Version 2022-01-101
Allmänna villkor för projekt med finansiering från KK-stiftelsen
Innehåll
2. Lärosätets ansvar för projekt 2
3. Medverkan från andra organisationer 2
5. Rapportering från projekt 3
6. Hantering av förändringar under projekttiden 3
8. KK-stiftelsens finansiering 3
9. Godkända kostnader i projekt 4
10. Ej godkända direkta kostnader 5
11. Indirekta kostnader (overhead) 5
12. Arbetsgivar- och uppdragsförhållanden 6
13. KK-stiftelsens rätt att ompröva projektfinansiering m.m 6
15. Utvärdering och revision 6
20. Hantering av personuppgifter 7
22. Tvister och tillämplig lag 7
1 Versions- och revisionshistorik
1. Originalversion 2021-03-25
2. Revidering 2022-01-10 av godkända kostnader för vetenskaplig publicering med anledning av nya krav på publicering med öppen tillgång (avsnitt 9, sid 5).
Dessa allmänna villkor är tillämpliga i förhållande till projekt med finansiering från Stiftelsen för kunskaps- och kompetensutveckling (KK-stiftelsen). Villkoren fogas till det projektavtal (”avtal”) som KK- stiftelsen ingår med det lärosäte som är mottagare av beviljade medel och ansvarar för projektet.
Om KK-stiftelsen och lärosätet har avtalat om särskilda villkor för ett projekt som avviker från föreliggande allmänna villkor, har sådana särskilda villkor företrädesrätt. Om allmänna villkor i avtal avviker från föreliggande allmänna villkor, har de allmänna villkoren i avtal företrädesrätt.
Om inte annat anges, används nedan begreppet ”projekt” för att beteckna ett projekt med avtalad finansiering från KK-stiftelsen och begreppet ”lärosätet” används för att beteckna det lärosäte inom KK- stiftelsens målgrupp som ingått avtal med KK-stiftelsen om ett sådant projekt.
2. Lärosätets ansvar för projekt
Endast något av de 22 lärosäten som tillhör KK-stiftelsens målgrupp2 kan ansöka om projektfinansiering. Utbetalning av projektfinansiering förutsätter att ett avtal först ingåtts med lärosätet. Lärosätet ansvarar för medlens hantering.
Via i avtal angiven projektledare ansvarar lärosätet för att projektet genomförs i enlighet med i avtalet angiven projektplan och projektbudget samt övriga villkor i avtalet. I genomförandet ingår att rapportera projektet enligt KK-stiftelsens krav på rapportering. Av lärosätet utsedd projektägare ska stödja och följa upp projektet samt säkra resurser för genomförandet.
Projektledaren och projektägaren ska under hela projekttiden vara anställda vid lärosätet. Om flera lärosäten inom KK-stiftelsens målgrupp medverkar inom ett projekt, kan projektledaren vara anställd vid något av dessa lärosäten.
3. Medverkan från andra organisationer
I projekt kan, utöver lärosäten inom KK-stiftelsens målgrupp, även andra lärosäten, företag, myndigheter, kommuner och andra organisationer medverka i enlighet med vad som anges i projektplanen. Dessa aktörer finansierar då sina egna kostnader för deltagande i projektet.
I projekt där KK-stiftelsen i enlighet med sina stadgar kräver medfinansiering från företag, kan endast företag som godkänts av KK-stiftelsen och som faller inom KK-stiftelsens näringslivsdefinition (se xxx.xxx.xx) tillgodoräknas som medfinansierande.
Medfinansiering får endast användas inom det avsedda projektet, och inte för att medfinansiera andra projekt.
Lärosätet svarar för att avtal tecknas med medfinansierande företag om deras medfinansiering av projektet samt hur immaterialrättsliga frågor ska hanteras.
Lärosätet ska under projekttiden följa upp medfinansierande företags bidrag och insatser i projektet. Vid slutrapportering av projektet till KK-stiftelsen ska den samlade medfinansieringen från respektive medfinansierande företag redovisas och intygas.
Medfinansiering via kontanta medel godkänns endast i begränsad utsträckning, om det inte särskilt framgår av KK-stiftelsens utlysning eller av avtal med lärosätet att kontanta medel kan användas som medfinansiering.
