Service Level Agreement (SLA) 2.0

Service Level Agreement (SLA) 2.0

Servicenivåöverenskommelse mellan

HR-servicecenter

och

samverkande kommuner

Mars 2022

Dokumentinformation SLA 2.0

Service Level Agreement (SLA) 2021-11-18 är den andra versionen av servicenivåöverenskommelse mellan samverkande kommuner och HR-servicecenter.

SLA 2.0 visar vad samverkande kommuner respektive HR-servicecenter ansvarar för inom området löne- och pensionsrelaterade tjänster från och med 2022-03-01 för att kunna säkra hög kvalitet och effektiv handläggning med en god användarupplevelse.

Process: Anger den övergripande processen
Tjänst: Anger aktuell tjänst i den övergripande processen
Aktivitet: Anger aktiviteter för den aktuella tjänsten
Kommunens ansvar/Samverkande parts ansvar: Anger kommunens, bolagets och förbundets ansvarstagande, ett kvalitetsfundament för att HR- servicecenter ska kunna realisera, efterleva och vidareutveckla utlovade servicenivåer.
HR-servicecenters ansvar: Anger HR-servicecenters ansvar
Servicenivå: Anger HR-servicecenters servicenivå
Kommentar: Kompletterande information

Servicenivå
Servicenivå är aktuellt för de aktiviteter som bedöms som relevanta och är möjliga att mäta kvalitativt eller kvantitativt.

Om inget annat anges är antalet dagar i tidsangivelsen i servicenivåerna antal arbetsdagar utifrån HR-servicecenters kontorstid.

HR-servicecenters analoga öppettider är helgfria vardagar klockan 8-17, dag före helgdag klockan 8-12 och under perioden 16/6 – 31/8 gäller kontorstiden 8-16:30.
HR-servicecenters digitala öppettider är dygnet runt sju dagar i veckan med möjlighet att registrera och anmäla ärende på följande sätt:

E-post: xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Ärendesupporten (HelpDesk): xxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx.xx/
Chatbot: Beräknad leverans under hösten 2022
Ärende i denna kanal besvaras inom 24 timmar om inte FAQ, webb eller guider har gett svar eller vägledning och frågeställningen fortsatt är öppen.

Funktionerna för attest och nyuppläggning/ändring av anställningsuppgifter är stängda i minimal omfattning i samband med slutlig bearbetning av lön samt under systemunderhåll och vid uppgradering. Dessa dagar räknas inte som arbetsdagar.

Generellt
HR-servicecenter ger support till medarbetare, chefer, chefsstöd. HR-servicecenter ger support i Personec P självservice och i frågor gällande lön- och pensionsadministration. Avtals- och arbetsgivarfrågor hanteras av respektive kommun.

