ÄGARDIREKTIV FÖR KARLSTADS PARKERINGS AB
ÄGARDIREKTIV FÖR KARLSTADS PARKERINGS AB
Karlstads kommuns författningssamling | |
Beslutad av | Kommunfullmäktige |
Beslutsdatum | 2021-09-30 |
Ersätter föregående beslut | 2019-09-26 |
Gäller från och med | 2021-10-11 |
ÄGARDIREKTIV FÖR KARLSTADS PARKERINGS AB 4
4
Kommunstyrelsens och kommundirektörens roll 5
6
Grundläggande principer för bolagets verksamhet 6
Kommunalrättsliga principer för bolagets verksamhet 6
Ekonomiska principer för bolagets verksamhet 6
Riktlinjer m m inom det ekonomiska området 8
8
Underlag för koncernredovisning 8
9
Närvarorätt för kommundirektör och verkställande direktör i moderbolaget 9
Instruktion för verkställande direktör 9
Instruktioner för ekonomisk rapportering 10
10
Styrande dokument inom arbetsgivarområdet 10
Arbetsgivarpolitisk konsultation 11
Arbetsgivarorganisation m m 11
Pensions- och försäkringsfrågor 11
12
Revisorer och lekmannarevisorer 12
Samordning och samverkan rörande informationssäkerhet, IT och digitalisering 12
Samordning av administrativa rutiner och system 12
ÄGARDIREKTIV FÖR KARLSTADS PARKERINGS AB
Ägardirektiv för verksamheten i Karlstads Parkerings AB (”bolaget”), antagna av kommunfullmäktige i Karlstads kommun den 30 september 2021 och fastställda av bolagsstämma i bolaget den 10 oktober 2021.
1§ Bolaget ingår i en koncern av bolag med Karlstads Stadshus AB som moderbolag (”Stadshuskoncernen” respektive ”moderbolaget”). Moderbolaget ägs av kommunen. Bolagen i Stadshuskoncernen bildar tillsammans med kommunen kommunkoncernen. Bolaget har ett uppdrag inom kommunkoncernen, som innebär att verksamheten ska bedrivas med ett helhetsperspektiv över hela kommunkoncernens verksamhet och med förståelse för andra verksamheter inom kommunkoncernen. Vid avvägningar och bedömningar ska hänsyn tas till påverkan för hela kommunkoncernen och påverkan för Karlstadsbon. Bolaget ska i linje med detta utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till kommunens vision Ett bättre liv i solstaden med syfte att främja hållbar utveckling och tillväxt inom kommunen.
Bolaget ska genom sin verksamhet bidra till ett attraktivt, tryggt och jämlikt Karlstad som är långsiktigt hållbart. Syftet med ägandet är samhällsnytta för medborgarna genom ekonomisk effektivitet och hög kvalitet. Bolaget ska, inom de ramar som avkastningskravet medger, främja innovation och teknisk förnyelse. Bolaget ska arbeta med så stor öppenhet som möjligt gentemot Karlstadsborna samt bidra till att öka jämlikheten och jämställdheten i samhället.
Bolaget står i sin verksamhet under uppsikt av moderbolaget i dess egenskap av ägare och av kommunstyrelsen enligt 6 kap 1 § kommunallagen (2017:725, ”KL”).
Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom
a) gällande bolagsordning
b) gällande ägardirektiv
c) av fullmäktige och/eller kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv
d) förekommande avtal mellan kommunen och bolaget.
I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten, ska dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning.
2§ Moderbolaget utövar kommunens styrfunktion över bolaget i de avseenden som följer av lag och utfärdade ägar- och övriga, särskilda direktiv. Styrfunktionen ska i första hand utövas i samförstånd och bygga på acceptans.
Moderbolaget ska ges den information och tillställas de handlingar som det begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter samråd med bolagets styrelse.
Moderbolagets granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.
Kommunstyrelsens och kommundirektörens roll
3§ Kommunstyrelsen har i uppgift enligt 6 kap 1 § KL att ha uppsikt över verksamheten i bolaget samt ska enligt 6 kap 9§ KL i årliga beslut pröva om den verksamhet som bolaget bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det i bolagsordningen fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna.
Kommunstyrelsen har också sin beredande funktion i ärenden som berör bolaget och där kommunfullmäktige har att fatta beslut.
