FINLANDS AKADEMIS FINANSIERINGSVILLKOR 2020–2021 (6.5.2020)

Detta dokument innehåller både villkor och anvisningar. Dessa Finlands Akademis finansieringsvillkor tillämpas på utlysningar som genomförs 1.9.2020–31.8.2021 samt på beslut om dessa. Som kontaktperson för ett finansieringsbeslut fungerar i regel den person som undertecknat beslutsmeddelandet. Om du behöver kontakta oss kan du göra det också via vårt registratorskontor. Om det förekommer skillnader mellan den finska versionen av detta dokument och den svenska översättningen är det den finska texten som gäller. Finansieringsvillkoren gäller följande bidragsformer och finansieringar:

• akademiprojektsbidrag och riktade akademiprojektsbidrag

• akademiprogram

• bidrag för anställning som akademiprofessor

• finansiering av akademiprofessorers forskningsutgifter

• bidrag för anställning som akademiforskare

• finansiering av akademiforskares forskningsutgifter

• finansiering för NSF-stipendiater (inom programmet NSF Grow) för forskning i Finland

• programmet för spetsforskningsenheter

• finansiering för forskarmobilitet (från och till Finland) baserad på bilaterala avtal

• bidrag för anställning som klinisk forskare

• finansiering av strategisk forskning

• bidrag för anställning som forskardoktor

• finansiering för forskningsinfrastruktur

• finansiering för stärkande av universitetens profilering.

Vid användning, utbetalning och övervakning av Akademins forskningsbidrag följs statsunderstödslagen och dessa villkor samt de eventuella särskilda villkor som nämns i finansieringsbeslutet. Akademins finansiering beviljas för en viss tid. Våra finansieringsvillkor är desamma oberoende av om det är fråga om en statlig organi- sation eller en mottagare av ett statsunderstöd.

Dessa villkor tillämpas när finansieringsmottagaren är en forskningsplats (en motta- gare av statsunderstöd) eller en stipendiat. Akademins forskningsfinansiering bevil- jas till en finländsk forskningsplats, såvida det inte finns särskilda skäl att inte göra det. Med forskningsplats menas sökandens bakgrundsorganisation (t.ex. universitet, forskningsinstitut eller annan forskningsorganisation). Projektets ansvariga ledare ska ha nära anknytning till Finland för att möjliggöra ett flerårigt forskningsprojekt.

Finansieringsvillkoren för Akademins finansieringsbeslut gäller både forskningspro- jektets ansvariga ledare och forskningsplatsen (mottagaren av statsunderstödet). I

första hand bär den ansvariga ledaren ansvaret för att projektet förverkligas och finansieringsplanen följs.

Akademins finansiering kan inte användas för ekonomisk verksamhet. Som ekono- misk verksamhet räknas all verksamhet där varor eller tjänster erbjuds på den öppna marknaden, oavsett om man eftersträvar eller om det uppkommer vinster. När en sammanslutning även bedriver ekonomisk verksamhet ska finansieringen, kostna- derna och intäkterna i anslutning till verksamheten bokföras separat.

Akademin kan finansiera sådana forskningsinfrastrukturer som används för icke-eko- nomisk verksamhet. Om infrastrukturen används också för ekonomisk verksamhet får verksamheten endast vara kompletterande. Kompletterande verksamhet är verk- samhet som har direkt anknytning till och är nödvändig för forskningsinfrastruk- turens verksamhet eller som har en fast koppling till forskningsinfrastrukturens hu- vudsakliga (icke-ekonomiska) verksamhet. För den ekonomiska verksamhetens del får den kompletterande verksamhetens årskapacitet inte överstiga 20 procent av forskningsinfrastrukturens årliga totalkapacitet. Akademin måste meddelas så snabbt som möjligt om den överstiger 20 procent.

Med forskningsorganisation avses en sådan organisation som bedriver forskning och sprider information (t.ex. högskolor eller forskningsinstitut, organisationer som över- för teknologi, organisationer som förmedlar innovationer och fysiska eller virtuella samarbetsforum inriktade på forskning) oavsett rättslig status (offentligrättslig eller privaträttslig organisationsform) eller finansieringskälla, vars främsta syfte är att be- driva grundforskning, industriell forskning eller experimentell utveckling och sprida resultaten genom undervisning, publikationer eller dataöverföring. När en sådan sammanslutning även bedriver ekonomisk verksamhet ska finansieringen, kostna- derna och intäkterna i anslutning till verksamheten bokföras separat. De företag som t.ex. i egenskap av delägare eller medlem utövar avgörande inflytande i sammanslut- ningen får inte ha företräde till de resultat som sammanslutningen uppnår.

Forskningens infrastrukturer är alla de instrument, apparater, material och tjänster som möjliggör forskning och utveckling i innovationsverksamhetens olika faser, stö- der organiserad forskning, forskarutbildning och undervisning samt utvecklar och stärker forsknings- och innovationskapaciteten. Forskningsinfrastrukturer kan vara centraliserade, dvs. förlagda till ett ställe, distribuerade eller virtuella, och de kan bilda helheter och nätverk som kompletterar varandra.

1.2. Att ta emot och bekräfta finansiering, att anmäla motiverad ansökan om förskott

Den sökande får ett meddelande om finansieringsbeslutet per e-post. E-postadres- sen fungerar som den sökandes användarnamn i Akademins e-tjänst. I e-tjänsten kan den sökande se om ansökan fått bifall eller avslag samt läsa samhörande finansie- ringsvillkor.

Akademins finansiering tas emot och förvaltas av den ansvariga ledarens forsknings- plats. För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och därefter forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen.

Den ansvariga projektledaren ska också vid behov uppdatera den offentliga projekt- beskrivningen, göra eventuella ändringar i de årliga delbetalningarna och bifoga den egentliga datahanteringsplanen innan hen godkänner finansieringen.

Bekräftelsen att finansieringen tas emot måste göras i Akademins e-tjänst inom åtta veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets sär- skilda villkor. Bekräftelsen innebär att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen godkänner finansieringsbeslutets innehåll i sin helhet och förbinder sig till att följa de villkor som Akademin ställt för medelsanvändningen. Om en ansvarig ledare an- söker om ändring i finansieringsbeslutets årliga belopp (se kap. 8), måste ansö- kan om ändring göras före bekräftelsen om att finansieringen tas emot.

En bekräftelse av att finansieringen tas emot behövs inte vid mobilitetsstipendier (mobilitet från och till Finland).

Forskningsplatser kan anmäla Akademin om de ämnar ansöka om beslutspecifikt förskott på ett beviljat bidrag. Minimibeloppet för förskottet är 10 000 euro. I sin an- mälan måste forskningsplatsen motivera varför förskottet är nödvändigt för pro- jektet i fråga. Läs mer under avsnitt 16.1.

2. Hur kostnadsmodeller tillämpas

Vid beredningen av Akademins beslut om forskningsfinansiering, vid beslutsfattan- det och vid verkställandet av besluten tillämpas huvudsakligen en totalkost- nadsmodell. Eventuella undantag från denna tumregel nämns skilt vid varje bidrags- form.

Yrkeshögskolor och universitet bör beakta Undervisnings- och kulturministeriets be- slut om hur totalkostnaderna beräknas (27.5.2016, UKM/44/592/2016).

Akademins forskningsfinansiering är samfinansierad verksamhet där i regel minst två parter svarar för kostnaderna för det projekt som ska finansieras. Finansieringsande- len i rådet för strategisk forsknings finansiering och finansieringen för att stärka uni- versitetens profilering är 100 procent.

Då finansiering söks hos Akademin, förbinder sig universitet, forskningsinstitut och andra forskningsorganisationer vid den samfinansierade verksamheten genom att bidra till finansieringen med sin egen andel.

2.1. Finansieringsandel

Då totalkostnadsmodellen tillämpas är Akademins finansieringsandel vanligen högst 70 procent av ett projekts totalkostnader.

Finansieringsandelen tillämpas lika på projektets alla kostnader, dvs. på både di- rekta och indirekta kostnader. Projektets omkostnader är indirekta kostnader (se 17.5). Akademins finansieringsandel är densamma i varje begäran om utbetalning och för varje år under hela finansieringsperioden. Akademins finansieringsandel (i

procent) nämn i beslutsmeddelandet under Beräkningsgrunder > Projektets finansie- ring i den sista kolumnen under Totalt.

I finansieringen för strategisk forskning och stärkandet av universitetens profilering är Akademins finansieringsandel 100 procent av ett projekts totalkostnader. Det be- tyder att forskningsplatserna inte behöver bidra till finansieringen med sin egen an- del.

2.2. Finansieringsbeslut som följer tilläggskostnadsmodellen

På kostnadsberäkningen av akademiprofessorers och akademiforskares löner tilläm- pas en tilläggskostnadsmodell och en omkostnadsandel på 12,5 procent. Trots detta tillämpas totalkostnadsmodellen även i dessa fall om personen i fråga har beviljats forskningsbidrag i anslutning till anställningen. Totalkostnadsmodellen tillämpas inte heller på mobilitetsstipendier baserad på ett bilateralt avtal (dvs. finansiering för mobilitet till och från Finland) eller på eventuella beslut om fortsatt och tilläggsfinan- siering för finansieringsbeslut som gjorts enligt tilläggskostnadsmodellen.

Man kan också avvika från totalkostnadsmodellen i samfinansierade internationella utlysningar där finansiärerna tillsammans har beslutat om principerna för forsk- ningsprojektens finansiering och ekonomiförvaltning.

3. Projektets basresurser

Ansökan ska innehålla en förbindelse av forskningsplatsen (dvs. den sökandes värd- organisation som förbinder sig att förvalta finansieringen), i vilken forskningsplatsen åtar sig att svara för projektets basresurser samt uppger sin omkostnadsandel, sina lönebikostnader och sin koefficient för effektiv arbetstid. Forskningsplatsen förbin- der sig också till att övervaka att datahanteringsplanen kan genomföras vid forsk- ningsplatsen och att åtgärderna följer god datahanteringspraxis. Forskningsplatsen förbinder sig att agera som mottagare av statsunderstödet å den sökandes vägnar och åta sig alla de skyldigheter som därav följer.

Akademin finansierar ett forskningsprojekt endast om forskningsplatsen åtar sig att svara för projektets basresurser. Dessa beror på den forskning som ska genomföras, men vanligen är det fråga om samma basresurser som institutionens övriga forskare har till sitt förfogande: arbets- och laboratorielokaler, apparatur (inkl. datorutrust- ning) samt telekommunikations-, telefon-, post-, kopierings- och bibliotekstjänster.

4. Kostnader för utländska forskares besök till eller forskning i Finland

En utländsk EU-baserad forskare kan i regel inte betalas ett stipendium från finansie- ring som beviljats av Akademin. Ett undantag är Akademins mobilitetsstipendier som grundar sig på bilaterala avtal. Utländska EU-baserade forskare ska betalas lön för deras forskning.

För kortvariga forskningsbesök av icke-EU-baserade forskare är det rekommende- rade stipendiet (inkl. ersättning för logi) 80–186 euro/dygn. Detta inkluderar ett per- sonligt stipendium på 39 euro och högst 147 euro ersättning för logi).

