Informationspolicy för Fenix Outdoor International AG, avseende koncernens information till kapitalmarknaden
Informationspolicy för Fenix Outdoor International AG, avseende koncernens information till kapitalmarknaden
Denna informations- och insiderpolicy godkändes av Fenix Outdoor International AGs styrelse den 31 oktober 2016 och ersätter tidigare godkänd policy per 10 december 2015. Policyn publiceras på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Policyn skall revideras vid behov, dock minst en gång per år. Fenix Outdoor International AG nedan kallad ”Fenix
Outdoor”.
1. INLEDNING
Denna informationspolicy reglerar Fenix Outdoors informationsgivning och har fastställts av bolagets styrelse mot bakgrund av de krav på information som aktiemarknaden ställer och som föreskrivs i regelverk för emittenter vars aktier är noterade på NASDAQ OMX Stockholm AB, samt följer börs- och värdepapperslagstiftning samt övriga tillämpliga lagar och förordningar för aktiebolag i Sverige.
Fenix Outdoors informationsgivning ska följa de riktlinjer som anges i denna policy. Genom att säkerställa att information externt och internt förmedlas entydigt och konsekvent upprätthålls förtroendet för ledning, medarbetare och ägare samt för koncernens verksamhet, mål och strategier.
2. RIKTLINJER FÖR KOMMUNIKATIONSVERKSAMHETEN
Informationsgivning till kapitalmarknaden ska bedrivas med öppenhet och stor tillgänglighet. Fenix Outdoor ska lämna snabb, samtidig, korrekt, relevant och tillförlitlig information och verka för en öppen dialog med marknadens aktörer avseende Fenix Outdoors historiska utveckling och framtida utsikter, affärsutveckling och tillväxtmöjligheter. Informationen får inte var etiskt stridbar. Informationen skall vara utformad så att den både är lättförståelig för mottagaren och möter aktie- och finansmarknadens krav.
Kommunikation med kapitalmarknaden bedrivs inom Fenix Outdoor uteslutande på koncernnivå, om inte VD beslutat annat.
Fenix Outdoor lämnar inte någon prognos gällande framtida finansiell utveckling. Huvudprinciper för Fenix Outdoors externa informationsgivning ska vara:
• att behandla alla intressenter på aktiemarknaden lika
• att lämna väsentlig information i rätt tid och på ett korrekt sätt
• att uppfylla de krav som följer av lagar, förordningar och regelverk för emittenter samt iaktta gällande aktiemarknadsregler och god sed
• att hålla en hög etisk nivå
• att säkerställa informationens tillförlitlighet genom att upprätthålla särskilda kanaler och rutiner för informationsgivning
3. MÅLGRUPPER
Målet ska vara att skapa värde och förtroende genom att tillhandahålla relevant och tillförlitlig information.
Målgrupper
• Finansmarknad
• Tillsynsmyndigheter
• Befintliga och potentiella aktieägare
• Media och andra opinionsbildare
• Styrelse och anställda
4. KANALER FÖR EXTERN OCH INTERN INFORMATION
Skriftliga, elektroniska, visuella: Pressmeddelanden, finansiell information dvs bokslutskommuniké, delårsrapporter, års- och hållbarhetsredovisning, webbplats.
Muntliga: Kontakter med media, aktieägare och analytiker.
5. TILLÄMPNINGSOMRÅDE
Informationspolicyn gäller för alla anställda och styrelsens ledamöter i Koncernen. Policyn omfattar alla skriftliga uttalanden i årsredovisningar, delårsrapporter, pressmeddelanden samt information på bolagets webbplats.
6. OFFENTLIGGÖRANDE AV INFORMATION
För bolag vars aktier och andra liknande värdepapper är noterade vid NASDAQ OMX Stockholm AB gäller regelverk för emittenter. Väsentlig information ska offentliggöras på sätt och vid tidpunkt som anges i noteringsavtalet. Senast fastställda regelverk för emittenter är daterat den 1 januari 2015. Fenix Outdoor ska upprätthålla hög etik och moral och noggrant följa det regelverk som utarbetats av NASDAQ OMX Stockholm AB. Fenix Outdoor ska så snart som möjligt offentliggöra information om beslut eller andra händelser och omständigheter som är av kurspåverkande natur.
Informationsplikt kan t ex föreligga i följande situationer:
• väsentlig förändring av resultat eller finansiell ställning
• finansiella svårigheter
• order och investeringsbeslut
• samarbetsavtal eller andra väsentliga avtal
• pris- eller valutaförändringar, kredit- eller kundförluster
• information rörande dotter- och intressebolag
Återkommande och särskilda informationstillfällen är t ex:
• Finansiella rapporter
• Bolagsstämma
• Emissioner
• Aktierelaterade incitamentsprogram
• Transaktioner med närstående
• Köp och försäljning av bolag
• Förändring av styrelse, ledning och revisorer
Ovanstående är inte en fullständig förteckning. Vad som utgör kurspåverkande information måste avgöras vid varje enskilt tillfälle. Vid tveksamhet kan kontakt tas med börsen för rådgivning.
