beslutsdag 22.5.2023)

Detta dokument innehåller både villkor och anvisningar. Dessa finansieringsvillkor tillämpas på Finlands Akademis utlysningar som genomförs 1.6.2023–31.10.2023 samt på finansieringsbeslut inom dessa utlysningar.

Finansieringsbeslutets kontaktperson är i regel den person (föredragande) som nämns i beslutsmeddelandet; e-postadressen följer formatet fornamn.efternamn(at)xxx.xx. Man kan även kontakta oss via registratorskontoret eller med frågelådan ”Fråga och tyck till”, som finns på vår webbplats. Om det förekommer skillnader mellan den finska versionen av detta dokument och den svenska översättningen är det den finska texten som gäller. Finansieringsvillkoren gäller bl.a. följande bidragsformer och finansieringar:

• akademiprojektbidrag

• bidrag för anställning som akademiforskare (första utlysningen hösten 2022, besluten fattas våren 2023)

• bidrag för internationell forskarmobilitet baserad på bilaterala avtal (mobilitetsstipendium och finansiering för mobilitetsinbjudan, - seminarium och -samarbete)

• bidrag för anställning som klinisk forskare

• specialfinansiering av internationellt forskningssamarbete

• rådet för strategisk forsknings finansiering

• finansiering för forskningsinfrastruktur (FIRI)

• Från idéer till lösningar – finansiering för nyttiggörande av forskning.

Vid användning, utbetalning och övervakning av Akademins forskningsbidrag följs statsunderstödslagen och dessa villkor samt de eventuella särskilda villkor som nämns i finansieringsbeslutet. Akademins finansiering beviljas för en viss tid. Våra finansieringsvillkor är desamma oberoende av om det är fråga om en statlig organisation eller en mottagare av ett statsunderstöd.

Dessa villkor tillämpas när finansieringsmottagaren är en forskningsplats (en mottagare av statsunderstöd) eller en stipendiat. Akademins forskningsfinansiering beviljas till en finländsk forskningsplats, såvida det inte finns särskilda skäl att inte göra det. Med forskningsplats menas sökandens bakgrundsorganisation (t.ex. universitet, forskningsinstitut eller annan forskningsorganisation). Projektets ansvariga ledare ska ha nära anknytning till Finland för att möjliggöra ett flerårigt forskningsprojekt. Akademiprojektets forskningsplats är en finländsk organisation via vilken finansieringen utbetalas.

Finansieringsvillkoren för Akademins finansieringsbeslut gäller både forskningsprojektets ansvariga ledare och forskningsplatsen (mottagaren av

statsunderstödet). I första hand bär den ansvariga ledaren ansvaret för att projektet förverkligas och finansieringsplanen följs.

Finansieringen får i regel inte användas för att stödja ekonomisk verksamhet. Som ekonomisk verksamhet räknas all verksamhet där varor eller tjänster erbjuds på den öppna marknaden, oavsett om man eftersträvar eller om det uppkommer vinster. När en sammanslutning även bedriver ekonomisk verksamhet ska finansieringen, kostnaderna och intäkterna i anslutning till verksamheten bokföras separat. Finansiering för ekonomisk verksamhet kan beviljas endast om den kan beviljas i enlighet med EU:s regler för statligt stöd i form av stöd av mindre betydelse (s.k. de minimis-stöd).

Akademin kan finansiera sådana forskningsinfrastrukturer som används för icke-ekonomisk verksamhet. Om infrastrukturen används också för ekonomisk verksamhet får verksamheten endast vara kompletterande. Kompletterande verksamhet är verksamhet som har direkt anknytning till och är nödvändig för forskningsinfrastrukturens verksamhet eller som har en fast koppling till forskningsinfrastrukturens huvudsakliga (icke-ekonomiska) verksamhet. För den ekonomiska verksamhetens del får den kompletterande verksamhetens årskapacitet inte överstiga 20 procent av forskningsinfrastrukturens årliga totalkapacitet. Akademin måste meddelas så snabbt som möjligt om den överstiger 20 procent.

Med forskningsorganisation avses en sådan organisation vars främsta syfte är att bedriva oberoende grundforskning, industriell forskning eller experimentell utveckling och sprida resultaten genom undervisning, publikationer eller dataöverföring. Forskningsorganisationer är t.ex. högskolor eller forskningsinstitut, organisationer som överför teknologi, organisationer som förmedlar innovationer och fysiska eller virtuella samarbetsforum inriktade på forskning oavsett rättslig status (offentligrättslig eller privaträttslig organisationsform) eller finansieringskälla. När en sådan sammanslutning även bedriver ekonomisk verksamhet ska finansieringen, kostnaderna och intäkterna i anslutning till verksamheten bokföras separat. De företag som t.ex. i egenskap av delägare eller medlem utövar avgörande inflytande i sammanslutningen får inte ha företräde till de resultat som sammanslutningen uppnår.

Forskningens infrastrukturer är en reserv av instrument, apparater, data och tjänster som ökar det finländska forsknings-, utbildnings- och innovationssystemets genomslagskraft och internationella dragningskraft. Forskningsinfrastrukturtjänsterna möjliggör forskning och utveckling, stöder forskarutbildning och undervisning samt upprätthåller och utvecklar forsknings- och innovationskapaciteten och främjar därigenom forskningens kvalitet, förnyelse och konkurrenskraft, stärker forskningsmiljöernas mångformiga genomslagskraft samt ökar det nationella och internationella samarbetet. De kan vara belägna på en plats (centraliserad infrastruktur), men de kan också vara decentraliserade helheter eller virtuella strukturer.

1.2. Ta emot och bekräfta finansiering, anmäla motiverad ansökan om förskott

Den sökande får ett meddelande om finansieringsbeslutet per e-post. E- postadressen fungerar som den sökandes användarnamn i Akademins e-tjänst. I e-tjänsten kan den sökande se om ansökan fått bifall eller avslag samt läsa samhörande finansieringsvillkor.

Akademins finansiering tas emot och förvaltas av den ansvariga ledarens forskningsplats. För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och därefter forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen.

Den ansvariga projektledaren ska vid behov uppdatera den offentliga projektbeskrivningen och göra eventuella ändringar i de årliga delbetalningarna. Det är viktigt att den offentliga beskrivningen förstås också av en bredare publik. I regel ska den egentliga datahanteringsplanen (eller motsvarande dokument) bifogas ansökan innan man bekräftar att man tar emot finansieringen. I utlysningar av finansiering för forskningsinfrastruktur ska en plan över datahanteringspolicy bifogas redan i ansökningsskedet.

Bekräftelsen att finansieringen tas emot måste göras i Akademins e-tjänst inom åtta veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets särskilda villkor. Bekräftelsen innebär att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen godkänner finansieringsbeslutets innehåll i sin helhet och förbinder sig till att följa de villkor som Akademin ställt för medelsanvändningen. Om en ansvarig ledare ansöker om ändring i finansieringsbeslutets årliga belopp (se avsnitt 7), måste ansökan om ändring göras före man bekräftar att finansieringen tas emot.

En bekräftelse av att finansieringen tas emot behövs i regel inte vid internationella mobilitetsstipendier.

Forskningsplatser kan anmäla Akademin om de ämnar ansöka om beslutspecifikt förskott på ett beviljat bidrag. Minimibeloppet för förskottet är 10 000 euro. I sin anmälan måste forskningsplatsen motivera varför förskottet är nödvändigt för projektet i fråga. Läs mer i avsnitt 15.1.

2. Hur kostnadsmodeller tillämpas

Vid beredningen av Akademins beslut om forskningsfinansiering, vid beslutsfattandet och vid verkställandet av besluten tillämpas huvudsakligen en totalkostnadsmodell. Eventuella undantag från denna tumregel nämns skilt vid varje bidragsform.

Yrkeshögskolor och universitet bör beakta Undervisnings- och kulturministeriets beslut om hur totalkostnaderna beräknas (27.5.2016, UKM/44/592/2016).

Akademins forskningsfinansiering är samfinansierad verksamhet där i regel minst två parter svarar för kostnaderna för det projekt som ska finansieras.

Då finansiering söks hos Akademin, förbinder sig universitet, forskningsinstitut och andra forskningsorganisationer vid den samfinansierade verksamheten genom att bidra till finansieringen med sin egen andel.

2.1. Finansieringsandel

Då totalkostnadsmodellen tillämpas är Akademins finansieringsandel vanligen högst 70 procent av ett projekts totalkostnader.

Finansieringsandelen tillämpas lika på projektets alla kostnader, dvs. på både direkta och indirekta kostnader. Projektets omkostnader är indirekta kostnader (se avsnitt 16.5). Akademins finansieringsandel är densamma i varje begäran om utbetalning och för varje år under hela finansieringsperioden.

Akademins finansieringsandel (i procent) nämn i beslutsmeddelandet under Beräkningsgrunder > Projektets finansiering i den sista kolumnen under ’Totalt’.

I finansieringen för strategisk forskning och stärkandet av universitetens profilering är Akademins finansieringsandel 100 procent av ett projekts totalkostnader. Det betyder att forskningsplatserna inte behöver bidra till finansieringen med sin egen andel.

2.2. Beslut som följer tilläggskostnadsmodellen

På kostnadsberäkningen av akademiprofessorers och akademiforskares (bidraget beviljat år 2022 eller tidigare) löner tillämpas en tilläggskostnadsmodell och en omkostnadsandel på 12,5 procent. Trots detta tillämpas totalkostnadsmodellen även i dessa fall om personen i fråga har beviljats forskningsbidrag i anslutning till anställningen (inkl. akademiforskaranställningar som utlystes 2021 eller tidigare och deras forskningsbidrag; läs mer i avsnitt 8.2).

Totalkostnadsmodellen tillämpas inte heller på bidrag för internationell forskarmobilitet som baserar sig på bilaterala avtal (dvs. mobilitetsstipendium, mobilitetsinbjudan, mobilitetsseminarium och mobilitetssamarbete) eller på eventuella beslut om fortsatt och tilläggsfinansiering för finansieringsbeslut som gjorts enligt modellen för tilläggskostnader.

Man kan också avvika från totalkostnadsmodellen i samfinansierade internationella utlysningar där finansiärerna tillsammans har beslutat om principerna för forskningsprojektens finansiering och ekonomiförvaltning.

3. Projektets basresurser

Ansökan ska också innehålla en förbindelse av forskningsplatsen (dvs. den sökandes värdorganisation som förbinder sig att sköta om finansieringens

administration), i vilken forskningsplatsen åtar sig att svara för projektets basresurser samt uppger sin omkostnadsandel, sina lönebikostnader och sin koefficient för effektiv arbetstid.

Akademin finansierar ett forskningsprojekt endast om forskningsplatsen åtar sig att svara för projektets basresurser. Dessa beror på den forskning som ska genomföras, men vanligen är det fråga om samma basresurser som institutionens övriga forskare har till sitt förfogande: arbets- och laboratorielokaler, apparatur (inkl. datorutrustning) samt telekommunikations-, telefon-, post-, kopierings- och bibliotekstjänster.

Forskningsplatsen förbinder sig att agera som mottagare av statsunderstödet å den sökandes vägnar och åta sig alla de skyldigheter som därav följer.

Utgifterna för att göra referentgranskade artiklar öppet tillgängliga ingår i forskningsplatsernas omkostnader och hör således till de basresurser som forskningsplatserna erbjuder. De utgifter som hänför sig till lagring och tillgängliggörande av forskningsdata anses höra till forskningsplatsens omkostnader och de kan endast undantagsvis och av grundad anledning godkännas som sådana forskningskostnader som täcks med Akademins forskningsfinansiering. Forskningsplatsen förbinder sig också till att övervaka att datahanteringsplanen kan genomföras vid forskningsplatsen och att åtgärderna följer god datahanteringspraxis.

