Contract

En sammanfattning av Skogscertifiering Prosilva ABs internrevision 2021 – skogsägare, entreprenörer och paraplyverksamheten.

Prosilva är certifierade i enlighet med standarder för PEFC (PEFC/05-22-19), FSC® (FSC- C105738) och ISO 14001 (1428932-02) avseende gruppcertifiering av skogsägare och skogsentreprenörer.

SKOGSÄGARE

Skogsägarenkät

Årets skogsägarenkät skickades ut till 996 skogsägare. Utifrån resultat och analyser från föregående revision inriktades enkäten 2021 på frågor kopplat till plankrav, ajourhållning av plan, lövträd/lövdominans, avsatt areal, självverksamhet, kultur-/fornlämningar samt direktanlitande av entreprenör. 525 skogsägare besvarade årets enkät och utifrån inkomna svar genomfördes ett antal följdåtgärder. Tre skogsägare prioriterades för internrevision, 401 enkätsvar krävde kontakt med skogsägaren för vidare uppföljning och 24 av dessa ledde till korrigerande åtgärder i samband med uppföljningen.

Internrevisioner

Xxxxx och urval för fältrevisioner av skogsägare baserades på Prosilvas medlemsantal den 1 mars 2021. Prosilvas medlemsgrupp bestod den 1 mars av 4 643 PEFC-bevis och 2 866 FSC-bevis. Inom FSC fördelades bevisen mellan 2 829 FSC-SLIMF respektive 37 FSC-bevis. Utifrån Prosilvas åtaganden gav det ett minsta revisionsantal om 91 bevis för PEFC, 31 för FSC-SLIMF samt sex för FSC, för Prosilvas internrevisorer.

Årets urval av skogsägare för internrevision byggde på dessa kriterier:

1. Skogsägare som certifierades 2018-2020

2. 5 % av skogsägarna som ej besvarat årets enkät

3. Skogsägare med skogsinnehav i NV Sverige

4. Skogsägare där avverkning genomförts innan skogsbruksplan upprättats

5. Skogsägare som pekats ut löpande under verksamhetsåret (aktiviteter, enkätsvar)

6. Skogsägare med kontinuerligt uppdaterad plan (kvalitetsgranskning)

7. Särskilt urval bland skogsägare >1000 ha

Totalt reviderades 99 bevis för PEFC, 64 för FSC-SLIMF och åtta för FSC. Mot bakgrund av spridning av covid-19 i samhället har ett antal internrevision genomförts på distans (telefonintervju eller onlinemöte). Ett medlemskap har avslutats i samband med planering av internrevision, utöver det har sex FSC-certifieringar avslutats (medlemmarna kvarstår som PEFC-certifierade). Identifierade avvikelser och observationer under året visar liknande resultat som för 2020, med några ”nyheter” i och med ny FSC-standard.

Revisionsresultat och jämförelse med tidigare år

Vid sammanställning av årets revisioner och utfärdade avvikelser så finns större avvikelser framför allt kopplat till anlitande av skogsentreprenörer, naturvårdsavsättningar (areal, åtgärder inom dessa och vilka områden som får ingå) samt skogsbruksplanens planperiod/giltighet. Det stora antalet mindre avvikelser beror på brister i skogsbruks- planerna avseende gröna kommentarer, identifiering och sammanställning av löv- dominerade bestånd samt dokumentation av lämningar. Föregående års internrevisioner visade på avvikelser inom samma ämnesområden. Även om avvikelserna är åter- kommande inom gruppen bedömer vi inte att antalet ökar.

Utfärdade observationer är i stor utsträckning knutna till skogsägarnas egna beteende och sin skogsbruksverksamhet, framför allt hanteringen av skogsbruksplanen. Det kopplar till skogsägarens certifieringskunskaper vid självverksamhet, hur skogsbruksplanen ska nyttjas sett till åtgärdsförslag, lövträdsandelar och dokumentation av utförda åtgärder.

Dessa frågor åtgärdas inte inom ett verksamhetsår utan kräver återkommande korrigerande åtgärder och utbildningsinsatser över lång tid. Det finns ingen negativ trend inom Prosilvas grupp.

En faktor som kan leda till stora mellanårsvariationer är framför allt förändringar i gällande certifieringsstandarder. Sedan förra internrevisionen har en ny skogsstandard blivit gällande inom FSC (hädanefter kallad FSC2020). FSC2020 har medfört en rad nyheter för Prosilva och FSC-gruppcertifierade skogsägare, vilket också märks på antalet avvikelser/observationer inom vissa kategorier. Förändringar utifrån FSC2020 kommer ha en påverkan på fördelningen av avvikelser under en lång tid. Prosilva jobbar före- byggande och korrigerande gentemot skogsägargruppen och ombudsföretagen i flera frågor, till exempel handlingsplan för anpassat brukande. Revisionsresultaten blir ytterligare underlag vilka fler åtgärder som behöver sättas till.

