Allmänna villkor
Allmänna villkor
Minor Field Studies 2020
Allmänna villkor för bidrag inom Minor Field Studies
Vid tillämpning av dessa allmänna villkor definieras innebörden av följande ord eller uttryck som nedan:
”Ansökare” avser universitet, högskola eller enskild utbildningsanordnare som inlämnar en
ansökan om bidrag till UHR.
”Ansökan om bidrag” är den ansökan som ligger till grund för UHR:s beslut om beviljat
bidrag.
”Överenskommelsen” avser UHR:s beslut och överenskommelse om beviljat bidrag samt
xxxxxxx och anger UHR:s och bidragsmottagarens respektive åtaganden. Överenskommelsen är att likställa med ett ingånget avtal.
”Bidrag” avser totalt beviljat finansiellt stöd från UHR till bidragsmottagare. Bidraget utgörs
av stipendiemedel och stöd för administrativa kostnader.
”Bidragsmottagare” avser en ansökare som beviljats bidrag från, och är avtalande part gentemot, UHR.
”Projektet” utgörs av den samlade insats med aktiviteter (x antal fältstudier samt
administration) som bidragsmottagaren beviljats bidrag för att genomföra.
”Projektdeltagare” är den stipendiat som får stipendiemedel beviljat från bidragsmottagaren. Projektdeltagare är inte avtalande part gentemot UHR.
”Stipendiemedel” är det ekonomiska stöd som projektdeltagaren erhåller från
bidragsmottagaren.
”Fältstudie” är den aktivitet som projektdeltagare förbinder sig att genomföra.
”Projektbeskrivning och specificerad budget” avser det elektroniska dokument som
innehåller uppgifter om projektets omfattning och finansiering.
§ 1 – Behörig ansökare
Behörig ansökare söker bidrag från UHR med en central ansökan och är universitet, högskola eller enskild utbildningsanordnare enligt Universitetskanslersämbetet (UKÄ):
Xxxxxxxx designhögskola, Blekinge tekniska högskola, Chalmers tekniska högskola, Enskilda högskolan Stockholm, Ericastiftelsen, Ersta Sköndal Bräcke högskola, Försvarshögskolan, Gammelkroppa skogsskola, Gymnastik- och idrottshögskolan, Göteborgs universitet, Handelshögskolan i Stockholm, Högskolan Evidens, Högskolan i Borås, Högskolan i Dalarna, Högskolan i Gävle, Högskolan i Halmstad, Högskolan i Jönköping, Högskolan i Kristianstad, Högskolan i Skövde, Högskolan Väst, Johannelunds teologiska högskola, Karlstad universitet, Karolinska institutet, Konstfack, Kungliga Konsthögskolan, Kungliga Musikhögskolan Stockholm, Kungliga Tekniska högskolan, Linköpings universitet, Linnéuniversitet, Luleå tekniska universitet, Lunds universitet, Malmö universitet, Mittuniversitet, Mälardalens högskola, Newmaninstitutet, Röda Korsets högskola, Skandinaviens Akademi för Psykoterapiutveckling, Sophiahemmet högskola, Stockholms konstnärliga högskola, Stockholms Musikpedagogiska Institut, Stockholms universitet, Svenska institutet för kognitiv psykoterapi, Sveriges lantbruksuniversitet, Södertörns högskola, Umeå universitet, Uppsala universitet, Örebro teologiska högskola, Örebro universitet.
§ 2 – Överenskommelse mellan UHR och bidragsmottagare
Vid inskickande av ansökan accepterar ansökaren, genom företrädare på behörig nivå, ingående av överenskommelse med UHR. Överenskommelsen träder i kraft det datum UHR fattar beslut om beviljat bidrag och gäller, oavsett om det beviljade beloppet motsvarar ansökt belopp eller inte.
§ 3 – Beslut och överenskommelse om beviljat bidrag
UHR meddelar bidragsmottagaren beviljat bidrag och överenskommelsens omfattning.
