ÄGARDIREKTIV FÖR TIMRÅ INVEST AB
ÄGARDIREKTIV FÖR TIMRÅ INVEST AB
Organisationsnummer 556415-5231
Fastställda av kommunfullmäktige 2021-09-27 §
1. Bolaget som organ för kommunal verksamhet
Bolagen är organ för kommunens verksamhet och således underordnat Timrå kom- mun. Bolaget står i sin verksamhet under kommunstyrelsens uppsikt och har att följa av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen utfärdade direktiv. Bolaget ska i sin verksamhet arbeta för de kommungemensamma målen i kommunens styrmodell. Bola- get ska i samarbete, och med undvikande av suboptimering, arbeta för att dessa mål kan nås.
Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolaget förhål- lande till kommunen genom:
a) gällande bolagsordning;
b) gällande ägardirektiv;
c) av kommunfullmäktige och av kommunstyrelse utfärdade särskilda direktiv;
d) gällande riktlinjer för styrning av kommunägda företag;
e) av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen antagna styrdokument och direktiv i övergripande frågor.
f) förekommande avtal mellan kommunen och bolaget.
I händelse av bristande överensstämmelse mellan de i föregående stycke angivna do- kumenten, ska dokumenten tillämpas med företräde i angiven ordning.
2. Kommunens direktivrätt
Det ankommer på bolagets styrelse och verkställande direktör att omedelbart följa ut- färdade direktiv om de ej står i strid mot tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen, annan lag, författning eller bolagsordning.
3. Styrdokument
Av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen antagna styrdokument syftar till att lägga fast koncerngemensamma värderingar och uppnå ett gemensamt agerande. Dessa ska därför tillämpas omedelbart av bolaget och vara utgångspunkten för interna riktlin- jer och policys i bolaget.
Gällande styrdokument finns på kommunens webplats.
4. Kommunens insyn och ledningsfunktion
Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Därutöver utövar kom- munstyrelsen kommunens ledningsfunktion över bolaget i de avseenden som anges i kommunstyrelsereglementet.
Kommunstyrelsen ska ges den information och tillställas de handlingar som den begär. Informationsskyldigheten specificeras närmare i punkt 14.
Kommunstyrelsens granskningsrätt och bolagets informationsskyldighet omfattar ej handling eller förhållande för vilket gäller sekretess enligt lag.
5. Föremålet för bolagets verksamhet
Föremålet för bolagets verksamhet är att förvärva, äga, sälja, bebygga och förvalta fas- tigheter för näringslivets behov, mark för bostäder och infrastruktur för tillväxt inom Timrå kommun.
6. Syftet med bolagets verksamhet
Bolagets främsta syfte är att genomföra verksamheten till gagn för medborgarna, med- borgarnytta. Bolaget ska samtidigt eftersträva en sund ekonomisk utveckling och sträva efter ekonomiskt överskott till Timrå kommun. Särskilda direktiv för verksamhetsut- vecklingen och ekonomin fastställs av kommunfullmäktige. Tjänsterna, verksamheten, ska produceras så effektivt som möjligt.
Timrå kommuns syfte med bolaget är att stimulera och skapa långsiktigt goda förut- sättningar för tillväxt i Timrå kommun.
7. Uppdraget
Timrå Invest AB ska inom Timrå kommun förvärva, äga, sälja, utveckla, bebygga och förvalta:
• Fastigheter och mark för näringslivets behov
• Mark för bostäder
• Infrastruktur för tillväxt
För att göra ovanstående ska bolaget:
• i nära kontakt med det lokala näringslivet och Timrå kommuns övriga näringslivsfrämjande verksamhet ha kunskap om näringslivets framtida behov av fastigheter
• marknadsföra Timrå så att näringslivet i Sverige uppfattar kommunen som en attraktiv plats och partner vid nyetablering
8. Grundläggande principer för bolagets verksamhet
Ansvaret för bolagets organisation åvilar enligt aktiebolagslagen bolagets styrelse. Sty- relsen har att utveckla bolagets organisation och verksamhet så att de bästa förutsätt-
ningar för bolagets ändamål tillgodoses samt att ett förtroendefullt samarbete mellan ägaren och styrelsen kan råda.
Bolaget ska drivas enligt affärsmässiga principer under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten och de kommunrättsliga principer som framgår av dessa direktiv.
Syftet med att driva verksamheten i bolagsform är att åstadkomma effektivitetsvinster såväl för dem som nyttjar bolagets tjänster, som den totala kommunkoncernen. Bolaget ska optimera effektiviteten i sin verksamhet så att detta medför fördelar för koncernen i dess helhet. Kommunen och bolaget ska därför med regelbundna samråd söka lös- ningar som tillgodoser båda dessa intressen.