2 Blekinge tekniska högskola, Försvarshögskolan, Gymnastik- och idrottshögskolan, Högskolan Dalarna, Högskolan i Borås, Högskolan i Gävle, Högskolan i Halmstad, Jönköping University, Högskolan Kristianstad, Högskolan i Skövde, Högskolan Väst, Karlstads universitet, Konstfack, Kungl. Konsthögskolan, Kungl.
Musikhögskolan i Stockholm, Linnéuniversitetet, Malmö universitet, Mittuniversitetet, Mälardalens universitet, Stockholms konstnärliga högskola, Södertörns högskola och Örebro universitet.
Lärosätet ska till KK-stiftelsen rapportera projekt i enlighet med i avtal angiven rapporteringsplan samt de anvisningar och mallar för rapportering som anges i KK-stiftelsens projekthanteringsportal SBS Manager (”projektportalen”).
KK-stiftelsen avgör om en inlämnad rapport ska godkännas eller inte. KK-stiftelsen ska normalt senast två månader efter delrapport och senast tre månader efter det att slutrapport mottagits meddela lärosätet om rapporteringen är godkänd. Om lärosätets rapportering är ofullständig eller oklar, kan KK-stiftelsens granskning ta längre tid.
Lärosätet ska tillhandahålla KK-stiftelsen en slutrapport avseende projekt, även om projektavtalet upphör i förtid.
KK-stiftelsen har rätt att mångfaldiga, översätta, utnyttja och sprida de rapporter som lämnas i förhållande till ett projekt. Denna rätt ska gälla även efter projektavtalets upphörande.
6. Hantering av förändringar under projekttiden
Projektledaren får besluta om mindre förändringar i förhållande till projektplanen som inte påverkar projektets syfte och mål, leveranser eller tidplan. Projektledaren får även göra mindre omfördelningar mellan kostnadsposter i projektbudgeten och mindre justeringar av projektets bemanning.
Lärosätet får besluta om att byta projektägare. Uppgift om ny projektägare ska anmälas till KK-stiftelsen i projektportalen.
Om Lärosätet:
(i) vill byta projektledare,
(ii) vill byta medfinansierande företag,
(iii) vill ändra projekttiden,
(iv) vill använda projektfinansiering som har beviljats ett visst projekt för att medfinansiera något annat projekt med finansiering från andra finansiärer, eller
(v) vill göra andra förändringar i ett projekt än de som anges ovan i första och andra styckena i detta avsnitt 6
krävs, om annat inte uttryckligen anges i avtal, KK-stiftelsens förhandsgodkännande. Sådana föreslagna förändringar ska anmälas till KK-stiftelsen i god tid innan de föreslås träda i kraft. Anmälan ska i första hand ske i projektportalen.
Vid information om projektet och vid offentliggörande av projektresultat ska lärosätet ange att projektet bedrivs med finansiering från KK-stiftelsen.
KK-stiftelsen har rätt att publicera grunddata om projektet (dvs. information om diarienummer, namn, projektsammanfattning (abstract), projektledare, projekttid, beslutat belopp för projektfinansiering, program, medfinansierade företag och andra parter samt ansvarigt lärosäte) i syfte att informera om den verksamhet som finansieras av KK-stiftelsen.
8. KK-stiftelsens finansiering
KK-stiftelsen förbinder sig att till lärosätet utbetala projektfinansiering i enlighet med vad som anges i avtal, under förutsättning att lärosätet har fullföljt sina åtaganden i avtal.
Delutbetalning av projektfinansiering sker varje juni och december som infaller under projekttiden. Projektfinansiering delutbetalas normalt med lika stora belopp vid respektive utbetalningstidpunkt. Xxxxxxxx ska beräknas så att projektfinansieringen är till fullo utbetald vid den sista utbetalningstidpunkt som infaller under projekttiden. Om exakt jämna delutbetalningar inte är möjliga, utbetalas överskjutande belopp vid den sista utbetalningstidpunkten. KK-stiftelsen och lärosätet kan om båda parter är överens ändra utbetalningsplanen så länge projektfinansieringen är till fullo utbetald under projekttiden.
