Ramavtalsförlaga Upphandling Multifunktionsskrivare, skrivare och tjänster 2019 – delområde 6: Universell FollowMe-lösning Projektnummer 10462

Innehåll

Adda Inköpscentral AB, organisationsnummer 556819-4798, (inköpscentralen) och [leverantörens namn, organisationsnummer] (leverantören) har efter inköpscentralens upphandling Multifunktionsskrivare, skrivare och tjänster 2019 slutit detta ramavtal.

Kontaktpersoner för inköpscentralen respektive leverantören framgår av bilaga 01.‌

Det här ramavtalet reglerar förhållandet mellan inköpscentralen och leverantören.

Villkoren i de kontrakt som ingås genom avrop från ramavtalet och som gäller mellan den upphandlande myndigheten och leverantören (kontrakt), regleras separat i dokumenten ”Kontraktsvillkor delområde 6” och eventuella andra dokument som ingår i avropsförfrågan.

2 Avropsberättigade parter och avropsordning ‌

De parter som har rätt att avropa från ramavtalet kallas för upphandlande myndigheter. Vilka dessa är framgår av bilaga 02. De upphandlande myndigheterna har rätt – men inte skyldighet – att ingå kontrakt genom ramavtalet. Det gäller även bolag, kommunalförbund, gemensamma nämnder eller andra organisationer som ägs eller består av en eller flera av de upphandlande myndigheterna och som tar över de upphandlande myndigheternas behov av de produkter och tjänster som omfattas av ramavtalet, efter det att upphandlingen annonserades. Upphandlande myndigheter som finns med i bilaga 02 och enbart byter namn efter annonseringen får också i fortsättningen avropa från ramavtalet.

De upphandlande myndigheterna avropar från ramavtalet på det sätt som anges i upphandlingsdokumentet.

3 Avtalshandlingar och deras inbördes ordning ‌

I ramavtalet ingår nedan angivna avtalshandlingar. Avtalshandlingarna kompletterar varandra vid en tolkning av ramavtalet. Om avtalshandlingarna är motsägelsefulla gäller de i följande ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat.‌

1. Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet med bilagor

2. Ramavtalet med bilagor

3. Eventuella skriftliga förtydliganden till upphandlingsdokumentet med bilagor

4. Upphandlingsdokumentet med bilagor

5. Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud med bilagor

6. Anbud med bilagor

Inga andra handlingar än dessa gäller vid tolkningen av ramavtalet.

Bilagor till ramavtalet‌

Ramavtalet har följande bilagor:

Bilaga 01 – Kontaktpersoner till parterna Bilaga 02 – Avropsberättigade parter Bilaga 03 – Underleverantörer

Bilaga 04 – Prisbilaga

Sammanställningen med bilagor uppdateras i samband med avtalstecknande. Den slutliga sammanställningen kommer endast att bestå av handlingar som hämtas ur de annonserade upphandlingsdokumenten eller leverantörens anbud.

4 Avtalsperiod ‌

Ramavtalet gäller under fyra år. Från det att ramavtalet har löpt i 18 månader, kan inköpscentralen när som helst säga upp ramavtalet med sex månaders uppsägningstid. Uppsägningen ska vara skriftlig. När ramavtalet löpt i fyra år löper det ut utan föregående uppsägning.

Inköpscentralen får säga upp ramavtalet med en, flera eller alla leverantörer.

Kontrakt ska tilldelas innan ramavtalets avtalsperiod upphör. Med kontrakt menas bindande avtal mellan den upphandlande myndigheten och leverantören om anskaffning av produkter och tjänster enligt ramavtalet.

Produkterna och tjänsterna enligt kontraktet får levereras respektive tillhandahållas vid enstaka eller återkommande tillfällen, även efter att ramavtalet har upphört.

5 Leverantörens åtaganden ‌

De produkter och tjänster som ramavtalet omfattar

5.1.1 Leverantören ska tillhandahålla de produkter och tjänster som omfattas av leverantörens anbud enligt upphandlingsdokumentet och dess bilagor samt angivna kravspecifikationer avseende delområde 6.

5.1.2 Leverantören ska på inköpscentralens begäran kunna visa att leverantören har rätt att sälja de produkter som omfattas av ramavtalet i Sverige, genom att tillhandahålla dokumentation som utfärdats av tillverkaren av produkterna. Leverantören ska visa detta genom att tillhandahålla relevanta intyg från tillverkare till inköpscentralen.

Uppdatering av produkter, tjänster och programvaror

5.2.1 När produkter, tjänster och programvaror som omfattas av ramavtalet har utvecklats ska leverantören uppdatera sitt utbud av dem, så att den senaste versionen erbjuds vid avrop. Uppdaterade versioner ska minst uppfylla de krav som har ställts i ramavtalsupphandlingen. Förändringen av produkterna, tjänsterna och programvarorna får inte leda till att ramavtalets övergripande karaktär ändras, att omfattningen utvidgas väsentligt eller att priserna för produkterna, tjänsterna och programvarorna ändras.

Hållbara leveranskedjor‌

5.3.1 De grundläggande villkoren‌

Leverantören ska under hela ramavtalets löptid tillämpa villkoren enligt punkt 5.3.1 –

5.3.7. Ramavtalet ska fullgöras i enlighet med följande grundläggande villkor för hållbara leveranskedjor:

a) FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna;

b) ILO:s åtta kärnkonventioner om tvångsarbete, barnarbete, diskriminering och föreningsfrihet samt organisationsrätt (nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182);

c) FN:s barnkonvention, artikel 32;

d) den arbetsrättslagstiftning, inklusive bestämmelser om lön, arbetstid, ledighet och socialförsäkringsskydd som gäller i landet där arbetet utförs;

e) det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs;

f) den miljöskyddslagstiftning som gäller i landet där arbetet utförs; och

g) FN:s konvention mot korruption.

