AQ G RO UP AB : S BE HANDL I NG AV

AQ G RO UP AB : S BE HANDL I NG AV

AKT I E ÄG ARE S , AKT I E ÄG AG RE S O M BUD O CH BI T RÄDE S PER SO N U PPG I F T ER

1. INLEDNING

1.1 Denna personuppgiftspolicy beskriver hur AQ Group AB (publ) org. nr 556281-8830, (”AQ”) eller (”vi”) behandlar personuppgifter om dig om är aktieägare, kontaktperson hos aktieägare, biträde eller ombud hos aktieägaren för administration och genomförande av bolagstämmor, hantering av aktieboken och aktieägaruppgifter samt vid kommunikation med dig. Vidare besk- rivs vilka rättigheter du har enligt den allmänna dataskyddsförordningen (”GDPR”).1

2. PERSONUPPGIFTSANSVARIG MM.

2.1 AQ är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter enligt den här policyn.

2.2 Euroclear Sweden AB (”Euroclear”) ansvarar för att föra aktieboken i AQ och är personupp- giftsansvarig för de behandlingar som sker i anslutning till det. För att framställa en aktiebok behövs vanligen ditt namn, adress och uppgifter om ditt innehav. Om du vill veta mer om hur Euroclear behandlar dina personuppgifter ber vi dig att kontakta Euroclear.

2.3 Vi får personuppgifterna från dig som är aktieägare eller ett ombud/biträde och från Euroclear och mottagaren av personuppgifterna är AQ. AQ behandlar personuppgifterna med största sä- kerhet med syftet att skydda uppgifterna mot otillåten eller otillåten behandling, förlust eller förstöring.

3. PERSONUPPGIFTER VI BEHANDLAR, ÄNDAMÅL OCH GRUND

3.1 AQ behandlar personuppgifter vid kommunikation med dig såsom namn och kontaktuppgifter för att kunna göra detta. Vi behandlar dina personuppgifter endast om våra intressen väger tyngre än dina och när behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna informera dig om nyheter inom AQ. Den rättsliga grunden är intresseavvägning.

3.2 AQ behandlar personuppgifter om ditt aktieinnehav (personnummer, adress, antal aktier och aktieslag) för att kunna bevara aktieboken och upprätta röstlängd och nödvändig dokumentat- ion vid bolagsstämma. Den rättsliga grunden är förpliktelse i lag.

3.3 Väljer du att låta ett ombud/biträde företräda dig på en bolagsstämma behandlar vi dennes personuppgifter såsom namn, personnummer, adress och telefonnummer. Vid en eventuell poströstning på en bolagsstämma i AQ behandlar vi personuppgifter om dig såsom namn, personnummer, kontaktuppgifter och hur du har röstat på bolagsstämman. Den rättsliga grun- den är förpliktelse i lag.

3.4 AQ kan även komma att spara dina personuppgifter såsom namn i styrelse- och stämmoproto- koll. Den rättsliga grunden är förpliktelse i lag.

1 Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) och nationell lagstiftning som införts med stöd av förordningen.

4. LAGRINGSTID OCH TILLHANDAHÅLLANDE AV PERSONUPPGIFTER

4.1 Personuppgifter vid kontakt med dig sparas så länge det finns ett berättigat intresse av det. Vi har en laglig skyldighet att bevara aktieboken så länge bolaget består och i minst tio år efter bolagets upplösning. Vid en bolagsstämma sparas personuppgifterna om dig och ett eventuellt ombud/biträde så länge det är nödvändigt för att kunna genomföra och administrera bolags- stämman. Vissa uppgifter måste dock sparas under en längre tid enligt lag, däribland bolags-, aktie-, värdepappers- och skatterättslig lagstiftning.

