Ägardirektiv för Karlstad Airport AB

Ägardirektiv för Karlstad Airport AB

Ägardirektiv för verksamheten i Karlstad Airport AB (nedan ”bolaget”), antagna av bolagsstämma i bolaget den 31 mars 2021.

Roller

1. Bolaget som kommunalt och regionalt organ

Bolaget ägs av Karlstads Stadshus AB till 95 % och av Region Värmland (nedan ”Regionen”) till 5 %, nedan var för sig ”ägare” och gemensamt ”ägarna”. Karlstads Stadshus AB är enligt aktiebolagslagen (2005:551, nedan ”ABL”) och årsredovisningslagen (1995:1554) moderbolag till bolaget och benämns därför fortsättningsvis ”moderbolaget”. Moderbolaget ägs i dess helhet av Karlstads kommun, (nedan ”Kommunen”). Ägarna har ingått ett aktieägaravtal rörande ägandet av och verksamheten i bolaget, nedan Avtalet.

Bolaget står i sin verksamhet under uppsikt av respektive ägare och, enligt 6 kap 1 § kommunallagen (2017:725, nedan ”KL”), av kommunstyrelsen i Kommunen och regionstyrelsen i Regionen.

Bolaget ingår genom moderbolagets ägande som organ i den kommunala organisationen. Regionen har genom sitt delägarskap intresse i bolaget. Karlstad Airport är en viktig infrastrukturanläggning, som behövs för att stärka den värmländska samhällsekonomin och upprätthålla viktiga samhällsfunktioner i form av exempelvis bas för ambulanshelikopterverksamheten och nationell beredskapsflygplats. Bolaget ska därför utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till Kommunens respektive Regionens vision och strategiska plan med syfte att främja hållbar utveckling och tillväxt såväl i Kommunen som i länet som helhet. Bolaget ska genom sin verksamhet bidra till ett attraktivt, tryggt och jämlikt Värmland som är långsiktigt hållbart. Syftet med ägandet är samhällsnytta för medborgarna genom ekonomisk effektivitet och hög kvalitet. Bolaget ska, inom de ramar som avkastningskravet medger, främja innovation och teknisk förnyelse. Bolaget ska arbeta med så stor öppenhet som möjligt gentemot invånarna samt bidra till att öka jämlikheten och jämställdheten i samhället.

Bolagets huvudsakliga verksamhet består i att driva, förvalta och utveckla flygplatsverksamhet vid regionflygplatsen Karlstad Airport. Bolaget har härigenom en betydande roll som ett regionalt organ.

Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till Kommunen och Regionen genom

a) gällande bolagsordning

b) gällande ägardirektiv

c) av bolagsstämman utfärdade särskilda direktiv

d) av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv i frågor som uteslutande är av betydelse för samordning inom den kommunala organisationen och som inte är av principiell betydelse eller av större vikt för bolaget.

I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna dokumenten, ska dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning. Det åligger bolaget att vid tillämpningen av dokumenten i relevanta hänseenden beakta Avtalets reglering i största möjliga mån.

2. Ägarnas styrfunktion

Ägarna utövar styrfunktionen över bolaget i de avseenden som följer av lag och utfärdade ägar- och övriga, särskilda direktiv. Styrfunktionen ska i första hand utövas i samförstånd och bygga på acceptans.

Ägare ska ges den information och tillställas de handlingar som ägaren begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska fastställas efter samråd med bolagets styrelse.

Ägares granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.

3. Kommunstyrelsens respektive regionstyrelsens roll

Kommunstyrelsen och regionstyrelsen har i uppgift enligt 6 kap 1 § KL att ha uppsikt över verksamheten i bolaget. Skyldigheten att enligt 6 kap 9 § KL genom årliga beslut pröva om den verksamhet som bolaget bedrivit under föregående kalenderår har varit förenlig med det i bolagsordningen fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna ska enligt Avtalet uppfyllas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har också sin beredande funktion i ärenden som berör bolaget och där kommunfullmäktige har att fatta beslut.

4. Kommunfullmäktiges roll

Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas såvitt avser

a) investering, förvärv eller försäljning av egendom till ett belopp överskridande 500 prisbasbelopp

b) bildande eller förvärv av dotterbolag

c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet

d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt

Skulle olika meningar uppkomma i styrelsen om fråga är av sådant slag att den ska underställas fullmäktige ska samråd ske med moderbolagets styrelse.

