Förbundsordning Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund
Förbundsordning Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund
Fastställd av Kommunfullmäktige: 2021-01-21 Gäller från och med: 2021-01-21
Utöver vad som anges i kommunallagen (KL) gäller nedanstående bestämmelser.
§ 1 Namn och säte
Förbundets namn är Sjuhärads kommunalförbund och har sitt säte i Borås. Förbundet använder sig av varumärket Boråsregionen i alla offentliga sammanhang.
Sjuhärads kommunalförbund, Skaraborgs Kommunalförbund, Fyrbodals kommunalförbund och Göteborgsregionen är medlemmar i Västsvenska Kommunförbundens Samorganisation, VästKom.
§ 2 Medlemmar
Medlemmar i kommunalförbundet är kommunerna Bollebygd, Borås, Herrljunga, Mark, Svenljunga, Tranemo, Ulricehamn och Vårgårda.
Sjuhärads kommunalförbund har möjlighet att sluta avtal om samarbete med andra kommuner efter beslut i Direktionen. Avtal som reglerar samverkan ska biläggas förbundsordningen.
§ 3 Ändamål
Förbundet ska aktivt tillvarata medlemskommunernas gemensamma intressen, bland annat regionalt och nationellt. Förbundet ska vara en plattform för medlemmarnas sammanhållning byggd på samsyn över kommun- och partigränser. Förbundet syftar till att stärka Sjuhäradsregionen samt att främja medlemmarnas samverkan för utveckling och effektivt resursutnyttjande.
Förbundets verksamhetsområden upptas i fastställd budget och verksamhetsplan inför varje år. Ändamålen kan gälla;
1. Att verka för samordning av strategiska angelägenheter av gemensamt intresse för medlemskommunerna i deras roll och verksamheter.
2. Samverkan i andra frågor där medlemmarna bedömer detta lämpligt.
3. Att tills vidare svara för drift av verksamheter som Direktionen samfällt beslutar.
§ 4 Varaktighet
Kommunalförbundet bildades 1999 på obestämd tid.
§ 5 Organisation
Förbundet är ett kommunalförbund med förbundsdirektion.
Förbundsdirektion
Direktionen ska bestå av nio (9) ledamöter och nio (9) ersättare. Borås Stads fullmäktige väljer två
(2) ledamöter och två (2) ersättare. Xxxxxx medlemskommuners fullmäktige väljer vardera en (1) ledamot och en (1) ersättare. Det ska eftersträvas att kommunledningarna representerar respektive kommun. Förbundsdirektionen utser inom sig ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande. Till Direktionen kan annan kommun adjungeras med en (1) ledamot och en (1) ersättare.
Partier som ej är representerade i Direktionen genom medlemskommunernas representation, men i någon av medlemskommunernas fullmäktige, äger rätt att adjungeras då minst 3 % av det sammantagna röstetalet i de åtta medlemskommunerna erhållits vid senaste kommunfullmäktigevalet eller då parti erhållit minst 12 % av röstetalet i en enskild kommun.
Proportionalitet mellan partierna ska så långt som möjligt eftersträvas av Direktionen.
Direktionens ledamöter och ersättare väljs för en (1) mandatperiod om fyra år räknat from den 1 januari året efter det att val till kommunfullmäktige ägt rum i hela landet.
Om ledamot eller ersättare i Direktionen avsäger sig uppdrag under löpande mandatperiod äger Direktionen, efter förslag från den medlemskommun eller parti ledamoten/ersättaren representerar, rätt att utse ny ledamot/ersättare, så kallat fyllnadsval.
Vid förfall för ledamot ska ersättare från samma kommun inträda. Ersättarna inträder i den turordning kommunfullmäktige bestämt vid valet.
Direktionen fastställer organisation för förbundets verksamhet samt delegering av beslut, förvaltning och administration. Direktionen beslutar om sina berednings- och andra arbetsformer och kan inrätta egna organ med representanter utsedda av medlemskommunerna.
Presidium
Direktionens ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande utgör presidiet som leder Direktionens arbete och representerar förbundet utåt i de fall Direktionen ej beslutat annat.
Ordförande för beredningarna är adjungerade till presidiet.