4. Kostnader för utländska forskares besök till eller forskning i Finland

En forskare från ett EU-land som utför forskningsarbete ska betalas lön från den finansiering som Finlands Akademi beviljar. Stipendium kan betalas till forskare från ett EU-land endast i det fall att det är fråga om finansiering av rörlighet som grundar sig på bilaterala avtal.

Stipendier för icke-EU-baserade forskares forskningsarbete i Finland kan i regel täcka en period på högst ett år. Då finansieringens storlek bestäms rekommenderar Akademin att man följer sedvanlig praxis vid forskningsplatsen. I kortvariga besök kan man också följa statens resereglemente.

5. Ansvarsfull vetenskap

5.1. Skyldig till användning av olaglig arbetskraft

En statsbidragsmyndighet kan fortsätta utbetalningen av statsunderstödet samt låta bli att återkräva redan utbetalt statsunderstöd eller en del av det endast av synnerligen vägande skäl

• om mottagaren av statsunderstödet eller en företrädare enligt 47 kap. 8 § 1 mom. 2 punkten i strafflagen genom en lagakraftvunnen dom har dömts

till straff för ett brott som avses i 47 kap. 6 a § i strafflagen eller ett brott som avses 186 § i utlänningslagen

• om det på mottagaren av statsunderstödet har påförts en påföljdsavgift enligt 11 a kap. 3 § i arbetsavtalslagen.

Forskningsplatsen förbinder sig att utan ogrundat dröjsmål underrätta Akademin om ovannämnda domar eller påföljdsavgifter.

5.2. Forskningsetik

Finlands Akademi förutsätter att man inom all akademifinansierad forskning följer Forskningsetiska delegationens anvisningar God vetenskaplig praxis och handläggning av misstankar om avvikelse från den i Finland. Därtill rekommenderar vi att forskare följer de europeiska riktlinjerna för forskningsetik (European Code of Conduct for Research Integrity), som utarbetats av sammanslutningen ALLEA (All European Academies).

Det primära ansvaret för god vetenskaplig praxis faller på varje enskild forskare och forskargrupp, men också på forskningsenheternas chefer och ledningen för de organisationer som bedriver forskning. Utöver god vetenskaplig praxis ska både forskningssamfundet och de enskilda forskarna också följa gällande lagstiftning.

Forskningsplatsen förbinder sig att inlämna en utredningsrapport till Akademins registratorskontor om en ansvarig ledare eller forskare som beviljats finansiering från Akademin blir föremål för en utredning som gäller brott mot god vetenskaplig praxis.

Enligt ett beslut av Akademins styrelse kan Akademin låta bli att behandla en ansökan om den sökande har funnits skyldig till oredlighet i forskningen under de senaste tre åren före utlysningen. Om information om oredlighet uppdagas medan finansieringsperioden pågår förlängs tidsfristen på tre år med den tid som kvarstår av finansieringsperioden. Om den sökande överklagar beslutet om oredligheten och hen får bifall på sitt överklagande kommer Akademin att behandla den sökandes nya ansökningar enligt normalt förfarande.

5.3. Beaktande av principer för hållbar utveckling

Akademin har ingått ett åtagande för hållbar utveckling för åren 2022–2025. Målet är att öka medvetenheten om principerna för hållbar utveckling och framhäva deras vikt inom forskningsfinansiering och forskningen överlag.

Syftet är med aktiv kommunikation att lyfta fram olika sätt på vilka forskningen kan bidra till hållbar utveckling.

Akademin förutsätter att akademifinansierade projekt beaktar principerna för hållbar utveckling. I projektens slutrapporter uppmuntrar vi forskarna att beskriva hur projektet och dess resultat har främjat hållbar utveckling.

5.4. EU:s sanktionsförordningar

Till följd av åtgärder som undergräver eller hotar Ukrainas territoriella integritet, suveränitet och oberoende har Europeiska unionen och/eller Förenta nationerna infört och kan i framtiden införa sanktioner i sin lagstiftning och/eller genom beslut av sina institutioner. Finansieringsmottagaren ska iaktta Europeiska unionens eller Förenta nationernas restriktiva ekonomiska och finansiella åtgärder mot Ryssland och Belarus som gäller i Europeiska unionen.

Finlands Akademi har som mål att i enlighet med de ovan nämnda sanktionerna säkerställa att inga medel som den beviljar används direkt eller indirekt för att stödja sådana personer eller sammanslutningar som FN eller EU har utsett till föremål för sanktionerna mot Ryssland och Vitryssland.

Finansieringsmottagaren ska därför vidta lämpliga åtgärder för att säkerställa att de medel som Akademin beviljar inte används för att ge finansiellt bistånd eller stöd till personer eller sammanslutningar som förtecknas i FN:s säkerhetsråds konsoliderade sanktionsförteckning eller i EU:s sanktionsförordningar (i deras ändrade lydelse). EU:s förordning är till alla delar förpliktande och direkt tillämplig rätt i alla EU-medlemsstater utan särskilda beslut.

Dessutom binder Europeiska unionens råds sanktionsbeslut de upphandlande enheter som avses i upphandlingslagen och de tillämpas som sådana. Varje upphandlande enhet ansvarar för sin del för att utreda hur EU:s sanktioner påverkar upphandlingen. Vid bedömningen av sanktionernas konsekvenser ska företagets ägarförhållanden och bestämmande inflytande identifieras.

Finansieringsmottagaren ska omedelbart meddela Akademin om finansieringen har använts för nämnda ändamål.

5.5. Publicering, data och öppen vetenskap

Resultaten av de forskningsprojekt som finansieras av Finlands Akademi ska offentliggöras.

I vetenskapliga publikationer och forskningsdata som finansierats med vårt forskningsbidrag eller med hjälp av akademifinansierade forskningsinfrastrukturer ska alltid nämnas att forskningen har utförts med finansiering från Finlands Akademi. Också finansieringsbeslutets nummer ska nämnas.

I publikationer som gjorts med finansiering av rådet för strategisk forskning ska alltid nämnas finansieringsbeslutets nummer samt att forskningen har utförts med finansiering från rådet för strategisk forskning vid Finlands Akademi. Om materialet eller publikationerna är elektroniska ska uppgifterna om akademifinansiering tillfogas i metadata.

Vi förutsätter att akademifinansierade projekt publicerar med open access, dvs. att de gör sina forskningsresultat fritt tillgängliga. Dessutom uppmanar vi

att projekten alltid när det är möjligt gör sina forskningsdata och -metoder tillgängliga. Målet är att alla publikationer, data, material, metadata och metoder som forskningen producerar och utnyttjar görs tillgängliga för fortsatt bruk. Forskare ska främja öppen vetenskap med beaktande av forskningsetik och den rättsliga verksamhetsmiljön.

Akademin har undertecknat den nationella deklarationen för öppen vetenskap och forskning 2020–2025. Akademin utnyttjar principerna och målen i deklarationen och de riktlinjer för öppen vetenskap som ingår i den i arbetet för att stödja forskningsverksamheten och publiceringen inom akademifinansierade forskningsprojekt.

Vi är medlem av cOAlition S, en sammanslutning som främjar öppen tillgång till vetenskapliga publikationer. Vi förutsätter att akademifinansierade forskare och forskningsprojekt gör sina referentgranskade artiklar som helt eller delvis producerats med vår finansiering tillgängliga för allmänheten omedelbart efter publicering. Vi uppmanar dessutom att vetenskapliga böcker och monografier publiceras med open access.

5.5.1. Öppen tillgång till referentgranskade artiklar

Vi förutsätter att akademifinansierade forskare och forskningsprojekt gör sina forskningsresultat som helt eller delvis producerats med vår finansiering tillgängliga för allmänheten omedelbart efter publicering.

När det gäller referentgranskade artiklar kan man göra detta på följande sätt:

1) Man publicerar artikeln i en vetenskaplig tidskrift som följer Plan S och som grundar sin verksamhet på omedelbar tillgång.

2) Man sparar en parallell kopia av den vetenskapliga artikeln (Version of Record) eller en parallell kopia av en author accepted manuscript-version i ett publiceringsarkiv eller en databas som följer Plan S och stöder omedelbar tillgång. Om den av artikelförfattarna valda tidskriften eller publiceringsplattformen meddelar att den inte godkänner omedelbar parallellpublicering av någondera versionen i fråga, rekommenderar vi att författarna föreslår omedelbar parallellpublicering genom ett särskilt villkor som fogas till förlagsavtalet. Om förläggaren inte vill genomföra omedelbar parallellpublicering, kan artikeln göras tillgänglig genom parallellpublicering inom ramen för s.k. embargoförutsättningar (humanistiska och samhällsvetenskapliga områden högst 12 mån., övriga vetenskapsgrenar högst 6 mån.).

3) Man kan publicera artikeln i enlighet med Plan S inom ramen för ett avtal mellan en förläggare som förbundit sig att främja omedelbar tillgång (s.k. transformative agreement) eller i enlighet med Plan S i en vetenskaplig tidskrift som förbundit sig att främja omedelbar tillgång (s.k. transformative journal).

Utgifterna för att göra referentgranskade artiklar som publicerats i enlighet med Plan S omedelbart tillgängliga ingår i forskningsplatsernas omkostnader och hör således till kostnaderna för de stödtjänster som forskningsplatserna erbjuder. Därför ska de beaktas då omkostnadsandelen räknas.

Då omkostnadsandelen räknas kan man beakta följande:

1) artikelavgifter (Article Processing Charges) som krävs av den tidskrift som publicerar artiklar enligt Plan S och med omedelbar tillgång

2) utgifter för underhåll och utveckling av forskningsplatsens parallellpubliceringstjänst

3) Utgifter enligt s.k. transformativa avtal med förläggare som har förbundit sig att främja omedelbar tillgång enligt Plan S samt artikelavgifter (APC) fram till 31.12.2024 som presenteras av vetenskapsförläggare och vetenskapliga tidskrifter som verkar i enlighet med motsvarande avtal. I fråga om dessa avtal ska du även beakta följande kostnader:

• prenumerationsavgifter fram till 31.12.2024 som uppstår för organisationen i och med deltagandet i FinELib-konsortiet i fråga om öppen tillgång enligt Plan S och de avtal som FinELib och de vetenskapliga förläggarna ingått

• utgifter fram till den 31 december 2024 för öppen tillgång enligt Plan S som uppstår för en enskild forskningsorganisation i enlighet med de prenumerationsavtal som ingåtts mellan organisationen och vetenskapliga förläggare.

Referentgranskade vetenskapliga artiklar ska publiceras under en global och gratis licens som garanterar omedelbar tillgång. Det ska också gå att dela och redigera artikelinnehållet gratis. Förutsättningen stöder såväl spridningen och den fortsatta användningen av forskningsresultat som forskarens rättigheter till forskningresultaten. Det ska också gå att dela och redigera artikelinnehållet gratis. Akademin förutsätter i princip att man använder Creative Commons Attribution (CC BY) 4.0, men undantag kan göras enligt följande:

1) man använder CC BY-SA 4.0

2) man använder CC0

3) man använder CC BY-ND.

Artiklarna kan innehålla tillståndspliktigt innehåll som producerats av andra än artikelförfattarna; upphovsrätten till detta innehåll påverkas inte av licenserna i fråga.

Tillstånd att använda tillåtna licenser behöver inte begäras separat av Akademin. Detta tillämpas också retroaktivt på finansieringsbeslut som Akademi fattat efter den 2 november 2020.

