PRINCIPER FÖR ÄGARSTYRNING I OCH KONCERNDIREKTIV FÖR EGENTLIGA FINLANDS VÄLFÄRDSOMRÅDE
PRINCIPER FÖR ÄGARSTYRNING I OCH KONCERNDIREKTIV FÖR EGENTLIGA FINLANDS VÄLFÄRDSOMRÅDE
Egentliga Finlands välfärdsområdesfullmäktige 25.1.2023 § 6
Innehåll
Principer för ägarstyrning i välfärdsområdet 2
2 Syfte med koncerndirektivet och tillämpningsområde 4
4 Behandling och godkännande av koncerndirektivet 4
5 Koncerndirektivets bindande karaktär 5
6 Uppgifter för välfärdsområdets organ och tjänsteinnehavare i ägarstyrning 5
7 Planering och styrning av koncernens ekonomi och investeringar 6
8 Koncernövervakning och rapportering 6
9 Organisering av intern kontroll och riskhantering 7
10 Skyldighet att inhämta välfärdsområdets åsikt före beslut 8
11 Sammansättning och utnämning av styrelser i dottersammanslutningar 9
12 Centraliserade koncerntjänster som erbjuds sammanslutningar och principer som iakttas 10
13 God förvaltnings- och ledningspraxis i sammanslutningar 10
15 Koncernledningens närvaro- och yttranderätt i sammanslutningarnas styrelser 12
18 Välfärdsområdeskoncernens beredskapsplanering och beredskap 14
Principer för ägarstyrning i välfärdsområdet
Principerna för ägarstyrning i Egentliga Finlands välfärdsområde är följande:
Egentliga Finlands välfärdsområde kan äga aktier i de bolag som det behöver för att organisera servicen och stödtjänsterna i anslutning till dem. Att äga samfund som är anknutna enheter till välfärdsområdet (inhouse) är ett medel att organisera den egna verksamheten tillsammans med de andra upphandlande enheterna som ändamålsenliga helheter. Av en motiverad anledning kan välfärdsområdet äga även sammanslutningar som opererar på marknaden.
Välfärdsområdet bedömer sina innehav med tanke på effektivitet, prestationsnivå, riskhantering och utvecklande av verksamheten.
Välfärdsområdet fattar beslut om behovet av styrning och övervakning per sammanslutning baserat på den strategiska eller operativa rollen för respektive sammanslutning samt på basis av sammanslutningens bransch eller affärsverksamhetsmiljö.
Välfärdsområdet granskar och utvecklar sina innehav aktivt och långsiktigt med beaktande av välfärdsområdets strategi och koncernens intresse som helhet. Vid anskaffning av egendom och vid överlåtandet av dem beaktas det ändamålsenligaste sättet att organisera tjänsterna samt målsättningarna för ägarstyrningen för respektive egendoms del.
Välfärdsområdet sätter upp målsättningar för dottersammanslutningarna samt för intressesammanslutningarna tillsammans med de övriga ägarna och för andra innehav för att genomföra serviceproduktionen.
Enligt 4 § 2 mom. i lagen om välfärdsområden (611/2021) omfattar välfärdsområdets verksamhet utöver välfärdsområdets och välfärdsområdeskoncernens verksamhet även deltagande i samarbete mellan välfärdsområden samt övrig verksamhet som grundar sig på ägande, avtal och finansiering. I välfärdsområdets verksamhet ingår produktion av tjänster som omfattas av välfärdsområdets organiseringsansvar i både de sammanslutningar och stiftelser som ingår i välfärdsområdeskoncernen och i andra sammanslutningar och stiftelser.
Enligt 22 § 2 mom. 4 punkten i lagen om välfärdsområden fattar välfärdsområdesfullmäktige beslut om principerna för ägarstyrningen samt koncerndirektiv.
Enligt 48 § i lagen om välfärdsområden avses med ägarstyrning åtgärder genom vilka välfärdsområdet som ägare eller medlem medverkar i förvaltningen och verksamheten i ett bolag eller en annan sammanslutning. Ägarstyrningen kan gälla avtal om bolagsbildning, bestämmelser i bolagsordningen, avtal om produktion av tjänster och andra avtal, personval och anvisningar till personer som företräder välfärdsområdet i olika sammanslutningar samt utövande av välfärdsområdets bestämmande inflytande annars samt i andra motsvarande omständigheter.