Styrning

5. Grundläggande principer för bolagets verksamhet

Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen (2005:551, nedan ABL) bolagets styrelse. Styrelsen har att utforma organisationen så att förutsättningarna för uppfyllelse av bolagets ändamål och mål är bästa möjliga.

Bolaget ska drivas under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten samt de principer som framgår av dessa direktiv.

Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som nyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera sin verksamhet om detta medför nackdelar för organisationen i dess helhet som överväger fördelarna för bolaget (koncernnytta). Ägarna och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser båda dessa intressen.

6. Kommunalrättsliga principer för bolagets verksamhet

Bolaget ska driva dess olika verksamheter så att de alltid är förenliga med gällande rätt ifråga om kommunal kompetens enligt KL, om inte annat följer av lag.

7. Ekonomiska principer för bolagets verksamhet

Mot bakgrund av vad som anges i punkt 6 ska följande gälla för bolaget i ekonomiskt hänseende:

a) Bolagets flygplatsverksamhet ska enligt 2 kap 7 § KL bedrivas utan vinstsyfte och med tillämpning av självkostnadsprincipen enligt 2 kap 6 § KL.

b) Bolagets fastighetsförvaltning ska bedrivas på affärsmässig grund.

Åtgärd för uppfyllande av uppdrag enligt beskrivning i punkt 8 eller mål enligt punkt 9 nedan avseende bolagets verksamhet enligt (b) ovan får vidtas endast i en sådan utsträckning att det inte påtagligt riskerar medföra att kravet på affärsmässighet för den aktuella verksamheten inte kan uppfyllas.

8. Uppdragsbeskrivning

Inom ramarna för bolagets verksamhetsföremål och verksamhetsändamål enligt bolagsordningen, ges bolaget uppdrag och mandat inom respektive verksamhetsområde enligt följande:

a) Bolaget ska tillhandahålla och utveckla flygplatsoperativa tjänster som start- och landningstjänst samt passagerartjänst.

b) Bolaget ska tillhandahålla och utveckla kommersiella tjänster med anknytning till flygplatsverksamheten, såsom bilparkering, upplåtelse av lokaler och fastigheter, marktjänster, reklam och liknande.

c) Bolaget ska i nära dialog med flygbolag och andra aktörer arbeta för att möjliggöra den flygtrafik (linje-, lågpris-, charter-, privat, frakttrafik samt samhällsviktig trafik) som marknaden efterfrågar.

d) Bolaget ska verka för att stärka flygplatsens samhällsviktiga funktion som ambulanshelikopter- och beredskapsflygplats.

9. Mål för bolagets verksamhet

Bolaget ska beakta relevanta mål som fastställts av Kommunen i kommunkoncernens strategiska plan samt av Regionen i Värmlandsstrategin.

Kommunstyrelsen fastställer efter ägarsamråd enligt Xxxxxxx och dialog med bolaget nedbrutna bolagsspecifika mål.

Bolaget ansvarar löpande för att värdera sin verksamhet i relation till omvärlden utifrån den samlade strategiska planen och Värmlandsstrategin samt för att vid behov föreslå ändringar eller kompletteringar i de bolagsspecifika målen.

10. Ekonomiska mål och krav

Moderbolaget fastställer ekonomiska mål och krav för bolaget, till exempel i form av resultatkrav och soliditetsmål. Ändringar sker i samband med att budget behandlas. Långsiktiga bedömningar och beslut ska eftersträvas vid fastställande av sådana mål och krav.

Ekonomiska mål och krav ska ha behandlats genom ägarsamråd enligt Avtalet innan de fastställs.

11. Riktlinjer m m inom det ekonomiska området

För investering, förvärv eller försäljning av egendom inom intervallet 250 – 500 prisbasbelopp ska moderbolagets godkännande inhämtas.

Bolaget ska tillämpa de policyprogram, reglementen och riktlinjer inom det ekonomiska området som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anvisar och som fordras för koncernintern samordning.

12. Budget m m

Bolaget ska årligen fastställa budget för det närmaste räkenskapsåret. Budgeten ska delges ägarna enligt tidsplan som moderbolaget bestämmer i samråd med bolaget.

Frågor om bolagets långsiktiga verksamhetsplanering ska behandlas genom ägarsamråd enligt Avtalet.

Information

13. Underlag för koncernredovisning

Bolaget ska tillhandahålla moderbolaget det underlag som moderbolaget begär för upprättande av koncernbokslut och delårsbokslut inom koncernen i enlighet med tidsplan som upprättas av moderbolaget.

14. Informationsskyldighet

Bolaget ska hålla ägarna väl informerade om sin verksamhet. Informationsskyldigheten innefattar följande.