HR-servicecenter tillämpar en väg in för att säkra hög grad av tillgänglighet, effektiva flöden och kvalitet. Det innebär att samtliga ärenden, såsom lön- och pensionsärende ska inkomma via HR-servicecenters kundsupport: telefon, supportmejl eller helpdesk. Genom att tillämpa en väg in underlättar vi vardagen för användare samt minskar sårbarheten och det skapas en spårbarhet och uppföljningsmöjlighet av respektive ärende med tillhörande historik.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Nyanställning Förlängning av visstidsanställning.	Registrering av anställning i lönesystemet.	Registrera och attestera anställningsavtal i WinLas.	Registrera anställningsuppgifter i lönesystemet.	Nyanställda och förlängning av visstidsanställning: anställning registreras senast 7 arbetsdagar efter att anställningsavtal är beviljat i WinLas.	Ferie- och uppehållsanställda förutsatt att aktuella arbetsår finns upplagda i lönesystemet.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Förändring av anställning. Ny anställning, redan anställd i kommunen.	Registrering av förändrad/ny anställning i lönesystemet.	Registrera och attestera anställningsavtal i WinLas.	Registrera anställningsuppgifter i lönesystemet.	Ny anställning för redan befintligt anställda: ny anställning registreras till aktuell löneperiod innan anställningens från och med datum.	För att överflyttning av semesterdagar med mera ska bli rätt måste dessa anställningar hanteras i lönesystemet i anslutning till att tidigare anställning avslutas.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Ändring av anställningsuppgifter, Ändrad placering.	Registrering av ändrad placering i lönesystemet.	Lämna underlag till HR-servicecenter. Underlag lämnas via WinLas. De uppgifter som inte går att registreras i WinLas lämnas via blankett.	Uppdatera lönesystemet med nya uppgifter.	Ändrad placering registreras inom 7 arbetsdagar efter underlag inkommit.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Ändring av anställnings-uppgifter Ändrad kontering.	Ändring av kontering på anställning i lönesystemet.	Lämna underlag till HR-servicecenter. Underlag lämnas via WinLas. De uppgifter som inte går att registreras i WinLas lämnas via blankett.	Uppdatera lönesystemet med nya uppgifter.	Senast innan huvudutbetalning i aktuell månad.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Bevakning av tidsbegränsad anställning och lönetillägg.	Bevakning av tidsbegränsad anställning och lönetillägg.	Bevaka och ev. förlänga tidsbegränsad anställning och lönetillägg.	Om ingen förlängning inkommer avslutas tidsbegränsad anställning och lönetillägg.	Tidsbegränsad anställning och tidsbegränsade lönetillägg avslutas om förlängning inte inkommer.	Tidsbegränsade anställningar samt tidsbegränsade lönetillägg som inte förlängs bevakar HR-servicecenter och avslutar när anställningen och/eller lönetillägget upphör.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Skatt.	Uppdatering av skatteavdrag.	Inget ansvar.	Hämta skatteuppgifter från Skatteverket.	1 gång per månad.	Uppdaterad skatteuppgift från Skatteverket läses in i lönesystemet en gång i månaden.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Avslut.	Avslutning av anställningar och utbetalning av slutlön.	Lämna underlag med avgångsorsak. Underlag lämnas via WinLas. Om inte funktion avslut finns i WinLas används attesterad uppsägningsblankett.	Avsluta anställning enligt underlag och betala ut slutlön.	Avslut registreras den månad datum anställningen upphör.	Utbetalning av slutlön sker alltid månaden efter anställningens upphörande.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Intyg.	Inkomstintyg.	Förfrågningar från t ex. Försäkrings-kassan som inkommer till kommunen vidarebefordras till HR-servicecenter.	Utfärda inkomstintyg efter begäran från den anställde, Försäkringskassan m fl.	Senast 14 kalenderdagar efter inkommen förfrågan.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Intyg.	Arbetsgivarintyg till a-kassa.	Förfrågningar som inkommer till kommunen vidarebefordras till HR-servicecenter.	Utfärda arbetsgivarintyg till a-kassa efter begäran från den anställde.	Senast 14 kalenderdagar efter inkommen förfrågan.	Arbetsgivarintyg lämnas på webb xxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Högriskskydd.	Rekvirera ersättning.	Lämna beslut från Försäkringskassan gällande högriskskydd.	Genomföra rekvirering.	Minst två gånger per år.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Partiell pension och partiell sjukersättning.	Omreglering av anställning på grund av partiell pension eller partiell sjukersättning.	Lämna beslut om partiell pension/ partiell sjukersättning där arbetstidens förläggning framgår samt nytt anställningsavtal till HR-servicecenter.	Registrera ny anställning enligt nytt anställningsavtal och beslut om partiell pension/partiell sjukersättning.	Ny anställning för redan befintligt anställda: ny anställning registreras till aktuell löneperiod innan anställningens fr.o.m. datum.	För att överflyttning av semesterdagar med mera ska bli rätt måste dessa anställningar hanteras i lönesystemet i anslutning till att tidigare anställning avslutas.
Hantera person- och anställningsuppgifter.	Löneutmätning.	Utmätning av lön/ersättningar enligt beslut från Kronofogde-myndigheten.	Genomföra inbetalning till Kronofogde-myndigheten enligt utanordning.	Genomföra löneutmätningar efter underlag från Kronofogde-myndigheten, utfärda en utanordning samt redovisa till kommunen.	Utanordning och redovisning lämnas till kommun senast dag för huvudutbetalning.
Hantera lönerelaterade underlag.	Registrering av manuella underlag som avser föregående månad.	Registrering av manuella underlag som avser före-gående månad, till exempel arvodister, uppdragstagare, beslut om förmån, förmånsbil med mera.	Attestera i lönesystemet och lämna korrekt underlag enligt tidplan till HR-Servicecenter.	Registrera underlag inkomna enligt tidplan till aktuell månads löneutbetalning.	Underlag inkomna enligt tidplan hanteras till innevarande månads lön.	Underlag inkomna efter senaste datum enligt tidplan hanteras i mån av tid. Övriga hanteras till nästkommande huvudutbetalning.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Hantera rättelser.	Oattesterade poster – Avvikande tjänstgöring.	Poster för avvikande tjänstgöring som inte är attesterade och därför inte kommer med till huvudutbetalning.	Chef attesterar i Personec P, självservice och meddelar HR-servicecenter vem det gäller och vilka poster det avser. Använd förslagsvis tidutvärdering, markera posterna och komplettera med namn och personnummer. Chef begär rättelse.	Registrera rättelsen i lönesystemet.	Utbetalning nästkommande huvudutbetalning.
Lönehantering.	Löneskuld.	Återkrav av för mycket erhållen lön.	Chef meddelar anställd att skuld uppstått. Kommunen driver in skulden.	Meddela chef att löneskuld uppstått. Om möjlighet finns regleras löneskulden vid nästkommande löneutbetalningar (högst 3 månader). Om möjlighet inte finns skickas ett fakturaunderlag till kommunen som tar över hanteringen av återkrav. HRSC korrigerar bruttolön och arbetsgivardeklaration.	Chef meddelas så snart skulden uppstår i lönesystemet.	Eventuell skuld uppstår i samband med att lön verkställs. Eventuell avbetalningsplan hanteras av resp. kommun.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Förvalta och underhålla systemet.	Organisations- förändringar.	Hantera löpande organisations-förändringar som omfattare högst 100 anställda.	Lämnar underlag senast den 1:a månaden innan omorganisation träder i kraft.	Administrera organisations-förändringen i lönesystemet enligt gällande rutin.		Följ framtagen rutin. Vid större organisations-förändringar sker detta i samverkan och projektform.
Förvalta och underhålla systemet.	Löneöversyn.	Filer till förhandlingsmodul i samband med löneöversyn.	Beställa förhandlings-underlag.	På begäran exportera förhandlingsunderlag till utsedd kontakt hos kommun.	Inom 3 dagar.
Förvalta och underhålla systemet.	Löneöversyn.	Importera nya löner till lönesystemet.	Tillhandahålla filer med nya löner från förhandlingsmodulen. Datum för at t lämna förhandlingsfiler bestäms i dialog med HRSC utifrån varje enskild kommuns förutsättningar vid det aktuella tillfället.	Importera nya löner årligen efter lönerevision.	Enligt tidplan.	Ny lön betalas ut till nästkommande huvudutbetalning.
Förvalta och underhålla systemet.	Bankfil till löneutbetalande bank.	Skapa bankfil för huvudutbetalning och ev. extrautbetalningar.	Attestera bankfil hos banken enl. tidplan. Om kommun är mottagare av bankfil ansvarar kommunen även för att skicka bankfil till banken.	Skapa bankfil samt skicka till bank eller kommun beroende på överenskommelse.	Enligt tidplan. Samma dag som verkställan.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Förvalta och underhålla systemet.	Ekonomifil.	Skapa ekonomifil för huvudutbetalning och ev. extrautbetalningar.	Läsa in fil i kommunens ekonomisystem enl. tidplan. Hantera ev. fel vid inläsning av fil i kommunens ekonomisystem.	Skapa ekonomifil samt skicka till kommun.	Enligt tidplan. Samma dag som verkställan.
Förvalta och underhålla systemet.	Arbetsgivaravgift på individnivå (AGI).	Skapa fil för AGI i samband med löneutbetalningar.	Godkänna uppgifter gällande AGI på Skatteverkets arbetsgivarsida.	Lämna fil till Skatteverket gällande XXX.	Senast den 3:e vardagen i månaden.
Förvalta och underhålla systemet.	Ombokningsfil.	Skapa ombokningsfiler för ombokning av redan verkställda löneposter.	Skicka in underlag till HR-servicecenter för ombokning.	Omboka löneposter enl. underlag.	Enligt tidplan.	Gäller ej Helsingborg, Svalöv och Höganäs.

