BILAGA III – FINANSIELLA BESTÄMMELSER OCH AVTALSBESTÄMMELSER
Bilaga III_KA151_KA152_KA153
BILAGA III – FINANSIELLA BESTÄMMELSER OCH AVTALSBESTÄMMELSER
Programområde 1 – KA151, KA152, KA153
för bidragsavtal med en bidragsmottagare och flera bidragsmottagare.
Innehållsförteckning
I. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL
II. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL
AV ÅTERBETALNING AV FAKTISKA KOSTNADER 5
III. BIDRAGSBERÄTTIGANDE VILLKOR FÖR PROJEKTVERKSAMHET 8
V. NEDSÄTTNING AV BIDRAG VID BRISTFÄLLIGT, PARTIELLT ELLER
VI. ÄNDRINGAR AV BIDRAGET (ACKREDITERADE BIDRAGSMOTTAGARE) 9
VII. KONTROLLER AV BIDRAGSMOTTAGAREN OCH TILLHANDAHÅLLANDE AV STYRKANDE HANDLINGAR 10
I. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL AV ENHETSBIDRAG
I.1 Villkor för bidragsberättigande för enhetsbidrag
Om bidraget utgörs av ett enhetsbidrag ska antalet enheter uppfylla följande villkor:
• Enheterna måste faktiskt användas eller produceras under den period som anges i artikel I.2.2 i de särskilda villkoren.
• Enheterna måste vara nödvändiga för genomförandet av projektet eller produceras till följd av det.
• Antalet enheter måste kunna identifieras och kontrolleras, och ska kunna styrkas genom de handlingar och den dokumentation som anges i denna bilaga.
I.2 Beräkning samt styrkande handlingar för enhetsbidrag
A. Resor
Som standard anses ursprungsorten vara den plats där den utsändande organisationen är belägen, och platsen för verksamheten den plats där den mottagande organisationen är belägen. Om en annan ursprungsort eller plats för verksamheten rapporteras ska bidragsmottagaren ange skälet till denna skillnad.
Om inga resor görs eller om resorna har finansierats med andra EU-medel än från Xxxxxxxx (t.ex. om en deltagare i mobilitetsprojektet redan befinner sig på platsen för verksamheten i samband med en annan verksamhet än den som finansieras enligt avtalet) ska bidragsmottagaren rapportera detta i rapporterings- och förvaltningsverktyget för Erasmus+ för varje berörd mobilitetsaktivitet. I detta fall beviljas inget bidrag för resor.
(a) Beräkning av bidragsbeloppet för resekostnader: bidragsbeloppet beräknas genom att antalet deltagare (medföljande personer, handledare och gruppledare) per avståndsintervall multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag för avståndsintervallet och typen av resa (standardresa eller miljövänligt resande enligt bilaga IV till avtalet. Enhetsbidraget per avståndsintervall utgör bidragsbeloppet för en tur- och returresa mellan avreseplatsen och ankomstplatsen. Om miljövänliga transportsätt (tåg, buss, samåkning i bil, båt) används gäller enhetsbidragen för miljövänligt resande. Annars tillämpas de normala enhetsbidragen för resor.
Vid verksamhet som genomförs på flera platser beräknas bidragsbeloppet genom att antalet deltagare per avståndsintervall multipliceras med det totala avståndet mellan de enskilda mötesplatserna.
För att fastställa tillämpligt avståndsintervall ska bidragsmottagen ange avståndet för en enkelresa med hjälp av avståndsberäknaren på kommissionens webbplats: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxx/xxxxx/xxxxxxxx_xx.xxx.
I rapporterings- och förvaltningsverktyget för Xxxxxxxx beräknar bidragsmottagaren bidragsbeloppen för resor på grundval av tillämpliga enhetsbidragssatser.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har genomfört aktiviteten.
(c) Styrkande handlingar:
Bevis på deltagande i verksamheten i form av en försäkran som undertecknats av deltagaren och den mottagande organisationen, med uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum.
Vid användning av hållbara transportmedel (miljövänligt resande) utgör dessutom en försäkran på heder och samvete som undertecknats av den person som får resebidraget och av den sändande organisationen en styrkande handling. Deltagarna bör informeras om deras skyldighet att spara bevis på resor (färdbiljetter) och att på begäran överlämna dessa till bidragsmottagaren.
B. Individuellt stöd
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att antalet dagar per deltagare och medföljande person (inklusive gruppledare och handledare) multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag per dag för det berörda mottagande landet enligt bilaga IV till avtalet. Resdagar får läggas till om det är relevant för en specifik aktivitet, upp till de gränser som anges i programhandledningen.