Kommunstyrelsen har utfärdat en instruktion till kommundirektören, enligt vilken kommundirektören blanda annat ska biträda kommunstyrelsen i dess roll att hålla uppsikt över verksamheterna i Stadshuskoncernens bolag samt samordna kommunens förvaltningsdirektörer och Stadshuskoncernens verkställande direktörer för att utveckla övergripande och gemensamma strategier inom kommunkoncernen. Kommundirektören ska enligt instruktionen vidare utarbeta ett särskilt uppdrag till respektive verkställande direktör inom Stadshuskoncernen som belyser den verkställande direktörens roll och bidrag till utveckling av kommunkoncernen med ett kommunkoncernperspektiv. Det särskilda uppdraget ska utarbetas i samråd med respektive bolags styrelseordförande. Bolagets verkställande direktör ska efterrätta sig det särskilda uppdraget, förutsatt att inte hinder kan visas finnas mot det i det enskilda fallet till följd av 8 kap 41 §, andra stycket, aktiebolagslagen (2005:551, ”ABL”).
4§ Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas såvitt avser
a) investering, förvärv eller försäljning av egendom till ett belopp överskridande 150 prisbasbelopp
b) bildande eller förvärv av dotterbolag
c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet
d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt
Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om fråga är av sådant slag att den ska underställas fullmäktige ska samråd ske med moderbolagets styrelse.
Grundläggande principer för bolagets verksamhet
5§ Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt ABL bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att förutsättningarna för uppfyllelse av bolagets ändamål och mål är bästa möjliga.
Bolaget ska drivas under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten samt de principer som framgår av dessa direktiv.
Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som nyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera sin verksamhet om detta medför nackdelar i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget (koncernnytta). Moderbolaget och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen.
Kommunalrättsliga principer för bolagets verksamhet
6§ Bolaget ska driva dess olika verksamheter så att de alltid är förenliga med gällande rätt ifråga om kommunal kompetens enligt KL, om inte annat följer av lag.
Ekonomiska principer för bolagets verksamhet
7§ Mot bakgrund av vad som anges i punkt 6 ska i ekonomiskt hänseende gälla att det ska bedriva dess parkeringsrörelse på affärsmässig grund.
Åtgärd för uppfyllande av uppdrag enligt beskrivning i punkt 8 eller mål enligt punkt 9 nedan avseende bolagets verksamhet får vidtas endast i en sådan utsträckning att det inte påtagligt riskerar medföra att kravet på affärsmässighet för verksamheten inte kan uppfyllas.
8§ Inom ramarna för bolagets verksamhetsföremål och verksamhetsändamål enligt bolagsordningen, ges bolaget uppdrag och mandat inom respektive verksamhetsområde enligt följande:
a) Bolaget ska – med de begränsningar som må följa av författning eller uppgift som åligger annan part i kommunkoncernen – vara den part i kommunkoncernen som bär huvudansvaret för att driva utvecklingen av parkeringslösningar i kommunen när det gäller avgiftsbelagd parkering.
b) Bolagets ska – som ett led i uppfyllandet av uppdraget enligt a) – aktivt samverka med berörda nämnder och förvaltningar i kommunen eller tredje part angående mark-, trafikplanerings- och andra frågor som har betydelse för bolagets verksamhet.
c) Bolaget ska – som ett led i uppfyllandet av uppdraget enligt a) – förse kommunen med underlag för och vid behov själv ta initiativ till ärenden i kommunen som är av betydelse för bolagets verksamhet, exempelvis gällande taxor, avgift och trafikplanering.
d) Bolaget ska bedriva parkeringsrörelse på avgiftsbelagd parkering på allmän platsmark (gatumark) och all den avgiftsbelagda parkering på kvartersmark (tomtmark) som disponeras av kommunen.
e) Bolaget får bedriva parkeringsrörelse på avgiftsbelagd parkering på fastighet som disponeras av företag inom kommunkoncernen.
9§ Bolaget ska fokusera på följande övergripande mål som fastställts av kommunfullmäktige i kommunkoncernens strategiska plan:
a) Karlstad ska vara en trygg och säker kommun.
b) Karlstad ska ha ett gott företagsklimat.
c) Karlstadsborna ska ha tillgång till goda och hållbara kommunikationer.
Genom att prioritera dessa mål bedöms bolaget också bidra till flera av de andra övergripande målen. Inom målområdet ”Attraktiv arbetsgivare” ska bolaget medverka till det kommunkoncerngemensamma arbete som drivs av den centrala arbetsgivarfunktionen vid kommunledningskontoret. Därutöver avgör bolaget vilka delar inom målområdet som ska prioriteras.
Bolaget ansvarar också löpande för att värdera sin verksamhet i relation till omvärlden utifrån den samlade strategiska planen och vid behov föreslå ändringar eller kompletteringar i dessa målformuleringar.
Utifrån ovan angivna övergripande mål ska kommunstyrelsen efter dialog med bolaget fastställa nedbrutna, bolagsspecifika mål.
10§ Moderbolaget fastställer ekonomiska mål och krav för bolaget, till exempel i form av resultatkrav och soliditetsmål. Ändringar sker i samband med att budget behandlas. Långsiktiga bedömningar och beslut ska eftersträvas vid fastställande av sådana mål och krav.