7. RIKTLINJER FÖR KONTAKTER MED KAPITALMARKNADEN, ANSVARSFÖRDELNING SAMT INFORMATION OM INSYNSHANTERING. Information om alla händelser som kan påverka Fenix Outdoors börskurs ska enligt
noteringsavtalet omedelbart delges Finansinspektionen och Nasdaq OMX Stockholm AB, samt göras tillgänglig för allmänheten via media. Därefter publiceras informationen utan dröjsmål på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. CFO ansvarar för att detta sker.
Extern informationsgivning
Ytterst ansvarig för bolagets information/kommunikation är VD. Bolagets styrelse är formellt ansvarig för delårsrapporter och årsbokslut. VD ansvarar för att relevant information distribueras till kapitalmarknaden och övriga intressenter (såsom media, myndigheter, anställda med flera). VD är bolagets talesperson. Kommunikation med media, analytiker, investerare, och andra aktörer på finansmarknaden handhas av VD. Utförandet av vissa uppgifter har VD delegerat till CFO. CFO ansvarar även för att relevant information distribueras till kapitalmarknaden och övriga intressenter (exempelvis media, myndigheter, opinionsbildare och Fenix Outdoors egna medarbetare). Övriga medlemmar i koncernledningen är talespersoner inom sina respektive ansvarsområden. I de fall de kontaktas av analytiker, investerare eller media i frågor som berör kapitalmarknaden skall VD kontaktas innan information lämnas.
Information som inte publicerats i årsredovisningar, delårsrapporter, kommunikéer, pressmeddelanden eller liknande får inte yppas externt. Personer i ledande ställning och som är permanenta insiders ska vara uppdaterad beträffande senaste nyheter, fakta och finansiell situation.
Årsredovisning och kvartalsrapporter
CFO har det övergripande ansvaret för framtagandet av årsredovisningen och för förvaltningsberättelse samt övrig finansiell information. Koncernens hållbarhetschef ansvarar för CSR-rapporten. Årsredovisningen skall godkännas av VD samt därefter av Fenix Outdoors styrelse. Årsredovisningen publiceras i sin helhet på engelska.
Delårsrapporter och bokslutskommuniké tas fram av CFO, fastställs av VD och godkänns därefter av Fenix Outdoors styrelse. Delårsrapporter och bokslutskommuniké publiceras på svenska och engelska.
Pressmeddelanden
Pressmeddelanden som berör kapitalmarknaden omfattar bland annat delårsrapporter och bokslutskommuniké, inbjudan till bolagsstämma, utdrag från de viktigaste besluten vid bolagsstämman, förvärv och försäljningar och nya ledande befattningshavare. Alla händelser som kan påverka värderingen av Fenix Outdoor-aktien skall omedelbart offentliggöras enligt beskrivningen ovan. Underlag till pressmeddelanden som avser större förvärv och försäljningar av företag och tillgångar, finansiella transaktioner samt
andra större förändringar med stora finansiella effekter tas fram av CFO. Underlag till övriga pressmeddelanden tas fram av respektive affärsenhet.
Samtliga pressmeddelanden skall kanaliseras via CFO som ansvarar för att informationen når Finansinspektionen, NASDAQ OMX Stockholm AB och andra relevanta intressenter.
Pressmeddelanden som berör kapitalmarknaden utformas på svenska och i vissa fall även på engelska. Pressmeddelanden som bedöms ha börspåverkan skall godkännas av CFO och VD innan de sänds ut.
Informationsläckor och rykten
CFO/IR-koordinatorn bevakar informationsläckor och händelser som kan leda till informationsläckor samt övervakar regelbundet uttalanden om Fenix Outdoor i media och på internet. Fenix Outdoor kommenterar normalt inte spekulationer eller rykten på marknaden. Om rykten sprids eller misstanke uppstår att information läcker, ska Fenix Outdoor noggrant undersöka innehållet i den information som cirkulerar. VD beslutar om offentligt uttalande ska göras. I förekommande fall ska börsen informeras och pressmeddelande sändas snarast möjligt.
Informationsgivning – oförutsedda situationer
Alla informationssituationer kan inte förutses, ej heller planeras. Kriser kan uppstå som kan påverka Fenix Outdoors värde och/eller förtroende. Plötsliga situationer kan sätta enskilda medarbetare i oförutsedda lägen. Uppstår sådana situationer måste informationen koordineras med VD innan offentligt uttalande sker.
Kontakter med samhälle och media
Xxxxx Xxxxxxx ska upprätthålla goda kontakter med politiker på riks- regional- och lokalnivå, opinionsbildare och beslutsfattare i organisationer och myndigheter, media och andra organisationer som representerar allmänhetens intressen. Mediernas företrädare ska uppfatta oss som trovärdiga, serviceinriktade och professionella. Chefer i ledande position som ansvarar för kommunikation med ovannämnda organisationer etc ska upprätthålla en kontinuerlig kontakt med dessa baserad på ömsesidigt förtroende. Mediakontakter koordineras med VD som är bolagets talesperson.