- Om det görs ett avbrott under vistelsen kommer den period som avbrottet varar inte att tas med i beräkningen av det individuella stödet. Vid avbrott på grund av force majeure ska deltagaren tillåtas att återuppta aktiviteterna efter avbrottet (om möjligt enligt de villkor som anges i detta avtal).
- Om deltagaren avslutar avtalet med bidragsmottagaren på grund av force majeure, ska deltagaren ha rätt att få det bidragsbelopp som åtminstone motsvarar den tid som mobilitetsperioden faktiskt varar. Alla återstående medel ska återbetalas till bidragsmottagaren, såvida parterna inte kommit överens om något annat.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har genomfört aktiviteten under den angivna perioden.
(c) Styrkande handlingar:
Bevis på deltagande i verksamheten i form av en försäkran som undertecknats av deltagaren och den mottagande organisationen, med uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum.
(d) Rapportering:
Deltagare (Gruppledare för ungdomsutbyten) i mobilitetsverksamhet ger återkoppling i form av faktiska uppgifter och en bedömning av aktivitetsperioden, inklusive förberedelser och uppföljning. Deltagarna ska använda det webbaserade standardfrågeformulär som tillhandahållits av EU-kommissionen (deltagarrapport) när de ger återkoppling.
C. Bidrag till projektets genomförande
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att det totala antalet personer som deltar i mobilitetsaktiviteter multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag enligt bilaga IV till avtalet. Medföljande personer (gruppledare, utbildare, handledare) och personer som deltar i förberedande besök anses inte vara deltagare i mobilitetsaktiviteter och beaktas därför inte vid beräkningen av bidraget till projektets genomförande.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har genomfört aktiviteten.
(c) Styrkande handlingar:
Bevis på deltagande i verksamheten i form av en försäkran som undertecknats av deltagaren och den mottagande organisationen, med uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum.
(d) Rapportering:
Samordnaren ska rapportera om all mobilitet som genomförts inom projektet, inklusive från värdlandet.
- Ungdomsarbetarnas mobilitet: Deltagarna ska rapportera om sina aktiviteter via ett webbaserat frågeformulär där de ger återkoppling om praktiska aspekter och kvalitetsaspekter på aktivitetsperioden, inklusive förberedelser och uppföljning.
- Ungdomsutbyten: Gruppledarna ska rapportera om sina aktiviteter via ett webbaserat frågeformulär där de ger återkoppling om praktiska aspekter och kvalitetsaspekter på aktivitetsperioden, inklusive förberedelser och uppföljning.
D. Inkluderingsstöd för organisationer
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att det totala antalet personer med sämre förutsättningar som deltar i mobilitetsaktiviteter multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag enligt bilaga IV till avtalet.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att deltagaren faktiskt har genomfört aktiviteten.
(c) Styrkande handlingar: Bevis på deltagande i verksamheten i form av en försäkran som undertecknats av den mottagande organisationen, med uppgift om deltagarens namn, verksamhetens syfte samt start- och slutdatum.
Dessutom följande: Handling som programkontoret har angett som relevant bevis på att deltagaren tillhör en av de kategorier av personer med sämre förutsättningar som anges i programhandledningen.
E. Förberedande besök
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidragsbeloppet beräknas genom att det totala antalet personer som deltar i de förberedande besöken multipliceras med tillämpligt enhetsbidrag enligt bilaga IV till avtalet inom de gränser som anges i programhandledningen.
(b) Utlösande händelse: den händelse som utgör villkoret för rätten till bidrag är att personen faktiskt har genomfört det förberedande besöket.
(c) Styrkande handlingar: bevis på deltagande i det förberedande besöket i form av ett program och en försäkran som undertecknats av deltagaren och den mottagande organisationen, med uppgift om personens namn och verksamhetens syfte.
II. TILLÄMPLIGA REGLER FÖR BUDETKATEGORIER PÅ GRUNDVAL AV ÅTERBETALNING AV FAKTISKA KOSTNADER
II.1 Villkor för återbetalning av faktiska kostnader
Om bidraget utgörs av en återbetalning av faktiska kostnader ska följande villkor gälla:
(a) Kostnaderna ska belastas bidragsmottagaren.
(b) Kostnaderna ska ha uppkommit under den period som anges i artikel I.2.2.
(c) De ska anges i den uppskattade budget som anges i bilaga II eller vara bidragsberättigande till följd av budgetöverföringar i enlighet med artikel I.3.3.
(d) De ska ha uppkommit i samband med projektet enligt beskrivningen i bilaga II och vara nödvändiga för projektets genomförande.