Enligt 49 § i lagen om välfärdsområden ska det genom ägarstyrningen ses till att välfärdsområdeskoncernens intresse som helhet beaktas i verksamheten i välfärdsområdets dottersammanslutningar. Genom ägarstyrningen ska det säkerställas lika tillgång till tjänster samt tjänsternas kvalitet, effektivitet och kostnadseffektivitet i verksamheten i välfärdsområdets dottersammanslutningar. Genom ägarstyrningen ska det även säkerställas öppenhet och kommunikation samt tjänsteanvändarnas och välfärdsområdets invånares möjligheter att delta och påverka förverkligas. I sammansättningen av styrelserna för välfärdsområdets dottersammanslutningar ska det beaktas tillräcklig sakkunskap om ekonomin och affärsverksamheten med tanke på sammanslutningens verksamhetsområde.
Koncerndirektivet tillämpas på ägarstyrningen i välfärdsområdets dottersammanslutningar och i tillämpliga delar även på ägarstyrningen i intressesammanslutningar.
Enligt 49 § i lagen om välfärdsområden ska det i koncerndirektivet meddelas behövliga bestämmelser åtminstone om:
1) planeringen och styrningen av välfärdsområdeskoncernens ekonomi och investeringar;
2) ordnandet av koncernövervakningen, rapporteringen och riskhanteringen;
3) informationen och tryggad rätt för välfärdsområdets förtroendevalda att få upplysningar;
4) skyldigheten att inhämta välfärdsområdets åsikt före beslutsfattandet;
5) koncernens interna tjänster;
6) sammansättningen och utnämningen av styrelserna för välfärdsområdets dottersammanslutningar;
7) en god förvaltnings- och ledningspraxis i välfärdsområdets dottersammanslutningar;
8) välfärdsområdeskoncernens beredskapsplanering, beredskap och samordningen av dem inom välfärdsområdeskoncernen.
2 Syfte med koncerndirektivet och tillämpningsområde
Syftet med koncerndirektivet är att välfärdsområdeskoncernen och dess verksamhet kan ledas som en helhet enligt enhetliga principer och med beaktande av välfärdsområdeskoncernens övergripande intresse. Med koncerndirektivet skapas det enhetliga förfaringssätt och man strävar efter att binda sammanslutningarna till de gemensamma målsättningarna för välfärdsområdeskoncernen.
Målsättningen för koncerndirektiven är att förenhetliga styrningen av sammanslutningarna, öka genomskinligheten i verksamheten, förbättra kvaliteten på den informationen som fås av sammanslutningen och att effektivera informationsgången.
Enligt 49 § i lagen om välfärdsområden tillämpas koncerndirektivet på ägarstyrningen av välfärdsområdets dottersammanslutningar och i tillämpliga delar på ägarstyrningen av intressesammanslutningar.
I koncerndirektivet för Egentliga Finlands välfärdsområde avses:
1) med koncerndirektiv detta direktiv
2) med koncern ägar- och förvaltningsstrukturen, till vilken hör
a. Egentliga Finlands välfärdsområde som modersammanslutning
b. dottersammanslutningar
c. dottersammanslutningarnas dottersammanslutningar
3) dottersammanslutning ett bolag som välfärdsområdet äger helt och hållet eller ett sådant bolag där välfärdsområdet har bestämmande inflytande (1 kap. 5 § i bokföringslagen, 8 kap. 12 § i aktiebolagslagen) samt en annan sammanslutning eller stiftelse, i vilken välfärdsområdet har bestämmande inflytande,
4) intressesammanslutning en sammanslutning, i vilken välfärdsområdet har en ägarandel på 20 - 50 % och högst hälften av antalet röster som aktierna eller andelarna ger (1 kap. 8 § i bokföringslagen)
4 Behandling och godkännande av koncerndirektivet
Enligt 22 § i lagen om välfärdsområden fattar välfärdsområdesfullmäktige beslut om koncerndirektivet.