Det åligger bolaget att till varje ägare snarast översända

a) Protokoll från bolagsstämma i bolaget;

b) Protokoll från styrelsesammanträde i bolaget;

c) Bolagets årsredovisning;

d) Revisionsberättelse avseende bolaget;

e) Granskningsrapport avseende bolaget.

Härutöver ska löpande ekonomisk och verksamhetsmässig, periodisk rapportering avseende bolaget ske till ägarna enligt den tidsplan och i den omfattning som moderbolaget anvisar. Moderbolaget avgör vilka verksamhetsmått m m som ska användas.

Händelser av större vikt för bolagets verksamhet och ekonomi ska rapporteras omedelbart.

Bolaget ska vidare lämna underlag och sammanställning för uppföljning inom arbetsgivarområdet.

Innehåller protokoll som ska översändas till ägare uppgift av sådant slag att bolaget inte är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns äger bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material ska framgå att sådan åtgärd vidtagits.

Bolagets ledning och instruktioner

15. Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen ska årligen utarbeta och anta en arbetsordning för sitt arbete. I arbetsordningen ska beträffande suppleant intas vad som anges i punkt 16 samt beträffande offentlighet och sekretess intas text enligt vad som anges i punkt 19. Arbetsordningen ska i övrigt behandla de frågor och ha den struktur som framgår av bolagskoncerngemensam mall som kommunstyrelsen bestämmer, om inte särskilda skäl finns för annat.

16. Suppleanters inträde m m

Suppleant ska alltid kallas till styrelsesammanträde och äger rätt att närvara och yttra sig vid styrelsens sammanträden även om han/hon inte ersätter ledamot. För inträde i styrelsen av suppleant utsedd av kommunfullmäktige gäller ordningen för ersättares inträde i Kommunens nämnder. För inträde i styrelsen av suppleant utsedd av regionfullmäktige gäller ordningen för ersättares inträde i regionens nämnder.

17. Närvarorätt för kommundirektör, regiondirektör och verkställande direktör i moderbolaget

Kommundirektören, regiondirektören och verkställande direktören i moderbolaget får närvara och delta vid styrelsens sammanträden.

18. Instruktion för verkställande direktör

Styrelsen har enligt 8 kap 29 § ABL att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Styrelsen ska vidare ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och verkställande direktören i skriftliga instruktioner. Styrelsen ska tillse att instruktionerna omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.

I instruktionerna ska anges de inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens.

I instruktionerna ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla de beslut som han eller hon har fattat. De sålunda anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokollet på lämpligt sätt.

I instruktionerna ska vidare beträffande offentlighet och sekretess intas text enligt vad som anges i punkt 19.

Instruktionerna ska i övrigt behandla de frågor och ha den struktur som framgår av bolagskoncerngemensam mall som kommunstyrelsen bestämmer, om inte särskilda skäl finns för annat.

19. Offentlighet och sekretess

Styrelsens ledamöter och suppleanter samt bolagets verkställande direktör och, i förekommande fall, vice verkställande direktör omfattas enligt 13 kap 2 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) inte av reglerna om meddelarfrihet. Med den inskränkning som må följa av skyldighet att lämna uppgifter om bolaget enligt

nämnda lag åligger det därför var och en av angivna sysslomän att iaktta sekretess till följd av sitt uppdrag som syssloman. I anledning därav ska styrelsen tillse att denna sekretess regleras i styrelsens arbetsordning respektive i instruktionerna till verkställande direktören med följande innebörd:

Bolagets syssloman får röja för utomstående vad han/hon har fått kunskap om under utförandet av sin uppgift som syssloman endast om röjandet inte kan medföra skada för bolaget och annars endast i den mån som fordras för att sysslomannauppdraget ska kunna utföras. I övrigt föreligger sekretess. Detta innebär bland annat att försiktighet ska iakttas vid offentliga uttalanden rörande bolaget eller bolagskoncernen. Sekretessen avser såväl muntlig som skriftlig information och gäller även efter det att uppdraget som syssloman har upphört. Syssloman ska förvara allt konfidentiellt material som han/hon erhåller i anledning av uppdraget så att det säkerställs att materialet inte är tillgängligt för utomstående. Till den del materialet utgörs av allmänna handlingar ska det diarieföras. Efter det att uppdraget har upphört ska sysslomannen till styrelsens ordförande återlämna allt konfidentiellt material som sysslomannen har tagit emot i anledning av sitt uppdrag och fortfarande har i sin besittning, inklusive alla kopior av materialet.