(e) De ska kunna identifieras och kontrolleras och vara upptagna i bidragsmottagarens räkenskaper i enlighet med de redovisningsstandarder som tillämpas i det land där bidragsmottagaren är etablerad och enligt dennes normala rutiner för kostnadsredovisning.
(f) De ska följa tillämplig skattelagstiftning och sociallagstiftning.
(g) De ska vara rimliga, berättigade och förenliga med principen om sund ekonomisk förvaltning, särskilt i fråga om sparsamhet och kostnadseffektivitet.
(h) De ska inte täckas av ett enhetsbidrag enligt avsnitt I i denna bilaga.
II.2 Beräkning av faktiska kostnader
A. Inkluderingsstöd för deltagare
a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidraget utgörs av en återbetalning av 100 % av de bidragsberättigande faktiska kostnader som uppkommit.
b) Bidragsberättigande kostnader: kostnader som är direkt kopplade till deltagare med sämre förutsättningar och deras medföljande personer och som tillkommer utöver de kostnader som stöds genom ett enhetsbidrag enligt avsnitt I i denna bilaga. Kostnader för resor och uppehälle får tas upp under denna budgetkategori om bidrag för samma deltagare inte har begärts under budgetkategorierna för resor och individuellt stöd.
c) Xxxxxxxxx handlingar: bevis på betalning av relaterade kostnader på grundval av fakturor, med uppgift om namn och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum.
d) Rapportering: Bidragsmottagaren ska för varje kostnadspost i denna budgetkategori redovisa typ av kostnader och faktiskt belopp på de kostnader som uppkommit.
B. Särskilda kostnader
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidraget utgörs av en återbetalning av 80 % av följande bidragsberättigande faktiska kostnader som uppkommit, med undantag av kostnader för viseringar, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg, som återbetalas till 100 %.
(b) Bidragsberättigande kostnader:
– Kostnader för en säkerhet vid förfinansiering som bidragsmottagaren har ställt, när programkontoret har krävt en sådan säkerhet enligt artikel I.4.2 i avtalet.
– Resekostnader som är så ekonomiska och ändamålsenliga som möjligt för bidragsberättigade deltagare, för vilka standardfinansieringsregeln inte täcker minst 70 % av de bidragsberättigande kostnaderna. De särskilda kostnaderna för dyra resor ersätter det separata resebidraget.
– Kostnader för viseringar, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg.
(c) Styrkande handlingar:
– Bevis på kostnaden för den finansiella säkerhet som ställs av det organ som tillhandahåller säkerheten till bidragsmottagaren, med uppgift om namn och adress för det organ som ställer den finansiella säkerheten, belopp och valuta för kostnaden för säkerheten samt datum och underskrift av det juridiska ombudet för det organ som ställer säkerheten.
– När det gäller resekostnader: bevis på betalning av relaterade kostnader på grundval av fakturor, med uppgift om namn och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum och resväg.
– När det gäller resekostnader som rör viseringar, uppehållstillstånd, vaccinationer och läkarintyg: bevis på betalning av relaterade kostnader på grundval av fakturor, med uppgift om namn och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum.
Mobilitet för ungdomsarbetare:
Kostnader för kompletterande verksamhet (systemutveckling och utåtriktad verksamhet)
(a) Beräkning av bidragsbeloppet: bidraget utgörs av en återbetalning av 80 % av de bidragsberättigande faktiska kostnader som är direkt kopplade till genomförandet av den kompletterande verksamheten, inklusive ett schablonbelopp för indirekta kostnader som inte överstiger 7 % av de bidragsberättigande kostnaderna för den kompletterande verksamheten.
(b) Bidragsberättigande kostnader:
− Kostnader som är direkt kopplade till genomförandet av den kompletterande verksamheten, inklusive kostnader för utläggning på entreprenad och inköp av varor eller tjänster om bidragsmottagaren sökt bidrag för och som godkänts av programkontoret och anges i bilaga I.
− Indirekta kostnader som rör bidragsmottagarens allmänna administrativa kostnader och som anses kunna belasta projektet (t.ex. räkningar avseende el eller internet, lokalkostnader, kostnader för fast personal) upp till högst 7 % av de bidragsberättigande direkta kostnaderna för den kompletterande verksamheten.
(c) Styrkande handlingar:
− För direkta kostnader: bevis på betalning av relaterade kostnader på grundval av fakturor för de faktiska kostnader som uppkommit, med uppgift om namn
och adress för det organ som utfärdat fakturan, belopp och valuta samt fakturadatum.