Koncerndirektivet behandlas och godkänns i styrelsen för dottersammanslutningarna i välfärdsområdet så att det är bindande för
sammanslutningen. Representanterna för välfärdsområdet ska i intressesammanslutningarna sträva efter att koncerndirektivet behandlas i styrelsen för dottersammanslutningarna så att det antecknas för kännedom.
5 Koncerndirektivets bindande karaktär
Koncerndirektivet är bindande för sammanslutningen då sammanslutningen på det sätt som nämnts i punkt 4 har godkänt direktivet som bindande för sammanslutningen.
Om enskilda anvisningar som baserar sig på koncerndirektivet står i konflikt med lagstiftning som gäller sammanslutningen, till exempel samfundslagstiftningen, bokföringslagstiftningen eller annan tvingande lagstiftning, iakttas den gällande lagstiftningen. Allmänt styrs verksamheten i bolaget av aktiebolagslagen, bolagsordningen, aktieägaravtalet och koncerndirektivet i ovannämnda ordning. Koncerndirektivet ändrar inte den rättsliga ställningen eller ansvaret hos ledningen för en dottersammanslutning eller en intressesammanslutning.
Ifall ledningen för sammanslutningen, en representant i bolagsstämman eller en annan person som fått koncerndirektivet anser att hen inte kan iaktta koncerndirektivet eftersom det står i konflikt med lagen, reglerna för sammanslutningen eller sammanslutningens intresse ska hen meddela om ärendet och om sin avsikt att låta bli att iaktta koncerndirektivet skriftligt utan dröjsmål till den aktör som gett koncerndirektivet. I meddelandet ska det inkluderas motiveringar till varför anmälaren anser att direktivet strider mot lagen, reglerna för sammanslutningar eller sammanslutningens intresse.
I sin ägarstyrning ska välfärdsområdet beakta principen om likställighet för sammanslutningens ägare enligt den lagstiftning som gäller respektive sammanslutning. Ägarstyrningen får inte utövas så att beslutet eller åtgärden är ägnade att ge en enskild ägare i sammanslutningen eller någon annan en obefogad fördel eller olägenhet på bekostnad av sammanslutningen eller någon annan ägare i sammanslutningen (likställighetsprincipen).
De representanter som Egentliga Finlands välfärdsområde har utnämnt ska i sin verksamhet i sammanslutningarnas förvaltningsorgan med de begränsningar som det ovannämnda likvärdiga bemötandet av delägare kräver beakta välfärdsområdeskoncernens intresse.
6 Uppgifter för välfärdsområdets organ och tjänsteinnehavare i ägarstyrning
Koncernledningen, koncernledningens uppgifter och befogenheter har definierats i förvaltningsstadgan för välfärdsområdet.
7 Planering och styrning av koncernens ekonomi och investeringar
Ekonomin och investeringarna i välfärdsområdeskoncernen planeras och styrs tillsammans så att koncernens övergripande intresse kan säkerställas och koncernens begränsade resurser kan användas till nytta så effektivt som möjligt.
Gällande investeringsplanen ska dottersammanslutningarna följa 15 och 16 § i lagen om välfärdsområden gällande investeringar och finansiering för en välfärdsområdeskoncern. Välfärdsområdet ber årligen bolagen om förslag till investeringsförslag för de följande fyra åren.
Välfärdsområdesfullmäktige uppställer målsättningar i budgeten för dottersammanslutningarna när det gäller verksamheten och ekonomin, vilka bygger på strategin för välfärdsområdet. Budgetarna för dottersammanslutningarna ska basera sig på de målsättningar som välfärdsområdesfullmäktige har uppställt för dem. Styrelsen för dottersammanslutningen ansvarar för ändamålsenlig organisering av ekonomin.
8 Koncernövervakning och rapportering
Med koncernövervakning avses det uppföljning, analys och rapportering av verksamhetsresultatet och den ekonomiska ställningen hos dottersammanslutningarna.
Enligt 121 § i lagen om välfärdsområden ska välfärdsområdets dottersammanslutningar ge välfärdsområdesstyrelsen sådana uppgifter som behövs för att bedöma välfärdsområdeskoncernens ekonomiska ställning och beräkna resultatet av dess verksamhet.