Bidraget består av stipendiemedel för fältstudier fastställt till en schablon om 27 000 svenska kronor per projektdeltagare. Bidraget består även av ett finansiellt stöd för administration hos bidragsmottagaren i form av ett schablonpåslag om 3 000 svenska kronor per beviljat stipendium.
Om bidragsmottagaren beviljas bidrag som uppgår till 300 000 kronor eller mer, utgår även ett automatiskt extra bidrag för ålagd revision på 10 000 kronor.
UHR tillåter inte att bidragsmottagaren omfördelar bidrag för stipendiemedel till stöd för administration och revision eller vice versa. Beviljade stöd för administration och revision kan dock omfördelas sinsemellan enligt vad som anges under §7 i detta dokument.
§ 4 – Projektperiod
Projektperioden sträcker sig från UHR:s datum för beslut och överenskommelse om beviljat bidrag till och med 31 augusti 2022.
Projektperioden reglerar när kostnader som rör bidragsmottagarens administration får upptas och när projektdeltagarnas fältstudier får genomföras. Perioden inkluderar tiden fram till och med inskickande av bidragsmottagarens slutrapport inklusive inskickande av revisorns intyg enligt vad som anges under § 16 i detta dokument. Projektperioden innefattar även projektdeltagares inskickande av deltagarrapport.
§ 5 – Avtalsperiod
Avtalsperioden sträcker sig från UHR:s datum för beslut och överenskommelse om beviljat bidrag till och med 31 mars 2023.
Avtalsperioden reglerar överenskommelsens giltighetstid mellan UHR och bidragsmottagaren och inkluderar tiden fram till och med UHR:s bedömning av inkomna slutrapporter och deltagarrapporter samt eventuell reglering av återkrav och avslutande av ärende.
Om UHR:s finansiär, Riksrevisionen eller annan intern eller extern revisor lyfter behov av kompletteringar eller förtydliganden, förbehåller sig UHR rätten att återgå till bidragsmottagren även efter att avtalsperioden har löpt ut.
§ 6 – Utbetalning av bidrag
Utbetalning av bidrag från UHR sker i anslutning till att överenskommelsen trätt i kraft. Utbetalning sker i svenska kronor (SEK) och i enlighet med vad som föreskrivs i beslut om beviljat bidrag. Ingen rekvisition behövs.
§ 7 – Ersättningsgilla kostnader för administration och eventuell revision Finansiellt stöd för administration och eventuell revision delfinansierar kostnader som uppstår hos bidragsmottagaren för att hantera projektet inom projektperioden. Det inkluderar exempelvis förberedelser av projektdeltagare innan avresa från Sverige, försäkringar för projektdeltagare och revision av slutrapporteringen till UHR. Ersättningsgilla kostnader:
• får inte överstiga vad som anges i projektbeskrivning och specificerad budget, i enlighet med beslutsbrevet som förmedlas från Universitets- och högskolerådet.
• ska kunna identifieras och verifieras i bidragsmottagarens bokföring.
• ska vara rimliga, berättigade och följa principerna om ansvarsfull ekonomistyrning, framförallt vad avser hushållning med resurser och kostnadseffektivitet.
• lönekostnader ska bokföras på ett systematiskt sätt under hela aktivitetsperioden och ska kunna verifieras med underliggande dokumentation.
• för inrikes och utrikes tjänsteresor (resa, hotell och dagtraktamente) får högst uppgå till vad som regleras i statliga regler för tjänsteresor. Vid utlandsresor får bidraget endast användas för biljett till lägsta tillgängliga pris enligt IATA. I samband med beställning av resa ska möjligheter till bästa pris, rabatter enligt statliga ramavtal alltid utnyttjas.
• som är personalrelaterade ska vara i enlighet med kollektivavtal.
§ 8 – Bidragsmottagares urval av projektdeltagare
Bidragsmottagarens urval av projektdeltagare ska ske genom en ansökningsprocess hos bidragsmottagaren. Ansökningsomgången ska vara öppen för studenter som:
• genomför examensarbete på grund- eller avancerad nivå (kandidat-, magister- och mastersnivå).