Om internationella bestämmelser ger ett starkare skydd för den enskilde än nationell lagstiftning, ska leverantören vidta skäliga åtgärder för att följa de internationella bestämmelserna.

5.3.2 Åtagandet gäller för all verksamhet med anknytning till ramavtalets utförande.

5.3.3 Leverantören ska enligt punkt 5.3.4 säkerställa att de grundläggande villkoren uppfylls av anlitade underleverantörer, i alla led. Leverantören ska också säkerställa att dessa underleverantörer medverkar vid uppföljning enligt punkt 5.3.6.

5.3.4 Policy och rutiner‌

För att uppfylla åtagandet enligt p. 5.3.1 ska leverantören vidta åtgärder för att förebygga och hantera eventuella avvikelser från de grundläggande villkoren enligt punkterna 5.3.5

a) - f) nedan. Åtgärderna ska vara dokumenterade och tillämpas löpande under hela kontraktstiden i den egna verksamheten och hos underleverantörer i alla led.

5.3.5 Leverantören ska vid avtalsstart:‌

a) ha antagit allmänt tillgänglig policy, beslutad av högsta ledningen, som innefattar ett åtagande att respektera de grundläggande villkoren;‌

b) ha antagit rutiner för att vidareförmedla åtagandet att respektera de grundläggande villkoren i den egna verksamheten och i leveranskedjan;

c) ha utsett ansvarig på ledningsnivå som ansvarar för efterlevnad av de grundläggande villkoren;

d) ha antagit rutiner för att regelbundet genomföra riskanalyser, dvs. identifiera och prioritera aktuella och potentiella risker för brister i efterlevnaden av de grundläggande villkoren, innefattande en kartläggning av leveranskedjan med

särskild hänsyn till högriskverksamheter, särskilt ska mineraler1 som utvinns från områden i väpnad konflikt2 eller högriskområden3 beaktas;

e) ha antagit rutiner för att regelbundet följa upp efterlevnad av de grundläggande villkoren; och

f) ha antagit rutiner för att omedelbart vidta åtgärder för att förhindra och begränsa brister i efterlevnaden av de grundläggande villkoren samt för att vidta rättelse vid identifierade brister.‌

Åtgärderna ska vidtas i enlighet med FN:s vägledande principer för företag och mänskliga rättigheter eller motsvarande.

5.3.6 Uppföljning‌

Inköpscentralen har rätt att följa upp att leverantören fullföljer sina åtaganden enligt denna punkt 5.3. Uppföljningen kan komma att ske i olika steg; egenrapportering enligt

5.3.7 och revision enligt 5.8.

Leverantören ska i den utsträckning det är möjligt samarbeta med andra leverantörer inom branschen för att identifiera tecken på tvångsarbete, t.ex. av uigurer och andra muslimska minoriteter vid produktionsanläggningar i Kina. Detta för att säkerställa tillförlitligheten av uppföljningar inklusive revisioner.

5.3.7 Egenrapportering‌

På begäran av inköpscentralen ska leverantören, inom sex veckor, eller annan tid som inköpscentralen anger, från det att begäran mottogs, skriftligen redovisa hur de grundläggande villkoren efterlevs. Redovisningen ska lämnas i inköpscentralens formulär för egenrapportering eller enligt inköpscentralens anvisningar.

Hållbarhet

1 Med riskmineraler avses bl.a. tantal, tenn, volfram, guld (3TG konfliktmineraler) och kobolt, glimmer, litium, koppar, nickel och sällsynta jordartsmetaller.

2 Med väpnad konflikt avses konflikter av både internationell (två eller flera stater) eller nationell (befrielsekrig, uppror, inbördeskrig etc.) karaktär.

3 Med högriskområden avses områden med politisk instabilitet eller förtryck, institutionell svaghet, osäkerhet, kollaps av civil infrastruktur eller utbrett våld. Särskild hänsyn ska tas till ursprungsbefolkningar.

5.4.1 Systematiskt miljöarbete

5.4.2 Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden bedriva ett systematiskt och dokumenterat miljöarbete som är öppet för granskning av inköpscentralen eller inköpscentralens ombud.‌

5.4.3 Miljöarbetet ska minst omfatta för avtalsföremålen relevanta delar av verksamheten. Dokumentation som visar att ett systematiskt miljöarbete bedrivs ska finnas tillgänglig för granskning under hela avtalstiden och minst innehålla:

a) en miljöpolicy som är antagen av ledningen och som innehåller åtagande om miljöhänsyn, lagefterlevnad och ständig förbättring;

b) en miljöutredning - redovisning och prioritering av verksamhetens betydande miljöaspekter och miljörisker (som inte är äldre än 5 år);

c) mål och handlingsplaner för verksamhetens betydande miljöaspekter och risker, inklusive ansvarsfördelade och tidsbestämda aktiviteter för att minska negativ miljöpåverkan samt en årlig uppföljning;

d) en rutin för hur inköpscentralens produktspecifika miljökrav efterlevs och vidareförmedlas i leveranskedjan (ex. ingående kemikalier och material i produkten).