Riktlinjer m m inom det ekonomiska området
11§ För investering, förvärv eller försäljning av egendom inom intervallet 100 – 150 prisbasbelopp ska moderbolagets godkännande inhämtas.
Bolaget ska tillämpa de policyprogram, reglementen och riktlinjer inom det ekonomiska området som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anvisar och som fordras för koncernintern samordning.
12§ Bolaget ska årligen fastställa budget för det närmaste räkenskapsåret. Budgeten ska delges moderbolaget enligt tidsplan som moderbolaget bestämmer i samråd med bolaget.
Bolagets långsiktiga verksamhetsplanering ska äga rum i samråd med moderbolaget.
Underlag för koncernredovisning
13§ Bolaget ska tillhandahålla moderbolaget det underlag som moderbolaget begär för upprättande av koncernbokslut och delårsbokslut inom Stadshuskoncernen i enlighet med tidsplan som upprättas av moderbolaget.
14§ Bolaget ska hålla moderbolaget väl informerat om sin verksamhet. Informationsskyldigheten innefattar följande.
Det åligger bolaget att till moderbolaget snarast översända
a) protokoll från bolagsstämma
b) protokoll från styrelsesammanträde
c) bolagets årsredovisning
d) revisionsberättelse
e) granskningsrapport
Härutöver ska löpande ekonomisk och verksamhetsmässig periodisk rapportering avseende bolaget ske till moderbolaget enligt den tidsplan och i den omfattning som moderbolaget anvisar. Moderbolaget avgör vilka verksamhetsmått m m som ska användas.
Händelser av större vikt för bolagets verksamhet och ekonomi ska rapporteras omedelbart.
Bolaget ska vidare lämna underlag och sammanställning för uppföljning inom arbetsgivarområdet.
Innehåller protokoll som ska översändas till moderbolaget uppgift av sådant slag att bolaget inte är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns äger bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits.
15§ Styrelsen ska årligen utarbeta och anta en arbetsordning för sitt arbete. I arbetsordningen ska beträffande suppleant intas vad som anges i punkt 16 samt beträffande offentlighet och sekretess intas text enligt vad som anges i punkt 19. Arbetsordningen ska i övrigt behandla de frågor och ha den struktur som framgår av mall som kommunstyrelsen i förekommande fall bestämmer, om inte särskilda skäl finns för annat.
16§ Suppleant ska alltid kallas till styrelsesammanträde och äger rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden även om han/hon inte ersätter ledamot. För inträde i styrelsen av suppleant utsedd av kommunfullmäktige gäller ordningen för ersättares inträde i kommunens nämnder.
Närvarorätt för kommundirektör och verkställande direktör i moderbolaget
17§ Kommundirektören och verkställande direktören i moderbolaget får närvara och delta vid styrelsens sammanträden.
Instruktion för verkställande direktör
18§ Styrelsen har enligt 8 kap 29 § ABL att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen ska ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören i skriftliga instruktioner. Styrelsen ska tillse att instruktionerna omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.
I instruktionerna ska anges de inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens.
I instruktionerna ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla de beslut som han eller hon har fattat. De sålunda anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokollet på lämpligt sätt.
I instruktionerna ska vidare beträffande offentlighet och sekretess intas text enligt vad som anges i punkt 19.
Instruktionerna ska i övrigt behandla de frågor och ha den struktur som framgår av mall som kommunstyrelsen i förekommande fall bestämmer, om inte särskilda skäl finns för annat.
19§ Styrelsens ledamöter och suppleanter samt bolagets verkställande direktör och, i förekommande fall, vice verkställande direktör omfattas enligt 13 kap 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) inte av reglerna om meddelarfrihet. Med den inskränkning som må följa av skyldighet att lämna uppgifter om bolaget enligt nämnda lag åligger det därför var och en av angivna sysslomän att iaktta sekretess till följd av sitt uppdrag som syssloman. I anledning därav ska styrelsen tillse att denna sekretess regleras i styrelsens arbetsordning respektive i instruktionerna till verkställande direktören med följande innebörd:
Bolagets syssloman får röja för utomstående vad han/hon har fått kunskap om under utförandet av sin uppgift som syssloman endast om röjandet inte kan medföra skada för bolaget och annars endast i den mån som fordras för att sysslomannauppdraget ska kunna utföras. I övrigt föreligger sekretess. Detta innebär bland annat att försiktighet ska iakttas vid offentliga uttalanden rörande bolaget eller Stadshuskoncernen. Sekretessen avser såväl muntlig som skriftlig information och gäller även efter det att uppdraget som syssloman har upphört. Syssloman ska förvara allt konfidentiellt material som han/hon erhåller i anledning av uppdraget så att det säkerställs att materialet inte är tillgängligt för utomstående. Efter det att uppdraget har upphört ska sysslomannen till styrelsens ordförande återlämna allt konfidentiellt material som sysslomannen har tagit emot i anledning av sitt uppdrag och fortfarande har i sin besittning, inklusive alla kopior av materialet.