Om KK-stiftelsen och ett lärosäte gemensamt beslutar att projekttiden för ett projekt ska förlängas, får KK-stiftelsen besluta om att ändra periodiciteten och/eller beloppet för delutbetalningar, så att projektfinansieringen är till fullo utbetald vid den sista utbetalningstidpunkt som infaller under den förlängda projekttiden.
9. Godkända kostnader i projekt
Projektfinansiering får användas för att täcka följande direkta kostnader hänförliga till ett projekt som uppstår hos medverkande lärosäten inom KK-stiftelsens målgrupp:
(1) Lönekostnader,
(2) Lokalkostnader,
(3) Kostnader för utrustning, licenser, tillstånd etc.,
(4) Resekostnader,
(5) Kostnader för kommunikation och publicering, och
(6) Konsultkostnader.
Kostnader ska vara faktiska (om annat inte uttryckligen anges i avtal), reviderbara, nödvändiga för projektet och ha uppkommit under projekttiden.
Kostnadsredovisningen ska följa lärosätets ordinarie redovisningsprinciper och god redovisningssed.
Lärosätet ska särredovisa projekt så att respektive projekts ekonomi kan följas upp under projekttiden och projektredovisningen kan granskas i efterhand.
Om inte annat särskilt framgår i avtal, ska medfinansiering för ett visst projekt täcka direkta kostnader hänförliga till projektet som uppstår hos det medfinansierande företaget.
Kostnader för insatser av forskningsinstitut beräknas utifrån deras interna taxa eller medlemstaxa. Kostnader för medverkan av statliga myndigheter beräknas som självkostnadspris.
Lönekostnader för personal som arbetar i projektet utgör en direkt kostnad i projektet.
Lönekostnader för administrativ personal och stödfunktioner utgör inte direkta kostnader, utan ingår i OH, såvida det inte kan påvisas att de ingår i projektet.
Med lönekostnader avses bruttolön inklusive arbetsgivaravgifter, semester och försäkringar. Eventuella förmåner ingår inte.
Lönekostnader vid medfinansierade företag kan beräknas utifrån faktiska kostnader upp till 800 kronor per timme eller schablonberäknas till 800 kronor per timme. Högre timkostnader godkänns inte.
Projektets andel av kostnader för lokaler som disponeras för att genomföra projektets verksamhet utgör en direkt kostnad i projektet.
Lokaler där projektet inte direkt bedriver sin verksamhet, t.ex. gemensamma utrymmen, utgör inte direkta kostnader, utan ingår i OH.
Kostnader för material som är direkt nödvändigt för projektet utgör en direkt kostnad i projektet. Förbruknings- och kontorsmateriel utgör inte direkta kostnader, utan ingår i OH.
Kostnader för utrustning, licenser, tillstånd etc. (Equipment)
Kostnader för utrustning som är av central betydelse för att genomföra projektet utgör en direkt kostnad i projektet. Beräkning av utrustningskostnader ska följa lärosätets regler för investeringar och avskrivningar. Beroende på utrustningens kostnad och användning finns två olika alternativ:
1. Avses större investeringar som ingår i flera projekt och/eller används av flera enheter, och där avskrivning och användning sker över en längre period, ska projektet endast belastas proportionellt med kostnaden för den del/tid/andel som används i projektet.
2. Avses mindre investeringar där användningen främst kan knytas till projektet, och där investeringen direktavskrivs, ska projektet belastas med den fulla kostnaden.
Om kostnader för utnyttjande och/eller modifiering/tillbyggnad av dyrbar utrustning ingår i projektbudgeten eller utgör medfinansiering, ska det anges hur kostnaderna för utrustningen beräknats. KK-stiftelsen gör en rimlighetsbedömning av den beräknade kostnaden.
Kostnader för persondatorer, standardtillbehör samt sedvanlig mjukvara räknas ej som utrustning och utgör inte i direkta kostnader, utan ingår i OH.
Utgifter för licenser och tillståndsprövning som är hänförliga till projektet utgör en direkt kostnad i projektet.
Resekostnader inklusive konferensavgifter hänförliga till projektet får tas upp som en direkt kostnad i projektet, i enlighet med respektive medverkande organisations resebestämmelser.
