LOC 2024-0153

Fastighets- och servicenämndens uppgifter följer av det reglemente som regionfullmäktige har beslutat. Utöver de uppgifter som åläggs nämnden att ansvara för, den sk fastighetsverksamheten, följer även att nämnden ska köpa genomförande av fastighetsverksamheten av Locum AB.

I syfte att reglera köp av fastighetsverksamheten har ett avtal upprättats mellan nämnden och bolaget. Avtalet avseende genomförande av fastighetsverksamhet godkändes första gången av Locums styrelse den 24 januari 2019. Avtalet har med något undantag årligen reviderats genom beslut i styrelsen.

Regionfullmäktige beslutade den 10 december 2023 om ändringar i reglementet för fastighets- och servicenämnden. Regionfullmäktige justerade gränsen för nämndens beslutsrätt gällande investeringar från 300 miljoner kronor till 100 miljoner kronor. I övrigt gjordes inga ändringar av reglementet.

Ändringen i reglementet föranleder inte någon ändring av avtalet.

Någon språklig justering har gjorts för att få en enhetlig benämning av nämnden. I övrigt föreslås inte några ändringar.

Styrelsen föreslås godkänna avtal avseende genomförande av fastighetsverksamhet med den språkliga justering som gjorts.

AVTAL AVSEENDE ‌

GENOMFÖRANDE AV FASTIGHETSVERKSAMHET

Parter

1) Fastighets- och servicenämnden, nedan nämnden

2) Locum AB, nedan Locum

Bakgrund

Enligt av regionfullmäktige beslutat reglemente för fastighets- och servicenämnden (RS 2022-0762) ska nämnden köpa genomförande av fastighetsverksamhet, definierad i reglementets § 2, pp1-7, av Locum.

Detta avtal utgör överenskommelsen mellan nämnden och Locum avseende genomförandet av fastighetsverksamheten. Punkterna nedan motsvarar de punkter i reglementet som anger nämndens uppgifter.

§ 1 Fastighetsverksamhetens omfattning

1.1 Fastighetsstrategiska frågor

Inom uppdraget fastighetsstrategiska frågor avses frågeställningar av övergripande karaktär med stor ekonomisk påverkan för regionen såsom framtagande av fastighetsstrategier, bevakning av regionens intressen i samband med större samhällsinvesteringar, genomförande av beslutade köp och försäljningar av fastigheter överstigande 100 miljoner kronor samt beredning inför ärenden avseende principöverenskommelser, planavtal, exploateringsavtal, servitut mm där åtagandet överstiger 100 miljoner kronor. Locums uppdrag är att bistå nämnden med beredande av dessa ärenden.

1.2 Långsiktig utveckling av fastighetsbestånd inklusive uppföljning av Locums AB:s uppdrag att förvalta regionens fastigheter inom resultatenheterna Landstingsfastigheter Stockholm och NKS Bygg

Regionens bestånd av vårdfastigheter ska tillgodose det egna behovet av strategiska vårdfastigheter. Fastighetsbeståndet ska upprätthållas och utvecklas utifrån regionens förändrade behov och strategier. Locums uppdrag är att bevaka och bereda dessa ärenden.

Locum ska regelbundet rapportera status gällande förvaltningsuppdraget tillsammans med övrig rapportering till nämnden enligt § 4.

1.3 Ansvar för nämndens konst

Locum ska ansvara för förvaltning av nämndens konst och tillse att konsten underhålls i erforderlig utsträckning. I Locums uppdrag ingår bland annat att besluta om att hänga om konst, att rama om konst och att vidta andra underhållsåtgärder.

Locum ska bereda övriga ärenden, såsom avyttring eller utrangering, för beslut av nämnden eller den nämnden satt i sitt ställe.

1.4 Köp och försäljning av fastigheter

Beslut om klassificering av regionens fastigheter fattas av regionfullmäktige. Fastigheter som klassificeras som strategiska ska behållas i egen ägo, övriga fastigheter klassificeras som marknadsfastigheter. Beslut om inledande av försäljning av marknadsfastighet fattas också av regionfullmäktige, medan beslut om själva transaktionen beslutas i enlighet med gällande delegationer. Locum ska genomföra de köp respektive försäljningsuppdrag som beslutas av nämnden eller regionfullmäktige samt bereda samtliga ärenden inför beslut.

1.5 Planavtal, exploateringsavtal, fastighetsbildning och nyttjanderätter Locum ska bereda ärenden inför beslut avseende planavtal, exploateringsavtal, fastighetsbildning och nyttjanderätt.

1.6 Hyresgäst- respektive fastighetsägarinitierade investeringar

Locum ska verkställa de investeringar som nämnden fattar beslut om eller uppdras att genomföra. Vid verkställande av investeringar gäller nedanstående villkor.

Omfattning, ekonomi och tid

Verkställighet ska ske i enlighet med den omfattning, budget, tidsram och övriga villkor som nämnden fattar beslut om.

Tillstånd

Locum ska ansöka om, erhålla och vidmakthålla alla tillstånd (inklusive att fullgöra alla erforderliga anmälningar och rapporter till och svara för andra kontakter med myndighet) som krävs i projekten.

Byggherreansvar

Locum ska fullgöra samtliga förpliktelser som åligger en byggherre enligt plan- och bygglagen, miljöbalken och annan lagstiftning samt enligt föreskrifter och beslut som meddelats med stöd lag.