• är registrerade vid universitetet, högskolan eller enskilda utbildningsanordnaren, enligt vad som anges under § 1 i detta dokument.
• är svenska medborgare eller har permanent uppehållstillstånd (PUT) i Sverige. EU- medborgares permanenta uppehållsrätt (PUR) är inte likställt med permanent uppehållstillstånd (PUT) och berättigar inte till stipendiemedel. Projektdeltagare från övriga Norden som inte är svensk medborgare ska ha varit folkbokförd i Sverige sedan minst ett år vid tidpunkten för bidragsmottagarens beslut om tilldelning av stipendiemedel.
• aldrig har påbörjat utbildning på forskarnivå.
Bidragsmottagarens urval av projektdeltagare ska utföras av en centralt tillsatt bedömningsgrupp med kompetens att bedöma inkomna ansökningar, utan jäv i en dokumenterad transparent process. I varje individuell ansökan ska bedömningsgruppen bedöma:
• fältstudiens akademiska kvalitet.
• fältstudiens relevans för de globala målen för hållbar utveckling och Agenda 2030.
• sökande students personliga lämplighet och mogenhet att genomföra åberopad fältstudie.
• sökande students kapacitet att praktiskt genomföra planerad fältstudie.
• sökande students kapacitet att producera sitt examensarbete på engelska eller vistelselandets officiella språk.
• angiven fältstudieperiod, med hänsyn till vad som anges under § 9 i detta dokument.
• angivet vistelseland, med hänsyn till vad som anges under § 10 i detta dokument.
• angivet upplägg för fältstudien med särskild hänsyn till säkerhetsaspekter som anges under § 23 i detta dokument.
• att det finns en utsedd akademisk handledare i Sverige.
• att det finns en utsedd kontaktperson i fält för åberopad fältstudie som är en annan person än den akademiska handledaren.
• att den utsedda kontaktpersonen i fält har möjlighet att stödja i fältstudiens genomförande.
• att sökande student inte är beviljad ett annat UHR- eller Sida-finansierat stipendium för fältstudieperioden. Om en student söker stipendier vid flera lärosäten eller annan finansiär, för samma fältstudieperiod, ska detta kunna utläsas i studentens ansökan.
Om en student blir beviljad ett MFS-stipendium från flera lärosäten gäller endast det beslut som fattats först i kronologisk ordning. Övriga beslut förklaras ogiltiga med anledning av redan beviljad fältstudie.
§ 9 – Projektdeltagares fältstudier
Bidragsmottagaren ska bevilja stipendiemedel till projektdeltagare för fältstudier som omfattar minst åtta (8) sammanhängande veckor, motsvarande minst 56 dagar, räknat från utresedatum från Sverige till utresedatum från vistelselandet. Fältstudien ska slutföras under projektperioden, enligt vad som anges under § 4 i detta dokument.
§ 10 – Giltiga länder för fältstudier
Bidragsmottagaren ska endast bevilja stipendiemedel till projektdeltagare för fältstudier i för programomgången giltiga länder. Ett lands giltighet utgörs även av vad som anges under
§ 23 i detta dokument.
§ 11 – Utbetalning av stipendiemedel
Bidragsmottagaren åtar sig att utbetala hela stipendiemedlets schablonbelopp, enligt vad som anges under § 3 i detta dokument, i svenska kronor (SEK) till projektdeltagaren i direkt anslutning till att bidragsmottagaren fattat beslut om tilldelning av stipendiemedel.
Schablonbeloppet är personligt och får inte delas av flera projektdeltagare.
§ 12 – Kostnader som kan ersättas av stipendiemedel
Stipendiemedlet delfinansierar kostnader som uppstår hos projektdeltagare för att genomföra fältstudie, samt övriga obligatoriska moment inom programmet, under projektperioden, enligt vad som anges under § 4 i detta dokument.
