjänsterna anges även på hemsidan (xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx) under Mitt företag, Viktiga datum.

4. Kunden åtar sig att besvara frågor från Byrån inom 2 arbetsdagar.

5. Kunden åtar sig att vidarebefordra frågor från Skatte- verket, Bolagsverket, eller annan myndighet som be- rör Byråns Tjänster för Kunden, samt från revisor till Byrån inom 2 arbetsdagar.

6. Kunden åtar sig att se till att inlämnat material följer relevant normgivning och Byråns instruktioner.

7. Inkomna underlag från Byråns Kunder bearbetas i den turordning Kunderna lämnar in underlagen.

8. Mottagare hos Xxxxxx av rapporter namnges i Upp- dragsavtalet. Kunden åtar sig att själv rapportera till externa mottagare, t ex bank eller revisor.

9. Kunden åtar sig att kvittera ut sina underlag inom 10 arbetsdagar efter att Byrån har informerat om att ar- betet med en Tjänst är klart, t ex bokslutet för ett visst räkenskapsår.

10. Vid avslut av hela uppdragsförhållandet sammanställs Kundens material och lämnas ut mot kvittens till Kun- den, samt vid behov SIE-fil från bokföringen och PDF- filer. Byråns dokumentation och datafiler i övrigt läm- nas inte ut, med undantag för vad som krävs enligt dataskyddsförordningen GDPR.

D. ARVODE

1. Byrån utför Tjänster till fasta paketpriser men med till- lägg för ev extratid pga frågor om eller brister i un- derlagen. Prislistan uppdateras vid behov, normalt år- ligen. Det fasta paketpriset omräknas årligen per den

1 september, enligt konsumentprisindex (KPI med basår 1980) för juni samma år jämfört med juni året innan. Första omräkningen sker per den 1 september 2019, enligt KPI juni 2019 jämfört med juni 2018. Om- räkningen redovisas i första fakturan med det nya pri- set.

2. Det fasta priset och vilka tjänster det omfattar anges i Uppdragsavtalet och förutsätter att Kunden lämnar kompletta underlag digitalt till Byrån, enligt Byråns in- struktioner. Fast pris inkluderar inte utlägg för externa kostnader, tilläggsarbeten, övertidsarbeten pga sen eller ofullständig lämning av underlag från Kund, eller extraarbeten pga ändrad normgivning, ändrade myn- dighetskrav etc.

3. Fasta priser faktureras månadsvis med förfallodag i slutet av den månad priset avser. Övriga tjänster fak- tureras när de är färdiga. Fakturering sker varannan vecka. Delfakturering och/eller förskottsfakturering kan göras vid större uppdrag, för Tjänster som utförs under lång tid eller vid osäkerhet om Kundens betal- ningsförmåga.

4. Betalningsvillkor är förfallodag 30 dagar efter faktura- dag, men kan minskas till 10 dagar vid osäkerhet om Kundens betalningsförmåga. Vid betalning efter förfal- lodagen tas dröjsmålsränta ut med f n 2 % per månad.

5. Byrån erbjuder autogiro för betalning av fakturor. Kon- takta receptionen om du vill teckna avtal om autogiro.

6. Avgifter tas ut enligt Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m m. Dröjsmålsränta tas ut enligt Räntelagen (1975:635). Med beaktande av 1 § i Rän- telagen avtalas betalningsvillkoren i dessa allmänna villkor (se D. 4).

7. Vid utebliven betalning efter mer än en påminnelse förbehåller sig Byrån rätten att införa omedelbart ar- betsstopp tills betalning erhålls. Byrån ska informera Kunden om arbetsstopp införs.

8. Byrån förbehåller sig rätten att behålla egenproduce- rat material (t ex en bokföringsrapport) vid osäkerhet om Kundens betalningsförmåga tills betalning har er- hållits.

9. Vid inledning av ny Tjänst eller nytt räkenskapsår fak- tureras ev extratid, liksom för sammanställning och ut- lämning av material vid avslut av Tjänst.

10. Om Byrån behöver gå igenom materialet före bearbet- ning så faktureras arbetet enligt gällande prislista.

11. Kunden åtar sig att själv i förekommande fall betala för frakt av sitt material och andra avgifter (till t.ex. Bo- lagsverket). Byrån åtar sig inte att göra utlägg. Om By- rån i undantagsfall, och enligt överenskommelse, ändå skulle göra utlägg så faktureras Kunden för ut- lägget med tillägg för en hanteringsavgift enligt gäl- lande prislista.