Instruktioner för ekonomisk rapportering
20§ Styrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens fortlöpande bedömning av bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen.
Instruktionerna ska ha den struktur som framgår av mall som kommunstyrelsen i förekommande fall bestämmer, om inte särskilda skäl finns för annat.
Styrande dokument inom arbetsgivarområdet
21§ Bolaget ska i tillämpliga delar tillämpa de styrande dokument inom arbetsgivarområdet som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anvisar, även innefattande riktlinjer gällande anställningsvillkor för verkställande direktör i bolag inom den kommunala bolagskoncernen. Bolaget ska samråda med moderbolaget i förväg för det fall bolaget önskar tillämpa egna, ytterligare styrande dokument av angivet slag.
Styrelsen i respektive bolag i Stadshuskoncernen tillsätter verkställande direktör och beslutar om lön och övriga anställningsvillkor. Kommundirektören har dock i sin instruktion från kommunstyrelsen uppdraget att samordna rekrytering, anställning och avveckling av Stadshuskoncernens verkställande direktörer och deras personliga utvecklingsmöjligheter.
Detta samordningsuppdrag omfattar också utformningen av lön och övriga anställningsvillkor samt lönerevision. Bolaget ska efterrätta sig de kommundirektörens åtgärder som vidtas utifrån detta samordningsuppdrag, förutsatt att inte hinder kan visas finnas mot det i det enskilda fallet till följd av 8 kap 41 §, andra stycket, ABL.
Arbetsgivarpolitisk konsultation
22§ Bolaget ska ha möjlighet att nyttja den centrala arbetsgivarfunktionen vid kommunledningskontoret konsultativt för råd och stöd, utbildning, information m m på motsvarande sätt som gäller för den övriga kommunala koncernen.
23§ Bolaget ska tillhöra den arbetsgivarorganisation och anlita den personaladministratör som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anger.
24§ Lokala kollektivavtal av principiell art ska godkännas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget.
Förhandlingsöverenskommelser i arbetsgivarärenden av principiell art ska godkännas av kommunstyrelsen eller moderbolaget.
Pensions- och försäkringsfrågor
25§ Samverkan och samordning ska ske vad gäller pensions- och försäkringsfrågor inom hela kommunkoncernen. Den centrala arbetsgivarfunktionen ska konsulteras innan viktigare beslut fattas inom området. Samma funktion bistår bolaget med pensionshandläggning för den enskilde arbetstagaren.
26§ Ensidiga arbetsgivargåvor som bl a förtjänstmedalj och pensionsgåva ska utges lika i hela kommunkoncernen.
Revisorer och lekmannarevisorer
27§ Revisorer och lekmannarevisorer ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta ska FAR:s (Föreningen Auktoriserade Revisorer) rekommendation om gemensam revision tillämpas.
Lekmannarevisorerna ska i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets uppfyllelse av målen enligt punkt 9 samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten.
28§ Bolagets logotyp ska innehålla kommunens logotyp (den glada solen), i syfte att framhålla samhörigheten mellan kommunen och bolaget och att synliggöra kommunen som ägare.
Kommunens kommunikationsavdelning ska konsulteras inför viktigare eller större marknadsföringsinsatser från bolagets sida.
29§ Tillämplig lagstiftning ska iakttas vid bolagets upphandling. Samordning och samverkan ska ske utifrån lagens krav och ska för övrigt eftersträvas och utvecklas inom hela kommunkoncernen.
Bolaget ska – i enlighet med intentionerna till grund för bestämmelsen i 10 kap 3 §, sjätte punkten, KL – ge allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare.
Samordning och samverkan rörande informationssäkerhet, IT och digitalisering
30§ Samverkan och samordning rörande informationssäkerhet, IT och digitalisering ska eftersträvas inom hela kommunkoncernen. Kommunledningskontoret ska konsulteras innan viktigare beslut fattas inom områdena. Kommunledningskontoret bistår bolaget med råd och information.
Bolaget ska tillämpa de styrande dokument inom de angivna områdena som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anvisar.
Samordning av administrativa rutiner och system
31§ Bolagets administrativa rutiner och system ska utformas i enlighet med kommunstyrelsens eller moderbolagets anvisningar i fall då kommunstyrelsen/moderbolaget finner det vara till gagn för koncernnyttan.
32§ Kommunens arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering.
Karlstads kommun, 651 84 Karlstad.
Tel: 000-000 00 00. E-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx Webbplats: xxxxxxxx.xx