FALKENBERGS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING
FALKENBERGS KOMMUN FÖRFATTNINGSSAMLING
Reglemente för Servicenämnden
Servicenämndens uppgifter
§ 1
Servicenämnden har, att inom ramen för anvisade medel, ersättningar från förvaltningar och bolag samt enligt de riktlinjer som kommunfullmäktige i övrigt anger, ansvara för att samordna och utveckla effektiva stödfunktioner för övriga nämnder. Detta för att säkerställa att samordningsvinster tas tillvara och för att kommunens verksamheter ska kunna fokusera på sina kärnverksamheter och ge effektivare kommunal service.
Nämnden ska mot ersättning, för att tillgodose övriga kommunala förvaltningars hela behov och delar av de kommunala bolagens behov, ansvara för, tillhandahålla och utveckla, följande tjänster och produkter
- Kost- och måltidsservice
- Städverksamhet
- fordons- och bilpoolsverksamhet (exkl. specialfordon).
- kontaktcenter samt kommunens centrala televäxel
- tryckeri, internpost och kontorsmaterial.
Vidare ska nämnden, avseende ovannämnda områden,
- besluta om verksamheterna ska bedrivas i egen regi eller, helt eller delvis, av extern entreprenör
- ansvara för erforderliga upphandlingar inom sitt ansvarsområde
- utgöra en resurs för alla kommunala verksamheter i kvalitets-, hållbarhets- och utvecklingsarbete inom sitt ansvarsområde
Nämnden ska även, inom ramen för anvisade medel, ansvara för:
- förvaltningsövergripande upphandlingsärenden
- drift av IT och support, exklusive kommunstyrelsens ansvar för strategiska frågor för digitalisering
- GIS- och kartverksamhet
- fullgörande av kommunens skyldigheter enligt lagen om lägenhetsregister (2006:378)
- kommunens centrala statistikverksamhet/ansvar för särskild verksamhet för statistik som avses i offentlighet- och sekretesslagen 24 kap 8 § (2009:400)
- samordning, uppföljning av kommunens upphandlings-och inköpsverksamhet utifrån kommunstyrelsens instruktioner för verksamheten.
- Kommunens tolkförmedling.
§ 2
Delegering från fullmäktige
Nämnden får inom nämndens ansvarsområde
- efter samråd med beställande förvaltningar/bolag, besluta om måltidspriser
- fastställa fordons- och bilpoolshyra
- besluta om taxor och avgifter som är av mindre ekonomisk omfattning och utan principiell betydelse
- med den begränsning som för varje särskilt fall kan vara föreskriven i lag eller fastställd av kommunfullmäktige, besluta om avskrivning av sådan kommunens fordran, som hänför sig till nämndens förvaltningsområde
§ 3
Inskränkning av nämndens uppgifter och ansvar vid extra ordinär händelse
När vissa i förväg angivna omständigheter föreligger ska kommunstyrelsens arbetsutskott utgöra krisledningsnämnd och besluta om en extraordinär händelse är sådan att krisledningsnämnden ska överta verksamhetsansvar och beslutanderätt från servicenämndens verksamhetsområde. Krisledningsnämndens ordförande, eller vid dennes förfall vice ordförande, kan med stöd av krisledningsnämndens delegationsordning besluta om att en sådan extraordinär händelse föreligger. Beslut om övertagande kan endast ske i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Endast de beslutsbefogenheter som är nödvändiga för att hantera situationen får övertas. När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd. Kommunfullmäktige får besluta att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra.
Särskilda uppgifter
§ 4
Processbehörighet
Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden som faller inom nämndens ansvarområde, med rätt att träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta avtal om inte någon annan ska göra det på grund av lag eller annan författning eller beslut av fullmäktige.
§ 5
Uppdrag och verksamhet
Nämnden ska inom sina verksamhetsområden följa vad som anges i lag eller annan författning. De ska följa det fullmäktige – i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut – har bestämt att nämnden ska fullgöra, samt verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer.
§ 6
Organisation inom verksamhetsområdet
Nämnden ansvarar för att dess organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till av fullmäktige fastställda mål och styrning samt lagar och andra författningar för verksamheten.
§ 7
Personalansvar
Nämnden är anställningsmyndighet för personal vid dess förvaltning med undantag för förvaltningschef som anställs av styrelsen. Nämnden har hand om personalfrågor inklusive arbetsmiljöfrågor inom sitt respektive verksamhetsområde med undantag av de frågor som anges i 9 § kommunstyrelsens reglemente.
§ 8
Personuppgifter
Nämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker i nämndens verksamhet.
§ 9
Uppföljning, återredovisning och rapportering till fullmäktige
Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet.
Nämnden ska två gånger per år redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort de uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem
• i reglemente
Nämnden ska vid redovisningen även redogöra för hur uppdrag som delegerats till dem fullgjorts.