12. Förvaring av underlag som inte avhämtas i tid (se C.9) faktureras enligt gällande prislista. Byrån förbehåller sig rätten att välja vilket kontor sådant material förva- ras på, t.ex. vid platsbrist. Kunden får själv ombesörja hämtning från det kontor där materialet förvaras och på egen bekostnad.

E. ANSVAR

1. Kunden ansvarar för:

a. Komplett och korrekt räkenskapsmaterial

b. Redovisningen och rapporter från redovisningen

c. Redovisning och betalning av skatter och avgifter för verksamheten och för anställda, på lagstadgat sätt (inkl företagsregistrering hos Skatteverket, skattedeklarationer och inkomstdeklarationer)

d. Relevanta tillstånd för verksamheten

e. Interna rutiner för att upptäcka fel och oegentlig- heter i sin verksamhet

f. Uppskattningar i årsbokslut

2. Byrån ansvarar för:

a. Utförande av Tjänster enligt Uppdragsavtalet och enligt gällande normgivning

b. Bedömning av inlämnade underlags kvalitet och rimlighet

c. Förhindrande av uppenbara fel i redovisningen

d. Information till Xxxxxx om upptäckta fel och oe- gentligheter

3. Byrån ansvarar endast för sin egen verksamhet och är inte skadeståndsskyldig för skador till följd av att Xxxxxx har lämnat ofullständiga eller felaktiga uppgif- ter eller instruktioner.

4. Kunden ansvarar för sin företagslednings affärsmäss- iga beslut.

5. Byrån är inte ansvarig för bortfall hos Kund av pro- duktion eller vinst, inte heller för någon annan indirekt skada eller följdskada.

6. Byrån är inte ansvarig för följderna av ändrad norm- givning.

7. Vid elektronisk kommunikation ska Parterna använda kommersiellt rimliga metoder för viruskontroll och sek- retess. Kunden ska tillhandahålla digital brevlåda hos Kivra om Byrån begär det.

8. Vid sen/utebliven inlämning av underlag till Byrån (se C.1), eller sena/uteblivna svar på frågor (se C.4), an- svarar Kunden för ev ekonomiska påföljder (t ex för- seningsavgifter från Skatteverket eller Bolagsverket, skattetillägg), liksom för ev brott mot normgivning som

berör området för Tjänsten (t ex brott mot god redo- visningssed, skatterätt eller bolagsrätt). Det samma gäller vid arbetsstopp (se D.7).

9. Byrån ansvarar för att dess programleverantörer till- handahåller systemdokumentation och behandlings- historik när arbetet utförs i Byråns system. Byrån till- handahåller behandlingshistorik på begäran av Kun- den. Kunden ansvarar för systemdokumentation och behandlingshistorik när arbetet utförs i Kundens sy- stem. Kunden ansvarar för all data som hanteras i kundens IT-system. Byrån tar inget ansvar för kun- dens IT-system eller data som lagras i kundens IT-sy- stem.

10. Byrån lyder under lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism, samt data- skyddsförordningen (GDPR) med tillämplig lagstift- ning

11. Reklamation: Om Kunden anser att Byrån har begått ett fel så ska Byrån efter en reklamation beredas möj- lighet och skälig tid för att avhjälpa felet. Kundens rätt till skadestånd eller annan gottgörelse förverkas om reklamationen inte görs inom 30 dagar.

12. Ansvarsförsäkring: Byrån åtar sig att vid var tid ha en gällande ansvarsförsäkring. Om ett skadefall inträffar så åtar sig Xxxxxx att skriftligen meddela detta till By- rån samt att ställa nödvändig information till förfo- gande för försäkringsföretagets bedömning.

13. Force majeure: Om Part förhindras att uppfylla sina åtaganden genom händelser utanför dennes kontroll (t.ex. arbetskonflikt, brand eller annan olycka, natur- katastrof, störningar i distribution av el, tele och data- trafik) så ska Parten vara befriad från sina åtaganden enligt dessa allmänna villkor till den del de har påver- kats av händelsen ifråga. Part ska omedelbart med- dela den andre Parten när force majeure inträffar och upphör.

F. PERSONAL OCH UNDERLEVERANTÖRER

1. Vardera Parten ansvarar själv för sin personals och sina underleverantörers prestationer.

2. Part ska rikta ev ansvarsanspråk mot den andre Par- ten, inte mot personal eller underleverantörer.

G. SEKRETESS

1. Vardera Parten åtar sig att hemlighålla den andre Par- tens affärshemligheter och andra konfidentiella upp- gifter som kommer till Parts kännedom.

2. Parternas ömsesidiga sekretesskyldighet fortsätter att gälla även efter att uppdragsförhållandet har upphört, utan tidsgräns.

