Intern Postservice
Intern Postservice
Särskilda villkor Gäller fr o m 2020-01-01
Det är PostNord Sverige AB (org. nr. 556711-5695) som till- handahåller denna tjänst. Annat dotterbolag till PostNord Group AB (org. nr. 556128-6559) kan vara befullmäktigad att ingå avtal å PostNord Sverige AB s vägnar. PostNord Sverige AB är dock alltid kundens avtalspart. Med ”PostNord” avses i dessa särskilda villkor samt prisbilagan och eventuella övriga avtalsbilagor tillhörande denna tjänst PostNord Sverige AB.
1 Inledning
Med intern postservice avses att PostNord utför postservice- tjänster åt Kunden på de villkor som framgår av kundavtalet (”Avtalet”).
2 Uppdragets omfattning
Uppdraget omfattar interna postservicetjänster (”Tjänster”) vilka regleras mellan PostNord och Kunden i överenskommet kunduppdrag (”Kunduppdraget”).
3 Definitioner
3.1 Externa försändelser
Med externa försändelser (”Externförsändelser”) avses försän- delser som tagits emot av PostNord eller annan postoperatör för distribution i operatörens postnät.
3.2 Interna försändelser
Med interna försändelser (”Internförsändelser”) avses försän- delser som enligt Xxxxxxxxxxxxx distribueras till och från Kun- den eller internt hos Xxxxxx.
4 Ändring av Tjänst
4.1 Ändring
Vid ändring av Tjänst eller då Tjänst tillkommer eller tas bort skall detta överenskommas i nytt Kunduppdrag.
5 PostNords åtagande
5.1 Åtagande
De Tjänster som PostNord skall utföra framgår av Kundupp- draget.
PostNord ska utföra Tjänsterna på ett fackmannamässigt sätt.
PostNord ska utföra Tjänsterna helgfri måndag-fredag med un- dantag av midsommar-, jul- och nyårsafton såvida inte annat framgår av Kunduppdraget.
6 Kundens åtagande
6.1 Åtagande
Kunden ska i god tid före det att PostNord börjar utföra Tjäns- terna bereda PostNord tillträde till erforderliga lokaler hos Kunden samt aktivt bereda PostNord tillfälle och möjlighet att sätta sig in i Kundens rutiner för utförandet av Tjänsterna
1 Inom EU och EES gäller Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) 016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av
samt i övrigt lämna det underlag och den medverkan som er- fordras för att PostNord ska kunna utföra Tjänsterna på avtalat sätt.
PostNord har rätt att i skälig omfattning medverka vid Kun- dens interna information avseende Tjänster som PostNord skall utföra.
6.2 Överenskommelse
Såvida inte annat skriftligen överenskommits i Kunduppdraget ska Kunden, i den omfattning som erfordras för utförandet av Tjänsterna, tillhandahålla och bekosta
a) lokaler och utrymmen, samt erforderlig kringutrustning, (t.ex. pallyft, postvagnar, kuverterings- och sprättnings- maskin, sorteringsfack, våg, datorer, möbler m.m.),
b) fast telefon, kuvert, porto, kontorsmaterial samt förbruk- ningsmaterial,
c) ”uppdaterat adressökningsregister i digitaliserad form med namn- och adressuppgifter. Kunden ansvarar för så- dana personuppgifter i egenskap av personuppgiftsan- svarig och PostNord ansvarar gentemot Xxxxxx såsom personuppgiftsbiträde enligt gällande personuppgiftslag- stiftning.”
d) system för adressering och utskrift av paket- och kurir- handlingar,
e) erforderlig skyddsutrustning,
f) erforderlig utbildning till PostNords personal. För sådan personal svarar PostNord dock för lönekostnader och ev. resekostnader samt uppehälle.
6.3 Informera
Kunden ska i god tid informera PostNord om kända volymtop- par t.ex. vid större kampanjer som kan påverka PostNords di- mensionering av bemanning och övriga resurser.
6.4 Lastbärare
Postbehållare, transportlådor eller andra lastbärare som tillhör PostNord får inte användas av Kunden för annat ändamål än i samband med Tjänsterna. Lastbärare ska omedelbart återläm- nas till PostNord när de inte längre behövs.
6.5 Ändring
Alla ändringar i Kundens verksamhet som kan antas påverka PostNords utförande av Tjänsterna ska meddelas PostNords kontaktperson enligt Kunduppdraget.
