Contract
1 (2)
2018-02-28 | |
Tjänsteskrivelse | |
Kontor | Handläggare |
Miljökontoret | Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx |
00-0000 0000 | |
Miljönämnden
Avtal med Nykvarns kommun om tillsyn
Dnr 2018-831
Sammanfattning av ärendet
Miljökontoren i Nykvarn och Södertälje kommun har tagit fram ett förslag till samarbetsavtal om tillsyn och kontroll inom miljö- och hälsoskydd och livsmedel. Ett liknande avtal finns redan med Salems kommun. Avtalet möjliggör för anställda vid miljökontoren i respektive kommun att utföra tillsyns- och kontrolluppdrag för den andra kommunen. Miljökontoret föreslår att miljönämnden tillstyrker inriktningen i avtalsförslaget och uppdrar åt kontorschefen att underteckna samarbetsavtal om tillsyn och kontroll med Nykvarns kommun.
Beslutsunderlag
Tjänsteskrivelse 2018-02-28 Förslag till avtal daterat 2018-01-03
Ärendet
Miljökontoren i Nykvarns och Södertälje kommun har tagit fram ett förslag till samarbetsavtal om tillsyn och kontroll inom miljö- och hälsoskydd och livsmedel. Ett liknande avtal finns redan med Salems kommun. Syftet är att samverka för en mer effektiv och därmed samhällsekonomisk verksamhet. Avtalet möjliggör för anställda vid miljökontoren i respektive kommun att utföra tillsyns- och kontrolluppdrag för den andra kommunen. Miljökontoret föreslår att miljönämnden tillstyrker inriktningen i avtalsförslaget och uppdrar åt kontorschefen att underteckna samarbetsavtal om tillsyn och kontroll med Nykvarns kommun.
Postadress Tfn 08-523 010 00 xxx.xxxxxxxxxx.xx
151 89 Södertälje xxxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Avtal om samarbete inom miljö- och hälsoskyddsområdet mellan Södertälje kommun och Nykvarns kommun
Beslutat i bygg- och miljönämnden i Nykvarn, 2018-03-01 § 21 Beslutat i miljönämnden i Södertälje, 2018-03-20 § XX
Avtal om samarbete inom miljö- och hälsoskyddsområdet mellan Södertälje kommun och Nykvarns kommun
§ 1 Parter
Parter i detta avtal är Södertälje kommun och Nykvarns kommun, nedan betecknade Södertälje och Nykvarn.
§ 2 Avtalets syfte
Avtalet syftar till att möjliggöra samarbete mellan parterna i myndighetsutövningen inom det område som regleras av miljöbalken med dess följdförfattningar samt livsmedelslagen och de EG-bestämmelser som kompletteras av denna. Samarbetet innebär att Södertälje ska kunna utföra tillsyn och kontroll i Nykvarn på Nykvarns uppdrag och omvänt att Nykvarn ska kunna utföra tillsyn och kontroll i Södertälje på Södertäljes uppdrag. Uppdragsgivande kommun betecknas nedan UGivare och uppdragstagande kommun betecknas UTagare.
§ 3 Politiskt och rättsligt avtal
Enligt 26 kap. 7 § miljöbalken (1998:808) får en kommun träffa avtal med en annan kommun om att tillsynsuppgifter som kommunen har enligt miljöbalken ska skötas helt eller delvis av den andra kommunen. Kommunen får dock inte överlåta befogenheten att meddela beslut i ett ärende.
Enligt 14 § livsmedelslagen (2006:804) får en kommun träffa avtal med en annan kommun om att kontrolluppgifter som kommunen har enligt livsmedelslagen ska skötas helt eller delvis av den andra kommunen. Kommunen får dock inte överlåta befogenheten att meddela beslut i ett ärende.
En kommun får också, efter överenskommelse med en annan kommun, uppdra åt anställda i den andra kommunen att besluta på kommunens vägnar i ett visst ärende eller grupp av ärenden, dock inte när det gäller ärenden av principiell betydelse eller annars av större vikt. Det innebär att den ansvariga nämnden kan delegera beslutsrätt enligt både miljöbalkslagstiftningen och livsmedelslagstiftningen till anställda i en annan kommun än den egna i en fastställd delegationsordning. Föreskrifterna i 6 kap. 24-27 och 35 §§ kommunallagen (1991:900) om jäv och anmälan av beslut till nämnd gäller även för sådan delegering.
Parterna är medvetna om att varje kommun, trots detta avtal, behåller det politiska och rättsliga ansvaret för den verksamhet de enligt lag har att sköta även om de anlitar personer anställda av annan kommun.