Redovisning ska ske enligt riktlinjer som fastställs av fullmäktige. Redovisningen lämnas till styrelsen som samordnar de olika nämndernas redovisningar.
Nämnden ska också fullgöra rapporteringsskyldighet som ålagts dem enligt speciallag.
§ 10
Information och samråd
Styrelsen, nämnderna och kommunråd respektive oppositionsråd ska i möjligaste mån från nämnd erhålla den information och det underlag de behöver i sin verksamhet. Rätten till information och underlag omfattar inte uppgift för vilken sekretess råder.
Nämnden ska samråda när deras verksamhet och ärenden berör styrelsens eller annan nämnds verksamhet.
Samråd bör även ske med föreningar och organisationer när dessa är särskilt berörda. Nämnden beslutar om formerna för samrådet.
Arbetsformer
§ 11
Tidpunkt för sammanträden
Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.
Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet.
Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordföranden om tiden för extra sammanträde.
Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordföranden.
Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.
§ 12
Kallelse
Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordföranden eller en vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den till åldern äldste ledamoten vara ålderspresident.
Xxxxxxxxx ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Xxxxxxxxx ska skicka till varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fem veckodagar före sammanträdesdagen.
Kallelse ska ske elektroniskt om det inte är olämpligt. Ordföranden bestämmer formen för kallelse.
I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt.
Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. Ordföranden ska i kallelsen ange om utelämnande av handlingar har skett.
§ 13
Sammanträde på distans
Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.
Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre dagar i förväg anmäla detta till nämndens kansli.
Ordförande avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.
§ 14
Närvarorätt
Kommunråd och styrelsens ordförande har rätt att närvara vid nämndens sammanträden och delta i överläggningarna.
Nämnden får medge förtroendevald som inte är ledamot eller ersättare i nämnden att närvara vid sammanträde med nämnden för att lämna upplysningar. Även anställd i
kommunen och särskilt sakkunnig kan medges denna rätt. Om nämnden beslutar det, får den som kallats delta i överläggningarna.
Nämnden får härutöver bestämma att annan ska ha rätt att närvara vid styrelsens sammanträden.
§ 15
Sammansättning
Nämnden består av sju (7) ledamöter och fyra (4) ersättare.
§ 16
Ordföranden
Det åligger ordföranden att
1. leda nämndens arbete och sammanträden,
2. kalla till sammanträde i enlighet med lag och reglemente,
3. inför sammanträdena se till att ärendena som ska behandlas i nämnden vid behov är beredda,
4. se till att färdigberedda ärenden snarast behandlas i nämnden,
5. bevaka att nämndens beslut verkställs.
§ 17
Presidium
Nämndens presidium ska bestå av ordförande och vice ordförande. Viceordföranden ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs.
§ 18
Ersättare för ordföranden och vice ordföranden
Om varken ordföranden eller annan i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, xxxxxxxx ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem.
Motsvarande gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under en längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.
§ 19
Förhinder
En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast underrätta ersättare, enligt den turordning fullmäktige har fastställt, om tjänstgöring vid det aktuella sammanträdet.
§ 20
Ersättares tjänstgöring
Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.
En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare trätt i ledamotens ställe.
Ersättarna ska, om dessa inte valts proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättarna i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.
Ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet.
En ersättare som har börjat tjänstgöra har företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.
§ 21
Jäv, avbruten tjänstgöring
En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.
Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.
§ 22
Deltagande i beslut
En ledamot som, där detta är möjligt, avser att avstå från att delta i ett beslut, ska anmäla detta till ordföranden innan beslut fattas.
En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet, om nämnden fattar det med acklamation.
§ 23
Reservation
Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.
§ 24
Justering av protokoll
Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.
Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt vid sammanträdet och justeras av ordföranden och en ledamot.
§ 25
Kungörelser och tillkännagivanden av föreskrifter m.m.
Nämnden ansvarar för att beslut och föreskrifter inom det egna ansvarsområdet kungörs enligt gällande bestämmelser.
Nämnden ska underrätta styrelsen om ändringen och dess innehåll så snart en uppdatering av den kommunala författningssamlingen bedöms nödvändig.
§ 26
Delgivningsmottagare
Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschefen eller annan anställd som nämnden beslutar.
§ 27
Undertecknande av handlingar
Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas på sätt som fastställs i särskilt beslut av nämnden.
Nämnden får även uppdra åt förtroendevald eller tjänsteman att enligt av nämnden lämnade direktiv underteckna handlingar på nämndens vägnar.
Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.
§ 28
Utskott
Nämnden beslutar själv om inrättande av eventuella utskott.
Kommunfullmäktige har fastställt reglementet 2018-11-27 § 274 att gälla fr.o.m. 2019-01-01 Reviderat av kommunfullmäktige 2020-03-31 § 54, 2020-09-29 § 154, 2020-10-27 § 186, 2022-04-
26 § 65, 2023-08-29 § 118