Sammanslutningarna rapporterar om hur verksamheten och ekonomin har utvecklats samt ger en uppskattning av den sannolika utvecklingen av och de sannolika riskerna med verksamheten till koncern- och lokalsektionen varje kvartal vid en tidpunkt som definieras separat i enlighet med de anvisningar som ges vid ifrågavarande tidpunkt.
Dottersammanslutningarna ska för koncernbokslutet som gäller välfärdsområdeskoncernen samt för uppföljningen av verksamheten och ekonomin tillställa nödvändiga uppgifter vid en tidpunkt som definieras separat i enlighet med de anvisningar som ges vid ifrågavarande tidpunkt.
Ifall sammanslutningen är en anknuten enhet, som avses i lagen om offentlig upphandling och koncession, ska sammanslutningen i anslutning till den årliga rapporteringen och det årliga bokslutet ge information om beloppet på den externa omsättningen under de tre senaste räkenskapsperioderna.
Ledningen för sammanslutningen rapporterar vid koncern- och lokalsektionens sammanträde då den separat är inbjuden.
Sammanslutningen ska omedelbart meddela om tillfällig eller bestående insolvens eller om dess hot.
Sammanslutningen ska själv konstatera och meddela, vilket material av det material som sänts koncernledningen innehåller affärshemligheter eller av annan anledning är sekretessbelagt. I övrigt är materialen offentliga.
Enligt lagen om välfärdsområden ska revisionsnämnden i välfärdsområdet bedöma huruvida de målsättningar för verksamheten och ekonomin som välfärdsområdesfullmäktige ställt upp för dottersammanslutningarna har nåtts och huruvida verksamheten i koncernen är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt.
I välfärdsområdet följs det en enhetlig revisionssed. Välfärdsområdesfullmäktige väljer för revision av förvaltningen och ekonomin en revisionssammanslutning, vilken ska förordna en OFGR-revisor till ansvarig revisor. Till revisor i välfärdsområdets dottersammanslutningar ska det väljas välfärdsområdets revisionssammanslutning, om det inte i anslutning till ordnandet av granskningen finns en motiverad anledning att avvika från detta.
9 Organisering av intern kontroll och riskhantering
Enligt 22 § i lagen om välfärdsområden fattar välfärdsområdesfullmäktige beslut om grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen. Enligt förvaltningsstadgan godkänner välfärdsområdesstyrelsen instruktioner och förfaringssätt för den interna kontrollen och riskhanteringen samt övervakar att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs framgångsrikt i enlighet med instruktionerna. Grunderna och anvisningarna för riskhantering i välfärdsområdet beaktar även koncernsynvinkeln.
Styrelsen för dottersammanslutningen ska se till att sammanslutningen har ett fungerande ledningssystem och en regelbunden rapportering, som står i rätt proportion till affärsverksamhetens art och omfattning. Sammanslutningen rapporterar om verksamhetens sannolika risker till koncern- och lokalsektionen varje kvartal.
Styrelsen för dottersammanslutningen ska se till att sammanslutningen iakttar grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen samt i tillämpliga delar anvisningarna för avtalshantering, vilka välfärdsområdesfullmäktige i Egentliga Finlands välfärdsområde har beslutat om.
Styrelsen för sammanslutningen styr, stöder och övervakar att den interna kontrollen, riskhanteringen och avtalshanteringen genomförs i sammanslutningen. Riskhanteringen inkluderar identifiering, analys och prioritering av risker, bestämmande och övervakning av åtgärder för hantering samt bedömning av hur resultatrik verksamheten är. Sammanslutningarna ska ha anvisningar för den interna kontrollen och riskhanteringen, vilka styrelsen har godkänt.
Styrelsen för sammanslutningen behandlar och godkänner som en del av godkännandet av bokslutet och verksamhetsberättelsen redogörelser över ordnandet av den interna kontrollen och riskhanteringen, de observerade bristerna, de mest betydande riskerna och utvecklingsbehoven. Styrelsen ska reagera ifall
rapporteringen om den interna kontrollen eller riskhanteringen inte visar verkställigheten av systemet och att det är resultatrikt.