Åtgärder framåt

Utifrån revisionsresultat och tillhörande analys kommer Prosilva genomföra ett antal åtgärder under kommande verksamhetsår. Här listas några av dessa:

Arbetsmoment	Åtgärd	Orsak	Mål
Medlemsutskick	Vidareutveckla kommunikations- planen för medlemsutskic k.	Effektivisera och säkra upp medlemsutskicken. Medlemmar behöver kontinuerligt kontakt/ information för att bibehålla anknytning till certifiering och tillhörande åtaganden	Att Prosilvas medlemmar får rätt information i rätt tid
Medlemsutskick	Informera medlemmar om skogsbruksplanernas	Återkommande avvikelser kring hur skogsägarna inte	Informera

	innehåll och hur en plan används.	följer planen och kunskapsbrister i planens användningsområde	Ge skogsägaren verktyg att uppfylla certifieringskrav
Skogsägarenkät	Rikta enkäten till FSC/dubbelcertifierade skogsägare. Frågor utformas i enlighet med handlingsplanen för 6.5.2	Internrevisioner visar	Registrerad areal NO/NS Medlemskontakter gällande 6.5.2 SÄ identifierar och kompletterar 5 % anpassat brukande
Internrevision	Urval FSC/dubbel- skogsägare som har ny skogsbruksplan	Skogsbruksplanen är skogsägarnas viktigaste verktyg för att uppfylla sin certifiering.	Kvalitetsgranska FSC- anpassade skogsbruksplaner. Förhindra att planuppdateringar inte leder till standardefterlevnad.
Internrevision	Urval skogsägare inom geografiska områden med hög självverksamhet	Hög andel avvikelser/ observationer när skogsägare är självverksamma	Följa hur Prosilvas informationsinsatser når ut till skogsägarna.
Internrevision	Urval skogsägare med kontinuerligt uppdaterad skogsbruksplan	Många skogsägare med kontinuerlig planuppdateri ng har tillkommit i samband med överföring av skogsägargrupper. Kvalitetsgranskning att planer anpassas utifrån aktuell certifiering.	Informera Ge skogsägaren verktyg att uppfylla certifieringskrav Följa hur Prosilvas informationsinsatser når ut till skogsägarna.

ENTREPRENÖRER

Egenkontroll

Alla entreprenörer har ett åtagande att genomföra en årlig egenkontroll för att stämma av att certifieringskrav enligt PEFC följs. Egenkontrollen skickas ut som en enkät från Prosilva.

Enkäten skickades ut i november 2021 till samtliga 431 entreprenörer som då var anslutna till Prosilva. Tre entreprenörer blev uppsagda i och med ej besvarad egenkontroll. Tolv medlemskap avslutades med anledning av att verksamheten hade upphört.

Bland de svarande identifierades det avvikelser eller observationer hos 17 st. som prioriterades för internrevision av Xxxxxxxx. 6 entreprenörer kontaktades för särskild ärendehantering, t.ex. korrigering av avvikelse.

2021 införde Prosilva ett nytt arbetssätt där vi följer upp några specifika PEFC-kriterier

för utvalda entreprenörsgrupper. Urval och entreprenörsgrupp kommer att variera mellan åren. Sådana entreprenörer som redan var planerade för internrevision 2021 undantogs från detta utskick. Frågor om aktuella kriterier mejlades ut till utvalda entreprenörer under april 2021.

Utvalda standardkrav för 2021:

• Giltig anmälan till Länsstyrelsen om transport av farligt avfall. Mottagare var 172 maskinentreprenörer.

• Genomförd riskbedömnings (SAM, systematiskt arbetsmiljöarbete). Mottagare var 21 skogsvårdare med anställda.

• Samarbetsavtal mellan huvudentreprenör och underentreprenör, samt att underentreprenören var PEFC-certifierad. Mottagare 47 entreprenörer som tidigare hade angett att de anlitar underentreprenörer.

Internrevisioner

Xxxxx och urval för fältrevisioner av entreprenörer baserades på Prosilvas medlemsantal den 1 mars 2021: 244 avverkningsentreprenörer, 129 skogsvårdsentreprenörer samt 44 entreprenörer inom planering/planläggning. Ytterligare 15 entreprenörer är registrerade för både skogsvård och planering/planläggning. Utifrån Prosilvas åtaganden gav det ett minsta revisionsantal om sammanlagt 45 entreprenörer fördelat på 25 avverknings- entreprenörer, 14 skogsvårdsentreprenörer samt sex planerings-/planläggnings- entreprenörer.

