INNEHÅLL I PROJEKTPÄRMEN H2020-projekt
INNEHÅLL I PROJEKTPÄRMEN H2020-projekt
1. Projektöversikt
Länk till projekthemsida för syfte och mål (annars en kortfattad beskrivning) Uppdragsbrev samt Terms of reference tecknat med E&Y
Kontrakt för projektet (Grant Agreement) Financial Statement från Participant Portal
Projektredovisning (resultatrapport konton 3xxx-8xxx) - Summerat på kontonivå
Underlag som visar på härledning mellan Financial Statement och huvudboken på kontonivå
Underlag som visar på beräkning av växelkursen (snitt av dagskursen)
2. Personalkostnader (underlag per individ)
a. Anställningskontrakt
b. Beräkning av timkostnad i uträkningsfilen (enligt 1720 h, stängt bokföringsår, justerat med föräldraledighet/tjänstledighet) Härledning mellan yrkad kostnad och timkostnad
c. Tidrapporter över total produktiv tid, signerade månadsvis av den anställde och projektledare/chef. Underskrivna original kan scannas och mailas över till revisorn vid E&Y.
d. Lönekostnadsspecifikation för aktuellt helår (bruttolön+ LOP+ semesterersättning)
e. Utdrag från lönesystemet som visar på frånvaro för föräldraledighet/tjänstledighet (PA datalagret ”Person, detalj månadsvis”)
f. Om konsultkostnader klassificerade som lönekostnad, krävs underlag som styrker detta (Natural person eller Third Party Contribution in kind against payment Avtal)
g. Bokföringsorder för omföringar med underlag
Grants and Innovation Office 1 (2)
Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx 00 X, xxxxx 0, XX Xxx 000, XX 000 00 Xxxxxxxxxx, Xxxxxx
x00 00 000 00 00
3. Köpta tjänster
a. Underlag som styrker att upphandling skett enligt XXX (mellan lev. vid direktupphandling
b. Kopia av avtal med leverantören
c. Fakturor
d. Underlag som styrker att tjänsten utförts (tidrapport, protokoll eller dylikt)
4. Avskrivningar
a. Kopia på fakturan (E&Y hittar även i Agressoweb)
b. Kopia av anläggningsregister för aktuella anläggningar (som visar anskaffningsvärde exklusive moms samt avskrivningstid)
c. Beräkning av avskrivningskostnad och upptagen avskrivning i Agresso
d. Underlag som styrker att månader i specifikt projekt motsvarar faktisk användning (Loggbok)
5. Resekostnader
a. Sammanställning av resekostnader (lönekostnadsspecifikation som visar traktamente)
b. Kopia av reseräkningar med kvitton
c. Fakturor
d. GU’s Resepolicy - länk till hemsidan
e. Agenda, inbjudan och deltagarförteckning som styrker koppling mellan resan och projektet
f. Bokföringsorder för omföringar med underlag
6. Övriga kostnader
a. Underlag som styrker att upphandling skett enligt XXX eller EU:s regelverk (ramavtal eller jämförelse mellan leverantörer vid direktupphandling)
b. Fakturor
c. Vid internfakturering – underlag som styrker att inget vinstpåslag finns (beräkning av kostnad med härledning till redovisningen)
7. Intäkter
a. Verifikat för inbetalning till EU
b. Kommentar till andra intäkter än EU-bidrag (konto 3***)
2 (2)