Förverkligandet av öppen tillgång till referentgranskade vetenskapliga artiklar följs upp med forskningsrapporterna. De publikationsuppgifter som fogas till

slutrapporten ska innehålla publikationens permanenta identifikator (PID), med hjälp av vilken den öppna tillgången kan verifieras. Vid behov förutsätter Akademin att en referentgranskad artikel som publicerats bakom en betalvägg görs tillgänglig efter Akademins praxis som garanterar öppen tillgång till forskningspublikationer.

5.5.2. Öppna data

Forskningsdata och -material som tagits fram inom akademifinansierade forskningsprojekt och med Akademins infrastrukturfinansiering ska göras fritt tillgängliga så snabbt som möjligt efter att forskningsresultaten publicerats. Detta förutsätter att forskningsplatser ser till att forskarna får all nödvändig handledning och tillgång till lagringsinfrastruktur.

Tillgängligheten kan definieras skilt enligt en skala från fritt tillgängligt för alla till hemligstämplat. Den som publicerar data ska försäkra sig om att publiceringen inte bryter mot lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet, dataskyddslagar eller upphovsrättslagen. Då materialet öppnas ska också licenserna vara i ordning.

De ansvariga ledarna för akademifinansierade projekt ska spara projektmaterialet i och göra det tillgängligt via nationella eller internationella arkiv eller lagringstjänster som är viktiga inom området i fråga. Materialet ska förvaltas och göras tillgängligt enligt FAIR-principerna: forskningsdata ska vara sökbara (Findable), tillgängliga (Accessible), interoperabla (Interoperable) och återanvändbara (Re-usable) (se xxx.xx-xxxx.xxx/xxxx-xxxxxxxxxx, på engelska). Om du inte kan göra forskningsmaterialet tillgängligt för fortsatt bruk, måste du ändå lagra materialets metadata i en nationell eller internationell söktjänst. Läs mer i avsnitt 8.2.

Läs mer om open access-publicering och öppna data på webben under Öppen vetenskap: öppen tillgång till publikationer och forskningsdata.

5.6. Export av produkter med dubbel användning

En produkt med dubbel användning är en nyttighet som lämpar sig för normalt civilt bruk, men också för militära ändamål. För export av produkter med dubbel användning från Europeiska unionens område krävs tillstånd. Exporten av produkter med dubbel användning från unionens område omfattas av en särskild förordning. I vissa fall kan behovet av tillstånd också hänföra sig till leveranser inom EU. Behovet av tillstånd kan också hänföra sig till export av kunskap eller kompetens, bl.a. publicering av en artikel.

Om genomförandet av forskningsplanen förutsätter exporttillstånd, ansvarar exportören, dvs. forskaren eller forskningsorganisationen, för anskaffningen av tillståndet. Behovet av tillstånd ska utredas i ett så tidigt skede som möjligt.

Kontakta förvaltningen eller forskningstjänsterna vid din egen forskningsplats. Mer information finns på Utrikesministeriets webbplats: xxxxx://xx.xx/xxxxxxxx- och-anvisningar-om-exportkontroll.

Del 2: När du använder finansiering

6. Ta emot och bekräfta finansiering, anmäla motiverad ansökan om förskott

För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen (se avsnitt 1.2).

Akademin utbetalar finansiering på basis av fakturering. Detta förfarande gäller alla akademifinansierade forskningsplatser. Det är forskningsplatsen som svarar för begäran om förskott och utbetalning. Forskningsplatsens ekonomi ska följa principerna om god förvaltning. Vi tar emot begäran om förskott och utbetalning i elektronisk form som nätfakturor. De kan också göras via e- tjänsten.

7. Avvika från finansieringsplanen

I Akademins finansieringsbeslut kan förutom den totala finansieringssumman också uppges projektets årliga belopp och utgiftsslag. Om den beviljade finansieringssumman är mindre än den ansökta summan har vi minskat både vår egen finansieringsandel och forskningsplatsens finansieringsandel proportionellt.

Utgiftsslagen i beslutsmeddelandets kostnadsberäkning är riktgivande. Man kan avvika från dem endast om finansieringen fortsättningsvis används för det ändamål som bestäms i finansieringsbeslutet och för att genomföra forskningsplanen. Vid betydande avvikelser är det skäl att kontakta oss. En betydande avvikelse kan t.ex. vara att rekryteringen fördröjs med över fyra månader i samband med anställningen av personal från början av projektets finansieringsperiod, varför användningen av finansieringen under projektets första år ligger betydligt under det årliga beloppet i kostnadsberäkningen.

Ange betydande avvikelser i användningen av finansieringen i e-tjänsten (Mina ansökningar > Beslut > Mer information).

7.1. Om du vill ändra på årliga belopp

Om den ansvariga projektledaren inte kan förbinda sig vid den indelning i årliga belopp som ingår i Akademins finansieringsbeslut ska hen framföra ett förslag på nya årliga belopp via Akademins e-tjänst under Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring > Ändra kostnadsberäkning och/eller årliga belopp. Ansökan ska innehålla motiveringar och en ny kostnadsberäkning. Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som vi beviljat projektet.

Ansökan om att ändra kostnadsberäkningen ska göras inom åtta veckor från beslutsdagen, om inte annat nämns i beslutets särskilda villkor. Noggrannare anvisningar finns i bilaga 1.

Om de årliga beloppen under finansieringsperioden avviker betydligt från beslutets kostnadsberäkning, måste den ansvariga projektledaren på förhand och utan dröjsmål meddela avvikelsen till oss via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information. Det här gäller retroaktivt också de finansieringsbeslut som Akademin tidigare fattat.

I fråga om finansiering för att stärka universitetens profilering får den årliga avvikelsen från det årliga belopp som meddelas i beslutet vara högst 15 procent. Detta gäller retroaktivt också sådana finansieringsbeslut som fattats innan dessa finansieringsvillkor har trätt i kraft.

7.2. Ändra finansieringsandelar hos delprojekt i konsortier

I vissa bidragsformer (akademiprogram, spetsforskningsenheter, flaggskepp, finansiering för forskningsinfrastruktur och finansieringsprogram av rådet för strategisk forskning) är det möjligt att ansöka om att ändra finansieringsandelarna för delprojekt i ett konsortium. En sådan ansökan ska göras medan konsortieprojektet pågår.

Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som vi beviljat projektet, dvs. konsortiets sammanlagda finansiering får inte ändra. Noggrannare anvisningar finns i bilaga 1.

8. Användning av finansiering

8.1. Allmänna principer

Akademins forskningsfinansiering får användas endast för det ändamål som anges i finansieringsbeslutet. Finansieringsmottagaren måste också följa de särskilda villkor som eventuellt nämns i beslutet.

Finansieringen beviljas som ett totalbelopp som inte får överskridas. Finansieringen kan bara användas för att täcka sådana kostnader som uppkommit under finansieringsperioden. Om vi kräver en revisionsrapport på projektet kan också revisionskostnaderna godkännas som projektkostnader, även om de skulle uppkomma efter finansieringsperiodens slut. Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen ansvarar för att finansieringen används enligt beslutet, enligt dessa finansieringsvillkor och enligt andra föreskrifter och bestämmelser (se avsnitt 18).

Projekt som finansierats av rådet för strategisk forskning förutsätts delta både i det egna forskningsprogrammets verksamhet och i den gemensamma genomslagverksamheten för strategisk forskning. Detta kan vara t.ex. gemensamma tillställningar, informationssammandrag och policyrekommendationer.

Om en akademifinansierad forskningsorganisation eller forskningsinfrastruktur också bedriver ekonomisk verksamhet ska verksamhetens finansiering, kostnader och intäkter bokföras skilt. Akademin måste meddelas så snabbt som möjligt om den ekonomiska verksamhetens (dvs. den kompletterande verksamhetens) årskapacitet överstiger 20 procent av totalkapaciteten.

I fråga om projekten inom akademiprogrammet för utvecklingsforskning kan man också tillämpa de förfaranden som Finlands Akademi och Utrikesministeriet gemensamt kommit överens om i fråga om samarbete mellan finländska och utländska forskningsplatser.

8.2. Forskningsprojektets kostnader som täcks med Akademins finansiering

Med Akademins finansiering kan man täcka både ett projekts direkta kostnader (t.ex. löner) och indirekta kostnader (t.ex. kostnader för lokaler). Samtliga kostnader täcks med samma procentandel, som nämns i beslutet.

Forskningsprojekt finns bl.a. inom följande finansieringsinstrument: akademiprojekt, akademiprojekt med särskild inriktning, akademiprogram, finansiering för strategisk forskning, forskningsbidrag för forskaranställningar och stärkande av universitetens profilering. Anvisningar om avlöningsbidrag för forskaranställningar följer nedan.

Vår forskningsbidrag får användas inom ramen för forskningsplanen eller verksamhetsplanen (eller motsvarande) för att täcka kostnader som t.ex. uppkommer av

• löner och arvoden samt lönebikostnader (se avsnitt 16.1)

• löner och lönebikostnader för forskare som återvänder till Finland

• omkostnader (se avsnitt 16.5)

• forskarmobilitet (se 4)

• utländska forskares besök till eller forskning i Finland (se avsnitt 4)

• resekostnader (se avsnitt 8.6)

• nationellt och internationellt samarbete

• inköp av tjänster

• revisionskostnader

• genomförandet av en interaktionsplan (gäller finansieringen för strategisk forskning)

• beredning av internationella projekt

• möten i anslutning till forskningssamarbete

• anskaffning av enstaka material, anordningar eller programvara osv. som är viktiga för projektets genomförande; anskaffningen får inte vara en del av en mer omfattande forskningsinfrastruktur

• motiverade utgifter för ombrytning och redigering av publikationer

• främjande av utnyttjandet av forskningsrön, om dessa kostnader inte uppstår inom ramen för ekonomisk verksamhet.

De utgifter som hänför sig till lagring och tillgängliggörande av forskningsdata anses höra till forskningsplatsens omkostnader och de kan endast

undantagsvis och av grundad anledning godkännas som sådana utgifter som täcks med Akademins forskningsfinansiering.

Mervärdesskatten betalas ur det beviljade bidraget. En förutsättning är att mervärdesskatten kvarstår som en slutlig kostnad för understödsmottagaren och att mottagaren inte kan avdra den i sin bokföring. Om mervärdesskatten inte kvarstår som en slutlig kostnad för forskningsplatsen (mottagaren av statsunderstöd) kan den inte heller inkluderas i kostnaderna av ett forskningsprojekt som Akademin finansierar. Det är inte tillåtet att använda vår finansiering för att överkompensera bidragsmottagaren genom att betala kostnader som inte kvarstår som slutliga kostnader för mottagaren.

Den beviljade finansieringen får inte användas för

• vederlagsfria utgifter såsom stipendier, donationer, priser eller andra liknande finansiella bidrag

• finansiella kostnader, representationskostnader eller kostnader för reklam eller marknadsföring.

Representationskostnader omfattar inte rimliga och nödvändiga förhandlingskostnader för genomförandet av projektet, till exempel servering vid styrgruppsmöten. Nivån måste överensstämma med finansieringsmottagarens egna regler om servering vid möten. Finansiären kommer endast att godkänna servering i den utsträckning som kostnaderna anses vara rimliga.

Representationsutgifterna definieras i Skatteförvaltningens anvisningar och i deras tolkning av gränsen mellan representationsutgifter och förhandlingsutgifter (Skatteförvaltningens anvisningar: Representationsutgifterna vid inkomstbeskattningen).

Kostnader som inte godkänns får inte ingå i projektets direkta eller indirekta kostnader.

8.3. Egenfinansieringsandel

Med egenfinansieringsandel avses organisationens finansieringsandel som blir kvar efter alla andra finansiärers andelar har tagits bort från det samfinansierade projektets totalkostnader. Universitetet eller forskningsinstitutet kan finansiera sin andel enligt villkoren om hur finansieringen ska användas. Andelen kan finansieras med statsunderstöd för verksamhetsutgifter, intäkter från affärsverksamhet eller näringsverksamhet, donationsmedel eller annan extern finansiering.

