Avtalshantering i Castor

Avtalshantering i Castor

Enligt beslut i kommunstyrelsen 2011-01-10 § 16 ska alla avtal förtecknas som underlag för bättre kontroll. Med anledning av det ska alla avtal ”av vikt” registreras i ärendehanteringssystemet Castor. En aktuell förteckning tas fram när så önskas.

Registrering i Castor möjliggör också att lägga bevakning på avtalen samt att ta fram listor till respektive ansvarig handläggare. Hur avtal av mindre vikt - som inte registreras i Castor – hanteras ska framgå av dokumenthanteringsplan.

Avtal som registreras i Castor läggs upp som ärende men sätts i pärm i närarkiv i stället för att läggas i en akt. När avtalet är inaktuellt görs en akt och arkiveras som vanligt – eller gallras om så är bestämt enligt dokumenthanteringsplanen (glöm då inte att gallra i Castor också)

Gör så här vid registrering av avtal i Castor:

- Lägg upp ett ärende med diarieplan 901 om det är ett avtal med extern person/organisation/företag. För interna avtal ska diarieplan 902 användas.

- I fältet ”Akt hos” i ärendefältet: välj ”Närarkiv”.

- Skanna in och registrera avtalet på ärendet.

- Lägg bevakning vid behov:

1) Välj fliken ”Bevakning” och välj ”Lägg till”

2) Benämn bevakningen, t ex ”Påminnelse”.

3) Fyll i ”Förfallodag”. Ska vara det datum då man senast har möjlighet att agera, t ex att säga upp avtalet – alltså inte när avtalet går ut. Fyll även i ”Påminnelse” = från och med det datum påminnelsen börjar visas i Castor.

4) Skriv i rutan det som ska stå i bevakningen, t ex ”Dags att se över avtal”.

5) Välj flik ”Mottagare” och lägg till de som ska ha bevakningen. (lägg ev bevakningen på flera som använder Castor regelbundet, ifall någon skulle vara frånvarande eller ha slutat..).

6) Skriv det datumet som gället för påminnelsen (se punkt 3 ovan) i fältet som heter ”Kommentar 1,2” (för att påminnelsedatumet ska komma med på bevakningslista)

7) För att bevakningen ska synas vid uppstart av Castor:

1) Klicka på ”Visa” i menyraden och välj ”Visa påminnelser”

2) Klicka i rutan längst ner ”Visa vid uppstart”

8) Xxxxx ev ut en lista till handläggaren genom att använda knappen ”Avtalsbevakning” i handläggarstödet på ärendenivå (saknas knappen – kontakta Xxxxxxx)

9) När bevakning kommer och ansvarig handläggare inte arbetar i Castor (och alltså inte själv får påminnelsen): Påminn om avtalet till handläggaren.

10) Ändra vid behov bevakningen i Castor.

Xxxxxxx X-X