5.4.4 Inköpscentralen eller dess ombud har rätt att begära redovisning av hur villkoren är uppfyllda. Uppföljning sker genom granskning av leverantörens dokumentation. Redovisningen av dokumentation ska följa inköpscentralens eller ombudets anvisningar och lämnas inom en vecka eller den senare tidpunkt som den inköpscentralen eller ombudet anger. Dokumentation avseende ledningssystemet ska uppfylla följande krav:‌

(1) dokument i ledningssystemet ska vara märkta med datum och verksamhetens namn och vara giltiga under hela avtalstiden,

(2) certifikat eller diplom ska täcka relevanta delar av verksamheten,

(3) mål- och handlingsplan ska omfatta uppföljning av målen alternativt kompletteras med en fristående uppföljning (t.ex. en revisionsrapport), och

(4) rutinmässig och regelbunden kontroll ska ske av hur avtalsföremål uppfyller specifika miljökrav t.ex. avseende kemiskt innehåll i produkter.

5.4.5 Inköpscentralen kan komplettera uppföljningen med kontors- och fabriksrevision vid behov.

5.4.6 Om verksamheten är certifierad enligt ISO 14001, EMAS eller FR2000, bedöms giltigt certifikat verifiera att villkoren i 5.4.2-5.4.4 efterlevs. Om leverantören är diplomerad enligt Svensk Miljöbas bedöms diplom kompletterat med bevis avseende punkt 4 i 5.4.4 verifiera att ovanstående villkoren i 5.4.2-5.4.4 efterlevs.

5.4.7 Systematiskt kvalitetsarbete

5.4.8 Leverantören ska vid avtalsstart och under hela avtalsperioden ha implementerade rutiner för systematiskt kvalitetsarbete, som minst omfattar:‌

a) en kvalitetspolicy eller motsvarande, som omfattar den typ av uppdrag som upphandlingen avser och som är antagen av ledningen och väl känd hos personalen;

b) organisationsbeskrivning inklusive kontaktperson som hanterar frågor kring verksamhetens kvalitetsarbete;

c) rutin/-er som säkerställer att utförandet av upphandlade tjänster sker enligt avtalad kvalitet och inkluderar relevanta samarbetsformer i förhållande till kund;

d) kvalitetssäkrad inköpsprocess, inklusive rutiner för kvalitetssäkring av underleverantörer och system för kontroll och spårbarhet av ingående komponenter uppströms i leveranskedjan i så många led som krävs för att uppfylla de kvalitetskrav som ställs på produkterna;

e) rutiner för hantering av avvikelser och korrigerande åtgärder;

f) rutiner för uppföljning, rapportering, dokumentation och hantering av kundklagomål;

g) rutin för att säkerställa nödvändig kunskap hos personalen i syfte att tillämpa kvalitetrelaterade rutiner enligt punkt c) – f) ovan (t.ex. rutin för introduktion/utbildning); samt

h) rutin för att löpande följa upp verksamhetens satta kvalitetsmål och handlingsplaner.

5.4.9 Det systematiska kvalitetsarbetet ska vara öppet för granskning av inköpscentralen eller dess ombud. Leverantören ska på begäran tillhandahålla bevis för att villkoren i 5.4.8 är uppfyllda. Redovisningen av bevis ska följa inköpscentralens eller ombudets anvisningar och lämnas inom en vecka eller den senare tidpunkt som inköpscentralen eller ombudet anger. Bevis på att villkoren i 5.4.8 efterlevs kan vara

• en kopia på giltigt certifikat enligt ISO 9001 (gällande version), eller motsvarande certifikat enligt annan kvalitetsledningsstandard som bygger på europeisk eller internationell standard.

En leverantör som saknar tredjepartscertifiering ska verifiera att villkoren uppfylls genom annan beskrivning eller dokumentation som visar hur punkt 5.4.8 a) – h) ovan efterlevs.

Leverantörens ansvar för regelefterlevnad, fullgörande och tillstånd

5.6.1 Leverantören ska aktivt skaffa sig kännedom om och följa de lagar, förordningar, myndighetskrav, regler, normer, standarder och föreskrifter som vid var tid gäller för leverantörens verksamhet.

5.6.2 Leverantören har ett fullständigt och odelat ansvar för att fullgöra alla åtaganden och förpliktelser under ramavtalet. Leverantören ska se till att på bästa sätt ta tillvara inköpscentralens intressen.

5.6.3 Leverantören ska på egen bekostnad ha alla tillstånd m.m. som krävs för att leverantören ska kunna fullgöra sina åtaganden enligt ramavtalet och enskilda kontrakt.

Skyldigheter vid avrop och delegeringsförbud

5.7.1 Leverantören är skyldig att acceptera ett avrop som upphandlande myndighet genomför enligt ramavtalets dynamiska rangordning. Leverantören behöver emellertid inte acceptera avrop om den har godtagbara skäl. Som godtagbara skäl räknas att leverantören är förhindrad att lämna avropssvar utifrån hur avropsförfrågan är utformad eller att leverantören är föremål för omständigheter enligt 14. Om leverantören inte avser acceptera avrop ska leverantören snarast och skriftligen meddela den upphandlande myndigheten skälen för detta.‌

5.7.2 En upphandlande myndighet får undanta en leverantör från att lämna avropssvar vid två av dess kommande avrop från ramavtalet om den upphandlande myndigheten tidigare avropat från ramavtalet och leverantören

• vid minst två tillfällen i följd har avböjt att acceptera avrop från den upphandlande myndigheten och inte har haft godtagbara skäl enligt 5.7.1, eller

• vid minst två tillfällen har avstått från att lämna skriftligt meddelande enligt 5.7.1 till den upphandlande myndigheten.