Stipendier för icke-EU-baserade forskares forskningsarbete i Finland kan täcka en period på högst ett år. Stipendiets storlek (inkl. ersättning för logi) för besök som va- rar längre än en månad räknas ut enligt följande rekommendation:

• magister (eller motsvarande nivå): 1 600–1 800 euro/mån.

• doktor (eller motsvarande nivå): 1 800–2 500 euro/mån.

• professor 2 500–4 100: euro/mån.

Särskilt högklassiga gästprofessorer kan beviljas högre stipendium än det som upp- ges här.

Stipendiatens skyldighet att ordna sitt eget pensions-, olycksfalls- och livförsäkrings- skydd har tagits i beaktande i stipendiebeloppet.

5. Beaktande av principer för hållbar utveckling

Finlands Akademi har ingått ett åtagande för hållbar utveckling för åren 2018–2021. Målet är att öka medvetenheten om principerna för hållbar utveckling och framhäva deras vikt inom forskningsfinansiering och forskningen överlag. Syftet är med aktiv kommunikation att lyfta fram olika sätt på vilka forskningen kan bidra till hållbar ut- veckling.

Akademin förutsätter att akademifinansierade projekt beaktar principerna för håll- bar utveckling. Forskarna uppmuntras att i sina forskningsplaner förklara hur deras forskningsprojekt främjar hållbar utveckling. I projektens slutrapporter ska forskarna i sin tur beskriva hur de lyckats med denna uppgift. Vi beaktar hållbar utveckling även då vi planerar teman för nya akademiprogram och innehållet av övriga tema- tiska bidragsformer.

6. Praxis inom ansvarsfull vetenskap

6.1. Forskningsetik

Finlands Akademi förutsätter att man inom all akademifinansierad forskning följer Forskningsetiska delegationens anvisningar God vetenskaplig praxis och handlägg- ning av misstankar om avvikelse från den i Finland. Därtill rekommenderar vi att fors- kare följer de europeiska riktlinjerna för forskningsetik (European Code of Conduct for Research Integrity), som utarbetats av sammanslutningen ALLEA (All European Academies).

Det primära ansvaret för att god vetenskaplig praxis följs faller på varje enskild fors- kare och forskargrupp, men också på forskningsenheternas chefer och ledningen för de organisationer som bedriver forskning. Utöver god vetenskaplig praxis ska både forskningssamfundet och de enskilda forskarna också följa gällande lagstiftning.

Forskningsplatsen förbinder sig att inlämna en utredningsrapport till Akademins re- gistratorskontor om en ansvarig ledare eller forskare som beviljats finansiering från Akademin blir föremål för en utredning som gäller brott mot god vetenskaplig praxis.

Enligt ett beslut av Akademins styrelse kan Akademin låta bli att behandla en ansö- kan om den sökande har funnits skyldig till oredlighet i forskningen under de senaste tre åren före utlysningen. Om information om oredlighet uppdagas medan finansie- ringsperioden pågår förlängs tidsfristen på tre år med den tid som kvarstår av finan- sieringsperioden. Om den sökande överklagar beslutet om oredligheten och hen får bifall på sitt överklagande kommer Akademin att behandla den sökandes nya ansök- ningar enligt normalt förfarande.

6.2. Publicering, data och öppen vetenskap

Resultaten av de forskningsprojekt som finansieras av Finlands Akademi ska offent- liggöras.

I vetenskapliga publikationer och forskningsdata som finansierats med Akademins forskningsbidrag eller med hjälp av akademifinansierade forskningsinfrastrukturer ska alltid nämnas att forskningen har utförts med finansiering från Finlands Aka- demi. Också finansieringsbeslutets nummer ska nämnas. Om materialet eller publi- kationerna är elektroniska ska uppgifterna om akademifinansiering tillfogas i meta- data.

Vi förutsätter att akademifinansierade projekt publicerar med open access, dvs. att de gör sina forskningsresultat fritt tillgängliga. Dessutom uppmanar vi att projekten gör sina forskningsdata och -metoder tillgängliga. Målet är att alla publikationer, data, material, metadata och metoder som forskningen producerar och utnyttjar görs tillgängliga för fortsatt bruk. Forskare ska främja öppen vetenskap med beak- tande av forskningsetik och den rättsliga verksamhetsmiljön.

I publikationer som gjorts med finansiering av rådet för strategisk forskning ska alltid nämnas finansieringsbeslutets nummer samt att forskningen har utförts med finan- siering från rådet för strategisk forskning vid Finlands Akademi.

6.2.1. Fri tillgång till publikationer

Akademin förutsätter att akademifinansierade forskare ser till att forskningsrön som tagits fram med Akademins finansiering görs fritt tillgängliga t.ex. genom parallell- publicering i fritt tillgängliga publikationsarkiv, lämpliga databaser eller via veten- skapligt högklassiga open access-publikationskanaler. Kravet på tillgänglighet gäller särskilt artiklar som referentgranskas. Akademin rekommenderar att forskare publi- cerar med grön eller gyllene open access.

Grön open access innebär parallellpublicering, dvs. att man förutom att publicera sin forskningsartikel i en vetenskaplig tidskrift även publicerar artikeln i ett fritt tillgäng- ligt elektroniskt arkiv. Enligt internationell praxis tillåter Akademin en karenstid på högst sex månader för publikationer, förutom inom humaniora och samhällsveten- skaper, där xxxxxxxxxxx är högst tolv månader.

Gyllene open access innebär att vetenskapliga artiklar publiceras i rena open access- tidskrifter som är fritt tillgängliga på webben. Då är det utgivaren som svarar för att göra artiklarna tillgängliga omedelbart. Ofta betyder det att utgivaren tar ut en publi- ceringsavgift. Avgiften kan täckas med projektets finansiering.

Hybrid open access innebär en kombination av prenumerationsbaserad och avgifts- fri publicering. Författaren betalar då en publiceringsavgift för att göra artikeln fritt tillgänglig omedelbart vid publicering. Tidskriften är i alla andra avseenden en tradit- ionell prenumerationsbaserad tidskrift. Förläggaren inkasserar då intäkter från både författare och läsare. Hybridpublicering är bara en tillfällig lösning under en över- gångsperiod innan en helt öppen publicering införs. Publiceringsavgifter enligt hy- brid open access kan också de täckas med den finansiering som Akademin beviljat.

Under de kommande åren kommer Akademin att tätt följa hur open access-publice- ring och dess kostnader utvecklas. Vi uppdaterar våra riktlinjer allteftersom förfa- ringssätten och publiceringspraxis utvecklas.

Akademin hör till cOAlition S, en internationell grupp av forskningsfinansiärer som arbetar för fri tillgång till publikationer, och främjar vetenskaplig open access-publi- cering i tätt samarbete med andra finansiärer och aktörer.

6.2.2. Öppna data

Forskningsdata och -material som tagits fram inom Akademins forskningsprojekt och med Akademins infrastrukturfinansiering ska göras fritt tillgängliga så snabbt som möjligt efter att forskningsresultaten publicerats. Detta förutsätter att forsk- ningsplatser ser till att forskarna får all nödvändig handledning och tillgång till lag- ringsinfrastruktur.

Tillgängligheten kan definieras skilt enligt en skala från fritt tillgängligt för alla till hemligstämplat. Den som publicerar data ska försäkra sig om att publiceringen inte bryter mot lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, dataskyddslagar el- ler upphovsrättslagen. Då materialet öppnas ska också licenserna vara i ordning.

De ansvariga ledarna för akademifinansierade projekt ska spara projektmaterialet i och göra det tillgängligt via nationella eller internationella arkiv eller lagringstjänster som är viktiga inom området i fråga. Om du inte kan göra forskningsmaterialet till- gängligt för fortsatt bruk, måste du ändå lagra materialets metadata i en nationell eller internationell söktjänst.

De utgifter som hänför sig till lagring och tillgängliggörande av forskningsdata anses höra till värdorganisationens omkostnader, men de kan också på goda grunder god- kännas som forskningskostnader som täcks med Akademins finansiering. Läs mer under avsnitt 9.2.

Läs mer om open access-publicering, öppna data, arkiv och lagringstjänster på Aka- demins webbplats.

Del 2: När du använder finansiering

7. Att ta emot och bekräfta finansiering, att anmäla motiverad ansökan om förskott

För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forsk- ningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen (se avsnitt 1.2). Akademin utbe- talar finansiering på basis av fakturering. Detta förfarande gäller alla akademifinansi- erade forskningsplatser. Det är forskningsplatsen som svarar för begäran om förskott och utbetalning. Forskningsplatsens ekonomi ska följa principerna om god förvalt- ning. Vi tar emot begäran om förskott och utbetalning i elektronisk form som nätfak- turor. De kan också göras via e-tjänsten.

8. Att avvika från finansieringsplanen

I Akademins finansieringsbeslut kan förutom den totala finansieringssumman också uppges projektets årliga belopp och utgiftsslag. Om den beviljade finansieringssum- man är mindre än den ansökta summan har Akademin minskat både sin egen finan- sieringsandel och forskningsplatsens finansieringsandel proportionellt.

Utgiftsslagen i beslutsmeddelandets kostnadsberäkning är riktgivande. Man kan av- vika från dem endast om finansieringen fortsättningsvis används för det ändamål som bestäms i finansieringsbeslutet och för att genomföra forskningsplanen. Vid av- sevärda avvikelser är det skäl att per e-post kontakta Akademin, antingen den per- son som undertecknat beslutsmeddelandet, det ansvarsområde som svarar för pro- jektets förvaltning eller registratorskontoret. Akademin bekräftar per e-post att in- formationen har mottagits.

8.1. Om du vill ändra på årliga belopp

Om den ansvariga projektledaren inte kan förbinda sig vid den indelning i årliga be- lopp som ingår i Akademins finansieringsbeslut ska hen framföra ett förslag på nya årliga belopp via Akademins e-tjänst under Mina ansökningar > Beslutade > Gör an- sökan om ändring > Ändra kostnadsberäkning. Ansökan ska innehålla motiveringar och en ny kostnadsberäkning. Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin beviljat projektet.

Ansökan om att ändra kostnadsberäkningen ska göras inom åtta veckor från be- slutsdagen, om inte annat nämns i beslutets särskilda villkor. Noggrannare anvis- ningar finns i bilaga 1. Om de årliga beloppen under finansieringsperioden avviker betydligt från beslutets kostnadsberäkning, måste den ansvariga projektledaren på förhand och utan dröjsmål meddela avvikelsen till Akademin via e-tjänsten under Xxxx ansökningar > Beslutade > Mer information. Det här gäller retroaktivt också de finansieringsbeslut som Akademin tidigare fattat.

I fråga om finansieringen för att stärka universitetens profilering får den årliga avvi- kelsen från det årliga belopp som meddelas i beslutet vara högst 15 procent. Detta gäller retroaktivt också sådana finansieringsbeslut som fattats innan dessa finansie- ringsvillkor har trätt i kraft.

8.2. Att ändra finansieringsandelar hos delprojekt i konsortier

I vissa bidragsformer (akademiprogram, finansiering för forskningsinfrastruktur och finansieringsprogram av rådet för strategisk forskning) är det möjligt att ansöka om att ändra finansieringsandelarna för delprojekt i ett konsortium. En sådan ansökan ska göras medan konsortieprojektet pågår.

Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin har beviljat pro- jektet, dvs. konsortiets sammanlagda finansiering får inte ändra. Noggrannare anvis- ningar finns i bilaga 1.

9. Hur finansieringen används

9.1. Allmänna principer

Akademins forskningsfinansiering får användas endast för det ändamål som anges i finansieringsbeslutet. Finansieringsmottagaren måste också följa de särskilda villkor som eventuellt nämns i beslutet.

Finansieringen beviljas som ett totalbelopp som inte får överskridas. Finansieringen kan bara användas för att täcka sådana kostnader som uppkommit under finansie- ringsperioden. Om Akademin kräver en revisionsrapport på projektet kan också re- visionskostnaderna godkännas som projektutgifter, även om de skulle uppkomma efter finansieringsperiodens slut. Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen an- svarar för att finansieringen används enligt beslutet, enligt dessa finansieringsvillkor och enligt andra föreskrifter och bestämmelser (se kap. 19).

Om en akademifinansierad forskningsorganisation eller forskningsinfrastruktur också bedriver ekonomisk verksamhet ska verksamhetens finansiering, kostnader och intäkter bokföras skilt. Akademin måste meddelas så snabbt som möjligt om den ekonomiska verksamhetens (dvs. den kompletterande verksamhetens) årskapacitet överstiger 20 procent av totalkapaciteten.

Vid finansieringen av forskningsinfrastruktur och strategisk forskning kan Akademins finansiering under vissa förutsättningar överföras till en annan forskningsplats än den ursprungliga platsen. Det är den ansvariga ledarens forskningsplats som tar emot Akademins finansiering. Finansieringen kan överföras till de forskningsplatser som uppges i ansökan, om inte annat nämns i finansieringsbeslutet. Enligt 7 § i stats- understödslagen ska den ansvariga ledarens forskningsplats ingå ett avtal med de övriga akademifinansierade forskningsplatserna om understödets användning, över- vakning och villkor. Forskningsplatsen ansvarar för medelsanvändningen till det fulla beloppet, även om en del av finansieringen skulle ha flyttats till en annan forsknings- plats.

9.2. Forskningsprojektets kostnader som täcks med Akademins finansiering

Med Akademins finansiering kan man täcka både ett projekts direkta kostnader (t.ex. löner) och indirekta kostnader (t.ex. kostnader för lokaler). Samtliga kostnader täcks med samma procentandel, som nämns i beslutet. Forskningsprojekt finns bl.a. inom följande finansieringsinstrument: akademiprojekt, akademiprojekt med särskild in- riktning, akademiprogram, finansiering för strategisk forskning, forskningsbidrag för forskaranställningar och stärkande av universitetens profilering. Anvisningar om av- löningsbidrag för forskaranställningar följer nedan.

Akademins forskningsbidrag får användas inom ramen för forskningsplanen eller verksamhetsplanen (gäller universitetens profileringsbidrag) för att täcka kostnader som uppkommer av

• löner och arvoden samt lönebikostnader (se 17.1)

• löner och lönebikostnader för forskare som återvänder till Finland

• omkostnader (se 17.5)

• forskarmobilitet (se kap. 4)

• utländska forskares besök till eller forskning i Finland (se kap. 4).

• resekostnader (se avsnitt 9.6)

• nationellt och internationellt samarbete

• inköp av tjänster

• revisionskostnader

• genomförandet av en interaktionsplan (gäller finansieringen för strategisk forskning)

• beredning av internationella projekt

• möten i anslutning till forskningssamarbete

• anskaffning av enstaka anordningar eller programvara osv. som är viktiga för projektets genomförande; anskaffningen får inte vara en del av en mer omfat- tande forskningsinfrastruktur

• publiceringsverksamhet, särskilt publiceringsavgifter för open access-publi- cering enligt den gyllene eller hybrida modellen.

De utgifter som hänför sig till lagring och tillgängliggörande av forskningsdata anses höra till forskningsplatsens omkostnader, men de kan också på goda grunder god- kännas som utgifter som täcks med Akademins forskningsfinansiering.

Mervärdesskatten betalas ur det beviljade bidraget. En förutsättning är att mervär- desskatten kvarstår som en slutlig kostnad för understödsmottagaren och att motta- garen inte kan avdra den i sin bokföring. Om mervärdesskatten inte kvarstår som en slutlig kostnad för forskningsplatsen (mottagaren av statsunderstöd) kan den inte heller inkluderas i kostnaderna av ett forskningsprojekt som Akademin finansierar.

Det är inte tillåtet att använda Akademins finansiering för att överkompensera bi- dragsmottagaren genom att betala kostnader som inte kvarstår som slutliga kostna- der för mottagaren.

9.3. Egenfinansieringsandel

Med egenfinansieringsandel avses organisationens egna finansieringsandel som blir kvar efter alla andra finansiärers andelar har tagits bort från det samfinansi- erade projektets totalkostnader. Universitetet eller forskningsinstitutet kan finan- siera sin andel enligt villkoren om hur finansieringen ska användas. Andelen kan fi- nansieras med statsunderstöd för verksamhetsutgifter, intäkter från affärsverksam- het eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.

9.4. Mobilitetsstöd för projektets forskare

I Finlands Akademis finansieringsbeslut (inkl. forskaranställningar) kan ingå mobili- tetsstöd. Stödet nämns i beslutet under rubriken Resekostnader.

Akademin beviljar mobilitetsstöd för att täcka kostnader som uppkommer av en forskares arbete utomlands. Eftersom stödet betalas enligt gällande praxis vid forsk- ningsplatsen och för att få ytterligare uppgifter ska mottagaren kontakta forsknings- platsens personal- och ekonomiförvaltning.

Om forskningsplatsen betalar mobilitetsstödet som en skattebelagd ersättning inne- hålls lönebikostnaderna. Om forskningsplatsen betalar mobilitetsstödet som ett sti- pendium måste forskningsplatsen innan stipendiebeslutet fattas kontakta skatteför- valtningen för att ta reda på vilka skattepåföljder stipendiet kan ge upphov till. Aka- demin ansvarar inte för de skattepåföljder som betalningen av ett stipendium med- för. Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att omedelbart meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se xxx.xxxx.xx). Stipendiaten är skyldig att ordna försäkringsskydd enligt lagen.

9.5. Finansiering för internationell forskarmobilitet baserad på bi- laterala avtal

De stipendier som beviljas för mobilitet från och till Finland baserar sig på Akade- mins bilaterala avtal. Stipendierna kan utnyttjas vid forskningsarbete utomlands, forskarutbildning och utländska forskares arbete i Finland. Totalkostnadsmodellen tillämpas inte på Akademins stipendier för mobilitet från och till Finland. Stipendiet får användas endast för det ändamål som nämns i finansieringsbeslutet. I fråga om finansieringen för mobilitet till Finland och samprojekt med Indien, Kina och Tysk- land betalas finansieringen till forskningsplatsen på basis av en begäran om utbetal- ning.

I finansieringen för mobilitet från Finland ingår ett månatligt personligt stipendium. Den beviljade finansieringen kan också täcka resekostnader. Resekostnaderna för medföljande familjemedlemmar kan inkluderas i finansieringsbeslutet om de nämnts i ansökan och om forskaren och hens familj vistas utomlands i minst sex må- nader. Finansieringen täcker inte flyttningskostnader.

Begäran om utbetalning av stipendium för mobilitet från Finland görs med en blan- kett som finns på Akademins webbplats.

Begäran ska skickas underskriven till Akademin per post senast en månad före den första utbetalningsdagen. Akademin betalar ut stipendier på mottagarens bank- konto i Finland den 15 varje månad. Startdatumet (den 15 varje månad) för utbetal- ningen av de månatliga raterna ska uppges i begäran om utbetalning. Också person- beteckningen och kontonumret (IBAN) ska uppges.

De mobilitetsstipendier som Akademin beviljar på basis av bilaterala avtal är huvud- sakligen skattefria. Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se xxx.xxxx.xx). Stipendiaten är skyldig att ordna försäkringsskydd enligt lagen. Sti- pendiaten ska dessutom själv kontrollera visumvillkoren till mållandet och ansöka om visum.

9.6. Resekostnader

De resekostnader som anknyter till forskningsplanen kan godkännas i enlighet med skatteförvaltningens gällande regler:

• Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar

• Skatteförvaltningens anvisningar om ersättningar för kostnader för arbetsre- sor i beskattningen.

Akademin godkänner resekostnaderna i enlighet med övriga regler och administra- tiva bestämmelser som rör bidragsmottagaren då det finns regler som avviker från skatteförvaltningens regler och anvisningar.

Resekostnaderna godkänns högst till ett belopp som motsvarar den vanliga nivån vid forskningsplatsen.

9.7. Rådet för strategisk forsknings motfinansiering för Horisont 2020

Rådet för strategisk forskning (RSF) vid Finlands Akademi beviljar motfinansiering på nationell nivå till sådana forskningsprojekt som har fått finansiering inom ramen för prioriteringen Samhällsutmaningar i Horisont 2020, EU:s ramprogram för forskning och innovation. Motfinansieringen söks för att kompensera ett finansieringsunder- skott. Underskottet uppstår av skillnaden mellan den omkostnadsandel som uträk- nats enligt den finländska totalkostnadsmodellen och den ersättning för indirekta kostnader som följer Horisont 2020-modellen. Finansieringen beviljas enligt en pro- centandel som RSF bestämmer. Det ansökta bidraget är minst 10 000 euro. Finansie- ringen anvisas till forskningsplatsen, inte till projektet, och den ska användas för att täcka indirekta kostnader (omkostnader). Målet med motfinansieringen är att stärka forskningsorganisationers förutsättningar att ansökan om internationell forsknings- finansiering. För att följa uppfyllandet av detta mål ska det i slutrapporten beskrivas hur finansieringen har bidragit till internationellt samarbete.

Finansieringen kan inte användas för ekonomisk verksamhet (se avsnitt 1.1). Finan- sieringen beviljas med en revisionsplikt. Finansieringsmottagaren ska vara beredd

på att vid behov visa att motfinansieringen inte riktas till sådana indirekta kostnader som har finansierats av EU-kommissionen.

10. Anställning av personal

Den personal som avlönas med Akademins forskningsbidrag ska i regel stå i ett an- ställningsförhållande till forskningsplatsen. Det rekommenderas att anställningsför- hållandet ska pågå minst under hela finansieringsperioden, om inte någon särskild orsak i anslutning till genomförandet av forskningsplanen eller verksamhetsplanen (gäller finansieringen för att stärka universitetens profilering) förutsätter ett kortare anställningsförhållande. Kortvariga forsknings-, utrednings eller andra uppdrag kan också genomföras i form av köptjänster. Vi rekommenderar att forskningsplatserna antecknar orsaken bakom sådana kortare anställningsförhållanden i arbetsavtalet.

Avlöningen av och de övriga anställningsvillkoren för den personal som anställs med finansiering från Akademin ska följa de tjänste- och arbetskollektivavtal som gäller vid forskningsplatsen samt övriga bestämmelser om villkoren för anställningsförhål- landet.

10.1. Bidrag för anställning som akademiprofessor och akademi- forskare

Då Akademin beviljar bidrag för anställning som akademiprofessor eller akademi- forskare ska forskningsplatsen använda bidraget för att tillsätta posten i fråga. Forsk- ningsplatsen ska anställa akademiprofessorn eller akademiforskaren minst för finan- sieringsperioden.