Process	Tjänst	Aktivitet	Kommunens ansvar	HR-servicecenters ansvar	Servicenivå	Kommentar
Lönehantering.	Löneöversyn.	Hantera rättelser i samband med löneöversyn.	Skicka attesterat lönebeslut enl. kommunens rutin.	Registrera rättelsen i lönesystemet.	Rättelse hanteras till nästkommande huvudutbetalning.	Ex då rättelse krävs: Anställning saknas i filen, Lönetillägg saknas i filen, Avslutat lönetillägg finns med i filen, Fel anställning finns med i filen.
Pension.	Pensionsansökan.	Hantera pensionsansökan.	Lämna pensionsansökan till HRSC.	Handlägga pensionsansökan.	Påbörjad inom 5 arbetsdagar.
Pension.	Tjänstegruppliv.	Xxxxxxx tjänstegrupplivs-försäkringsärende.	Informera HR-servicecenter om dödsfall.	Handlägga tjänstegrupplivs-försäkringsärende.	Påbörjad inom 5 arbetsdagar.	Anmälan om dödsfall kan även inkomma från anhörig, begravningsbyrå, KPA eller Skatteverket.
Pension.	Löneväxling.	Hantera löneväxling i lönesystemet.	Skicka in beslut om löneväxling till HR-servicecenter senast enl. tidplan för manuella underlag.	Registrera löneväxling i lönesystemet.	Underlag inkomna enl. tidplan för manuella underlag hanteras till innevarande huvudutbetalning.	Underlag inkomna efter senaste datum enligt tidplan hanteras i mån av tid. Övriga hanteras till nästkommande huvudutbetalning.