§ 4 Former för samarbete
Parterna åtar sig att samverkan kan ske enligt följande:
a) Samarbete mellan de nämnder (kallad ansvariga nämnder) som fullgör kommunens uppgifter på miljö- och hälsoskyddsområdet.
b) Samarbete mellan de förvaltningsfunktioner som är kopplade till ansvariga nämnder och som utför uppdrag inom de områden som anges i § 5.
c) Det är den ansvariga nämnden i respektive kommun som löpande avgör i vilken omfattning och på vilket sätt, genom avtal eller delegation, samarbete ska ske. De ansvariga nämnderna träffar de avtal som behövs för att praktiskt reglera
samarbetet. Befogenhet att fatta beslut i uppdraget förutsätter att UGivaren delegerat denna befogenhet till UTagarens anställda i ett visst ärende eller grupp av ärenden (se § 3 ovan).
• Vid delegation skall UTagarens tjänsteman tillämpa UGivarens delegationsordning.
• Vid alla uppdrag skall UTagarens tjänsteman följa de handläggningsrutiner och bedömningsgrunder som tillämpas av den egna kommunen (UTagare). Om UTagarens tjänsteman bedömer att det är aktuellt med åtgärdskrav, beslut etc, av principiell betydelse eller annars av större vikt, ska frågan diskuteras med UGivaren innan sådana åtgärdskrav ställs eller beslut tas.
XXxxxxxxx tjänsteman kan ta beslut om sanktioner som t ex förbud, om beslutsrätten för dessa är delegerad.
• I de fall UGivaren vill att särskilda policys eller andra styrdokument ska tillämpas i tillsyns- och kontrolluppdrag ska de bifogas vid beställningen av tjänsten.
§ 5 De uppdrag som samarbetet handlar om
De uppdrag som kan omfattas är inspektioner, revisioner och liknande tillsyn eller kontroll, handläggning av inkommande ärenden, inventeringar, undersökningar, provtagning eller miljöövervakning i övrigt samt liknande arbetsuppgifter inom hela det område som regleras av de lagstiftningar som nämnden utför tillsyn inom med dess följdförfattningar. Detta innebär till exempel uppdrag och samarbete mellan kommunerna inom områdena:
• Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd
• Förorenade områden
• Kemiska produkter
• Jordbruk
• Livsmedelskontroll
§ 6 Arbetsgivarförhållandet
Kommunerna är överens om att enbart detta avtal inte påverkar arbetsgivarförhållandet mellan kommunerna även om dess tjänstemän utför verksamhet hos annan part.
§ 7 Ersättning mellan parterna
De krav på ersättningar eller annan ekonomisk reglering som kan uppkomma mellan parterna till följd av detta avtal ska täcka lönekostnaderna för personal, resor och material. UTagaren debiterar UGivaren fortlöpande för utförd tillsyns- och kontrolltid med timavgift enligt UTagarens gällande taxor (taxa för tillsyn enligt miljöbalken samt taxa för extra kontroll enligt livsmedelslagstiftningen). Ersättningen kan också utformas på annat sätt för vissa specifika uppdrag, om parterna överenskommer om det (i överenskommelse mellan miljöchefen i Nykvarn och miljöchefen i Södertälje).
Samarbetsavtalet avser i grunden sådan handläggning som är debiterbar till verksamhetsutövare enligt respektive kommuns taxor. Parterna kan dock överenskomma om uppdrag som avser icke-taxedebiterbart tillsynsarbete. Det debiteras på samma sätt, med timavgift för nedlagd tid, utifrån UTagarens gällande taxa.
§ 8 Ansvar för skador
UGivaren svarar, i enlighet med bestämmelserna i skadeståndslagen, för eventuella skador som uppdragstagande tjänsteman kan orsaka vid utförande av uppdrag.
§ 9 Arbetsmiljöansvar
Varje kommun har huvudansvaret för arbetsmiljön för hos sig anställda tjänstemän. För arbete som en tjänsteman anställd hos UTagaren utför hos UGivaren, har den kommun där arbetet utförs dock skyddsansvar för inhyrd arbetskraft som framgår av 3 kap. 12 § arbetsmiljölagen (1977:1160).
§ 10 Beställning och arbetsgivares orderrätt
Beställning av tjänst ska ske per e-post eller brev mellan miljöchefen i Nykvarn och miljöchefen i Södertälje. Båda parter har rätt att säga nej till begäran om att utföra uppdrag. Rätt att beordra att utföra arbetsuppgifter har endast den arbetsgivare hos vilken tjänstemannen är anställd.
§ 11 Uppsägning av avtalet
Detta avtal gäller fr.o.m. att avtalet undertecknats av båda parter t.o.m. 2018-12-31. Avtalet förlängs därefter med ett år i taget så länge inte endera parten säger upp eller begär omförhandling av avtalet. Uppsägning eller omförhandling av avtalet ska äga rum senast tre månader före avtalstidens utgång vid årsskiftet.