För internrevisionen 2021 valdes entreprenörer utifrån huvudkriterier nedan (i fallande storleksordning). Urvalet var huvudsakligen riskbaserat.

1. Entreprenörer med anställd personal och framför allt nya anställda i kombination med bristande svar i egenkontrollen för SAM.

2. Entreprenörer med stor verksamhet (antal maskiner och antal anställda)

3. Entreprenörer som pekats ut löpande under verksamhetsåret (aktiviteter).

Totalt reviderades 48 entreprenörer fördelat på 29 avverknings-entreprenörer, 14 skogsvårdsentreprenörer och sex planerings-/planläggnings-entreprenörer. Av de 48 reviderade entreprenörerna hade 27 anställd personal. Mot bakgrund av spridning av covid-19 i samhället har en internrevision genomförts på distans (telefonintervju eller onlinemöte). Fem medlemskap har avslutats i samband med planering av internrevision.

Sammanfattning resultat och jämförelse med tidigare år

Årets internrevision har generellt fokuserat på entreprenörer med anställd personal och särskilt entreprenörer med en stor verksamhet (sett till antal anställda och/eller antal maskiner). Antalet reviderade entreprenörsföretag med anställd personal var nästan dubbelt så många jämfört med förra året. Detta märks av på flera sätt i revisions- resultaten. Utfärdade avvikelser inom ämnesrubrikerna Anställda och Maskin & Miljö är högre än tidigare år. Det är ett förväntat resultat sett till att vi vet att entreprenörer har svårt att ajourhålla administrationsarbetet (personalfrågor och dokumentation kopplat till maskin & miljö). Entreprenörerna har en grundläggande dokumentation men brister finns i det löpande arbetet. En större verksamhet tenderar också till att ”lättare” leda till avvikelser. Med stor personalstyrka och personalomsättning är det större risk att till exempel en enskild anställd saknar en förnyelsekurs eller att en enskild flaktank inte är besiktigad.

Vi har färre utfärdade avvikelser kopplat till underentreprenörer och vi ligger på samma nivå som tidigare år vad gäller utländsk personal. Dessa frågor är inte tillämpliga för alla reviderade entreprenörer. Gällande underentreprenörer så är det lokala förekomster med ej certifierade entreprenörer, bedömningen är att denna företeelse minskar hela tiden och att det finns flera kontrollåtgärder för att motarbeta den. Bland entreprenörsföretag med utländska företag förekommer det avvikelser kopplat till myndighetskontakter. Denna entreprenörsgrupp är generellt bra att följa, inte minst för att det kan vara stor personal- omsättning och de risker det medför.

Avvikelser kopplat till miljögodkända kemikalier handlar framför allt om att det förekommer mineralbaserad sågkedjeolja bland motormanuella. Avvikelser för felaktig glykol och hydraulolja är fortsatt få. Likaså finns många av avvikelserna för ej godkända behållare för farligt gods bland de motormanuella entreprenörerna. Plastbehållarna för alkylatbensinen är ofta äldre än 5 år. Entreprenörerna är i många fall inte medvetna om att det finns ett “bäst-före-datum” för plast-/kombidunkar.

Summerat har vi ett högre antal avvikelser kopplat till förnyelse av kurser bland entreprenörer och dess anställda, framför allt förnyelsekurser inom HLR. Anledningen till detta kan förmodligen i hög utsträckning härledas till pandemin med covid-19, där inte minst HLR-kurser har varit opassande eller inte möjliga att genomföra. Kursverksamheten är numera igång i stora delar av landet och vi kommunicerar ut att förnyelsekurserna

behöver genomföras. Vi är dock beredda på att det kommer vara ett stort utbildnings- beting bland entreprenörerna och att det kommer synas under kommande revisionsår.

Nytt för i år var arbetet att verifiera utvalda standardkrav inom entreprenörsgruppen. Standardkraven verifierades genom att samla in konkreta intyg att standardkravet efterlevs, alternativt att konstaterad avvikelse åtgärdas. Flera entreprenörer blev ålagda att åtgärda konstaterade avvikelser och vi bedömer att det var ett effektivt förbättrings- arbete. Det finns standardkrav som är lätta för entreprenörerna att skicka in verifikat för och som vi kan granska på distans. Det ger snabbt en höjd standardefterlevnad inom paraplyet.