10 Skyldighet att inhämta välfärdsområdets åsikt före beslut
Dottersammanslutningarna och intressesammanslutningarna ska redan i beredningsskedet inhämta ägarens åsikt på förhand då de fattar beslut i ett betydande ärende. Att inhämta välfärdsområdets åsikt är ett sätt att styra och övervaka verksamheten och ekonomin i dottersammanslutningarna. En aktiv upplysningsplikt förutsätter att dottersammanslutningarna i tillräckligt god tid informerar om de ärenden, vilka kräver koncernstyrning.
Ifall det i delägaravtalet för dottersammanslutningen eller intressesammanslutningen har avtalats om att vissa åtgärder förutsätter behandling av delägarna på ett sätt som bestämts i delägaravtalet, iakttas bestämmelserna i delägaravtalet.
Det ska inhämtas ägarens åsikt på förhand för följande åtgärder:
- bildande av en dottersammanslutning
- ändring av sammanslutningens verksamhetsidé, verksamhet eller juridiska struktur
- frågor som till väsentliga delar avviker från de målsättningar som uppställts för dottersammanslutningarna i strategin och budgeten för välfärdsområdet
- ändring av sammanslutningens verksamhet som innebär att sammanslutningen kan gå miste om sin ställning som anknuten enhet i förhållande till välfärdsområdet enligt upphandlingslagstiftningen eller rättspraxis
- ändring av bolagsordningen eller stadgarna
- val av verkställande direktör och lönesystem
- ändring av kapitalstrukturen
- investeringar som är betydande med tanke på verksamheten
- investeringar som inte alls eller endast indirekt hör till den ordinarie verksamheten samt finansieringen av dem
- fastighets- och företagsaffärer
- teckning av aktier, om inte bolaget särskilt har fått i uppgift att handha köp av aktier och aktieägande
- anskaffning, försäljning, uthyrning, överlåtelse eller pantsättning av egendom eller rättigheter (även immateriella rättigheter) som är viktiga med tanke på verksamheten
- betydande upplåning och utlåning samt givande av säkerheter, borgensförbindelser eller andra betydande finansiella skyldigheter som är bindande för bolaget eller ändring av villkoren för dem
- användning av derivatinstrument
- avtal som inte hör till sammanslutningens normala verksamhet eller avtal med ovanliga villkor mellan bolaget och en aktieägare eller en styrelsemedlem, ändring av sådana avtal samt avstående av avtalsbaserade rättigheter
- principiella eller ekonomiskt betydande avtal och vittgående ändringar i verksamheten, betydande personalpolitiska avgöranden till exempel gällande lönesättning, lönestruktur och andra förmåner
- val eller byte av kollektivavtal som iakttas i sammanslutningen
- val och byte av pensionsbolag
- styrelsens vinstutdelningsförslag till bolagsstämman ifall det avviker från den vinstutdelningspraxis som bolaget normalt iakttar
- överlåtelse av sammanslutningens egendom för konkurs eller likvidation eller inledande av saneringsförfarande.
Det är alltid sammanslutningens eget beslutsorgan som har den slutliga beslutanderätten och det slutliga ansvaret i en fråga som förutsätter att välfärdsområdets åsikt inhämtas, även om sammanslutningen före sitt beslut utrett hur välfärdsområdet förhåller sig till frågan.
Utgångspunkten är att förhandsuppfattningen inhämtas skriftligt, utgående från tillräcklig information och i ett så tidigt skede som möjligt. Betydelsen av förhandsuppfattningen bedöms gällande förändringens inverkan på verksamheten i sammanslutningen, serviceproduktionen i välfärdsområdet eller avvikandet från riktlinjerna i ägarpolitiken.
11 Sammansättning och utnämning av styrelser i dottersammanslutningar
I sammansättningen av styrelserna för välfärdsområdets dottersammanslutningar ska det beaktas tillräcklig sakkunskap om ekonomin, förvaltningen och affärsverksamheten med tanke på sammanslutningens verksamhetsområde.
Styrelsemedlemmarna ska ha förmåga att stöda och ifrågasätta den verkställande direktörens verksamhet. Styrelsemedlemmarna ska ha tillräckligt med tid att sätta sig in och binda sig till bolagets verksamhet och utvecklandet av den.
Vid valet av styrelse iakttas i enlighet med 4 a § 3 mom. i jämställdhetslagen jämställdhet mellan könen, om man inte tvingas avvika från det av motiverad anledning.