På kostnadsberäkningen av akademiprofessorers och akademiforskares löner tilläm- pas tilläggskostnadsmodellen. I finansieringsbeslut om lönerna räknas omkostna- derna utöver de övriga kostnaderna till 14,29 procent, i vilket fall beslutet innehåller en omkostnadsandel på 12,5 procent.

I finansieringsbesluten ingår lönebikostnader på 28 procent. Akademin ansvarar inte för eventuella andra kostnader som är specifika för arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska dock se till att lönens relativa konkurrenskraft vid forskningsplatsen upprätthålls.

Anställningarna som akademiprofessor och akademiforskare är avsedda endast för forskning på heltid och därmed sammanhörande verksamhet. En akademiprofessor eller akademiforskare får inte heller få lön från ett annat akademifinansierat forsk- ningsprojekt. I arbetsuppgifterna ingår undervisning inom forskarens eget område. Andra uppgifter som inte direkt sammanhänger med forskarens egen forskning får inte fördröja själva forskningen. Undervisningen och handledningen av lärdomsprov ges utan separat ersättning, motsvarande 5 procent av den årliga arbetstiden.

Undervisningen eller andra uppgifter som inte har direkt koppling till forskarens egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.

En akademiprofessors eller akademiforskares forskningsplats är en organisation i Finland via vilken finansieringen utbetalas. En akademiprofessor eller

akademiforskare kan under finansieringsperioden arbeta t.ex. vid ett utländskt uni- versitet under perioder av varierande längd.

En akademiprofessors lön kan samfinansieras. I det här fallet kan hen till exempel i sin ansökan ha angett hur mycket av hens årslön han ansökt om från Akademin. Situ- ationen kan också ändra under finansieringsperiodens lopp. För akademiprofessorns lön kan användas 0–100 procent av den finansiering som Akademin beviljat. För dem som mottagit finansiering från europeiska forskningsrådet ERC eller genom Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx Actions är den motsvarande andelen 50 procent. Läs mer i bilaga 1 (11).

En akademiforskares lön kan också samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskarens karriär. En förutsättning är att lönedelen från övriga källor har anvisats till forskningsuppdrag eller övriga uppdrag som stöder forskarkarriären, t.ex. att forskaren ingår i universitetets karriärsystem. (När forskaren ingår i universi- tetets karriärsystem förbinder sig universitetet vid att erbjuda forskaren fast tjänst efter att hen nått en viss karriärnivå.) I regel är Akademins finansieringsandel 70 pro- cent av de totala lönekostnaderna, såvida det inte finns särskilda skäl att använda en högre andel. För dem som mottagit finansiering från europeiska forskningsrådet ERC eller genom Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx Actions är den motsvarande andelen 50 pro- cent. Akademins medel som frigörs genom samfinansieringen kan användas för skilt motiverade övriga forskningskostnader.

Akademiprofessorer och akademiforskare måste lämna in en ansökan om ändring i Akademins e-tjänst om de ämnar lyfta lön från andra finansieringskällor. Källan och lönens storlek ska beskrivas kort. Läs mer i bilaga 1 (10). Om villkoren uppfylls fattar Akademin ändringsbeslutet. Den forskningsplats som nämns i finansieringsbeslutet kan sedan lämna in en begäran om utbetalning till Akademin enligt den ändrade lö- nen (se kap. 16).

Om en person som fått bidrag för anställning som akademiprofessor eller akademi- forskare tar familjeledigt måste hen omedelbart meddela Akademin. Meddelandet görs antingen till finansieringsbeslutets föredragande eller via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information. Om en akademiforskare ansöker om en förlängning av finansieringsperioden på grund av moderskaps-, faderskaps-, familje- eller vårdledighet ska hen lämna in ändringsansökan via Akademins e-tjänst under Xxxx ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Läs mer i bilaga 1 (2).

Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för anställ- ning som akademiprofessor eller akademiforskare inte fortsätter i sin anställning. Personen ska då också avstå från finansieringen genom en ändringsansökan som lämnas in i e-tjänsten. Ändring i finansieringsbeslut söks av den ansvariga ledaren via Akademins e-tjänst under Xxxx ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Läs mer i bilaga 1.

10.2. Bidrag för anställning som forskardoktor

En forskardoktors uppgift är att bedriva forskning på heltid enligt framförd forsk- ningsplan. Därtill rekommenderar Akademin att forskardoktorer handleder lärdoms- prov på sitt eget område och ger undervisning i anslutning till sitt specialområde.

Bidraget för anställning som forskardoktor är avsett för att täcka forskardoktorns lön i 36 månader. Lönekostnaderna bestäms efter lönesystemet vid forskningsplatsen.

Forskardoktorn ska stå i ett anställningsförhållande till forskningsplatsen under finansieringsperioden. En forskardoktors forskningsplats är en organisation i Finland via vilken finansieringen utbetalas. En forskardoktor kan under finansieringspe- rioden arbeta t.ex. vid ett utländskt universitet under perioder av varierande längd.

En forskardoktor kan även beviljas finansiering för att täcka personliga forsknings- och mobilitetsutgifter. Bidraget får inte användas för andra personers löner eller ar- voden. Undantag till denna regel är endast möjliga om forskardoktorns lön är samfi- nansierad (läs mer nedan). En akademifinansierad forskardoktor får inte heller få lön från ett annat akademifinansierat forskningsprojekt.

En forskardoktors lön kan också samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskarens karriär. En förutsättning är att lönedelen från övriga källor har anvisats till forskningsuppdrag eller övriga uppdrag som stöder forskarkarriären, t.ex. att fors- karen ingår i universitetets karriärsystem. I regel är Akademins finansieringsandel 70 procent av de totala lönekostnaderna, såvida det inte finns särskilda skäl att an- vända en högre andel. För dem som mottagit finansiering från europeiska forsk- ningsrådet ERC eller genom Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx Actions är den motsvarande an- delen 50 procent. Även om forskardoktorns finansiering utöver Akademin kan komma från andra finansieringskällor, ska forskningsarbetet fortfarande vara hel- tidsarbete. De medel som frigörs genom att lönen samfinansieras kan användas för skilt motiverade övriga forskningskostnader, t.ex. forskarrörlighet eller i undantags- fall även för att anställa biträdande personal.

Forskardoktorn måste lämna in en ansökan om ändring i Akademins e-tjänst om de ämnar lyfta lön från andra finansieringskällor. Källan och lönens storlek ska beskri- vas kort. Läs mer i bilaga 1 (12). Om villkoren uppfylls fattar Akademin ändringsbe- slutet. Den forskningsplats som nämns i finansieringsbeslutet kan sedan lämna in en begäran om utbetalning till Akademin enligt den ändrade lönen (se kap. 16).

Om en person som fått forskardoktorsbidrag tar familjeledigt måste hen omedelbart meddela Akademin. Meddelandet görs antingen till finansieringsbeslutets föredra- gande eller via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information.

Om en forskardoktor ansöker om en förlängning av finansieringsperioden på grund av moderskaps, faderskaps-, familje- eller vårdledighet ska hen lämna in ändringsan- sökan via e-tjänsten under Xxxx ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Läs mer i bilaga 1.

Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för anställ- ning som forskardoktor inte kan fortsätta i sin anställning, t.ex. för att hen byter ar- betsuppgift. Personen ska då också avstå från finansieringen. Ändring i

finansieringsbeslut söks av den ansvariga ledaren via Akademins e-tjänst under Xxxx ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Läs mer i bilaga 1.

10.3. Ansvariga projektledarens lön

Akademins forskarstyrda och tematiska finansiering är i första hand avsedd för att avlöna heltidsanställda forskare inom projektet i fråga samt för övriga projektutgif- ter. I regel beviljar Akademin inte finansiering för den ansvariga projektledarens lön.

Den ansvariga ledarens löneutgifter kan dock inkluderas i projektets finansierbara kostnader i enlighet med totalkostnadsmodellen och forskningsplanen. Lönen är av- sedd för att den ansvariga ledaren ska leda projektet. Avlöningskostnaderna, som ska antecknas i projektets kostnadsberäkning, får inte vara betydliga i förhållande till projektets totalkostnader, om inte annat nämns i finansieringsbeslutet.

Om inte annat nämns i finansieringsbeslutet bör kostnaderna proportioneras så att de i ett fyraårigt forskningsprojekt motsvarar högst 1,5 månader effektiv arbetstid per år. Dessa riktlinjer kan också tillämpas på beslut som Akademin tidigare fattat enligt totalkostnadsmodellen och som fortfarande är i kraft.

Oberoende av vad som sagts ovan kan Akademin bevilja den ansvariga ledaren i ett akademiprojekt, ett spetsforskningsprojekt eller ett tematiskt forskningsprojekt högst ett års finansiering av särskilt vägande skäl med anknytning till forskningen (t.ex. arbete utomlands, återkomst från utlandet eller flyttning till en annan forsk- ningsorganisation eller ett företag i Finland).

Finansieringen för strategisk forskning kan användas för att betala lön till konsortiets ledare och koordinator under finansieringsperioden. Avlöningsfinansieringen får dock inte överlappa med övrig lön som betalas med Akademins finansiering.

10.4. Bidrag för anställning som klinisk forskare

Bidraget för anställning som klinisk forskare kan sökas av en läkare eller annan sak- kunnig inom vården som har en doktorsexamen och som är sysselsatt med kliniskt arbete. Bidraget beviljas inte till heltidsanställda universitetsforskare. Bidraget är av- sett för de lönekostnader som uppkommer av den kliniska forskarens deltidsforsk- ning (20–50 % av arbetstiden). Forskaren och forskningsplatsen ska komma överens om avlöningen enligt forskningsplatsens lönesystem. Arbetstidsarrangemangen ska överenskommas i förväg, särskilt om forskningen och det kliniska arbetet bedrivs på olika ställen.

Utöver lönen kan även forskningskostnader inkluderas i bidraget. Akademin finansi- erar högst 70 procent av totalkostnaderna för ett projekt som främjar kliniska forskarkarriärer.

10.5. De anställdas undervisningsmängd

Vi rekommenderar att de akademifinansierade forskare som avlagt doktorsexamen (inkl. forskare anställda som forskardoktorer) utan separat ersättning undervisar

eller handleder lärdomsprov med anknytning till forskningen (5 procent av den årliga arbetstiden enligt kollektivavtalet). Undervisningen eller andra uppgifter utan direkt anknytning till forskarens egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.

Om akademifinansierade doktorander undervisar rekommenderar vi att undervis- ningen ska anknyta till forskningen och utgöra högst 5 procent av den årliga arbetsti- den. Undervisandet får inte fördröja avhandlingen.

11. Anskaffningar med finansiering från Akademin

Finansieringsmottagaren är skyldig att kontrollera om en anskaffning inom ett aka- demifinansierad projekt lyder under lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). Den ansvariga ledaren ska dessutom vid behov se till att eventuella upphandlingar konkurrensutsätts i enlighet med de förfaranden som nämns i lagen.