− För indirekta kostnader: inga styrkande handlingar krävs]
(d) Rapportering:
− För direkta kostnader: bidragsmottagaren ska för varje kostnadspost i denna budgetkategori redovisa typ av kostnader och faktiskt belopp på de kostnader som uppkommit.
− För indirekta kostnader: ingen rapportering krävs.
III. BIDRAGSBERÄTTIGANDE VILLKOR FÖR PROJEKTVERKSAMHET
a) Bidragsmottagaren ska säkerställa att den projektverksamhet som beviljats bidrag är bidragsberättigande i enlighet med reglerna i programhandledningen för Erasmus+.
b) Restid kommer inte att beaktas när det fastställs huruvida mobilitetsverksamhetens varaktighet uppfyller minimikraven för bidragsberättigande enligt programhandledningen.
c) Verksamhet som inte följer reglerna i programhandledningen för Erasmus+ (och de kompletterande reglerna i denna bilaga) ska förklaras som icke bidragsberättigande utgifter av programkontoret, och motsvarande bidragsbelopp för denna verksamhet ska återkrävas i sin helhet. Återkravet ska täcka alla budgetkategorier för vilka bidrag beviljades till den verksamhet som förklarats som icke bidragsberättigande.
IV. SLUTRAPPORT
Xxxx ackrediterade bidragsmottagare:
Slutrapporten bedöms tillsammans med deltagarnas rapporter och betygsätts enligt en skala upp till 100 poäng. Gemensamma utvärderingskriterier används för att mäta i vilken utsträckning projektet har genomförts i enlighet med den godkända bidragsansökan och Erasmus kvalitetsstandarder.
Bidragsmottagaren ska lämna in slutrapporten efter projektets slutdatum eller när den planerade verksamheten har slutförts.
Ackrediterade bidragsmottagare:
Slutrapporten bedöms tillsammans med deltagarnas rapporter och betygsätts enligt en skala upp till 100 poäng. Gemensamma utvärderingskriterier används för att mäta i vilken utsträckning projektet har genomförts i enlighet med de mål som fastställs i bilaga II till detta avtal, den godkända Erasmusplanen och Erasmus kvalitetsstandarder.
Bidragsmottagaren ska lämna in slutrapporten efter projektets slutdatum. Tidigare inlämning av slutrapporten kan betraktas som en begäran om förtida avslutande av bidragsavtalet, vilket kan leda till lägre poäng i utvärderingen.
V. NEDSÄTTNING AV BIDRAG VID BRISTFÄLLIGT, PARTIELLT ELLER SENT GENOMFÖRANDE
Programkontoret kan fastställa att ett projekt har genomförts bristfälligt, partiellt eller sent på grundval av den slutrapport som lämnas in av bidragsmottagaren (inklusive rapporter från enskilda deltagare i mobilitetsaktiviteterna).
Programkontoret kan även beakta information från andra relevanta källor som visar att projektet inte genomförs enligt avtalsbestämmelserna. Andra informationskällor kan omfatta övervakningsbesök, delrapporter som rör ackreditering, skrivbordskontroller eller kontroller på plats som utförs av programkontoret.
Om slutrapporten får mindre än 60 poäng totalt kan programkontoret sänka det slutliga beloppet på bidraget till genomförandet av projektet på grund av bristfälligt, partiellt eller sent genomförande av insatsen, även om alla rapporterade aktiviteter var bidragsberättigade och faktiskt genomfördes. I så fall kan bidraget komma att sänkas med
- 10 % om slutrapporten får minst 50 poäng men under 60 poäng,
- 25 % om slutrapporten får minst 40 poäng men under 50 poäng,
- 50 % om slutrapporten får minst 25 poäng men under 40 poäng,
- 75 % om slutrapporten får under 25 poäng.
VI. ÄNDRINGAR AV BIDRAGET (Ackrediterade bidragsmottagare)
Det högsta totala bidragsbelopp som anges i artikel I.3.1 får genom ändring av bidragsavtalet höjas i följande fall:
a) Om ytterligare medel blir tillgängliga för programkontoret för omfördelning till ackrediterade bidragsmottagare, förutsatt att den information som bidragsmottagaren tillhandahållit genom rapporterings- och förvaltningsverktyget för Erasmus+ visar att de kan genomföra ytterligare mobilitetsverksamhet.
b) Bidragsmottagaren kan fram till 12 månader från projektstarten lämna in en motiverad ansökan om ytterligare medel för särskilda kostnader och inkluderingsstöd för deltagarna om dessa ytterligare behov inte kan täckas genom överföring av medel inom ramen för det befintliga bidragsbeloppet utan att det skulle inverka negativt när det gäller att uppnå de mål som anges i bilaga II.