Valberedning
I kommunalförbundet ska finnas en valberedning med en ledamot från varje politiskt parti som är representerat i något av medlemskommunernas fullmäktige efter senaste valet med minst 3 % av det sammantagna röstetalet i de åtta medlemskommunerna eller då parti erhållit minst
12 % av röstetalet i en enskild kommun. Valberedningen ska bereda valärenden och ersättningsbestämmelser för förtroendevalda och revisorer.
Direktionen utser valberedning och dess ordförande respektive vice ordförande inför kommande mandatperiod så snart valresultat är klart. Under mandatperioden bereder valberedningens ordförande och vice ordförande valärenden som avser fyllnadsval.
§ 6 Till förbundet anknutna bolag, stiftelser och andra organisationer
Förbundet kan ha intressen i bolag och organisationer i form av ägande, stiftare, medlemskap och andra former av samverkan med organ och aktörer.
Direktionen ska få tillfälle att ta ställning innan beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas inom intressebolags verksamhet.
Direktionen utser representanter till de bolag som förbundet helt eller delvis äger eller annars har intresse i.
Direktionen ska inom sitt uppdrag ha uppsikt över den verksamhet som bedrivs av de bolag som förbundet helt eller delvis äger eller annars har intresse i.
§ 7 Revisorer
Förbundet ska revideras av minst tre (3) revisorer som är gemensamma för förbundsmedlemmarna. Borås, Marks och Ulricehamns fullmäktige utser vardera en (1) revisor. Borås revisor är sammankallande. Dessutom kan övriga medlemskommuner om de så önskar utse vardera en (1) revisor. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna i Direktionen.
Revisionsberättelse och delårsrapport
Revisorerna ska senast före april månads utgång avge revisionsberättelse över verkställd granskning till var och en av förbundsmedlemmarna. Revisorernas berättelse ska innehålla uttalande i ansvarsfrågan och huruvida årsredovisningen kan fastställas. Kritik får upptas även till följd av förhållanden som inte föranleder anmärkning.
Revisorernas utlåtande om delårsrapport ska lämnas till Direktionen efter utförd granskning.
§ 8 Initiativrätt
Ärenden i Direktionen får väckas av;
1. Ledamot i Direktionen
2. Förbundsmedlem genom framställan av Kommunfullmäktige eller Kommunstyrelse
§ 9 Närvaro och yttranderätt
Direktionen avgör i vilka fall någon som inte är ledamot eller ersättare i Direktionen har rätt att närvara och yttra sig vid Direktionens sammanträden.
§ 10 Plats för sammanträde/deltagande på distans
Direktionen sammanträder i kommunalförbundets lokaler. Ordföranden får efter samråd med vice ordförandena bestämma en annan plats för ett visst sammanträde.
Direktionen får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ledamot som önskar
delta på distans bör senast fem (5) dagar före sammanträdet anmäla detta till förbundskansliet. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.
§ 11 Förbundskansli
Förbundet ska ha ett kansli med uppgift att under Direktionen handha förbundets administration och ombesörja dess löpande verksamhet. Xxxxxxxx leds av en förbundsdirektör som inför Direktionen svarar för förbundets löpande förvaltning.
§ 12 Anslag av kungörelse och andra tillkännagivanden
Förbundets kungörelser, tillkännagivanden om protokollsjustering och övriga tillkännagivanden ska anslås på förbundets anslagstavla på webbplats xxxxxxxxxxxxx.xx
Medlemskommunernas anslagstavlor länkar till förbundets anslagstavla i samband med kungörelser och tillkännagivanden.
§ 13 Finansiering av verksamheten
Kostnaderna för förbundets verksamhet ska, i den mån de inte täcks på annat sätt, täckas genom bidrag från medlemskommunerna. Kostnaderna ska därvid fördelas mellan förbundets medlemmar i förhållande till invånarantalet i respektive medlemskommun. Härvid ska invånarantalet den 1 juli före verksamhetsåret användas.
Förbundsdirektionen kan i budgetförslaget föreslå annan fördelningsgrund för del av förbundets verksamhet.
§ 14 Andel i tillgångar och skulder
Förbundets medlemmar har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till antalet invånare i respektive medlemskommun i relation till invånarantalet hos samtliga medlemskommuner per den 1 juli föregående år. Motsvarande kostnadsfördelning gäller för täckande av brist för det fall förbundet skulle sakna medel att betala sina skulder för verksamheten samt vid skifte av förbundets samlade tillgångar vid likvidation.