Kostnader för kommunikation och publicering (Communicating results)
Här ingår kostnader för publicering i vetenskapliga sammanhang hänförliga till projektet. Vid vetenskaplig publicering i tidskrifter och konferensrapporter godkänns endast kostnader för publicering som sker med öppen tillgång (open access), antingen genom publicering i tidskrift som enbart publicerar med öppen tillgång eller genom publicering i s.k. hybridtidskrifter som erbjuder öppen tillgång mot avgift3. För monografier och bokkapitel godkänns även kostnader för publicering som inte sker med öppen tillgång.
Kostnader för kommunikation om projektet och dess resultat till olika intressenter utanför projektet, inklusive kostnader för språkgranskning och översättning, utgör en direkt kostnad i projektet.
Kostnader för kommunikation och samordning mellan personal och parter inom projektet räknas som en del av projektets ordinarie arbete, och ingår därför i lönekostnaderna.
KK-stiftelsen kan acceptera kostnader för konsulttjänster hänförliga till projektet som en direkt kostnad i projektet, om de är marknadsmässigt prissatta och om konsultinsatsen väsentligt stärker genomförandet av projektet och möjligheterna till måluppfyllelse.
Konsultkostnader får inte avse personer som är anställda vid något medverkande lärosäte eller hos medfinansierande företag eller bolag som dessa personer driver.
10. Ej godkända direkta kostnader
Följande kostnader får inte täckas med projektfinansiering eller medfinansiering:
- immaterialrättskostnader (till exempel i samband med patentansökan),
- stipendier och utbildningsbidrag, och
- mervärdesskatt för momspliktiga parter i projektet (om mottagaren av projektfinansiering inte är momspliktig utgör däremot mervärdesskatten en verklig kostnad och får räknas som en kostnad).
11. Indirekta kostnader (overhead)
Indirekta kostnader (OH) ska inte ingå i projektbudgeten. KK-stiftelsen gör vid beslut om projektfinansiering inom ordinarie programformer istället ett påslag om 20% på de direkta kostnader som ska finansieras av KK-stiftelsen (23% inom programmet KK-miljöer). OH-påslagets storlek för projektet framgår av avtal.
Exempel på indirekta kostnader (OH) är kostnader för
- gemensamma funktioner för förvaltning, ledning och service utanför projektet,
3 För projekt avtalade före den 1 april 2022 finns möjlighet att även inkludera kostnader för publicering som inte sker med öppen tillgång.
- administrativ personal,
- befintlig utrustning som används i försumbar omfattning,
- persondator, standardtillbehör samt sedvanlig mjukvara,
- telefoni och post,
- försäkringar, och
- förbruknings- och kontorsmaterial.
12. Arbetsgivar- och uppdragsförhållanden
KK-stiftelsen är inte i något fall arbetsgivare eller uppdragsgivare för i projektanställda eller anlitade personer.
13. KK-stiftelsens rätt att ompröva projektfinansiering m.m.
KK-stiftelsen äger rätt att med omedelbar verkan (i) säga upp avtal, (ii) ändra sitt beslut om projektfinansiering i förhållande till ett pågående eller avslutat projekt genom att ställa in kommande utbetalningar, och/eller (iii) återkräva utbetalade medel från lärosätet om:
- genomförandet av projektet avviker väsentligt från projektplanen och/eller projektbudgeten,
- projektuppföljning eller -utvärdering visar att projektet troligen inte kommer att kunna genomföras i enlighet med projektplanen eller i enlighet med KK-stiftelsens mål och syfte med aktuellt program,
- företagen inte har fullgjort sina åtaganden enligt projektplanen och projektbudgeten,
- för projektet nödvändiga tillstånd och/eller godkännanden saknas,
- Lärosätet inte har fullgjort av KK-stiftelsen begärd rapportering från projektet på ett fullgott sätt,
- Lärosätet har lämnat KK-stiftelsen felaktiga eller vilseledande uppgifter, eller
- Lärosätet i annat fall väsentligen har brutit mot avtal.