8.4. Mobilitetsstöd för projektets forskare

I Finlands Akademis finansieringsbeslut (inkl. forskaranställningar) kan ingå mobilitetsstöd. Stödet nämns i beslutet under rubriken Resekostnader.

Akademin beviljar mobilitetsstöd för att täcka kostnader som uppkommer av en forskares arbete utomlands. Eftersom stödet betalas enligt gällande praxis vid forskningsplatsen och för att få ytterligare uppgifter ska mottagaren kontakta forskningsplatsens personal- och ekonomiförvaltning.

Innan stipendiebeslutet fattas måste forskningsplatsen kontakta Skatteförvaltningen för att ta reda på vilka skattepåföljder stipendiet kan ge upphov till. Akademin ansvarar inte för de skattepåföljder som betalningen av ett stipendium medför. Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att omedelbart meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se ). Stipendiaten är skyldig att ordna försäkringsskydd enligt lagen.

8.5. Finansiering för internationell forskarmobilitet baserad på bilaterala avtal

Finlands Akademis mobilitetsstipendier och bidrag för mobilitetsinbjudan, mobilitetsseminarier och mobilitetssamarbete baserar sig på Akademins bilaterala avtal. De kan utnyttjas vid forskningsarbete utomlands, forskarutbildning och utländska forskares arbete i Finland.

Totalkostnadsmodellen gäller inte i Akademins mobilitetsfinansiering. Finansieringen får användas endast för det ändamål som nämns i finansieringsbeslutet. Finansieringen för mobilitetsinbjudan, mobilitetsseminarier och mobilitetssamarbete betalas till forskningsplatsen på basis av dess begäran om utbetalning.

I mobilitetsstipendier ingår ett månatligt personligt stipendium. Den beviljade finansieringen kan också täcka resekostnader. Resekostnaderna för medföljande familjemedlemmar kan inkluderas i finansieringsbeslutet om de nämnts i ansökan och om forskaren och hens familj vistas utomlands i minst sex månader. Finansieringen täcker inte flyttningskostnader.

Begäran om utbetalning av mobilitetsstipendium görs skriftligen med en blankett som finns på Akademins webbplats på sidan Hantera finansiering.

Begäran ska skickas underskriven till Akademins registratorskontor per post senast en månad före den första utbetalningsdagen. Utbetalningen görs den 15 varje månad. Startdatumet (den 15 varje månad) för utbetalningen av de månatliga raterna ska uppges i begäran om utbetalning. Också personbeteckningen och kontonumret (IBAN) ska uppges.

De mobilitetsstipendier som Akademin beviljar på basis av bilaterala avtal är huvudsakligen skattefria. Både stipendiaten och den som beviljar stipendiet är skyldiga att meddela Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt LPA om stipendiet (se xxx.xxxx.xx). Stipendiaten är skyldig att ordna försäkringsskydd enligt lagen. Stipendiaten ska dessutom själv kontrollera visumvillkoren till mållandet och ansöka om visum.

8.6. Resekostnader

De resekostnader som anknyter till forskningsplanen kan godkännas i enlighet med Skatteförvaltningens gällande regler:

• Skatteförvaltningens beslut om skattefria resekostnadsersättningar

• Skatteförvaltningens anvisningar om ersättningar för kostnader för arbetsresor i beskattningen.

Resekostnaderna godkänns högst till ett belopp som motsvarar den vanliga nivån vid forskningsplatsen.

9. Anställning av personal

Den personal som avlönas med Akademins forskningsbidrag ska i regel stå i ett anställningsförhållande till forskningsplatsen. Det rekommenderas att anställningsförhållandet ska pågå minst under hela finansieringsperioden, om inte någon särskild orsak i anslutning till genomförandet av forskningsplanen eller verksamhetsplanen (eller motsvarande) förutsätter ett kortare anställningsförhållande. Kortvariga forsknings-, utrednings- eller andra uppdrag (i regel högst sex månader) kan också genomföras i form av köptjänster. Vi rekommenderar att forskningsplatserna antecknar orsaken bakom sådana kortare anställningsförhållanden i arbetsavtalet.

Avlöningen av och de övriga anställningsvillkoren för den personal som anställs med finansiering från Akademin ska följa de tjänste- och arbetskollektivavtal som gäller vid forskningsplatsen samt övriga bestämmelser om villkoren för anställningsförhållandet. Vid rekrytering av personal rekommenderar vi att man följer principerna för ansvarsfull bedömning av forskare samt DORA-deklarationen (San Francisco Declaration on Research Assessment).

9.1. Bidrag för anställning som akademiprofessor

Då Akademin beviljar bidrag för anställning som akademiprofessor ska forskningsplatsen använda bidraget för att tillsätta posten i fråga.

Forskningsplatsen ska anställa akademiprofessorn minst för finansieringsperioden. Forskningsplatsen fungerar som akademiprofessorns arbetsgivare.

På kostnadsberäkningen av akademiprofessorers löner tillämpas tilläggskostnadsmodellen. I finansieringsbeslut om lönerna räknas omkostnaderna utöver de övriga kostnaderna till 14,29 procent, i vilket fall beslutet innehåller en omkostnadsandel på 12,5 procent.

I finansieringsbesluten ingår lönebikostnader på 28 procent. Akademin ansvarar inte för eventuella andra kostnader som är specifika för arbetsgivaren. Arbetsgivaren ska dock se till att lönens relativa konkurrenskraft vid forskningsplatsen upprätthålls.

Anställningarna som akademiprofessor är avsedda endast för forskning på heltid och därmed sammanhörande verksamhet. En akademiprofessor får inte heller få lön från ett annat akademifinansierat forskningsprojekt. Till akademiprofessorns uppgifter hör att ge undervisning som hänför sig till akademiprofessorns forskningsarbete. Andra uppgifter som inte direkt sammanhänger med forskarens egen forskning får inte fördröja själva forskningen. Undervisningen och handledningen av lärdomsprov ges utan separat ersättning, motsvarande 5 procent av den årliga arbetstiden.

Undervisningen eller andra uppgifter som inte har direkt koppling till forskarens egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.

En akademiprofessors forskningsplats är en organisation i Finland via vilken finansieringen utbetalas. En akademiprofessor kan under finansieringsperioden arbeta t.ex. vid ett utländskt universitet under perioder av varierande längd.

En akademiprofessors lön kan samfinansieras. I det här fallet kan hen till exempel i sin ansökan ha angett hur mycket av hens årslön han ansökt om från Akademin. Situationen kan också ändra under finansieringsperiodens lopp. För akademiprofessorns lön kan användas 0–100 procent av den finansiering som Akademin beviljat. Bidraget för anställning som akademiprofessor kan t.ex. kombineras med finansiering från Europeiska forskningsrådet ERC. Av orsaker som gäller utbetalning ska arbetstiden antecknas enligt den faktiska tiden.

Om en akademiprofessors anställningsförhållande eller finansieringskälla för lönen ändras, gör en anmälan om saken i e-tjänsten (Xxxx ansökningar > Beslut

> Mer information).

Om en person som fått bidrag för anställning som akademiprofessor tar familjeledigt måste hen omedelbart meddela Akademin. Meddelandet görs antingen till finansieringsbeslutets föredragande eller via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Mer information. Om en akademiprofessor ansöker om en förlängning av finansieringsperioden på grund av moderskaps-, faderskaps-, familje- eller vårdledighet ska hen lämna in ändringsansökan via e-tjänsten under Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Läs mer i bilaga 1 (2).

Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för anställning som akademiprofessor inte fortsätter i sin anställning. Personen ska då också avstå från finansieringen genom att inlämna en ändringsansökan. Ansökan görs via e-tjänsten: Mina ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Läs mer i bilaga 1.

9.2. Bidrag för anställning som akademiforskare (höstutlysningen 2022)

Akademiforskaren har till uppgift att utföra forskningsarbete fullt ut i enlighet med den föreslagna forskningsplanen. Med finansieringens hjälp kan

akademiforskaren öka sin kompetens och avancera betydligt i sin karriär mot mer krävande uppgifter och nå en etablerad ställning i det nationella och det internationella forskarsamhället. Forskningsplatsen förbinder sig till att den som beviljats finansiering till fullo kan förbinda sig till forskningsarbete och andra än forskningsuppgifter som är viktiga med tanke på den professionella forskarkarriären (se nedan).

Detta gäller inte akademiforskaranställningar som beviljats år 2022 eller tidigare. Deras anvisningar finns i de finansieringsvillkor som bifogats finansieringsbeslutet.

En akademiforskares forskningsplats är en organisation i Finland via vilken finansieringen utbetalas. Finansieringsperioden är fyra år. Akademiforskaren står under hela finansieringsperioden i anställningsförhållande till sin forskningsplats. Det är denna finländska forskningsplats som fungerar som akademiforskarens arbetsgivare. En akademiforskare kan under finansieringsperioden arbeta t.ex. vid ett utländskt universitet under perioder av varierande längd.

På beräkningen av akademiforskarens lön och forskningskostnader tillämpas totalkostnadsmodellen. Lönen bestäms enligt lönesystemet på forskningsplatsen. Finansiering kan ha beviljats för akademiforskarens lön och forskningsutgifter som uppkommer av forskningsplanens genomförande. I avsnitt 8.2 presenteras närmare för vilka kostnader det forskningsanslag som Akademin beviljar kan användas. Vid medelsanvändningen följs också forskningsplatsens interna regler, bestämmelser och anvisningar såvida de inte strider mot de villkor som ställts av Akademin.

I den totala kostnadsberäkningen för akademiforskaren har man kunnat inkludera forskarens egen lön för 0–46 mån. I akademiforskarens uppgifter under den fyraåriga finansieringsperioden ingår fyra månader sådant för forskarkarriären viktigt arbete som inte direkt handlar om forskning. Det kan vara fråga om undervisning och handledning, administrativa uppgifter, kommunikation och påverkansarbete eller andra uppgifter med koppling till organisationens kärnfunktioner. Lönen för denna arbetstid, som motsvarar sammanlagt fyra månaders arbete, genomförs så att högst två månader kan inkluderas i akademiforskarens sammanlagda kostnadsberäkning.

En akademiforskare får inte få lön från ett annat akademifinansierat forskningsprojekt. Forskningsplatsen förbinder sig att anställa akademiforskaren på heltid. Om akademiforskaren har eller kommer att ha ett anställningsförhållande till två eller flera forskningsplatser, ska hen fortfarande till fullo utföra forskningsarbete i enlighet med den föreslagna forskningsplanen. De sammanlagda andelarna av de olika forskningsplatserna ska bilda ett anställningsförhållande på heltid.

Om en akademiforskares anställningsförhållande eller finansieringskälla för lönen ändras, gör en anmälan om saken i e-tjänsten (Mina ansökningar > Beslut

> Mer information).

Om en akademiforskare blir familjeledig, ska Akademin omedelbart underrättas om saken. Gör anmälan i e-tjänsten under finansieringsbeslutets tilläggsuppgifter. Om en akademiforskare ansöker om en förlängning av finansieringsperioden på grund av moderskaps-, faderskaps-, familje- eller vårdledighet ska hen lämna in ändringsansökan via e-tjänsten. Läs mer i bilaga 1, punkter 2 och 3.

Akademiforskaren ska avstå från sin finansiering, om hen inte kan fortsätta den forskning som beskrivs i den föreslagna forskningsplanen. Om du avstår från finansiering ska du göra en ändringsansökan i e-tjänsten. Läs mer i bilaga 1, punkt 5.

Det går inte att byta ansvarig ledare i denna bidragsform.