20. Instruktioner för ekonomisk rapportering

Styrelsen ska meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens fortlöpande bedömning av bolagets ekonomiska situation ska samlas in och rapporteras till styrelsen.

Instruktionerna ska ha den struktur som framgår av bolagskoncerngemensam mall som kommunstyrelsen bestämmer, om inte särskilda skäl finns för annat.

Arbetsgivarfrågor

21. Riktlinjer m m inom arbetsgivarområdet

Bolaget ska i tillämpliga delar tillämpa de policyprogram, reglementen och riktlinjer inom arbetsgivarområdet som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anvisar, även innefattande riktlinjer gällande anställningsvillkor för verkställande direktör i bolag inom den kommunala bolagskoncernen. Bolaget ska samråda med moderbolaget i förväg för det fall bolaget önskar tillämpa egna, ytterligare policyprogram m m av angivet slag.

Omplaceringsskyldighet föreligger inte mellan kommunen och bolaget.

Anställningstid enligt lagen om anställningsskydd (1982:80, nedan LAS) ska beräknas för all tid i den kommunala koncernen (varmed avses kommunen och kommunens direkt eller indirekt ägda bolag). Detta gäller både vid turordningsberäkning inför eventuell uppsägning och kvalificeringstid för återanställning. Företrädesrätt följer bestämmelserna i LAS.

22. Arbetsgivarpolitisk konsultation

Bolaget ska ha möjlighet att nyttja kommunens centrala arbetsgivarfunktion konsultativt för råd och stöd, utbildning, information m m på motsvarande sätt som gäller för den övriga kommunala koncernen.

23. Arbetsgivarorganisation m m

Bolaget ska tillhöra den arbetsgivarorganisation och anlita den pensionsadministratör som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anger.

24. Kollektivavtal m m

Bolaget ska teckna samma centrala kollektivavtal som Kommunen. I övrigt ska kollektivavtal av principiell art godkännas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget.

Förhandlingsöverenskommelser i arbetsgivarärenden av principiell art rörande bolaget ska godkännas av kommunstyrelsen eller ägarna.

25. Pensions- och försäkringsfrågor

Samverkan och samordning ska ske vad gäller pensions- och försäkringsfrågor inom hela den kommunala koncernen. Kommunens centrala arbetsgivarfunktion ska konsulteras innan viktigare beslut fattas inom området. Den centrala arbetsgivarfunktionen bistår bolaget med pensionshandläggning för den enskilde arbetstagaren.

26. Arbetsgivargåvor

Ensidiga arbetsgivargåvor som bl a förtjänstmedalj och pensionsgåva ska utges lika i hela den kommunala koncernen.

Övrigt

27. Revisorer och lekmannarevisorer

Revisorer och lekmannarevisorer ska samordna sin granskning så att onödigt dubbelarbete undviks. För detta ska FAR:s (Föreningen Auktoriserade Revisorer) rekommendation om gemensam revision tillämpas.

Lekmannarevisorerna ska i sin granskning förutom vad lag anger söka utvärdera bolagets uppfyllelse av målen enligt punkt 9 samt redovisa vad därvid framkommit i granskningsrapporten.

28. Upphandling

Tillämplig lagstiftning ska iakttas vid bolagets upphandling. Samordning och samverkan ska ske utifrån lagens krav och ska för övrigt eftersträvas och utvecklas inom hela den kommunala koncernen.

Bolaget ska – i enlighet med intentionerna till grund för bestämmelsen i 10 kap 3 §, sjätte punkten, KL – ge allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare.

29. Samordning och samverkan rörande informationssäkerhet, IT och digitalisering

Samverkan och samordning rörande informationssäkerhet, IT och digitalisering ska eftersträvas inom hela den kommunala koncernen. Kommunledningskontoret inom kommunen ska konsulteras innan viktigare beslut fattas inom områdena.

Kommunledningskontoret bistår bolaget med råd och information.

Bolaget ska tillämpa de policyprogram, reglementen och riktlinjer inom de angivna områdena som kommunfullmäktige, kommunstyrelsen eller moderbolaget anvisar.

30. Samordning av administrativa rutiner och system

Bolaget ska utforma sina administrativa rutiner och system i enlighet med kommunstyrelsens eller moderbolagets anvisningar i fall då kommunstyrelsen/moderbolaget finner det vara till gagn för koncernnyttan.

31. Arkivreglemente

Kommunens arkivreglemente gäller för bolagets dokumenthantering.