Programkontoret kommer att beakta sådana ansökningar om det finns medel tillgängliga för detta ändamål. Om en ansökan om ytterligare medel godkänns ska programkontoret bedöma om ändringen avseende ytterligare medel måste göras omedelbart eller i ett senare skede.
Programkontoret ska göra sin bedömning på grundval av det förfinansieringsbelopp som bidragsmottagaren redan har tillgång till, beloppet på de ytterligare medel som begärs och typ av godkända utgifter. Programkontoret ska snarast möjligt utfärda den ändring som krävs om den är nödvändig för att bidragsmottagaren ska kunna följa reglerna för tillhandahållande av inkluderingsstöd för deltagarna enligt vad som anges i de särskilda villkoren.
VII. KONTROLLER AV BIDRAGSMOTTAGAREN OCH TILLHANDAHÅLLANDE AV STYRKANDE HANDLINGAR
Bidragsmottagaren kan i enlighet med artikel II.27 i bilaga I till avtalet bli föremål för kontroller och revisioner i samband med avtalet. Syftet med kontrollerna och revisionerna är att undersöka om bidragsmottagaren har förvaltat bidragen enligt bestämmelserna i avtalet för att fastställa det slutliga bidragsbelopp som bidragsmottagaren har rätt till.
En kontroll av slutrapporten ska utföras för alla projekt. Dessutom kan projekten bli föremål för ytterligare skrivbordskontroll eller kontroll på plats om bidragsavtalet ingår i det urval som EU-kommissionen kräver att programkontoret ska göra eller om programkontoret har valt ut avtalet för en riktad kontroll på grundval av sin riskbedömning.
Bidragsmottagaren ska för kontrollen av slutrapporten och skrivbordskontrollen till programkontoret lämna papperskopior eller elektroniska kopior av de styrkande handlingar som anges i avsnitt I.2, såvida programkontoret inte begär att originalhandlingar ska lämnas in. Efter granskning av de styrkande handlingarna ska programkontoret återlämna originalen av handlingarna till bidragsmottagaren. Om bidragsmottagaren enligt lag inte får skicka originalhandlingar för slutrapporten eller skrivbordskontrollerna får i stället en kopia av de styrkande handlingarna skickas.
Programkontoret kan för alla typer av kontroller begära att bidragsmottagaren enligt artikel
II.27 i de allmänna villkoren lämnar in ytterligare styrkande handlingar eller bevis som normalt krävs för andra kontroller.
De olika kontrollerna ska omfatta följande:
a) Kontroll av slutrapporten
Kontrollen av slutrapporten görs hos programkontoret i det slutliga rapporteringsskedet för att fastställa det slutliga bidragsbelopp som bidragsmottagaren har rätt till.
Bidragsmottagarens slutrapport till programkontoret ska innehålla följande information (i tillämpliga fall enligt formatet för insatsen och det berörda projektet):
• Använda enhetsbidrag för följande budgetkategorier:
− Resebidrag
− Individuellt stöd
− Bidrag till projektets genomförande
− Inkluderingsstöd för organisationer
− Förberedande besök
• Faktiska kostnader som uppkommit inom följande budgetkategori:
− Inkluderingsstöd för deltagare
− Särskilda kostnader
− Kompletterande verksamhet som rör mobilitet för ungdomsarbetare
b) Skrivbordskontroll
Skrivbordskontrollen är en grundlig kontroll av styrkande handlingar som utförs hos programkontoret. Det kan göras under eller efter det slutliga rapporteringsskedet. På begäran från programkontoret ska bidragsmottagaren lämna in styrkande handlingar för alla budgetkategorier.
c) Kontroller på plats
Kontroller på plats utförs av programkontoret i bidragsmottagarens lokaler eller i andra lokaler av betydelse för genomförandet av projektet. Vid kontrollerna på plats ska bidragsmottagaren göra de styrkande handlingarna i original avseende alla budgetkategorier tillgängliga för programkontorets granskning och ge programkontoret tillgång till redovisade projektutgifter i bidragsmottagarens räkenskaper.
Kontrollerna på plats kan bestå av följande:
- Kontroll på plats under projektets genomförande: Denna kontroll görs under projektets genomförande för att programkontoret direkt ska kunna kontrollera faktiska förhållanden och bidragsberättigande. Den avser all projektverksamhet och alla deltagare.
- Kontroll på plats efter projektets slutförande: Denna kontroll görs efter att projektet har slutförts, normalt sett efter kontrollen av slutrapporten.