7 Personuppgiftsbiträdesavtal
När PostNord inom ramen för Kunduppdraget behandlar per- sonuppgifter för Kundens räkning som personuppgiftsbiträde enligt dataskyddslagstiftningen1 gäller detta personuppgiftsbi- trädesavtal.
Kategorier av personuppgifter som behandlas och kategorier av registrerade vars uppgifter behandlas framgår av Kundupp- draget och dess bilagor. Det kan t.ex. röra sig om namn, kon- taktuppgifter, adress, bank-/kontouppgifter, innehåll i försän- delser och, i förekommande fall, särskilda kategorier av per-
direktiv 95/46/EG (General Data Protection Regulation) (”GDPR”) och komplette- rande nationell lagstiftning
sonuppgifter hänförliga till t.ex. hälsa, facktillhörighet och poli- tisk åskådning avseende Kundens anställda, kunder och mot- tagare av försändelser.
Personuppgifterna behandlas av PostNord för ändamålet att fullgöra PostNords åtaganden under Kunduppdraget, så länge som krävs för Kunduppdraget.
PostNord åtar sig att endast behandla personuppgifterna i en- lighet med dessa Särskilda Villkor, Kunduppdraget och dess bi- lagor.
PostNord åtar sig att uppfylla de åtaganden som följer av till- lämplig dataskyddslagstiftning, däribland i artikel 28.3 a)-h) GDPR.
PostNord har en generell rätt att anlita underleverantörer för fullgörandet Kunduppdraget. I den utsträckning PostNord anli- tar underleverantörer som kommer att behandla personuppgif- ter (underbiträden) ska följande gälla. PostNord ska på begä- ran meddela Xxxxxx om eventuella planer på att anlita nya el- ler ersätta underbiträden så att Xxxxxx har möjlighet att in- vända mot sådana ändringar. I förhållande till de underbiträ- den som anlitas ska PostNord ingå avtal om personuppgiftsbe- handling på villkor som uppfyller kraven i dataskyddslagstift- ningen. Om PostNord anlitar underbiträden i tredje land åtar sig PostNord att säkra laglig grund för överföringen till tredje land enligt dataskyddslagstiftningen, t.ex. genom att, för Kun- dens räkning och med Kundens mandat, teckna ett så kallat Data Transfer Agreement som innehåller EU-kommissionens standardklausuler.
PostNords ansvar för eventuell skada i anslutning till Post- Nords åtaganden under denna punkt 7 ska för varje avtalsår inte överstiga motsvarande femton (15) % av vad PostNord fakturerar Kunden under dessa Särskilda Villkor under avtalså- ret ifråga.
8 Ersättning
8.1 Ersättning
Den ersättning som Kunden skall erlägga till PostNord för Tjänsterna framgår av Kundavtalet.
8.2 Utökning
Skulle Tjänsterna komma att utökas enligt punkt 4.1 har Post- Nord rätt till en i förhållande till utökningen motsvarande upp- justering av ersättningen baserad på den timersättning för personal som ligger till grund för ersättningen enligt punkt 7.1, fr.o.m. den tidpunkt då utökningen sker.
9 Fullmakter
Genom undertecknandet av detta Avtal har Kunden gett Post- Nord erforderliga fullmakter för utförandet av Tjänsterna.
10 Särskilt om Rek och Värde
10.1 Rek
Uppdraget omfattar rekommenderade försändelser (”Rek”) som PostNord skall distribuera från utlämningsstället hos Post- Nord till överenskommet avlämningsställe hos Kunden och omvänt. Under sådan distribution tillämpas PostNords vid var tid gällande villkor för Xxx.
10.2 Gul Värdeväska
Vid hämtning ska Kunden överlämna avgående Rek och EMS till PostNords chaufför, lagda i PostNords gula värdeväska. Försändelser som inte ryms i värdeväskan ska fästas ihop med värdeväskan med gummiband. Transportsedel/fakturaunderlag för frankering med Porto Betalt ska medfölja i värdeväskan.
Värdeväskan ska alltid placeras överst i PostNords blåa trans- portlåda. Kunden erhåller inlämningskvitto på de Rek och EMS som PostNord har tagit emot vardagen efter utförd hämtning.
Gul värdeväska tillhandahålls av PostNord.