11.1. Hantering av anläggningstillgångar

Material, utrustning och litteratur som anskaffats med finansiering från Akademin ägs och förvaltas av forskningsplatsen. Parter kan sinsemellan komma överens om andra förfaranden i fråga om forskningsinfrastruktur. Denna överenskommelse ska göras skriftligt och meddelas till Akademin redan då finansieringen för infrastruk- turen söks. I samprojekt mellan flera forskningsplatser ska parterna skriftligen komma överens om infrastrukturens användning, ägandeförhållanden och läge, också efter att finansieringsperioden har löpt ut.

Om finansieringsbeslutet också täcker anskaffning av utrustning kan denna finansie- ring behandlas som ett investeringsbidrag. Ett investeringsbidrag kan beviljas för an- skaffning av materiella eller immateriella tillgångar.

Om finansieringen har beviljats för anskaffning eller grundläggande förbättring av anläggningstillgångar som används för ett visst ändamål får dessa tillgångar inte på ett bestående sätt användas för något annat ändamål än det som bestämts i statsun- derstödsbeslutet. Ett investeringsbidrag som Akademin beviljat får inte användas för att finansiera leasingavtal. Likaså får inte ägande- eller besittningsrätten till till- gångar överlåtas till någon annan under den i statsunderstödsbeslutet angivna an- vändningstiden.

12. Ändring i finansieringsbeslut

Akademin måste på förhand godkänna alla väsentliga ändringar som görs i innehål- let av dess positiva finansieringsbeslut eller i medelsanvändningen. Akademin kan vid behov ändra på finansieringsbeslutet enligt ansökan.

Ändring i finansieringsbeslut söks av den ansvariga ledaren via Akademins e-tjänst under Xxxx ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Ansökan ska inne- hålla tillräckliga motiveringar samt alla de uppgifter som anses nödvändiga för

ärendet. Till ansökan ska bifogas alla väsentliga dokument. Läs mer om hur man ansöker om ändring i bilaga 1.

Ändringar som kräver Akademins godkännande är

1) ändring av det nya finansieringsbeslutets årliga belopp (se avsnitt 8.1)

2) förlängning av finansieringsperiod

3) tilläggsbidrag (dvs. kompensation, beslut enligt tilläggskostnadsmodellen)

4) byte av forskningsplats

5) avstående från forskningsbidrag i sin helhet (då finansiering inte har använts)

6) avstående från forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår (då finansiering har använts)

7) byte av ansvarig ledare

8) ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring i forsk- ningsplan

9) ändring av finansieringsandelar hos delprojekt i konsortium (se avsnitt 8.2)

10) ändring av finansieringsbeslutet om anställning som akademiforskare till samfinansierat beslut (se avsnitt 10.1)

11) ändring av finansieringsbeslutet om anställning som akademiprofessor till samfinansierat beslut (se avsnitt 10.1)

12) ändring av finansieringsbeslutet om anställning som forskardoktor till samfi- nansierat beslut (se avsnitt 10.2).

13. Tillsyn, avbrytande och återkrav av finansiering

Akademin har rätt att följa och övervaka användningen av beviljad finansiering samt att verkställa inspektioner av mottagarens ekonomi och verksamhet om de är nöd- vändiga med tanke på tillsynen av medelsanvändningen. Akademin har även rätt att inspektera hur forskningen genomförs, hur bokföringen sköts och hur villkoren i finansieringsbeslutet följs.

Forskningsplatsen och den ansvariga ledaren är skyldiga att överlåta till inspektören alla nödvändiga bokförings- och andra handlingar och uppgifter samt att bistå i in- spektionen. Både forskningsplatsen och den ansvariga ledaren ska också i övrigt på begäran ge Akademin uppgifter om forskningen och medelsanvändningen.

Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bör utan dröjsmål meddela Akademin om sådana ändringar som påverkar användningen av bidraget, såsom övrig finansie- ring eller andra inkomster för att genomföra forskningsplanen. Om summan av övrig finansiering eller andra inkomster överstiger den som uppgetts i ansökans kostnads- beräkning kan Akademin förplikta forskningsplatsen att betala tillbaka den del av Akademins finansiering som överskottet motsvarar.

Om Akademins finansieringsandel är 100 procent och projektet får inkomster t.ex. på basis av immateriella rättigheter ska den del av inkomsterna som överstiger andelen på 100 procent betalas tillbaka till Akademin. Man kan också minska den från de godtagbara kostnaderna.

Akademin kan besluta att avbryta eller avsluta finansieringen eller bestämma att re- dan utbetalt bidrag eller en del av det ska återkrävas om det finns skäl att misstänka att den ansvariga ledaren eller forskningsplatsen har

• använt finansieringen för ett annat ändamål än vad den har beviljats för

• lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att inverka på erhållandet av finansieringen, dess belopp eller villkor

• i övrigt brutit mot bestämmelserna om medelsanvändning eller villkoren i finansieringsbeslutet.

Finansiering som beviljats av rådet för strategisk forskning kan avbrytas om pro- jektet i fråga inte uppfyller de mål som ställts för det.

Mottagaren av ett statsunderstöd ska utan dröjsmål betala tillbaka ett bidrag eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Återbetalningen görs på Finlands Akademis bankkonto:

OP FÖRETAGSBANKEN ABP IBAN: XX00 0000 0000 0000 00 BIC: XXXXXXXX

SWIFT: OP CORPORATE BANK PLC HELSINKI FINLAND

Akademins beslutsnummer ska uppges i återbetalningen. Beloppet behöver inte återbetalas om det understiger 100 euro. Om återbetalning och återkrav av statsun- derstöd föreskrivs i 5 kap. statsunderstödslagen.

13.1. Ränta på återbetalat och återkrävt understöd

I enlighet med 24 § i statsunderstödslagen måste mottagaren av ett statsunderstöd från den dag understödet betalas betala en årlig ränta på det belopp som återbetalas eller återkrävs. Räntan är tre procentenheter högre än räntan avsedd i 3§ 2 mom. i räntelagen. Om understödet inte betalats tillbaka vid den förfallodag som Akademin angett måste mottagaren betala årlig dröjsmålsränta enligt 4 § i räntelagen. Den år- liga referens- och dröjsmålsräntan finns på Finlands banks webbplats www.suomen- xxxxxx.xx/xx.

14. Immateriella rättigheter

Till immateriella rättigheter räknas bl.a. upphovsrätt, patenträtt, varumärkesrätt, nyttighetsmodellrätt, mönsterrätt, firmanamnsrätt, skydd av integrerade kretsar och kretsmönster samt rätt till förädlade växter. Till sin uppbyggnad är immateriella rät- tigheter en ensamrätt på samma sätt som t.ex. äganderätten. De skyddar antingen kreativ verksamhet (t.ex. upphovsrätt och patent) eller kommersiella symboler (t.ex. varumärkes- och firmanamnsrätt).

Om ägande- och nyttjanderättigheterna till ett akademifinansierat projekts resultat ska överenskommas med parterna i projektet. Överenskommelserna ska göras skrift- ligt så snabbt som möjligt efter finansieringsbeslutet. Dessutom ska parterna vid

projektets start komma överens om ägande- och nyttjanderätten till det material som ska användas inom projektet. I avsnitt 14.1 finns villkor för de projekt som inne- håller företagssamarbete.

Vid forskningsplatser där lagen om rätt till uppfinningar vid högskolor tillämpas an- ses akademifinansierad forskning som avtalsforskning såsom avses i lagen. Enligt la- gen har högskolor primär rätt till de uppfinningar som tillkommit i forskning. Vid öv- riga forskningsplatser tillämpas lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar.

14.1. Samarbete med företag

Om ett akademifinansierat projekt omfattar samarbete med företag gäller ett av föl- jande villkor:

• De resultat av samarbetet som inte ger upphov till immateriella rättigheter får spridas och eventuella immateriella rättigheter som är ett resultat av den verksamhet som forskningsorganisationer eller forskningsinfrastrukturer be- driver tillfaller helt och hållet dessa företag.

• Eventuella immateriella rättigheter som projektet ger upphov till och relate- rade tillträdesrättigheter tilldelas de olika samarbetsparterna på ett sätt som korrekt motsvarar deras arbetsblock, bidrag och respektive intressen.

• Forskningsorganisationerna eller forskningsinfrastrukturerna får en ersätt- ning som motsvarar marknadspriset för de immateriella rättigheter som är ett resultat av deras verksamhet och som förs över på de deltagande företagen. Det absoluta värdet på eventuella bidrag, såväl finansiella som icke-finansi- ella, från de deltagande företagen till kostnaderna för forskningsorganisat- ionernas eller forskningsinfrastrukturernas verksamhet som resulterade i de berörda immateriella rättigheterna får dras av från den ersättningen.

Om ett akademifinansierat projekt omfattar samarbete med företag förutsätter vi att parterna skriftligen kommer överens om hur kostnaderna, riskerna och resultaten fördelas, hur resultaten sprids och hur de immateriella rättigheterna utnyttjas och delas. Överenskommelsen ska fastställas innan projektet inleds.

15. Rapportering

Rapporteringsskyldigheten gäller alla finansieringsbeslut som fattas av Finlands Aka- demi. Den vetenskapliga forskningsrapporten inlämnas av den ansvariga ledaren.

Forskningsplatsen (mottagaren av statsunderstöd) ansvarar för den ekonomiska rap- porteringen. Uppföljningen av medelsanvändningen sker via Akademins informat- ionssystem. Dessa uppgifter kopplas sedan ihop för att möjliggöra jämförelser mel- lan medelsanvändningen och forskningens resultat. Om rapporteringen av finansie- ringen för att stärka universitetens profilering och finansieringen för strategisk forsk- ning ges skilda anvisningar.

15.1. Rapporter om forskningen

Projektets ansvariga ledare ska bereda och lämna in till Akademin en forskningsrap- port (dvs. slutrapport) senast den 1 juni året efter finansieringsperiodens utgång. I fråga om konsortier lämnar konsortiets ansvariga ledare in forskningsrapporten på hela konsortiets vägnar efter att samtliga delprojekts finansieringsperioder har av- slutats.

I fråga om projekt som anknyter till stipendier för mobilitet från och till Finland (fors- karmobilitet baserad på bilaterala avtal) ska projektets ansvariga ledare lämna in projektets slutrapport senast inom tre månader från mobilitetsperiodens slut.

Om Akademins finansiering söks medan den i beslutet nämnda finansieringspe- rioden pågår eller efter att perioden gått ut men dock innan slutrapporten lämnats in ska den sökande lämna in en mellanrapport för varje beslut om vilket ännu inte rap- porterats. Mellanrapporten inlämnas i e-tjänsten. En mellanrapport ersätter inte slutrapporten . Särskilda anvisningar om rapportering finns på vår webbplats. Vissa bidragsformer har särskilda rapporteringsanvisningar förutom de allmänna rappor- teringsanvisningarna. En slutrapport är i princip ett offentligt dokument.

15.2. Revisionsberättelse

Om Akademins totala finansieringsbelopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademiprogramsprojekt (enskilt beslut eller konsortium sammanlagt) överstiger 1 000 000 euro ska den ansvariga projektledaren lämna till Akademin en revisionsbe- rättelse över medelsanvändningen inom projektet. För finansieringsbeslut om forsk- ningsinfrastruktur ska forskningsplatsen och den ansvariga ledaren tillsammans in- lämna till Akademin en revisionsberättelse om medelsanvändningen inom projektet.