5.7.3 Leverantören får inte till en underleverantör eller någon annan delegera sin rätt att lämna anbud till de upphandlande myndigheterna.

Uppföljning och insyn‌

5.8.1 Leverantören ska utan kostnad medverka vid inköpscentralens uppföljning av leverantörens åtaganden som grundar sig på ramavtalet. Detta omfattar även åtaganden i kontrakt som ingås med stöd av ramavtalet.

5.8.2 Leverantören ska ge inköpscentralen eller ett av inköpscentralen anlitat ombud tillträde till och insyn i sin eller underleverantörs verksamhet i den utsträckning som krävs för att inköpscentralen ska kunna kontrollera att leverantören lever upp till sina åtaganden. Skyldigheten att ge tillträde och insyn gäller till och med ett år efter det att det sista kontraktet som tecknats med stöd av ramavtalet har löpt ut. Resultatet av sådan uppföljning kan inköpscentralen komma att publicera i en revisionsrapport.

5.8.3 För uppföljning av de grundläggande villkoren i 5.3.1 kan inköpscentralen eller av inköpscentralen anlitat ombud komma att granska tidrapportering, scheman, lönespecifikationer och anställningsavtal. Sådan granskning ska vara förenlig med dataskyddsförordningen. Inköpscentralen ska ha möjlighet att intervjua arbetstagare som omfattas av dessa villkor.

5.8.4 Inköpscentralen eller inköpscentralens ombud har rätt att granska leverantörens redovisning eller inbetalning av den administrativa ersättningen enligt 5.11. Inköpscentralen eller den inköpscentralen anlitar ska ges tillgång till fakturor och räkenskaper som gäller avrop. Leverantören behöver inte ge tillgång till sådant material om det skulle strida mot lag och börsregler som gäller för leverantörens verksamhet.‌

Brister eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid en revision ska leverantören korrigera omgående.

5.8.5 Om inköpscentralens uppföljning medför att leverantören ska tillhandahålla inköpscentralen eller inköpscentralens ombud uppgifter eller dokumentation, ska det ske inom rimlig tid, dock senast inom fyra veckor. Leverantören ska på inköpscentralens eller inköpscentralens ombuds begäran lämna meddelande om när leverantören kommer att kunna tillhandahålla aktuella uppgifter, dokumentation m.m. Sådant meddelande ska lämnas omgående.

5.8.6 Revision enligt 5.8.4 ska bekostas av leverantören om den har betalat ett maximalt vite enligt 5.11.10 eller 5.11.16 under minst en redovisningsperiod de senaste tolv månaderna eller om leverantören under perioden har varit försenad med betalningen med minst 30 dagar.

Marknadsföring av produkter, tjänster och ramavtal

5.9.1 Om leverantören marknadsför eller säljer produkter eller tjänster som inte omfattas av ramavtalet till en upphandlande myndighet, måste leverantören i förväg tydligt ange för den upphandlande myndigheten att ramavtalet inte ska användas i dessa fall.

5.9.2 En leverantör som marknadsför eller säljer produkter eller tjänster som omfattas av ramavtalet till en upphandlande myndighet, ska i förväg tydligt ange för den upphandlande myndigheten att köp av dem innebär att ramavtalet används.

5.9.3 Leverantören får inte hänvisa till ramavtalet i sin marknadsföring på ett missvisande sätt. Leverantören ska omedelbart sluta med marknadsföring som inköpscentralen bedömer vara missvisande eller oförenlig med inköpscentralens verksamhet.

Sekretess

5.10.1 Om det inte är nödvändigt att röja information för att kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag eller enligt något avtal mellan leverantören och inköpscentralen får parterna inte utan motparts medgivande röja någon information om eller härrörande från ramavtalet, som kan betraktas som affärs- eller yrkeshemlighet förrän tre år efter det att ramavtalet har upphört att gälla. Sekretessen omfattar inte sådan information som part ‌

kan visa har blivit känd för denne på något annat sätt än genom ramavtalet, till exempel genom en offentlig allmän handling.

5.10.2 Leverantören ska göra villkoren i 5.10.1 gällande i avtal med sina underleverantörer.

Administrativ ersättning‌

Statistik som ligger till grund för den administrativa ersättningen

5.11.1 Leverantören ska utan kostnad redovisa levererade tjänster och sålda produkter som omfattas av ramavtalet till inköpscentralen. Försäljning genom kontrakt som har ingåtts med stöd av ramavtalet och som löper efter ramavtalstidens utgång ska leverantören redovisa till dess att uppdraget har upphört.‌

5.11.2 Redovisning ska levereras senast den 15:e varje månad och avse föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt avseende det här ramavtalet (en redovisningsperiod). Redovisningen ska vara uppdelad per upphandlande myndighet som avropat på ramavtalet under perioden.

5.11.3 Leverantören ska rapportera redovisningen via den webbaserade länk som inköpscentralen månadsvis skickar med e-post 14 dagar före rapporteringen. Leverantören ska lämna en redovisning även om ingen försäljning har skett under månaden.‌

Betalning av administrativ ersättning

5.11.4 Baserat på den redovisning som leverantören skickar in till inköpscentralen, ska leverantören betala en administrativ ersättning till inköpscentralen som motsvarar 1,5 procent av det redovisade beloppet, exklusive mervärdesskatt. Om en underleverantör har levererat produkter och tjänster enligt ramavtalet ska det belopp som underleverantören har fakturerat ingå i underlaget för den administrativa ersättningen som leverantören ska betala.