§ 15 Budgetprocess och ekonomisk styrning
Direktionen ska årligen fastställa en budget för förbundet, efter att ha analyserat erforderligt ekonomiskt ramutrymme och eventuella konsekvenser avseende avgiftsnivå. Budgeten ska innehålla en plan för verksamheten och ekonomin under budgetåret samt en plan för ekonomin under den kommande treårsperioden. Förbundsdirektionens förslag ska föreläggas förbundsmedlemmarna. Det sammanträde vid vilket budgeten fastställs ska vara offentligt.
§ 16 Budgetuppföljning och årsredovisning
Förbundsdirektionen ska senast i juni överlämna budgetuppföljning efter april och senast i oktober delårsbokslut per augusti, till medlemskommunerna avseende förbundets verksamhet.
Förbundsdirektionen ska senast den 30 mars ha upprättat förslag till årsredovisning för det gångna verksamhetsåret. Årsredovisningen översänds efter revision till respektive medlemskommun för godkännande och prövning av ansvarsfrihet.
§ 17 Lån, borgen mm
Förbundet får inte ta upp lån, ingå i borgen eller andra ansvarsförbindelser utan medlemskommunernas godkännande i samband med beslut om verksamhetsplan.
§ 18 Arvoden
Direktionen beslutar om arvoden till ledamöter och ersättare i Direktionen respektive revisorer på förslag av valberedningen.
§ 19 Inträde av ny medlem
Om ytterligare kommun önskar bli medlem i förbundet ska ansökan ske till förbundsdirektionen som yttrar sig och överlämnar ärendet till medlemskommunernas fullmäktige för beslut. Ny medlem har antagits när samtliga medlemskommuner biträtt ansökan genom fullmäktigebeslut och en ny förbundsordning fastställts av medlemskommunerna.
§ 20 Utträde ur förbundet
Förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägning ska ske senast den 1 juli och uppsägningstiden är två (2) kalenderår räknat från årsskiftet efter uppsägningen. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen bestäms utifrån de andelar i förbundets samlade tillgångar och skulder som gäller vid ingången av det år medlemmen utträder ur förbundet.
De kvarvarande medlemmarna antar de ändringar i förbundsordningen som föranleds av utträdet. När en förbundsmedlem utträtt ur förbundet upphör medlemmens ansvar för förbundets skulder, om inte annat har överenskommits mellan utträdande medlem och kvarvarande medlemmar.
§ 21 Likvidation och upplösning
Om slutlig ekonomisk uppgörelse mellan förbundet och den utträdande medlemmen inte uppnåtts, när uppsägningstiden i § 20 är till ända, ska förbundet omedelbart träda i likvidation. Förbundet ska också träda i likvidation om mer än hälften av medlemmarna genom samstämmiga beslut i respektive medlems fullmäktige fattat beslut härom.
Likvidationen verkställs av Direktionen i egenskap av likvidator.
Vid skifte av förbundets samlade tillgångar ska den i § 14 angivna fördelningsgrunden tillämpas.
När förbundet trätt i likvidation ska dess egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning eller på annat lämpligt sätt. Verksamheten får fortsätta den tid som behövs för en ändamålsviktig avveckling.
När Direktionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator, ska den avge slutredovisning för sin förvaltning. Redovisningen sker genom en förvaltningsberättelse, som rör likvidationen i sin
helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar samt eventuell fördelning av skulder. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen.
När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna delgetts samtliga förbundsmedlemmar är förbundet upplöst. En förbundsmedlem, som inte är nöjd med redovisningen eller det skifte som förrättats av Direktionen, får väcka talan om detta mot de övriga förbundsmedlemmarna inom ett (1) år från det slutredovisningen delgavs medlemmen.
Om det framkommer någon tillgång för förbundet efter dess upplösning eller om talan väcks mot förbundet eller om det på annat sätt uppkommer behov av ytterligare likvidationsåtgärd ska likvidationen återupptas.
När likvidationsuppdraget är fullgjort ska Direktionen besluta om vilken av medlemmarna som ska ta över vården av de handlingar som tillhört förbundets arkiv.