Revisionsskyldigheten gäller även alla finansieringsbeslut om strategisk forskning

och universitetens profilering, oberoende av det totala finansieringsbeloppet.

Revisionsberättelsen ska lämnas in till Akademins registratorskontor inom tre måna- der från finansieringsperiodens slut. Revisionsutgifterna ska inkluderas i den sista begäran om utbetalning.

Revisionsberättelsen kan vid behov begäras skilt. Akademin kan dessutom låta göra en stickprovsrevision av projekt i enlighet med Akademins årliga revisionsplan.

Del 3: Hur finansieringen utbetalas och pro- jektet förvaltas

16. Utbetalning

För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forsk- ningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen (se kap. 7). Akademin utbetalar finansiering på basis av fakturering. Detta förfarande gäller alla akademifinansierade forskningsplatser. Det är forskningsplatsen som svarar för begäran om förskott och utbetalning. Forskningsplatsens ekonomi ska följa principerna om god förvaltning. Vi tar emot begäran om förskott och utbetalning i elektronisk form som nätfakturor. De kan också göras via e-tjänsten.

16.1. Förskott

Enligt 12 § i statsunderstödslagen kan förskott betalas på statsunderstöd om det är motiverat med tanke på användningen av statsunderstödet och ändamålsenligt med tanke på övervakningen av användningen. Ett förskott är motiverat när det krävs att understödstagaren får finansiering av statsbidragsmyndigheten för att det projekt eller den verksamhet som ska understödas ska komma i gång eller genomföras en- ligt den tidtabell och i den omfattning som avses i statsunderstödsbeslutet.

Finländska universitet och yrkeshögskolor kan skriftligen och skilt för varje projekt motivera varför de ansöker om förskott från Akademin. Förskott betalas inte till före- tag. Förskottet betalas en gång och det motsvarar 10 procent av Akademins finansie- ringsandel. Minimibeloppet för förskottet är 10 000 euro. Förskott utbetalas inte på mobilitetsstipendier, infrastrukturfinansiering och finansiering för att stärka univer- sitetens profilering. I detta sammanhang tar Akademin hänsyn till Statens revisions- verks laglighetsgranskningsberättelse Universitetens statsfinansiering (10/2018) och dess iakttagelser om universitetens likviditet.

Förskottet kan sökas om man har berättigade skäl och det utbetalas alltid det år då forskningsprojektet inleds. För projekt som inletts i början av året kan förskott sökas för perioden 1.1–31.12 senast den 20 februari. För projekt som inletts i mitten av året kan förskott sökas senast den 20 november, och då ska startdatumen för utbetal- ningsperioden och finansieringsperioden vara desamma. Om ett projekt inleds t.ex. den 1 april ska perioden för begäran om förskott anges som 1.4–31.12.

Förskotten för avslutande projekt ska lämnas tillbaka till Akademin före den sista be- gäran om utbetalning. Då lämnar man in en kreditfaktura för förskottsbetalningen eller markerar det betalade förskottet som en intäkt för projektet. Vi rekommenderar att förskottet jämnas ut då projektet slutförts. Krediteringsperioden ska överens- stämma med perioden för den ursprungliga begäran om förskottsbetalning. Som typ av faktura i e-tjänsten väljs kreditfaktura för förskottsbetalning.

16.2. Begäran om utbetalning

Forskningsprojektets begäran om utbetalning inlämnas till Akademin i fyra måna- ders faktureringsperioder, nämligen januari–april, maj–augusti och september–de- cember. Begäran om utbetalning lämnas in som nätfakturor eller via e-tjänsten sen- ast den 20 maj, den 20 september och den 20 januari eller senast följande vardag.

Akademins finansieringsandel (en procentandel) är densamma i varje begäran om utbetalning och för varje år under hela finansieringsperioden.

De koefficienter för lönebikostnader och omkostnadsandelen som godkänts i finan- sieringsbeslutet gäller under hela finansieringsperioden. På finansieringsbeslut som fattats enligt modellen för tilläggskostnader tillämpas den 12,5 procents omkost- nadsandel som ingår i besluten.

Akademin ber utfallsuppgifter för de olika kostnadsslagen för projekt enligt total- kostnadsmodellen både från projektets start och för perioden i fråga. Därtill ska mot- svarande uppgifter ges beträffande Akademins finansieringsandel. Akademins finan- sieringsandel räknas ut enligt det procenttal som anges i beslutet. En begäran om ut- betalning innehåller också en rapport över årsverken.

Rapporteringen i samband med begäran om utbetalning utgår från arbetstidsredo- visningen och projektbokföringen, som i sin tur bygger på affärsbokföring. Dessutom ska projektens kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader härledas ur samfundets kostnadsberäkning. För de kalkylerade utgiftsposterna ska forsknings- platsen årligen lämna in en separat rapport till Akademins registratorskontor. Rap- porten ska bygga på forskningsplatsens (mottagaren av statsunderstöd) bokslut. I rapporten ska ingå information om koefficienterna för lönebikostnader, omkostna- der och effektiv arbetstid.

Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koefficient som härletts ur bokföringen, godkänner Akademin en ko- efficient för lönebikostnader som är högst 50 procent av lönerna för effektiv arbets- tid inom projektet.

Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koefficient som härletts ur bokföringen, godkänner Akademin en ko- efficient för omkostnader som är högst 20 procent av det totala beloppet av lönerna och lönebikostnaderna för effektiv arbetstid inom projektet.

16.3. Att göra en begäran om utbetalning i e-tjänsten

Anvisningarna i den här delen är avsedda för finländska organisationer. Att skicka en begäran om utbetalning som en nätfaktura ur forskningsplatsens eget fakturerings- system lämpar sig endast för sådana organisationer som har t.ex. fler än tio akademi- finansierade projekt.

Via Akademins e-tjänst kan man också göra enskilda nätfakturor som innehåller en redovisning och en specifikation över årsverken. Detta lämpar sig bäst för de organi- sationer som har t.ex. 1–5 finansierade projekt. Logga in på e-tjänsten via xxx.xxx.xx/xx > Gå till e-tjänsten (i e-tjänsten ska du välja Utbetalning).

Registratorskontoret kan på begäran ge forskningsplatsen faktureringsrättigheter. Om forskningsplatsen inte tidigare har fått finansiering från Akademin rekommende- rar vi att den kontaktar Akademins finansieringssekreterare vid ansvarsområdet för ekonomi för att få mer information.

16.4. Återbetalning av statsunderstöd på Akademins bankkonto

OP FÖRETAGSBANKEN ABP IBAN: XX00 0000 0000 0000 00 BIC: XXXXXXXX

SWIFT: OP CORPORATE BANK PLC HELSINKI FINLAND

17. Beräknade koefficienter

17.1. Lönebikostnader

Lönebikostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en koefficient för lönebikost- nader. Vanligen är den en procentandel av de direkta löner som allokeras till pro- jektet. Kostnader som täcks med koefficienten för lönebikostnader är åtminstone

• löner för frånvaro med lön

• semesterpenning

• socialskyddsavgifter

• pensionsavgifter

• olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringspremier

• övriga motsvarande arbetsgivaravgifter samt återbäringar av dessa.

I koefficienten för lönebikostnader kan också ingå andra utgiftsposter (t.ex. företags- hälsovård), såtillvida de inte har inkluderats i omkostnaderna.

17.2. Frånvaro med lön

Frånvaron med lön omfattar alla lönekostnader som beror på lagstadgade och andra frånvaron, inklusive semester, ledighet på basis av barnets födelse eller vård, sjukle- dighet, utbildningstid, fackföreningsverksamhet, arbetarskydd, samarbetsförfarande samt all avlönad tid i enlighet med kollektivavtalet och arbetslagstiftningen.

17.3. Effektiv arbetstid

Med effektiv arbetstid avses den faktiska arbetstid som allokerats till en viss beräk- ningspost. Till den effektiva arbetstiden räknas inte frånvaron med lön, såsom se- mester, sjuk-, moderskaps-, föräldra- och faderskapsledighet och annan indirekt ar- betstid. Som direkta projektkostnader godkänns den del av en persons lön som mot- svarar personens effektiva arbetstid inom projektet. I Akademins budgeteringsmall

kan man ange 1.0 som koefficient för den effektiva arbetstiden. Därmed budgeteras arbetstiden endast som antal månader motsvarande den effektiva arbetstiden.

17.4. Direkta kostnader

Direkta kostnader omfattar typiskt direkta lönekostnader, kostnader gällande speci- ella anordningar och lokaler, resekostnader eller andra väsentliga forskningskostna- der som kan allokeras direkt, t.ex. kemikalier eller tjänsteupphandlingar.

17.5. Omkostnader

Omkostnader är sådana projektkostnader som inte allokeras direkt till projektet, utan allokeringen görs indirekt, utgående från forskningsplatsens fördelningsgrun- der i enlighet med matchningsprincipen. Då projektets kostnader indelas i direkta och indirekta kostnader ska man följa de principer som allmänt används vid forsk- ningsplatsen.

Omkostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en omkostnadskoefficient. Van- ligen är den en procentandel av den totala summan av lönebikostnader och löner för effektiv arbetstid inom projektet.

De kostnader som täcks med omkostnadskoefficienten är bl.a. kostnader för admi- nistrativa tjänster, stödberättigande avskrivningar av maskiner och utrustning samt kostnader för lokaler (såtillvida de inte behandlas som direkta kostnader enligt all- männa beräkningsprinciper).

De beräknade koefficienterna i Akademins e-tjänst är: effektiv arbetstid (%), lönebi- kostnader (%) och omkostnadsandel (%).

18. Anskaffningsutgift som minskats med bidrag

Akademin förutsätter att bokföringsnämndens allmänna anvisning tillämpas på av- skrivningar. I nämndens allmänna anvisning om avskrivningar enligt plan (16.10.2007) ges råd för hur ett investeringsbidrag ska bokföras. Enligt anvisningarna (kap. 2.5) bokförs ett investeringsbidrag som erhållits för anskaffning av en tillgång som hör till bestående aktiva i form av utgiftsöverföring som en minskning av an- skaffningsutgiften. Basen för avskrivningarna utgörs då av anskaffningsutgiften minskad med det erhållna bidraget. I noterna till balansräkningens passiva sida upp- ges med iakttagande av väsentlighetsprincipen den totala anskaffningsutgiften för den aktuella tillgången, som hör till bestående aktiva, och den andel som har avdra- gits med investeringsbidraget.

19. Bestämmelser om forskningsfinansiering

Vid användning, utbetalning och tillsyn av forskningsbidrag följs bl.a.

• statsunderstödslagen

• lagen och förordningen om statsbudgeten

• lagen om offentlig upphandling och koncession

• statsbudgeten och bestämmelserna om dess tillämpning

• övriga allmänna stadganden och bestämmelser om användning om statliga medel.

Vid forskningsplatsen följs forskningsplatsens gällande interna regler, bestämmelser och anvisningar såvida de inte strider mot de villkor som ställts av Akademin.

Bilaga 1: Så här ansöker du om ändring i finansieringsbeslut

Nedan följer anvisningar om ändringar som kan göras i Finlands Akademis finansie- ringsbeslut. Du kan gärna kontakta oss om du inte hittar anvisningar om ditt speci- fika fall.