9.3. Ansvariga projektledarens lön

Akademins forskarorienterade finansiering och tematiska finansiering är i första hand avsedda för att avlöna heltidsanställda forskare inom projektet i fråga samt för övriga projektutgifter. I regel beviljar vi inte finansiering för den ansvariga projektledarens lön. Detta gäller inte vid anställning som akademiprofessor (se avsnitt 9.1) eller anställning som akademiforskare (se avsnitt 9.2).

Den ansvariga ledarens löneutgifter kan dock inkluderas i projektets finansierbara kostnader i enlighet med totalkostnadsmodellen och forskningsplanen. Lönen är avsedd för att den ansvariga ledaren ska leda projektet. Avlöningskostnaderna, som ska antecknas i projektets kostnadsberäkning, får inte vara betydliga i förhållande till projektets totalkostnader, om inte annat nämns i finansieringsbeslutet.

Om inte annat nämns i finansieringsbeslutet bör kostnaderna proportioneras så att de i ett fyraårigt forskningsprojekt motsvarar högst 1,5 månader effektiv arbetstid per år.

Oberoende av vad som sagts ovan kan Akademin bevilja den ansvariga ledaren i ett akademiprojekt, ett spetsforskningsprojekt eller ett tematiskt forskningsprojekt högst ett års finansiering av särskilt vägande skäl med anknytning till forskningen (t.ex. arbete utomlands, återkomst från utlandet eller flyttning till en annan forskningsorganisation eller ett företag i Finland).

Finansieringen för strategisk forskning kan användas för att betala lön till konsortiets ledare och koordinator under finansieringsperioden.

Avlöningsfinansieringen får dock inte överlappa med övrig lön som betalas med Akademins finansiering.

9.4. Bidrag för anställning som klinisk forskare

Bidraget för anställning som klinisk forskare kan sökas av en läkare eller annan sakkunnig inom vården som har en doktorsexamen och som är sysselsatt med

kliniskt arbete. Bidraget beviljas inte till heltidsanställda universitetsforskare. Bidraget är avsett för de lönekostnader som uppkommer av den kliniska forskarens deltidsforskning (20–50 % av arbetstiden). Forskaren och forskningsplatsen ska komma överens om avlöningen enligt forskningsplatsens lönesystem. Arbetstidsarrangemangen ska överenskommas i förväg, särskilt om forskningen och det kliniska arbetet bedrivs på olika ställen.

Utöver lönen kan även forskningskostnader inkluderas i bidraget. Akademin finansierar högst 70 procent av totalkostnaderna för ett projekt som främjar kliniska forskarkarriärer.

9.5. De anställdas undervisningsmängd

Vi rekommenderar att de akademifinansierade forskare som avlagt doktorsexamen (inkl. forskare anställda som forskardoktorer) utan separat ersättning undervisar eller handleder lärdomsprov med anknytning till forskningen (5 procent av den årliga arbetstiden enligt kollektivavtalet).

Undervisningen eller andra uppgifter utan direkt anknytning till forskarens egen forskning ska dock inte utgöra mer än 10 procent av den årliga arbetstiden.

Om akademifinansierade doktorander undervisar rekommenderar vi att undervisningen ska anknyta till forskningen och utgöra högst 5 procent av den årliga arbetstiden. Undervisandet får inte fördröja avhandlingen.

10. Anskaffningar med finansiering från Akademin

Finansieringsmottagaren är skyldig att kontrollera om en anskaffning inom ett akademifinansierad projekt lyder under lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). Den ansvariga ledaren ska dessutom vid behov se till att eventuella upphandlingar konkurrensutsätts i enlighet med de förfaranden som nämns i lagen. Vid beredningen av upphandlingar ska man också beakta forskningsplatsens upphandlingsanvisningar.

10.1. Hantering av anläggningstillgångar

Material, utrustning och litteratur som anskaffats med finansiering från Akademin ägs och förvaltas av forskningsplatsen. Parter kan sinsemellan komma överens om andra förfaranden i fråga om forskningsinfrastruktur. Denna överenskommelse ska göras skriftligt och meddelas till Akademin redan då finansieringen för infrastrukturen söks. I samprojekt mellan flera forskningsplatser ska parterna skriftligen komma överens om infrastrukturens användning, ägandeförhållanden och läge, också efter att finansieringsperioden har löpt ut.

Om finansieringsbeslutet också täcker anskaffning av utrustning kan denna finansiering behandlas som ett investeringsbidrag. Ett investeringsbidrag kan beviljas för anskaffning av materiella eller immateriella tillgångar.

Den forskningsinfrastruktur som finansieras ska användas för det ändamål som anges i finansieringsbeslutet åtminstone till dess att den finansierade investeringen helt har avskrivits i bokföringen eller i högst tio år. Ett investeringsbidrag som Akademin beviljat får inte användas för att finansiera leasingavtal. Likaså får inte ägande- eller besittningsrätten till tillgångar överlåtas till någon annan under den i statsunderstödsbeslutet angivna användningstiden.

11. Ändring i finansieringsbeslut

Akademin måste på förhand godkänna alla väsentliga ändringar som görs i innehållet av dess positiva finansieringsbeslut eller i medelsanvändningen. Akademin kan vid behov ändra på finansieringsbeslutet enligt ansökan.

Ändring i finansieringsbeslut kan inte sökas efter att finansieringens giltighetstid löpt ut.

Ändring i finansieringsbeslut söks av den ansvariga ledaren via e-tjänsten: Xxxx ansökningar > Beslutade > Gör ansökan om ändring. Ansökan ska innehålla tillräckliga motiveringar samt alla de uppgifter som anses nödvändiga för ärendet. Till ansökan ska bifogas alla väsentliga dokument. Läs mer om hur man ansöker om ändring i bilaga 1.

Ändringar som kräver vårt godkännande är

1) ändring av det nya finansieringsbeslutets årliga belopp (se 7.1)

2) förlängning av finansieringsperiod

3) tilläggsbidrag (dvs. kompensation, beslut enligt tilläggskostnadsmodellen)

4) byte av forskningsplats

5) avstående från forskningsbidrag i sin helhet (då finansiering inte har använts)

6) avstående från forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår (då finansiering har använts)

7) byte av ansvarig ledare

8) ändring av beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentlig ändring i forskningsplan

9) ändring av finansieringsandelar hos delprojekt i konsortium (se 7.2).

12. Tillsyn, avbrytande och återkrav av finansiering

Vi har rätt att följa och övervaka användningen av beviljad finansiering samt att verkställa inspektioner av mottagarens ekonomi och verksamhet om de är nödvändiga med tanke på tillsynen av medelsanvändningen. Vi har även rätt att inspektera hur forskningen genomförs, hur bokföringen sköts och hur villkoren i finansieringsbeslutet följs.

Forskningsplatsen och den ansvariga ledaren är skyldiga att överlåta till inspektören alla nödvändiga bokförings- och andra handlingar och uppgifter samt att bistå i inspektionen. Både forskningsplatsen och den ansvariga ledaren ska också i övrigt på begäran ge oss uppgifter om forskningen och medelsanvändningen.

Den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bör utan dröjsmål meddela oss om sådana ändringar som påverkar användningen av bidraget, såsom övrig finansiering eller andra inkomster för att genomföra forskningsplanen. Om summan av övrig finansiering eller andra inkomster överstiger den som uppgetts i ansökans kostnadsberäkning kan vi förplikta forskningsplatsen att betala tillbaka den del av Akademins finansiering som överskottet motsvarar.

Om Akademins finansieringsandel är 100 procent och projektet får inkomster t.ex. på basis av immateriella rättigheter ska den del av inkomsterna som överstiger andelen på 100 procent betalas tillbaka till oss. Man kan också minska den från de godtagbara kostnaderna.

Vi kan besluta att avbryta eller avsluta finansieringen eller bestämma att redan utbetalt bidrag eller en del av det ska återkrävas om det finns skäl att misstänka att den ansvariga ledaren eller forskningsplatsen har

• använt finansieringen för ett annat ändamål än vad den har beviljats för

• lämnat felaktiga eller vilseledande uppgifter om någon omständighet som har varit ägnad att inverka på erhållandet av finansieringen, dess belopp eller villkor

• i övrigt brutit mot bestämmelserna om medelsanvändning eller villkoren i finansieringsbeslutet.

Finansiering som beviljats av rådet för strategisk forskning kan avbrytas om projektet i fråga inte uppfyller de mål som ställts för det.

Akademins beslutsnummer ska uppges i återbetalningen. Om återbetalning och återkrav av statsunderstöd föreskrivs i 5 kap. statsunderstödslagen.

12.1. Ränta på återbetalat och återkrävt understöd

I enlighet med 24 § i statsunderstödslagen måste mottagaren av ett statsunderstöd från den dag understödet betalas betala en årlig ränta på det belopp som återbetalas eller återkrävs. Räntan är tre procentenheter högre än räntan avsedd i 3§ 2 mom. i räntelagen. Om understödet inte betalats tillbaka vid den förfallodag som Akademin angett måste mottagaren betala årlig

dröjsmålsränta enligt 4 § i räntelagen. Den årliga referens- och dröjsmålsräntan finns på Finlands banks webbplats xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xx.

13. Immateriella rättigheter

Till immateriella rättigheter räknas bl.a. upphovsrätt, patenträtt, varumärkesrätt, nyttighetsmodellrätt, mönsterrätt, firmanamnsrätt, skydd av integrerade kretsar och kretsmönster samt rätt till förädlade växter. Till sin uppbyggnad är immateriella rättigheter en ensamrätt på samma sätt som t.ex. äganderätten. De skyddar antingen kreativ verksamhet (t.ex. upphovsrätt och patent) eller kommersiella symboler (t.ex. varumärkes- och firmanamnsrätt).

Om ägande- och nyttjanderättigheterna till ett akademifinansierat projekts forskningsresultat ska överenskommas med parterna i projektet samt vid behov med forskningsplatserna. Överenskommelserna ska göras skriftligt så snabbt som möjligt efter finansieringsbeslutet. Dessutom ska parterna vid projektets start komma överens om ägande- och nyttjanderätten till det material som ska användas inom projektet. Om upphovsrätten till referentgranskade vetenskapliga artiklar berättas mer i avsnitt 5.5.1. I avsnitt

13.1 finns villkor för de projekt som innehåller företagssamarbete.

Vid forskningsplatser där lagen om rätt till uppfinningar vid högskolor tillämpas anses akademifinansierad forskning som avtalsforskning såsom avses i lagen. Enligt lagen har högskolor primär rätt till de uppfinningar som tillkommit i forskning. Vid övriga forskningsplatser tillämpas lagen om rätt till arbetstagares uppfinningar.

13.1. Samarbete med företag

Om ett akademifinansierat projekt omfattar samarbete med företag gäller ett av följande villkor:

• De resultat av samarbetet som inte ger upphov till immateriella rättigheter får spridas och eventuella immateriella rättigheter som är ett resultat av den verksamhet som forskningsorganisationer eller forskningsinfrastrukturer bedriver tillfaller helt och hållet dessa företag.

• Eventuella immateriella rättigheter som projektet ger upphov till och relaterade tillträdesrättigheter tilldelas de olika samarbetsparterna på ett sätt som korrekt motsvarar deras arbetsblock, bidrag och respektive intressen.

• Forskningsorganisationerna eller forskningsinfrastrukturerna får en ersättning som motsvarar marknadspriset för de immateriella rättigheter som är ett resultat av deras verksamhet och som förs över på de deltagande företagen. Det absoluta värdet på eventuella bidrag, såväl finansiella som icke-finansiella, från de deltagande företagen till kostnaderna för forskningsorganisationernas eller forskningsinfrastrukturernas verksamhet som resulterade i de berörda immateriella rättigheterna får dras av från den ersättningen.