3. Parterna ansvarar för att sekretesskyldigheten även iakttas av personal och underleverantörer.

4. Byrån får lämna information om utförda Tjänster om det krävs enligt lagstiftning eller förordning, samt i samband med kvalitetskontroll, men då gäller sekre- tesskyldigheten även den som genomför kvalitetskon- trollen (se I.2).

5. Byrån får lämna relevant information om utförda Tjänster för Kunden till revisor om sådan finns.

6. Kunden medger att Byrån får uppge Xxxxxx som re- ferens i andra uppdrag, men inga andra uppgifter än Xxxxxxx namn utan skriftligt medgivande från Kun- den.

7. Sekretesskyldigheten gäller inte för Byrån när infor- mation måste lämnas enligt lag eller vid tvist

8. Byrån får sända datafiler med information om Xxxxxx till supportavdelning etc hos programleverantör som omfattas av sekretesskyldigheten.

H. REKRYTERING

1. Part är förhindrad att utan den andre Partens skriftliga medgivande rekrytera personal som är eller har varit anställd hos Part innan 2 år har förflutit sedan den an- ställde slutade sin anställning.

2. Har anställningsförhållandet upphört på grund av upp- sägning från Part gäller inte punkt H.1.

I. KVALITETSSÄKRING

1. Auktoriserade redovisningskonsulter genomgår kvali- tetskontroll minst vart sjätte år.

2. Kvalitetskontrollen omfattas av sekretesskyldighet (se G.4).

3. Byrån genomför intern kvalitetskontroll på utvalda om- råden löpande.

J. PERSONUPPGIFTER

1. Byrån behandlar personuppgifter för egen räkning, som personuppgiftsansvarig enligt EU-rätt och svensk rätt, med ”rättslig förpliktelse” som rättslig grund.

2. Rättslig förpliktelse innebär att behandla personupp- gifter och arkivera dem i den utsträckning som behövs för att uppfylla kraven i lagar och förordningar, såsom bokföringslagen, skattelagstiftningen, lagen mot pen- ningtvätt m.fl.

3. Byrån behandlar personuppgifter för Kundens räk- ning, som personuppgiftsbiträde enligt EU-rätt och svensk rätt, med den rättsliga grunden att ”uppfylla av- tal”.

4. Byråns identitet framgår av punkt A.1. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter för Xxxxxx är att uppfylla uppdragsavtalet med Xxxxxx. Lagringstiden är 10 år för att uppfylla dokumentationskraven i Rex (se punkt A.7). Klagomål som rör behandlingen av personuppgifter för Kundens räkning kan framföras till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet.

5. Xxxxxx är personuppgiftsansvarig för sina register, även när Byrån får i uppdrag att sköta dem. Kunden ansvarar för att i förekommande fall inhämta medgi- vande från vårdnadshavare för registrering av person- uppgifter för barn under 16 år.

6. Byrån får som personuppgiftsbiträde bara behandla personuppgifter enligt Kundens instruktioner. Byrån (personuppgiftsbiträde) förbinder sig att vidta samma säkerhetsåtgärder som Kunden (personuppgiftsan- svarig).

7. Byrån lämnar inte ut Kundens kontaktuppgifter till ut- omstående adressregister etc.

8. Byrån använder inte Kundens kontaktuppgifter för di- rektmarknadsföring.

9. Kunden godkänner att Byrån använder Kundens kon- taktuppgifter för att sända egen information från By- rån, nyhetsbrev etc.

K. GILTIGHETSTID

1. Uppdraget kan när som helst avslutas av vardera par- ten. Uppsägningen gäller från månaden efter den må- nad som avses i senaste fakturan med paketpris (se D1).

2. Efter uppsägning enligt K1 utför Byrån arbetet för den sista månaden enligt senaste fakturan med paketpris (se K1). Ingen övrig avräkning ska göras.

3. Uppsägning av uppdraget, liksom av enstaka tjänster, ska göras skriftligen, t.ex. via e-post.

L. ÄNDRINGAR

1. Ändringar i de allmänna villkoren med bilagor aviseras på hemsidan (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx).

2. Ändringar i uppdragsförhållandet, såsom tillägg eller borttagande av Tjänster, ska bekräftas genom skrift- liga tillägg till Uppdragsavtalet eller i uppdaterat Upp- dragsavtal. Det fasta priset räknas om och anges i be- kräftelsen.

M. PRIORITERING

1. Om villkor i olika dokument strider mot varandra gäller följande prioritetsordning:

a. Uppdragsavtalet

b. Bilagor till Uppdragsavtalet

c. Dessa allmänna villkor

N. TVIST

1. Tvist mellan Parterna ska lösas av allmän domstol, med Södertälje tingsrätt som första instans.