1. Ändring av det nya finansieringsbeslutets årliga belopp

Beskrivning

Man kan ansöka om en ändring av årliga belopp om den ansvariga ledaren inte kan godkänna beslutets årsbeloppsindelning. Ändringen måste vara signifikant. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten

1) Motivera ändringen i fritextfältet.

2) Fyll i den ändrade kostnadsberäkningen på fliken Ny kostnadsberäkning

Bilagor till ansökan

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt totalkostnadsmodellen samt i be- slut om mobilitetsstipendier. I fråga om finansiering för att stärka universitetens profilering får den årliga avvikelsen från det årliga belopp som meddelas i beslutet vara högst 15 procent.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring kan göras innan emottagandet av finansieringen godkänns inom åtta veckor efter beslutet, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets sär- skilda villkor.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som Akademin beviljat pro- jektet. Kostnadsberäkningens utgiftsslag är riktgivande och man kan avvika från dem endast om det stöder genomförandet av forskningsplanen. Vid avsevärda avvi- kelser är det skäl att kontakta föredragande för beslutet.

2. Förlängning av finansieringsperiod

Beskrivning

Man kan ansöka om en förlängning av finansieringsperioden p.g.a. en forskares mo- derskaps-, faderskaps-, föräldra- eller vårdledighet, värnplikt eller civiltjänst. Finan- sieringsperioden kan också förlängas p.g.a. andra särskilda skäl, t.ex. långvarig sjuk- dom. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e- tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon an- nan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten

1) Motivera ändringen i fritextfältet.

2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på fliken Ny kostnadsberäkning. Kom ihåg att uppdatera kostnaderna så att de motsvarar den nya perioden. Änd- ringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp eller den finansieringsandel som Akademin beviljat projektet.

Bilagor till ansökan

Beslut om befrielse från arbete

Bifoga till ansökan en kopia av arbetsgivarens beslut om befrielse från arbete eller något annat arbetsgivarintyg över frånvaron. Av intyget måste framgå frånvarons tid- punkt.

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i alla finansieringsbeslut (om inte annat nämns i beslutets sär- skilda villkor). Finansieringsperioden kan inte förlängas när det gäller finansiering för att stärka universitetens profilering.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring ska göras senast två månader före finansieringsperiodens slut.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Nej.

OBS!

En förutsättning är att en vikarie inte har utsetts för forskaren och att forskaren åter- vänder till projektet under samma finansieringsbeslut. Vårdledighet (också partiell vårdledighet) berättigar till en förlängning på högst ett år per barn. En förlängning av

finansieringsperioden hos delprojekt i ett konsortium kan påverka konsortiets rap- porteringstidpunkt. Att man låter bli att använda ett beviljat bidrag utgör inte grund för en förlängning av finansieringsperioden. Vid behov kan Akademin höra forsk- ningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på be- stämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

I fråga om behandlingen av kunders hälsouppgifter i samband med finansieringspro- cessen följer Akademin sina interna anvisningar (diarienr AKA/7/07.01.10/2018).

3. Att ansöka om tilläggsbidrag (dvs. kompensation)

Beskrivning

Man kan ansöka om tilläggsbidrag för ett projekt p.g.a. en forskares moderskapsle- dighet eller långvarig sjukdom. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansva- riga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forsk- ningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten

1) Motivera ändringen i fritextfältet.

2) Fyll i ansökan om tilläggsbidrag på fliken Kostnadsberäkning. Finansieringspe- rioden kan inledas tidigast den dag som ansökan om ändring lämnats in och avslutas senast den 31 december det år då beslutet om ändringen fattats.

Bilagor till ansökan

Löneintyg

Bifoga till ansökan en kopia av arbetsgivarens löneintyg varav framgår de extra pro- jektkostnader som uppkommit p.g.a. moderskapsledigheten eller sjukdomen.

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt tilläggskostnadsmodellen (t.ex. bi- drag för anställning om akademiprofessor eller akademiforskare).

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring ska göras senast två månader före finansieringsperiodens slut.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Om man ansöker om en förlängning av finansieringsperioden för en forskaranställ- ning, måste det göras med en separat ansökan innan ansökan om tilläggsbidrag. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som

beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrif- ter.

I fråga om behandlingen av kunders hälsouppgifter i samband med finansieringspro- cessen följer Akademin sina interna anvisningar (diarienr AKA/7/07.01.10/2018).

4. Byte av forskningsplats

Beskrivning

Man kan ansöka om att byta forskningsplats om forskningens ansvariga ledare flyttar till en annan forskningsplats medan finansieringsperioden pågår. Ansökan om änd- ring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med för- valtningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten

1) Välj om finansiering använts vid den ursprungliga forskningsplatsen (ja/nej).

2) Motivera ändringen i fritextfältet.

3) Fyll i de kostnader som förverkligats vid den ursprungliga forskningsplatsen på fli- ken Förverkligade kostnader. Uppskatta även de kostnader som ska faktureras för den sista utbetalningsperioden.

4) Fyll i kostnadsberäkningen för den finansiering som flyttas till den nya forsknings- platsen på fliken Ny kostnadsberäkning.

I övre hörnet av blanketten finns en tryckknapp med vilken du kan kopiera de reste- rande kostnaderna. Den totala summan av de förverkligade kostnaderna och den nya kostnadsberäkningen för inte överskrida Akademins finansiering som nämns i det ursprungliga beslutet. Räknaren måste visa andelen som 0, annars kan man inte lämna in ansökan.

Koefficienterna för omkostnader och lönebikostnader kan uppdateras enligt den nya forskningsplatsen. Om den nya forskningsplatsens koefficienter är lägre än de som nämns i beslutet och om koefficienterna inte har ändrats måste forskningsplatsen ändå begära utbetalning från Akademin enligt de lägre koefficienterna. Den ansva- riga ledaren måste kolla med den nya forskningsplatsen att finansieringen räcker för att genomföra forskningsplanen vid den nya forskningsplatsen.

Bilagor till ansökan

1) Den ursprungliga forskningsplatsens samtycke. Bifoga till ansökan ett fritt formu- lerat brev med den ursprungliga forskningsplatsens samtycke till bytet.

2) Den nya forskningsplatsens förbindelse. Bifoga också ett fritt formulerat brev där den nya forskningsplatsens förbinder sig till att förvalta projektet, till finansieringen och till att följa Akademins villkor för medelsanvändningen.

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i alla beslut förutom i de som gäller finansiering för att stärka universitetens profilering.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden bör- jar och medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

1) Nej, inte när det gäller den ursprungliga forskningsplatsen.

2) Ja, när det gäller en ny forskningsplats.

OBS!

Att byta institution eller motsvarande vid ett och samma universitet räknas inte som ett byte av forskningsplats. Ett sådant byte är ett internt arrangemang vid forsk- ningsplatsen. Bytet av institution ska meddelas till Akademins registratorskontor.

Akademin uppdaterar uppgiften i e-tjänsten som en teknisk korrigering. Kostnadsko- efficienterna ändras inte fastän den nya institutionen inom forskningsplatsen skulle ha andra koefficienter än den ursprungliga institutionen. Om den nya institutionens koefficienter är lägre än de som nämns i beslutet måste forskningsplatsen ändå be- gära utbetalning från Akademin enligt de lägre koefficienterna som överensstämmer med forskningsplatsens bokföring.

Bytet av forskningsplats kan inte göras i mitten av en utbetalningsperiod om finan- siering har använts. Bytet ska planeras till början av nästa utbetalningsperiod. Det kan alltså göras fr.o.m. januari, maj eller september. Ansökan om ändring kan dock inlämnas också tidigare.

Beslutet om att byta forskningsplats fattas efteråt först efter att den ursprungliga forskningsplatsens sista begäran om utbetalning gällande finansieringsbeslutet har lämnats in till Akademin och betalats. Förskott räknas inte som medelsanvändning, eftersom förskott för ett avslutande projekt betalas tillbaka till Akademin.

Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra fö- reskrifter. Kontakta Akademin om du behöver mer information.

5. Att avstå från forskningsbidraget i sin helhet

Beskrivning

Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag (inkl. lön vid forskaranställ- ning) i sin helhet om man inte vill ta emot finansieringen eller om man vill avstå från finansieringen innan den börjar. Vänligen meddela Akademin omedelbart. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten Motivera ändringen i fritextfältet. Bilagor till ansökan

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut. När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring ska göras före finansieringsperioden börjar och under beslutså- ret.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Nej.

OBS!

6. Att avstå från forskningsbidraget medan finansieringsperioden pågår

Beskrivning

Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår. Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för forskaranställning inte fortsätter i sin anställning (t.ex. för att hen byter arbetsupp- gift). Personen ska då också avstå från finansieringen. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningsla- gen.

Anvisningar för e-tjänsten

1) Motivera ändringen i fritextfältet.

2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på fliken Förverkligade kostnader.

Fyll i de kostnader som förverkligats. Uppskatta även de kostnader som ska fakture- ras för den sista utbetalningsperioden.

Bilagor till ansökan

Utredning över förverkligade kostnader. Bifoga till ansökan en utredning från forsk- ningsplatsens ekonomiförvaltning över projektets förverkligade kostnader.

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut. När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Nej.

OBS!

7. Byte av ansvarig ledare

Beskrivning

Man kan ansöka om att byta projektets ansvariga ledare av exceptionella och moti- verade skäl. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akade- mins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller nå- gon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten Motivera ändringen i fritextfältet. Bilagor till ansökan

1) Motiveringsbrev som undertecknats av den tidigare och den nya ansvariga ledaren samt forskningsplatsens samtycke

Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med motiveringar för bytet, underteck- nade av den tidigare och den nya ansvariga ledaren, samt forskningsplatsens sam- tycke till bytet.

2) Publikationsförteckning och meritförteckning för den nya ansvariga ledaren

Bifoga också en publikationsförteckning och en meritförteckning för den nya ansva- riga ledaren.

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i alla beslut förutom de som gäller finansiering av personlig lön. Ändringen är således inte möjlig i bidrag för anställningar som akademiprofessor, akademiforskare eller forskardoktor, bidrag för klinisk forskare och inte heller i per- sonliga stipendier.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Den nya ansvariga ledaren måste ha registrerat sig i Akademins e-tjänst. Om den an- svariga ledaren tar ledigt från sitt jobb, men ändå fortsätter att leda projektet, måste ledaren komma överens med forskningsplatsen om en ställföreträdare. Akademins registratorskontor måste få ett dokument som visar vem ställföreträdaren är och hur projektet kommer att förvaltas. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i för- valtningslagen eller andra föreskrifter.

8. Ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring av forsknings- eller verksamhetsplan

Beskrivning

1) Beslutsvillkoren eller användningsändamålet kan ändras endast av särskilda skäl.

2) Forsknings- eller verksamhetsplanen kan ändras endast av särskilda skäl om det är fråga om en väsentlig ändring.

Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten Motivera ändringen i fritextfältet. I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut. När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden bör- jar och medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Vid behov kan Akademin höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av an- sökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här bero- ende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

9. Ändring i finansieringsandelar hos delprojekt i konsortier

Beskrivning

Man kan ansöka om att ändra de inbördes finansieringsandelarna hos delprojekt i ett konsortium. Konsortiets sammanlagda finansiering får inte ändras. Ansökan om änd- ring lämnas in av konsortiets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst med delprojekt- ledarens/-ledarnas och forskningsplatsens/-platsernas samtycke. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med för- valtningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten

1) Fyll i konsortieparternas nya finansieringsandelar (Akademins andel).