Om ett akademifinansierat projekt omfattar samarbete med företag förutsätter vi att parterna skriftligen kommer överens om hur kostnaderna, riskerna och resultaten fördelas, hur resultaten sprids och hur de immateriella rättigheterna utnyttjas och delas. Överenskommelsen ska fastställas innan projektet inleds.

14. Rapportering

Rapporteringsskyldigheten gäller alla finansieringsbeslut som fattas av Finlands Akademi. Den vetenskapliga forskningsrapporten inlämnas av den ansvariga ledaren. Forskningsplatsen (mottagaren av statsunderstödet) ansvarar för den ekonomiska rapporteringen. Uppföljningen av medelsanvändningen sker via Akademins informationssystem. Dessa uppgifter kopplas sedan ihop för att möjliggöra jämförelser mellan medelsanvändningen och forskningens resultat. Om rapporteringen av finansiering för spetsforskningsenheter, flaggskeppsfinansiering, finansiering för forskningsinfrastruktur, finansiering för att stärka universitetens profilering och finansieringen som grundar sig på Europeiska unionens facilitet för återhämtning och resiliens (Recovery and Resilience Facility, RRF) ges skilda anvisningar.

14.1. Forskningsrapportering

Projektets ansvariga ledare ska bereda och lämna in till Akademin en slutrapport senast den 1 juni året efter finansieringsperiodens utgång. I fråga om konsortier lämnar konsortiets ansvariga ledare in forskningsrapporten på hela konsortiets vägnar efter att samtliga delprojekts finansieringsperioder har avslutats.

Den ansvariga ledaren ska bereda och lämna in projektets slutrapport i fråga om finansieringen av internationell forskarmobilitet baserad på bilaterala avtal (mobilitetsstipendium, mobilitetsinbjudan, mobilitetsseminarium, mobilitetssamarbete). Slutrapporten ska inlämnas senast inom tre månader från (det sista) besökets slut.

Om akademifinansiering söks medan den i beslutet nämnda finansieringsperioden pågår eller efter att perioden gått ut men dock innan slutrapporten lämnats in ska den sökande rapportera varje orapporterat beslut via e-tjänsten. Denna progressrapport ersätter inte slutrapporten. Särskilda anvisningar om rapportering finns på vår webbplats på sidan Rapportera. Vissa bidragsformer har särskilda rapporteringsanvisningar förutom de allmänna rapporteringsanvisningarna. Om rapporteringen gällande referentgranskade vetenskapliga artiklar berättas mer i avsnitt 5.5.1. En slutrapport är i princip ett offentligt dokument.

En förutsättning för att Akademin behandlar en ansökan om forskningsfinansiering är att sökanden i enlighet med anvisningarna har lämnat in slutrapporter om avslutade akademifinansierade projekt eller

progressrapporter om pågående akademifinansierade projekt. Detta tillämpas inte om

• personen i fråga är ansvarig person för en ansökan i en bidragsform där den sökande är en organisation

• personen är ansvarig person för ett pågående projekt där finansieringsmottagaren är en organisation.

14.2. Revisionsberättelse

Om Akademins totala finansieringsbelopp som anges i finansieringsbeslutet för ett akademiprogramsprojekt (enskilt beslut eller konsortium sammanlagt) överstiger 1 000 000 euro ska den ansvariga projektledaren lämna till Akademin en revisionsberättelse över medelsanvändningen inom projektet.

Revisionsskyldigheten gäller även alla finansieringsbeslut om strategisk forskning, flaggskeppsfinansiering och universitetens profilering, oberoende av det totala finansieringsbeloppet. Om inlämnande av revisionsberättelser för spetsforskningsenheter ges skilda anvisningar. I fråga om finansiering för forskningsinfrastruktur ska forskningsplatsen och den ansvariga ledaren tillsammans lämna in till Akademin en revisionsberättelse om medelsanvändningen inom projektet.

Revisionsskyldigheten konstateras i våra finansieringsvillkor eller nämns i det särskilda villkoret för ett enskilt beslut. Revisionsberättelsen ska lämnas in till vårt registratorskontor inom tre månader från finansieringsperiodens slut.

Utgifterna i fråga ska inkluderas i den sista begäran om utbetalning.

Revisionsberättelsen kan vid behov begäras skilt. Vi kan dessutom låta göra en stickprovsrevision av projekt i enlighet med vår årliga revisionsplan.

Del 3: Hur finansieringen utbetalas och

projektet förvaltas

15. Utbetalning

För att finansieringen ska kunna utbetalas krävs att den ansvariga ledaren och forskningsplatsen bekräftar att de tar emot finansieringen (se avsnitt 6).

15.1. Förskott

Enligt 12 § i statsunderstödslagen kan förskott betalas på statsunderstöd om det är motiverat med tanke på användningen av statsunderstödet och ändamålsenligt med tanke på övervakningen av användningen. Ett förskott är motiverat när det krävs att understödstagaren får finansiering av statsbidragsmyndigheten för att det projekt eller den verksamhet som ska understödas ska komma i gång eller genomföras enligt den tidtabell och i den omfattning som avses i statsunderstödsbeslutet.

Finländska universitet och yrkeshögskolor kan skriftligen och skilt för varje projekt motivera varför de ansöker om förskott från Akademin. På basis av begäran om utbetalning kan vi med fog betala universiteten och yrkeshögskolorna ett förskott som avses i statsunderstödslagen i enlighet med Statens revisionsverks och Undervisnings- och kulturministeriets riktlinjer.

Vi betalar inte förskott till företag eller statliga redovisningsenheter såsom statliga forskningsinstitut. Förskottet betalas en gång och det motsvarar i regel 10 procent av vår finansieringsandel. Minimibeloppet för förskottet är 10 000 euro.

Förskott utbetalas inte på stipendier eller finansiering för att stärka universitetens profilering. Förskott kan betalas på forskningsinfrastrukturfinansiering. Detta kan också tillämpas på beslut om infrastrukturfinansiering som vi tidigare fattat och som fortfarande är i kraft. I detta sammanhang tar vi hänsyn till Statens revisionsverks laglighetsgranskningsberättelse Universitetens statsfinansiering (10/2018) och dess iakttagelser om universitetens likviditet och självförsörjningsgrad. Detta kan tillämpas retroaktivt på våra tidigare finansieringsbeslut.

Förskottet kan sökas om man har berättigade skäl och det utbetalas alltid det år då forskningsprojektet inleds. För projekt som inleds i början av året kan

förskott sökas för perioden 1.1–31.12 senast den 20 februari. För projekt som inleds i mitten av året kan förskott sökas senast den 20 november, och då ska startdatumen för utbetalningsperioden och finansieringsperioden vara desamma. Om ett projekt inleds t.ex. den 1 april ska perioden för begäran om förskott anges som 1.4–31.12.

Förskotten för avslutande projekt ska lämnas tillbaka till Akademin antingen genom att man lämnar in en kreditfaktura för förskottsbetalningen eller genom att man antecknar det betalade förskottet som en intäkt för projektet. Vi rekommenderar att förskottet jämnas ut enligt det senare alternativet och i god tid innan projektet avslutas. Krediteringsperioden ska överensstämma med perioden för den ursprungliga begäran om förskottsbetalning. Som typ av faktura i e-tjänsten väljs kreditfaktura för förskottsbetalning.

15.2. Begära utbetalning

Forskningsprojektets begäran om utbetalning inlämnas till Akademin i fyra månaders faktureringsperioder, nämligen januari–april, maj–augusti och september–december. Begäran om utbetalning lämnas in som nätfakturor eller via e-tjänsten senast den 20 maj, den 20 september och den 20 januari eller senast följande vardag. Akademins finansieringsandel (en procentandel) är densamma i varje begäran om utbetalning och för varje år under hela finansieringsperioden.

Om utbetalningstidtabellen avviker från det som nämns ovan i fråga om vissa utlysningar, ger vi separata anvisningar åt forskningsplatserna. Den avvikande tidtabellen kan även nämnas i det särskilda villkoret för ett enskilt beslut.

De koefficienter för lönebikostnader och omkostnadsandelen som godkänts i finansieringsbeslutet gäller under hela finansieringsperioden. På finansieringsbeslut som fattats enligt modellen för tilläggskostnader tillämpas den 12,5 procents omkostnadsandel som ingår i besluten.

Vi ber utfallsuppgifter för de olika kostnadsslagen för projekt enligt totalkostnadsmodellen både från projektets start och för perioden i fråga. Därtill ska motsvarande uppgifter ges beträffande vår finansieringsandel. Finansieringsandelen räknas ut enligt det procenttal som anges i beslutet. En begäran om utbetalning innehåller också en rapport över årsverken.

Rapporteringen i samband med begäran om utbetalning utgår från arbetstidsredovisningen och projektbokföringen, som i sin tur bygger på affärsbokföring. Dessutom ska projektens kalkylerade allmänna omkostnader och lönebikostnader härledas ur samfundets kostnadsberäkning.

Forskningsplatsen förbinder sig att årligen via e-tjänsten (där koefficienterna finns) inlämna separata uppgifter om de kalkylerade utgiftsposterna, som bygger på forskningsplatsens (statsunderstödsmottagarens) bokslut.

Uppgifterna består av procentandelarna för lönebikostnader, omkostnader och effektiv arbetstid. Vi kan vid behov skilt begära att forskningsplatsen lämnar en utredning om grunderna för beräkningen av kostnadskoefficienterna.

Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koefficient som härletts ur bokföringen, godkänner vi en koefficient för lönebikostnader som är högst 50 procent av lönerna för effektiv arbetstid inom projektet.

Om finansieringsmottagaren inte tillförlitligt kan räkna eller av någon annan orsak inte uppvisar en koefficient som härletts ur bokföringen, godkänner vi en koefficient för omkostnader som är högst 20 procent av det totala beloppet av lönerna och lönebikostnaderna för effektiv arbetstid inom projektet.

15.3. Göra en begäran om utbetalning i e-tjänsten

Anvisningarna i den här delen är avsedda för finländska organisationer. Att skicka en begäran om utbetalning som en nätfaktura ur forskningsplatsens eget faktureringssystem lämpar sig endast för sådana organisationer som har t.ex. fler än tio akademifinansierade projekt.

Via e-tjänsten kan man också göra enskilda nätfakturor som innehåller en redovisning och en specifikation över årsverken. Detta lämpar sig bäst för de organisationer som har t.ex. 1–5 finansierade projekt. Logga in på e-tjänsten och gå till Utbetalning). Administratörsrättigheterna söks från Akademin.

Registratorskontoret kan på begäran ge forskningsplatsen faktureringsrättigheter. Om forskningsplatsen inte tidigare har fått akademifinansiering rekommenderar vi att den kontaktar ekonomiplaneraren vid vårt ansvarsområde för ekonomi för att få mer information. Läs mer i e- tjänstens anvisningar (Anvisningar för forskningsplatsens representanter (administratörer, representanter, fakturerare).

15.4. Återbetalning av statsunderstöd till Akademin

Finansieringsmottagaren ska utan dröjsmål betala tillbaka ett bidrag eller en del av det som denne fått på felaktiga grunder, till för stort belopp eller uppenbart utan grund. Beloppet behöver inte återbetalas om det understiger 100 euro. Finansieringsmottagaren ska kontakta oss innan finansieringen återbetalas. Mer information ges av ekonomiplaneraren vid ansvarsområdet för ekonomi. Om vi återkallar finansieringsbeslutet, är finansieringsmottagaren skyldig om vi så kräver att helt eller delvis återbetala den finansiering som den fått med stöd av finansieringsbeslutet.