Kapitalmarknadsträffar, analytiker- och investerarmöten
Fenix Outdoor ska upprätthålla kontakter med analytiker i syfte att få en god extern bevakning av Fenix Outdoor som vägledning för aktiemarknaden. Kontakter med analytiker får dock inte leda till att Fenix Outdoor lämnar kurspåverkande information selektivt. Eventuella kapitalmarknadsträffar för analytiker, investerare och media arrangeras av CFO.
Övriga analytiker- och investerarmöten (både gruppmöten och enskilda så kallade One- to-one-möten) anordnas dels i samband med publicering av delårsrapporter och dels efter önskemål från marknaden. Vid dessa möten deltar normalt VD och CFO. Vid
kontakter med samhälle, media och analytiker som genomförs som One-to-one-möten ska all väsentlig information som Fenix Outdoor avser presentera vara offentliggjord enligt noteringsavtalets föreskrifter.
Intern informationsgivning
Anställda informeras parallellt med media och aktiemarknad. Information till anställda ska ha hög prioritet och en rimlig grad av öppenhet skall tillämpas. Mellan delårsrapporterna får information till medarbetare om den finansiella utvecklingen endast lämnas för enskilda enheter. Information om Fenix Outdoors resultat på aggregerad nivå lämnas till alla medarbetare i samband med att den offentliggörs.
Medarbetare med tillgång till icke-offentliggjord information av relevans för kapitalmarknaden påminns regelbundet om vikten av att denna information inte sprids, enligt gällande lagstiftning för personer med insynsställning.
Loggbok
Fenix Outdoor uppdaterar löpande en insiderförteckning avseende personer som får information om en särskild/specifik händelse som är kurspåverkande, t.ex. bokslut, prognoser, affärshändelser m.m. som inte har offentliggjorts. Insiderförteckningen, den
s.k. ”Loggboken” upprättas av Fenix Outdoor och innehåller bl.a. information om vem som erhållit aktuell information och vid vilken tidpunkt informationen erhållits. Förteckningen uppdateras löpande.
Personer med permanent insynsställning
Utöver ”loggboken” avseende specifika händelser upprättar Fenix Outdoor även en insiderförteckning avsedd för permanenta insiders. Denna är avsedd för personer hos Fenix Outdoor i ”ledande ställning”, d.v.s. styrelseledamöter, VD och ledande befattningshavare, som bedöms ha tillgång till all insiderinformation. De personer som ingår i insiderförteckningen kommer inte tas med i ”loggboken”.
Fenix Outdoor för en förteckning över personer i ledande ställning och dess närstående, med aktuellt innehav och uppdaterar densamma med förändrat innehav. Alla personer i ledande ställnings måste skriva under ”Insynspolicy Fenix Outdoor International AG”, vilken beskriver de regler och skyldigheter som gäller enligt EU:s Marknadsmissbruksförordning 596/2014/EU (MAR). De nya reglerna trädde i kraft 3 juli 2016.
8. FÖRHANDLINGAR OM FÖRETAGSKÖP OCH FÖRSÄLJNINGAR
Vid förhandlingar om företagsköp/försäljningar skall inte fler personer än nödvändigt informeras. Dessa bör skriva på en tystnadsförbindelse i den mån detta inte tillgodoses genom deras anställningsavtal. Vid eventuella företagsförvärv eller liknande skall börsreglernas krav på loggbok tillgodoses. CFO ansvarar för att detta sker.
9. BOLAGSSTÄMMA
Väsentlig information som förväntas bli offentliggjord vid bolagsstämma ska först offentliggöras enligt gällande regelverk fastställt av NASDAQ OMX Stockholm AB.
10. WEBBPLATS
Webbplatsen ska förmedla kunskap om koncernens verksamhet, strategier och mål. Innehållet ska uppfylla krav på god etik och följa det regelverk för emittenter som fastställts av NASDAQ OMX Stockholm AB. Information som är väsentlig för Koncernen ska endast finnas tillgänglig på Fenix Outdoors webbplats. Koncernbolagens
webbplatser ska inte publicera väsentlig information på annat sätt än via en länk till Fenix Outdoors webbplats. Dotterbolag ska utse en webbansvarig som ansvarar för innehåll och uppdatering av respektive webbplats. Webbansvarig ska känna till denna policy och följa dess regler.
Pressmeddelanden och rapporter ska publiceras på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx snarast möjligt efter offentliggörandet. All offentlig information skall finnas tillgänglig på webbplatsen minst tre år tillbaka i tiden. Finansiella rapporter ska finnas tillgängliga på webbplatsen under minst fem år efter offentliggörandet.
CFO ansvarar för att pressmeddelanden, delårsrapporter, bokslutskommuniké, årsredovisning och bolagsordning publiceras på webbplatsen.