§ 12 Bilaga
Mer detaljer om samarbetet framgår i en bilaga till avtalet med praktiska aspekter.
2018- 2018-
Södertälje kommun Nykvarns kommun
Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx
Miljöchef Xxxxxxxxx
Bilaga till avtal om samarbete
Ej taxedebiterbar tid
Den grundläggande överenskommelsen är att uppdragen endast gäller sådant som kan debiteras vidare till verksamhetsutövare i kommunen. Det kan innebära att Södertälje återlämnar handläggningen av ett pågående ärende till Nykvarn ifall det utvecklas till att kräva ej debiterbar tid, till exempel ärenden som visar sig medföra mycket tid för information eller inläsning. Om Södertälje efter särskild överenskommelse utför även handläggning som Nykvarn inte kan debitera vidare debiteras Nykvarn för detta på samma sätt, med Södertäljes aktuella timtaxa. Detsamma gäller omvänt om Nykvarn är uppdragstagaren.
Information och ”lösa kontakter” med VU
När VU eller andra ringer och frågar mer allmänt kan UTagaren svara kortfattat och i större frågor hänvisa till UGivaren, för att undvika att det tar tid som vi inte kan få betalt för.
Diarieföring av ärenden
UGivaren ansvarar för att ärenden diarieförs i kommunens eget system. Nykvarn har ärendehanteringssystemet Ecos2, medan Södertälje har systemet Ecos. Nykvarns system är inte tillgängligt på distans. Diarieföringen löses genom kontakt mellan inspektörer och assistenter i respektive kommun.
Aktförvaring
Under handläggningstiden finns dubbla akter där respektive kommun sparar det arbetsmaterial och handlingar som inkommer eller upprättas under tiden. Efter ärendets slut ansvarar UGivaren för arkivering. Inkomna och upprättade handlingar skannas vid behov och skickas per e-post för fortlöpande diarieföring eller handläggning. När uppdragen är uppföljningar skickar UGivaren över digitala kopior på kontrollrapporter etc som är underlag för uppföljningen.
Numrering av delegationsbeslut
Delegationsbesluten måste få rätt paragrafnummer i delegationsprotokollen. Ska UTagaren fatta beslut krävs därför att handläggaren har direktkontakt (dvs telefon, inte mejl) med någon hos UGivaren så att beslutet tilldelas aktuellt löpnummer och detta samtidigt bokas som upptaget.
Xxxxxx och brevhantering
Brev till verksamhetsutövare bör ha UGivarens brevhuvud och kuvert.
Alt 1:XXxxxxxx skriver själv, med underlag från UTagaren
Alt 2:UGivaren tillhandahåller digitala brevmallar och kuvert till UTagaren. Vi förklarar i skrivelsen att handläggaren arbetar både för Södertälje och Nykvarn, så att man undviker förvirring vid telefonkontakter. Kontaktuppgifter i skrivelsen går till handläggaren samt generellt till UGivaren.
Tidkort och fakturering
Södertälje tidredovisar handläggningen på tidkort. Tidkorten skickas till Nykvarn i samband med avslut av ärenden eller när fakturering görs. Vid längre handläggningstid kan delfakturering bli aktuell. Södertälje fakturerar direkt till Nykvarns kommun. Nykvarn meddelar vilken fakturaadress som gäller. När Nykvarn i sin tur debiterar VU görs det enligt Nykvarns taxa vilket innebär att Nykvarn då bör göra ett eget tidkort.
Bilar och annan utrustning
Vardera kommunen använder egna bilar och utrustning i uppdragen. UGivaren tillhandahåller inte heller någon arbetsplats på det egna kontoret.
ID-kort och identifiering
Södertäljes handläggare identifierar sig vid uppdrag i Nykvarn med sina ID-kort som inspektörer i Södertälje kommun. Nykvarn lämnar ett intyg där det framgår att Södertälje kommuns miljökontor utför tillsyn och kontroll under miljöbalken och livsmedelslagstiftningen för Nykvarns kommun, med kontaktuppgifter. Det är önskvärt att Nykvarn får e-postmeddelande om vilka personer samt vilka uppdrag som är på gång den dag uppdrag utförs, så att man kan bekräfta att inspektören är behörig vid förfrågan.
Föredragning i nämnd
UTagarens handläggare föredrar sina ärenden vid UGivarens nämndsammanträden om chefen (UGivarens) anser att det behövs. Tid för nämndföredragning plus restid debiteras med 390 kr/tim för tid kl 8-17 och 590 kr/tim för tid efter kl 17.