Nr C 04:1

TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

Nr C 04:1

Kf § 68/2004 Dnr Ks 2012/167

Ägardirektiv för Österlens Kommunala Renhållnings AB (ÖKRAB)

Antagna av kommunfullmäktige i Simrishamns kommun den 24 maj2004, § 72. Antagna av kommunfullmäktige i Tomelilla kommun den 3 maj2004, § 68.

Fastställda vid bolagsstämma med ÖKRAB den 23 juni 2004.

Bolaget som organ för kommunal verksamhet

Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till respektive kommunfullmäktige genom

- gällande bolagsordning

- gällande ägardirektiv

- av respektive kommunfullmäktige och kommunstyrelse gemensamt utfärdade särskilda direktiv samt

- förekommande avtal mellan kommunerna och bolaget.

Bolaget är ett organ för kommunernas verksamhet och således underordnat kommunernas fullmäktige. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsernas uppsikt och har att följa av respektive kommunfullmäktige och kommunstyrelse (med stöd av delegation) gemensamt utfärdade direktiv.

Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att omedelbart följa utfärdade direktiv om de inte står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag eller författning.

Insyn och ledningsfunktion

Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelserna, som utövar kommunfullmäktiges ledningsfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsernas reglementen.

Bolaget ska hålla kommunstyrelserna väl informerade om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunstyrelserna snarast översända

- protokoll från bolagsstämma

- protokoll från styrelsesammanträde

- bolagets årsredovisning

- revisionsberättelse.

Innehåller protokoll som skall översändas till kommunstyrelserna uppgift av sådant slag att bolaget ej är skyldigt att tillhandahålla allmänheten handling vari uppgiften återfinns, får bolaget utesluta uppgiften. Av översänt material skall framgå att sådan åtgärd vidtagits.

Kommunstyrelserna ska i övrigt ges den information och tillställas de handlingar som de begär. Karaktären och omfattningen av den fortlöpande informationen ska bestämmas efter samråd med bolagets styrelse.

Kommunstyrelsernas granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar inte handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.

Bolagets verksamhet

Av bolagsordningen framgår närmare vilken verksamhet som bolaget ska bedriva, samt ändamålet med bolagets verksamhet.

Bolaget får inte driva verksamhet eller vidta åtgärd som inte är förenlig med den kommunala kompetensen.

Grundläggande principer för bolagets verksamhet

Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Styrelsen ska utforma organisationen på bästa sätt för att tillgodose bolagets ändamål och mål.

Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga, marknadsorienterade grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunalrättsliga principer som framgår av bolagsordningen och dessa ägardirektiv.

Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster till gagn för dem som utnyttjar bolagets tjänster utan att detta går ut över den totala kommunala organisationen. Bolaget kan därför inte tillåtas att optimera effektiviteten i sin enskilda verksamhet, om detta medför sådana nackdelar för kommunernas

organisation i dess helhet att dessa nackdelar överväger fördelarna för bolaget. Kommunerna och bolaget ska därför i samråd söka lösningar som tillgodoser kommunkoncernernas samlade intresse.

Exempel på områden där samverkanslösningar ska eftersträvas är:

- samordnad medelsförvaltning

- gemensam upphandling.

Bolaget ska vid upphandling tillämpa lagen om offentlig upphandling och i övrigt följa kommunernas gällande principer för upphandling.

Kommunfullmäktiges yttranderätt

Bolaget ska inhämta yttrande från kommunfullmäktige i Simrishamns och Tomelilla kommuner innan beslut i verksamheten fattas, som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Kommunfullmäktiges yttrande ska innehålla ett ställningstagande i den aktuella frågan.

Kommunfullmäktiges yttrande ska inhämtas i följande frågor:

- ändring av bolagsordningen

- ändring av aktiekapitalet

- förvärv eller bildande av dotterbolag

- förvärv av aktier i annat företag

- planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet

- större investeringar

- taxor och andra normbeslut.

Skulle tveksamheter uppkomma i styrelsen om en fråga är av sådant slag att den ska underställas respektive kommunfullmäktige, ska samråd ske med kommunstyrelserna.

Budget och handlingsprogram

Bolaget ska årligen fastställa handlingsprogram för de närmaste räkenskapsåren, varav de första detaljplaneras och budgeteras. Handlingsprogram och budget ska delges kommunstyrelserna.

Allmänhetens rätt att få ta del av bolagets handlingar

Bolaget ska hålla sina inkomna och upprättade handlingar förvarade och registrerade, så att återsökning av handlingarna kan ske enligt 15 kap sekretesslagen.

Bolaget ska arkivera sina handlingar enligt arkivlagen och kommunernas arkivreglementen. Vad som gäller för kommunernas arkivvård ska också tillämpas av bolaget. Tillsyn över bolagets arkivvård utövas av kommunernas arkivmyndigheter (kommunstyrelserna).

Allmänhetens rätt att ta del av handlingar hos bolaget regleras i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen.

Ersättares inträde m m

Ersättare har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. Ersättare ska alltid kallas till styrelsesammanträde.

Ersättare ska iakttaga motsvarande tystnadsplikt som gäller för ledamot.

Instruktion för verkställande direktör

Styrelsen ska enligt 8 kap 6 § aktiebolagslagen meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Sådana riktlinjer och anvisningar ska utformas skriftligt i instruktion för verkställande direktören. Styrelsen ska tillse att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.

I instruktionen ska anges de inom bolaget förekommande ärenden som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet är att hänföra till löpande förvaltning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens.

I instruktionen ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla beslut han fattat. De sålunda anmälda besluten ska anges i styrelseprotokollet.

Arbetsordning för styrelsen

Styrelsen ska utarbeta och anta arbetsordning för sitt eget arbete.

Förvaltningsberättelsens innehåll

Bolagets styrelse skall i förvaltningsberättelsen utöver vad aktiebolagslagen i detta avseende stadgar redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med detsamma och uppställda mål.

Bolaget ska redovisa underlag så att kommunerna kan upprätta koncernredovisning för den totala verksamheten i kommunerna.

Revision

Bolagets revisorer ska utöver vad aktiebolagslagen stadgar mot bakgrund av det kommunala syftet med bolagets verksamhet pröva om verksamheten utövats på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Revisionsberättelsen ska innehålla uttalande om hur denna prövning utfallit och om bolagets utveckling mot bakgrund av uppställda mål.

Bolagets ägare - Simrishamns och Tomelilla kommuner - befriar bolagets revisorer från tystnadsplikt enligt 10 kap 13 § aktiebolagslagen såvitt gäller uppgiftslämnande till kommunernas revisorer (samordnad revision i ett koncernperspektiv). Bolagets revisorer äger rätt att, för att lämna information om bolagets angelägenheter, avkräva kommunernas revisorer sekretessförbindelse.