5.11.5 Den administrativa ersättningen till inköpscentralen sjunker ju högre det totala fakturerade beloppet för produkter och tjänster är enligt samtliga de ramavtal som inköpscentralen ingår som ett resultat av upphandlingen. Sänkningen av ersättningen sker i steg på följande sätt:

• När det totala fakturerade beloppet överstiger 300 miljoner svenska kronor (SEK), exklusive mervärdesskatt, sänks den administrativa ersättningen till 1,25 procent för belopp upp till 500 miljoner SEK.

• När det totala fakturerade beloppet överstiger 500 miljoner SEK, exklusive mervärdesskatt, sänks den administrativa ersättningen till 1,0 procent.

5.11.6 Ersättningen till inköpscentralen sänks samtidigt för samtliga leverantörer enligt ramavtalen, oavsett vilken fakturering som skett enligt ett individuellt ramavtal. Inköpscentralen meddelar leverantörerna om och när en sänkning sker. Den nya ersättningen tillämpas för den närmast följande redovisningsperioden efter att en beloppsgräns passerats.

5.11.7 Leverantören ska betala den administrativa ersättningen så länge försäljning sker enligt ett kontrakt som har ingåtts under ramavtalet, oavsett om ramavtalet har löpt ut. Redovisning kan pågå i upp till åtta år.

5.11.8 Den administrativa ersättningen ska betalas senast 30 dagar efter det att inköpscentralen har skickat fakturan till leverantören. Om fakturan inte betalas i rätt tid, skickas påminnelse om betalning och därefter kan inköpscentralen komma att skicka den utestående skulden till inkasso för indrivning om betalning fortfarande inte skett.

Om leverantören brister i redovisning eller betalning av administrativ ersättning

5.11.9 Om leverantören inte redovisar korrekt statistik enligt 5.11.1 får inköpscentralen kräva att leverantören ska rätta den felaktiga redovisningen inom tio arbetsdagar från det att inköpscentralen påpekade felet för leverantören. Leverantören ska därefter betala den administrativa avgift som baseras på den rätta redovisningen, plus dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635), senast 30 dagar efter det att inköpscentralen har skickat fakturan till leverantören. Om leverantörens rätta redovisning innebär att leverantören ska få tillbaka en del av tidigare betald administrativ ersättning från inköpscentralen, utgår ingen dröjsmålsränta.

Vite vid utebliven eller felaktig statistik

5.11.10 Inköpscentralen har rätt till vite om leverantören ‌

• inte redovisar någon statistik alls enligt 5.11.1, eller

• inte redovisar korrekt statistik enligt 5.11.1 - 5.11.3 inom tio arbetsdagar från det att inköpscentralen påpekade felet för leverantören.

Vite ska betalas för varje redovisningsperiod som leverantören brister i sin redovisningsskyldighet med 5 000 SEK exklusive mervärdeskatt för varje påbörjad vecka bristen föreligger, räknat från det att inköpscentralen påpekade bristen för leverantören. Vite kan maximalt bli 20 000 SEK, exklusive mervärdesskatt, för varje redovisningsperiod.

5.11.11 Utöver vite enligt 5.11.10 har inköpscentralen också rätt att i de situationer som omfattas av 5.11.10 skicka en faktura till leverantören avseende den administrativa ersättningen som är baserad på perioden för leverantörens tidigare högsta redovisade försäljning. Om det inte finns någon tidigare försäljning att basera fakturan på, har inköpscentralen rätt att istället ange ett skäligt belopp på fakturan utifrån inköpscentralens tidigare erfarenhet av försäljning inom tidigare eller liknande ramavtal.‌

5.11.12 I de fall inköpscentralen ställer ut en faktura till leverantören enligt 5.11.11 och det senare framkommer att den faktiska försäljningen understiger beräknad försäljning, har leverantören rätt till återbetalning eller avdrag för den administrativa ersättning som ska betalas på mellanskillnaden mellan den beräknande försäljningen och den faktiska försäljningen.

5.11.13 Om leverantören själv meddelar inköpscentralen att den faktiska försäljningen överstiger rapporterad försäljning för en redovisningsperiod har inköpscentralen rätt till vite. Vite utgår med 0,5 procent av skillnaden mellan den faktiska och den felaktigt rapporterade försäljningen. Dock maximalt 10 000 SEK exklusive mervärdesskatt. Detsamma gäller om faktisk försäljning överstiger beräknad försäljning enligt en faktura som ställs ut med stöd av 5.11.11.

5.11.14 Om leverantören själv meddelar att den faktiska försäljningen understiger rapporterad försäljning för en redovisningsperiod har inköpscentralen rätt till vite. Vite utgår med 0,25 procent av skillnaden mellan den faktiska och den felaktigt rapporterade försäljningen. Dock maximalt 2 500 SEK exklusive mervärdesskatt.

5.11.15 Om uppföljning enligt 5.8 visar att faktiskt försäljning överstiger rapporterad försäljning har inköpscentralen rätt till vite. Vite utgår med 1 procent av skillnaden mellan den faktiska och den felaktigt rapporterade försäljningen. Dock maximalt 20 000 SEK

exklusive mervärdesskatt. Detsamma gäller om faktisk försäljning överstiger beräknad försäljning enligt en faktura som ställs ut med stöd av 5.11.11.