Vid valet av styrelsen strävas det efter att det i styrelsens sammansättning finns tillräckligt med omsättning så att kontinuiteten i styrelsearbetet samtidigt tryggas.
Utgångspunkten är att styrelserna inte har ersättararrangemang.
En styrelsemedlem ska vara oberoende då hen sköter uppgiften. En medlem är inte oberoende om:
- hen har ett uppdragsförhållande i mer än ringa omfattning till sammanslutningen eller hen har haft ett sådant under det senaste året,
- hen hör till den operativa ledningen eller till ett annat beslutande organ i en annan sammanslutning, vilken har en betydande konkurrensposition eller ett betydande kundförhållande till den andra sammanslutningen eller
- hen hör till den operativa ledningen i en sådan sammanslutning, vars styrelsemedlem hör till den operativa ledningen i den förstnämnda sammanslutningen (korsvis övervakningsförhållande).
För att undvika dubbelroller ska en förtroendevald eller en tjänsteinnehavare som hör till koncernledningen i regel inte höra till organen i de sammanslutningar som välfärdsområdet.
För bedömning av sakkunskapen och erfarenheten hos medlemskandidaterna ska medlemskandidaterna tillställa välfärdsområdet sin meritförteckning.
Styrelsemedlemmarna ska ge samtycke till uppdraget.
Sammanslutningen ska i sin verksamhetsberättelse meddela antalet styrelsesammanträden som hållits under räkenskapsperioden och hur medlemmarna har deltagit i styrelsesammanträden.
Den person som väljs till styrelseordförande ska i fråga om sin behörighet och kompetens ha förmåga att ansvara för styrelsearbetet, dess bedömning och utvecklande.
Styrelseordföranden handhar bedömningen av styrelsens arbete samt informerar koncernledningen för välfärdsområdet i god tid om resultaten av bedömningen och om behovet att ändra styrelsens sammansättning.
Punkten i koncerndirektivet som gäller styrelsen iakttas i princip även vid utnämningen av medlemmar till styrelsen och andra organ gällande intressesammanslutningar till Egentliga Finlands välfärdsområde samt vid utnämningen av medlemmar till styrelsen och andra organ i fråga om sådana sammanslutningar, till vilka välfärdsområdet har rätt att utnämna medlemmar.
Koncern- och lokalsektionen kan förordna en sekreterare för dottersammanslutningarnas styrelsesammanträden.
12 Centraliserade koncerntjänster som erbjuds sammanslutningar och principer som iakttas
Utgångspunkten är att dottersammanslutningarna i första hand utnyttjar stödtjänster som produceras internt inom välfärdsområdeskoncernen. Till de delar som de stödtjänster som dottersammanslutningarna behöver inte finns att tillgå internt i välfärdsområdet eller användningen av dem inte har bedömts vara ändamålsenlig tillsammans med ägarstyrningen, anskaffar sammanslutningarna tjänster av externa tjänsteproducenter.
13 God förvaltnings- och ledningspraxis i sammanslutningar
Genom förvaltnings- och ledningspraxis i dotter- och intressesammanslutningarna ska det säkerställas att det i sammanslutningarna förverkligas sunda affärsprinciper, tillräcklig öppenhet, korrekta uppgifter om ekonomin, adekvat intern kontroll och riskhantering och att välfärdsområdets innehav handhas ändamålsenligt, tillförlitligt och effektivt så att välfärdsområdeskoncernens övergripande intresse tryggas.
Styrelseordförande
Uppgiften för styrelseordföranden är utöver uppgifterna i enlighet med aktiebolagslagen och annan speciallagstiftning som gäller organisationen att se till att styrelsen verkar i enlighet med god förvaltningssed, välfärdsområdesstrategin, servicestrategin och målsättningarna som ställts upp för sammanslutningen.
Verkställande direktör
Verkställande direktören utses och entledigas av styrelsen. Det utarbetas ett skriftligt ledaravtal med den verkställande direktören, vilket styrelsen godkänner.
Den verkställande direktören ska be om styrelsens tillstånd för att bedriva bisyssla samt att meddela sina bindningar till och innehav i andra sammanslutningar, ifall dessa har en betydelse för handhavandet av uppgifterna.