Vid utkörning ska PostNord lämna ankommande Xxx och EMS till behörig företrädare för Kunden, lagda i PostNords gula vär- deväska. Samtidigt med väskan skall en kvittenslista
över antal försändelser överlämnas till Kunden mot kvittens. Finns inte behörig företrädare anträffbar hos Kunden ska Post- Nord hålla försändelserna tillgängliga för Kundens avhämtning på PostNords utlämningsställe inom skälig tid.
Rek där personnamn står överst i adressen före företagsnam- net ingår inte i tjänsten.
10.3 Värde
Har Kunden och PostNord i kunduppdraget överenskommit om befordran av värdeförsändelser (”Värde”) från utlämningsstäl- let hos PostNord till överenskommet avlämningsställe hos Kun- den och omvänt skall PostNords vid var tid gällande ”instrukt- ion för transport av betalningsmedel” tillämpas. Det åligger PostNord att hålla Xxxxxx informerad om Xxxxxxx åtagande enligt instruktionen.
11 Ansvar
11.1 PostNords allmänna villkor
För PostNords ansvar vid dröjsmål, fel eller brist vid utförandet av Tjänsterna gäller villkoren i PostNords Allmänna Kundvillkor för Näringsidkare och andra organisationer (PAKN), xxxxxxxx.xx/xxxxxxx varvid PostNords ansvar för befordran av försändelser i det allmänna postnätet även ska gälla för Post- Nords hantering av Internförsändelser.
11.2 Värde och Rek
För Värde och Xxx ansvarar PostNord i enlighet med vid var tid gällande villkor för Xxxxx och Xxx t.o.m. resp. fr.o.m. kvittens- tidpunkten.
11.3 Vid fel
Oavsett vad som framgår av punkt 10.1 och 10.2 är PostNords ansvar vid fel, brist eller dröjsmål alltid begränsat till
en (1) MSEK.
12 Preskription
12.1 Preskriptionstid
Kunden ska skriftligen reklamera fel eller brist vid utförandet av Tjänsterna inom två (2) månader från det att Kunden upp- täckt eller bort upptäcka fel, brist eller dröjsmål. Fel, brist eller dröjsmål som inte reklamerats till PostNord inom sagda tid kan inte göras gällande mot PostNord.
12.2 Anspråk
Anspråk mot part enligt detta Avtal får endast göras gällande under förutsättning av att talan väckts inom tolv (12) månader efter det att den skadeståndsgrundande händelsen kom eller borde ha kommit till partens kännedom.
13 Samverkan och kontaktpersoner
13.1 Samverkansgrupp
För att tillse att Uppdraget utförs på ett tillfredsställande sätt och för att möjliggöra för parterna att regelbundet utvärdera, kvalitetssäkra och utveckla verksamheten skall när part så be- gär en samverkansgrupp (”Samverkansgruppen”) tillsättas.
Samverkansgruppen skall bestå av två namngivna personer från vardera parten om inte annat överenskoms. Parterna skall utse kontaktpersoner i avtals- och driftfrågor (”Kontaktperso- nerna”).
Samverkansgruppen ska träffas regelbundet enligt en inom gruppen fastställd sammanträdesplan eller på parts begäran.
Parterna skall även utse kontaktpersoner i avtals- och driftfrå- gor (”Kontaktpersonerna”).
Samverkansgruppen eller Kontaktpersonerna har inte rätt att göra ändringar eller tillägg till Avtalet.
Vardera part står för sina egna kostnader för medverkan i Samverkansgruppen och för resp. Kontaktperson.
Vem som är kontaktperson och deltagare i Samverkansgrup- pen skall framgå av Kunduppdraget.
13.2 Kontaktpersoner
Skifte av deltagare i Samverkansgruppen eller av Kontaktper- soner ska omedelbart och skriftligen meddelas motparten.
14 Säkerhet
14.1 Säkerhetsföreskrifter
När PostNord utför Tjänst hos Xxxxxx skall PostNord följa av Kunden meddelade miljö- och säkerhetsföreskrifter. Om dessa föreskrifter enligt PostNords bedömning är mer betungande för PostNord än de föreskrifter som gällde dessförinnan skall Post- Nord ha rätt till en skälig tilläggsersättning.
15 Publicitet
All publicitet utanför parts resp. koncern om detta avtal och dess innehåll ska i förväg godkännas av den andra parten.
16 Fullständig reglering
Detta Avtal utgör Parternas fullständiga reglering av alla frågor som Avtalet berör. Alla skriftliga eller muntliga åtaganden eller utfästelser som har föregått detta Avtal ersätts således av in- nehållet däri.