Om utbetald projektfinansiering inte utnyttjats i sin helhet i förhållande till projektet, ska lärosätet återbetala oanvända medel till KK-stiftelsen. Återbetalning behöver dock inte ske om det aktuella beloppet inklusive OH är lägre än 25 000 kronor.
Återbetalning av utbetald projektfinansiering ska också ske om medfinansierande företags sammanlagda medfinansiering av ett projekt understiger den andel av KK-stiftelsens medel som anges i avtal.
Återbetalning ska då ske med ett sådant belopp att den sammanlagda medfinansieringen från medfinansierande företag uppgår till i avtal angiven andel av KK-stiftelsens medel. Även i detta fall behöver återbetalning dock bara ske om den saknade medfinansieringen motsvarar minst 25 000 kronor.
Av avsnitt 13 ovan och 17 nedan framgår andra situationer då KK-stiftelsen äger rätt att kräva återbetalning av utbetalad projektfinansiering.
Återbetalning görs mot rekvisition som KK-stiftelsen skickar till lärosätet, i förekommande fall efter genomgång av den ekonomiska slutredovisningen för projektet.
KK-stiftelsen äger rätt att utvärdera och/eller göra ekonomisk revision av pågående eller avslutade projekt. Den person eller organisation som KK-stiftelsen utser har då rätt att ta del av dokumentation och träffa personer som kan ge upplysningar om verksamhet och ekonomi inom projektet. Lärosätet ska tillhandahålla efterfrågade dokument och annan information som stöd för utvärdering och revision.
KK-stiftelsen äger rätt till den insyn i ett projekt som KK-stiftelsen anser erforderlig.
Ett avtal gäller från och med dagen då KK-stiftelsen och lärosätet har undertecknat avtalet, till och med den dag då KK-stiftelsen meddelar lärosätet om KK-stiftelsen har godkänt projektets slutrapport.
KK-stiftelsen och lärosätet äger rätt att gemensamt komma överens om att avtal ska upphöra i förtid. Parterna ska då samtidigt komma överens om hur de ekonomiska mellanhavandena mellan parterna ska lösas.
KK-stiftelsen äger rätt att säga upp avtal i enlighet med vad som anges i avsnitt 13.
Om förutsättningarna för projektets bedrivande ändras så att väsentliga delar av projektplanen inte kan genomföras, äger lärosätet rätt att skriftligen säga upp avtal till förtida upphörande. Vid sådan uppsägning ställs KK-stiftelsens kommande utbetalningar av projektfinansiering in. KK-stiftelsen avgör enligt eget gottfinnande, men efter dialog med lärosätet, om redan utbetalad projektfinansiering helt eller delvis ska återbetalas.
Om inte annat särskilt anges i avtal ska ändringar av och tillägg till avtal vara skriftliga och undertecknade av parterna för att vara bindande.
Med undantag från vad som anges ovan, får KK-stiftelsen ändra sina allmänna villkor, om ändringen inte är till nackdel för lärosätet, är av administrativ karaktär eller krävs till följd av tvingande lagstiftning. KK- stiftelsen ska då informera lärosätet om en ändring med minst 30 kalenderdagars varsel, och tillhandahålla den nya versionen av dessa allmänna villkor.
KK-stiftelsen och lärosätet har inte rätt att överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt avtal utan den andre partens skriftliga samtycke.
20. Hantering av personuppgifter
Personuppgifter behandlas och hanteras i enlighet med vid var tid gällande personuppgiftslagstiftning samt i enlighet med KK-stiftelsens integritetspolicy.
Avtal utgör KK-stiftelsens och lärosätets fullständiga reglering av de frågor som avtalet berör.
Om någon bestämmelse i avtal skulle befinnas ogiltig eller icke verkställbar ska bestämmelsen och övriga villkor i avtalet gälla i tillåten utsträckning.
22. Tvister och tillämplig lag
Svensk lag ska tillämpas på avtal.
Om parterna efter förhandling inte kan komma överens, ska eventuella tvister som uppstår i anledning av avtal ska slutligt avgöras genom skiljedom enligt Skiljedomsregler för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut. Skiljenämnden ska bestå av tre skiljedomare. Skiljeförfarandets säte ska vara Stockholm. Språket för förfarandet ska vara svenska.