Den verkställande direktören får inte vara medlem i styrelsen. Den verkställande direktören deltar i bolagsstämmorna.
Dokumentering av sammanträden och förvaring av dokument som gäller sammanslutningen
Protokollen för styrelsen och bolagsstämman med bilagor ska undertecknas, numreras och förvaras på ett tillförlitligt sätt.
Ifall det fattas beslut, vilka är operativt eller ekonomiskt betydande eller vilka innehåller risker ska det fästas särskild uppmärksamhet vid inskrivningen av motiveringar och vid dokumentering av bakgrundsutredningar till beslutet.
Arvoden
Arvodena för styrelsemedlemmarna i dottersammanslutningarna bestäms av bolagsstämman eller för stiftelsernas del vid ett styrelsesammanträde på det sätt koncern- och lokalsektionen fattar beslut om. Efter övervägande av sektionen kan det utöver sammanträdesarvoden betalas årsarvoden.
Rapportering i sammanslutningar
Styrelsen ska godkänna en rapporteringsmodell för sammanslutningen, vilken ger styrelsen tillräckligt med information om sammanslutningens verksamhet och ekonomi med tanke på omfattningen av sammanslutningens verksamhet.
Principer för motverkande av korruption
Styrelsen ansvarar för att det iakttas god affärssed i sammanslutningen. I sammanslutningen ska det iakttas internationellt godkända principer för motverkande av korruption samt i tillämpliga delar Finlands Kommunförbunds rekommendation gällande godkännande av de förmåner som erbjuds personalen och de förtroendevalda.
Tystnadsplikt och handlingssekretess
En styrelsemedlem, verkställande direktören, en person som hör till koncernledningen (inklusive vederbörliga förtroendevalda) eller en person som är i ett anställningsförhållande till välfärdsområdet får inte röja ärenden som ingår i sammanslutningens affärshemlighet till en utomstående. Sekretessbelagd information rörande sammanslutningen får inte användas till skada eller nytta för bolaget eller en tredje part.
De handlingar som sammanslutningen tillställer välfärdsområdet är offentliga på det sätt som stadgas i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet. Ifall de tillställda handlingarna innehåller sekretessbelagda uppgifter ska sammanslutningen tydligt anteckna sekretessen i handlingarna samt grunden för den enligt offentlighetslagen. Enligt offentlighetslagen fattas beslutet om en handlings offentlighet av den myndighet handlingen har tillställts.
Ansvarsförsäkringar
Sammanslutningen har rätt att ta en ansvarsförsäkring för styrelsemedlemmarna och verkställande direktören om det kan motiveras genom skydd mot risker.
Stödjande av politisk verksamhet
Dottersammanslutningarna får inte delta i understödjande av politisk verksamhet med direkta eller indirekta åtgärder.
Dottersammanslutningarna i välfärdsområdeskoncernen iakttar i sin verksamhet i tillämpliga delar principerna för personalpolitiken i välfärdsområdet. För att säkerställa en god arbetsgivarpolicy ska ledningen för sammanslutningen föra en aktiv dialog med koncernledningen.
15 Koncernledningens närvaro- och yttranderätt i sammanslutningarnas styrelser
Välfärdsområdesdirektören har yttrande- och närvarorätt vid styrelsesammanträdena för de bolag och stiftelser, vilka står under välfärdsområdets bestämmande inflytande. När välfärdsområdesdirektören deltar i sammanträdet har hen en motsvarande tystnads- och sekretessplikt, vilken hen har gällande välfärdsområdesstyrelsens sammanträden på samma sätt som egentliga medlemmar i välfärdsområdesstyrelsen har.
Dottersammanslutningarna ska informera om sin verksamhet tillsammans med koncernledningen och de personer som ansvarar för kommunikationen i välfärdsområdet.
I den kommunikation som dottersammanslutningarna bedriver ska det användas ett sakligt, klart och begripligt språk och beaktas tvåspråkigheten i välfärdsområdet och olika invånargruppers behov i välfärdsområdet. Kommunikationen ska ske med tillgängliga metoder.
Dottersammanslutningarna ska i sin webbkommunikation se till att sekretessbelagda uppgifter inte förs till det allmänna datanätet och att skyddet för privatliv och personuppgifter förverkligas i kommunikationen.