Bolaget ska eftersträva en nära samverka med övriga bolag i kommunkoncernen samt kommunens olika förvaltningar i en gemensam och effektiv samhällsbyggnadsprocess.
9. Ekonomi
Bolaget ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet och förvalta sina medel på ett sådant sätt att krav på avkastning och betryggande säkerhet kan tillgodoses. Bo- laget ska i tillämpliga delar följa kommunens styrande dokument i finansfrågor. Bolaget ska ingå i kommunens koncernkonto.
Kommunfullmäktige fastställer, som särskilda ägardirektiv, ytterligare mål för ekono- min och verksamhetens utveckling.
10. Styrelse – styrelsearbetet
Kommunfullmäktige tillsätter styrelse. Inför vissa styrelsebeslut ska, i enlighet med rikt- linjer för styrning av kommunägda företag, samråd ske med kommunchefen och kommunstyrelsen.
11. Underställningsplikt
Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas såvitt avser:
a) Enskild investering överstigande 5 mnkr.
b) bildande eller förvärv av dotterbolag;
c) planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet;
d) övriga frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt.
Kommunstyrelsen ska i god tid informeras om en fråga som avser någon av punkterna ovan är aktuell. Skulle olika meningar uppkomma i bolagsstyrelsen om en fråga ska un- derställas kommunfullmäktige, ska samråd ske med kommunstyrelsen. Kommunstyrel- sen avgör om frågan ska underställas kommunfullmäktige.
12. Budget och verksamhetsplanering
Bolaget ska årligen fastställa ekonomisk plan, innehållande minst resultaträkning och balansräkning, och verksamhetsplanering för de närmaste fem räkenskapsåren, varav det första detaljplaneras och budgeteras. Budget/plan och verksamhetsplanering ska
delges kommunstyrelsen vid den tidpunkt kommunstyrelsen bestämmer i samråd med bolaget.
13. Underlag för sammanställd redovisning
Bolaget ska årligen vid den tidpunkt kommunstyrelsen bestämmer i samråd med bola- get, tillhandahålla kommunen det underlag kommunen begär för upprättande av kom- munens årsredovisning enligt kommunallagen.
14. Informationsskyldighet och löpande rapporter
Bolaget ska hålla kommunstyrelsen väl informerad om sin verksamhet. Bolaget ska där- för till kommunstyrelsen, eller den som kommunstyrelsen utser, överlämna följande:
a) protokoll från bolagsstämma;
b) protokoll från styrelsesammanträde;
c) bolagets årsredovisning;
d) revisionsberättelse;
e) revisionsrapporter;
f) underlag för sammanställd redovisning;
g) tertial- eller månadsvisa redovisningar av utvecklingen av bolagets verksamhet, och ekonomi;
h) åtgärder som vidtagits med anledning av revisionsrapporter. Kopia på bolagets svar till revisionen överlämnas till kommunen;
i) fortlöpande information om större aktiviteter; samt i övrigt den information kommunen begär.
15. Bolagsstyrningsrapport
Bolaget ska i årsredovisningen eller i en särskild bolagsstyrningsrapport lämna inform- ation om:
1. Att utvärdering av styrelsen och verkställande direktören genomförts.
2. Styrelseledamöterna, nämligen
• ålder, huvudsaklig utbildning eller arbetslivserfarenhet,
• uppdrag i bolaget och väsentliga uppdrag i andra företag och organisation- er,
• väsentliga aktieinnehav eller andra intressen i företag som bolaget har af- färsförbindelser med,
• vilket år ledamoten invaldes i styrelsen, samt
• övriga uppgifter som kan vara av betydelse för bedömningen av ledamotens kompetens och lämplighet.
3. Xxx styrelsearbetet bedrivits, inkluderande eventuell arbetsfördelning, antal sam- manträden, genomsnittlig närvaro samt vem som varit sekreterare vid styrelsens sammanträden.
4. Hur den interna kontrollen, vad gäller uppfyllande av bolagets syfte, av ägaren be- slutade verksamhetsmål och finansiell rapportering, är organiserad och hur väl den fungerat under senaste räkenskapsåret.
5. Hur bolagets risker bedömts och följts upp.
6. Hur bolaget kommunicerar med revisorn och lekmannarevisorn.
7. Verkställande direktören, nämligen:
• ålder, huvudsaklig utbildning och arbetslivserfarenhet,
• väsentliga uppdrag i andra företag och organisationer, samt
• väsentliga aktieinnehav och intressen i företag som bolaget har affärsför- bindelser med.