Vite vid utebliven betalning av den administrativa ersättningen

5.11.16 Om leverantören inte betalar in den administrativa ersättningen enligt 5.11 har inköpscentralen rätt till vite. Vite ska betalas för varje redovisningsperiod som leverantören brister i sin betalningsskyldighet med 10 000 kr exklusive mervärdesskatt för varje påbörjad vecka bristen föreligger, räknat från det att inköpscentralen påpekade bristen för leverantören. Vite kan maximalt bli 40 000 kr, exklusive mervärdesskatt, för varje redovisningsperiod.‌

Inköpscentralen får undanta leverantören från att delta i avrop efter tio veckor

5.11.17 Om leverantören fortfarande inte har levererat statistik, rätt statistik eller betalat den administrativa ersättningen efter tio veckor från det att inköpscentralen påtalade avtalsbrottet i fråga för leverantören, får inköpscentralen undanta leverantören från att delta i avrop från ramavtalet till dess att avtalsbrottet är åtgärdat.

Övrig statistik

5.12.1 Leverantören ska på begäran inkomma med statistik till inköpscentralen i Excel-format eller på annat av inköpscentralen anvisat sätt. Statistiken ska vara uppdelad per upphandlande myndighet och innehålla uppgift om

• i vilka fall som avropssvar inte lämnades och leverantörens förklaring till detta;

• antal sålda FollowMe-lösningar och serverdrift (molnbaserad lösning respektive lokal lösning;

• antal sålda tillvalstjänster;

• kontraktslängd; och

• totalkostnad per upphandlande myndighet.

5.12.2 Leverantören ska på begäran även inkomma med statistik till inköpscentralen över totalt antal mottagna och besvarade avrop, med uppgift om när avropen genomfördes och vilken/-a upphandlande myndigheter som genomförde avrop. Statistiken ska levereras i Excel-format eller på annat av inköpscentralen anvisat sätt.

E-handel

5.13.1 Upphandlade myndigheter arbetar i olika omfattning med elektronisk handel (E-handel). Syftet är att effektivisera offentlig sektors inköp av produkter och tjänster samt att reducera miljöpåverkan kopplat till pappershantering och transporter. E-handel kan ge motsvarande vinster för leverantören.

Användning av e-handel innebär att affärsdokument utväxlas elektroniskt mellan leverantören och den upphandlade myndigheten. Villkoren nedan är enligt de gemensamma standarder som finns inom området och som Single Face To Industry (SFTI) rekommenderar. Dessa är väletablerade på marknaden, baserade på öppna och internationella standarder och lämpade för olika inköpssituationer.

5.13.2 Leverantören står själv för de kostnader som det innebär att utveckla, använda och underhålla lämpligt systemstöd för affärsprocesser, standardiserade meddelanden och kommunikationssätt som anges i villkoren. Om leverantören tillämpar format med manuell hantering av affärsmeddelanden i leverantörsportal står leverantören själv för de kostnader som kan förknippas med detta.

5.13.3 Leverantören ska inom två månader från ramavtalets ikraftträdande kunna erbjuda beställning från leverantörens webbutik enligt kraven i ramavtalsupphandlingen. Webbutiken ska enbart innehålla avtalat sortiment.

5.13.4 Leverantören ska inom två månader från ramavtalets ikraftträdande kunna skapa och sända en elektronisk katalog som innehåller pris-, artikel- och sortimentsinformation enligt minst ett av följande format:‌

• Peppol-katalog.

• SFTI/ESAP 6 Prislista.

• En elektronisk katalog som innehåller pris-, artikel- och sortimentsinformation i cellstrukturerat format, i en Excelmall.

• Registrering av katalog/kataloginformation i leverantörsportal (anvisas av respektive upphandlande myndighet).

Den elektroniska katalogen ska kunna avgränsas i enlighet med ramavtalet och enskilda kontrakt, dvs. enbart innehålla sortiment som omfattas av ramavtalet och enskilda kontrakt och visa avtalade nettopriser.

5.13.5 Leverantören ska inom två månader från ramavtalets ikraftträdande kunna sända varukorgsmeddelande från en kundspecifik webbutik till de upphandlande myndigheternas e-handelssystem (s.k. punch-out) enligt minst ett av följande format:‌

• PEPPOL punch-out.

• Annat etablerat varukorgsmeddelande i XML-format.

Webbutiken ska kunna avgränsas i enlighet med kontrakt, dvs. enbart innehålla sortiment som omfattas av enskilda kontrakt och visa avtalade nettopriser.

5.13.6 Leverantören ska inom två månader från ramavtalets ikraftträdande kunna kommunicera affärsprocesserna enligt 5.13.4-5.13.5 elektroniskt med upphandlade myndigheter på minst ett av följande sätt:

• Via PEPPOL-nätverket.

• Via partsuppsättning mot upphandlade myndighets operatör.

• Via leverantörsportal.

6 Om leverantören bryter mot ramavtalet eller kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet ‌

Skyldighet att visa kravuppfyllnad

6.1.1 Om inköpscentralen har anledning att tro att leverantören inte uppfyller ett eller flera krav i ramavtalet eller i kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet, får inköpscentralen begära att leverantören ska visa att kravet eller kraven uppfylls. Om inköpscentralen inte meddelar något annat ska detta kunna ske inom en vecka.

Avhjälpande av avtalsbrott

6.2.1 Leverantören begår avtalsbrott om den bryter mot villkoren i ramavtalet eller kontrakt som ingåtts med stöd av ramavtalet. Inköpscentralen får i sådana fall kräva att leverantören avhjälper avtalsbrottet.