Åtgärder framåt

Utifrån revisionsresultat och tillhörande analys kommer Prosilva genomföra ett antal åtgärder under kommande verksamhetsår. Här listas några av dessa:

Arbetsmoment	Åtgärd	Orsak	Mål
Medlemsutskick	Vidareutveckla kommunikations planen för medlemsutskick.	Effektivisera och säkra upp medlemsutskicken. Medlemmar behöver kontinuerligt kontakt/information för att bibehålla anknytning till certifiering och tillhörande åtaganden	Att Prosilvas medlemm ar får rätt information i rätt tid Ge entreprenören verktyg att kontrollera efterlevnad av certifiering
Entreprenörs- enkät	Uppföljning av enkätsvar från Prosilva samt riktad information till entreprenörer som riskerar att inte uppfylla standardkrav	Kräver information fr ån Prosilva för att entreprenören ska utföra åtgärder utifrån avvikande svar i egenkontroll	Förebyggande arbete mot avvikelser bland medlemmar, samt möjlighet att korrigera befintliga brister
Verifiering utvalda standardkrav	Välj ut och begär in relevanta verifikat för några standardkrav.	Riktad insats från Prosilva för att entreprenören ska utföra åtgärder för att uppfylla standarden	Öka standard- efterlevnaden för verifierade standardkrav.

Stickprov för revision	Xxxxx medlemskap an slutna innan 2017 och som inte haft revison sedan 2017	Dessa medlemmar ha inte haft direkt kontakt med Xxxxxxxx på flera år. Sedan denna kontakt, eller sedan de certifierades, har PEFC publicerat en ny standard, och Prosilvas arbetssätt har ändrats.	Ökad standardefterlevnad
Utbildning	Se över möjligheten att vidareutveckla P rosilvas utbildnin gar för entreprenörerna	Xxxxxxxxx behöver kontinuerligt kontakt/information för att förhindra att åtaganden enligt certifiering nedprioriteras	Ge entreprenören verktyg att efterleva certifieringen Ökad standardefterlevnad

OMBUDSFÖRETAG

Egenkontrollen administreras med webenkätverktyget Survey Monkey och bestod i

år av 42 frågor (2020: 33 frågor). Det utökade frågebatteriet för 2021 beror på specifika frågor kring nya FSC-standarden samt en förstärkt återkoppling kring Prosilvas arbetssätt och nöjdhedsgraden med det. Resterande frågor berörde ombudens certifierings- kunskaper, tillvägagångssätt vid avtalstecknande och andra, för Prosilva, relevanta uppgifter om ombudsföretagens certifieringsaktivitet. Syftet med frågorna är att skapa en relativt heltäckande nulägesbild över kvalitén vid ombudens förmedling av grupp- certifiering och deras certifieringsarbete. Svarsmaterialet blir därefter underlag för att identifiera eventuella brister och förbättringsområden som till exempel behov av utbildningsinsatser eller fördjupade återkopplingar.

Enkäten skickades till 18 ombudsföretag, totalt 393 personer, vilket är 93 fler än i fjol. Som redan påpekat består dock mottagargruppen för 2021 inte av enbart relevanta svaranden. 296 (2020: 204) personer har svarat på enkäten vilket ger en svarsfrekvens på 85 % (2020: 81 %). Ombudsföretagen kommer under hösten att motta en företagsvis återkoppling

av enkätsvaren. Återkopplingen är anonymiserad för att enskilda individer inte ska kunna identifieras.

Egenkontrollen är därefter underlag för diskussioner under Ledningens genomgång och ombudsföretagsspecifika möten.

PARAPLYVERKSAMHETEN

För årets internrevision av Prosilvas kansli anlitades Xxxxx-Xxx Xxxxxxx på konsultföretaget Alcea AB.

Revisorns slutsats är att Skogscertifiering Prosilva AB uppfyller de formella ISO 14001 kraven på miljöledningssystem och arbetssätt. Införandet och anpassningen av de uppdaterade FSC kraven är på god väg och bedöms tillräckliga för att säkerställa att kraven kommer att uppfyllas. Även PEFC paraplycertifieringen av skogsägare samt gruppcertifiering av skogsentreprenörer bedöms uppfylla gällande krav.

Positiva noteringar:

• Internrevisionerna av både skogsägare och entreprenörer är omfattande och grundliga. Man genomför dessutom ordentliga analyser av resultaten där man identifierar de viktigaste åtgärderna som sedan definieras i handlingsplaner.

• Man har bra verktyg för hantering av medlemsuppgifter och ärenden kopplade till individuella medlemmar. All kommunikation med medlemmarna och alla ärenden är väl dokumenterade.

• Prosilva har tydliga och välstrukturerade rutiner både för det interna ledningssystemet och för de krav som ställs på ombud, skogsägare och entreprenörer.

• Personalen är kunnig och har gedigen erfarenhet av ledningssystem, internrevisioner och gruppadministration.

Avvikelse från förra årets internrevision (avsaknad av versionsnumrering på avtalsmallar som är tillgängliga för ombud) stängdes. Internrevisionen 2021 ledde inte till någon ny avvikelse. Däremot skickade revisorn med ett antal observationer/förbättringsförslag.

Dessa kommer ses över under kommande verksamhetsår.