§ 13 – Förberedelse av projektdeltagare inför utresa
Bidragsmottagaren ansvarar för att projektdeltagaren förbereds inför utresa, med fokus på personlig säkerhet och hälsa, och dokumenterar förberedelser i varje enskilt ärende.
§ 14 – Försäkringar
Bidragsmottagaren ska bekosta försäkringar hos Kammarkollegiet för sina projektdeltagare under tiden för fältstudien. Bidragsmottagare som inte har möjlighet att använda Kammarkollegiet ansvarar för att likvärdigt försäkringsskydd tecknas för deras beviljade projektdeltagare.
§ 15 – Rapportering
Bidragsmottagaren ska skicka in en resultatorienterad slutrapport till UHR senast vid projektperiodens slut, enligt vad som anges under § 4 i detta dokument. Rapporten ska analysera uppnådda resultat i förhållande till förväntande resultat för programmet samt eventuella förändringar. Rapporten ska redovisa användning av beviljade stipendiemedel och uppgifter om projektdeltagare som tilldelats stipendiemedel. Lämnade uppgifter måste ha tillräckliga underlag. Vid inskickande av slutrapport intygar bidragsmottagaren att inlämnade uppgifter är korrekta.
Slutrapportering krävs även om inga stipendiemedel delats ut till sökande studenter.
Bidragsmottagaren är även ansvarig för att projektdeltagare får tillgång till elektronisk länk för att kunna lämna in deltagarrapportering efter genomförd fältstudie senast vid projektperiodens slut, enligt vad som anges under § 4 i detta dokument, samt för att samla in och spara kopior på projektdeltagares resehandlingar (exempelvis boardingcard).
§ 16 – Revision
Om bidragsmottagarens beviljade bidrag från UHR uppgår till 300 000 SEK eller mer är bidragsmottagaren ansvarig för att slutrapporten granskas av revisor. Granskningen ska utföras av en auktoriserad eller godkänd revisor som är extern, oberoende och kvalificerad. UHR:s uppdragsbeskrivning för granskning och rapportering enligt xxxxxxxx överenskommelse (SNT 4400) ska tillämpas för gällande omgång. Revisors granskning av slutrapport krävs även om inga stipendiemedel delats ut till sökande studenter.
Om revisorn noterat iakttagelser gällande någon av de granskade punkterna ska bidragsmottagaren formulera ett skriftligt svar på revisorns utlåtande, motsvarande ett så kallat management response.
Bidragsmottagaren ska skicka in revisorns rapport, i förekommande fall tillsammans med lärosätets skriftliga svar, till UHR senast inom projektperioden, enligt vad som anges under
§ 4 i detta dokument.
Bidragsmottagaren ska samarbeta med och bistå UHR vid eventuella tilläggsgranskningar, uppföljningar och revisioner som UHR kan komma att begära.
Även Xxxx och Riksrevisionen har rätt att granska/revidera hur projektmedel inom ramen för det svenska biståndet använts, och därvid ska bidragsmottagaren lämna sådana uppgifter som efterfrågas och som behövs för granskning.
§ 17 – Avbrutet projekt mellan bidragsmottagare och UHR
Om bidragsmottagaren bedömer att projektet inte längre kan genomföras effektivt och ändamålsenligt, kan bidragsmottagaren skriftligt begära att projektet avbryts i förtid och att överenskommelsen sägs upp.
Om projektet avbryts efter att UHR har utbetalat medel till bidragsmottagaren kan UHR kräva att bidragsmottagaren inkommer med slutrapport till UHR, enligt vad som anges under §15 i detta dokument. UHR kan också ställa krav på att slutrapporten granskas av revisor. Bidragsmottagaren ska återbetala överskjutande bidragsbelopp.