Arbetsmiljö

I egenskap av självständig uppdragstagare övertar Locum med stöd av 3 kap 7 c § arbetsmiljölagen de uppgifter som enligt 3 kap 6 § arbetsmiljölagen åligger den som ska utföra ett byggnads- eller anläggningsarbete.

1.7 Projektavtalet mellan SLL och Swedish Hospital Partners AB

Locum ska ansvara för förvaltningen av Projektavtalet för NKS utifrån Region Stockholms ansvar och säkerställa att parterna lever upp till sina åtaganden i avtalet. I uppdraget ingår även att bevara och uppdatera den finansiella modellen samt att säkerställa omförhandling av regionens egna lån kopplat till avtalet. Locum ska även bereda ärenden inför beslut i nämnden om tillägg till eller ändring av Projektavtalet.

Locum ska även hantera administration och ekonomi kopplat till dispositionsavtalet med Karolinska Universitetssjukhuset

1.8 Fastighetsägaransvar

Fastighetsägare har ett långtgående ansvar för att skydda bla egen och andras egendom, personers hälsa och säkerhet samt naturen. Fastighetsägaren har även ett ansvar mot de som tex med stöd av hyresavtal eller annat nyttjanderättsavtal har rätt att nyttja fastigheten. I Locums uppdrag ingår att tillse att samtliga skyldigheter som enligt gällande lagar och regler åligger en fastighetsägare efterlevs.

1.9 Kris och säkerhetsområdet

Locum ska fullgöra de uppgifter som ålagts bolaget i den av regionfullmäktige beslutade Planen för Krisberedskap.

1.10 Beredning av ärenden mm

I Locums uppdrag ingår att bereda ärenden inför nämndsammanträden samt i övrigt fullgöra den administration som fastighetsverksamheten kräver.

1.11 Ansvar för upphandling

I Locums uppdrag ingår beredande av ärenden inför upphandling, genomförande av upphandling, beslut om tilldelning och kontraktstecknande liksom att Locum hanterar eventuell överprövning för samtliga ovan nämnda områden.

1.12 Övrigt

I Locums uppdrag ingår att föra Region Stockholms talan vid yttranden över och överklaganden av detaljplaner, bygglov, miljökrav och fastighetsbildning samt i övrigt företräda Region Stockholm vid domstol och övriga myndigheter samt inför skiljenämnd och där anhängiggöra, utföra och bevaka Region Stockholms talan i mål eller ärenden som rör genomförande av fastighetsverksamhet.

§ 2 Övriga villkor för uppdragets utförande

2.1 Lagar, regler och centrala styrdokument för verksamheten

Bolaget ska följa gällande lagar och regler för verksamheten liksom samtliga av regionfullmäktige beslutade styrdokument som gäller för verksamheten.

2.2 Interna styrdokument för genomförande av uppdraget

Locum ska ha en god offentlig förvaltning med innebörden att bolaget ska ha tydliga riktlinjer, rutiner och instruktioner för att tydliggöra befogenheter, ansvar och processer inom uppdraget. Locums beredning av ärenden ska följa av fullmäktige beslutade styrdokument såsom gällande riktlinje för investeringar.

2.3 Personuppgiftsbehandling

Locum bestämmer vilka personuppgifter som måste behandlas för utförande av uppdraget liksom syftet med behandlingen och hur uppgifterna får behandlas. Locum är därför personuppgiftsansvarig för sådana behandlingar.

Locum ska följa de lagar och regler som gäller för behandling av personuppgifter.

2.4 Informationshantering

Locum ska följa de lagar och regler som gäller för informationshantering samt av fullmäktige beslutad riktlinje för informationshantering och arkiv. Locum ska upprätta en rutin för hantering av handlingar mellan nämnden och Locum.

§ 3 Styrning och kontroll

Bolagets interna kontroll avseende fastighetsverksamheten ska vara ändamålsenligt utformad och väl fungerande. Locum ska följa den av regionfullmäktige beslutade policyn för integrerad ledning och styrning samt riktlinje för intern kontroll.

Inför varje år ska Locum ta fram förslag till verksamhetsplan för fastighetsverksamheten inom nämnden, med tillhörande plan för intern kontroll, som ska fastställas av nämnden.

§ 4 Rapportering och uppföljning

Locum ska i tertial- delårs- och årsrapport redovisa måluppfyllnad, ekonomi och uppföljning av risker i intern kontrollplan i enlighet med regionens anvisningar.

Rapporterna tas upp för beslut i nämnden.

Rapportering av fastighetsverksamheten i övrigt, innefattande status i fastighets- strategiska frågor, projektverksamheten och försäljningsverksamheten samt status gällande NKS och övrig fastighetsförvaltning, ska ske regelbundet.

§ 5 Avbeställning

Nämnden kan avbryta pågående uppdrag. Avbeställning sker genom att nämnden till Locum skriftligen meddelar att uppdraget ska avbrytas. Den ekonomiska konsekvensen kommer att redovisas som förgäveskostnad inom Landstingsfastigheter Stockholm.

Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna har fått var sitt. Fastighets och servicenämnden Locum AB

Stockholm den januari 2024 Stockholm den januari 2024

Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx

Ordförande fastighets- och service Verkställande direktör Xxxxx AB nämnden

Document Metadata

Table of Contents

LOC 2024-0153

Document Metadata