Akademins beslutsnummer ska uppges i återbetalningen. Om återbetalning och återkrav av statsunderstöd föreskrivs i 5 kap. statsunderstödslagen.

16. Beräknade koefficienter

16.1. Lönebikostnader

Lönebikostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en koefficient för lönebikostnader. Vanligen är den en procentandel av de direkta löner som

allokeras till projektet. Kostnader som täcks med koefficienten för lönebikostnader är åtminstone

• löner för frånvaro med lön

• semesterpenning

• socialskyddsavgifter

• pensionsavgifter

• olycksfalls- och arbetslöshetsförsäkringspremier

• övriga motsvarande arbetsgivaravgifter samt återbäringar av dessa.

I koefficienten för lönebikostnader kan också ingå andra utgiftsposter (t.ex. företagshälsovård), såtillvida de inte har inkluderats i omkostnaderna.

16.2. Frånvaro med lön

Frånvaron med lön omfattar alla lönekostnader som beror på lagstadgade och andra frånvaron, inklusive semester, ledighet på basis av barnets födelse eller vård, sjukledighet, utbildningstid, fackföreningsverksamhet, arbetarskydd, samarbetsförfarande samt all avlönad tid i enlighet med kollektivavtalet och arbetslagstiftningen.

16.3. Effektiv arbetstid

Med effektiv arbetstid avses den faktiska arbetstid som allokerats till en viss beräkningspost. Till den effektiva arbetstiden räknas inte frånvaron med lön, såsom semester, sjuk-, moderskaps-, föräldra- och faderskapsledighet och annan indirekt arbetstid. Som direkta projektkostnader godkänns den del av en persons lön som motsvarar personens effektiva arbetstid inom projektet. I Akademins budgeteringsmall kan man ange 1.0 som koefficient för den effektiva arbetstiden. Därmed budgeteras arbetstiden endast som antal månader motsvarande den effektiva arbetstiden.

16.4. Direkta kostnader

Direkta kostnader omfattar typiskt direkta lönekostnader, kostnader gällande speciella anordningar och lokaler, resekostnader eller andra väsentliga forskningskostnader som kan allokeras direkt, t.ex. kemikalier eller tjänsteupphandlingar.

16.5. Omkostnader

Omkostnader är sådana projektkostnader som inte allokeras direkt till projektet, utan allokeringen görs indirekt, utgående från forskningsplatsens fördelningsgrunder i enlighet med matchningsprincipen. Då projektets kostnader indelas i direkta och indirekta kostnader ska man följa de principer som allmänt används vid forskningsplatsen.

Omkostnaderna allokeras till projektet med hjälp av en omkostnadskoefficient. Vanligen är den en procentandel av den totala summan av lönebikostnader och löner för effektiv arbetstid inom projektet.

De kostnader som täcks med omkostnadskoefficienten är bl.a. kostnader för administrativa tjänster, stödberättigande avskrivningar av maskiner och utrustning samt kostnader för lokaler (såtillvida de inte behandlas som direkta kostnader enligt allmänna beräkningsprinciper). Utgifterna för att göra referentgranskade artiklar som publicerats i enlighet med Plan S omedelbart tillgängliga ingår i forskningsplatsernas omkostnader och hör således till kostnaderna för de basresurser som forskningsplatserna erbjuder.

Noggrannare anvisningar ges i avsnitt 5.5.

De beräknade koefficienterna i Akademins e-tjänst är: effektiv arbetstid (%), lönebikostnader (%) och omkostnadsandel (%).Forskningsplatsen ska upprätthålla kostnadsprocentenheterna/koefficienterna i Akademins e-tjänst.

17. Anskaffningsutgift som minskats med bidrag

Akademin förutsätter att bokföringsnämndens allmänna anvisning tillämpas på avskrivningar. I nämndens allmänna anvisning om avskrivningar enligt plan (16.10.2007) ges råd för hur ett investeringsbidrag ska bokföras. Enligt anvisningarna (kap. 2.5) bokförs ett investeringsbidrag som erhållits för anskaffning av en tillgång som hör till bestående aktiva i form av utgiftsöverföring som en minskning av anskaffningsutgiften. Basen för avskrivningarna utgörs då av anskaffningsutgiften minskad med det erhållna bidraget. I noterna till balansräkningens passiva sida uppges med iakttagande av väsentlighetsprincipen den totala anskaffningsutgiften för den aktuella tillgången, som hör till bestående aktiva, och den andel som har avdragits med investeringsbidraget.

18. Bestämmelser om forskningsfinansiering

Vid användning, utbetalning och tillsyn av forskningsbidrag följs bl.a.

• statsunderstödslagen

• lagen och förordningen om statsbudgeten

• lagen om offentlig upphandling och koncession

• statsbudgeten och bestämmelserna om dess tillämpning

• övriga allmänna stadganden och bestämmelser om användning om statliga medel

• lagen om ändring av upphovsrättslagen, 3.3.2023 (263/2023).

Vid forskningsplatsen följs forskningsplatsens gällande interna regler, bestämmelser och anvisningar såvida de inte strider mot de villkor som ställts av Akademin.

Bilaga 1: Så här ansöker du om ändring i

finansieringsbeslut

Nedan följer anvisningar om ändringar som kan göras i Finlands Akademis finansieringsbeslut. Kontakta oss om du inte hittar anvisningar om ditt specifika fall.

1. Ändra det nya finansieringsbeslutets årliga belopp

Beskrivning: Man kan ansöka om en ändring av årliga belopp om den ansvariga ledaren inte kan godkänna beslutets årsbeloppsindelning. Ändringen måste vara signifikant (se avsnitt 7). Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e-tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten:

1. Motivera ändringen i fritextfältet.

2. Fyll i den ändrade kostnadsberäkningen på fliken Ny kostnadsberäkning

Bilagor till ansökan: Xxxx xxxxxxx.

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut som fattats enligt totalkostnadsmodellen samt i beslut om mobilitetsstipendier. I fråga om finansiering för att stärka universitetens profilering får den årliga avvikelsen från det årliga belopp som meddelas i beslutet vara högst 15 procent.

När kan man söka ändringen? Ansökan om ändring kan göras innan emottagandet av finansieringen godkänns inom åtta veckor efter beslutet, om inte annat nämns i beslutsmeddelandets särskilda villkor.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Ja.

OBS! Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp som vi beviljat projektet. Kostnadsberäkningens utgiftsslag är riktgivande och man kan avvika från dem endast om det stöder genomförandet av forskningsplanen. Vid avsevärda avvikelser är det skäl att kontakta föredragande för beslutet.

Vid behov kan vi höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

2. Förlänga finansieringsperioden

Beskrivning: Man kan ansöka om en förlängning av finansieringsperioden

p.g.a. en forskares moderskaps-, faderskaps-, föräldra- eller vårdledighet, värnplikt eller civiltjänst, om inte ett villkor i beslutet eller anslagets art ställer begränsningar. Finansieringsperioden kan också förlängas p.g.a. andra särskilda skäl, t.ex. långvarig sjukdom. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e-tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten:

1) Motivera ändringen i fritextfältet.

2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på fliken Ny kostnadsberäkning. Kom ihåg att uppdatera kostnaderna så att de motsvarar den nya perioden. Ändringsförslaget får inte överskrida det totalbelopp eller den finansieringsandel som Akademin beviljat projektet.

Bilagor till ansökan:

1. Beslut om befrielse från arbete Bifoga till ansökan en kopia av arbetsgivarens beslut om befrielse från arbete eller något annat arbetsgivarintyg över frånvaron. Om det är fråga om sjukledighet och långvarig sjukdom, räcker det med ett av arbetsgivaren utfärdat intyg över arbetsoförmåga. Till ansökan fogas inte något läkarintyg eller närmare uppgifter om orsaken till arbetsoförmågan. Av intyget måste framgå frånvarons tidpunkt. Detta kan tillämpas retroaktivt på våra tidigare finansieringsbeslut.

I vilka fall är ändringen möjlig? I alla finansieringsbeslut, om inte ett villkor i beslutet eller anslagets art ställer begränsningar. Finansieringsperioden kan inte förlängas när det gäller finansiering för att stärka universitetens profilering.

På grund av orsaker som beror på coronapandemin är det möjligt att ansöka om förlängning av finansieringsperioden. Mer information finns på xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.

När kan man söka ändringen? Medan finansieringsperioden pågår och senast två månader innan finansieringsperioden löper ut. En ändringsansökan som lämnas in senare tas upp till behandling endast om det är möjligt med tanke på handläggnings- och beslutsprocessen. Ansökningar som inkommit efter finansieringsperiodens utgång tas i regel inte upp till behandling.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Nej.

OBS! En principiell förutsättning är att en vikarie inte har utsetts för forskaren och att forskaren återvänder till projektet under samma finansieringsbeslut. Detta kan också tillämpas på beslut som Akademin tidigare fattat och som fortfarande är i kraft. Vårdledighet (också partiell vårdledighet) berättigar till en

förlängning på högst ett år per barn. En förlängning av finansieringsperioden hos delprojekt i ett konsortium kan påverka konsortiets rapporteringstidpunkt. Att man låter bli att använda ett beviljat bidrag utgör inte grund för en förlängning av finansieringsperioden. Vid behov kan vi höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

En förlängning av finansieringsperioden kan inverka på beviljandet av ny finansiering. Kontrollera detta i utlysningstexten.

I fråga om behandlingen av kunders hälsouppgifter i samband med finansieringsprocessen följer vi våra interna anvisningar (diarienr AKA/7/07.01.10/2018).

3. Tilläggsbidrag (dvs. kompensation)

Beskrivning: Man kan ansöka om tilläggsbidrag för ett projekt p.g.a. en forskares moderskapsledighet eller långvarig sjukdom. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e-tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten:

1. Motivera ändringen i fritextfältet.

2. Fyll i ansökan om tilläggsbidrag på fliken Kostnadsberäkning. Finansieringsperioden kan inledas tidigast den dag som ansökan om ändring lämnats in och avslutas tidigast vid ingången av kalenderåret efter det år då ändringsbeslutet fattades.

Bilagor till ansökan: Löneintyg. Bifoga till ansökan en kopia av arbetsgivarens löneintyg varav framgår de extra projektkostnader som uppkommit p.g.a. moderskapsledigheten eller sjukdomen samt den ersättning som FPA betalat till arbetsgivaren. Till ansökan fogas inte något läkarintyg eller närmare uppgifter om orsaken till sjukdomen.

I vilka fall är ändringen möjlig? Beslut som följer tilläggskostnadsmodellen

När kan man söka ändringen? Ansökan om ändring ska göras senast tre månader före finansieringsperiodens slut. En ändringsansökan som lämnas in senare tas upp till behandling endast om det är möjligt med tanke på handläggnings- och beslutsprocessen. Ansökningar som inkommit efter finansieringsperiodens utgång tas i regel inte upp till behandling.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Ja.

OBS! Om man ansöker om en förlängning av finansieringsperioden för en forskaranställning, måste det göras med en separat ansökan innan ansökan

om tilläggsbidrag. Vid behov kan vi höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

I fråga om behandlingen av kunders hälsouppgifter i samband med finansieringsprocessen följer vi våra interna anvisningar (diarienr AKA/7/07.01.10/2018).

4. Byta forskningsplats

Beskrivning: Man kan ansöka om att byta forskningsplats om forskningens ansvariga ledare flyttar till en annan forskningsplats medan finansieringsperioden pågår. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e-tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten:

1) Välj om finansiering använts vid den ursprungliga forskningsplatsen (ja/nej).

2) Motivera ändringen i fritextfältet.

3) Fyll i de kostnader som förverkligats vid den ursprungliga forskningsplatsen på fliken Förverkligade kostnader. Uppskatta även de kostnader som ska faktureras för den sista utbetalningsperioden. Kontakta ekonomiförvaltningen vid din egen forskningsplats innan du fyller i ändringsansökan för att få korrekta kostnadsuppgifter.