§ 18 – Fastställande av slutligt belopp för stipendiemedel och återbetalning
Det slutgiltiga beloppet för stipendiemedel fastställs av UHR efter att bidragsmottagaren har lämnat in slutrapport och denna har godkänts av UHR. Om det där framgår att antalet genomförda fältstudier inte motsvarar tidigare beviljade antal stipendieschabloner kan UHR fastställa ett lägre belopp för beviljat bidrag.
Om redan utbetalt beviljat bidrag överstiger det av UHR fastställda slutliga beloppet, kan UHR kräva att bidragsmottagaren återbetalar överskjutande belopp.
§ 19 – Återkrav
UHR har rätt att kräva återbetalning av utbetalat bidrag, helt eller delvis, om bidragsmottagaren inte kan visa att bidraget har använts enligt beslutad budget, eller om bidragsmottagaren på annat sätt har brutit mot överenskommelsen.
Rapporterade ej utdelade stipendiemedel återkrävs med 100%, motsvarande 27 000 kronor per stipendium. Det administrativa bidraget återkrävs ej.
Rapporterade utdelade stipendier med avbrott, som ej kan styrkas med avrådan från UD, avräknas utifrån nedan tabell. Det administrativa bidraget återkrävs ej:
Slutförda veckor i fält | Slutförda dagar i fält | Grundschablon, 3 000/fältstudie | Tillägg, 3 000/vecka | Godkänd summa | Återkrav |
0 veckor | 0-6 | 3 000 | 0 | 3 000 | 24 000 |
1 vecka | Minst 7 | 3 000 | 3 000 | 6 000 | 21 000 |
2 veckor | Minst 14 | 3 000 | 6 000 | 9 000 | 18 000 |
3 veckor | Minst 21 | 3 000 | 9 000 | 12 000 | 15 000 |
4 veckor | Minst 28 | 3 000 | 12 000 | 15 000 | 12 000 |
5 veckor | Minst 35 | 3 000 | 15 000 | 18 000 | 9 000 |
6 veckor | Minst 42 | 3 000 | 18 000 | 21 000 | 6 000 |
7 veckor | Minst 49 | 3 000 | 21 000 | 24 000 | 3 000 |
8 veckor | Minst 56 | 3 000 | 24 000 | 27 000 | 0 |
Återbetalningen ska vara UHR tillhanda inom 20 dagar från utfärdandet av betalningsanmodan.
Beviljade fältstudier som måste avbrytas baserat på införd avrådan från Utrikesdepartementet (UD) enligt § 23 i detta dokument, är ej grund för återkrav.
§ 20 – Antikorruption
Bidragsmottagaren ska arbeta aktivt för att förebygga, motverka, upptäcka och identifiera alla former av korruption och oegentligheter. Bidragsmottagaren ska, i planering och genomförande av verksamheten, ta hänsyn till risken för korruption och oegentligheter samt identifiera risker och riskreducerande åtgärder. Om en betydande risk för korruption identifierats, ska riskreducerande åtgärder vidtas för att minska denna risk.
Bidragsmottagaren ska omedelbart informera UHR vid misstankar om korruption eller oegentligheter. Bidragsmottagaren ska omedelbart vidta åtgärder för att stoppa korrupt beteende när sådant konstaterats och när så är relevant även vidta rättsliga åtgärder.
Bidragsmottagaren ska löpande informera UHR om hur ärendet fortlöper.
Bidragsmottagaren ska uttryckligen förbjuda projektdeltagare, personal eller andra som deltar i insatser som finansieras inom projektet att, för sig själv eller annan, ta emot eller låta sig utlovas, begära eller lämna, utlova eller erbjuda muta eller annan otillbörlig belöning, ersättning, kompensation, otillbörlig vinning eller förmån av något slag som kan utgöra illegalt eller otillbörligt beteende.
Bidragsmottagaren ska kräva att projektdeltagare, personal samt konsulter på samma sätt arbetar aktivt för att förebygga och aktivt agerar på korruption och oegentligheter.