6.2.2 Avtalsbrott ska avhjälpas

- skyndsamt efter det att leverantören insåg eller borde ha insett avtalsbrottet, eller

- inom den tid som inköpscentralen meddelar.

Inköpscentralen får kräva att leverantören tar fram en tids- och åtgärdsplan som leverantören ska följa för att avhjälpa avtalsbrottet inom den tid som inköpscentralen har meddelat. Inköpscentralen ska godkänna åtgärdsplanen skriftligen.

Undantag från avrop

6.3.1 Under den tid ett misstänkt avtalsbrott utreds, och under den tid leverantören i förekommande fall avhjälper avtalsbrott, får inköpscentralen undanta leverantören från att delta i avrop från ramavtalet.

6.3.2 Inköpscentralen får även undanta leverantören från att delta i avrop från ramavtalet om det framkommer en omständighet som hade kunnat vara en grund för att utesluta leverantören vid upphandlingstillfället.

6.3.3 Inköpscentralen får även undanta leverantören från att delta i avrop från ramavtalet om leverantören

- vid minst tre tillfällen avböjer att acceptera upphandlande myndigheters avrop.

Leverantören ska på inköpscentralens begäran tillhandahålla en åtgärdsplan, som minst ska innehålla

- information om vilka åtgärder som leverantören ska vidta för att kunna besvara avrop,

- när åtgärderna ska vidtas,

- vem som är ansvarig för åtgärderna, samt

- hur uppföljningen av åtgärderna ska gå till.

Inköpscentralen får undanta leverantören från att delta i avrop till dess att leverantören kan visa att åtgärder har vidtagits för att leverantören ska kunna svara på avrop.

Hävning av ramavtalet och skadestånd‌

6.4.1 Inköpscentralen får häva ramavtalet helt eller delvis om leverantörens avtalsbrott är väsentligt eller upprepas vid genomförandet av flera kontrakt och avtalsbrottet inte har

- avhjälpts skyndsamt,

- avhjälpts inom den tid som inköpscentralen meddelat, alternativt

- avhjälpts enligt den tids- och åtgärdsplan som inköpscentralen skriftligen har godkänt.

6.4.2 Om inköpscentralen har rätt att häva ramavtalet ska leverantören, utöver eventuellt vite, betala för den skada som leverantören har orsakat inköpscentralen enligt 9.

7 Övriga grunder för hävning av ramavtalet ‌

7.1.1 Utöver inköpscentralens möjlighet att helt eller delvis häva ramavtalet enligt 6.4 ovan, får inköpscentralen med omedelbar verkan helt eller delvis häva ramavtalet

a) om det framkommer att leverantören vid fullgörandet av ramavtalet har begått överträdelser av grundläggande mänskliga fri- och rättigheter,

b) om leverantören borde ha uteslutits från upphandlingen på grund av överträdelser enligt 13 kap. 1 § LOU eller obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § första stycket LOU när ramavtalet ingicks,

c) om det finns en sådan omständighet som vid upphandlingstillfället hade kunnat vara en grund för att utesluta leverantören på grund av obetalda skatter och socialförsäkringsavgifter enligt 13 kap. 2 § andra stycket XXX eller på grund av missförhållanden enligt 13 kap. 3 § LOU, och leverantören inte har avhjälpt omständigheten inom fyra veckor efter inköpscentralens begäran eller den längre tid som inköpscentralen meddelar,

d) om det framkommer att leverantören lämnade oriktiga uppgifter i anbudet som var av betydelse för tilldelningen av ramavtalet,

e) om avtalsbrottet inte kan avhjälpas, eller

f) om leverantören har åsamkat inköpscentralen väsentlig skada som är hänförlig till ramavtalet.

7.1.2 Om inköpscentralen har rätt att häva ramavtalet ska leverantören, utöver eventuellt vite, betala för den skada som leverantören har orsakat inköpscentralen.

8 Grunder för förtida uppsägning ‌

Inköpscentralen får med omedelbar verkan säga upp ramavtalet till förtida upphörande om

a) det framgår av en domstols lagakraftvunna dom eller beslut att ramavtalet har slutits i strid med upphandlingslagstiftningens bestämmelser om tillåtna ändringar av ramavtal; eller

b) EU-domstolen i ett avgörande konstaterar att ingående av ramavtalet innebär ett allvarligt åsidosättande av EU-rätten.

Vid uppsägning enligt denna punkt bortfaller parternas framtida skyldigheter.

9 Ansvar, ansvarsbegränsningar och försäkring ‌

Ansvar för skada‌

9.1.1 Leverantören ansvarar för samtliga direkta skador som leverantören, eller annan för vilken leverantören ansvarar, orsakar genom vårdslöshet.

9.1.2 Om leverantören enligt lag eller rättspraxis har ett längre gående ansvar för en skada ansvarar leverantören oavsett föregående stycke för den uppkomna skadan.

9.1.3 Parternas ansvar för person- och sakskada begränsas till maximalt 10 MSEK per skada och år. Parternas ansvar för ren förmögenhetsskada begränsas till 2 MSEK per skada och år.

Försäkring

9.2.1 Leverantören ska under hela avtalstiden ha försäkringar som täcker leverantörens ansvar enligt 9.1.

9.2.2 Bevis om att ovan nämnda försäkringar har tecknats ska överlämnas till inköpscentralen senast två veckor före ramavtalets ikraftträdande. Bevis om att förnyad försäkring finns ska överlämnas till inköpscentralen senast en vecka före det att försäkringen går ut.