Kommunikationen ska vara öppen, aktiv och i enlighet med offentlighetslagen. I kommunikationen ska det beaktas sammanslutningens verksamhetsområde, kunder, intressentgrupper, karaktären på sammanslutningens verksamhet och sammanslutningens ställning.
Dottersammanslutningarna ska förhandla med välfärdsområdet innan de gör väsentliga ändringar i varumärket eller profilen. Välfärdsområdet kan vid behov ge dottersammanslutningarna handledning om praxis gällande kommunikation.
A) Rätt till information för koncernledning och intern revision i välfärdsområdet Sammanslutningarna ska tillställa koncernledningen och den interna revisionen i Egentliga Finlands välfärdsområde de upplysningar som dessa ber om.
Enligt förvaltningsstadgan för Egentliga Finlands välfärdsområde har den interna revisionen rätt att utan hinder av sekretessbestämmelserna utan dröjsmål få tillgång till alla uppgifter och allt material som behövs för revisionen samt höra de personer som behöver höras. Med den interna revisionen avses det en revision som sker på uppdrag av välfärdsområdesdirektören eller välfärdsområdesstyrelsen. Den interna revisionen kan ta initiativ och lägga fram förslag till att samordna uppgifterna för revisionsnämnden, revisorn, den interna revisionen samt Statens revisionsverk på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt.
Dottersammanslutningarna ska se till att koncernledningen tillställs följande handlingar som gäller sammanslutningen:
- Styrelsens arbetsordning
- Handelsregisterutdrag
- Aktieägarförteckning
- Delägaravtal
- Anvisningar för riskhantering och intern kontroll
- Bokslut
- Avtal för verkställande direktör
- Sammanslutningens strategi
- Bolagsordning/regler för stiftelsen
Sammanslutningen ska meddela om den anser att några upplysningar omfattas av affärshemligheten.
B) Rätt till upplysningar för förtroendevalda i välfärdsområdet
En förtroendevald i välfärdsområdet har rätt att få uppgifter som gäller verksamheten i välfärdsområdets dottersammanslutningar och som koncernledningen innehar av välfärdsområdets koncernledning, om inte något annat följer av sekretessbestämmelserna.
En förtroendevald får inte med stöd av sin rätt till upplysningar ge informationen vidare, eftersom upplysningarna bara är avsedda för den förtroendevalda personligen för handhavandet av förtroendeuppdraget.
C) Revisionsnämndens och revisorns rätt att få upplysningar
Enligt lagen om välfärdsområden har revisionsnämnden trots sekretessbestämmelserna rätt att få de upplysningar och ta del av de handlingar som revisionsnämnden anser vara behövliga för handhavandet av utvärderingsuppdraget av välfärdsområdets myndigheter.
Revisionsnämnden kan kalla en medlem i dottersammanslutningens organ samt en anställd i dottersammanslutningen att höras i nämnden.
Nämnden har rätt att få upplysningar om de ovannämnda sammanslutningarnas verksamhet och ekonomi för bedömningen av hur de målsättningar som
välfärdsområdesfullmäktige har ställt för verksamheten och ekonomin har uppfyllts i välfärdsområdeskoncernen och huruvida verksamheten har organiserats på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt.
Enligt lagen om välfärdsområden har en revisor trots sekretessbestämmelserna rätt att av välfärdsområdets myndigheter och av sammanslutningar och stiftelser som hör till välfärdsområdeskoncernen få de upplysningar och ta del av de handlingar som revisorn anser vara behövliga för handhavandet av sitt uppdrag.
18 Välfärdsområdeskoncernens beredskapsplanering och beredskap
Det stadgas om beredskap för störningssituationer och undantagsförhållanden i 150
§ i lagen om välfärdsområden.
Sammanslutningarna ska bereda sig på eventuella störningssituationer samt på undantagsförhållanden och utarbeta minst de skriftliga planer som lagen samt ägaren förutsätter för att säkerställa kontinuiteten och säkerheten i verksamheten. Beredskapsplanerna för dottersammanslutningarna ska samordnas med beredskapsplanen för välfärdsområdet. I beredskapen ska det beaktas även avtalsbaserad beredskap.