§ 21 – Immateriella rättigheter
Sida och UHR har fri nyttjanderätt till material och resultat som bidragsmottagaren och projektdeltagaren producerar inom ramen för projektet. Nyttjanderätten är kostnadsfri och obegränsad i tid och innefattar rätt att sprida och att mångfaldiga resultatet samt nyttja det i andra sammanhang.
§ 22 – Synliggörande och information
Vid hänvisning till verksamhet som, helt eller delvis, finansieras av Sida och administreras av UHR ska bidragsmottagaren synliggöra att verksamheten finansieras av Sida.
Sverigelogotypen ska därvid användas vid produktion av informationsmaterial och för informationsaktiviteter.
Bidragsmottagaren ansvarar för produktionen av informationsmaterial och för informationsaktiviteter. UHR:s logotyp får inte användas i sådant informationsmaterial. Benämningen ”Styrelsen för internationellt utvecklingssamarbete”, ”Sida”, ”Universitets- och högskolerådet” eller ”UHR” eller översättningar därav får inte användas på sätt som
kan uppfattas som att Sida eller UHR medverkat i utformningen eller står bakom åsikter som eventuellt framförs i av bidragsmottagarens producerade informationsmaterial.
§ 23 – Säkerhet
Bidragsmottagaren är ansvarig för att bedöma risker, både interna och externa faktorer, som kan inverka på hanteringen av beviljade medel från UHR samt genomförandet av beviljade fältstudier. Ansvaret inkluderar att beakta sannolikheten för att risker kan uppstå och skapa beredskap för hantering av bedömda risker.
Bidragsmottagaren ska säkerställa att projektdeltagare innan och under fältstudien är informerad om Utrikesdepartementets (UD:s) reseinformation och vid behov rådgör med berörd utlandsmyndighet. Om en avrådan införs av UD ska det ses som en signal om ett försämrat säkerhetsläge på en plats.
Om UD:s reseinformation finns, eller införs, innan avresa och:
• ”avråder från icke-nödvändiga resor”
• ”avråder från alla resor”
• ”uppmanar svenskar att lämna landet/landområde”
ska bidragsmottagare säkerställa att projektdeltagare inte beviljas och/eller reser till landet/landområdet.
Om UD:s reseinformation införs, eller ändras, efter avresa och:
• ”avråder från icke-nödvändiga resor”
• ”avråder från alla resor”
ska bidragsmottagaren i samråd med berörda utlandsmyndigheter och projektdeltagare avgöra om det är lämpligt att stanna i landet eller återvända till Sverige.
Om UD:s reseinformation införs, eller ändras, efter avresa och:
• ”uppmanar svenskar att lämna landet/landområde”
ska bidragsmottagaren säkerställa att projektdeltagaren omedelbart följer avrådan och lämnar landet/landområdet.
I samtliga fall där UD inför avrådan innan eller efter avresa, upphävs kravet på sammanhängande fältstudietid om åtta (8) veckor, enligt vad som anges under §9 i detta dokument. En fältstudie inom programmet är i detta sammanhang att betrakta som en icke-nödvändig resa.
Bidragsmottagaren ska även säkerställa att projektdeltagaren inte vistas i ett giltigt land/landområde om det bedöms medföra stor risk för projektdeltagarens, eller berörda personer i vistelselandets, personliga säkerhet och hälsa även om det inte finns några restriktioner eller någon avrådan via UD.
§ 24 – Informationssäkerhet
Bidragsmottagaren ansvarar för att samtliga inloggningsuppgifter som erhålls från UHR inte missbrukas av obehöriga, det vill säga används av andra personer än till UHR angivna kontaktpersoner på lärosätets centrala nivå.
Bidragsmottagaren ska omedelbart uppmärksamma UHR om byte av kontaktperson sker.
§ 25 – Etiska riktlinjer
Bidragsmottagaren ansvarar för att säkerställa att projektdeltagare vid utlandsresor inom ramen för projektet känner till skyldigheten att beakta de vid varje tidpunkt gällande etiska riktlinjer vid utlandstjänstgöring som utfärdas av Regeringskansliet.