2) Motivera ändringen i fritextfältet.

3) På fliken Ny kostnadsberäkning ska du ändra varje konsortieparts kostnadsberäk- ning (som gjorts enligt utgiftsslag) efter ändringsförslaget. Räknaren måste visa an- delen som 0, annars kan man inte lämna in ansökan.

Bilagor till ansökan

1) Xxxxxxxx av den ansvariga ledaren och forskningsplatsen för det delprojekt som avstår från finansiering

Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med den ursprungliga forskningsplatsens och den ansvariga ledarens samtycke till ändringen.

2) Förbindelse av forskningsplatsen för det delprojekt som mottar finansiering

Xxxxxx också ett fritt formulerat brev där forskningsplatsens förbinder sig till att för- valta projektet, till finansieringen och till att följa Akademins villkor för medelsan- vändningen.

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i finansieringsbeslut gällande akademiprogram, forskningsinfra- strukturer och rådet för strategisk forsknings program.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden bör- jar och medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Ändringsbeslutet kan inte fattas i mitten av en utbetalningsperiod om finansiering har använts. Ansökan ska tajmas till början av nästa utbetalningsperiod: 1.1–30.4, 1.5–31.8 eller 1.9–31.12. Ändringen är alltså möjlig fr.o.m. den 1 januari, den 1 maj el- ler den 1 september.

Beslutet om att ändra på finansieringsandelarna fattas efteråt först efter att den ur- sprungliga forskningsplatsens begäran om utbetalning (för pågående utbetalnings- period) gällande finansieringsbeslutet har lämnats in till Akademin och betalats. För- skott räknas inte som medelsanvändning, eftersom förskott för ett avslutande pro- jekt betalas tillbaka till Akademin.

10. Ändring av finansieringsbeslut om anställning som akademifors- kare till samfinansierat beslut

Beskrivning

En akademiforskares lön kan samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskarens karriär. En förutsättning är att lönedelen från övriga källor har anvisats till forskningsuppdrag eller övriga uppdrag som stöder forskarkarriären, t.ex. att forska- ren ingår i universitetets karriärsystem. I regel är Akademins finansieringsandel 70 procent av de totala lönekostnaderna, såvida det inte finns särskilda skäl att an- vända en högre andel. För dem som mottagit finansiering från europeiska forsk- ningsrådet ERC eller genom Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx Actions är den motsvarande an- delen 50 procent. Akademins medel som frigörs genom samfinansieringen kan an- vändas för skilt motiverade övriga forskningsutgifter.

Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst.

Anvisningar för e-tjänsten

Som typ av ändring ska du välja ”Ändring av beslutsvillkor eller användningsända- mål, väsentlig ändring av forsknings- eller verksamhetsplan”. Motivera ändringen i fritextfältet.

Bilagor till lansökan (då akademiforskare ansöker om ändring i finansieringen av årslönen)

1) Fritt formulerat motiveringsbrev

Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev där du kort beskriver samfinansieringens form (t.ex. beskriv tenure track-uppgiften, dess tid och dess procentandel). Finansie- ringen från andra källor får utgöra högst 30 procent per år. För dem som mottagit finansiering från europeiska forskningsrådet ERC eller genom Xxxxx Xxxxxxxxxx-Cu- rie Actions är den motsvarande andelen 50 procent. Förklara till vad du tänker ut- nyttja den finansiering som frigörs tack vare samfinansieringen. Du ska dessutom be- skriva hur samfinansieringen främjar din forskarkarriär och stöder din anställning som akademiforskare.

2) Intyg över övrig finansiering

Bifoga till ansökan ett intyg varav framgår den övriga finansieringen (t.ex. besluts- meddelande, arbetsavtal, övrigt fritt formulerat intyg).

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i de finansieringsbeslut som gäller bidrag för anställning som akademiforskare.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden bör- jar och medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Du måste motivera till vad de medel som frigörs ska användas. Den andel som frigörs från avlöningskostna- derna kan inte användas för att täcka de kostnader som redan finansierats med bi- dragsbeslutet om akademiforskarens forskningskostnader. De frigjorda medlen kan användas för övriga kostnader, som ska stödja genomförandet av den ursprungliga forskningsplanen. Dvs. de kan användas för en del av forskningen som inte annars kunde genomföras då akademiforskaren är deltidsanställd i andra uppgifter. Delfi- nansieringen måste komma från andra källor än den finansiering som Akademin be- viljat.

Samfinansieringen kan inte beviljas om en akademiforskare under finansieringspe- rioden har fått en professur som gäller tillsvidare eller någon annan högre forsk- ningspost vid en forskningsorganisation.

11. Ändring av finansieringsbeslutet om anställning som akademi- professor till samfinansierat beslut

Beskrivning

En akademiprofessors lön kan samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskningen. För akademiprofessorns lön kan användas 0–100 procent av den finansiering som Akademin beviljat. För dem som mottagit finansiering från europe- iska forskningsrådet ERC eller genom Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx Actions är den mot- svarande andelen 50 procent. Lönen kan finansieras delvis eller helt genom andra källor, beroende på procentandelen. De frigjorda medlen kan användas för övriga forskningskostnader, som ska motiveras skilt. Ansökan om ändring lämnas in av pro- jektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst.

Anvisningar för e-tjänsten

Som typ av ändring ska du välja ”Ändring av beslutsvillkor eller användningsända- mål, väsentlig ändring av forsknings- eller verksamhetsplan”. Motivera ändringen i fritextfältet.

Bilagor till lansökan (då akademiprofessor ansöker om ändring i finansieringen av årslönen)

1) Fritt formulerat motiveringsbrev

Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev där du kort beskriver samfinansieringens form, tid och procentandel. Andelen av finansiering från andra källor har inte begrän- sats. Förklara till vad du tänker utnyttja den finansiering som frigörs tack vare samfi- nansieringen. Xxxxxxx även hur samfinansieringen främjar din forskning och stöder din anställning som akademiprofessor.

2) Intyg över övrig finansiering

Bifoga till ansökan ett intyg varav framgår den övriga finansieringen (t.ex. besluts- meddelande, arbetsavtal, övrigt fritt formulerat intyg).

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i beslut om bidrag för anställning som akademiprofessor.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden bör- jar och medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Du måste motivera till vad de medel som frigörs ska användas. Den andel som frigörs från

avlöningskostnaderna kan inte användas för att täcka de kostnader som redan finan- sierats med bidragsbeslutet om akademiprofessorns forskningskostnader. De fri- gjorda medlen kan användas för övriga kostnader, som ska stödja genomförandet av den ursprungliga forskningsplanen. Dvs. de kan användas för en del av forskningen som inte annars kunde genomföras då akademiprofessorn är deltidsanställd i andra uppgifter. Delfinansieringen måste komma från andra källor än den finansiering som Akademin beviljat.

12. Ändring av finansieringsbeslutet om anställning som forskardok- tor till samfinansierat beslut

Beskrivning

En forskardoktors lön kan samfinansieras då det är ändamålsenligt med tanke på forskarens karriär. En förutsättning är att lönedelen från övriga källor har anvisats till forskningsuppdrag eller övriga uppdrag som stöder forskarkarriären, t.ex. att forska- ren ingår i universitetets karriärsystem. I regel är Akademins finansieringsandel 70 procent av de totala lönekostnaderna, såvida det inte finns särskilda skäl att an- vända en högre andel. För dem som mottagit finansiering från europeiska forsk- ningsrådet ERC eller genom Xxxxx Xxxxxxxxxx-Xxxxx Actions är den motsvarande an- delen 50 procent. Även om forskardoktorns finansiering utöver Akademin kan komma från andra finansieringskällor, ska forskningsarbetet fortfarande vara hel- tidsarbete. De medel som frigörs genom att lönen samfinansieras kan användas för skilt motiverade övriga forskningskostnader, t.ex. forskarrörlighet eller i undantags- fall även för att anställa biträdande personal.

Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i Akademins e-tjänst.

Anvisningar för e-tjänsten

Som typ av ändring ska du välja ”Ändring av beslutsvillkor eller användningsända- mål, väsentlig ändring av forsknings- eller verksamhetsplan”. Motivera ändringen i fritextfältet.

Bilagor till lansökan (då forskardoktor ansöker om ändring i finansieringen av årslönen)

1) Fritt formulerat motiveringsbrev

beskriva hur samfinansieringen främjar din forskarkarriär och stöder din anställning som forskardoktor.

2) Intyg över övrig finansiering

Bifoga till ansökan ett intyg varav framgår den övriga finansieringen (t.ex. besluts- meddelande, arbetsavtal, övrigt fritt formulerat intyg).

I vilka fall är ändringen möjlig?

Ändringen är möjlig i de finansieringsbeslut som gäller bidrag för anställning som forskardoktor.

När kan man söka ändringen?

Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden bör- jar och medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att änd- ringsbeslutet fattats?

Ja.

OBS!

Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Du måste motivera till vad de medel som frigörs ska användas. Den andel som frigörs från avlöningskostna- derna kan inte användas för att täcka de kostnader som redan finansierats med bi- dragsbeslutet om forskardoktorns forskningskostnader. De frigjorda medlen kan an- vändas för övriga kostnader, som ska stödja genomförandet av den ursprungliga forskningsplanen. Dvs. de kan användas för en del av forskningen som inte annars kunde genomföras då forskardoktorn är deltidsanställd i andra uppgifter. Delfinan- sieringen måste komma från andra källor än den finansiering som Akademin beviljat.

Samfinansieringen kan inte beviljas om en forskardoktor under finansieringspe- rioden har fått en professur som gäller tillsvidare eller någon annan högre forsk- ningspost vid en forskningsorganisation.

Information om dessa finansieringsvillkor

Dessa finansieringsvillkor grundar sig på ett dokument om grunderna för Finlands Akademis finansieringsbeslut, som godkänns av Akademins styrelse. Den senaste versionen av grunderna godkändes den 24 april 2020. Dokumentet finns på vår webbplats på finska. Dessa finansieringsvillkor tillämpas på utlysningar som genom- förs 1.9.2020–31.8.2021 samt på finansieringsbeslut om dessa.

Xxxxxx Xxxxxxx, överdirektör för forskning, godkände den finskspråkiga texten den 6 maj 2020.

Så kontaktar du oss

Postadress PB 131, 00531 Helsingfors

Besöksadress Hagnäskajen 6

Telefon (växel) 0000 000 000

Fax 0000 000 000

Registratorskontoret, telefon 0000 000 000

Registratorskontoret, öppettider kl 8.00–16.15

E-postadress xxxxxxxx@xxx.xx

Webbplats xxx.xxx.xx/xx

Mer information om finansieringsbeslut Den kontaktperson (föredra-

gande) som nämns i beslutsmeddelandet, e- postadress fornamn.efternamn(at)xxx.xx

Frågor, respons Frågelådan Fråga och tyck till på webben

Document Metadata

Table of Contents

FINLANDS AKADEMIS FINANSIERINGSVILLKOR 2020–2021 (6.5.2020)

Document Metadata