4.2 Det finns inget krav på att du ska tillhandahålla personuppgifter till AQ. Om du inte tillhanda- håller oss ditt namn, personnummer och kontaktuppgifter kan vi inte kommunicera med dig och inte heller uppfylla våra lagliga skyldigheter som att upprätta en röstlängd i samband med bo- lagsstämmor. Om vi inte får information om ett eventuellt ombud som ska företräda dig vid en bolagsstämma kan vi inte behandla dina uppgifter vid denna.

5. DELNING AV PERSONUPPGIFTER

5.1 Dina personuppgifter kan delas till andra bolag inom koncernen eller till tredje part som exem- pelvis IT-tjänsteleverantörer eller när du väljer att prenumerera på våra pressmeddelanden med Cisions prenumerationstjänst. När vi delar dina personuppgifter i samband med detta sker det enligt AQ:s instruktioner och endast på vårt uppdrag.

5.2 Vissa personuppgifter, såsom namn, kan komma att publiceras på AQ:s webbplats och blir publik information, exempelvis när vi är skyldiga enligt lag att offentliggöra protokoll från bo- lagsstämmor. Vid bolagsstämma kan vi komma att dela dina personuppgifter med aktörer (kon- sulter, rådgivare, advokatbyråer eller säkerhetspersonal) som är delaktiga i arrangemanget av bolagsstämman så att vi ska kunna genomföra den och det sker endast på vårt uppdrag och i enlighet med våra instruktioner.

5.3 Dina personuppgifter kan även komma att delas med företag inom och utom koncernen, be- lägna i ett land utanför EU eller EES, eftersom AQ:s verksamhet bedrivs över hela världen. Vi har för en sådan överföring vidtagit säkerhetsåtgärder där mottagaren eller mottagarlandet tillförsäkrar en adekvat skyddsnivå eller säkerställer integritetsskyddet till exempel genom att ansluta sig till vedertaget integritetskyddsarrangemang, antagit godkända uppförandekoder, bindande företagsbestämmelser, certifiering enligt harmoniserad standard och/eller ingår stan- dardavtalsklausuler med den personuppgiftsansvarige.

6. RÄTTIGHETER VID BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER

6.1 Du har följande rättigheter enligt GDPR i förhållande till AQ när vi behandlar dina personupp- gifter:

Rätt till tillgång. Du har rätt att få veta om vi behandlar dina personuppgifter och, om så är fallet, hur vi behandlar dessa genom att få informationen sammanställd i ett registerutdrag.

Rätt till rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter. Du har rätt att få felaktiga personuppgifter rättade. Du har även rätt att komplettera ofullständiga uppgifter genom att till- handahålla information till AQ.

Rätt till radering. Du har rätt att få dina uppgifter raderade hos AQ om dina personuppgifter inte längre behövs för det ändamål de har behandlats för. Har du lämnat samtycke till att AQ får behandla dina personuppgifter har du rätt att återkalla samtycket.

Rätt till begränsad behandling. Under vissa förutsättningar har du rätt att begränsa AQ:s behandling av dina personuppgifter, exempelvis om du inte tycker att de uppgifter vi har om dig är korrekta. Under tiden detta undersöks är AQ:s tillgång till uppgifterna begränsad om du begär detta.

Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att under vissa förutsättningar få ut dina personuppgifter som du lämnat till AQ i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och du har rätt att överföra dessa personuppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Är det tekniskt möjligt har du rätt att be oss att överföra personuppgifterna direkt från oss till annan personuppgifts- ansvarig.

Rätt till invändningar. Du har rätt att invända mot AQ:s behandling av personuppgifter gäl- lande personuppgifter vi behandlar om dig om AQ:s grund för detta är vårt berättigade intresse.

6.2 Om du har några synpunkter på hur vi behandlar dina personuppgifter eller önskar ytterligare information om hur dina personuppgifter behandlas, vänligen kontakta oss på xx@xxx.xxx. Du har rätt att lämna in klagomål om AQ:s behandling av dina personuppgifter till tillsynsmyn- digheten i Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten, xxx.xxx.xx.