8. Vilka ärenden som bolaget överlämnat till kommunen för att bereda kommun- fullmäktige tillfälle att ta ställning.
16. Instruktion för verkställande direktör
Styrelsen har enligt 8 kap aktiebolagslagen att meddela riktlinjer och anvisningar för verkställande direktörens handhavande av den löpande förvaltningen. Sådana riktlinjer och anvisningar ska utformas skriftligt i instruktion för verkställande direktören. Styrel- sen ska tillse att instruktionen omprövas mot bakgrund av ändrade förhållanden och vunna erfarenheter.
I instruktionen ska anges de inom bolaget förekommande ärenden, som med hänsyn till arten och omfattningen av bolagets verksamhet, är att hänföra till löpande förvalt- ning och således ska omfattas av verkställande direktörens kompetens.
I instruktionen ska anges i vilken omfattning verkställande direktören för styrelsen ska anmäla beslut som fattats. De anmälda besluten ska upptas i styrelseprotokollet.
17. Arbetsordning för styrelsen och tillsättande av VD
Styrelsen i bolaget ska, i enlighet med 8 kap aktiebolagslagen, utarbeta och anta arbets- ordning för sitt eget arbete. Häri innefattas roll- och ansvarsfördelning mellan styrelse och verkställande direktör samt arbetsformer för styrelsen. I arbetsordningen för sty- relsen ingår även att utforma ett årligt program för styrelsearbetet.
Styrelsen utser bolagets VD. Bolagets VD ska vara föredragande i styrelsen, men ej sty- relseledamot.
18. Information till kommunfullmäktige
Bolaget ska årligen, sedan bolagets årsredovisning och revisionsberättelse tillställts kommunen och i god tid innan bolagsstämma ska hållas, informera ledamöterna och ersättarna i kommunfullmäktige. Informationen kan lämnas i anslutning till ordinarie sammanträde med kommunfullmäktige.
När informationen ges ska styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer när- vara och besvara frågor om bolagets verksamhet.
Frågor ska ej besvaras om därigenom skulle röjas uppgifter av beskaffenhet som anges i punkt 4 tredje stycket eller uppgifter som allmänheten ej äger ta del av. När informat- ionen ges är styrelseledamöter, verkställande direktör och revisorer befriade från sådan tystnadsplikt som aktieägarna enligt aktiebolagslagen äger förfogande över.
Bolaget ska även medverka vid allmänna utfrågningar om kommunala bolag som an- ordnas av Timrå kommun.
19. Förvaltningsberättelsens innehåll
Bolagets styrelse ska i förvaltningsberättelsen, utöver vad som följer av aktiebolagsla- gen och god redovisningssed i detta avseende, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det kommunala syftet med densamma. I förvaltningsberät- telsen ska också redovisas hur verksamheten utvecklats i förhållande till särskilda ägar- direktiv avseende ekonomi och verksamhetsutveckling som kommunfullmäktige fast- ställt samt i förhållande till egna mål som bolaget formulerat utifrån dessa.
20. Revision
Bolagets revisor granskar, enligt aktiebolagslagen, bolagets årsredovisning jämte räken- skaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Granskningen ut- mynnar i en revisionsberättelse. Lekmannarevisorn skall, utifrån det kommunala syftet med bolagets verksamhet, granska om bolagets verksamhet varit förenlig med det fast- ställda ändamålet och utförts inom ramen för tillämpliga kommunala befogenheter, om bolaget sköts på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och om den interna kontrollen är tillräcklig. Lekmannarevisorn avlämnar en granskningsrapport som skall innehålla utta- lande om hur denna granskning utfallit och om bolagets utveckling i förhållande till uppställda mål. Sammanställningen skall i förekommande fall även innehålla förslag till kommunstyrelsen respektive kommunfullmäktige om att vidta nödvändiga åtgärder.
21. Extraordinära händelser
Kommunfullmäktige har fastställt Ledningsplan för Timrå kommun vid extra ordinära händelser. Av planen framgår att kommunstyrelsen är krisledningsnämnd och att pla- nen omfattar alla verksamheter inom kommunkoncernen.
Bolaget har skyldighet att följa Ledningsplan för Timrå kommun vid extra ordinära händelser och att vidta de åtgärder som följer därmed. Således ska bolaget upprätta planer för extraordinära händelser, revidera planerna årligen och se till att planerna bygger på riskanalyser inom sin verksamhet.