§ 22 Tvister
Om tvist uppkommer mellan förbundet och en eller flera medlemmar och om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse ska tvisten lösas i allmän domstol.
§ 23 Arkivbildning
Direktionen är arkivmyndighet enligt Arkivlag (1990:782). Direktionen får genom avtal med medlemskommun överlåta sitt ansvar såvitt gäller den beredande och verkställande funktionen samt att vara arkivdepå. Arkivreglemente se bilaga.
§ 24 Ändring av förbundsordningen
Ändring av eller tillägg i förbundsordningen ska antas av Direktionen och fastställas av förbundsmedlemmarnas kommunfullmäktige.
Bilaga: Arkivreglemente för Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund Utöver de bestämmelser om arkiv som finns föreskrivna i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) ska följande reglemente gälla för Boråsregionen Sjuhärads
kommunalförbund.
Reglementet gäller Direktionen och förbundsrevisorer samt andra organ inom kommunalförbundet med självständig ställning. Reglementet ska även tillämpas av aktiebolag, handelsbolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där Boråsregionen utövar ett rättsligt bestämmande inflytande (enligt OSL 2 kap 3§). Bestämmelserna ska tas in i ägardirektiv eller motsvarande.
Mål och syfte
Syftet med reglementet är att fastställa hur arkivhanteringen ska organiseras och att närmare precisera ansvarsfördelning utöver vad som framgår i de bestämmelser som följer av lag eller förordning.
Arkiv
Ett arkiv bildas av de allmänna handlingarna från förbundets verksamheter och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) och som förbundet beslutar ska tas om hand för arkivering. Arkiven är en del av vårt nationella kulturarv.
Arkiven ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
• forskningens behov
Ansvar
Varje myndighet ansvarar för vården av sitt arkiv. Varje myndighet ansvarar också för att främja arkivens tillgänglighet och dess användning i kulturell verksamhet och forskning. Myndigheten ska säkerställa att förvaltningen har en ändamålsenlig organisation och ansvarsfördelning.
Omorganisation och förändrade arbetssätt
När en myndighet förändrar organisation, förvaltning eller arbetssätt och förändringen väsentligt påverkar förutsättningarna för arkivvården, ska myndigheten i god tid samråda med arkivmyndigheten.
Arkivvård
Varje myndighet ska tillämpa beständiga metoder och materiel för bevarande av arkiv enligt gängse standarder för en ändamålsenlig arkivvård. Arkiven ska beskrivas och förtecknas och i övrigt vara organiserade för att underlätta utlämnande av allmänna handlingar. Hur arkiven organiseras och vilka rutiner som gäller för arkivvården och gallring ska beskrivas i en arkivbeskrivning och i en informationshanteringsplan. Arkiven ska skyddas från obehörig åtkomst, fysiska skador och stöld. Arkivhandlingarna ska vidare skyddas från förstörelse, manipulation eller annan påverkan som försvårar eller omöjliggör åtkomst. Arkiven ska avgränsas och beslutad gallring ska verkställas. Vad arkivvård innebär framgår av 4-6 §§ arkivlagen.
Arkivmyndigheten lämnar rekommendationer kring metoder, materiel och skydd rörande arkivvården.
Gallring
Med gallring menas att förstöra allmänna handlingar. Genom att förstöra innehållet helt eller delvis begränsas allmänhetens tillgång till allmänna handlingar. Det är därför mycket viktigt att gallring sker varsamt.
Utöver att förstöra en allmän handling innebär överföring av uppgifter mellan databärare gallring om överföringen medför
• informationsförlust,
• förlust av möjliga informationssammanställningar
• förlust av väsentliga sökmöjligheter eller
• förlust av möjligheter att fastställa informationens autenticitet.
Inskränkning av möjligheten att framställa möjliga handlingar ska också betraktas som gallring.
Varje myndighet fattar beslut om gallring. Inför varje gallringsbeslut ska myndigheten samråda med arkivmyndigheten.
Arkivmyndighet
Direktionen är arkivmyndighet. Bestämmelser om arkivmyndighetens tillsyn finns i arkivlagen och arkivförordningen. Arkivmyndigheten ska regelbundet inspektera myndigheten och får i samband med inspektion förelägga myndighet att åtgärda brister som konstaterats utifrån gällande regelverk.