4) Fyll i kostnadsberäkningen för den finansiering som flyttas till den nya forskningsplatsen på fliken Ny kostnadsberäkning.

I övre hörnet av blanketten finns en tryckknapp med vilken du kan kopiera de resterande kostnaderna. Den totala summan av de förverkligade kostnaderna och den nya kostnadsberäkningen för inte överskrida Akademins finansiering som nämns i det ursprungliga beslutet. Räknaren måste visa andelen som 0, annars kan man inte lämna in ansökan.

Koefficienterna för omkostnader och lönebikostnader kan uppdateras enligt den nya forskningsplatsen. Om den nya forskningsplatsens koefficienter är lägre än de som nämns i beslutet och om koefficienterna inte har ändrats måste forskningsplatsen ändå begära utbetalning från Akademin enligt de lägre koefficienterna. Den ansvariga ledaren måste kolla med den nya forskningsplatsen att finansieringen räcker för att genomföra forskningsplanen vid den nya forskningsplatsen. Om finansieringen har omvandlats till samfinansiering och grunderna för finansieringen kvarstår oförändrade vid den nya forskningsplatsen, behövs inget nytt ändringsbeslut i fråga om samfinansieringen.

Bilagor till ansökan:

1) Den ursprungliga forskningsplatsens samtycke. Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med den ursprungliga forskningsplatsens samtycke till bytet.

2) Den nya forskningsplatsens förbindelse. Bifoga också ett fritt formulerat brev där den nya forskningsplatsens förbinder sig till att förvalta projektet, till finansieringen och till att följa Akademins villkor för medelsanvändningen.

3) Om finansieringen har omvandlats till samfinansiering och grunderna för finansieringen förändras vid den nya forskningsplatsen, bifoga till ansökan ett intyg från den nya forskningsplatsen som visar den övriga finansieringen (t.ex. ett beslutsmeddelande, ett arbetsavtal eller något annat fritt formulerat intyg).

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut förutom i de som gäller flaggskeppsfinansiering eller finansiering för att stärka universitetens profilering.

När kan man söka ändringen? Ansökan om ändring kan göras efter beslutet både innan finansieringsperioden börjar och medan finansieringsperioden pågår. Ansökningar som inkommit efter finansieringsperiodens utgång tas i regel inte upp till behandling.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats?

1. Nej, inte när det gäller den ursprungliga forskningsplatsen.

2. Ja, när det gäller en ny forskningsplats.

OBS! Att byta institution eller motsvarande vid ett och samma universitet räknas inte som ett byte av forskningsplats. Ett sådant byte är ett internt arrangemang vid forskningsplatsen. Bytet av institution ska meddelas till Akademins registratorskontor. Vi uppdaterar uppgiften i e-tjänsten som en teknisk korrigering. Kostnadskoefficienterna ändras inte fastän den nya institutionen inom forskningsplatsen skulle ha andra koefficienter än den ursprungliga institutionen. Om den nya institutionens koefficienter är lägre än de som nämns i beslutet måste forskningsplatsen ändå begära utbetalning från oss enligt de lägre koefficienterna som överensstämmer med forskningsplatsens bokföring.

Om projektet har beviljats en ändring vid den ursprungliga forskningsplatsen, gäller ändringen i fråga också vid den nya forskningsplatsen, om grunderna för ändringen inte har förändrats.

Bytet av forskningsplats kan inte göras i mitten av en utbetalningsperiod om finansiering har använts. Bytet ska planeras till början av nästa utbetalningsperiod. Det kan alltså göras fr.o.m. januari, maj eller september. Ansökan om ändring kan dock inlämnas också tidigare.

Beslutet om att byta forskningsplats fattas efteråt först efter att den ursprungliga forskningsplatsens sista begäran om utbetalning gällande finansieringsbeslutet har lämnats in till Akademin och betalats. Förskott räknas

inte som medelsanvändning, eftersom förskott för ett avslutande projekt betalas tillbaka till Akademin.

5. Avstå från forskningsbidraget i sin helhet

Beskrivning: Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag (inkl. lön vid forskaranställning) i sin helhet om man inte vill ta emot finansieringen eller om man vill avstå från finansieringen innan den börjar. Vänligen meddela oss omedelbart. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e- tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten: Motivera ändringen i fritextfältet.

Bilagor till ansökan: Xxxx xxxxxxx.

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut.

När kan man söka ändringen? Innan finansieringsperioden börjar och under samma kalenderår som beslutet fattades.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Nej.

OBS! Vid behov kan vi höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

6. Avstå från forskningsbidraget medan finansieringsperioden pågår

Beskrivning: Man kan ansöka om att avstå från ett forskningsbidrag medan finansieringsperioden pågår. Akademin ska omedelbart meddelas om en person som beviljats bidrag för forskaranställning inte fortsätter i sin anställning (t.ex. för att hen byter arbetsuppgift). Personen ska då också avstå från finansieringen. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e-tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten:

1) Motivera ändringen i fritextfältet.

2) Fyll i den nya finansieringsperiodens sista dag på fliken Förverkligade kostnader.

Fyll i de kostnader som förverkligats. Uppskatta även de kostnader som ska faktureras för den sista utbetalningsperioden.

Bilagor till ansökan: Utredning över förverkligade kostnader. Bifoga till ansökan en utredning från forskningsplatsens ekonomiförvaltning över projektets förverkligade kostnader.

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut.

När kan man söka ändringen? Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Nej.

7. Xxxx ansvarig ledare

Beskrivning: Man kan ansöka om att byta projektets ansvariga ledare av exceptionella och motiverade skäl. Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e-tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen. När det gäller bidragsformer för organisationer är det organisationens administratör som byter den ansvariga ledaren.

Anvisningar för e-tjänsten: Motivera ändringen i fritextfältet.

Bilagor till ansökan:

1. Motiveringsbrev som undertecknats av den tidigare och den nya ansvariga ledaren samt forskningsplatsens samtycke. Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med motiveringar för bytet, undertecknade av den tidigare och den nya ansvariga ledaren, samt forskningsplatsens samtycke till bytet.

2. Publikationsförteckning och meritförteckning för den nya ansvariga ledaren. Bifoga också en publikationsförteckning och en meritförteckning för den nya ansvariga ledaren.

I vilka fall är ändringen möjlig? I alla bidragsformer förutom bidrag för anställning som akademiprofessor, akademiforskare eller klinisk forskare och personliga stipendier.

När kan man söka ändringen? Ansökan om ändring ska göras medan finansieringsperioden pågår.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Ja.

OBS! Den nya ansvariga ledaren måste ha registrerat sig i Akademins e-tjänst. Vid behov kan vi höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas. Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

Om den ansvariga ledaren tar ledigt från sitt jobb, men ändå fortsätter att leda projektet, måste ledaren komma överens med forskningsplatsen om en ställföreträdare. Då behövs ingen ändringsansökan, utan den ansvariga ledaren ska i e-tjänsten (Mina ansökningar > Beslut > mer information) lägga till ett dokument om den person som utses till vikarie och om vikariearrangemangen för förvaltningen av projektet.

8. Ändra beslutsvillkor eller användningsändamål, väsentligt ändra forsknings- eller verksamhetsplan (o.d.)

Beskrivning:

1. Beslutsvillkoren eller användningsändamålet kan ändras endast av särskilda skäl.

2. Forsknings- eller verksamhetsplanen kan ändras endast av särskilda skäl om det är fråga om en väsentlig ändring.

Ansökan om ändring lämnas in av projektets ansvariga ledare i e-tjänsten. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten: Motivera ändringen i fritextfältet.

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i alla beslut.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Ja.

OBS! Kontakta alltid först Akademin för att få mer information. Vid behov kan vi höra forskningsplatsen eller andra parter innan beslutet fattas.

Behandlingen av ansökan om ändring kan även på andra sätt skilja sig från det som beskrivs här beroende på bestämmelserna i förvaltningslagen eller andra föreskrifter.

9. Ändra finansieringsandelar hos delprojekt i konsortier

Beskrivning: Man kan ansöka om att ändra de inbördes finansieringsandelarna hos delprojekt i ett konsortium. Konsortiets sammanlagda finansiering får inte ändras. Ansökan om ändring lämnas in av konsortiets ansvariga ledare i e-

tjänsten med delprojektledarens/-ledarnas och forskningsplatsens/-platsernas samtycke. I särskilda fall kan den också lämnas in av forskningsplatsen eller någon annan part i enlighet med förvaltningslagen.

Anvisningar för e-tjänsten:

1. Fyll i konsortieparternas nya finansieringsandelar (Akademins andel)

2. Motivera ändringen i fritextfältet.

3. På fliken Ny kostnadsberäkning ska du ändra varje konsortieparts kostnadsberäkning (som gjorts enligt utgiftsslag) efter ändringsförslaget. Räknaren måste visa andelen som 0, annars kan man inte lämna in ansökan.

Bilagor till ansökan:

1. Xxxxxxxx av den ansvariga ledaren och forskningsplatsen för det delprojekt som avstår från finansiering. Bifoga till ansökan ett fritt formulerat brev med den ursprungliga forskningsplatsens och den ansvariga ledarens samtycke.

2. Förbindelse av forskningsplatsen för det delprojekt som mottar finansiering. Bifoga också ett fritt formulerat brev där forskningsplatsens förbinder sig till att förvalta projektet, till finansieringen och till att följa Akademins villkor för medelsanvändningen.

I vilka fall är ändringen möjlig? Ändringen är möjlig i finansieringsbeslut gällande akademiprogram, forskningsinfrastrukturer och rådet för strategisk forsknings program.

Behöver man ett elektroniskt godkännande av forskningsplatsen efter att ändringsbeslutet fattats? Ja.

OBS! Ändringsbeslutet kan inte fattas i mitten av en utbetalningsperiod om finansiering har använts. Ansökan ska tajmas till början av nästa utbetalningsperiod: 1.1–30.4, 1.5–31.8 eller 1.9–31.12. Ändringen är alltså möjlig fr.o.m. den 1 januari, den 1 maj eller den 1 september.

Beslutet om att ändra på finansieringsandelarna fattas efteråt först efter att den ursprungliga forskningsplatsens begäran om utbetalning (för pågående utbetalningsperiod) gällande finansieringsbeslutet har lämnats in till Akademin och betalats.

Information om dessa finansieringsvillkor

Dessa finansieringsvillkor grundar sig på ett dokument om grunderna för Finlands Akademis finansieringsbeslut, som godkänns av Akademins styrelse. Den senaste versionen av dokumentet godkändes den 27 april 2023. Dessa finansieringsvillkor gäller Finlands Akademis utlysningar som genomförs 1.6.2023–31.10.2023 samt finansieringsbeslut om dessa.

Xxxxxx Xxxxxxx, överdirektör för forskning, godkände den finskspråkiga texten den 22 maj 2023.

Så kontaktar du oss

Postadress PB 131, 00531 Helsingfors

Besöksadress Hagnäskajen 6

Telefon (växel) 0000 000 000

Fax 0000 000 000

Registratorskontoret, telefon 0000 000 000

Registratorskontoret, öppettider kl 8.00–16.15

E-postadress xxxxxxxx@xxx.xx

Webbplats xxx.xxx.xx/xx

Information om finansieringsbeslut Den kontaktperson

(föredragande) som nämns i beslutsmeddelandet, e- postadress fornamn.efternamn(at)xxx.xx

Har du frågor eller vill du ge respons? Gå till Fråga och tyck till på

webben

Document Metadata

Table of Contents

beslutsdag 22.5.2023)

Document Metadata