9.2.3 Om leverantören brister i någon av ovanstående förutsättningar har inköpscentralen rätt att häva ramavtalet.

Ansvar vid grov vårdslöshet och uppsåt

9.3.1 Ansvarsbegränsningarna i 9.1 gäller inte om parterna har orsakat skadan genom rättighetsintrång, grov vårdslöshet eller uppsåt.

10 Ansvar för underleverantörer ‌

Leverantören ansvarar för åtgärder, arbeten och leveranser från underleverantörer på samma sätt som för sitt eget arbete.

Ett tillägg eller ett byte av en underleverantör i ramavtalet får endast ske efter att inköpscentralen har godkänt detta skriftligen.

Om leverantören byter eller anlitar en underleverantör utan att inköpscentralen har godkänt det får inköpscentralen undanta ramavtalsleverantören från rätten att få avropsförfrågningar till dess att en ny underleverantör har godkänts.

11 Priser ‌

Priser (produkter)

11.1.1 Produkter betalas enligt priserna i bilaga 04. Ytterligare kostnader utöver vad som uttryckligen framgår av ramavtalet eller förfrågningsunderlaget får inte tillkomma. Priserna är fasta under hela ramavtalstiden.

Priser (tjänster)

11.2.1 Tjänster betalas enligt priserna i bilaga 04. Ytterligare kostnader utöver vad som uttryckligen framgår av ramavtalet eller förfrågningsunderlaget får inte tillkomma. Priserna är fasta under hela ramavtalstiden.

Priser i kontrakt

11.3.1 Justering av ramavtalspriserna innebär inte en ändring av priserna i kontrakt som är ingångna innan prisjusteringen gjordes. För sådana befintliga kontrakt gäller priser enligt vad som anges i kontrakten.

12 Överlåtelse av ramavtalet ‌

Leverantören får inte överlåta sina rättigheter eller skyldigheter enligt ramavtalet utan att inköpscentralen medger det.

En överlåtelse kan exempelvis medges om den nya leverantören uppfyller de ursprungliga kvalificeringskraven, grund för uteslutning saknas och den nya leverantören helt eller delvis träder i ramavtalsleverantörens ställe till följd av exempelvis företagsomstruktureringar, inklusive uppköp, sammanslagningar, förvärv eller insolvens, och det inte medför andra väsentliga ändringar av ramavtalet eller kontraktet.

En överlåtelse ska regleras skriftligen i ett undertecknat dokument för att vara giltig. Sker en överlåtelse utan inköpscentralens medgivande har inköpscentralen rätt att få betalt för den skada som överlåtelsen medfört enligt 9.

13 Ändringar och tillägg till ramavtalet ‌

Om inget annat specifikt anges ska ändringar eller tillägg till ramavtalet, inklusive bilagorna till ramavtalet, göras genom skriftlig överenskommelse mellan parterna.

Ändringar och tillägg till ramavtalet som inte är tillåtna enligt upphandlingslagstiftningen är ogiltiga, men de påverkar inte ramavtalets eller ingångna kontrakts giltighet i övrigt.

14 Force Majeure – befrielsegrunder ‌

En part är inte ansvarig för försening av, eller underlåtenhet att uppfylla, sina åtaganden enligt detta ramavtal i den mån fullgörandet hindras av en omständighet utom partens kontroll. Med sådan omständighet avses till exempel avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden, eldsvåda, krig, valutarestriktioner, uppror, upplopp, terroristdåd, explosion, lagstadgade hinder under förutsättning att sådan händelse eller omständighet direkt medför att den drabbade parten hindras att fullgöra alla eller en väsentlig del av sina skyldigheter enligt detta avtal. En avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses befrielsegrundande om leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. Befrielsegrund enligt denna punkt omfattar inte omständigheter som orsakas av partens vårdslöshet eller bristande uppfyllelse av partens åtaganden enligt detta ramavtal.

För att en part ska ha rätt att göra gällande en befrielsegrund enligt ovan ska den skriftligen och utan dröjsmål underrätta den andra parten om att sådan omständighet har inträffat. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande.

Den part som åberopar en befrielsegrund är skyldig att vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrunden och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kan ske.

15 Meddelanden ‌

Meddelanden ska skriftligen översändas till parternas kontaktpersoner enligt 1.2 ovan.

Ett meddelande som har skickats med e-post ska anses ha kommit fram till mottagaren senast en arbetsdag efter att meddelandet har avsänts. Om meddelande istället avsänts med rekommenderat brev ska det anses ha kommit mottagaren till handa efter två arbetsdagar.

16 Lagval och tvister ‌

Svensk materiell rätt gäller för ramavtalet.

Tvister med anledning av ramavtalet ska avgöras av svensk allmän domstol med Stockholms tingsrätt som första instans.

17 Ramavtalets giltighet ‌

Genom att underteckna ramavtalet intygar leverantören att den tagit del av samtliga ramavtalshandlingar som framgår av 3.1 och 3.2. Ramavtalet är bindande för leverantören när leverantören har undertecknat ramavtalet.‌

Ramavtalet är bindande för inköpscentralen när inköpscentralen har undertecknat ramavtalet.‌

Ramavtalet träder i kraft den [datum] om förutsättningarna enligt 17.1 och 17.2 ovan är uppfyllda. Ramavtalet har upprättats i två likalydande exemplar, och parterna har fått var sitt.

Document Metadata

Table of Contents

Ramavtalsförlaga Upphandling Multifunktionsskrivare, skrivare och tjänster 2019 – delområde 6: Universell FollowMe-lösning Projektnummer 10462

Document Metadata